Informatica Generale
Dr. Damiano Verzulli
Appunti di Office-Automation
Dott. Damiano Verzulli
[email protected]
Versione 1.1 - Gennaio 2007
Questo documento è stato interamente redatto con OpenOffice Writer1,
versione 2.0.2, una suite di Office Automation liberamente scaricabile
da Internet, nonché gratuita.
È rilasciato secondo i termini della licenza Creative Commons
“Attribuzione - Non commerciale - Condividi allo stesso modo 2.5”.
Secondo i termini di tale licenza, questo documento può essere
riprodotto, distribuito e modificato ma non per scopi
commerciali. Il testo integrale della licenza è disponibile all'indirizzo:
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refusi, sono bene accetti, via e-mail, all'indirizzo:
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1
http://it.openoffice.org/
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Dr. Damiano Verzulli
Indice generale
1 Introduzione..............................................................................................................................5
2 Elaborazione Testi.....................................................................................................................6
2.1 Introduzione......................................................................................................................6
2.2 OpenOffice: la suite liberamente utilizzabile e scaricabile da internet..............................9
2.3 I tabulatori.......................................................................................................................10
2.4 Gli stili.............................................................................................................................15
2.5 La generazione automatica dell'indice............................................................................23
2.6 Altre caratteristiche.........................................................................................................25
3 Foglio Elettronico....................................................................................................................26
3.1 Introduzione....................................................................................................................26
3.2 Il ricalcolo........................................................................................................................28
3.3 Funzioni di calcolo...........................................................................................................29
3.4 Il copia-incolla di formule................................................................................................30
4 La Posta Elettronica: concetti fondamentali............................................................................34
4.1 Riservatezza ed identificazione del mittente...................................................................38
4.2 SPAM...............................................................................................................................39
4.3 Phishing...........................................................................................................................42
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Indice delle figure
Figura 1: Documento strutturato (prime due pagine)..................................................................8
Figura 2: Mappa della metropolitana di Madrid............................................................................8
Figura 3: Esempio di allineamenti verticali................................................................................11
Figura 4: Allineamenti verticali e relative tipologie....................................................................11
Figura 5: Righello con indicazione dei margini e di quattro tabulatori........................................11
Figura 6: Simbologia dei vari tipi di tabulatori............................................................................12
Figura 7: Tabulatori in azione.....................................................................................................12
Figura 8: Il tasto di tabulazione, a sinistra del tasto 'Q'..............................................................13
Figura 9: Visualizzazione dei caratteri non stampabili................................................................14
Figura 10: Impiego dei caratteri di riempimento........................................................................14
Figura 11: Tabulatori e caratteri di riempimento........................................................................15
Figura 12: Esempio di testo "puro" ...........................................................................................16
Figura 13: Esempio di testo "con grafica"..................................................................................16
Figura 14: Approccio tipico alla formattazione di un documento................................................18
Figura 15: Esempio d'uso degli stili per la modifica della formattazione grafica di un documento
di testo......................................................................................................................................19
Figura 16: Utilizzo errato della formattazione............................................................................20
Figura 17: Utilizzo corretto della formattazione.........................................................................20
Figura 18: Associazione degli "stili" alle varie parti del documento...........................................21
Figura 19: Lista di attribuzione di stile.......................................................................................22
Figura 20: Lo "Stilista" di OpenOffice.........................................................................................22
Figura 21: Esempio di indice generato automaticamente..........................................................23
Figura 22: Stili e relativo posizionamento sull'indice automatico...............................................24
Figura 23: Esempio di generazione automatica dell'indice dei contenuti...................................25
Figura 24: Esempio di riparto condominiale...............................................................................26
Figura 25: Esempio di piano di ammortamento.........................................................................27
Figura 26: Il "Ricalcolo": la caratteristica fondamentale del foglio elettronico...........................28
Figura 27: Accesso alle varie funzioni di calcolo disponibili........................................................30
Figura 28: Dislocazione dei riferimenti rispetto alla formula......................................................31
Figura 29: Esempio di copia/incolla di una formula....................................................................32
Figura 30: Copia/Incolla di formule in più celle...........................................................................33
Figura 31: Problemi causati dai riferimenti "relativi"..................................................................33
Figura 32: Utilizzo di riferimenti parzialmente assoluti..............................................................34
Figura 33: Architettura del servizio di Posta Elettronica.............................................................37
Figura 34: Un messaggio di SPAM, riconosciuto tale da Thunderbird.........................................41
Figura 35: Un messaggio di "Phishing"......................................................................................42
Indice delle tabelle
Tabella 1: OpenOffice Writer e Word: caratteristiche a confronto.................................................9
Tabella 2: OpenOffice Calc e Excel: caratteristiche a confronto.................................................29
Tabella 3: Comparazione dei servizi di Posta Elettronica e Posta Ordinaria................................38
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Prefazione
Questo documento è stato preparato dall'autore, con qualche sforzo, dietro l'insistenza della
Presidenza del Corso di Laurea di Fisioterapia dell'Università “G. d'Annunzio”. Senza tale
insistenza non avrebbe mai visto la luce.
Tutti quegli studenti che hanno avuto modo di conoscere l'autore sanno certamente quanto
quest'ultimo sia attento alle problematiche di “divulgazione della conoscenza” ed alle
restrizioni che la normativa sul diritto d'autore impone non soltanto sui programmi, ma anche
su moltissimi testi di divulgazione scientifica. Sebbene gli appunti riportati nei paragrafi
seguenti non possano essere assolutamente considerati “opere di divulgazione scientifica”
(non ne hanno né l'altezza né la pretesa), l'autore non può che incentivarne la massima
diffusione secondo quella filosofia di “condivisione” e di “libera conoscenza” che lo
caratterizza.
A tutti coloro che nutrono perplessità circa l'impiego di applicazioni Open Source nella vita
quotidiana, l'autore ci tiene a segnalare come questo documento è stato interamente prodotto
con la suite OpenOffice.org, liberamente (e legalmente) disponibile su internet.
Questo lavoro, infine, sarà pubblicato e messo a disposizione di tutti direttamente sul sito web
dell'autore stesso2. E' intenzione dell'autore quella di aggiornare ed integrare questo lavoro
(oltre che di correggere quegli errori ortografici che sicuramente saranno presenti). Si invita il
lettore, quindi, a verificare periodicamente l'eventuale disponibilità di versioni più recenti ed a
segnalare all'autore, via e-mail3, ogni tipo di informazione, suggerimento, critica e qualunque
altra cosa ritenuta utile.
2
Il sito web dell'autore è disponibile all'indirizzo: http://www.verzulli.it
3
L'autore è raggiungibile via e-mail all'indirizzo: [email protected]
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Dr. Damiano Verzulli
1 Introduzione
Gli argomenti trattati nel presente capitolo rientrano nell'ambito delle cosiddette attività di
Office-Automation.
Gli spazi di questo testo e di questo capitolo non consentono certo una trattazione dettagliata
di tale tematica: un'analisi approfondita degli strumenti, delle caratteristiche e delle
potenzialità dei moderni strumenti di Office-Automation, non solo esula dagli obiettivi di questo
capitolo, ma rischierebbe di fornire al lettore un insieme di conoscenze che in buona parte
risulterebbe di scarsa utilità rispetto alle esigenze di un utente comune. Non tutti, infatti, hanno
l'esigenza di redigere testi da mille pagine, oppure preparare articoli scientifici con interminabili
elenchi di riferimenti bibliografici, oppure preparare moduli complessi in grado di autocompilarsi sulla base di poche informazioni chieste preventivamente all'utente.
Viceversa, è opinione dell'autore che data la presenza sempre crescente di un personalcomputer all'interno delle mura domestiche e, soprattutto, all'interno di moltissimi uffici, si
registra l'esigenza crescente di utilizzare tale strumento per scrivere lettere, preparare brevi
documenti di testo (offerte, presentazioni aziendali, etc.), oppure, più semplicemente, per
organizzare al meglio le proprie ricette di cucina, preparare un curriculum-vitae particolarmente
curato, oltre che nei contenuti, anche nell'aspetto.
E' altresì ragionevole aspettarsi che molti dei lettori di questo capitolo avranno un ulteriore
problema: redigere la propria tesi di laurea, quasi certamente il documento più lungo e
complesso scritto con l'ausilio di un PC.
L'autore di queste pagine conosce bene quali livelli di “ansia da PC” possano essere raggiunti
nei giorni immediatamente precedenti la consegna della tesi di laurea. Diverse sono state,
infatti, le occasione nelle quali ha dovuto svolgere un ruolo di vero e proprio “pronto soccorso
informatico” per rimettere ordine negli scritti di parenti, amici e conoscenti di vario genere. In
tutte tali occasioni, nessuna esclusa, si è sempre riscontrata una cronica carenza nella
conoscenza di pochi e semplici concetti che, se utilizzati in modo opportuno, avrebbero
consentito, a fronte di sforzi quasi inesistenti, di produrre un risultato esteticamente gradevole
e, soprattutto, di risparmiare tempo (per lui e per tutti gli altri).
E' esattamente sulla base delle considerazioni appena effettuate che, a dispetto dei tanti
volumi in vendita sugli scaffali di molte librerie, alcuni dei quali contenenti anche più di mille
pagine descrittive di una singola suite di Office-Automation, si è scelto di impostare questo
capitolo in un'ottica completamente diversa. Un'ottica che si può efficacemente sintetizzare nei
tre punti seguenti:
–
dare per scontato i principali elementi di base: non è intenzione dell'autore quella di
“istruire” l'utente all'uso della tastiera, del mouse, dell'avvio di una applicazione e di tutti
quei concetti che possono facilmente essere acquisiti già solo affrontando, con un po' di
pazienza, il proprio PC oppure attraverso le migliaia di guide disponibili in edicola, in
libreria, o anche attraverso siti internet specializzati consultabili anche gratuitamente4;
–
analizzare, in dettaglio, alcuni (pochi) concetti fondamentali: è incredibile pensare
come già solo tre o quattro concetti siano in grado, da soli, di aumentare drasticamente la
qualità del proprio lavoro e, al tempo stesso, ridurre notevolmente il tempo di redazione dei
documenti. Si è scelto, quindi, di focalizzarsi su tali concetti, lasciando al lettore la libertà di
approfondire autonomamente tutti gli altri;
–
descrivere tali concetti in quanto tali e non in funzione di un determinato
applicativo: a causa di fenomeni sociali e di mercato, che non è certo il caso di
approfondire in queste pagine, oggigiorno è purtroppo diventata una consuetudine quella di
sostituire alla terminologia corretta (Elaboratore Testi, Foglio Elettronico) il nome del più
diffuso applicativo. Tale pratica è particolarmente deplorevole, soprattutto li dove l'uso di
4
Il web è pieno di risorse in tal senso, principalmente disponibili in lingua inglese ma, recentemente, anche in lingua
italiana. Una guida introduttiva, gratuita, liberamente scaricabile dalla rete e distribuibile è disponibile on-line
all'indirizzo: http://dazero.sourceforge.net
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tali applicativi viene effettuato in modo illegale ossia senza detenerne la relativa licenza
d'uso. Si è scelto, quindi, di introdurre quei pochi concetti fondamentali in modo avulso dai
singoli applicativi e, li dove un riferimento concreto era necessario, si è scelto di utilizzare
gli applicativi della suite OpenOffice5.
Tutto ciò premesso, nella parte restante di questo capitolo ci occuperemo di Office-Automation
e, in particolare di:
–
Elaborazione Testi (o “Word Processing”);
–
Utilizzo di Fogli di Calcolo (o “Spreadsheet”);
ed infine, sebbene non strettamente legato all'Office-Automation, tratteremo di
Posta Elettronica.
–
2 Elaborazione Testi
2.1
Introduzione
Con il termine “Elaboratore Testi” o, in inglese, “Word Processor” ci si riferisce ad una
applicazione che agevola la redazione di documenti di testo strutturato.
Nel corso degli ultimi decenni l'elaboratore testi si è progressivamente sostituito alla penna in
molti contesti della vita quotidiana e delle attività d'ufficio. Essendo a tutti gli effetti una
applicazione e, quindi, qualcosa che non presenta una componente fisica tangibile, questo suo
carattere immateriale ne ha consentito una diffusione più che capillare, addirittura eccessiva.
Oggigiorno è sempre più difficile trovare personal-computer sui quali non ci sia installato un
certo elaboratore testi6: tutti ce l'hanno e, prima o poi, lo utilizzeranno, anche senza
conoscerne i principi fondamentali di utilizzo. Se da un lato nessuno acquisterebbe una
macchina da scrivere elettronica da qualche migliaio di euro per scrivere il proprio curriculumvitae, dall'altro è costantemente crescente il numero il coloro che scrivono documenti da dieci
righe con strumenti di gran lunga più complessi della più sofisticata macchina da scrivere
elettronica.
È fondamentale, quindi, capire esattamente quando un certo strumento informatico o una certa
applicazione sia più o meno adatto a risolvere un determinato problema. Nel caso dei moderni
elaboratori di testo, per capire quando tale elaboratore può essere utile (o meno) nella
redazione del nostro documento, è fondamentale chiarire il concetto di “testo strutturato” che
non a caso è stato riportato proprio nella definizione di Elaboratore di Testo.
Pur essendo difficile fornire una definizione formale di Testo Strutturato, possiamo dire che un
documento di testo è strutturato se è caratterizzato dalla presenza di paragrafi, blocchi di testo
ed elementi accessori (figure, tabelle, note a pie' di pagina, etc.) impaginati in modo da fornire
al documento stesso un ordine logico delle varie parti che lo compongono.
Questo capitolo, e verosimilmente il libro che lo include, è strutturato in termini di capitoli,
paragrafi, testo. Il testo vero e proprio, quello che state leggendo, è racchiuso in paragrafi che,
a loro volta, fanno parte di un capitolo. L'insieme dei capitoli determina il libro, ossia il
documento finale complessivo.
Esempi di altri testi strutturati, con diversi livelli di complessità, possono essere:
–
Lettere private e commerciali: si pensi alle lettere comunemente scritte in tutti gli uffici,
5
OpenOffice è una suite di Office-Automation liberamente scaricabile da internet, totalmente gratuita, compatibile
con le principali suite di mercato, disponibile anche in lingua italiana ed in grado di funzionare su tutti i principali
sistemi operativi
6
Anche se può sembrare banale o ovvio, è opportuno ribadire che è altrettanto difficile trovare utenti di tale
applicativo che ne detengano una regolare licenza d'uso. Questa tendenza all'illegalità diffusa che, specialmente
nei contesti scolastici ed universitari diventa una sorta di “istigazione al reato” da parte di alcuni docenti nei
confronti dei propri studenti, è qualcosa di estremamente lontano da quella che si definisce “Società Civile” o
“Stato di Diritto”.
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oppure alle lettere spedite a parenti ed amici. Si tratta di documenti semplici che
tipicamente presentano una struttura fatta da una intestazione, dal testo del documento
diviso in più paragrafi, da una parte finale (tipicamente, la firma del mittente ed eventuali
post-scriptum).
–
Offerte commerciali: si pensi ad una offerta relativa a una pluralità di prodotti dove, oltre
all'intestazione, è presente un paragrafo descrittivo di ogni prodotto, generalmente seguito
dall'indicazione del prezzo di tale prodotto. In fondo al documento, all'interno di un
paragrafo ad-hoc, è generalmente riportato l'importo complessivo dell'offerta.
–
Curriculum Vitae: si pensi ad un comune curriculum che raggruppa, in sezioni diverse, i
dati anagrafici, i titoli di studio, le esperienze lavorative, etc.
–
Manuali d'uso: si pensi al manuale di una lavatrice, di un lettore DVD o di un moderno TV
LCD, dove sono chiaramente riportate, in sezioni apposite, indicazioni sulla installazione,
sulla programmazione, sull'utilizzo, etc.;
–
Relazioni e Tesi di Laurea: si tratta di documenti relativamente complessi, tipicamente
formati da vari capitoli divisi in paragrafi, eventualmente suddivisi a loro volta in
sottoparagrafi in modo molto simile al testo che state leggendo.
È evidente che nelle attività quotidiane si incontrino non soltanto documenti strutturati.
Esistono, infatti, una serie di altri documenti (foto, progetti tecnici, disegni) che tipicamente
non presentano alcuna struttura. E' altresì evidente, inoltre, che i documenti strutturati
possono presentare strutture più o meno complesse: si pensi, ad esempio, ad un quotidiano o
ad una moderna rivista settimanale, la cui struttura è decisamente più complessa non solo del
nostro curriculum-vitae ma anche di questo stesso capitolo.
In particolare, ipotizzando di classificare tutti i documenti in:
–
Documenti “Normali”: ci riferiamo a lettere, offerte, curriculum, semplici tesine perlopiù
testuali, semplici volantini, ossia a documenti di testo che presentano una struttura
semplice
–
Documenti “Scientifici”: si pensi ad una tesi di laurea in matematica, o in chimica o
fisica, dove oltre al testo sono preponderanti informazioni non specificatamente testuali
(formule matematiche, simboli greci o matematici in genere) e dove vi è necessità di
allineare e dimensionare opportunamente gli elementi di testo (si pensi alle formule
chimiche, come H2SO4 caratterizzate da apici e pedici riportati più in alto o più in basso
della riga di testo). Pur presentando una struttura del solo testo relativamente semplice, la
presenza di informazioni non testuali e la loro importanza rispetto al contenuto dell'intero
documento, rendono quest'ultimo particolarmente complesso;
–
Brochure sofisticate, riviste, giornali: già solo sfogliando un comune settimanale o un
quotidiano ci si rende facilmente conto che gli articoli che lo compongono e la presenza di
elementi grafici (foto, impaginazione, allineamento, orientamento del testo, effetti grafici
applicati al testo) rendono la struttura nel suo insieme particolarmente complessa;
–
Documenti “non di testo”: riferendosi a foto, mappe, progetti tecnici, è facile intuire
come essi, in quanto tali, non presentano alcun tipo di struttura testuale.
A valle di questa seconda classificazione, riportiamo il primo concetto fondamentale:
Fra le varie tipologie di documenti (strutturati e non) solo alcune
possono essere efficacemente create con un Elaboratore di Testo.
In particolare, un Elaboratore di Testi è in grado di agevolare in modo
significativo la stesura di documenti “normali” o che, comunque,
presentino una struttura del testo che potremmo definire “semplice”.
Per la stesura delle altre tipologie di documenti, l'impiego di un
Elaboratore Testi è fortemente sconsigliato!
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Si faccia attenzione a non associare la complessità di una struttura di un documento con la
lunghezza del documento stesso. E' perfettamente possibile avere:
–
documenti lunghi, ma semplici: si pensi ad un libro di 500 pagine, diviso in 10 capitoli e
senza una ulteriore suddivisione in paragrafi;
–
documenti brevi, ma complessi: si pensi ad un volantino la cui realizzazione e stampa sia
stata affidata ad una azienda specializzata in comunicazione, oppure alle comuni brochure
delle aziende particolarmente attente alla propria immagine.
E' verosimile che in futuro più o meno lontano l'utente di un PC sia perfettamente in grado di
“riconoscere” ed “identificare” la tipologia di documento che intende redigere. A quel punto
risulterà assolutamente naturale, quasi istintivo, decidere se utilizzare la versione 2100 di un
certo elaboratore testi oppure se cercare, o utilizzare, uno strumento alternativo. Oggigiorno,
però, le cose stanno in modo leggermente diverso: l'utente, che oltre ad essere ignaro delle
caratteristiche dello strumento, sottovaluta la complessità strutturale del documento da
redigere, come primo passo avvia l'elaboratore testi e poi, senza alcuna riflessione preliminare,
inizia a scrivere il suo documento. Se è breve e semplice, non ci saranno problemi ma... non
appena la lunghezza supera le 3, 4 pagine, i primi problemi (di impaginazione... e di struttura)
iniziano a manifestarsi.
Così come siamo tutti perfettamente in grado di decidere oggi se per trasportare una comune
lettera dovremo utilizzare una moto oppure un autoarticolato, allo stesso modo dovremmo
imparare a scegliere fra:
–
un elaboratore di testi “di base”: per realizzare documenti semplici e brevi;
–
un elaboratore di testi “avanzato”: per realizzare documenti strutturati in modo
semplice o leggermente complesso, che presentano anche un numero rilevante di pagine;
–
uno strumento di Desk-Top-Publishing: per realizzare documenti che presentano una
struttura complessa e/o che siano caratterizzati da elementi grafici di rilievo;
–
uno strumento per la redazione di testi scientifici: per realizzare documenti matematici,
fisici, chimici, o comunque li dove il ruolo giocato da formule e simboli è chiave;
–
altri strumenti: per la realizzazione di schemi, mappe, disegni, grafici ed altre entità che
presentano, come preponderante, l'informazione non testuale.
Figura 2: Mappa della metropolitana di Madrid
Figura 1: Documento strutturato (prime due pagine)
La scelta dello strumento rappresenta un passo fondamentale per la massimizzazione dei
benefici derivanti dall'uso di un PC e, allo stesso tempo, per minimizzare i rischi di allungare i
tempi di realizzazione.
Analizzando, ad esempio, le due figure 2 e 1, è senza dubbio corretto affermare che entrambi i
relativi documenti possono essere visti come l'insieme di elementi testuali ed elementi grafici.
Tuttavia mentre nel secondo caso la disgiunzione di tali elementi e, in particolare,
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l'eliminazione di tutti gli elementi grafici (il logo, le linee, gli sfondi, il grassetto, gli
allineamenti) consentirebbe ugualmente la lettura e la comprensione del testo, nel primo caso
ciò non accade: senza i diversi colori le linee della metropolitana sarebbero indistinguibili,
senza le linee sarebbe impossibile elaborare i percorsi di interesse.
Tornando al tema della scelta dello strumento, sebbene sia tecnicamente possibile utilizzare il
più diffuso elaboratore testi per realizzare la figura 2, tale scelta risulterebbe profondamente
negativa: il tempo necessario risulterebbe di gran lunga maggiore a quello necessario a cercare
uno strumento adatto allo scopo, impararne i principi di funzionamento, utilizzarlo per ottenere
il risultato.
La figura 1, inoltre, ci da un ulteriore spunto per parlare di “struttura”. E' evidente, infatti, che
pur non riuscendo a leggere quasi nulla di quello che vi è scritto, si riesce facilmente a
percepirne la strutture in tre paragrafi, la presenza di un pie' di pagina su tutte le pagine, la
caratterizzazione grafica di tutti i titoli (centrati, in grassetto e su sfondo grigio). Tali aspetti,
appunto, costituiscono ed evidenziano esattamente quel concetto di struttura che, con qualche
difficoltà, si sta cercando di introdurre.
Abbiamo già accennato che l'obiettivo di questo documento è quello di approfondire alcuni
concetti evitando di focalizzarsi su un singolo applicativo. Tuttavia, al fine di consentire una più
agevole comprensione da parte del lettore, nel presentare tali concetti verrà fatto riferimento ai
due principali elaboratori di testo che, ad opinione dello scrivente, caratterizzano il mercato
attuale delle suite di Office Automation: Microsoft Word e OpenOffice Writer.
Microsoft Word
OpenOffice Writer
–
E' un pezzo della suite Office
–
E' un pezzo della suite “OpenOffice”
–
E' un software “proprietario” che, in
quanto tale, NON può essere copiato
e ridistribuito;
–
E' un software “Open Source” che, in
quanto tale, PUO' essere copiato e
ridistribuito;
–
Ha un costo di licenza dell'ordine delle
diverse centinaia di euro
–
E' gratuito e si scarica da internet sul
sito http://www.openoffice.org
–
E' uno strumento particolarmente
sofisticato
–
E' uno strumento particolarmente
sofisticato
–
Utilizzarlo a fini commerciali senza
detenerne la relativa licenza d'uso è un
REATO PENALE.
–
Si può utilizzare per qualunque scopo
(anche commerciale);
–
E' disponibile anche per Windows ed in
lingua italiana
Tabella 1: OpenOffice Writer e Word: caratteristiche a confronto
2.2
OpenOffice: la suite liberamente utilizzabile e scaricabile da internet
Sebbene possa risultare difficile da credere, per la stragrande maggioranza degli utenti questi
due oggetti sono, dal punto di vista delle funzionalità offerte e delle capacità elaborative,
assolutamente equivalenti. Questo capitolo, almeno così come è stato concepito dall'autore e
trasmesso all'editore, è stato interamente scritto utilizzando OpenOffice Writer senza per
questo rinunciare a nessuna caratteristica particolare: testo, tabelle, immagini, note a pie' di
pagina, formattazione grafica. Tutte le caratteristiche necessarie ad impaginare un testo di
media complessità sono perfettamente disponibili in OpenOffice Writer.
OpenOffice Writer, lo si ribadisce, è liberamente scaricabile da Internet senza per questo
commettere alcun tipo di reato. Tra l'altro è completamente gratuito. Questi due aspetti lo
rendono particolarmente adatto in tutti i contesti dell'insegnamento, ossia li dove proporne (o
imporne...) l'adozione da parte dei docenti nei confronti dei rispettivi studenti significa non
costringere questi ultimi a sostenere costi rilevanti o, peggio ancora, ad istigarli a commettere
un reato.
OpenOffice Writer e, più in generale, una vastissima altra serie di applicativi Open Source, si
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discostano in modo netto da quella realtà che attribuisce la qualità di un prodotto al rispettivo
prezzo. Sono molti, infatti, a pensare che la gratuità di OpenOffice implichi un livello qualitativo
inadeguato alle proprie esigenze.
La realtà è ben diversa e si ritiene opportuno evidenziare che questa “regola” che tende ad
associare i concetti di prezzo e qualità è una regola applicabile sicuramente al contesto dei
beni “materiali”. Tuttavia OpenOffice, ed il software in genere, appartiene al mondo
“immateriale”, ossia a quel mondo i cui costi di duplicazione e distribuzione sono infinitesimi,
praticamente inesistenti, rispetto alla difficoltà di realizzazione.
Una trattazione dettagliata di questi temi esula sicuramente dagli obiettivi di questo
documento ma prima di chiudere questa parentesi, però, si invita il lettore a riflettere su questi
due aspetti:
1. l'autore di questo documento utilizza, ormai da quasi sette anni, esclusivamente
software Open Source e, in particolare OpenOffice;
2. verificare in prima persona la veridicità di quanto asserito rispetto alla validità del
prodotto OpenOffice, è una operazione che non costa niente in termini di euro, e
pochissimo in termini di tempo (non più di 10, 15 minuti). Un investimento che è
decisamente alla portata di tutti7.
Come si è accennato in precedenza, nel prosieguo di questo documento verrà dato per
scontato, da parte del lettore, un livello minimo di competenze informatiche e di elaborazione
testi. In particolare creazione, modifica e salvataggio di un documento; utilizzo di caratteri
maiuscoli, minuscoli, dei margini e delle tipologie di allineamento (centrato, sinistro, destro);
formattazione del testo a livello di grassetto, corsivo, tipo di carattere; stampa di un
documento e visualizzazione della relativa anteprima.
Ci soffermeremo, invece, dettagliatamente sui seguenti concetti:
–
utilizzo dei tabulatori per l'allineamento verticale del testo;
–
utilizzo degli stili per la corretta gestione della struttura e dell'impaginazione grafica di un
documento;
–
gestione dell'indice automatico.
Una buona padronanza di questi tre concetti consentirà all'utente di ridurre drasticamente i
tempi di sviluppo e di modifica dei propri documenti, in particolar modo della propria tesi di
laurea, ed un sensibile miglioramento della qualità grafica del documento creato.
2.3
I tabulatori
I tabulatori consentono di allineare verticalmente diversi elementi di testo distribuito su più
righe. Tale allineamento, inoltre, viene effettuato garantendo sempre la massima precisione.
Analizzando il testo riportato nella figura 3 è facile riscontrare che alcune parole sono
perfettamente allineate su delle ipotetiche linee verticali. Per meglio visualizzare tali
allineamenti, in figura 4 sono state riportate, oltre al testo, quattro indicazioni che evidenziano
chiaramente:
–
una serie di parole allineate a destra (Iron Maiden, Beatles, Vasco Rossi, REM, U2, Pink
Floyd, Enigma);
–
una serie di parole allineate a sinistra (Hard Rock, Anni 60/70, Pop anni 80/90/2000, Rock,
Rock, categoria a se ;-), new-age);
7
Per il download di OpenOffice ci si può riferire al sito ufficiale, www.openoffice.org, sia alla raccolta “The Open CD”,
disponibile anche in lingua italiana, che raccoglie, oltre ad OpenOffice, anche una lunga serie di altri applicativi
“Open Source” che possono risultare utili nelle attività quotidiane
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Figura 3: Esempio di allineamenti verticali
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Figura 4: Allineamenti verticali e relative tipologie
–
una serie di parole perfettamente allineate al centro (Rock, Country, Heavy-Metal, Pop, Acid
Jazz)
–
una serie di cifre allineate rispetto alla virgola decimale (300; 12,51; 5,29; 1,130)
A scanso di equivoci va subito detto che per allineare le parole così come riportato nelle figure
precedenti NON si è utilizzato lo spazio ma, piuttosto, un certo numero di tabulatori.
Esistono diversi tipi di tabulatori ma, per i nostri scopi, è sufficiente analizzarne i principali
quattro:
–
tabulatore destro: viene utilizzato per gestire gli allineamenti a destra;
–
tabulatore sinistro: viene utilizzato per gestire gli allineamenti a sinistra;
–
tabulatore centrato: viene utilizzato per gestire gli allineamenti al centro;
–
tabulatore decimale: viene utilizzato per allineare valori numerici in corrispondenza del
separatore decimale.
E' utile segnalare come i tabulatori non rappresentino una novità assoluta nel panorama
dell'elaborazione testi. Già le macchine da scrivere meccaniche, ed anche quelle di fascia
medio-bassa, prevedevano l'esistenza del solo tabulatore sinistro che poteva essere “fissato”
sul carrello attraverso un apposito perno che facevano in modo di bloccare lo scorrimento del
carrello da destra a sinistra proprio in corrisponde di tale perno. Una volta bloccato in tale
posizione, era possibile continuare a scrivere con la certezza che le righe successive potevano
essere allineate in modo analogo avendo cura di utilizzare il tabulatore fissato.
Nell'ambito dei moderni elaboratori di testo, i perni meccanici sono stati sostituiti da opportuni
simboli che vanno posizionati sul righello.
Figura 5: Righello con indicazione dei margini e di quattro tabulatori
Il righello, rappresentato in figura 5, è solitamente visualizzato al di sopra dell'area riservata al
documento, subito sotto la barra dei menù ed il pannello dei bottoni. La sua funzionalità è
quella di mostrare all'utente la configurazione attuale del documento in termini di margini
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sinistro e destro e di presenza di eventuali tabulatori. Il righello, inoltre, riporta un'indicazione
visiva della larghezza del documento, tipicamente espressa in centimetri.
Nel righello visualizzato in figura si vede chiaramente come il margine sinistro del nostro
documento è a circa due centimetri dal bordo sinistro del foglio. Analogamente il margine
destro, evidenziato in prossimità di 17 cm, è a circa due centimetri dal bordo destro del foglio.
Il righello, inoltre, visualizza la presenza di un tabulatore sinistro a circa 3,2 cm dal margine
sinistro, un tabulatore centrato ad 8 cm, un tabulatore decimale a 10,7 ed un tabulatore destro
a 15,8 cm.
In figura 6 sono riportati i simboli associati ai quattro tipi di tabulatori specificati.
Figura 6: Simbologia dei vari tipi di tabulatori
Ritornando agli allineamenti mostrati nelle figure 3 e 4, è immediato osservare come gli
allineamenti evidenziati in figura 4 corrispondano esattamente ad un tabulatore fissato sul
righello.
Figura 7: Tabulatori in azione
Senza interventi espliciti da parte dell'utente, il righello non contiene alcun tabulatore
personalizzato. Per impostarli, è necessario procedere in due passaggi:
–
selezionare il tipo di tabulatore da inserire: la scelta viene effettuata cliccando
ripetutamente sul simbolo di tabulatore riportato a sinistra del righello, nella zona
evidenziata da un cerchio in figura 5;
–
una volta visualizzato il tabulatore di interesse, è sufficiente cliccare sul righello in
prossimità del punto dove si vuole impostare tale tabulatore.
Le operazioni sopra descritte consentono di impostare i punti di tabulazione, ossia definire, sul
righello, le posizioni nelle quali si vuole allineare il testo del documento.
Resta da capire, quindi, come fare, durante la scrittura del testo, per allineare una determinata
parola al punto di tabulazione desiderato.
Analogamente alle normali lettere dell'alfabeto, ognuna delle quali è rappresentata da un
opportuno tasto sulla tastiera, anche per l'“allineamento al tabulatore” è presente un apposito
tasto. Esso prende il nome di “tasto di tabulazione” ed in tutte le tastiere si trova sempre a
sinistra del tasto 'Q'. La figura 8 mostra la dislocazione del tasto su una tastiera di un notebook.
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Figura 8: Il tasto di tabulazione, a sinistra del tasto 'Q'
Quando il tasto di tabulazione viene premuto, il cursore “salta” orizzontalmente fino ad
allinearsi alla linea verticale determinata dal successivo tabulatore presente alla sua destra. A
quel punto, se il tabulatore è un tabulatore sinistro, il testo scritto scorrerà regolarmente verso
destra. Viceversa, se il tabulatore è un tabulatore destro, il testo scritto scorrerà verso sinistra,
proprio per garantire l'allineamento a destra al tabulatore. Se il tabulatore è centrato, il testo si
distribuirà contemporaneamente a destra ed a sinistra per garantire la centralità rispetto al
tabulatore.
Nonostante l'utilizzo dei tabulatori non risulti particolarmente complesso, moltissimi utenti
preferiscono risolvere i problemi di allineamento mediante il carattere di spaziatura. Se
inizialmente i due approcci possono sembrare simili, le loro differenze risultano
immediatamente evidenti sia in fase di stampa che di modifica del documento stesso.
A grandi linee, possiamo senz'altro affermare che le differenze fondamentali fra i due approcci
(spazi vs. tabulatori) sono:
–
impossibilità, con gli spazi, di allineare “perfettamente”: ciò è causato dal fatto che la
pressione del carattere spazio genera un piccolo salto verso destra. Di conseguenza, la
parola da scrivere può essere allineata o in corrispondenza della parte sinistra di tale salto,
oppure della parte destra. Se è necessario allineare la parola in corrispondenza di un punto
dislocato all'interno di tale salto, è evidente che ciò non può essere ottenuto. Con i
tabulatori, invece, il cursore viene sempre posizionato in prossimità del punto di tabulazione
ed è esattamente in quel punto che la parola viene allineata;
–
le eventuali modifiche apportate al testo alterano tutti gli allineamenti generati con gli
spazi. Viceversa, le stesse modifiche non alterano in alcun modo gli allineamenti ottenuti
con i tabulatori.
Un ulteriore aspetto di cui è possibile tener conto è quello che il tabulatore è associato al
paragrafo nel quale viene fissato. Senza entrare nei dettagli della definizione di paragrafo8, è
importante sapere che paragrafi diversi possono presentare tabulatori fissati in posizioni
diverse. Di conseguenza, se è necessario cambiare il posizionamento di un tabulatore utilizzato
per l'allineamento di parole su più paragrafi, è necessario prima selezionare le righe di tali
paragrafi e poi spostare l'indicatore di tabulazione sul righello. Se lo spostamento venisse
effettuato senza la preventiva selezione di tutte le righe, la nuova posizione del tabulatore
risulterebbe associata solo alla riga di testo corrente; le altre continuerebbero a presentare il
tabulatore nella precedente posizione.
Abbiamo già accennato al tasto di tabulazione, ossia a quel tasto la cui pressione genera il
salto del cursore in corrispondenza del successivo tabulatore posto sul righello. Abbiamo anche
detto che uno spostamento simile, ma con effetti profondamente diversi, potrebbe essere
ottenuto mediante la ripetuta pressione del tasto di spaziatura. Il problema che ci apprestiamo
ad affrontare è quello di capire, data la semplice visualizzazione a video di un documento, se
un certo allineamento è stato ottenuto mediante la pressione del carattere di spaziatura
oppure mediante l'impiego dei tabulatori. E' evidente, infatti, che né lo spazio, né il tabulatore,
lasciano una traccia visibile sul documento. Essi, in altri termini, fanno parte dei cosiddetti
“caratteri non stampabili”, ossia entità che sebbene siano presenti nel documento, non
lasciano alcuna traccia nel documento stampato, ma servono unicamente a distanziare,
allineare, posizionare, distribuire le varie parole del testo.
Tutti i moderni elaboratori di testo offrono una funzionalità di “visualizzazione dei caratteri non
stampabili”. Attivando tale funzionalità, i caratteri non stampabili vengono immediatamente
8
In questo contesto, per paragrafo si intende il blocco di testo racchiuso fra due ritorni a capo
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visualizzati a video con una simbologia che permette di distinguere spazi, tabulatori, ritorni a
capo e diversi altri caratteri.
La figura 9 riporta un dettaglio relativo ai caratteri non stampabili. Nella parte sinistra è
rappresentato un documento che, nell'ultima riga, riporta la scritta “Here we should write
something”. Soltanto sulla base di tale visualizzazione, non riusciamo a sapere se a sinistra
della parola “Here” ci sono spazi o tabulatori.
Abilitando la visualizzazione dei caratteri non stampabili, l'elaboratore testi aggiunge, a quanto
già visualizzazione, i simboli evidenziati nella parte destra della figura 9. In particolare vengono
rappresentati:
–
un simbolo
¶ (una sorta di 'q') per ogni ritorno a capo;
–
un simbolo
· (un puntino al centro della riga) per ogni spazio;
–
un simbolo  (una freccia verso destra) per ogni allineamento a tabulatore
Tali simboli rendono evidente il fatto che davanti ad “Here” ci sono due tabulatori. Inoltre,
sempre grazie alla visualizzazione dei caratteri non stampabili, scopriamo che fra la riga “2.2.
Previous...” e la riga “Here...” ci sono quattro righe vuote. Di tali quattro righe va notato,
inoltre, come mentre la prima, la terza e la quarta risultano allineate al margine sinistro
dell'area di scrittura, la seconda presenta un rientro a destra che non è stato generato né da
spazi né da tabulatori. In altri termini, per la sola seconda riga vuota è stato definito un
margine sinistro diverso dalle altre tre.
Figura 9: Visualizzazione dei caratteri non stampabili
L'ultimo aspetto che si ritiene opportuno introdurre relativamente ai tabulatori è quello relativo
ai caratteri di riempimento. Una volta familiarizzato con l'uso dei tabulatori, risulterà chiaro il
concetto di “salto” determinato dal carattere di tabulazione per l'allineamento ai vari punti di
tabulazione. Tale salto, che in quanto tale non lascia alcuna traccia sul documento stampato,
può essere sostituito da un cosiddetto “carattere di riempimento”, ossia un carattere che
l'elaboratore testi distribuisce uniformemente lungo tutto il tratto coperto dal salto determinato
dall'allineamento al tabulatore.
Questo aspetto consente una realizzazione particolarmente curata di elenchi che presentano
informazioni testuali e numeriche (es.: listini prezzi, menù, etc.).
Arrosticini..................................:
Friselle sponzate.......................:
Pollo alla brace..........................:
Riso alla cantonese...................:
€
€
€
€
0,50
1,50
12,00
8,50
Figura 10: Impiego dei caratteri di riempimento
Si noti, in figura 10, l'assoluta precisione dell'allineamento verticale dei caratteri ':', del simbolo
€ e dei prezzi. Tali allineamenti sono stati ottenuti mediante:
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–
l'impiego di un tabulatore sinistro, utilizzato per allineare i simboli di ':', configurato in modo
da presentare il punto come carattere di riempimento;
–
l'impiego di un tabulatore (destro, ma sarebbe stato equivalente utilizzarne uno sinistro
oppure uno centrato) utilizzato per allineare il solo simbolo di €;
–
l'impiego di un tabulatore decimale per allineare i valori numerici.
Per definire il carattere di riempimento relativo ad un determinato tabulatore è sufficiente fare
doppio-click sul simbolo del relativo tabulatore presente sul righello del documento. Tale azione
visualizzerà un'immagine simile a quella riportata in figura 11 dove, nella parte bassa, è
possibile scegliere fra vari caratteri di riempimento che verranno utilizzati in corrispondenza del
tabulatore riportato nella posizione evidenziata a sinistra.
Figura 11: Tabulatori e caratteri di riempimento
L'impiego dei tabulatori come sopra descritto consente:
–
di aggiungere/togliere/modificare le descrizioni delle pietanze, senza rovinare
l'allineamento;
–
di modificare i prezzi, senza rovinare l'allineamento;
e, sopratutto:
–
di stampare il documento avendo la garanzia assoluta che tale stampa presenterà un testo
con informazioni perfettamente allineate.
Concludiamo questa sezione segnalando che è abbastanza complesso descrivere in dettaglio il
funzionamento dei tabulatori. Viceversa, una volta noti i principi di funzionamento fin qui
enunciati, saranno sufficienti pochi minuti davanti ad un PC ed ad un qualsiasi elaboratore di
testi per sperimentare in prima persona quanto fin qui descritto e beneficiarne nella redazione
dei propri documenti in termini di migliore qualità e minore tempo di elaborazione.
2.4
Gli stili
Gran parte dei documenti di testo con cui abbiamo a che fare quotidianamente possono essere
visti come l'unione di due componenti distinte:
–
TESTO: quando parliamo di testo ci riferiamo al testo puro, ossia a quella sequenza di
caratteri e segni di interpunzione che costituiscono il documento che abbiamo davanti.
Ascoltare qualcuno che legge un documento significa percepirne esattamente il testo, e
solo quello, contenuto nel documento che ci viene letto;
–
GRAFICA: la grafica rappresenta tutta quell'informazione non testuale che è generalmente
presente nei documenti e che è determinata dall'uso di grassetti, di allineamenti particolari,
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di caratteri di grandezza differente, di margini particolari, di riquadri, etc. In altri termini, da
tutti quegli aspetti che contribuiscono a dare al testo un certo aspetto grafico.
In figura 12 è riportato un documento di testo puro. Come si vede facilmente, il documento
contiene solo ed unicamente del testo, senza alcuna caratteristica grafica. Nonostante
l'assenza di una particolare “formattazione grafica”, si riesce a percepire una struttura in
capitoli e paragrafi.
Figura 12: Esempio di testo "puro"
Figura 13: Esempio di testo "con grafica"
La figura 13, invece, riporta un documento di testo “formattato”, ossia un documento che oltre
al testo presenta un certo numero di caratteristiche grafiche. Il titolo del paragrafo 1.5, ad
esempio, è riportato in grassetto; il titolo del secondo capitolo è riportato centrato e con un
carattere più grande rispetto al resto del documento.
La grafica, nei documenti di testo, gioca un ruolo molto importante. Non è immediato, infatti,
notare che il testo riportato riportato nei documenti delle figure 12 e 13 è esattamente lo
stesso: l'unica differenza fra i due documenti è determinata da come il testo viene
rappresentato graficamente.
La formattazione grafica, in altri termini, fornisce al documento di figura 13 un aspetto che lo fa
apparire profondamente diverso da quello di figura 12 anche se il contenuto, il testo, appunto,
è esattamente lo stesso.
Ma come si è arrivati alla possibilità di produrre documenti di testo graficamente formattati? La
risposta a questa domanda ci consentirà di fare alcune riflessioni rispetto all'utilizzo che
comunemente (...ed erroneamente) viene fatto dei moderni Elaboratori di Testo.
L'era della scrittura meccanica “di massa”, possiamo dire che inizia con la disponibilità delle
prime macchine da scrivere. Si tratta di oggetti che permettevano, con un complesso
meccanismo di leve, di trasformare la pressione sui tasti di una tastiera, in un movimento di un
piccolo oggetto metallico, chiamato martelletto ed alla cui estremità era inciso il carattere
desiderato, che colpiva il foglio e, grazie ad un nastro appositamente impregnato di inchiostro,
stampava il carattere sul foglio stesso.
E' evidente che tale principio di funzionamento consentiva esclusivamente la scrittura di “testo
semplice”, ossia di tutti e soli quei caratteri che erano incisi all'estremità dei vari martelletti.
Non vi era la possibilità di stampare caratteri di tipo diverso, di stampare caratteri in grassetto,
in corsivo o di dimensione maggiore o minore rispetto a quella prevista dalle incisioni sui
martelletti.
Le uniche concessioni grafiche che una macchina da scrivere offriva all'utilizzatore erano
costituite:
–
dai tabulatori, che attraverso appositi perni meccanici venivano fissati sul rullo della
macchina e che consentivano di posizionare rapidamente il carrello in corrispondenza di tali
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perni, generando a tutti gli effetti un allineamento a sinistra del testo che si stava per
scrivere;
–
dal carattere “spazio” che permetteva di scrivere in modo “centrato”, previo opportuno
esercizio matematico atto a calcolare la quantità di spazi necessari prima del testo da
scrivere.
I modelli più costosi di macchina da scrivere, offrivano caratteristiche avanzate quali:
–
possibilità di scrivere il testo in colori diversi, tipicamente attraverso l'impiego di un nastro
“multicolore” e di un opportuno meccanismo che permetteva di selezionare quale parte del
nastro, e quindi quale colore, interporre fra il martelletto ed il foglio di carta;
–
possibilità di utilizzare caratteri diversi, ma limitatamente a quelle macchine da scrivere
(elettriche) che al posto dei martelletti, impiegavano le cosiddette “margherite”.
Di fatto, la complessità necessaria per applicare al testo anche solo una minima formattazione,
ed il costo delle macchine da scrivere che offrivano caratteristiche appena più sofisticate,
inducevano l'utente a produrre quasi esclusivamente documenti di solo testo, senza alcuna
formattazione grafica.
La comparsa delle prime stampanti “ad aghi” ha radicalmente cambiato questo scenario.
Grazie a 9 piccoli aghi disposti verticalmente e controllati da un delicato e velocissimo circuito
elettrico in grado di movimentare ogni ago indipendentemente dagli altri alla stessa stregua
del martelletto di una macchina da scrivere, le stampanti erano in grado di stampare non solo il
singolo puntino di un singolo ago, ma tutte quelle figure che era possibile approssimare proprio
attraverso i 9 aghi predisposti nella testina della stampante.
Nel giro di poco tempo le stampanti divennero in grado di stampare caratteri in corsivo, in
grassetto, ed anche di dimensioni diverse.
La centralità dell'ago nei processi di stampa, tuttavia, non passava inosservata da parte di
tutte quelle persone che necessitavano di una qualità di stampa elevata (grafici, designer,
tipografi, etc.). Per queste persone la stampa “ad aghi” era semplicemente “di bassa qualità”.
Viceversa, in quelle realtà che necessitavano di elevati volumi di stampa come, ad esempio, gli
uffici amministrativi delle aziende, dove si stampavano bolle, fatture, contabilità, ricevute, etc.,
le stampanti ad aghi trovarono la loro collocazione ideale.
Più recentemente, all'inizio degli anni 90, la tecnologia ha consentito di sostituire all'ago delle
stampanti ad aghi, un raggio laser o, in alternativa, un getto d'inchiostro sparato da
un'apposita testina. Le stampanti che utilizzavano tali tecnologie, rispettivamente “stampanti
laser” e “stampanti a getto d'inchiostro”, hanno via via visto ridursi il prezzo d'acquisto fino ad
arrivare all'attuale periodo storico per vedere nei comuni centri commerciali delle stampanti a
getto d'inchiostro che, a fronte di un costo d'acquisto di circa 30/35 euro, permettono di
stampare con un getto d'inchiostro così piccolo da poterne distinguere più di 100 in un singolo
centimetro.
Con una dimensione del singolo “puntino” così piccola, diventa difficile, ad occhio nudo, notare
la presenza di tali puntini.
Attualmente, con costi dell'ordine delle centinaia di euro è possibile acquistare stampanti che
riescono a stampare più di 500 punti in un singolo centimetro. Una dimensione talmente
piccola che per essere notata necessità di apposite lenti di ingrandimento.
A valle di questa piccola cronistoria delle tecnologie di stampa, possiamo senz'altro dire che se
prima la “formattazione” di un documento di testo era complessa e costosa, attualmente essa
risulta semplice ed a buon mercato.
E' esattamente per questo motivo che oggi gli utenti producono documenti caratterizzati da un
alto tasso di formattazione, documenti che somigliamo molto più a quello riportato in figura 13
e sempre meno a quello di figura 12. L'utente, in altri termini, tende a spendere sempre più
tempo a “sistemare” l'aspetto grafico del documento che sta scrivendo a discapito del testo
vero e proprio. Addirittura, a detta di chi scrive, si registra un “eccesso di formattazione” che se
non controllato a dovere rischia di ridurre drasticamente l'efficacia “informativa” del
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documento stesso.
Va detto, infatti, che la formattazione grafica di un documento di testo andrebbe
opportunamente predisposta al fine di agevolare, al lettore, la lettura del documento stesso.
Viceversa, se non gestita a dovere essa può facilmente produrre l'effetto contrario: rendere più
complessa la comprensione del testo.
La formattazione grafica viene tipicamente applicata al testo nel modo seguente:
1. si seleziona la parola o il gruppo di parole alle quali si vuole applicare una certa
formattazione (ed esempio, da scrivere in grassetto);
2. con il testo evidenziato, si clicca sul bottone relativo alla funzionalità desiderata;
3. si ripetono i passi 1 e 2 per ogni ulteriore gruppo di parole da formattare.
In figura 14 è schematizzato il processo appena descritto, limitatamente a tre titoli del
documento stesso.
Figura 14: Approccio tipico alla formattazione di un documento
Tale approccio, specialmente quando applicato a documenti più lunghi di qualche pagina, pone
l'utente davanti al problema di assicurare che informazioni “omologhe” del testo, come ad
esempio i titoli di tutti i capitoli, i titoli di tutti i paragrafi ed il testo stesso dei vari paragrafi,
vengano formattate allo stesso modo.
Pensando ad una ipotetica futura tesi di laurea, è immediato pensare che tutti i titoli di tutti i
capitoli debbano essere visualizzati graficamente allo stesso modo, con lo stesso carattere,
della stessa dimensione, e con lo stesso allineamento. Se così non fosse, infatti, il lettore
troverebbe difficoltà nel ricostruire mentalmente la struttura del documento stesso.
Stesse considerazioni si applicano per i titoli dei paragrafi e per ogni altro elemento strutturale
del documento (punti elenco, paragrafi evidenziati, didascalie, note a pie' di pagina, etc.)
In realtà, garantire che elementi omologhi del testo vengano formattati sempre allo stesso
modo è un'attività piuttosto complessa e nella stragrande maggioranza dei casi, specialmente
quando il documento è lungo più di qualche pagina, l'utente finisce per produrre un risultato
molto simile a quello di figura 16, dove si vede chiaramente come i titoli dei capitoli, i titoli dei
paragrafi ed addirittura il testo stesso è rappresentato graficamente in modi diversi.
In figura 17 riportiamo lo stesso documento di figura 16 ma questa volta formattato in modo
appropriato, ossia garantendo che gli elementi omologhi (titoli capitoli, titoli paragrafi, testo)
siano rappresentati graficamente sempre allo stesso modo.
In realtà il problema è ancora più complesso. L'approccio descritto in figura 14, infatti, non
esclude la possibilità di formattare correttamente un documento. Tuttavia un tale approccio
lascia aperta la porta ad un altro problema: prendendo come riferimento la figura 17, se dopo
aver speso del tempo ad assicurarci l'uniformità delle rappresentazioni grafiche, ci troviamo di
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Figura 15: Esempio d'uso degli stili per la modifica della formattazione grafica di un documento di testo
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fronte alla necessità di modificare la formattazione di alcuni elementi (ad esempio, eliminare lo
sfondo grigio dai titoli dei capitoli oppure diminuire la dimensione del titolo dei paragrafi o,
peggio ancora, sostituire il tipo di carattere del solo testo normale), sarebbe necessario ripetere
il ciclo “seleziona”“applica formattazione”“passa all'elemento successivo” per ognuno degli
elementi da cambiare. Nel caso dei titoli dei paragrafi, se ci troviamo di fronte ad un
documento di un centinaio di pagine, con un centinaio di paragrafi, vorrebbe dire effettuare un
centinaio di modifiche manuali.
E' chiaro che il problema ammette una soluzione diversa, più semplice, più rapida e, quindi, più
efficace.
Il concetto chiave che permette di risolvere perfettamente i problemi di formattazione di
documenti di testo strutturato è quello della separazione fra testo e grafica. In altri termini, se
si riesce a tenere disgiunti il testo vero e proprio dalla sua rappresentazione grafica, sarà
sempre semplice cambiare la grafica senza per questo intervenire sui singoli elementi di testo.
Figura 16: Utilizzo errato della formattazione
Figura 17: Utilizzo corretto della formattazione
Gli stili costituiscono lo strumento con il quale è possibile attuare la
separazione fra testo e grafica. OpenOffice Writer, ed il suo omologo
proprietario, li supportano sin dalle primissime versioni.
Prima di passare alla descrizione del funzionamento degli stili, è opportuno precisare che il
nome “stili” è attualmente utilizzato sia da Writer (OpenOffice), sia da Word. Alcune vecchie
versioni di Word utilizzavano un nome diverso (“modelli”), così come è possibile che altri
elaboratori di testo utilizzino termini differenti. Per evitare problemi, si invita il lettore ad
indagare brevemente fra i vari menù dell'elaboratore che sta utilizzando per scoprire,
autonomamente, qual'è la terminologia utilizzata da tale applicativo. Nel caso di OpenOffice
writer, comunque, si ribadisce che il termine è “stile”.
Se nell'esempio di figura 14 la formattazione era applicata con una serie di cicli
“seleziona”“applica formattazione”“passa all'elemento successivo”, con gli stili la
procedura da seguire è diversa. Anziché formattare ogni singolo elemento, si procede ad
associare a tale elemento la tipologia di contenuto che rappresenta. In altri termini, quando si
scriverà il titolo di un capitolo, si procederà ad indicare che tali parole rappresentano, appunto,
un “titolo”. Analogamente, quando si scriveranno i titoli dei vari paragrafi, ad ognuno di essi
verrà associato il concetto di “paragrafo” e così via.
In figura 18 è schematizzato il processo appena descritto.
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Va osservato come in questa fase si procede esclusivamente ad associare:
–
a tutti i titoli di capitoli, lo stile che si è scelto di associare a tale tipologia di informazione
(ad esempio: “capitolo”);
–
a tutti i titoli di paragrafo, lo stile che si è scelto per loro, evidentemente diverso da quello
dei capitoli (ad esempio: “paragrafo”);
Soltanto successivamente o, comunque, in un ambito completamente diverso si provvederà a
far si che:
–
tutto il testo definito con lo stile “capitolo” dovrà essere visualizzato con sfondo grigio, con
carattere grande, in grassetto ed allineato a sinistra;
–
tutto il testo definito con lo stile “paragrafo” dovrà essere visualizzato con carattere di
dimensioni intermedie, in grassetto, in corsivo e leggermente distaccato sia dalla riga che
precede, sia da quella che segue.
Figura 18: Associazione degli "stili" alle varie parti del documento
Per attribuire al testo un certo stile è sufficiente selezionare tale testo e scegliere lo stile
desiderato dall'apposita lista ben visibile nel pannello degli strumenti, subito sotto la barra dei
menù.
In figura 19, nel riquadro rosso, è riportato il selettore citato dove, tra l'altro, è visibile
l'indicazione dello stile “standard” che attualmente risulta applicato al testo “Capitolo 2” che si
nota evidenziato nella parte bassa del documento di testo.
Per cambiare lo stile associato al testo “Capitolo 2” è sufficiente:
–
evidenziarlo (come già fatto, nell'esempio);
–
allungare la lista di scelta;
–
cliccare sullo stile che si desidera attribuire.
Sempre in figura 19 si nota, nell'area verde, l'attribuzione dello stile “Intestazione 1” al testo
“Capitolo 2”.
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Figura 19: Lista di attribuzione di stile
Per agevolare la gestione degli stili, OpenOffice Writer mette a disposizione dell'utente un
ulteriore strumento: lo “stilista”.
Si tratta della piccola finestra riportata in figura 20, visualizzabile
mediante il tasto F11 oppure attraverso il percorso di menù
“Formato””Stilista”, che riporta l'elenco degli stili che Writer
mette a disposizione dell'utente.
Nella parte bassa della finestra è presente una “lista di scelta”
che agevola la consultazione degli stili consentendo di
visualizzarne soltanto una parte. Particolarmente utile, di tale lista
di scelta, è la voce “Modelli usati” che visualizza tutti e soli gli stili
che sono stati utilizzati nella realizzazione del documento
corrente.
Viceversa, la voce “Tutti i modelli” visualizza tutti gli stili che
Writer mette a disposizione dell'utente (un centinaio).
Attraverso lo stilista, il processo di associazione di uno stile ad un
frammento di testo del documento si ottiene facilmente:
–
selezionando la parte di documento interessata;
–
cliccando, nello stilista, lo stile interessato.
Figura 20: Lo "Stilista" di
OpenOffice
Sempre attraverso lo stilista è possibile, cliccando con il bottone
destro del mouse sullo stile di interesse, aggiungere un nuovo stile oppure modificare gli
attributi dello stile selezionato.
Quest'ultima attività, la modifica di uno stile, rappresenta il completamento della procedura
delineata in figura 18. Dopo aver attribuito i vari stili alle varie aree del documento di testo,
l'utente può facilmente definire i dettagli grafici dei vari stili (tipo e dimensione del carattere,
allineamento, interlinea, grassetto, corsivo, etc.) e, conseguentemente, di tutti i frammenti di
testo che sono stati associati a tali stili.
A valle di quanto è stato presentato nei paragrafi precedenti, è immediato osservare come gli
stili consentano all'utente di modificare la formattazione grafica dell'intero documento in
pochissimi click di mouse. In particolare, se si deciderà di cambiare il tipo di carattere di tutti i
titoli di paragrafo, sarà sufficiente modificare il relativo stile per vedere automaticamente
formattati tutti tali titoli, indipendentemente dal loro numero.
Se senza stili, quindi, serviva un ciclo di “seleziona”“applica formattazione”“passa
all'elemento successivo” per ogni titolo di paragrafo, con gli stili servono solo un click destro sul
nome dello stile, nello stilista, e pochi click per scegliere le caratteristiche desiderate.
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In figura 15 a pagina 19 è possibile osservare come, attraverso l'impiego corretto degli stili, è
possibile cambiare la formattazione grafica di un documento. In particolare, per modificare il
documento visualizzato in alto per renderlo esteticamente simile a quello in basso è sufficiente:
–
modificare lo stile “capitolo”, eliminando lo sfondo, cambiando il tipo di carattere,
aggiungendo il bordo e scegliendo l'allineamento centrato;
–
modificare lo stile “paragrafo”, cambiando carattere ed aggiungendo la sottolineature;
–
modificare lo stile “paragrafo evidenziato”, eliminando lo sfondo
–
modificare lo stile “standard”, utilizzato per il testo normale, cambiando carattere ed
impostando l'allineamento giustificato del testo.
Ovviamente tali modifiche avranno influenza non soltanto sulle due pagine mostrate ma anche
su tutte le altre eventuali pagine del documento, indipendentemente dalla lunghezza dello
stesso.
2.5
La generazione automatica dell'indice
La corretta gestione degli stili offre all'utente la possibilità di generare automaticamente
l'indice dei contenuti.
Prendendo in esame l'indice riportato in figura 21, dobbiamo osservare come tale indice sia
relativo ad un documento costituito da:
–
un capitolo dal titolo “1. Elementi salienti del progetto”
–
quattro paragrafi di primo livello con i titoli “1.1 La 'Server Consolidation'”, “1.2 Qualità
della proposta”, “1.3 Gli apparati attivi”, “1.4 I server”;
–
tre paragrafi di secondo livello con i titoli “1.2.1 Qualità dell'hardware impiegato”, “1.2.2
Qualità del software impiegato”, “1.4.1 IBM BladeCenter per la server consolidation”
Figura 21: Esempio di indice generato automaticamente
In altri termini, si nota come ci sia una stretta associazione fra tipologia di titolo e relativa
rappresentazione sull'indice: i titoli principali, ossia quelli dei “capitoli”, verranno riportati
nell'indice al livello più esterno; i titoli secondari, tipicamente quelli dei paragrafi, verranno
riportati leggermente indentati, ossia spostati verso l'interno, rispetto ai titoli principali e così
via per ulteriori titoli di livello maggiore (terzo, quarto, etc.).
Per consentire la generazione automatica di una tale tipologia di indice è sufficiente prestare
attenzione alla associazione dello stile al frammento di testo che dovrà essere riportato
nell'indice. Si noti, in particolare, che il testo riportato nelle varie voci dell'indice può essere
ottenuto copiando il testo riportato all'interno del documento nei vari titoli di capitoli, paragrafi,
etc.
OpenOffice Writer mette a disposizione dell'utente alcuni stili predefiniti -- “Intestazione1”,
“Intestazione2”, “Intestazione3” e successivi -- proprio per la costruzione dell'indice. In
particolare, il testo del documento che risulterà definito con lo stile “Intestazione1” verrà
riportato al livello più esterno dell'indice; il testo definito con lo stile “Intestazione2” verrà
riportato al secondo livello dell'indice, e così via per il testo con stile “Intestazione3”,
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“Intestazione4”, etc. In figura 22 è schematizzata proprio questa associazione. Nella parte
destra della figura è rappresentato un frammento di documento con evidenziati i vari titoli che,
definiti secondo gli opportuni stili, vengono riportati nell'indice automatico come riportato nella
parte sinistra della figura.
Figura 22: Stili e relativo posizionamento sull'indice automatico
In altre parole, per poter generare automaticamente l'indice dei contenuti sarà sufficiente:
–
attribuire ai titoli di primo livello, ossia ai capitoli, lo stile “Intestazione1”;
–
attribuire ai titoli di secondo livello, ossia ai paragrafi, lo stile “Intestazione2”;
–
attribuire agli altri livelli (terzo, quarto, etc.), lo stile “Intestazione3”, “Intestazione4”, etc.
Va sottolineato come l'utilizzo degli stili predefiniti “IntestazioneN” non obbliga l'utente a
mantenere l'aspetto grafico inizialmente previsto da OpenOffice per tali stili. L'utente, infatti,
può modificarli con il solito click-destro sul nome dello stile visualizzato all'interno dello stilista,
così come è possibile fare per qualunque stile disponibile.
Dopo aver associato i vari titoli ai rispettivi stili, la generazione vera e propria dell'indice viene
effettuata mediante:
–
il posizionamento del cursore in corrispondenza della parte di documento dove si vuole
visualizzare l'indice (tipicamente all'inizio del documento, oppure subito dopo la prima
pagina di copertina);
–
selezionando, dai menù, il percorso “Inserisci”“Indici”“Indici...”
–
premendo il bottone “OK” senza preoccuparsi delle opzioni visualizzate nella finestra di
dialogo.
In figura 23 è riportata la sequenza delle operazioni citate.
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Figura 23: Esempio di generazione automatica dell'indice dei contenuti
Prima di chiudere questo paragrafo è opportuno evidenziare che le indicazioni fornite sono
applicabili perfettamente a tutte le versioni di OpenOffice. Per il loro impiego con altri
elaboratori di testo e, in particolare, con Word, è necessario tener presente che quest'ultimo
utilizza una terminologia leggermente diversa. Gli stili predefiniti non si chiameranno
“Intestazione1”, “Intestazione2”, etc., ma bensì “Titolo 1”, “Titolo 2”, “Titolo 3”, etc. Va
considerato, infine, come quello che finora abbiamo chiamato “indice”, in “Word” è identificato
con il termine “Sommario”. Di conseguenza, anziché il percorso di menù
“Inserisci”“Indici”“Indici...” con Word andrà utilizzato il percorso “Inserisci”“Indici e
sommari”“Sommario...”. Tale percorso, tra l'altro, è leggermente diverso a seconda delle
versioni dell'applicativo. Si invita l'utente a dare una rapida occhiata ai vari menù per trovare
quello che consente, appunto, l'inserimento del “Sommario”
2.6
Altre caratteristiche
Nei paragrafi precedenti abbiamo presentato, con un piccolo grado di dettaglio, l'utilizzo di
Tabulatori, Stili ed Indice Automatico.
Al fine di fornire spunti ai lettori più curiosi ed a coloro che vorranno utilizzare questi appunti
come uno stimolo a cercare le funzionalità più avanzate, di seguito viene riportato un piccolo
elenco di altre caratteristiche che possono rivelarsi utili nella redazione di documenti lunghi e
complessi:
–
Inserimento automatico di “didascalie” (o “diciture”) relative alle immagini inserite;
–
Generazione automatica dell'indice delle figure;
–
Gestione automatica di riferimenti a numeri di capitoli/paragrafi/figure etc.;
–
Numerazione automatica di capitoli, paragrafi, sottoparagrafi etc.;
–
Gestione automatica di “note a piè di pagina”;
–
Gestione differenziata di “intestazioni” e “piè di pagina” per pagine pari e pagine dispari;
–
Definizione di “stili” applicabili non solo ai paragrafi ma anche a singoli “gruppi di
caratteri”;
–
“Stampa Unione”: stampa automatica di documenti multipli che hanno struttura analoga
ma contenuti leggermente diversi (etichette, lettere multiple, etc);
–
Gestione delle modifiche nei processi di redazioni da parte di più autori.
Le prime 4 caratteristiche sono state utilizzate dall'autore per la produzione degli appunti che
state leggendo
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3 Foglio Elettronico
3.1
Introduzione
Con il termine “Foglio Elettronico” -- in inglese “Spreadsheet”-- ci si riferisce ad un programma
che gestisce e tratta dati numerici, eventualmente integrati da parti testuali ed elementi grafici
accessori.
I documenti realizzati con un Foglio Elettronico sono generalmente costituiti da uno o più fogli
di lavoro, ognuno dei quali contiene dati organizzati in righe e colonne. L'intersezione di una
riga con una colonna da origine ad una “cella”. La cella è l'elemento fondamentale di ogni
foglio elettronico: essa funge da contenitore per tutte le informazioni del foglio elettronico ed
attraverso di essa è possibile, come vedremo di seguito, effettuare operazioni di vario genere e
di varia complessità.
Il ruolo delle celle e la possibilità di utilizzare formule matematiche basate su tali celle, fanno si
che tutti i documenti realizzati con un foglio elettronico dovrebbero avere una struttura
tabellare ed essere caratterizzati da una forte presenza di numeri, formule e relazioni
matematiche.
Due esempi particolarmente esplicativi della natura di un foglio elettronico sono:
–
Il prospetto per la ripartizione delle spese condominiali (cfr. figura 24): si tratta di un
documento diviso in righe e colonne, dove sulle righe sono riportate le varie famiglie del
condominio e sulle colonne le varie voci di spesa. All'intersezione fra una cerca riga R e una
colonna C vi è l'indicazione numerica della spesa S che rappresenta la quota che la famiglia
R deve pagare per la voce C;
Figura 24: Esempio di riparto condominiale
–
Il piano di ammortamento di un mutuo (cfr. figura 25): si tratta di un documento che riporta
i dati del mutuo richiesto (importo, tasso di interesse, numero di rate) ed una lista
dettagliata in cui, per ogni rata pagata, viene evidenziata la quota di interessi compresa in
tale rata e la quota di capitale effettivamente rimborsata da tale rata. E' evidente che con
l'ultima rata si arriverà al rimborso totale della somma erogata.
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Figura 25: Esempio di piano di ammortamento
Tutti i contenuti di un foglio elettronico, e quindi tutte le celle, sono identificate univocamente
da un indirizzo determinato dalla coppia COLONNA-RIGA nella quale sono posizionati. Nel foglio
di figura 25, ad esempio, la cella B2 contiene l'importo del mutuo (€ 100.000), la cella B5 il
numero delle rate da rimborsare (20), la cella B9 il tasso di interesse semestrale e la cella B10
l'importo della singola rata.
I valori numerici riportati in una cella possono essere di due tipologie diverse:
–
Valori “fissi”: si tratta di numeri inseriti manualmente dall'utente e che non dipendono da
altri valori. Sempre nell'esempio di figura 25, le celle B2 (importo mutuo), B3 (tasso
annuale) e B4 (durata anni) sono esempi di valori fissi;
–
Valori “calcolati”: si tratta di numeri che rappresentano il risultato di una formula calcolata
sulla base del contenuto di altre celle. La cella B9 del foglio in figura 25, ad esempio,
visualizza il tasso di interesse relativo ad ogni semestre. Tale tasso è ottenuto
automaticamente in funzione del tasso annuale riportato in B4. La cella F22, inoltre,
contiene la somma di tutte le 20 caselle sovrastanti e, quindi, riporta il totale di tutti gli
interessi pagati nei 10 anni di mutuo, per 20 rate complessive.
A proposito di somme e di valori calcolati, è utile segnalare che nel caso del riparto
condominiale di figura 24 le celle C10, D10, E10 ed F10, non sono ottenuta calcolando la
somma delle 5 celle sovrastanti. Esse rappresentano l'importo delle bollette che
l'amministratore ha ricevuto e, pertanto, contengono valori fissi. Viceversa, tutti i valori
compresi fra le colonne C ed F e fra le righe 5 e 9 sono tutti valori calcolati, in quanto
ottenuti proprio in funzione del totale della voce di costo e dei millesimi di spettanza.
Nei fogli elettronici, le celle possono contenere anche informazioni non numeriche. Sia nel
foglio di figura 24 che in quello di figura 25 sono presenti diverse parole che, in genere,
servono a descrivere al lettore il contenuto delle righe o delle colonne limitrofe e, più in
generale, del foglio stesso.
Se una cella contiene un valore calcolato, il calcolo relativo non può che essere espresso
attraverso una formula matematica che, a sua volta, dovrà far riferimento ad altre celle del
foglio. Tali riferimenti sono sempre specificati dall'indirizzo (colonna-riga) delle celle
referenziate. Nel foglio di figura 24, ad esempio, la cella C8 contiene la formula “C10/B10*B8” il
cui risultato (80) è esattamente il valore che viene visualizzato.
Per inserire il contenuto all'interno di una cella è necessario distinguere fra l'inserimento di
testo e di valori numerici fissi, e l'inserimento di formule, ossia di valori calcolati. In particolare:
–
Testo e Valori Fissi: l'inserimento di parole oppure di valori numerici fissi può essere
effettuato semplicemente evidenziando la cella interessata (con un click del mouse, oppure
muovendosi con i tasti direzionali presenti sulla tastiera) e digitando sulla tastiera la parola
od il numero desiderato (es.: 400, Acqua, Totale Spese);
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–
3.2
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Valori Calcolati: per consentire al Foglio Elettronico di distinguere fra una formula (da
calcolare) ed una parola (da visualizzare così come inserita), è necessario che il primo
carattere di ogni formula sia sempre l'”uguale” (=). In altri termini, per inserire la formula
B5+A7 sarà necessario evidenziare la cella interessata e digitare sulla tastiera la sequenza
=B5+A7
Il ricalcolo
Abbiamo già segnalato come i valori calcolati, ossia le formule inserite all'interno delle celle,
vengano automaticamente calcolate dal foglio di calcolo che provvede a visualizzarne il
risultato proprio all'interno della cella.
La caratteristica fondamentale di ogni foglio elettronico è determinata dal fatto che queste
formule non soltanto vengono calcolate quando l'utente le inserisce, ma esse vengono
automaticamente ricalcolate ogni qualvolta una qualunque delle celle referenziate, ossia una
qualunque delle celle riportate all'interno della formula, cambia il proprio valore.
Il foglio di calcolo riportato a sinistra della figura 26 vede nella casella C10 il valore fisso “400”.
Nelle celle da C5 a C9 sono presenti 5 formule, ognuna delle quali fa riferimento alle cella C10,
B10 ed alla cella alla propria sinistra. E' evidente, quindi, che tutti i valori (calcolati) visualizzati
nella parte verde “dipendono” dal valore (fisso) evidenziato in rosso.
Grazie al “ricalcolo”, non appena viene modificato il contenuto di D10 tutte le 5 caselle che
facevano riferimento a tale valore verranno immediatamente ricalcolate ed i nuovi risultati
verranno visualizzati al posto dei precedenti.
Ad esempio, sostituendo in C10 il valore 400 con 600, dopo una piccola frazione di secondo, i 5
valori compresi fra C5 a C9 verranno sostituiti, “ricalcolati”, con quelli visualizzati nel foglio a
destra di figura 26.
Figura 26: Il "Ricalcolo": la caratteristica fondamentale del foglio elettronico
La gestione automatica e pressoché istantanea di tutte le operazioni di ricalcolo, offrono
all'utente un importante vantaggio: se la struttura del foglio, ossia la relazione fra i valori e le
formule che contiene, resta costante nel tempo, allora dopo la prima impostazione che
richiederà l'inserimento di tutti i valori e la definizione di tutte le varie formule, le compilazioni
successive possono essere effettuate cambiando soltanto i valori fissi.
In altri termini, se abbiamo la necessità di elaborare un riparto condominiale ogni mese, oppure
di preparare un piano di ammortamento ogni settimana, dovremo necessariamente spendere
un po' di tempo a preparare il nostro primo foglio di calcolo. Successivamente, per preparare il
secondo riparto di condominio, oppure il secondo piano di ammortamento... sarà sufficiente
cambiare i valori fissi e, automaticamente e istantaneamente, il nostro nuovo foglio sarà pronto
per la stampa.
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Microsoft Excel
OpenOffice Calc
–
E' un pezzo della suite Office
–
E' un pezzo della suite “OpenOffice”
–
E' un software “proprietario” che, in
quanto tale, NON può essere copiato
e ridistribuito;
–
E' un software “Open Source” che, in
quanto tale, PUO' essere copiato e
ridistribuito;
–
Ha un costo di licenza dell'ordine delle
diverse centinaia di euro
–
E' gratuito e si scarica da internet sul
sito http://www.openoffice.org
–
E' uno strumento particolarmente
sofisticato
–
E' uno strumento particolarmente
sofisticato
–
Utilizzarlo a fini commerciali senza
detenerne la relativa licenza d'uso è un
REATO PENALE.
–
Si può utilizzare per qualunque scopo
(anche commerciale);
–
E' disponibile anche per Windows ed in
lingua italiana
Tabella 2: OpenOffice Calc e Excel: caratteristiche a confronto
Analogamente a quanto osservato per Writer, tutte le caratteristiche fin qui presentate nonché
quelle che verranno illustrate nei paragrafi seguenti, sono perfettamente applicabili anche a
Microsoft Excel.
In tabella 2 riportiamo le caratteristiche principali dei due strumenti: va segnalato come
OpenOffice Calc, possa essere liberamente scaricato dalla rete Internet senza per questo
commettere alcun tipo di reato ed essere tenuti al pagamento di alcun costo di licenza.
3.3
Funzioni di calcolo
Nella predisposizione delle formule da utilizzare nelle celle calcolate è possibile utilizzare una
vasta gamma di operatori e funzioni matematiche. In particolare:
–
Le quattro operazioni fondamentali: oltre all'addizione (+) ed alla sottrazione (-), sono
disponibili la moltiplicazione (*) e la divisione (/);
–
Funzioni statistiche: si tratta di una vasta serie di funzioni tipicamente impiegate nel
calcolo statistico. Fra le altre, sono presenti media, varianza, deviazione standard,
coefficiente di correlazione, distribuzioni;
–
Funzioni matematiche: fra le altre, sono previste funzioni di elevamento a potenza e di
calcolo di radici, tutte le funzioni trigonometriche, minimo comune multiplo, massimo
comune divisore;
–
Funzioni finanziarie: sono previste decine di funzioni inerenti ammortamenti, montanti,
valori attuali, calcolo di tassi di interessi, di rate, di piani di investimento e di decine di altre
grandezze finanziarie.
La quantità di funzioni disponibili è tanta e tale che piuttosto che cercare di ricordare tutte
quelle disponibili è più semplice dare per scontato che una certa funzione sia presente e che il
problema sia soltanto quello di trovarla.
Per semplificare la ricerca della funzione desiderata è disponibile nella barra dei bottoni un
apposito simbolo il cui click mostra all'utente una finestra con l'elenco di tutte le funzioni
disponibili. In figura 27 è riportato, evidenziato in rosso, il bottone citato e, al centro della
figura, la finestra di scelta da cui si può osservare, nella parte sinistra, l'elenco di tutte le
funzioni disponibili, riportato in ordine alfabetico. E' sufficiente un click con il mouse sul nome
di una certa funzione per vedere visualizzato, nella parte destra, una piccola descrizione della
stessa.
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Figura 27: Accesso alle varie funzioni di calcolo disponibili
Una volta scelta la funzione, dopo il click sul bottone “Avanti”, il sistema provvede a chiedere
tutte quelle informazioni necessarie alla corretta valutazione della funzione.
Se alcune funzioni, come l'addizione o la sottrazione, necessitano soltanto di due operandi,
esistono molte funzioni che per essere correttamente valutate possono richiedere un numero di
parametri maggiore di due. La funzione “SOMMA”, ad esempio, può essere applicata a più di
due valori, così come anche la funzione “MEDIA” o “DEV.STD” che calcola la deviazione
standard. In questi casi si rende necessario, nella formula, far riferimento non tanto ad una
singola cella ma piuttosto ad un gruppo di celle.
Tutti i fogli elettronici mettono a disposizione dell'utente un formalismo con il quale specificare
un intero gruppo di celle. Tale gruppo si esprime con la notazione “<cella1>:<cella2>” e
comprende tutte le celle comprese fra nelle righe e colonne determinate da cella1 e cella2. Ad
esempio:
–
“A1:A7” corrisponde alle cella A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7;
–
“B12:B18” corrisponde a B12, B13, B14, B15, B16, B17, B18;
–
“D4:E7” corrisponde a D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6, E7, ossia tutte le righe comprese fra 4 e
7 (incluse) e tutte le colonne comprese fra D ed E (incluse).
3.4
Il copia-incolla di formule
Le operazioni di copia-incolla, come noto, consentono di copiare un determinato contenuto al
fine di riportarlo in un'altra parte del documento corrente. Nel caso dei fogli elettronici, il
documento è formato da celle e, pertanto, il copia-incolla non può che essere applicato alle
celle stesse.
Come abbiamo avuto modo di specificare in precedenza, la cella può contenere diversi tipi di
informazione e, in particolare, valori fissi (numeri o testi) e valori calcolati (formule).
Ora, se è chiaro che il copia/incolla di un valore fisso può essere fatto senza equivoci (incollo il
valore che ho copiato), nel caso del copia/incolla di valori calcolati può nascere una ambiguità:
viene copiato il risultato, che quindi diventa un valore fisso nella cella di destinazione? Oppure
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viene copiata la formula stessa?
In realtà le cose sono un po' più complesse, ed addirittura quello che accade normalmente con
un normale copia/incolla di una formula è diverso da entrambi gli scenari prospettati: non si
incolla né il risultato, né la formula stessa.
L'operazione di copia/incolla standard prevede l'incolla della formula
ma previo adattamento degli indirizzi delle celle indicate all'interno
della formula
Esiste, tuttavia, una funzionalità di “incolla speciale” attraverso la quale l'utente può scegliere
cosa incollare e, in particolare, se incollare il risultato della formula, la formula stessa, oppure
una serie di altre cose (ad esempio, la formattazione grafica della cella copiata).
Nel prosieguo di questo paragrafo approfondiremo le modalità con le quali il copia/incolla
standard “adatta” i riferimenti delle celle indicate nelle formule. Tale aspetto, se gestito
opportunamente, consente all'utente di risparmiare una notevole quantità di tempo nelle
operazioni di predisposizione dei propri documenti.
Per capire esattamente cosa succede nel corso di un'operazione di copia/incolla, la formula
presente nella casella di origine va analizzata non tanto nei termini delle celle riportate nella
formula, quanto, piuttosto, nella posizione che tali celle hanno rispetto alla formula stessa.
Prendendo in esame, ad esempio, i tre fogli riportati a sinistra nella figura 28, possiamo
osservare come le formule riportate nelle celle, rispettivamente, C2, C6 e C7, facciano
riferimento a celle dislocate, rispetto alla formula, in posizioni differenti.
Come si può notare dalle immagini evidenziate a destra:
–
nel primo caso i riferimenti si trovano nelle due colonne precedenti la formula;
–
nel secondo caso, nella colonna precedente e nelle 5 righe superiori;
–
nel terzo caso, il primo riferimento è una colonna a sinistra e due righe in alto; il secondo
riferimento è due colonne a sinistra ed una riga in alto.
Figura 28: Dislocazione dei riferimenti rispetto alla formula
In altri termini, l'operazione da effettuare non è quella di pensare all'indirizzo del riferimento,
quanto, piuttosto, alla posizione che il riferimento occupa sul foglio, rispetto alla formula
stessa.
E' un po' come se si appoggiasse, sul foglio di lavoro, una sorta di pellicola trasparente e, su
questa, si evidenziassero, senza spostare la pellicola, la cella contenente la formula (in nero) e
tutti le celle che contengono i vari argomenti (evidenziate in modo diverso dalla formula).
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A questo punto sarà sufficiente spostare il foglio trasparente affinché la cella evidenziata in
nero (quella relativa alla cella contenente la formula da copiare) venga a sovrapporsi alla cella
nella quale si vuole incollare la formula.
E' evidente che, assieme alla cella con la formula, anche le celle contenenti i vari riferimenti
verranno spostati.
A questo punto, la formula riportata nella cella di destinazione conterrà i riferimenti che, pur
facendo riferimento a nuove celle, continueranno a mantenere la stessa posizione rispetto alla
formula. In altre parole, lo schema disegnato sul foglio trasparente, resterà lo stesso e, proprio
per questo, farà riferimento a celle diverse da quelle originali.
Il procedimento descritto è riportato in figura 29. Nel foglio di partenza, la cella C7 contiene la
formula “=B5+A6”, ossia fa riferimento alle due celle dislocate una colonna a sinistra e due in
alto (B5), e due colonne a sinistra ed una in alto (A6). Con l'incolla in D8, la formula di C7 si
abbassa di una riga (da 7 ad 8) e si sposta a destra di una colonna (da C a D). Anche i due
riferimenti, quindi, si abbasseranno di una riga e si sposteranno di una colonna a destra,
diventando rispettivamente C6 e B7. Ecco, quindi, che in D8 verrà incollata la formula
“=C6+B7”
Figura 29: Esempio di copia/incolla di una formula
Il procedimento che, con qualche difficoltà, si è cercato di descrivere può risultare abbastanza
complesso ma basteranno pochi minuti di esercizio per capirne tutti i dettagli.
Il fatto che i riferimenti indicati normalmente all'interno delle formule siano destinati ad essere
cambiati a valle di operazioni di copia/incolla rende tali riferimenti “relativi”: se la formula si
sposta, il riferimento segue la formula. Per questo motivo, è detto “relativo”.
Va notato come il procedimento di adattamento appena descritto consenta all'utente di
compilare rapidamente un'intera area del foglio copiando una formula ed incollandola in una
intera zona del foglio.
Prendendo in esame la figura 30, ad esempio, si osservi come dopo aver riportato nella cella
D2 la formula “=B2-C2” sarà sufficiente copiare tale cella ed incollarla nell'area D3:D11 per
ottenere, in un istante, tutte le formule corrette, ossia tutte le formule che calcolino la
differenza fra il valori riportati nelle colonne B e C della relativa riga.
I tempi non cambierebbero di molto anche nel caso in cui l'incolla venisse effettuato su
centinaia, o addirittura, migliaia, di righe.
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Figura 30: Copia/Incolla di formule in più celle
Tuttavia, esistono dei contesti nei quali la natura “relativa” del riferimento rappresenta un
problema. Facendo riferimento al foglio di figura 31 si supponga di dover riportare, nella
colonna E, la differenza fra il corrispondente valore della colonna D ed il totale di tale colonna,
riportato nella cella D12. In tale scenario, nella cella E2 si potrebbe utilizzare la formula “=D2D12”. In questo caso, però, il copia-incolla di tale formula nell'area E3:E11 non produrrebbe il
risultato sperato. Nella cella E3, ad esempio, troveremmo la formula “=D3-D13” di cui il
riferimento D3 è corretto ma il riferimento a D13 è errato.
Nasce il problema, quindi, di poter specificare che uno o più riferimenti di una formula debbano
essere “assoluti”, ossia non devono in alcun modo essere “manipolati” nelle operazioni di
copia-incolla. Ragionando nell'ottica del foglio trasparente citato in precedenza, se un
riferimento è assoluto, quel riferimento non viene evidenziato sul foglio trasparente, ma
direttamente sul foglio di lavoro. Gli spostamenti del foglio trasparente non influenzano la sua
dislocazione.
Figura 31: Problemi causati dai riferimenti "relativi"
Per specificare che un riferimento è “assoluto” è necessario anteporre all'indicazione di riga e
di colonna il simbolo “$”. Se nella formula “=D2-D14” troviamo due riferimenti relativi, nella
formula “=$D$2-D14” troviamo un riferimento assoluto ($D$2) ed uno relativo (D14).
Analogamente nella formula “=SOMMA($C$8-$H$8) troviamo due riferimenti assoluti che, a
loro volta, identificano un'area che comprende le 5 celle comprese fra le colonne C ed H della
riga 8 e che non subirà trasformazioni nelle operazioni di copia/incolla di questa formula.
Tornando al foglio riportato in figura 31, per ottenere il risultato sperato sarà necessario
specificare che il riferimento a D12 sia assoluto. La formula in E2, quindi, dovrà essere “=D2$D$12”.
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Chiudiamo questa presentazione sui riferimenti “relativi” ed “assoluti” segnalando che questi
ultimi, a loro volta, possono differenziarsi fra “completamente assoluti” e “parzialmente
assoluti”.
I riferimenti “completamente assoluti” presentano il simbolo di “$” in corrispondenza sia
dell'indicazione di colonna che di riga (Es.: $D$2). Viceversa i riferimenti “parzialmente
assoluti” presentano un solo simbolo di “$”, davanti alla sola coordinata che vogliono rendere
fissa. “$A4”, ad esempio, resterà tale se le operazioni di copia/incolla verranno fatte sulla
stessa riga (perché la colonna A è bloccata dal simbolo di $ e perché la riga (4) non cambia).
Viceversa cambierà se il copia/incolla è fatto su righe diverse.
Si ritiene utile segnalare come l'utilizzo dei riferimenti assoluti (completamente assoluti) sia
abbastanza frequente in molti fogli di calcolo. Viceversa, i riferimenti parzialmente assoluti
trovano un campo di applicazione minore. Ciononostante, riuscire a capire i meccanismi di
funzionamento di tali riferimenti è particolarmente importante in quanto, come già specificato
in precedenza, essi consentono all'utente di risparmiare una notevole quantità di tempo.
Chiudiamo questo capitolo proprio con un esempio concreto di quanto tempo possa essere
risparmiato attraverso l'uso proprio dei riferimenti.
In figura 32 è visualizzato un prospetto di riparto condominiale. Analogamente a quello
riportato in figura 24 a pagina 26, l'obiettivo del foglio è quello di ripartire le spese indicate
nella riga 10 fra le famiglie riportate in colonna A in base ai millesimi riportati in colonna B.
La formula riportata in C5 (=C10/B10*B5), che calcola la quota di acqua a carico della Famiglia
A, contiene tre riferimenti relativi.
Alla luce di quanto detto in precedenza, è chiaro che il copia/incolla di tale formula nell'area
C5:F9 produce dei risultati errati. Il riferimento a B10, infatti, deve essere assoluto in quanto
rimarrà sempre B10 indipendentemente dalla cella nella quale è presente la formula che
contiene.
Inoltre, i riferimenti indicati nella colonna B dovranno restare vincolati alla stessa colonna, così
come quelli della riga 10 dovranno restare vincolati alla riga 10.
Per esprimere tali vincoli, la formula va riscritta con: “=C$10/$B$10*$B5”. Il copia/incolla di
quest'ultima formula in tutta l'area C5:F9 produce esattamente il risultato cercato. Va
sottolineato come tale copia/incolla ci consenta di risparmiare la predisposizione delle 19
formule che, altrimenti, andrebbero predisposte una ad una.
Figura 32: Utilizzo di riferimenti parzialmente assoluti
4 La Posta Elettronica: concetti fondamentali
Il servizio di Posta Elettronica rappresenta probabilmente il fattore che ha maggiormente
contribuito alla diffusione dell'utilizzo di Internet, soprattutto da parte dell'utenza non
particolarmente tecnica.
Alcune caratteristiche fondamentali di tale servizio sono le seguenti:
–
La “casella” di posta elettronica, ossia lo spazio disco nel quale, fisicamente, vengono
memorizzati i messaggi che si ricevono, viene generalmente assegnata da un “provider”,
un'azienda che vende servizi Internet. Tale casella viene generalmente identificata
mediante un indirizzo espresso nella forma <utente>@<dominio>. L'email dell'autore di
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questo capitolo è, ad esempio, [email protected], dove “damiano” identifica la casella
di posta e “verzulli.it” il dominio Internet dal quale è possibile risalire al server che gestisce
fisicamente quella casella;
–
Nei messaggi di posta elettronica è oggi possibile includere uno o più “allegati”, ossia
qualunque file disponibile in formato digitale, tipicamente memorizzato sul proprio PC
(immagini, PDF, file ZIP, etc.);
–
Il servizio di posta elettronica non richiede la disponibilità immediata del destinatario: è
possibile spedire messaggi ad un utente che non è fisicamente davanti al PC nel momento
in cui il messaggio viene spedito. Il servizio, tecnicamente, si definisce “asincrono”;
–
Esistono diverse modalità attraverso le quali è possibile inviare e ricevere messaggi di
posta elettronica. Nel corso degli ultimi anni si sono diffusi i cosiddetti servizi di WebMail,
ossia siti web appositamente progettati per offrire all'utente di interfacciarsi con i servizi di
posta elettronica. Oltre ai servizi di WebMail, la gestione della posta elettronica può essere
effettuata attraverso opportuni programmi da installare sul proprio PC: Outlook Express,
Thunderbird (il programma utilizzato dall'autore di questi appunti), Eudora, Mozilla
Messenger, sono solo alcuni di essi
L'infrastruttura che consente il funzionamento del servizio di Posta Eletronica affonda le sue
radici su tecnologie progettate e sviluppate al termine degli anni '60. Come riportato sulla
WikiPedia9, nel 1965 il primo servizio di posta elettronica fu sviluppato per consentire ad utenti
dello stesso sistema di scambiarsi messaggi. Nel 1966 il servizio fu esteso per consentire lo
scambio di messaggi anche fra utenti che operavano su sistemi distinti e successivamente, con
lo sviluppo della rete ARPANET, diventò il servizio principale veicolato da tale rete.
In origine il servizio era molto diverso da quello che conosciamo oggi: prevedeva
esclusivamente la possibilità di trasmettere informazioni testuali scritte con i caratteri “latini”
(A-Z, 0-9, etc.) e non prevedeva la possibilità di gestire allegati. A quel tempo, inoltre, se
l'indicazione del destinatario era obbligatoria, in quanto necessaria per il corretto recapito del
messaggio, non era così per quanto riguardava il mittente. Quest'ultimo indicava, se voleva, il
proprio nome all'interno del messaggio così come siamo abituati a fare nelle cartoline, nelle
lettere o, in qualche caso, negli SMS. Analogamente al mittente, non era prevista la possibilità
di indicare un oggetto, una data, una priorità se non all'interno del messaggio stesso. L'invio e
la lettura dei messaggio necessitavano di complesse operazioni tecniche, appannaggio
esclusivo della ristretta cerchia di tecnici del tempo.
Nel corso degli anni il servizio è stato profondamente cambiato ma, anziché riprogettarlo dalle
radici, si è via via scelto di “adeguarlo” alle esigenze che man mano si presentavano. Ad oggi
tale servizio potrebbe essere visto come una sorta di “vestito di Arlecchino”, dove per ogni
nuova necessità si è scelto di “aggiungere una pezza” piuttosto che pensare ad un vestito
nuovo ed il numero di pezze presenti è tale da rendere quasi invisibile il vestito originale. E'
proprio questo approccio che, se da un lato consente una interoperabilità totale fra tutti gli
utenti di posta elettronico (è oggi possibile inviare e ricevere e-mail da chi ha una casella
creata trenta anni fa...), dall'altro comporta una serie di problematiche, fra le quali spiccano
recentemente lo “spam”, il “phishing” e la diffusione di virus via e-mail, con le quali tutti gli
utilizzatori di posta elettronica sono costretti a convivere.
Il funzionamento del servizio di Posta Elettronica è incentrato su tre fasi fondamentali:
–
Preparazione e Spedizione: è la fase nella quale il mittente scrive il messaggio sul
proprio PC e lo “affida” al sistema, all'infrastruttura di posta elettronica presente su
Internet, affinché tale messaggio venga gestito opportunamente;
–
Trasporto: è la fase in cui l'infrastruttura di posta elettronica riceve dal mittente il
messaggio ed attiva tutte le procedure necessarie per recapitarlo al server che gestisce la
9
La WikiPedia è a tutti gli effetti una enciclopedia on-line liberamente costruita e mantenuta dalla comunità Internet.
E' disponibile in varie lingue e, a seconda della lingua, contiene una più o meno grande mole di contenuti. Nel
momento in cui vengono scritte queste righe, la wikipedia in inglese conta 1,564,234 articoli, uno dei quali descrive
proprio la Posta Elettronica: http://en.wikipedia.org/wiki/Email
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casella di posta del destinatario e, quindi, è l'unico che può materialmente depositare il
messaggio nella casella di destinazione;
–
Recupero e Gestione: è la fase in cui il destinatario preleva, fisicamente, il messaggio
dalla propria casella e si organizza per gestirlo opportunamente. Abbiamo detto “gestirlo”
anziché “leggerlo” perché in realtà il destinatario può tranquillamente cancellare in
messaggio senza leggerlo.
Si può osservare come queste tre fasi siano perfettamente analoghe alle procedure seguite
quotidianamente per l'utilizzo dei servizi di Poste Italiane. A pensarci bene, infatti, ogni volta
che ci poniamo l'obiettivo di spedire una cartolina, ci preoccupiamo di redigerla ed imbucarla in
una qualche cassetta postale (Preparazione e Spedizione). Entro qualche ora un postino
provvederà a recuperarla, portarla all'ufficio postale per l'avvio delle procedure di
instradamento verso l'ufficio postale di destinazione, il quale a sua volta procederà attraverso
un altro postino a recapitarla nella cassetta postale del nostro destinatario (Trasporto).
Quest'ultimo, infine, quando lo riterrà opportuno, provvederà ad aprire la cassetta e prelevarne
il contenuto (Recupero e Gestione). Anche in questo caso, non è detto che la cartolina venga
letta in quanto potrebbe finire direttamente nel cestino della spazzatura, magari
appositamente predisposto proprio vicino alla cassetta postale per consentire di liberarsi più
facilmente della posta indesiderata (volantini pubblicitari, depliant di supermercati o di negozi,
etc.).
Le similitudini fra il servizio di Posta Elettronica ed il servizio di posta tradizionale ci offrono lo
spunto per alcune altre considerazioni particolarmente interessanti. Prima di discuterne, però, è
necessario descrivere le modalità di funzionamento della Posta Elettronica.
In figura 33 è visualizzata, a grandi linee, l'architettura che è alla base del servizio di Posta
Elettronica. Si distinguono:
–
il mittente, rappresentato dal personaggio di sinistra, che attraverso il suo PC ed un
apposito programma di Posta Elettronica (nell'esempio, Thunderbird) redige il messaggio
che intende inviare al destinatario;
–
il destinatario, rappresentato dall personaggio di destra, che sempre attraverso il proprio
PC leggerà il messaggio che avrà ricevuto;
–
un “server di invio” (il primo, da sinistra), ossia il server che riceverà fisicamente il
messaggio dal PC del mittente ed avvierà la fase di trasporto affinchè il messaggio possa
essere correttamente recapitato a destinazione;
–
un certo numero di server intermedi, ossia server che non interagiscono ne con il
mittente, ne con il destinatario, ma che prendono parte alla fase di trasporto consentendo
al messaggio di giungere al server di destinazione.
–
un “server di ricezione” (l'ultimo a destra), ossia il server che gestisce un certo numero
di caselle di posta (rappresentate dai quadratini in figura), una delle quali è associata
proprio al destinatario del messaggio. I server intermedi provvederanno a consegnare il
messaggio a tale server che lo depositerà nella casella dell'utente. L'utente,
successivamente, provvederà a “scaricare” tali messaggi sul proprio PC.
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Figura 33: Architettura del servizio di Posta Elettronica
Tutti gli elementi qui presentati si riferiscono allo scenario nel quale mittente e destinatario
utilizzano, per la preparazione e per la lettura del messaggio, un programma ad-hoc.
Abbiamo già accennato al fatto che recentemente si registra una tendenza crescente ad
utilizzare i servizi di WebMail. Si tratta di applicazioni web che, anziché essere installate sul PC
dell'utente, risiedono sui server del provider e vengono utilizzate dall'utente attraverso un
comune browser internet, ossia un programma comunemente utilizzato per la navigazione sui
siti internet. Di servizi di WebMail ne esistono migliaia; il primo a raggiungere una diffusione di
massa è stato HotMail alla fine degli anni '90. Recentemente, per quanto riguarda i servizi
rivolti alla comunità italiana, tutti i principali provider (es.: Tiscali, Libero, Virgilio, Alice)
forniscono alla propria utenza un servizio di WebMail.
Rispetto agli elementi di cui al precedente elenco, i servizi di WebMail non alterano
l'architettura di posta elettronica. Tali servizi, come già segnalato, vengono utilizzati dagli
utenti attraverso il comune browser di navigazione internet (cfr. figura al centro, in basso, in
figura 33) con il quale si accede al “Server di WebMail”. Sarà tale server ad interfacciarsi ad
opportuni server di invio e di ricezione per eseguire quelle operazioni che l'utente avrà richiesto
attraverso il proprio browser.
Di tutta l'architettura presentata, due aspetti richiedono una trattazione più approfondita:
1. la fase di consegna al “server di invio”: si tratta di una operazione piuttosto
elementare, anche dal punto di vista tecnico. Dal punto di vista del programma di posta
elettronica in esecuzione sul PC del mittente, per consegnare il messaggio al server di
invio è necessaria una unica informazione: il nome del server di invio. Si tratta di un
nome “Internet”, ossia un nome che identifica univocamente tutti i vari server collegati
ad internet e che, pertanto, sarà certamente associato anche al server di invio.
“box.tin.it”, “smtp.tiscali.it”, “smtp.cineca.com” sono alcuni esempi di nomi di server di
invio, così come “www.google.com”, “www.unich.it”, “www.italia.gov.it” sono esempi di
nomi di server web, ossia di server i cui contenuti sono consultabili con un browser.
Il nome del server di invio, detto anche “Server SMTP”, viene comunicato all'utente dal
proprio provider e, se non lo si conosce, va richiesto a quest'ultimo.
Per quanto riguarda il nome e l'indirizzo e-mail del mittente, queste due informazioni
vengono generalmente richieste dal programma di posta elettronica ma unicamente per
agevolare la scrittura dei messaggi. Serviranno, in particolare, per indicare
automaticamente il nome e l'indirizzo e-mail del mittente in tutti i messaggi di posta
spediti;
2. la fase di prelievo dal “server di ricezione”: analogamente alla consegna,
un'informazione fondamentale per il prelievo dal server di ricezione è il nome del server
di ricezione (detto anche “Server POP3”). Tuttavia, a differenza del caso precedenze,
questa informazione non è sufficiente. Il server di ricezione, infatti, riceve la posta
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indirizzata a più utenti e sui suoi dischi saranno presenti più caselle di posta. Per il
prelievo della propria posta, pertanto, è necessario fornire indicazioni circa la casella
dalla quale si vuole prelevare i messaggi. Analogamente alla chiave di una comune
cassetta postale, al server di ricezione andranno fornite una “username” (per
identificare univocamente la casella) ed una “password” (per impedire l'accesso alla
casella da parte dell'utenza non autorizzata)
Tornando alle analogie fra Posta Elettronica e Posta Ordinaria, alla luce dei concetti appena
introdotti, in tabella 3 è possibile osservare come entrambi i servizi basino il proprio
funzionamento sugli stessi principi.
Posta Elettronica
Posta Ordinaria
–
Preparazione e spedizione: il
–
mittente prepara, con il suo PC, il
messaggio da spedire e o si consegna al
server SMTP del proprio provider;
–
Trasporto: il server SMTP si organizza
per consegnare il messaggio a
destinazione, eventualmente tramite
server (SMTP) intermedi;
–
Recupero e gestione: il destinatario,
con il suo client, scarica dal server
POP3, previa indicazione del proprio
“username” e della propria password, la
posta presente nella sua casella
(mailbox)
Preparazione e spedizione: il mittente
scrive la lettera e la imbuca in una
cassetta postale (tipicamente, quella
sotto casa o presso il locale ufficio
postale);
–
Trasporto: il postino “svuota” la
cassetta ed avvia le procedure di
smistamento (che possono coinvolgere
anche uffici postali intermedi). Alla fine
la lettera arriva nella buca delle lettere
del destinatario;
–
Recupero e gestione: l'utente apre la
buca (con la chiave) e preleva il
contenuto.
Tabella 3: Comparazione dei servizi di Posta Elettronica e Posta Ordinaria
E' interessante osservare come
nessuno dei due sistemi garantisce che i messaggi vengano
effettivamente letti!
Così come è perfettamente possibile aprire la propria buca delle lettere, prelevarne il contenuto
e buttarlo nella spazzatura senza leggerlo oppure dimenticarselo in mezzo alle altre lettere, allo
stesso modo è perfettamente possibile prelevare un messaggio di posta elettronica dal proprio
server POP3 e cestinarlo oppure scordarselo in mezzo agli altri messaggi ricevuti.
4.1
Riservatezza ed identificazione del mittente
Il servizio di Posta Elettronica è caratterizzato da due aspetti fondamentali, tra l'altro
perfettamente condivisi con il servizio di Posta Ordinaria:
–
Riservatezza della comunicazione: nel tragitto fra mittente e destinatario, il messaggio
può essere “intercettato” e letto da occhi indiscreti; così come il postino può leggere il testo
di qualunque cartolina (e non solo), allo stesso modo il gestore di uno qualunque dei server
coinvolti (SMTP o POP3) può leggere tutta la corrispondenza in transito da quel server.
Se da un lato questo aspetto deve portare l'utente a prestare la dovuta attenzione quando
scambia messaggi email con i propri interlocutori, dall'altro il problema non va estremizzato
e confinato esclusivamente al mondo “elettronico”: se in tutte le buste e in tutti i pacchi che
quotidianamente si ricevono o si spediscono c'è ben evidenziata la dicitura: “lato apribile
per ispezione postale” vorrà pur dire qualcosa;
–
Identificazione del mittente: è evidente che il servizio di Posta Ordinaria non offra
alcuna garanzia rispetto al mittente riportato sulla busta delle lettera o sulle cartoline che si
ricevono. L'identificazione del mittente, nel mondo della corrispondenza fisica, viene spesso
basata sullo stile della scrittura o sulla firma riportata in calce ai documenti. Tuttavia
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entrambi questi aspetti sono facilmente “aggirabili”, da parte di un malintenzionato, a
fronte di investimenti in tecnologia di qualche decina di euro. Allo stesso modo è
perfettamente possibile “alterare” l'identità del mittente dei comuni messaggi e-mail.
Abbiamo già accennato al fatto che, per l'invio al server di invio, il nome e l'indirizzo e-mail
del mittente non siano necessari. E' evidente, quindi, che tali informazioni possono essere
alterate senza alcun tipo di difficoltà tecnica.
Rispetto ai problemi citati, va segnalato che le azioni di intercettazione e quelle di falsificazione
(siano esse applicate al mondo della Posta Ordinaria, sia a quello della Posta Elettronica)
producono delle implicazioni giuridiche che possono facilmente sconfinare in ambito penale.
Non è certo questa la sede più appropriata per analizzare in dettaglio la relazione fra la
semplicità tecnica di tali azioni e le loro conseguenze sul piano del diritto civile e penale.
L'unica cosa che si vuole rimarcare è l'invito a prestare anche per la Posta Elettronica tutte
quelle cautele che normalmente si applicano nella gestione della Porta Ordinaria: la Posta
Elettronica non aumenta né diminuisce i vari rischi, se non per un fattore di “moltiplicazione”
dovuto al numero di messaggi e-mail inviati/ricevuti che, con il passare degli anni, sarà
destinato a surclassare il numero dei messaggi ordinari10
Tornando all'analisi tecnica dei due problemi citati (riservatezza della comunicazione ed
identificazione del mittente), le tecnologie applicative oggi disponibili consentono agevolmente
di risolverle. In particolare, relativamente al solo servizio di Posta Elettronica:
–
Garanzia di riservatezza: attraverso un opportuno utilizzo di crittografia è possibile far si
che il messaggio risulti illeggibile a tutti, tranne che al legittimo destinatario. Va osservato
come la crittografia impedisca l'intercettazione del messaggio durante il suo trasporto, dal
PC del mittente al PC del destinatario. Ciononostante il messaggio resta intercettabile
direttamente sui PC di entrambi: un virus o un qualunque software costruito ad-hoc ed
installato sul PC del mittente o del destinatario può sicuramente intercettare il messaggio
prima che questo venga criptato (sul PC del mittente) o subito dopo che è stato decriptato
(dal PC del destinatario);
–
Garanzia dell'identità del mittente: nel corso degli ultimi anni, specialmente nell'ambito
della diffusione dei cosiddetti servizi di eGovernment, si è sempre più parlato della
cosiddetta “Firma Digitale”. Tutte le Pubbliche Amministrazioni, tutti i Dottori
Commercialisti, tutti i Notai, oggi, inviano e ricevono quotidianamente un numero
consistente di messaggi “elettronici” e, per questi, si è certi, assolutamente certi,
dell'identità del mittente. Tale certezza viene ottenuta proprio dalle tecnologia di “Firma
Digitale” che, tra l'altro, dal punto di vista tecnico, poggiano le basi proprio su quelle
tecniche di crittografia utilizzate per garantire la riservatezza nella fase di trasporto.
E' interessante osservare come questi due ultimi aspetti creino la prima, vera, distinzione fra i
servizi di Posta Elettronica e quelli di Posta Ordinaria. Per quest'ultima, infatti, la “garanzia di
riservatezza” può essere ottenuta racchiudendo il proprio messaggio (cartolina, lettera, pacco)
all'interno di una cassaforte e spedendo la cassaforte stessa. Per quanto riguarda l'identità del
mittente, invece, perfino una raccomandata con ricevuta di ritorno non può garantire che il
mittente sia esattamente chi dice di essere.
4.2
SPAM
Con il termine “SPAM” ci si riferisce alla attività di diffusione di messaggi di posta elettronica il
cui contenuto è esclusivamente di tipo pubblicitario e che non siano stati in alcun modo
sollecitati, richiesti, dal destinatario.
A grandi linee, il fenomeno dello SPAM riprende quello del “volantinaggio” applicato alla
corrispondenza ordinaria: così come si vengono recapitati i volantini cartacei che pubblicizzano
supermercati, palestre o negozi di vario genere che noi non abbiamo mai richiesto, allo stesso
modo qualcuno spedisce messaggi pubblicitari analoghi ma, anziché fisicamente, attraverso la
posta elettronica. Tuttavia, fra queste due situazioni, esistono differenze profonde che
10 Già oggi, l'autore di questo capitolo riceve circa un centinaio di e-mail al giorno, a fronte di 1 o 2 lettere, cartoline,
depliant pubblicatari o altre forme di comunicazione ordinaria
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analizzeremo nei prossimi paragrafi.
Tecnicamente, i messaggi di SPAM sono conosciuti con il nome “UCE - Unsolicited Commercial
Email” (Email commerciali non-sollecitate) oppure “Junk Mail” (Posta spazzatura). A tali nomi è
stato successivamente associato il termine SPAM che, storicamente, rappresentava la marca di
una famosa carne in scatola (SPAM – Spiced Ham) che negli Stati Uniti veniva fornita ai soldati
dell'esercito americano impegnati nelle missioni estere e che, per questo motivo, si guadagnò
una fama piuttosto negativa.
Le attività di promozione di prodotti e servizi che oggi vedono nello SPAM il principale
protagonista, affondano le proprie radici in settori diversi dall'Information-Technology. La prima
forma di questo genere di promozione trova origine negli Stati Uniti, dove sfruttando il fatto che
le telefonate urbane erano completamente gratuite, si diede origine a delle vastissime
campagne di invio di FAX e di telefonate fatte con messaggi preregistrati il cui obiettivo era
quello di promuovere un certo prodotto o un certo servizio.
Tuttavia, essendo tali azioni circoscritte ad una determinata zona geografica o, comunque, ad
una certa nazione, fu piuttosto semplice bloccarle: attraverso l'emanazione di una apposita
legge, il problema fu risolto non dal punto di vista tecnico, ma da quello giuridico.
Nel caso dello SPAM questo approccio non è attuabile: la natura dello SPAM è assolutamente
transnazionale ed oggi è perfettamente normale che un utente europeo o statunitense invii
qualche milione di messaggi e-mail utilizzando computer e server dislocati in paesi asiatici con
i quali non esistono relazioni diplomatiche.
Uno degli elementi caratterizzanti dello SPAM è che il costo delle relative campagne è
particolarmente basso per chi le promuove, e, viceversa, particolarmente alto per la comunità
di utenti e provider che le subisce. In altri termini, la gran parte dei costi di una campagna di
SPAM grava sulle spalle di chi riceve, e non di chi trasmette. Chi riceve, infatti, paga per la
gestione di quei messaggi che, nonostante non siano stati richiesti da nessuno, vanno “gestiti”
dalle proprie apparecchiature che a tutti gli effetti vengono abusate e vanno messi a
disposizione degli utenti finali i quali li scaricheranno sui propri PC e li leggeranno spendendo
minuti preziosi della propria attività lavorativa.
Se si considera che in Europa, attualmente, oltre il 50% dei messaggi e-mail in circolazione è
relativo a messaggi di SPAM, si capisce facilmente come la quantità di tempo che la comunità
perde per leggere/cancellare tali messaggi è veramente significativa.
La battaglia contro lo SPAM è una battaglia difficile. Alcuni utenti provano ad inviare al mittente
delle false risposte di casella inesistente; altri provano a bloccare i messaggi in funzione del
server di provenienza oppure del mittente stesso o del dominio Internet di partenza. Tali
approcci, però, sono pressoché inutili in quanto gli SPAMmer più evoluti utilizzano tecniche tali
da rendere casuale l'indicazione del mittente e da distribuire l'invio dei messaggi non su un
singolo server (che potrebbe essere agevolmente filtrato) ma attraverso una pluralità di server.
E' chiaro, comunque, che la lotta allo SPAM consiste in una attività di filtraggio dei messaggi in
ingresso; attività che per essere “comoda” deve necessariamente essere effettuata da
programmi automatici che sollevino l'utente dalle attività di consultazione e cancellazione
manuale dei messaggi indesiderati. Queste attività, però, espongono l'utente al rischio di
perdere dei messaggi buoni che, per qualche motivo, vengono erroneamente riconosciuti come
SPAM.
Di fatto, la battaglia contro lo SPAM può essere ricondotta alla definizione di una sorta di “soglia
di sopportazione”: più si è disposti a sopportare lo SPAM e meno si sentirà l'esigenza di
“filtrare” i messaggi in ingresso e, in ultima analisi, più basso sarà il rischio di perdere messaggi
corretti. Viceversa, meno si è disposti a sopportare lo SPAM, più sarà necessario filtrare i
messaggi in ingresso e, quindi, maggiore sarà la possibilità di vedersi filtrati i messaggi corretti.
Una tecnica piuttosto diffusa per limitare il numero di messaggi di SPAM è quella di evitare di
riportare il proprio indirizzo e-mail su pagine web e/o in messaggi di posta elettronica che in un
qualche modo hanno una visibilità “pubblica”. Gli spammer, infatti, generano il database di
indirizzi e-mail a cui inviare i messaggi di SPAM andando a cercare su internet tutti gli indirizzi
che compaiono nelle pagine web o nei documenti che sono liberamente disponibili su internet.
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Dr. Damiano Verzulli
Essendo l'indirizzi e-mail solitamente formato dalla sequenza
<utente>@<dominio>.<it,com,org,etc.> molti utenti scelgono di pubblicare il proprio indirizzo
utilizzando un formalismo del tipo:
–
damiano [at] verzulli.it
–
damiano [chiocciola] verzulli [punto] it
–
damiano @ verzulli . it
ossia in modo tale da renderlo di difficile interpretazione da parte di un software automatico
ma di facile comprensione da parte di un essere umano.
Va segnalato, comunque, che tutti gli sforzi tesi a prevenire la diffusione impropria del proprio
indirizzi e-mail diventano vani a causa dell'azione, sempre più frequente, di veri e propri virus
informatici scritti appositamente per recuperare indirizzi e-mail a cui inviare SPAM. E' sempre
più frequente, infatti, la diffusione di virus che nel momento in cui infettano un computer
provvedono ad analizzare il contenuto della rubrica degli indirizzi del programma di posta
elettronica prelevando l'elenco di tutti gli indirizzi presenti e comunicarli ad un server centrale
che provvederà ad inserire tali indirizzi nella lista da SPAMmare.
Aldilà di questi aspetti, è comunque consigliabile utilizzare servizi di posta elettronica che
forniscono un servizio “antiSPAM” direttamente sul server del provider oppure, in alternativa o
anche in concomitanza, utilizzare un programma di posta elettronica che offre un qualche
strumento di “gestione” dello SPAM. A tal riguardo si invita il lettore a considerare l'ottimo
Thunderbird, un programma di posta elettronica Open Source, liberamente scaricabile da
Internet, disponibile anche per sistemi Windows ed in lingua Italiana nonché dotato di un
comodo ed efficace filtro antiSpam. L'autore di queste pagine utilizza per la gestione di tutta la
sua posta elettronica, e con molta soddisfazione, proprio Thunderbird.
In figura 34 è riportato un messaggio di SPAM che ci invita a cliccare sul link presente nel
messaggio per accedere ad un catalogo di software. Nella parte alta, subito sotto la barra dei
bottoni, è possibile osservare la segnalazione di Thunderbird che ci segnala come questo
messaggio sembri essere SPAM. Oltre a tale segnalazione Thunderbird può anche procedere
alla cancellazione automatica di tali messaggi oppure al loro spostamento in qualche cartella
ad-hoc.
Figura 34: Un messaggio di SPAM, riconosciuto tale da Thunderbird
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Informatica Generale
4.3
Dr. Damiano Verzulli
Phishing
Il Phishing rappresenta la forma più aggressiva di SPAM e, a tutti gli effetti, costituisce un vero
e proprio tentativo di frode informatica. Attraverso dei messaggi di Posta Elettronica costruiti
ad arte, il truffatore falsifica il mittente ed il contenuto dei messaggio per cercare di
appropriarsi dei dati personali dell'utente (chiavi di accesso al servizio di home banking,
numero di carta di credito, etc.)
L'obiettivo del “Phisher”, ossia di colui che gestisce la campagna di Phishing, è quello di portare
l'utente a “cliccare” su un collegamento che è stato appositamente predisposto all'interno del
messaggio e che, una volta cliccato, mostra all'utente un sito Internet del tutto simile a quello
della società imitata ma che è sotto il controllo del Phisher. L'inserimento di username e
password su questo sito significa automaticamente la comunicazione di tale username e
password al Phisher stesso che potrà successivamente utilizzarle a proprio piacimento.
A titolo di esempio, in figura 35 è riportato un messaggio ricevuto dall'autore di questi appunti
lo scorso 28/11/2005 che sembrerebbe provenire da Poste Italiane e che invita a cliccare sul
link fornito. Se si cliccasse su tale link verrebbe visualizzata una pagina web in tutto e per tutto
simile a quella di Poste Italiane ma che, a differenza di quest'ultima, viene gestita dal Phisher.
L'inserimento di username e password su tale pagina significa l'automatica comunicazione
delle stesse al Phisher.
Figura 35: Un messaggio di "Phishing"
Per evitare di incappare in queste situazioni, si consiglia di seguire sempre le “solite”
precauzioni:
–
Diffidare sempre da chiunque richieda tramite e-mail di inviare dati personali/riservati quali
codice fiscale e numero di conto o codici di accesso come codice cliente, PIN e password.
–
In caso di dubbi, contattare il Servizio Clienti o un riferimento dell'azienda mittente.
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Informatica Generale
Dr. Damiano Verzulli
–
Non accedere a siti internet, specie a quelli di home-banking o di e-Commerce, attraverso il
click fatto su collegamenti presenti all'interno di messaggi email, anche se apparentemente
inviate da una fonte affidabile. Piuttosto, aprire il browser e digitare direttamente l'indirizzo
del sito che desidera visitare.
–
Privilegiare, specialmente per i servizi di eCommerce e di Home-Banking, quei siti che
utilizzano la crittografia e che consentono una qualche forma di identificazione del sito di
destinazione. Tali siti sono riconoscibili dal prefisso “https://” dell'indirizzo e da un lucchetto
visualizzato nella parte bassa del browser.
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