Versione 3.19b
Manuale operativo per le
Capitanerie di Porto
GESAP Gestione integrata del personale
Revisione 1.0
Del 01/06/2006
Sommario
INTRODUZIONE........................................................................................................................................3
COPYRIGHT...............................................................................................................................................4
ASPETTI BASE DI CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA. ..................................................................6
REQUISITI ED AVVERTENZE.........................................................................................................................6
L’ANAGRAFICA DIPENDENTI........................................................................................................................6
METODICHE DI OPERAZIONE SUL SISTEMA. ................................................................................8
LE OPERAZIONI PRELIMINARI. ....................................................................................................................8
I RIPORTI DEL MESE PRECEDENTE. .................................................................................................................8
LE OPERAZIONI GIORNALIERE ..................................................................................................................10
MODIFICA, ELIMINAZIONE ED INSERIMENTO DI TIMBRATURE. ....................................................................10
MODIFICA ORARIO GIORNALIERO E/O INSERIMENTO ORARI PROVVISIORI...................................................10
GIUSTIFICAZIONI DI ASSENZE E/O INSERIMENTO ED APPROVAZIONE DI GIUSTIFICAZION PREVENTIVE. .....10
INSERIEMENTO ED APPROVAZIONE ABILITAZIONI ALLO STRAORDINARIO. .................................................11
LE OPERAZIONI MENSILI ............................................................................................................................12
IL CRITERIO PAGO/NON PAGO PER I SERVIZI.................................................................................................12
CONTROLLO DELLE ANOMALIE RIMANENTI.................................................................................................13
IL LANCIO DELLA PROCEDURA DI ABILITAZIONE DELLE COMPENSAZIONI. .................................................13
CHIUSURA MENSILITÀ. .................................................................................................................................13
PAGAMENTO DELLE ORE. .............................................................................................................................14
GENERAZIONE STATISTICHE SIGEST. .........................................................................................................14
LE OPERAZIONI ANNUALI ...........................................................................................................................15
GENERARE LE FESTIVITÀ PRIMA DELLA FINE DELL’ANNO.........................................................................15
LA CHIUSURA ANNUALE...............................................................................................................................15
PROBLEMI E SOLUZIONI. ...................................................................................................................19
LA COMPENSAZIONE MENSILE NON FUNZIONA. .......................................................................................19
LA COMPENSAZIONE GIORNALIERA NON FUNZIONA................................................................................20
TRADEMARKS.........................................................................................................................................21
INDICE .......................................................................................................................................................22
GESAP, manuale operativo per le Capitanerie di Porto
Sommario • i
GESAP, manuale operativo per le Capitanerie di Porto
Sommario • ii
Introduzione
Vista la rinnovata necessità di avere un sempre più corretto e affidabile conteggio delle ore di
lavoro del personale, dovuta anche al crescente bisogno di contabilizzare da molti punti di vista
l’impiego delle risorse umane delle Capitanerie di Porto (SIGEST), il software GESAP è
riuscito in questo intento, consentendo di ottenere dei dati affidabili e di facile consultazione da
parte del personale interessato; ad esempio i terminali che visualizzano la banca ore e i giorni di
licenza ordinaria e L.937/77 ancora da fruire, i CFG maturati, le ore di recupero per servizi
armati e non e la licenza ordinaria residua riferita all’anno precedente, il tutto sempre
aggiornato a 2 giorni prima. Un’innovazione importante, se si considera che il valore (sia
monetario che non) del lavoro al giorno d’oggi ha un importanza preminente nello sviluppo
organizzativo delle FF.AA..
Questo ci ha portato ad avere un software altamente configurabile e adattabile ad ogni tipo di
esigenza.
Questo manuale ha lo scopo di aiutare l’operatore che gestisce il personale a comprendere il
funzionamento di GESAP in quelle peculiarità espressamente sviluppate per le Capitanerie di
Porto, quindi, non sostituisce ma integra i manuali standard già pubblicati.
GESAP, un mondo sempre in evoluzione.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Introduzione • 3
Copyright
I marchi dei prodotti ed il software fornito sono di proprietà dello sviluppatore o dei suoi fornitori e sono tutelati
dalle leggi sul copyright vigenti, dalle disposizioni dei trattati internazionali e dalle altre leggi nazionali applicabili.
L'Utilizzatore può effettuare una copia di archivio del software in dotazione.
Operazioni di manipolazione, alterazione, conversione, decodifica, decompilazione, disassemblaggio e simili sono
illegali.
La documentazione, sia scritta che su supporto elettronico, non può essere divulgata senza la preventiva
autorizzazione scritta da parte dello sviluppatore. Nessuna parte della documentazione può essere riprodotta,
memorizzata o trasmessa in qualunque forma, sia essa elettronica, meccanica, fotocopia, etc.
LICENZA DEL SOFTWARE: Tutto il software fornito è di proprietà dello sviluppatore o dei suoi fornitori e viene
concesso in Licenza d'uso.
E' vietato dare in locazione o in leasing il software, ma si possono trasferire in via definitiva i diritti concessi a
condizione che vengano trasferite tutte le copie del software e tutto il materiale scritto e che il cessionario accetti le
condizioni del presente Contratto.
La concessione della Licenza d'uso e' subordinata alla condizione che dello sviluppatore e i suoi fornitori siano tenuti
indenni e manlevati dall'utente nei confronti di qualsivolglia rivendicazione o azione giudiziale, comprese le spese
legali, derivanti dall'uso o dalla distribuzione dei prodotti dell'Utilizzatore.
DOCUMENTAZIONE: La documentazione fornita e' stata attentamente verificata, tuttavia lo sviluppatore ed i suoi
fornitori non assumono alcuna responsabilità per le conseguenze di possibili errori od omissioni nelle informazioni
riportate o di eventuali caratteristiche o variazioni non documentate dei propri prodotti. E' responsabilità
dell'Utilizzatore la conservazione in modo riservato delle parti contenenti le informazioni sul funzionamento dei
prodotti sia hardware che software.
VARIAZIONI: lo sviluppatore ed i suoi fornitori si riservano il diritto di modificare le caratteristiche dei propri
prodotti di cambiarne le specifiche ed i prezzi senza preventivo avviso.
LIMITI DI GARANZIA: Il periodo di garanzia e' di 2 anni dalla data di acquisto. Limitatamente a questo periodo
ed in caso di malfunzionamenti dell'hardware o del software, sarà possibile a discrezione dello sviluppatore:
a) la riparazione o la sostituzione del software o dell'hardware, purché il materiale sia fatto pervenire allo
sviluppatore a cura e carico dell'Utilizzatore e reso all'Utilizzatore stesso a sua cura e carico secondo le sue
indicazioni;
b) la restituzione del prezzo pagato. La presente garanzia viene meno qualora il vizio del software o
dell'hardware derivi da incidente, uso inidoneo od erronea applicazione;
ESCLUSIONE DI ALTRE GARANZIE: lo sviluppatore non riconosce alcuna altra garanzia, espressa o implicita,
comprese, tra le altre, la garanzia di commerciabilità e idoneità per un fine particolare relativamente al software,
all'hardware e ad ogni altro materiale di accompagnamento.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Copyright • 4
ESCLUSIONE DI RESPONSABILITA': In nessun caso lo sviluppatore e i suoi fornitori saranno ritenuti
responsabili per eventuali danni, inclusi senza limitazioni il danno per perdita o mancato guadagno, interruzione
dell'attività, perdita di informazioni o altre perdite economiche, danni diretti od indiretti, incidentali o
consequenziali, derivante dall'uso o nell'impossibilità di uso dei prodotti forniti per qualunque ragione, compresi
guasti o anomalie di funzionamento dell'hardware o del software forniti ed anche nel caso in cui lo sviluppatore sia
stato avvertito della possibilità di tali danni.
In ogni caso, ai sensi del presente contratto la responsabilità dello sviluppatore sarà limitata ad un importo
corrispondente a quello effettivamente pagato per il prodotto.
Analogamente dello sviluppatore non sarà ritenuta responsabile dei danni causati da chi utilizzi illegalmente i
prodotti o illegalmente diffonda copie di programmi o codici di calcolo o dati riservati, superando, mediante
manipolazioni hardware e/o software, le protezioni introdotte.
Lo sviluppatore non e' responsabile per un uso improprio dei propri prodotti e non garantisce ne' autorizza l'utilizzo
degli stessi nelle applicazioni ove possano causare danni a persone o cose, sia in funzionamento normale che durante
situazioni di guasto o di anomalia.
FORNITURE ADDIZIONALI: Le clausole del presente Contratto si applicano anche al software ed all'hardware
delle forniture successive, come nel caso in cui l'Utilizzatore riceva o acquisti aggiornamenti, ulteriori licenze o
utilities software o altri prodotti hardware successivi al primo.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Copyright • 5
Aspetti base di configurazione
del sistema.
In questo capitolo affronteremo i principali parametri di configurazione del sistema.
Requisiti ed avvertenze.
L’operatore addetto alla gestione del sistema è tenuto, prima di leggere il presente
manuale, alla consultazione dei manuali “generici” di GESAP quali:
•
Manuale GESAP introduzione al sistema;
•
Manuale GESAP gestione presenze;
•
Manuale GESAP-SERVER o Manuale GESAP-SERVER(TMC) secondo il tipo
di terminali di rilevamento presenze utilizzati;
Di solito quando il GESAP viene installato in Capitaneria, gli archivi vengono già
“confezionati” con orari e servizi standard che poi andranno personalizzati in base alle
esigienze dei vari Comandi; il passo successivo è il caricamento dell’anagrafica, la
distribuzione dei badge e l’avvio della raccolta e della gestione degli orari del personale.
Di seguito analizzeremo i principali parametri da impostare.
Questo manale NON tiene conto di tutti i moduli opzionali che il cliente può avere
acquistato se non in determinati casi.
L’anagrafica dipendenti.
Il primo passo per una corretta impostazione del sistema è il settaggio dell’anagrafica
dipendenti nei seguenti campi:
•
Anzianità di grado
•
Qualifica
•
Categoria
•
Reparto
•
Richiesta abilitazione agli straordinari
•
Notturno
•
Tirocinante
•
Abilitato giustificaz. Rec. Mat.
•
Inserimento della data di entrata in servizio e delle licenze usufruite (solo se si
possiede il relativo modulo opzionale)
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Aspetti base di configurazione del sistema. • 6
Figura 1: L’anagrafica dipendenti
Analizziamo ora le singole voci.
Anzianità di grado: è necessaria per stabilire l’ordinamento del personale durante la
stampa della scheda riepilogativa.
Qualifica: contiene il grado necessario per stabilire i differenti conteggi delle spettanze
orarie quali indennità, recuperi, etc.
Categoria: contiene il gruppo all’interno del quale collocare la persona, anche per
stabilire i differenti conteggi delle spettanze orarie quali indennità, recuperi, etc.
Reparto: contiene il reparto di appartenenza (ufficio/servizio presso il quale è destinata
la persona all’interno del Comando), utile per le analisi statistiche e la gestione delle
reperibilità.
Richiesta abilitazione agli straordinari: tale voce se selezionata non darà alla persona
alcuno straordinario (anche se effettivamente svolto) se non tramite apposita procedura
di autorizzazione (stampato di richiesta preventiva).
Notturno: se selezionato le ore eventualmente fatte a cavallo della mezzanotte,
verranno consecutivamente “agganciate all’uscita del mattino, altrimenti GESAP
interromperà le ore effettuate in automatico.
Ad esempio, il dipendente CAIO entra il giorno n alle ore 09.00 ed esce il giorno n+1 alle
08.00.
Senza la voce Notturno selezionata, il sistema conteggia le ore del giorno n dalle 09.00
alle 24.00, mentre per il giorno n-1, l’orario verrebbe preso come orario di ingresso
attendendo una uscita.
Con la voce Notturno selezionata, il sistema conteggia totalmente le ore del giorno n
dalle 09.00 alle 08.00 del giorno successivo.
Tirocinante: Specifica se il personale è tirocinante, agganciando in automatico proprietà
di calcolo degli orari diverse da quelle del personale NON Tirocinante.
Abilitato giustificaz. Rec. Mat.: Specifica se la persona può entrare a fare parte della
procedura di auto giustificazione delle assenze con i Recuperi maturati per Servizi Armati
e non (Rif. Il lancio della procedura di abilitazione delle compensazioni.).
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Aspetti base di configurazione del sistema. • 7
Data di entrata in servizio: determinare la spettanza annuale della licenza ordinaria in
base anche al tipo di orario assegnato, a seconda se questo sia articolato su 5 o su 6
giorni (nel caso in cui la spettanza osservata per una data persona non fosse esatta,
consultare il manuale sul MODULO GESAP Ferie e Licenze)
Metodiche di operazione sul
sistema.
In questo capitolo verranno analizzate le sequenze delle azioni necessarie per il buon funzionamento del
sistema e per una efficace gestione del personale.
Le operazioni preliminari.
Al momento dell’installazione del sistema, almeno per 1/2 mesi, l’operatore dovrà
limitarsi ad effettuare le operazioni giornaliere e mensili al solo scopo di esercitarsi e
prendere confidenza col sistema, oltre a dare al personale della Capitaneria il tempo di
abituarsi a timbrare correttamente ed avere quindi l’opportunità di potere testare le
impostazioni degli orari e dei servizi.
In tale periodo la GESAP consiglia vivamente di continuare parallelamente con la
gestione manuale (utilizzando i registri firma) delle presenze per poterne raffrontare i
risultati con la gestione informatica propria del GESAP per fare emergere eventuali
discrepanze.
Terminato il periodo di test e sistemati i parametri degli orari e dei servizi, si procederà
con il caricamento dei riporti al mese precedente.
I riporti del mese precedente.
Al momento della decisione di portare il sistema dalla fase di test a quella di
“produzione”, sarà necessario caricare i totali calcolati alla fine del mese di inizio della
gestione. Chiariamo il concetto con un esempio: se si decidesse che il sistema dovesse
partire dal 01 Marzo, sarà necessario raccogliere i valori dei raggruppi orari (Feriali
diurne, Feriali notturne+Festive diurne, Festive diurne, CFG, Reperibilità, GNL+GF e
Recuperi maturati per servizi armati e non) calcolati al 28 Febbraio.
I valori calcolati, dovranno essere inseriti nei riporti entro la fine di Marzo e con Febbraio
ancora “aperto” (rif. Chiusura mensilità) tramite il menù CONFIGURAZIONI -> RIPORTI
della videata principale di GESAP; a questo punto, riferirsi al manuale GESAP
Gestione Presenze, pg. 59 I Riporti, tenendo conto che NON VANNO CREATI nuovi
riporti ma MODIFICATI quelli esistenti nel database.
Una volta inseriti i riporti sarà necessario “chiudere il mese”, nel caso dell’esempio quello
di Febbraio (rif. Chiusura mensilità).; buona norma sarebbe quella di controllare a caso
almeno il 30% degli statini del personale in forza scegliendo ovviamente persone che
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 8
espletano servizi diversi, verificando (come in Figura 2: Il controllo dei riporti) che i totali
inseriti vengano visualizzati nella stampa oppure nell’Anagrafica del personale nella parte
relativa ai Riporti (riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 49
L’Anagrafica del personale, parte dei Riporti).
Da questo momento in poi, il sistema (ad ogni successiva chiusura delle mensilità),
calcolerà i totali finali del mese riportandoli sul mese successivo.
La parte relativa ai
riporti del mese
precedente
Figura 2: Il controllo dei riporti
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 9
Le operazioni giornaliere
Per una corretta e tranquilla gestione del personale, si consiglia giornalmente di
effettuare le principali operazioni di:
Modifica, eliminazione ed inserimento di
timbrature.
•
Riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 72 La gestione orario, parte
La modifica orario.
•
Riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 72 La gestione orario, parte
Aggiunta di una timbratura.
•
Riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 73 La gestione orario, parte
L’eliminazione di una timbratura.
Modifica orario giornaliero e/o inserimento orari
provvisiori.
•
Riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 72 La gestione orario, parte
La modifica orario.
Capita spesso nella realtà delle Capitanerie di dovere inserire per una o più
settimane un comportamento orario diverso da quello canonico (solitamente orario
su 5gg. o 6gg.), ad esempio nel caso in cui si voglia inserire per l’equipaggio di una
motovedetta un determinato comportamento orario per una determinata settimana; a
questo scopo interviene l’inserimento degli orari provvisori che nel caso in cui
vengano inseriti PRIMA che il turno inizi, dovranno seguire la procedura riportata nel
manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 88 La gestione orario, parte Gli orari
provvisori, altrimenti (caso in cui vengano inseriti DOPO la fine o DURANTE lo
svolgimento del turno) dovrà essere seguita la procedura precedente ed inoltre
dovrà essere “lanciata” la procedura di “aggiornamento profili orari” (Rif. manuale
GESAP Gestione Presenze, pg. 86 La gestione orario, parte L’aggiornamento
profili orari).
Giustificazioni di assenze e/o inserimento ed
approvazione di giustificazion preventive.
•
(riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 74 e 75 La gestione orario,
parte La lista delle anomalie / Le giustificazioni delle anomalie).
•
(riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 76 La gestione orario, parte
Le giustificazioni preventive).
Esistono profonde differenze di trattamento orario tra le varie causali di
giustificazione: vediamo riportate in tabella le principali.
Giustificazione
Cosa sottrae
Quantità
Recupero
REC
maturati per servizi
Recuperi
maturati
per servizi armati e
non
Dipende dall’assenza giornaliera della persona.
Questa
giustificazione
non
va
inserita
manualmente ma occorre lasciare “vuota” la
giornata in questione, in quanto a fine mese,
prima di “chiudere” il mese verrà fatta partire la
routine “Abilitazioni alle compensazioni”, e
GESAP
a
quel
punto
compenserà
automaticamente le assenze mensili con le ore
di Recupero per Servizi, fino ad “esaurimento
scorte”. Quindi le restanti assenze verranno
prese dalle feriali diurne. N.B.: nelle giornate
dove esistono abilitazioni allo straordinario
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 10
inserite ed approvate, tale funzione verrà saltata
automaticamente.
Recupero GNL
GNL+GF
-1
Recupero orario
Feriali diurne
Inserita dall’operatore
NOTA BENE
Giustificare una anomalia con Recupero orario o lasciarla ingiustificata, ha lo
stesso effetto solo se la persona non ha Recuperi maturati per Servizi armati e
non.
Inseriemento ed approvazione abilitazioni allo
straordinario.
Procedura utilizzabile solo per i dipendenti che nella propria anagrafica hanno
impostata la richiesta agli straordinari.
•
Rif. L’anagrafica dipendenti.
•
Riferirsi al manuale GESAP Gestione Presenze, pg. 80 La gestione orario,
parte L’abilitazione degli straordinari).
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 11
Le operazioni mensili
Il criterio pago/non pago per i servizi.
Figura 3 Il pagamento giorni
necessità attraverso questa procedura: è possibile selezionando un anno, selezionare
singolarmente i giorni feriali e festivi da pagare, alla fine il sistema ricalcolerà le giornate
modificate.
Figura 4 La visualizzazione del pagamento giorni sulla griglia
Quando una giornata risulta messa a pagamento sulla griglia dell’orario apparirà un
simbolo come quello di figura.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 12
Controllo delle anomalie rimanenti.
Il lancio della procedura di abilitazione delle
compensazioni.
Una volta effettuata la giustificazione delle anomalie rimaste (giustificazini preventive e
abilitazioni allo straordinario del mese da chiudere), occorrerà lanciare la procedura di
abilitazione delle compensazioni: tale procedura che si trova nell’applicazione Orario,
menù Abilitazioni -> Abilitazione delle Compensazioni ha la funzione di ciclare tutto il
personale selezionato (attenzione, il personale che ha la possibilità di essere selezionato
DEVE avere nella propria anagrafica la spunta su Abilitato giustificaz. Rec. Mat., nella
parte denominata Campi configurabili, vedi figura sotto) e giustificare eventuali ritardi
solo se il dipendente ha accumulato una quantità di Recuperi maturati per servizi Armati
e NON sufficiente, solo se nella giornata Non sono stati effettuati straordinari (abilitati).
Figura 5: L’abilitazione sull’anagrafila personale della giustificazione automatica dei
recuperi.
Chiusura mensilità.
Dopo avere controllato la correttezza dei conteggi degli statini e:
•
Approvato tutte le giustificazioni preventive
•
Approvate le abilitazioni agli straordinari
•
Giustificate le eventuali anomalie
•
Impostati i criteri pago/non pago (prima dell’inizio del mese in questione da
chiudere)
Sarà possibile chiudere il mese per “congelare” e quindi rendere immodificabili gli statini;
con questa operazione, inoltre, il GESAP effettuerà la compensazione di fine mese come
visibile nella Figura 6: Le compensazioni mensili.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 13
Figura 6: Le compensazioni mensili
Eventuali carenze nella colonna delle Feriali Diurne (vedi riga Totale parziale), verranno
compensate con le altre eccedenze (vedi riga Totale compensato), dando come risultato
la riga del Totale finale.
Nel caso in cui la compensazione mensile NON funzionasse, andare alla voce La
compensazione mensile non funziona.
Pagamento delle ore.
Generazione statistiche SIGEST.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 14
Le operazioni annuali
Generare le festività PRIMA della fine dell’anno.
GESAP necessita dell’inserimento annuale delle festività (Rif. Manuale GESAP
introduzione al sistema, pagina 40, Tabella delle Festività). Ogni Capitaneria viene,
all’atto dell’installazione del sistema, fornita di una tabella precaricata di tutte le festività
dell’anno in corso, queste, sono divise in festività da riportare in automatico all’anno
successivo (come ad esempio il Natale o il santo patrono) ed altre per le quali verrà
richiesto l’inserimento della data di calendario (come per Pasquetta).
Per generare le festività dell’anno prossimo (operazione da fare quindi verso Dicembre),
sarà necessario semplicemente andare sulla tabella delle festività in corrispondenza
dell’anno in corso (ovvero l’anno appena iniziato), entrare in modalità di modifica e
premere sul bottone accanto alla data di visualizzazione del calendario denominato
Riporta festività anno XXXX (dove XXXX sarà l’anno successivo). In automatico il
sistema porterà nell’anno successivo tutte le festività con “data fissa”, mentre per quelle
con data “variabile”, verrà richiesto quando cadrà la nuova festività; al termine della
procedura basterà salvare la tabella e controllare nel nuovo anno che le festività siano
state generate correttamente.
La chiusura annuale
Alla fine di ogni anno, si possono operare due modalità di gestione dei riporti del mese
precedente:
1.
Chiudere il mese di dicembre
2.
Chiudere il mese di dicembre e operare la chiusura annuale
Nel primo caso, i totali di dicembre appariranno come riporti al mese precedente nello
statino di gennaio dell’anno successivo.
Nel secondo caso, è possibile applicare sui totali di dicembre una serie di elaborazioni
come l’azzeramento di alcune voci di riporto e/o il riversamento o la modifica
incondizionata, in questo paragrafo analizzeremo tale funzionalità.
Una volta aperta la gestione della chiusura annuale, apparirà una finestra come in Figura
7: La chiusura annuale; tutte le persone con i relativi valori di riporto calcolati al
31.12.XXXX verranno elencate nella griglia.
Figura 7: La chiusura annuale
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 15
A questo punto è possibile:
Inserire a mano nella colonna Val.convertito il valore del riporto mese
precedente che dovrà apparire sullo statino di gennaio.
Oppure riversare come in figura un valore della colonna Riporto verso un valore
della colonna Conversione;
nell’esempio precedente è possibile vedere che selezionando dalla colonna
Conversione la voce CFG, GESAP calcolerà in automatico la colonna Val.
Convertito, con la seguente operazione 181.00 / 8 = 22.62. le 181 ore, convertite
in CFG (che valgono 8 ore) daranno come risultato 22.62, a quest’ultimo verrà
applicata la discriminante denominata Arrotondamento, impostata per l’esempio
al 50%. Risultando il resto della divisione (.62) > 50, le ore risultanti verranno
arrotondate a 23 e poste nella colonna Val.convertito; ovviamente, tale valore
potrà ancora essere forzato a mano.
Altra operazione possibile è quella di “raggruppare” ovvero sommare i valori di
Feriali Diurne, Festive Notturne, Feriali Notturne + Ferstive Diurne e Reperibilità.
Questo potrebbe essere necessario in cui si desideri convertire tale raggruppo in
GNL+GF azzerando i riporti di tale voci.
L’operazione è possibile spuntando la casella Raggruppa le ore, in questo modo
GESAP calcolerà i tatali dei raggruppi, come in figura precedente. Nell’esempio,
è stato impostato di riversare il raggruppo per il dipendente Fabrizio in GNL+GF,
GESAP quindi calcola in automatico il nuovo valore mettendolo in Val.
Convertito; dallo stesso esempio si nota anche che sono state forzati i CFG da
zero a 5 (manualmente). In questo caso, il dipendente Fabrizio a Gennaio si
troverà come riporti del mese precedente solo 5 CFG e 34 GNL+GF (ovvero 33
dati dal riversamento ed 1 come calcolato naturalmente dal sistema).
Una volta riversati e/o modificati i valori, sarà necessario consolidare le modifiche per
renderle disponibili come riporti al mese precedente del mese di Gennaio.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 16
Figura 8: La chiusura dell’anno
Tale operazione verrà effettuata facendo click sul pulsante Chiudi anno; dopo tale
operazione, i dati non saranno più modificabili a meno di una riapertura dell’anno da
effettuarsi mediante il menù Annulla chiusura, visibile in Figura 9: L’annullamento della
chiusura annuale.
Figura 9: L’annullamento della chiusura annuale
Un esempio concreto: nella figura seguente (per il dipendente Vaselli, prime tre righe), le ore vengono raggruppate e
riversate nei recuperi, i CFG vengono azzerati ed i GL vengono riportati come sono all’anno successivo.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 17
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Metodiche di operazione sul sistema. • 18
Problemi e soluzioni.
In questo capitolo verranno affrontati alcuni dei problemi più frequenti e le relative soluzioni.
La compensazione mensile non funziona.
Nel caso in cui la compensazione mensile NON funzionasse, ovvero le negatività delle feriali
diurne NON venissero compensate con le positività delle colonne successive, è necessario
verificare che nel menù Configurazioni->Compensazioni, siano spuntate le categorie di persone
che dovranno essere processate dalla procedura di compensazione automatica mensile.
Figura 10: La configurazione delle compensazioni
Facciamo un esempio più chiaro: se notassimo che il Sig. Rossi non avesse sul proprio statino
la compensazione calcolata automaticamente, dovremmo verificare a quale categoria
appartiene (andando nella sua anagrafica) e verificare che tale categoria sia spuntata nella
configurazione delle compensazioni riportata sopra.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Problemi e soluzioni. • 19
La compensazione giornaliera non funziona.
Nel caso in cui la compensazione giornaliera NON funzionasse, ovvero eventuali ritardi NON
venissero compensati con i “Recuperi maturati per servizi armati e non”, è necessario verificare
che nel menù Configurazioni->Compensazioni, siano spuntate le categorie di persone che
dovranno essere processate dalla procedura di compensazione automatica giornaliera.
Figura 11: Le condizioni di compensazione giornaliera.
Facciamo un esempio più chiaro: se notassimo che il Sig. Rossi avesse sul proprio statino delle
giornate non cpmoletamente giustificate dopo avere lanciato la procedura di compensazione
automatica, dovremmo verificare a quale categoria appartiene (andando nella sua anagrafica) e
verificare che tale categoria sia spuntata nella configurazione delle compensazioni riportata
sopra.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Problemi e soluzioni. • 20
Trademarks
Microsoft, MS, MS-DOS, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Access, Excel, Power Point, Visual Basic sono
marchi registrati di Microsoft Corporation.
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rispettivi proprietari.
Altri marchi, nomi e loghi registrati presenti nel presente manuale sono da considerarsi appartenenti ai legittimi
proprietari.
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Trademarks • 21
motovedetta, 10
N
Notturno, 6, 7
Indice
O
operazioni annuali, 15
P
Pagamento delle ore, 14
Q
A
Abilitato giustificaz. Rec. Mat, 6, 7
aggiornamento profili orari, 10
anagrafica dipendenti, 6
Annulla chiusura, 17
Anzianità di grado, 6, 7
C
Categoria, 6, 7
causali di giustificazione, 10
chiudere il mese, 8
chiusura annuale, 15
Chiusura mensilità, 13
Controllo delle anomalie, 13
Conversione, 16
criterio pago/non pago per i servizi, 12
Qualifica, 6, 7
R
Raggruppa le ore, 16
Recupero GNL, 11
Recupero orario, 11
Recupero REC maturati per servizi, 10
registri firma, 8
Reparto, 6, 7
Richiesta abilitazione agli straordinari, 6, 7
richiesta agli straordinari, 11
riporti al mese precedente, 8
Riporto, 16
S
SIGEST, 14
T
D
data di entrata in servizio, 6, 8
E
timbrare correttamente, 8
Tirocinante, 6
totali inseriti, 9
V
eliminazione, 10
esercitarsi, 8
Val. Convertito, 16
G
Giustificazioni di assenze, 10
I
inserimento di timbrature, 10
inserimento ed approvazione di giustificazion preventive,
10
inserimento orari provvisiori, 10
L
licenze usufruite, 6
M
Modifica, 10
Modifica orario, 10
moduli opzionali, 6
GESAP Gestione Accessi e Presenze
Indice • 22