Office automation – dispensa n.1 su Word
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WORD
E' l'elaboratore di testi per PC più famoso e più utilizzato. Viene di solito distribuito all'interno del
pacchetto di applicativi OFFICE. Viene utilizzato di solito per creare manuali, libri, testi in genere,
tesi, ma il suo rapporto difficoltoso con le immagini, non gli permette di posizionarsi tra i primi
posti tra i programmi di impaginazione di giornali, riviste, dove troviamo X-PRESS o
PAGEMAKER mentre per i comuni mortali, c'è PUBLISHER sempre della Microsoft.
Un elaboratore di testi (in inglese word processor) è come una macchina da scrivere ma con molte
più funzioni.
Una volta fatto partire il programma, dovrebbe apparire una videata simile:
Partendo dall' alto, dalla striscia blu, comune a tutti i programmi per Win95 o Win98, abbiamo la
barra del titolo che indica il nome del programma
e del file, in questo caso
documento1. Il nome viene dato in automatico, una volta dopo aver cliccato su Nuovo al menu
iniziale, che presenta tra l' altro la possibilità di aprire documenti già creati e forniti dallo stesso
programma, una specie di modelli, di esempi già impostati nei margini, nelle dimensioni della
pagina, nel tipo di documento, dalla pagina normale, alla tesi, al modulo per fax, alla pagina web
ecc.
Subito sotto la barra del titolo, abbiamo la barra dei comandi, che aprono tutti delle finestre con liste
di ulteriori comandi.
Sotto la barra dei comandi ci sono le barre degli strumenti, rappresentati da piccole icone, che non
sono altro che "scorciatoie" a comandi più utilizzati.
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Ad esempio la "G" sta per grassetto; se voglio trasformare un testo in grassetto, invece di aprire
tutte le finestre che mi permettono di cambiare la formattazione (grassetto) al testo, faccio un clic
sulla G, il pulsante appare come schiacciato, cioè attivo, quindi avrò il testo in grassetto.
Word
e i programmi in genere della Microsoft hanno un' interfaccia molto intuitiva e semplice.
Le iconcine sono come bottoni. Si vede proprio la grafica dell' icona quando è semplice bottone e
quando questo bottone appare schiacciato
, è attivo il comando a cui si riferisce.
Le barre degli strumenti sono personabilizzabili, cioè essendo formate da iconcine scorciatoie a
comandi che utilizziamo maggiormente, possiamo decidere quali avere sullo schermo e quali no.
Consiglio di tenere minimo la barra degli strumenti "standard" e quella di "formattazione", poiché
più barre-strumenti abbiamo aperte sullo schermo, meno sarà lo spazio disponibile e maggiore sarà
la confusione.
Per scegliere le barre strumenti, bisogna cliccare su visualizza poi barre degli strumenti e poi su
standard e formattazione. Se sono attive, hanno quella specie di segnetto "v".
Adesso vediamo tutti i comandi con le loro finestre di sotto-comandi. Ricordate che quando a destra
di un comando c' è un triangolino nero, significa che quel sottocomando ah altri sotto-sotto-comandi,
mentre quando ha dei puntini di sospensione "..." permette di visualizzare una successiva finestra di
dialogo.
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MENU FILE
Cliccando su Nuovo abbiamo un nuovo documento, mentre con
Apri andiamo ad aprire un documento che abbiamo salvato e
chiuso precedentemente.
Con Chiudi chiudiamo il documento che è ora aperto.
Salva e Salva con nome hanno una piccola differenza ma
molto importante. La prima volta che apriamo un documento, per
salvarlo sul disco fisso, clicchiamo su Salva con nome, dando
così il nome al nostro nuovo documento e decidiamo dove andarlo
a salvare (registrare). Una volta che il documento ha un nome e un
"indirizzo", usiamo Salva per registrare tutte le nostre modifiche.
NOTA: A sinistra del comando, c'è la piccola icona che potete trovare
nella barra degli strumenti, mentre a destra ci sono a volte combinazioni
di tasti, che devono essere premuti insieme per dare effetto al comando.
Se ad esempio, tengo premuto CTRL e poi clicco su N, apparirà un
Nuovo documento.
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Con Imposta pagina,
stabiliamo le dimensioni della
pagina. In automatico
(default) la pagina è in
formato A4, un foglio di
quadernone per intenderci. Ha
dei margini normali di 2,5 cm.
Se dobbiamo scrivere una tesi
di solito si aumentano tali
margini di almeno 2 cm...a
seconda delle disposizioni che
vengono dichiarate dalle
segreterie delle università.
Se aumentiamo i margini
vedremo l' anteprima che si
modifica.
si può decidere di lasciare
spazio anche alla rilegatura e
applicare l' impostazione della
pagina all' intero documento.
Le dimensioni,
l'alimentazione e il layout
se non si hanno particolari
esigenze è meglio lasciarle
tali. Nelle dimensioni si può
decidere anche di stampare
con foglio orizzontale, come
se inclinaste questa anteprima
di 90°.
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MENU MODIFICA
Il menu di Modifica ci permette di agire sul testo,
mentre quello di File agisce soprattutto sul file, sulla
sua creazione, apertura, sul suo salvataggio ecc.
Annulla e Ripeti ci permettono di fare un passo
indietro o avanti nell' uso di un comando. Abbiamo
sbagliato ad utilizzare un comando, clicchiamo su
Annulla per tornare indietro, quindi annulliamo
un' azione.
I comandi Taglia, Copia, Incolla sono alla base del
sistema Win95 e ci permettono di spostare (tagliare)
copiare, una volta selezionato (vedi utilizzo della
tastiera), del testo da una parte all' altra.
Trova e Sostituisci sono comandi molto simili. Con il primo, troviamo una parola, un nome all' interno di
un testo (dopo averlo selezionato). Con Sostituisci, troviamo una parola, un nome all' interno del testo e li
sostituiamo con altre parole e nomi. Viene utile in un testo lungo dove abbiamo utilizzato e ripetuto spesso
un termine sbagliato. Per evitare di fare a noi la ricerca riga per riga, selezioniamo tutto il documento con
Seleziona tutto (CTRL +5 della tastiera numerica), digitiamo in Trova la parola sbagliata e in
Sostituisci la parola giusta.
Cliccando su Sostituisci Tutto, ogni volta che il computer incontra quella parola la sostituisce con quella
da noi decisa, mentre cliccando su sostituisci, saremo noi ogni volta a dargli OK.
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MENU VISUALIZZA
In questo menu, andiamo ad agire sulla visualizzazione del documento e delle barre degli strumenti
che appaiono nella finestra del programma.
Tipi diversi di visualizzazione;
Normale
La visualizzazione più utilizzata, con la quale è
possibile lavorare sul testo e sul relativo aspetto
Layout di lettura
Le pagine vengono visualizzate come fossero
pagine web. Si utilizza per muoversi velocemente
all' interno del documen
to.
Layout di pagina
Le pagine vengono visualizzate come appariranno
quelle in stampa. E' simile all' anteprima di
stampa. Si utilizza questa per ottimizzare il testo
con le immagini. Attenzione, utilizzare le
immagini rallenta molto il programma, quindi
salvare spesso e non esagerare con le immagini.
Struttura
S' impostano le intestazioni, la struttura generale
del documento, riorganizzare l' ordine dei
paragrafi. E' un utilizzo per esperti. Leggere la
guida in linea del programma, cliccando il tasto
F1.
Documento master
Si utilizza quando il lavoro si vuole creare un
modello di documento molto complesso, sia per la
struttura che per la quantità di stili, pagine
formattazioni.
E' per un uso avanzato del programma.
Maggiori informazioni, nella guida in linea. (tasto
F1)
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MENU INSERISCI
Di solito questo comando viene utilizzato per inserire all' interno del nostro documento le note,i
numeri di pagina, le immagini, le caselle di testo e i collegamenti ipertestuali.
Per aggiungere una nota basta posizionare il cursore dopo la parola, aprire questa finestra e cliccare
su Note. Sono automatiche e quindi se ci vogliamo aggiungere una nota prima di un' altra non c' è
nessun problema di spostare tutta la sequenza delle note, perché ci penserà in automatico il computer
a farlo. Se vogliamo mettere una nota prima della nota n.1, posizioniamo il cursore, clicchiamo su
nota e vedremo che la nuova nota avrà il numero 1 e la vecchia numero 1 sarà diventata numero 2, in
automatico.
Le note vengono scritte nel pié di pagina, mentre i numeri nell' intestazione. Pié e intestazione sono
due spazi, rispettivamente in basso e in alto del nostro documento. Per vederli dobbiamo cliccare su
Visualizza/note e intestazione.
Se nell' Anteprima non dovessero apparire, probabilmente abbiamo i margini troppo alti.
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Dal triangolino alla destra di Immagine,
possiamo inserire nel nostro documento
wordart.
Inserire clipart vuol dire prendere una
cliccando qui si aprirà una finestra con
cartella o nel CD del programma.
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capiamo che questo comando ha dei sotto-comandi, infatti
una immagine da clipart, da file oppure delle forme o
immagine tra quelle che il programma dispone. Infatti
un elenco e le miniature delle immagini contenute nela
Sono immagini che il programma conosce già, mentre se vogliamo inserire una immagine che
abbiamo scaricato da internet o copiato da un altro programma, dobbiamo cliccare su da file e si
aprirà una finestra dove ci viene chiesto il percorso, l' indirizzo sul disco fisso. Indirizzo che troviamo
con il pulsante sfoglia.
Le Forme sono cerchi, triangoli, quadrati decisamente brutti. Wordart invece è il testo artistico, a
tre dimensioni, ruotato, inclinato. Sono tutte "forme artistiche" preimpostate. E' sufficiente scrivere
qualcosa all' interno della finestra, decidere la nostra formaartistica e dare OK.
Grafico lo utilizziamo quando vogliamo aggiungere un grafico importato da EXCEL, programma
incluso con WORD nel pacchetto OFFICE.
La Casella di Testo è un rettangolo, una specie di cornice, che ci permette di posizionare del tasto
all' interno di una pagina. E' possibile modificarne le dimensioni, inserire tabelle, immagini ecc. E' un
modo per impaginare semplici testi.
(Sconsiglio per impaginazioni di giornali. riviste ecc.)
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Un comando molto interessante e utile, sconosciuto a molti, è la voce di glossario. Se scriviamo
documenti come lettere commerciali, attestati o che comunque hanno sempre le stesse frasi ripetute,
possiamo creare delle voci di glossario che ci evitano ogni volta di dover scrivere sempre le stesse
cose. Funzionano così:
Selezioniamo la frase che si ripete, ad esempio "nell' attesa di rivederla". Clicchiamo suInserisci,
poi Voce di glossario e poi ci spostiamo su Nuovo. Si aprirà una finestra dove ci viene chiesto il
nome. E' sufficiente una lettera, ad esempio "a" e poi si clicca su OK.
Ogni volta che vogliamo inserire la frase "nell' attesa...", è sufficiente scrivere "a" e cliccare iltasto
F3.
Collegamento ipertestuale
L' ipertesto è un documento come questo, ossia un documento che ha all' interno dei collegamenti
ipertestuali che, cliccandoci sopra, aprono altre pagine.
Di solito sono di colore azzurro e sottolineati. Il cursore si trasforma in manina.
Per creare un collegamento ipertestuale è indispensabile avere due documenti ipertestuali, ossia due
documenti che sono stati salvati in formato htm.
Dal menu File/Salva con nome, scegliere nel tipo di file "documento HTML". Appare poi un
messaggio che c' informa che i contenuti all' interno del nostro documento avranno delle modifiche, in
quanto il linguaggio HTM non prevede tutti i comandi di Word: ad esempio, non è possibile avere
l' allineamento del testo giustificato; non è possibile dareuna dimensione precisa al carattere; non è
consigliabile utilizzare molti caratteri se sono pagine da mettere in internet, perché non tutti hanno i
nostri caratteri.
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nostri caratteri.
MENU FORMATO
Con questo menu andiamo ad agire direttamente sul foglio in cui scriveremo. Possiamo cambiare il
formato di tante cose, tra cui troviamo il carattere (font), il paragrafo, l' elenco puntato, le
tabulazioni, le colonne, gli stili ecc.
Carattere (font)
Troviamo 3 sotto menu:
- il primo riguarda il carattere, le sue dimensioni, il tipo (times new roman, il
più utilizzato), gli effetti (barrato, sottolineato ecc.), il colore, lo stile;
- il secondo riguarda la spaziatura e la posizione;
- il terzo gli effetti di animazione che naturalmente valgono solo per
documenti visualizzati a video.
Paragrafo
Due sottomenu:
Rientri e spaziatura con possibilità di scegliere l' allineamento a sinistra (per le
lettere informali, ad amici), centrato (per i titoli), a destra (di solito per la data),
giustificato (per lettere formali e lunghi documenti). Facilitiamo la lettura in
lunghi documenti con il rientro e con l' interlinea, con cui aumentiamo la
distanza fra una riga e l' altra.
Distribuzione testo è per un uso avanzato. Vi consiglio di utilizzare la guida in
linea, oppure di non modificare le opzioni assegnate in automatico.
Elenco puntato
Ci permette di creare elenchi numerati (se usiamo i numeri) o puntati (se
utilizziamo simboli che possono essere punti, cuoricini, asterischi ecc.)
.
Una volta attivato il comando, ogni volta che diamo "invio", il programma inizia
la riga con un numero successivo o un simbolo. Quando l' elenco è terminato,
basta cliccare sul bottone per disattivare il comando.
Colonne
Serve semplicemente a dividere il testo in colonne. Invece delle colonne, potete
utilizzare le tabelle, che hanno maggiori possibilità di personalizzazione.
Tabulazioni
Ci permettono di spostarci più velocemente sulla riga e di allineare testo in
verticale. S' imposta nella stringa in alto a sinistra (dopo aver cliccato su
Formato/tabulazioni) la posizione in cm, si decide l' allineamento (di solito
bisogna mettere lo stessa della pagina) e poi il carattere di riempimento. Poi
cliccate su imposta e vedrete apparire la tabulazione all' interno dell' elenco.
Create tutte le tabulazioni che volete, poi uscite cliccando su OK.
Nel righello dovrebbero essere apparsi dei segnettini neri simili a "L" che
variano a seconda dell' allineamen
to.
La figura mostra una tabulazione a 5 cm con allineamento a sinistra, a 8 cm e
allineamento centrato e a 9 cm allineamento a destra, di solito utilizzato con
riempimento per indici e sommari di tesi o lunghi documenti con capitoli.
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Stile
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Lo stile è un comando molto importante che ci evita di ripetere le formattazioni
uguali a più parti in lunghi testi. Ad esempio, in una tesi i titoli hanno
dimensioni di carattere maggiori rispetto a quelle del testo generale. Invece di
aprire il menu formato/carattere tutte le volte che incontriamo un titolo, è
sufficiente con un clic assegnare tutte le formattazioni decise.
Vedi la procedura per creare uno stile.
PROCEDURA PER CREARE UNO STILE
Allora, cliccando su Formato/Stile si apre la finestra di dialogo che ci mostra gli stili presenti.
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Clic su Nuovo e appare una nuova finestra con cui possiamo creare il nostro nuovo stile, al quale
decidiamo:
- di dare un nome,
- se applicarlo al carattere o al paragrafo,
- su quale stile si basa.
Di solito si basa sullo stile Normale, cioè si prende come punto di riferimento lo stile Normale,
- quale stile deve essere applicato dopo il nostro.
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Cliccando ora su Formato, apriamo le varie finestre per impostare secondo le nostre esigenze le
dimensioni, il tipo di carattere, il paragrafo, le tabulazioni ecc.
Con Scelta rapida, possiamo anche scegliere una combinazione rapida di tasti, con la quale andremo ad
applicare il nostro stile alla parte di testo selezionata, senza doverci spostare con il mouse sulla riga degli
stili, la prima in alto a sinistra (se la barra degli strumenti di formattazione è attiva).
A questo punto, dopo aver deciso tutto, cliccare su
e poi su Applica.
Il programma sa che cliccando sui tasti che abbiamo deciso applicherà lo stile che abbiamo appena creato.
Lo stile è parte del documento. Se chiudiamo il doc. e ne apriamo un altro, toccherà re-impostare lo stile.
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MENU STRUMENTI
Nel menu strumenti abbiamo programmi che agiscono all' interno del programma WORD. Quelli
più utilizzati al nostro livello sono il controllo ortografia e grammatica, il conteggio delle
parole e la lingua che contiene il thesaurus, ossia un vocabolario dei sinonimi, e le opzioni,
strumento importante per personalizzare il programma. Se ad esempio il controllo grammaticale è
attivato in tutte le sue funzioni (si trova in Strumenti/Opzioni/ortografia e grammatica) possono
apparire delle parole sottolineate in verde e alcune in rosso. Se verde, significa che c' è un errore di
grammatica, se rosso invece l' errore è di ortografia.
Fate attenzione! Il programma non conosce tutte le parole del vocabolario italiano e, molto spesso,
gli errori che indica non sono errori, ma parole a lui sconosciute, quindi vi consiglio di non fare
MAI la correzione automatica, perché potrebbe prendere fischi per fiaschi.
La correzione grammaticale funziona ancora meno...non utilizzatela proprio...fate correggere il testo
da una persona che conoscete...sarà sicuramente migliore del computer.
Per fare una correzione generale del documento, selezionatelo tutto con CTRL+5 (del tastierino
numerico a destra della tastiera), poi cliccate su F7, che è la stessa cosa di cliccare su
Strumenti/controllo ortografia e grammatica.
Cliccando su Ignora, la parola non viene modificata. Se si clicca su Ignora tutto, tutte le volte
che viene incontrata quella parola, il programma non avverte l' errore e la lascia così, passando oltre.
Si utilizza quando abbiamo una parola straniera che il programma non riconosce. Se vogliamo
aggiungerla alle parole che il programma conosce, basta cliccare su Aggiungi.
Se invece vogliamo cambiare la parola, perchè contiene veramente un errore, modifichiamo la
parola nello spazio in alto e clicchiamo su Cambia, oppure doppio clic sulla parola che il
programma ci suggerisce. Cambia tutto, lo utilizziamo se abbiamo fatto sempre lo stesso errore.
Cliccando qui, il programma sostituirà la parola sbagliata con quella giusta, in automatico in tutto il
documento.
MENU TABELLA
Questo menu ci permette di inserire e gestire tabelle. Ogni tabella è formata da celle, che possiamo
ordinare con lo strumento Ordina in ordina alfabetico, numerico ecc., oppure unire, modificare,
applicare formattazioni pre-impostate che permettono di "abbellire" con colori e sfondi le celle.
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MENU FINESTRA
Ci permette di spostarci da una finestra all' altra, oppure di disporre nello schermo le varie finestre
aperte (ogni documento ha una finestra!). Se apriamo 3 documenti ad esempio, e clicchiamo su
disponi tutto, avremo lo schermo diviso in 3 parti, cioè le 3 finestre. La finestra attiva, cioè quella
sulla quale possiamo scrivere, è quella con la barra del titolo in blu. Se vogliamo spostarci su
un' altra finestra, basta cliccare sulla rispettivabarra del titolo.
MENU ? (o MENU HELP)
Questo menu include la lista di tutte gli aiuti, le guide del programma.
Per avviare la guida da qualsiasi parte del programma, basta cliccare sul tasto F1 (vale per quasi
tutti i programmi che girano in windows95-98)
COME UTILIZZARE LA TASTIERA
Il testo viene battuto sulla tastiera ed appare sullo schermo:
per scrivere delle maiuscole si preme il tasto shift (la freccettina in alto sopra il ctrl, che sta per
control). Se s' intende scrivere tutto maiuscolo, allor
a premere una volta caps lock, sopra lo shift di
sinistra, di solito ha un simbolino di un lucchetto.
Quando vogliamo scrivere in minuscolo di nuovo, basta cliccare una volta sul caps lock.
Word97 ha il ritorno a capo automatico, ossia appena il testo inserito da tastiera arriva al margine
destro impostato, porta il cursore a capo in automatico.
Fate attenzione di non andare a capo ad ogni riga del vostro testo per evitare di creare tanti corti
paragrafi ai quali è poi impossibile applicare con efficacia gli allineamenti a destra, a sinistra,
centrato o giustificato.
Quando utilizzate il ritorno a capo, cliccando su Enter (invio), appare un carattere simile ad una P
rovesciata
.
Questo simbolino appare se nel menu strumenti/opzioni/visualizza è cliccato l' opzionetutti
caratteri.
Questi caratteri appaiono solo a video, quindi non vengono stampati.
I tasti della tastiera possono contenere più simboli: per utilizzare quello in basso, premere
semplicemente il tasto; per utilizzare quello in alto tenere premuto lo shift (maiuscolo), tasto sopra
il ctrl, e successivamente premere il tasto desiderato; per utilizzare i simboli a destra, come ad
esempio la chiocciolina di internet "@", tenere premuto "AltGr", l' alt a destra della barra
spaziatrice e successivamente premere il tasto desiderato.
Per selezionare una parola, tenere premuto il tasto shift e spostare il cursore con le freccettine di
direzione, a sinistra della tastierina numerica. Solo se la parola o il testo è selezionato possiamo
applicare stili o particolari formattazioni!!!