Ore Web
Servizi educativi
Gestione e
rendicontazione
orario lavorativo
Creazione di
soluzione web
Tipologia di attività
Progetto per una Cooperativa sociale, realizzando una applicazione Web per il caricamento delle ore lavorate dagli
educatori di servizi educativi. L'applicazione deve interagire con le diverse applicazioni in uso:
- SW di gestione del personale per il caricamento nell'applicazione di anagrafiche, programmazioni e successivo travaso
delle ore nel DB SQL Server
- DB SQL Server per il controllo da parte dell'Ufficio Personale
- Dynamics Navision per la rendicontazione, la fatturazione e il controllig delle ore imputate nei cantieri.
Esigenza
Il cliente fornisce servizi educativi prettamente scolastici: sostegno, pre-post scuola,
servizio bus, mense, Centri Estivi… Nell'ultimo triennio la Cooperativa ha occupato
annualmente circa 1400 addetti e il personale occupato è per il 90% femminile,
opera in tutto il Nord Italia dal Piemonte al Veneto.
È emersa la necessità di gestire, controllare e rendicontare tutte le ore lavorate
dagli addetti, dettagliate nelle singole attività; la procedura utilizzata fino al 2010
prevedeva che le ore venissero comunicate tramite fax e trasferite manualmente
nel SW gestionale dall'Ufficio Personale, con notevole dispendio di energie e
un'elevata percentuale di errori.
Nel 2011 il fax viene sostituito da un foglio di calcolo elettronico che veniva inviato
tramite posta elettronica; sebbene ciò abbia rappresentato una facilitazione,
almeno nella lettura delle rendicontazioni, permanevano i problemi generati
durante il caricamento manuale nel SW gestionale.
Le grandi quantità di informazioni processate (in media 800 persone suddivise in
circa 1500 centri di costo) hanno reso necessario lo studio di una soluzione volta ad
ottimizzare tutte le procedure attivate.
Particolare attenzione è stata rivolta a:
- semplificare e velocizzare l'operazione di caricamento delle ore da parte dei
lavoratori
- eliminare l'operazione di trascrizione nel SW gestionale
- semplificare e velocizzare le operazioni di controllo delle ore caricate, utilizzate
anche per l'elaborazione del cedolino
- semplificare e velocizzare l'assegnazione delle ore ai centri di costo, per la
rendicontazione e la fatturazione ai committenti.
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Ore Web
Soluzione globale
Caricamento corretto all'origine del dato
La prima fase di progettazione è stata l'analisi di codifica dei centri di costo, chiamati cantieri, giungendo fino al dettaglio
massimo formato da Ente, Scuola, Servizio, bambino, ad ogni educatore.
È stata quindi progettata una soluzione Internet, Ore Web, che permette ad ogni educatore, tramite username e password,
di inviare settimanalmente le ore effettivamente lavorate, apportando sulla maschera precaricata solo le eventuali
variazioni. Ne è risultata una procedura di compilazione più rapida e precisa, usufruendo anche della possibilità di inviare
comunicazioni particolari, che rende agevole anche l'importazione dei dati nel SW gestionale.
Gestione, controllo
I dati importati vengono elaborati attraverso un'applicazione SQL Server, che effettua i controlli sulla base dati delle 2
piattaforme OreWeb e SW di gestione del personale, verificando:
- lo stato delle settimane caricate, con l'eventuale possibilità di sollecito delle comunicazioni, creando le necessarie mailing
list;
- le ore lavorate al fine dell'elaborazione paghe, mantenendo il controllo della calendarizzazione
- la realizzazione di report dal SW di gestione del personale per la rendicontazione e la fatturazione, per committente e per
servizio.
SW Gestione
del Personale
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Ore Web
Formazione
Il lavoro di progettazione ha dato modo di rispondere anche alle esigenze emerse in merito ad un aspetto
non secondario, anche se non immediatamente riconducibile all'esigenza iniziale. Il gruppo di lavoro del
progetto ha manifestato, infatti, l'esigenza di formare le 800 persone, collocate in 5 regioni, alla nuova
modalità di utilizzo della soluzione.
Abbiamo quindi formato un gruppo di 20 Keyuser che hanno testato l'applicazione; da settembre a
dicembre 2011 è stato formato un gruppo di 100 persone di un unico cliente; da gennaio 2012 si è
proceduto alla formazione di tutti gli operatori rimanenti.
A questo scopo sono stati inseriti nell'applicazione alcuni video con le dimostrazioni di utilizzo della
applicazione e un manuale scaricabile in pdf.
Esiti
Fin dal primo mese di utilizzo abbiamo verificato l'efficacia di Ore Web in termini di riduzione dei tempi di
lavorazione e la qualità dei dati, oltre ad una generale soddisfazione delle persone coinvolte, per prime le
educatrici che non hanno esitato a manifestarci il loro apprezzamento.
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