PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
(amministrazione/ufficio)
…Dipartimento Tecnologico A.O. Monaldi…………….
Firma del responsabile della candidatura
__________________________________
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PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
__SIC (Sistema Informativo Clinico ) A.O. Monaldi_________________
Responsabile:
Cognome:___Rossi______ Nome: ___Antonio_____________
Telefono: ___081 7062625_________ E-mail: [email protected]_______
Ruolo: _Direttore Dipartimento Tecnologico
Referente:
Cognome:__Pepino______ Nome: ___Alessandro_______
Telefono: __081 7062712/334 6622754_______ E-mail: [email protected]_
Ruolo: _Consulente Responsabile SIC____
Durata dell’intervento in mesi : __12___
Periodo di realizzazione:
da 01/-01-/2009
a 31/12/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
Ammontare complessivo: €..1.000.000..............……...di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€........................................................
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €…1.000.000…(Fondi regionali per tramite di i
partner tecnologici esterni)..
Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
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SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
x
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
piani di miglioramento/programmi settoriali
è un’iniziativa autonoma del proponente
altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
x
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
richiesta del vertice (politico o amministrativo)
altro (specificare)_______________________________________________
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
x
sì, già realizzate
sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Lo sviluppo del Sistema Informativo Clinico SIC è strettamente correlato con i piani di
miglioramento organizzativo relativi al controllo della spesa imposto dal Piano di Rientro della
Regione Campania, agli adempimenti imposti dal Piano Nazionale e Regionale per il
contenimento dei tempi di attesa nonché e non ultimo alle attività mirate alla riduzione del
rischio clinico ed alla adozione della cartella clinica infermieristica.
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
X esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
altro (specificare)_________________________________________________________
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1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
Dal 1995 l’Ospedale V. Monaldi, è stato indicato quale Azienda Ospedaliera di rilievo nazionale e
di alta specializzazione, in considerazione dei 800 (oggi 500) posti letto e di peculiari connotati di
qualità nel campo delle malattie cardiopolmonari che, coniugate alle altre varie discipline di
medicina e chirurgia presenti in Ospedale, con il supporto specialistico di laboratori e
radiodiagnostiche particolarmente attrezzate, lo rendono punto di riferimento dell’intera area
meridionale.
La situazione del Sistema Informativo dell’ospedale Monaldi ha subito nel tempo una evoluzione
che lo ha portato ad assumere in questi ultimi anni un ruolo di avanguardia tra le Aziende Sanitarie
della Regione Campania, ruolo che già aveva nel passato quando sviluppava attività di servizio
per l’ intera Regione e costituiva un punto di riferimento tecnico e di formazione.
Nell’anno 2000 è partito il processo di completo rinnovamento del sistema ICT come primo passo è
stato attuato un progetto di cablaggio telematico capillare e di informatizzazione di base aderente agli
standard Industriali, che ha dotato l’Azienda Ospedaliera Monaldi di oltre 3000 punti rete doppi (Fonia
dati) premessa indispensabile per uno sviluppo affidabile di un grande sistema informativo aziendale,
nel medesimo appalto sono stati predisposti anche tutti i necessari servizi infrastrutturali (sistema di
autenticazione, servizi web, posta elettronica etc.)
Da questo momento lo sviluppo del sistema ICT sanitario è stato portato avanti partendo dai servizi
applicativi di base di supporto alla TOTALITA’ delle UO quali ad es.: Funzioni di Sicurezza per
l’accesso alla rete, Archiviazione e Visualizzazione Immagini Radiologiche con modello filmless
e paperless , Distribuzione Video dalle Sale Operatorie, Video Sorveglianza Ingressi e/o
Pazienti, Gestione informatizzata della Piastra Operatoria, PACS-RIS, Gestione Laboratorio
Analisi, Gestione Anatomia Patologica, Sistema CUP di gestione delle prestazioni ambulatoriali..
Attualmente questi sistemi vengono usati in maniera pervasiva in tutti i reparti e i processi clinici
iniziano a fare un uso massivo di tali strumenti.
Il contenimento dei costi dell’ Assistenza Sanitaria nel rispetto dei necessari livelli minimi di
assistenza, richiede oggi un completo ripensamento dei flussi organizzativi in ambito clinico, al fine
di garantire maggiore “qualità” al processo diagnostico-terapeutico .
Occorre quindi tracciare in maniera accurata tutte le fasi operative del processo clinico al fine di
rilevare in maniera analitica i consumi materiali e umani e i vari punti di controllo del percorso
diagnostico-terapeutico. E’ stato infatti provato che il monitoraggio in tempo reale dei costi di
gestione (Farmaci e Presidi) e la tracciatura delle fasi operative di un percorso diagnostico
terapeutico (Chi fa Cosa e Quando) inducono una immediata riduzione dei costi da un lato e del
rischio clinico dall’altro. L’avvio di un percorso informatizzato nella gestione del paziente, e quindi
la caduta di tutte le resistenze ostative al cambiamento, innesca inoltre un processo virtuoso
che porta a migliorare progressivamente la qualità di tutte le componenti organizzative del
percorso sanitario.
Le esigenze di controllo delle amministrazioni centrali: Regioni e Ministero, richiedono alle
Amministrazioni periferiche, responsabili delle erogazioni dei servizi, una mole crescente di dati sia
dal punto di vista quantitativo che qualitativo; gli strumenti tradizionali di misurazione delle attività
(Modelli sts 24), basati sull’autovalutazione da parte dei responsabili delle Unità Operative, non
consentono un efficace controllo di gestione in quanto non rispondono in maniera adeguata
alle attuali dinamiche delle PA. E’ quindi indispensabile predisporre flussi informativi in grado di
fotografare in tempo reale le attività delle PA .
Nonostante siano quindi già disponibili una serie di sistemi informatizzati che permettono di migliorare
la qualità e la rapidità del percorso diagnostico, (basti pensare alla gestione informatizzata delle
immagini radiologiche che permette una specificità e analiticità diagnostica impossibile con le immagini
tradizionali, oppure alla automazione degli esami di laboratorio che consentono di disporre dei i risultati
appena 2 ore dopo il prelievo e istantaneamente in qualunque puto della rete telematica) il percorso
diagnostico terapeutico si sviluppa essenzialmente in modo tradizionale, quindi le varie fasi, ricovero,
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visite, somministrazione farmaci, consulenze extrareparto si sviluppano senza alcun controllo e/o
tracciatura del processo. Per analoghi motivi l’amministrazione non è in grado di sapere in tempo reale
quali siano le risorse effettivamente impiegate per quel paziente.
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
X altri portatori di interesse
X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro………………………………………………………………..
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
Data la attuale carenza di risorse finanziarie e umane all’interno delle PA sanitarie in genere, e in
particolare all’interno della A.O. Monaldi, la filosofia fondante il progetto di miglioramento è stata
quella di mettere a fattor comune interessi di diversi stakeholder esterni (Partner tecnologici del
settore ICT e Università) al fine del raggiungimento degli obbiettivi fissati. La A.O. Monaldi
nell’ambito del presente progetto, si pone quindi come sede di sperimentazione di prodotti ICT
innovativi per l’uno e come palestra di formazione “on the job” per l’altro secondo un
programma di lavoro finalizzato alla creazione del nuovo SIC della A.O. Monaldi.
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
X dati di funzionamento (specificare quali):
La gestione dei flussi legati alla attività clinica che ruota attorno al paziente soffre di alcune
criticità:
Le varie fasi del percorso diagnostico terapeutico ricovero-prestazioni–interventi-assistenza
non sono tracciate in modo affidabile e questo comporta da un lato la impossibilità di valutare
le risorse erogate e dall’altro il rischio da parte del paziente che alcune fasi vengano omesse o
erogate nei tempi non appropriati. Queste carenze tecnico-organizzative incidono in senso
generale ai vari livelli rendendo difficoltosa e inefficace il governo della struttura
Nel percorso di ricovero, particolarmente critica è la gestione delle attività ambulatoriali in
regime 662 per le quali si intendono quelle prestazioni strettamente e direttamente correlate al
ricovero programmato, preventivamente erogate al paziente dalla medesima struttura che
esegue il ricovero stesso, remunerate dalla tariffa onnicomprensiva relativa al ricovero, non
soggette alla partecipazione alla spesa da parte del cittadino, queste prestazioni vengono
effettuate in assenza di qualunque impegnativa e spesso sfuggono a qualunque genere di
contabilizzazione rappresentando un teatro ricorrente di attività gestita in modo personalistico e
clientelare. Analogamente in genere sfuggono ad una gestione accurata anche i relativi referti
che dovrebbero essere allegati alla cartella clinica che costituisce il diario del ricovero.
La stessa cartella clinica, in particolare quella infermieristica è gestita in maniera
assolutamente tradizionale pertanto la sua accurata compilazione non è assolutamente
soggetta ad alcun genere di controllo; la realizzazione di un SIC Sistema Informativo Clinico è
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la strada obbligata per avviare un reale cambiamento organizzativo e la messa in “qualità” del
percorso diagnostico terapeutico.
La principale criticità nello sviluppo di un SIC è legata da un lato alla difficoltà nel reperire
risorse economiche da destinare alla acquisizione dei prodotti e servizi necessari, dall’altro alla
carenza di risorse umane in possesso delle competenze necessarie per la gestione dei
processi di adeguamento organizzativo.
Molto spesso infatti gli investimenti in ICT risultano poco efficaci a causa della.
sottovalutazione delle complessità legata alle formazione del personale, alla
ridefinizione delle procedure, alla resistenza al cambiamento, al necessario adattamento
del flusso informatico alle specifiche esigenze dei processi clinici.
Le soluzioni ICT attualmente disponibili sul mercato per la realizzazione di un SIC non si
possono considerare ancora del tutto consolidate, quindi sebbene sia innegabile la importanza
di un SIC per la razionalizzazione dei costi e la riduzione del rischio clinico, la sua creazione
viene ancora considerata una attività di tipo fortemente innovativo.
Questi due ultimi elementi fanno si che i processi di adeguamento organizzativo attraverso
l’introduzione di strumenti ICT innovativi sia in generale un processo ancora costoso e
rischioso se affrontato attraverso gli strumenti tradizionali di acquisizione di beni e servizi.
Le dirigenza del dipartimento tecnologico, quindi, nel prendere atto di non disporre delle risorse
economiche e umane e di alcune competenze, indispensabili alla attivazione e gestione del
cambiamento, ha ritenuto di ovviare a tali lacune mediante sinergie e collaborazioni con
soggetti esterni sua pubblici che privati.
Altro (specificare)
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TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
del problema:
cogliere le esigenze degli utenti
interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
x della soluzione:
coinvolgere il personale
x utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
x ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
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1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Il piano si propone di avviare un generale processo di miglioramento del percorso diagnostico
terapeutico finalizzato a:
a) riduzione dei costi di gestione attraverso un controllo analitico dei flussi lavorativi e delle
risorse materiali (farmaci e presidi) impiegate, piuttosto che, (come purtroppo si sta
attuando) una generalizzata e acritica riduzione delle risorse sia di personale (blocco delle
assunzioni e del turnover, riduzione dei posti letto, riduzione delle risorse dedicate a
farmaci e presidi) che inevitabilmente conducono ad un decadimento del livello di
assistenza.
b) Riduzione del rischio clinico attraverso la tracciatura e controllo del percorso diagnostico
terapeutico.
Il progetto si propone di raggiungere questi obiettivi, a titolo di esperienza pilota in almeno in 1
Unità.0perativa della A.O. Monaldi. che rappresenterà quindi un laboratorio su cui verificare i
nuovi modelli organizzativi, Le soluzioni adottate verranno successivamente estese a tutte le altre
U.O. della A.O. Monaldi, dando priorità a quelle ad indirizzo chirurgico..
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
Gli obiettivi generali su indicati possono essere riassunti nei seguenti obiettivi specifici.
a) Attualmente l’accesso alle prestazioni di ricovero è regolato da registri di ricovero cartacei
che non danno alcuna garanzia di trasparenza all’utenza, un primo obiettivo del piano
indicato è quindi quello di regolamentare ai sensi del “Piano Nazionale e Regionale per
il contenimento dei tempi di attesa” l’accesso alle prestazioni di ricovero mediante un
sistema di gestione informatizzato delle liste di attesa. In questo modo l’accesso alla lista e
quindi l’inserimento di un nuovo paziente o la sua rimozione precedente al ricovero sono
accuratamente tracciati dal sistema informatico.
b) Controllare e quindi ridurre il consumo dei farmaci nonché la riduzione del rischio
legato alla somministrazione del farmaco attraverso un controllo in tempo reale della
corrispondenza farmaco prescritto = farmaco somministrato.
c) Predisporre un sistema di tracciatura analitica del percorso diagnostico terapeutico del
paziente.
d) Migliorare la qualità del processo di produzione/distribuzione dei referti all’interno e
compatibilmente con le esigenze di privacy del singolo assistito, e quindi esclusivamente
con il Suo consenso, all’esterno della A.O. Monaldi.
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento
Posto che gli utenti intermedi di un SIC sono gli operatori sanitari della A.O. Monaldi mentre
i destinatari finali sono gli assistiti, l’intervento oggetto del presente piano avrà come impatto
per i primi un nuovo flusso di lavoro per la gestione del paziente in reparto, mentre per i secondi un
accesso più trasparente ai ricoveri una riduzione del rischio clinico ed un miglioramento della
qualità ed accuratezza della documentazione clinica.
Più nel dettaglio, la tracciatura del percorso diagnostico terapeutico attraverso il sistema
informativo denominato in sintesi SIC (Sistema Informativo Clinico) porterà, come primo impatto,
ad una decisa responsabilizzazione degli operatori e di conseguenza un sensibile cambiamento
nel rapporto tra l’operatore e l’amministrazione. Questo effetto consueto nei processi di
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modernizzazione dei flussi di lavoro, se da un lato porterà ad innegabili benefici ad entrambi i
soggetti legati soprattutto alla “certezza” in merito alle attività svolte sia in quantità che in qualità,
va anche gestito in modo adeguato dal punto di vista comunicativo al fine di coinvolgere
adeguatamente il personale al cambiamento ed evitare possibili fenomeni persecutori e quindi di
rifiuto della innovazione.
L’utente finale, in fase di accesso alla struttura, se da un lato potrà fruire di un sistema di
assistenza più trasparente, dovrà anche essere educato alla rigidità delle procedure ed alla
ineluttabilità del principio della coda di attesa. Durante il ricovero invece l’assistito fruirà di un
servizio assistenziale più controllato e quindi meno esposto a rischi legati all’errore umano,
inoltre il paziente non potrà non percepire il miglioramento delle procedure con un aumento del
senso di fiducia negli operatori e nella istituzione.
L’amministrazione infine grazie ai dati analitici di consumo ed al controllo dei flussi di attività potrà
predisporre in maniera più consapevole le strategie di razionalizzazione delle risorse mirate al
contenimento dei costi nel rispetto dei livelli di assistenza.
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
Lo strumento per il raggiungimento degli obiettivi indicati è il Sistema Informativo Clinico SIC,
Il SIC verrà sviluppato come ulteriore
estensione di
una piattaforma
tecnologica già attualmente in uso
presso la A.O. Monaldi e che
attualmente serve le attività di gestione
delle prestazioni ambulatoriali (CUP)
integrate con il CUP regionale CUrrEP.
(Fig. 1) La piattaforma denominata
“TrakCare” rappresenta l’esempio più
maturo
presente
sul
mercato
internazionale di “EPR” Sanitario, e
consente
di
costruire
moduli
personalizzati per la gestione di una
qualsiasi struttura sanitaria sia pubblica
che privata.
Fig. 1
Come si vede il cuore del sistem,a è il
cosiddetto “EPR” Electronic Patient Record
di cui la cartella infermieristica è il nucleo
fondamentale, la piattaforma è anche
dotata degli strumenti di integrazione che
consentono al modulo EPR di collegarsi agli
elementi
preesistenti
del
Sistema
Informativo Sanitario.
La piattaforma TrakCare fa uso per tutti i
suoi moduli di una interfaccia utente
omogenea che può essere agevolmente
personalizzata sulle specifiche esigenze
della U.O.. (Fig. 2)
Fig. 2
La attuale configurazione del SIS della A.O. Monaldi è la seguente (Fig. 3):
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PACS/Ris: Sistema di gestione per la Archiviaizione, Gestione, Visualizzazione delle immagini e la
gestione del flusso di lavoro radiologico che si sviluppa in maniera totalmente informatizzata
avendo eliminato completamente l’uso della carta e delle pellicole.
LIS: Sistema di gestione dei dati di laboratorio che permette l’acquisizione e gestione dei dati di
laboratorio; il sistema permette la consultazione in tempo reale dei dati di laboratorio in tempi
minimi rispetto all’atto del prelievo, a tutto vantaggio dell’assistenza del malato soprattutto dei
pazienti in area critica.
Gest. Area Critica: Il sistema permette la completa gestione del flusso paziente nel reparto
operatorio e la gestione cartella clinica in terapia intensiva. In particolare la gestione delle sale
operatorie consente la tracciatura delle fasi operatorie e del consumo di farmaci e presidi e
consente una analitica valutazione dei costi e un analitico controllo operativo.
Anatomia Patologica, ADT, Area Amministrativa: Set di applicazioni Legacy che vengono
integrate con il SIC oggetto di realizzazione attraverso la piattaforma di integrazione “Ensemble”
Il sistema ADT in particolare fornisce l’anagrafica di riferimento per tutte le applicazioni aziendali e
in particolare per la piattaforma TrakCare..
Un SIC si può considerare composto di una serie di moduli funzionali:
a) Gestione lista di attesa ricoveri è lo strumento adoperato dal Caposala e dal medico
responsabile del reparto
per registrare le richieste di
ricovero, e graduarle in
base alla priorità e alla data
di richiesta al fine di
garantire
all’utente
trasparenza e tempi certi e
Piattaforma di integrazione (Ensemble)
adeguati per accedere alla
prestazione di ricovero. Il
sistema
informatizzato
consentirà
anche
alla
amministrazione
e
Gest. Area Anatomia Area Pacs/ris
LIS
ADT
Critica
Patologica
Amministrativa
eventuali soggetti esterni
(Agenzie
Regionali,
Associazioni di utenti) di
Fig. 3
accedere in qualunque
momento alle liste di attesa.
SIC (TrakCare)
b) Gestione attività ambulatoriali in regime pre-ricovero: è lo strumento che consente
all’assistito, in attesa di un ricovero per prestazioni chirurgiche, di essere inserito nelle liste
di attesa relative alle prestazioni ambulatoriali da effettuare presso l’Ospedale
propedeutiche all’intervento chirurgico, senza essere necessariamente ricoverato. L’uso di
questo strumento consentirà alla Amministrazione di contabilizzare nel controllo di gestione
tutte queste prestazioni che il paziente effettua senza impegnativa prima del ricovero e
che rappresentano per l’A.O. Monaldi una rilevante voce di costo di cui attualmente
si perde completamente traccia.
c) Gestione reparto e ricoveri al posto letto: è lo strumento che permette di gestire la
pianificazione e assegnazione del posto letto.
d) Gestione cartella clinica infermieristica: è il vero cuore del sistema, tiene traccia in
termini temporali e di operatori di tutte le attività che riguardano il paziente e consente di
registrare tutti i principali dati di interesse infermieristico.
e) Gestione ciclo del farmaco: all’interno della cartella infermieristica consente la
registrazione delle fasi di prescrizione ed erogazione del farmaco e consente la
contabilizzazione ed il controllo tra farmaco prescritto ed erogato.
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f)
Fascicolo Sanitario Personale: è un sistema di repository centralizzato basato sullo
standard di refertazione XDS CDA2/Hl7 per la memorizzazione e diffusione dei referti
(fascicolo sanitario del paziente) all’interno e all’esterno dell’Azienda Ospedaliera, pertanto
qualunque operatore della A.O. Monaldi potrà accedere in linea a tutti i referti dell’assistito
tramite la Intranet e a sua volta il paziente, se lo desidera, e sotto la sua responsabilità,
potrà accedere ai propri referti attraverso il sito dell’Azienda Ospedaliera Monaldi.
La
piattaforma
di
integrazione “Ensemble”
consentirà
la
integrazione dei vari
moduli in corso di
attivazione
della
piattaforma Trak Care
con i moduli preesistenti
al fine di ricostruire e
tracciare
l’intero
percorso
diagnosticoterapeutico
del
paziente.La architettura
generale del modello di
integrazione è riportato
in fig. 4. Come si nota il
Fig. 4 Modello di integrazione
modello prevede la costruzione di adapter da e verso
un modello di messaggistica basata sullo standard
HL7 che in previsione dell’adeguamento delle
applicazioni possono essere rimossi in maniera
modulare e quindi seguire il processo evolutivo del
Sistema Informativo Aziendale.
I moduli di integrazione vengono costruiti sotto forma
di script realizzati tramite interfacce grafiche
amichevoli (Fig.5) e
pertanto non richiedono
Fig. 5
scrittura di codice e modifica dei moduli applicativi; a
garanzia della manutenibilità e gestibilità futura del sistema di integrazione.
Il modello di integrazione prevede quindi da un lato la gestione degli ordini per la tracciatura
delle attività ambulatoriali da e verso la cartella infermieristica, dall’altro la creazione/gestione
di un repository centralizzato
di referti che costituirà una
sorta di archivio virtuale al
quale gli assistiti potranno
accedere per consultare in
modalità on-line i risultati
delle
prestazioni
ambulatoriali fruite presso la
A.O. Monaldi.
Fig. 6
Un modello di adapter per la
integrazione con il repository è riportato in fig.. 6.
Per ognuno dei moduli applicativi prima indicati possibile individuare una serie corrispondente
di sub-obiettivi funzionali dell’obiettivo generale prima indicato.
a) Accesso trasparente ai ricoveri.
- 11 -
b) Riduzione dei tempi di attesa interni e più accurata contabilizzazione delle attività
ambulatoriali eseguite in regime 662.
c) Controllo direzionale più efficiente delle attività di ricovero.
d) Migliore accuratezza della gestione dei dati infermieristici e riduzione del rischio clinico.
e) Contabilizzazione più accurata dei consumi farmaci, riduzione dei consumi e riduzione del
rischio legato al ciclo di somministrazione del farmaco.
f)
Maggiore accuratezza della refertazione e accesso più rapido e sicuro ai referti con
tracciatura del percorso diagnostico terapeutico (chi produce il referto, e quando) e
corrispondente riduzione del rischio connesso alla errata interpretazione del dato.
Glossario
ADT : Ammissione, Dimissione e Trasferimento rigurda essenzialmente la registrazione e gestione
della Scheda di Dimissione Ospedaliera : SDO
PACS: Picture Archive and Communication System (Sistema Archiviazione e Comunicazione di
Immagini)
SIC : Sistema Informativo Clinico riguarda la gestione informatizzata del percorso diagnostico
terapeutico
SIS: Sistema Informativo Sanitario riguarda la generalità dei sistemi informatizzati ospedalieri
ICT: Information and Communication Technology
DS: Direzione Sanitaria
DG: Direzione Generale
DA: Direzione Amministrativa
RIS: Sistema Informativo Radiologico riguarda la gestione dei flussi dati paziente in radiologia
LIS: Sistema Informativo di Laboratorio riguarda la gestione dei flussi dati paziente in laboratorio
analisi
CUP: Centro Unificato di Prenotazione riguarda la gestione dei flussi dati paziente per le
prestazioni ambulatoriali
EPR: Electronic Patient Record Sinonimo di SIC
XDS CDA2/Hl7 : Standard di interoperabilità in ambito sanitario
UO: Unità Operativa oppure Reparto Ospedaliero
- 12 -
2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività
Fasi
Attività
Analisi dei requisiti Interviste del personale
funzionali generali
Redazione documento di analisi
Output attesi
Documento di analisi
Personalizzazione
piattaforma
applicativa
Modulo
funzionante
Predisposizione gestione lista di attesa ricoveri
Indicatori di realizzazione
Collaudo interno
applicativo Eliminazione registro cartaceo
Avvio operativo formazione personale e supporto on Attivazione procedura di Esito positivo Collaudo interno
registrazione informatizzata
site
Predisposizione gestione ambulatoriali in regime 662
Modulo
funzionante
applicativo Eliminazione agenda cartacea
Avvio operativo formazione personale e supporto on Attivazione procedura di Esito positivo Collaudo interno
site
prenotazione delle attività
ambulatoriali in regime 662
Predisposizione gestione reparto e ricoveri al posto Modulo
letto
funzionante
applicativo Eliminazione
occupazione
cartaceo
dei registri di
letto di tipo
Avvio operativo formazione personale e supporto on Attivazione
procedura
site
informatizzata di gestione Esito positivo Collaudo interno
del ricovero e disponibilità
presso la DS di un pannello
di controllo della situazione
dei posti letto
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Predisposizione
gestione
infermieristica informatizzata
cartella
clinica
Modulo
funzionante
applicativo Eliminazione cartella clinica
infermieristica cartacea
Avvio operativo formazione personale e supporto on Attivazione della cartella Esito positivo Collaudo interno
site
clinica
infermieristica
informatizzata
Predisposizione gestione ciclo del farmaco
Modulo
funzionante
Riduzione consumi di farmaci,
applicativo riduzione rischio clinico grazie
alla corrispondenza farmac
prescritto
=
farmaco
somministrato
Avvio operativo formazione personale e supporto on Attivazione procedura di Esito positivo Collaudo interno
carico e scarico farmaci
site
informatizzata
Predisposizione sistema di repository centralizzato
basato sullo standard di refertazione XDS CDA2 per Modulo
la memorizzazione e diffusione dei referti (fascicolo funzionante
sanitario del paziente)
Accesso rapido e sicuro ai
applicativo referti
Avvio operativo formazione personale e supporto on Attivazione del fascicolo Indici di soddisfazione
sanitario del paziente
site
Follow
up
e Interviste utenti
conduzione operativa Analisi dei dati
Sistema
operativo
Controllo di gestione
- 14 -
quantitativi
di
pienamente Dati
funzionamento della UO pilota
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Per gli operatori sanitari
dell’A.O. Monaldi: nuovo
flusso di lavoro per la
gestione del paziente in
reparto. Controllo sui
costi
di
esercizio.
Riduzione
consumo
farmaci e presidi
Per gli assistiti: accesso
più
trasparente
ai
ricoveri, riduzione del
rischio
clinico,
miglioramento
della
qualità e dell’accuratezza
della
documentazione
clinica.
Indicatore (descrizione e unità di misura)
Target
Nop:Numero di operatori che accedono al Sistema
Informativo;
Nac:Numero di accessi al Sistema Informativo;
Nref:Numero di referti caricati sul repository rispetto
al totale dei referti prodotti.
Cpaz: Costo paziente calcolato
Ctot: Costo Paziente stimato
Cpaz/Ctot > 80%
Npaz:Numero di pazienti in lista di attesa
informatizzata rispetto al residuo su registro
cartaceo;
Is: Indice di soddisfazione degli utenti calcolato come
% del n. utenti che hanno percepito un sostanziale
miglioramento del servizio rispetto al totale degli
utenti intervistati.
Nref: Numero di referti consultati dagli utenti rispetto
al totale dei referti prodotti.
Utenti intermedi
Utenti finali
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
X Si
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
_________8___________
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Dirigenti
Funzionari
Altro personale
Compiti
1
1
6
3.3. Indicare l’eventuale apporto
dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
Gg/impegno
10
10
20
di
altri
soggetti
(personale
di
altri
uffici
N.1 Direttore Sanitario, N.1 Dirigenti medici della Direzione Sanitaria per il coordinamento delle
attività e la elaborazione dei necessari ordini di servizio, N.1 Responsabile Area infermieristica per
la elaborazione della struttura della cartella infermieristica, N.2 Caposala per le attività di
sperimentazione presso la UOC di Urologia e l’area Day Surgery.
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4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
Il progetto progettato e gestito dal Dip. Tecnologico della A. 0. Monaldi è reso possibile
dell’accordo di partnership (V. allegato) siglato dalla A.O Monaldi e da Aziende Private per lo
sviluppo congiunto di attività di ricerca nel settore lCT in ambito sanitario. Le due aziende private
hanno in corso altrettanti progetti di ricerca per lo sviluppo di un sistema di integrazione e di un
sistema di gestione delle immagini in ambito regionale. Le due aziende collaborano allo sviluppo
del SIC in quanto il medesimo è condizione necessaria alla sperimentazione dei prodotti oggetto
della loro attività di ricerca. Come si vede quindi l’Ospedale trae un evidente vantaggio dall’essere
sede di sperimentazione in quanto ha la possibilità di fruire dei prodotti diretti e indiretti della
ricerca stessa.
Un secondo partner storico della A.O. Monaldi è l’Università “Federico II” la quale attraverso la
convenzione per le attività di tirocinio nel settore della Ingegneria Biomedica, da un lato
fornisce maestranze competenti e motivate che dal 2001 in numero sempre crescente
collaborano attivamente alla conduzione, gestione e personalizzazione dei Sistemi Informativi,
dall’altro offre a questi giovani tirocinanti la occasione di cimentarsi in un ambiente lavorativo
estremamente ricco di opportunità e di spunti di interesse dal punto di vista tecnico, umano e delle
opportunità lavorative.
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza
Le attività progettuali, di gestione e conduzione dei Sistemi Informativi dell’area clinica (PACS,
RIS, CUP, Piastra Operatoria) sono dal 2001 affidate ad una consulenza esterna avente tra l’altro
anche carico del coordinamento delle attività dei tirocini e della gestione in loco dei progetti di
ricerca svolti dai soggetti privati. La consulenza ha quindi il ruolo di coordinamento generale, per
conto del Direttore del Dip. Tecnologico, dell’insieme delle attività che ruotano attorno alla
costruzione del Sistema Informativo Clinico, in questo ambito egli svolge anche, ove necessario, il
ruolo di cerniera con la Direzione Generale Amministrativa e Sanitaria con le quali comunque
interagisce anche per le indicazioni strategiche.
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
La responsabilità dell’intervento appartiene al Direttore del Dipartimento Tecnologico il quale si
avvale per Il coordinamento delle attività progettuali ed esecutive alla consulenza esterna di cui
sopra che si interfaccia anche con i vertici della Amministrazione, in particolare Direttore Generale,
Sanitario ed Amministrativo per tutti gli adempimenti di rispettiva competenza. Particolarmente
importante è il raccordo con la Direzione Sanitaria che deve predisporre i necessari ordini di
servizio per attivare gli adeguamenti organizzativi man mano che si rendono disponibili le nuove
funzionalità informatiche. L’esperienza maturata in questi anni raccomanda che la gestione di tali
processi deve basarsi su di un virtuoso mix di approccio di tipo top-down per la necessaria
legittimazione organizzativa e di tipo bottom-up al fine di garantire il necessario coinvolgimento
dell’utenza.
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
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Le attività sono svolte in parte da risorse interne, essenzialmente per il coordinamento e la
componente amministrativo-gestionale, in parte da risorse esterne, per quanto attiene la parte
tecnico-operativa. E’ stato quindi adottato il seguente organigramma :
Direttore Dip. Tecnologico
Consulenza esterna
Personale tecnico esterno Tirocini
Personale interno Attività Amministrativa
Personale interno supporto tecnico infrastruttura
Per la attivazione di ogni nuovo modulo funzionale viene preliminarmente effettuata una analisi
della struttura e dei flussi operativi specifici della U.O. pilota, nonché delle esigenze in termine di
refertazione e di gestione degli ordini interni. Questa documentazione viene quindi
successivamente validata dalla Direzione Sanitaria.
Una volta predisposti i nuovi moduli funzionali sulla piattaforma applicativa di riferimento viene
avviato un periodo di affiancamento e di formazione su di un sistema applicativo di prova anche
per verificare una volta ancora la correttezza della analisi funzionale già svolta a suo tempo. Una
volta completata la formazione del sistema di prova, si da comunicazione alla DS che emette
l’ordine di servizio per la attivazione del nuovo modello organizzativo informatizzato. Di concerto
con la DS vengono anche predisposti tutti i questionari di soddisfazione e in genere i documenti
che devono essere somministrati agli utenti finali.
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
Le attività di conduzione e gestione dei Sistemi Informativi sono affidati per quanto concerne
l’infrastruttura e le postazioni di lavoro a personale interno alla amministrazione mentre per quanto
riguarda i sistemi applicativi in parte a personale dipendente da Ditte esterne di presidio presso la
A.O. Monaldi, in parte a Tirocinanti in Ingegneria Biomedica della Università Federico II.
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Coordina attività
tecniche
**
*
Predispone Ordini
di Servizio
*
*
*
*
Consulenza
Esterna
Riferisce a
Direttore Dip. Tecnologico
Dir. Sanitario
*
Interagisce
Dirigenza
Sviluppa Soluzioni
* *
Effettua Analisi
Supporto Tecnico
on site
*
*
Personale Tecnico *
Esterno
*
Pianificazione e
Monitoriaggio
Tirocini
Gestione
infrastruttura
**
*
**
Personale interno
Amministrativo
*
Personale Tecnico
interno
Pianificazione e
Monitoriaggio
La gestione amministrativa è affidata al personale del Dipartimento Tecnologico coinvolto nel
progetto, infine il coordinamento generale delle attività è responsabilità della Consulenza Esterna
nonché referente del presente documento. L’andamento delle attività viene quindi monitorato a
vari livelli: l’impatto del sistema sugli utenti intermedi e finali viene misurato secondo quanto
indicato nella tab.2.2 dal personale interno amministrativo mentre lo stato di avanzamento delle
attività tecniche viene seguito direttamente dal responsabile del progetto che riferisce alla
Direzione del Dip. Tecnologico e Direzione Generale Amministrativa e Sanitaria per quanto di
rispettiva competenza.
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
Comunicazione per gli utenti finali
Per quanto previsto nell’ambito del 2009 l’attività avrà soprattutto un impatto interno, gli utenti
finali potranno risentire degli effetti positivi solo al momento della richiesta di inserimento
all’interno della lista di attesa per un ricovero che tuttavia avverrà, per quanto percepito
dall’assistito, con modalità del tutto analoghe a prima, né tanto meno è lecito attendere che la
nuova modalità possa portare di per sè una consistente riduzione dei tempi di attesa..
Successivamente durante la degenza sebbene l’assistito percepirà comunque un clima di maggior
rigore e professionalità non si ritiene opportuno effettuare una comunicazione diffusa del nuovo
modello operativo sino a che non sarà completamente esteso a tutte le UO.
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Naturalmente l’utente dovrà comunque essere informato per tramite della “informativa” sulla
privacy in merito al nuovo trattamento dei dati che viene effettuato a seguito del processo di
gestione informatizzato dei tempi di attesa. Da questo punto di vista la A.O. Monaldi ha previsto
una diffusione di tali informazioni attraverso una serie di manifesti affissi all’interno dell’Ospedale e
in una apposita sezione del sito www.ospedalemonaldi.it che a breve verrà rilasciato nella sua
nuova versione.
Comunicazione verso gli utenti intermedi
L’adozione di un SIC e di un nuovo modello organizzativo di gestione del percorso diagnosticoterapeutico è destinato ad incontrare prevedibili resistenze al cambiamento, l’età media del
personale medico e infermieristico e piuttosto alta e l’impiego dello strumento informatico viene
generalmente percepito , soprattutto dal personale medico, come una “perdita di tempo”.
Pertanto, congiuntamente ai necessari ordini di servizio, sarà quindi predisposto un piano di
comunicazione/condivisione del nuovo modello organizzativo rivolto agli operatori nel quale
saranno evidenziati i fattori di miglioramento del processo in genere per la struttura, quanto il
nuovo modello rappresenti una opportunità di crescita professionale e anche come la gestione
informatizzata dei dati clinici in generale e la cartella infermieristica in particolare possa
rappresentare un elemento di tutela dell’operatore per quanto attiene il rischio professionale.
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si
dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell’iniziativa.
Il SIC, oggetto del presente piano di miglioramento, verrà realizzato attraverso una piattaforma
tecnologica che può essere personalizzata in base alle necessità specifiche della U.O., questo
elemento è di rilevanza strategica in quanto nei flussi operativi clinici è difficile individuare
procedure standard cui attenersi, inoltre lo specifica specialità medica (urologia, cardiologia etc)
richiede accorgimenti operativi mirati che non possono essere tenuti in conto da una unica
soluzione applicativa. Inoltre la possibilità di “personalizzare” la soluzione applicativa consente di
coinvolgere e fidelizzare maggiormente gli operatori che percepiscono il sistema tecnologico come
un “abito su misura” attivando un positivo senso di appartenenza del sistema.
Sebbene le caratteristiche tecniche della piattaforma consentano un adattamento “evolutivo” della
applicazione, la fase di analisi dei requisiti è comunque di fondamentale importanza al fine di
evitare una risposta contraria da parte dell’utenza, un allungamento dei tempi e la sensazione di
disinteresse da parte degli operatori.
Il controllo top-down del management è una condizione necessaria per accreditare il partner
tecnologico responsabile della analisi e della predisposizione della soluzione applicativa verso gli
operatori e per ridurre i fenomeni di resistenza iniziale.
La gestione operativa,. Il supporto tecnico e la formazione on site sono tutti elementi strategici per
la attivazione di processi di innovazione ICT in ambito sanitario, condizione necessaria alla
adozione di un nuovo modello organizzativo è infatti che l’operatore non si senta “solo”
nell’affrontare le difficoltà insite nella adozione di un nuovo strumento di lavoro. L’operatore quindi
sarà seguito direttamente in reparto da uno dei tecnici (professionisti o tirocinanti) fino al
raggiungimento della completa autonomia, dopodiché avrà a disposizione un help desk telefonico
e il supporto tecnico in tempo reale.
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7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
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