Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
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PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
Azienda Unità Sanitaria 3 Catania - Servizio Epidemiologia
Firma del responsabile della candidatura
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PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
“Miglioramento dell’adesione al Pap-test delle madri delle ragazze nate nel 1997 cui è
offerta la vaccinazione anti HPV – Catania (città)”
Responsabile:
Cognome: CUCCIA
Nome: MARIO
Telefono: 0957178069
E-mail: [email protected]
Ruolo: Responsabile del Servizio Epidemiologia AUSL 3 Catania
Referente:
Cognome: Cannata
Nome: Santo
Telefono: 0952540110
E-mail: [email protected]
Ruolo: Dirigente medico del Servizio di Epidemiologia
Durata dell’intervento in mesi : 12
Periodo di realizzazione:
da 01 / 01 / 2009
a 12 / 12 / 2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
 Ammontare complessivo: € 5000,00
di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€ 5000,00
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €……………………//……………………
 Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
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SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
 documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
 piani di miglioramento/programmi settoriali
 è un’iniziativa autonoma del proponente
 altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
 autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
 risultati di indagini di customer satisfaction
 analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
 specifica indagine realizzata da personale interno
 specifica indagine realizzata da consulenti
 indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
 richiesta del vertice (politico o amministrativo)
 altro (specificare) a) Necessità del miglioramento dell’adesione al Pap-test
(riferimento indagini PASSI e ISTAT)
b) Studio del rapporto fra vaccinazione anti-HPV ed
adesione al Pap-test (riferimento “Intesa Stato-Regioni del 20.12.07”)
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:




sì, già realizzate
sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Attività di miglioramento dell’adesione al Pap-test nella popolazione femminile della città di
Catania avviate dall’Unità Operativa “Screening ginecologico” dell’ AUSL 3 Catania
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)






carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
altro (specificare)_________________________________________________________
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1.5. Definizione del problema
Il sistema di sorveglianza PASSI coordinato dal CNESPS dell’Istituto Superiore di Sanità e le
indagini routinarie sullo stato di salute della popolazione italiana realizzate dall’ISTAT evidenziano
un’adesione al Pap-test non superiore al 50% delle donne di età compresa fra 25 e 64 anni
residenti nella regione Sicilia. Conseguentemente sono necessarie iniziative che migliorino il grado
di adesione delle donne a questo strumento di prevenzione secondaria.
Inoltre, considerata la recente introduzione della vaccinazione anti-HPV, l’Intesa Stato-Regioni del
20.12.07 (vedi punto “ricerca post marketing”) ha sottolineato la particolare importanza dello
studio dell’ interazione fra questo nuovo strumento di prevenzione primaria e quello consolidato di
prevenzione secondaria
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)






utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro………………………………………………………………..
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
Mediante riunioni che si sono effettuate fra i Responsabili del Servizio di Epidemiologia, dell’Unità
Operativa Screening ginecologico e dell’Unità Operativa Qualità della Direzione dell’AUSL 3 di
Catania al fine di avanzare la proposta di partecipazione al concorso.
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
 dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
Sistema di sorveglianza PASSI - CNESPS
Indagine sullo stato di salute della popolazione italiana - ISTAT
 dati di funzionamento (specificare quali):
Percentuale di adesione all’offerta attiva del Pap-test, mediante invito dell’Unità Operativa
Screening ginecologico per via postale, nella città di Catania
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TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
 del contesto:
 integrare le amministrazioni
 valorizzare la comunità
 rinnovare il rapporto centro/periferia
 del problema:
 cogliere le esigenze degli utenti
 interpretare la missione
 analizzare la situazione, definire obiettivi
 della soluzione:
 coinvolgere il personale
 utilizzare tecnologie e metodi
 gestire le risorse economiche
 del risultato:
 controllare i risultati
 valutare gli effetti
 consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
 innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
 ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
 gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
 modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
 modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
 modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
 altro (specificare)__________________________________________________
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1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Miglioramento nella città di Catania dell’offerta del Pap-test alle madri delle figlie (nate nel 1997)
cui è offerta attivamente e gratuitamente la vaccinazione anti-HPV
Obiettivi specifici
1) Offerta attiva e gratuita del vaccino alle ragazze nate nel 1997 che frequentano la 1° e la
2°classe della S.M.I.
2) Acquisizione del consenso per la vaccinazione delle ragazze, mediante la distribuzione tramite i referenti per l’educazione alla salute delle scuole frequentate dalle ragazze - di un invito
che sarà firmato dai genitori.
3) Contemporaneamente alla vaccinazione delle ragazze o mediante intervista telefonica,
somministrazione a tutte le madri (prescindendo dall’esecuzione o meno della vaccinazione alle
figlie) di un questionario riguardante la regolare esecuzione o meno del Pap-test.
4) Distribuzione a tutte le madri di un opuscolo che spieghi: a) perché la vaccinazione non può
essere eseguita nelle donne adulte; b) perché è importante eseguire regolarmente il Pap-test.
5) Individuazione dei determinanti che condizionano l’adesione all’offerta della vaccinazione. Ad
esempio: medico curante (MMG o PLS); livello d’istruzione, nazionalità, età, lavoro della madre;
esecuzione del Pap-test da parte della madre.
6) Individuazione dei determinanti che condizionano la non esecuzione del Pap-test da parte delle
madri. Ad esempio: mancato invito, livello d’istruzione, età, lavoro, medico curante.
1.4 Descrivere i risultati attesi
Miglioramento della percentuale delle donne che eseguono regolarmente il Pap-test nella città di
Catania
1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
1) Vaccinare, entro il 31.12.2009 con almeno una dose, il 70% delle ragazze nate nel 1997 e
residenti nella città di Catania che frequentano la S.M.I. in scuole presenti nella città .
2) Soministrazione del questionario ad almeno il 70% delle madri delle ragazze cui è offerta la
vaccinazione anti-HPV.
3) Distribuzione ad almeno il 95% delle ragazze, nate nel 1997 e residenti a Catania,
dell’invito per l’offerta della vaccinazione e del depliant per le loro madri.
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2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna
attività
Fasi
Attività
Output attesi
Indicatori di realizzazione
Fase 1
Predisposizione dei materiali per lo sviluppo de progetto (report, depliant,
ecc.) - GENNAIO
Fase 2
Condivisione del progetto e relativa formazione del personale - GENNAIO
Fase 3
Conferenza di Servizio con i Referenti per l’educazione alla salute delle Conferenza
scuole coinvolte nel progetto - FEBBRAIO
Servizio
Fase 4
Distribuzione degli inviti e dei depliant per le madri nelle scuole, Incontri
nelle N° di incontri realizzati/ N° di
svolgimento di incontri nelle scuole con la partecipazione dei genitori, scuole
incontri previsti.
acquisizione del consenso informato per la vaccinazione. FEBBRAIOMAGGIO
Recapito inviti
N° di inviti distribuiti/ N° di
ragazze arruolabili per la
vaccinazione
Fase 5
Esecuzione delle vaccinazioni. FEBBRAIO-MAGGIO
Vaccinazioni
Nà di ragazze vaccinate/ N° di
ragazze invitate
Fase 6
Somministrazione dei questionari alle madri delle ragazze vaccinate e non.
FEBBRAIO-GIUGNO
Interviste
N° di interviste realizzate/ N° di
interviste previste
Fase 7
Caricamento delle interviste sul datebase predisposto per l’analisi Caricamento
statistica. MARZO-NOVEMBRE
dati
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Conferenze
Servizio
di N° di C.d.S. svolte/ N° di C.d.S.
previste
di
N° di interviste caricate/ N° di
interviste eseguite
Fase 8
Catch-up delle vaccinazioni non eseguite. GIUGNO-NOVEMBRE
Fase 9
Catch-up delle interviste non eseguite. GIUGNO-NOVEMBRE
Fase 10
Analisi statistica dei dati raccolti. NOVEMBRE-DICEMBRE
Fase 11
Comunicazione dei risultati del progetto. DICEMBRE
segue
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2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Vaccinazione del 70% delle
ragazze invitate
Interviste al 60% delle madri delle
ragazze invitate
Indicatore (descrizione e unità di
misura)
Target
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
 Si
 No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro: 5
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Dirigente medico
Dirigente medico
Dirigente medico
Dirigente medico
Assistente
sanitario
Compiti
Coordinamento del progetto
Organizzazione campagna vaccinale
Predisposizione degli strumenti per lo
sviluppo
del
progetto
(invito,
questionari,ecc.)
Analisi statistica dei dati
Coordinamento
del
Personale
sanitario del comparto coinvolto nel
progetto
3.3. Indicare l’eventuale apporto
dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
di
altri
soggetti
Gg/impegno
50
75
50
60
75
(personale
di
altri
uffici
1) Dirigente medico, responsabile dell’Unità Operativa “Screening ginecologico”, formulazione
depliant per le madri e raccordo con le procedure per l’offerta del Pap-test.
2) Dirigente medico, responsabile dell’Unità Operativa “Qualità”, integrazione del progetto nelle attività di miglioramento della qualità dell’AUSL 3 Catania.
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4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
Ufficio Scolastico Provinciale di Catania, mediante il coinvolgimento e la formazione dei Referenti
per l’educazione alla salute delle scuole coinvolte nella campagna vaccinale.
Dirigente medico dell’U.O.C. di Ostetricia e Ginecologia dell’ Azienda ospedaliera “Cannizzaro” di
Catania, partecipazione alla formazione dei Referenti per l’educazione alla salute e del Personale
sanitario coinvolto nel progetto.
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza: NO
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
Saranno predisposti dei report specifici per ogni scuola coinvolta nel progetto che saranno
compilati dal Personale che svilupperà l’intervento. I report saranno raccolti a cura del dirigente
sanitario che curerà l’organizzazione della campagna.
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
Saranno periodicamente eseguite delle conferenze di servizio del gruppo di lavoro istituito per la
verifica dello sviluppo del progetto, durante le quali saranno: a)analizzati i report relativi all’offerta
vaccinale alle ragazze ed alla realizzazione delle interviste alle madri; b) le criticità eventuali nello
sviluppo del progetto.
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5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
Predisposizione di un apposito report dove saranno raccolte le attività svolte in ogni singola scuola
coinvolta nel progetto suddividendole per classe.
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
1) Conferenza di servizio - in collaborazione con l’Ufficio Scolastico Provinciale - con i
Referenti alla salute delle SS.MM.II. e degli Istituti Comprensivi della città per l’illustrazione
e la condivisione del progetto.
2) Incontri nelle scuole per proporre la vaccinazione anti-HPV ed il collegato progetto rivolto alle
madri delle ragazze da vaccinare.
3) Conferenza stampa a conclusione del progetto per la comunicazione ai mass media dei risultati.
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si
ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi
1) Somministrazione del questionario alle madri che rifiutano l’offerta del vaccino anti-HPV per le
loro figlie.
2) Somministrazione del questionario alle madri che non assistono alla vaccinazione delle figlie:
problematicità del collegamento telefonico.
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
Diagramma di Gannt da gennaio a dicembre 2009
Gen.
Feb
Mar
Apr.
Predisposizione dei materiali per lo
sviluppo de progetto (report, depliant,
ecc.)
Condivisione del progetto e relativa
formazione del personale
Conferenza di Servizio con i Referenti
per l’educazione alla salute delle scuole
coinvolte nel progetto
Distribuzione degli inviti e dei depliant
per le madri nelle scuole, svolgimento di
incontri
nelle
scuole
con
la
partecipazione dei genitori, acquisizione
del
consenso
informato
per
la
vaccinazione
Esecuzione delle vaccinazioni
Somministrazione dei questionari alle
madri delle ragazze vaccinate e non
Caricamento delle interviste sul datebase
predisposto per l’analisi statistica
Catch-up delle vaccinazioni non eseguite
Catch-up delle interviste non eseguite
Analisi statistica dei dati raccolti
Comunicazione dei risultati del progetto
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Mag.
Giu.
Lug.
Ago.
Set.
Ott.
Nov.
Dic.