Opportunità professionali dalla
digitalizzazione dei documenti e
nuovo obbligo di fatturazione
elettronica alla PA
Umberto Zanini
Dottore Commercialista e Revisore Legale
Riproduzione vietata
Nessuna parte del presente documento potrà essere riprodotta o diffusa con un mezzo qualsiasi
Copyright © 2015 Umberto Zanini
Agenda
• Opportunità per i Commercialisti
• L’obbligo di fatturazione elettronica alla PA
• La conservazione digitale
• La conservazione digitale delle scritture contabili
• La conservazione digitale dei dichiarativi dell’intermediario
• La conservazione digitale della corrispondenza (e-mail e PEC)
• Il responsabile della conservazione ed il manuale della conservazione
• Lo schema di Decreto Legislativo sulla fattura elettronica tra privati
• Conclusioni
Opportunità per i Commercialisti
Fatturazione elettronica alla PA:
-Servizio di emissione, trasmissione e conservazione
-Servizio di ricezione, gestione e conservazione notifiche
-Servizio di gestione della PCC
Conservazione digitale:
-Risparmi dalla digitalizzazione dei documenti dello studio
-Servizio di GED per condividere i documenti con i clienti
-Servizio di conservazione digitale dei documenti/scritture contabili
-Servizio in caso di adozione fatturazione elettronica B2B
Consulenza:
-Consulenza in fase di implementazione del progetto (aziende e PA)
-verifica correttezza processo
-verifica contratti e nomine
-redazione del manuale della conservazione
-etc
-Attività di auditing del processo
-etc
L’obbligo di fatturazione
elettronica alla PA
I benefici ed i vantaggi dall’obbligo di FE vs PA
• Riduzione dei costi lato PA (registrazione, consultazione, etc)
• Riduzione degli errori per una maggiore accuratezza dei dati
• Costante monitoraggio della spesa pubblica
• Riduzione dei tempi di approvazione fatture lato PA
• Costruire un modello di riferimento anche nelle relazioni B2B
I soggetti coinvolti ed i risparmi*
• Le fatture emesse annualmente alla PA sono circa 60 milioni per un totale di
acquistato pari a 135 miliardi €
• Le PA sono 21.751 e gli uffici destinatari 50.779:
-6 giugno 2014:
PA 9.063
Uffici 19.620
-31 marzo 2015:
PA 12.688
Uffici 31.159
• I fornitori della PA sono stimati in circa 2 milioni, 80% dei quali microimprese
• A regime, si stimano risparmi per circa 1 miliardo €/anno lato PA
*Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, Indice delle PA al 15.4.2015
Art.1 commi da 209 a 214 della Legge n.244 del 24 Dicembre 2007
• Obbligo per i fornitori di emettere solo fatture elettroniche
• Obbligo per le PA di accettare e pagare solo fatture elettroniche
• Obbligo per entrambi di conservare le FE in solo formato digitale
• Le PA coinvolte
• Istituzione del Sistema di Interscambio (www.fatturapa.gov.it)
• Emanazione di 2 successivi Decreti:
-DMEF 7 marzo 2008
-Agenzia delle Entrate
-Sogei Spa
-DMEF 3 aprile 2013 n.55
La Fatturazione Elettronica verso la PA
Numero
fatturedi
elettroniche
ricevute dallo SDI  3.250.635
I numeri
deldiSistema
Interscambio
Fonte: Fatturapa.gov.it
La Fatturazione Elettronica verso la PA
%di
diInterscambio
fatture scartate dallo SDI
I numeri del Sistema
Fonte: Fatturapa.gov.it
WWW.FATTURAPA.GOV.IT
Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri
Agenzie fiscali
Regioni, Province autonome, Province, Comuni
ISTAT
Altre Amministrazioni locali
Enti nazionali di previdenza ed assistenza
…etc…
L. 196/2009
Art.1 c.2
Autorità
indipendenti
Amministrazioni Stato
Regioni, Province, Comuni, Comunità montane
L. 244/2007
Art.1 c.209
DL 165/2001
Art.1 c.2
IACP, CCIAA
Enti pubblici non economici nazionali, regionali, loc.
Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale
ARAN, CONI
Amministrazioni
autonome
WWW.ISTAT.IT
DMEF del 3 aprile 2013 n.55
Le amministrazioni centrali
Organi costituzionali e di rilievo costituzionale
Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri
Agenzie fiscali (n.3)
-Agenzia del Demanio
-Agenzia delle Dogane e dei Monopoli
-Agenzia delle Entrate
Enti di regolazione dell’attività economica (n.11)
Enti produttori di servizi economici (n.12)
Autorità amministrative indipendenti (n.9)
Enti a struttura associativa (n.9)
Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (n.26)
Enti ed istituzioni di ricerca (n.25)
Istituti zooprofilattici sperimentali
DMEF del 3 aprile 2013 n.55
Gli enti nazionali di previdenza ed assistenza
Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri ed architetti liberi professionisti – INARCASSA
Cassa italiana di previdenza e assistenza dei geometri liberi professionisti
Cassa nazionale del notariato
Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti – CNPADC
Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali – CNPR
Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense
Ente di previdenza dei periti industriali e dei periti industriali laureati – EPPI
Ente di previdenza e assistenza pluricategoriale – EPAP
Ente nazionale di previdenza e assistenza a favore dei biologi – ENPAB
Ente nazionale di previdenza e assistenza degli psicologi – ENPAP
Ente nazionale di previdenza e assistenza dei farmacisti – ENPAF
Ente nazionale di previdenza e assistenza dei veterinari – ENPAV
Ente nazionale di previdenza e assistenza della professione infermieristica – ENPAPI
Ente nazionale di previdenza e assistenza lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico – ENPALS
Ente nazionale di previdenza e assistenza per i consulenti del lavoro – ENPACL
Ente nazionale di previdenza per gli addetti e gli impiegati in agricoltura – ENPAIA
Ente nazionale previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri – ENPAM
Fondazione ENASARCO
Fondo Agenti Spedizionieri e Corrieri – FASC
Istituto nazionale di previdenza dei giornalisti italiani G. Amendola – INPGI
Istituto nazionale di previdenza per i dipendenti dell’amministrazione pubblica – INPDAP
Istituto nazionale infortuni sul lavoro – INAIL
Istituto nazionale previdenza sociale – INPS
Opera nazionale per l'assistenza agli orfani dei sanitari italiani – ONAOSI
DMEF del 3 aprile 2013 n.55
Le amministrazioni locali
Regioni e province autonome
Province
Comuni
Comunità montane
Unioni di comuni
Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario
Agenzie ed enti per il turismo
Agenzie ed enti regionali del lavoro
Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l'ambiente
Agenzie regionali e provinciali per la rappresentanza negoziale
Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura
Agenzie regionali sanitarie
Autorità di ambito territoriale ottimale
Autorità portuali
Aziende ospedaliere, aziende ospedaliero-universitarie, policlinici e istituti di ricovero e cura a carattere scientifico
pubblici
Aziende sanitarie locali
Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali
Consorzi di bacino imbrifero montano
Consorzi tra amministrazioni locali
Parchi nazionali, consorzi e enti gestori di parchi e aree naturali protette
Consorzi interuniversitari di ricerca
Agenzie ed enti regionali di sviluppo agricolo
Fondazioni lirico-sinfoniche
Teatri stabili ad iniziativa pubblica
Università e istituti di istruzione universitaria pubblici
Altre amministrazioni locali (n.110)
La tempistica di adozione
6 giugno
2014
Il SdI è obbligatorio
per i Ministeri, le
Agenzie fiscali e gli
Enti nazionali di
previdenza ed
assistenza sociale
Ministeri:
Scuole ed altri istituti di istruzione Statale
(9.000), Polizia di Stato, Vigili del Fuoco,
Carabinieri, Esercito, Marina Militare ,
Aeronautica, Guardia di Finanza, etc
31 marzo
2015
Il SdI è
obbligatorio nei
confronti delle
restanti PA:
Regioni,
Comuni, etc
Restanti PA:
Regioni, Province, Comuni, aziende
sanitarie locali, aziende ospedaliere,
comunità montane , consorzi, CCIAA,
Università, parchi nazionali, etc
Aggiornamento ogni 6 mesi
Agenzia delle Entrate
(Gestore del SdI)
Relazione periodica
Sogei spa
SISTEMA DI
INTERSCAMBIO
Fatture
Fornitore
Ministero Economia
e delle Finanze
Ricevute di consegna
Notifiche di scarto
Fatture validate
Notifiche di accettazione
www.fatturapa.gov.it
Notifiche di rifiuto
Flusso informativo per
il monitoraggio della
finanza pubblica
Ragioneria Generale dello Stato
P.A.
Caratteristiche della fattura elettronica da trasmettere al SDI
In formato XML, così come riportato nel documento “Specifiche tecniche operative del
formato della fattura del sistema di interscambio”
Firmata con una firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo il formato:
-CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) ---> “.xml.p7m“
-XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped ---> “.xml“
Firmata congiuntamente ad un riferimento temporale (“ Signing time“ )
Il file della fattura elettronica al SDI potrà essere trasmesso come:
a-un file per singola fattura
In caso di rifiuto vengono rifiutate le singole fatture
b-un file contenente un “ lotto di fatture “.
In caso di rifiuto viene rifiutato tutto il lotto.
c-un file compresso in formato .zip contenente più singole fatture oppure più lotti di fatture.
Il file .zip non va firmato mentre saranno firmati i file compressi.
In caso di rifiuto vengono rifiutate le singole fatture/lotti contenuti nel .zip
Nomenclatura del file da trasmettere
IT12345678910_00001.xml
Codice paese
(IT)
Identificativo univoco del
soggetto trasmittente
(codice fiscale 11-16 caratteri)
Progressivo
univoco del file
.xml.p7m
(max 5 caratteri)
.xml
Codice Univoco
dell’Ufficio (CUU)
Le modalità di trasmissione al SDI
La trasmissione della fattura al SDI avviene attraverso l'utilizzo di uno dei seguenti 5 canali:
● PEC o analogo sistema di posta elettronica in grado di certificare data e ora dell'invio e
della ricezione, nonché l'integrità del contenuto delle stesse, e non è necessario identificarsi
in via preventiva al SDI, ma basta utilizzare un gestore incluso nell’elenco gestito da Agenzia
per l’Italia Digitale. L’indirizzo a cui inviare è [email protected] ed il SDI con il 1°
messaggio di risposta (ricevuta consegna, notifica scarto) comunica l’indirizzo PEC che si
dovrà usare per le successive trasmissioni.
● SDICOOP, un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile tramite
protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività),
ed è necessario identificarsi al SDI tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;
● SPCOOP, un sistema di cooperazione applicativa attestate su rete SPC, ed è necessario
identificarsi al SDI tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;
● SDIFTP, un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, ed
è necessario identificarsi al SDI tramite la definizione e sottoscrizione di un protocollo di
trasmissione;
● WEB, un sistema di trasmissione telematica dati esposto su rete internet fruibile tramite
protocollo HTTPS per i soggetti accreditati e disponibile nella sezione Inviare la FatturaPA
del sito www.fatturapa.gov.it .Per accedervi è necessario avere le credenziali Entratel o
Fisconline, oppure avere la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) abilitata ai servizi Ag.Entrate.
Data e ora ricezione: data
e ora in cui il file è stato
ricevuto dal SDI
Data e ora consegna: data
e ora in cui il file è stato
consegnato dal SDI
SDI
Fornitore
1-Produzione
fattura XML
P.A.
2-Trasmissione fattura al SDI
6-Ricevuta di consegna
10-Notifica di esito di
accettazione fattura
(entro 15 gg dal punto 6)
11-Conservazione
digitale
Storage
3- Controlli
propedeutici
4-Controlli
con esito
positivo
5-Trasmissione fattura e file
dei metadati alla PA
9-Notifica di esito committente
di accettazione fattura
(entro 15 gg dal punto 6)
7-Verifica
accettabilità
(coerenza
informazioni
e regolarità
documento)
8-Verifica
superata
11-Conservazione
digitale
Storage
I soggetti eventualmente coinvolti nel processo
Fornitore
Il sistema di
Interscambio
PA
Il soggetto emittente
«per conto» la fattura
Il soggetto
«trasmittente»
Il soggetto «ricevente»
Il soggetto che offre un
servizio di CD in fulloutsourcing
Il soggetto che offre un
servizio di CD in fulloutsourcing (AgID)
1
2
3
Firma digitale e
riferimento
temporale al file
XML
Trasmissione del
file XML al SDI
tramite PEC, WS,
WEB, FTP, SPC
4
Conservazione in
formato digitale
della fattura XML
e dei messaggi
Ricezione delle
ricevute e delle
notifiche dal SDI
Produzione
del file XML
Soggetto
emittente
«per conto»
Soggetto
trasmittente
Soggetto che
conserva in
outsourcing
Sono tutte attività che possono essere svolte dal Commercialista
La fattura elettronica alla PA in 10 passaggi
1-Accertarsi che il cliente PA rientri nell’obbligo
2-Individuare il CUU da inserire in fattura
3-Individuare l’eventuale CIG e CUP da inserire in fattura
4-Creare la fattura elettronica in formato XML
5-Verificare la presenza di eventuali allegati da inserire nel file XML
6-Firmare digitalmente il file XML
7-Verificare la correttezza del file XML
8-Trasmettere il file XML
9-Attendere la “Ricevuta di consegna”
10-Attendere la “Notifica di esito” dalla PA
FAQ
Dopo aver trasmesso le fatture elettroniche XML alla PA, le posso stampare e conservare solo su
carta? Faccio presente che stampiamo su carta a colori.
Ho trasmesso una fattura elettronica al SDI ed il giorno dopo mi è arrivata una notifica di scarto
riportante il codice errore “00102”. Cosa devo fare?
Ho trasmesso una fattura elettronica alla Prefettura di….tramite il SDI, e mi è stata rifiutata perché
l’aliquota iva era sbagliata. Come mi devo comportare?
…posso conservare in digitale le foto dei rimborsi spesa fatte con lo smartphone? Le posso
allegare alla fattura elettronica XML da inviare alla PA?
Siamo una PA e dovendo comunicare il CUU ai fornitori pensavamo di usare la PEC, ma per molti
di loro non abbiamo l’indirizzo PEC. Dove possiamo eventualmente reperirlo?
La conservazione digitale
Documento
cartaceo
DMEF
17 giugno 2014
Conservazione
digitale di
documenti tributari
DPCM
3 dicembre 2013
Documento
informatico
Decreto Legislativo
7 marzo 2005 n.82
Quali sono i documenti e le scritture contabili che si
possono conservare in solo formato digitale?
01 FattureEmesse
22 RegistroEmergenzaIva
02 FattureRicevute
23 Bollettario
03 NotaVariazioneAumento
24 RegistroPrimaNota
04 NotaVariazioneDiminuzione
25 RegistroUnicoIva
05 DocumTrasporto
26 RegistroRiepilogativoIva
06 Scontrino
27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe
07 Ricevuta
28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm
08 Bolla
29 RegistroTrasferimentiIntraUe
09 LibroGiornale
30 RegistroDichIntentiEmesse
10 LibroInventari
31 RegistroDichIntentiRicevute
11 LibroMastro
32 RegistroOmaggi
12 RegistroCronologico
33 RegistroMemoriaProdContrassegno
13 LibroCespiti
34 RegistroLavorazioneProdContrassegno
14 RegistroIrpef
35 RegistroCaricoProdContrassegno
15 RegistroFattureAcquisto
36 RegistroScaricoProdContrassegno
16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio
37 RegistroBeniInDeposito
17 RegistroFattureEmesse
38 RegistroBeniInContoLavorazione
18 RegistroFattureInSospeso
39 RegistroBeniComodato
19 RegistroCorrispettivi
40 RegistroBeniProva
20 GiornaleFondo
41 RegistroSezionaleIvaInterno
21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio
42 RegistroCaricoStampatiFiscali
Quali sono i documenti e le scritture contabili che si
possono conservare in solo formato digitale?
64 IrapSocietaPersone
43 RegistroSocControllantiControllate
44 RegistroCaricoScaricoRegimeMargineMetodoAnalitico
45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale
46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale
47 RegistroCaricoCentriElabDati
48 RegistroScaricoCentriElabDati
49 RegistroSommeRicevuteDeposito
50 RegistroEditori
51 LibroSoci
52 LibroObbligazioni
53 LibroAdunanzeDelibAssemblee
54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione
55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale
56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo
57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti
58 AltriRegistri
59 UnicoPersoneFisiche
60 UnicoSocietaPersone
61 UnicoSocietaCapitale
62 UnicoEntiNonCommerciali
63 IrapPersoneFisiche
65 IrapSocietaCapitale
66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati
67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici
68 Modello730
69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale
70 ModelloIva
71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva
72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche
73 ModelloIva74Bis
74 ComunicazioneAnnualeDatiIva
75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale
76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute
77 Modello770Semplificato
78 Modello770Ordinario
79 ModelloCertificazioneCud
80 ModelloF23
81 ModelloF24
82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico
83 ModelliAnnotazioneSeparata
84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione
85 AltriDocumenti
Il DMEF del 17 giugno 2014
Formato. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche
dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità.
Garanzie. Rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del CAD, le regole tecniche
sui sistemi di conservazione e le altre norme tributarie in tema di tenuta della contabilità.
Ricerca. Siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione per cognome, nome,
denominazione, C.F, P.Iva, data (laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste).
Il processo di conservazione. Il processo di conservazione termina con l'apposizione della
firma digitale e della marca temporale sul pacchetto di archiviazione.
Tempistica. Il processo di conservazione (comprese le fatture elettroniche) deve essere
svolto entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter del decreto-legge 10 giugno 1994, n.
357 ( entro i 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali).
Conservazione di documenti analogici. Il procedimento di generazione delle copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture
analogici termina con l'apposizione della firma digitale.
Per i documenti analogici originali unici, serve un Notaio o altro pubblico ufficiale
Comunicazione. Il contribuente comunica che effettua la conservazione digitale in DR
Imposta di bollo. Pagamento entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio
1/2-Come avviene il processo di
conservazione digitale
Fattura 1321.pdf
FD + RT
Fattura 1321.pdf.p7m
Fattura 1322.pdf
FD + RT
Fattura 1322.pdf.p7m
Fattura 1323.pdf
FD + RT
Fattura 1324.pdf.p7m
Fattura 1325.pdf
a4829bbd3f7ad4ea5b37b08934f8d2a7
3b85335781ff062b4b670491925e0a47
FD + RT
Fattura 1323.pdf.p7m
Fattura 1324.pdf
775313b4da7e63d2cc3f721e212cfff02
7563411e6c0f61f8488133aa95b8eae
FD + RT
Fattura 1325.pdf.p7m
ecd5f5008d5da9cdb7629468313266e6
b609c16982b53675bc8c27ad31f7166a
5afab9a620f6f11284505be2fb9a975b4
dccfdd30970dffc7ed875490160e4d0
4a60bf7d4bc1e485744cf7e8d0860524
752fca1ce42331be7c439fd23043f151
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
2/2-Come avviene il processo di
conservazione digitale
+ FD e MT del
Responsabile della
Conservazione
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
Quali strumenti servono per la
conservazione digitale?
Firma digitale
Riferimento temporale
Marca temporale
Il riferimento temporale
WWW.INRIM.IT
La marca temporale
Funzione di hash
(SHA-256)
2 settembre 2014
16.20.10
2CBD 08E4 A85D 3FA4 C7DF 605E A411 1889 39D2
3D83 AA3E B56F E901 797E 0E76 165F C5E5 3E0F 4D2C
BC8F 1328 41B9 4EE9 506F B975 3395 98A0 6470 816E
3139 83A4 9AEE A43D 0BC5 F79D 0421 E102 D2BB
99C2 F4B9 3062 D2A3 3D78 1FEA B2A7 D403 50B5 39A5
5055 BECD 5D19 223C BB73 5FD2 5FC8 C46C 03D8
BEAA 112D F5DA 5B37 F4D4 E403 F015
Altre informazioni….
3afdc96b35e60a6c3
d98fc06ca8647ad5a
106c862503cb64f98
2d260928c7285
Certificatore
Accreditato
La conservazione degitale delle
scritture contabili
Il nuovo art. 2215-bis del Codice Civile
Legge n.106 del 12 luglio 2011 (GU n.160 del 12 luglio 2011)
«Art. 2215-bis. - Documentazione informatica
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge
o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere
formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni
momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria
e originale da cui e` possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di
regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti
informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma
digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale
devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo
annuale di cui al terzo comma;
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici,secondo quanto previsto dal presente
articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile
Per i libri e per i registri la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di
natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione
digitale contenute nelle medesime disposizioni».
Le 5 diverse modalità per conservare le scritture contabili
Stampa annuale su libri
senza vidimazione
Conservazione
cartacea
Stampa annuale su libri
con vidimazione
secondo l’art.2215 c.c.
Conservazione digitale
di documento informatico
FD e MT annuale
secondo l’art.2215/bis c.c.
+
conservazione annuale con
FD e MT del RCS
Conservazione annuale con
apposizione di
FD e MT del RCS
Conservazione
digitale
Conservazione digitale
di documento analogico
di anni pregressi
Produzione annuale di
file del libro stampato +
FD e MT del RCS
(Risoluzione 158/E-2009)
Regolarmente conservato
ai fini civili e fiscali
+
valore probatorio
artt.2709 e 2710 c.c.
Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15-6-2009
Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronici non aventi le
caratteristiche dei documenti informatici
“Le trascritte disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione
dell’immagine, tale modalità, dunque, deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole.
Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e
dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine
rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.
Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della
conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del
d.P.R. n. 633 del 1972.”
“Proiettando i principi testé enunciati alla fattispecie rappresentata dall’istante, se ne ricava che, ferma
restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti
dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della
relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di
stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il
contenuto rappresentativo del documento.
Come precisato, è indispensabile che l’immagine sia memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata
la leggibilità nel tempo, con garanzia dell’ordine cronologico e senza soluzioni di continuità. Peraltro,
fin dal momento della memorizzazione dovranno essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazione
secondo i menzionati indici”.
La conservazione digitale delle scritture contabili
I° - Firma digitale e marca temporale su ciascun file
FD + MT
Libro giornale Alfa Srl.pdf
LibroFattura
giornale1321.pdf.p7m
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Mastri contabili Alfa Srl.pdf
1322.pdf.p7m
MastriFattura
contabili
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Registro cespiti Alfa Srl.pdf
8e35c2cd3bf6641bdb0e2050b76932cb
b2e6034a0ddacc1d9bea82a6ba57f7cf
cd0aa9856147b6c5b4ff2b7dfee5da20a
a38253099ef1b4a64aced233c9afe29
aa9402664f1a41f40ebbc52c9993eb66
aeb366602958fdfaa283b71e64db123
Fattura
1323.pdf.p7m
Registro
cespiti
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf
1324.pdf.p7m
RegistroFattura
Iva vendite
Alfa Srl.pdf.m7m
FD + MT
Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf
33112ee14ee469c3eb52fe90322ec81d
d404a0093d565a6d71ce77cbc8124e3
1325.pdf.p7m
RegistroFattura
Iva acquisti
Alfa Srl.pdf.m7m
6ae40a4179b77144511c3efc707a1c4d
c9ed3361591b8a92ac70986b54441d0
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
La conservazione digitale delle scritture contabili
II° - Firma digitale e marca temporale su file SInCRO
+ FD e MT del
Responsabile della
Conservazione
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
Assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici
(Art.6 DMEF 17 giugno 2014)
-libro giornale e libro degli inventari
-ogni altro registro , se bollato e vidimato secondo le
norme dell’art 2215 e 2216 del c.c.
-registro generale delle conservatorie dei registri
immobiliari previsto dall’art 2678 del c.c.
Versare € 16,00 ogni 2.500
registrazioni o frazioni di esse
Pagamento in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
La conservazione digitale delle scritture contabili
dei clienti in 5 passaggi
1-Atto di affidamento + nomina responsabile della conservazione
2-Entro 120 gg chiusura anno assolvere imposta di bollo con F24
3-Apposizione sui singoli file della FD + RT (valutare FD + MT)
4-Chiusura processo di conservazione con FD +MT su file SInCRO
5-Compilare il prospetto in DR
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
1= conservazione
digitale
2= conservazione
cartacea
La conservazione digitale dei
dichiarativi dell’intermediario
La conservazione digitale delle
dichiarazioni dei redditi
“I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti
di cui ai commi 2-bis e 3, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica
29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato
con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1, nonche' i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre
la dichiarazione. L'Amministrazione finanziaria puo' chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti”.
(Art.3 comma 9 DPR 322/1998)
”I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano ,anche su supporti informatici ,per il periodo
previsto dall’art.43 del DPR 29 settembre 1973 n.600 , copia delle dichiarazioni trasmesse , delle quali
l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su supporto conforme a quello approvato con
il provvedimento di cui all’art.1. comma 1” (Art.3 comma 9 bis DPR 322/1998)
“I contribuenti e i sostituti d'imposta debbono conservare l'originale della dichiarazione trasmessa, redatta su modello
cartaceo e sottoscritta, nonche' la comunicazione dell'Agenzia delle Entrate attestante l'avvenuta ricezione e, in caso di
presentazione tramite un soggetto incaricato, anche l'impegno a trasmettere la dichiarazione rilasciato da quest'ultimo
ai sensi dell'articolo 3, comma 6.
I soggetti incaricati della trasmissione conservano, per il medesimo periodo previsto dall'articolo 43 del DPR n. 600 del
1973, la copia delle dichiarazioni trasmesse.
Al fine di risolvere i notevoli problemi di archiviazione delle dichiarazioni cartacee, viene ora consentito, in alternativa
alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti
informatici. In tal caso e' fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora
l'Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta”. ( Circolare n.6/E del 25 gennaio 2002)
Risoluzione del 8 agosto 2008 n.354/E
Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni-Conservazione delle copie delle dichiarazioni - Obbligo
di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate dall’incaricato su supporti informatici:
non sussiste
“Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento
essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo
requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su
supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano
riproducibili su modello conforme a quello approvato.
Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le
copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono
“anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento
informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di
conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23
gennaio 2004.
Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall’istante, in applicazione del citato articolo
3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui “Ai soli fini della presentazione delle
dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico Entratel si considerano soggetti
incaricati della trasmissione delle stesse: a) gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei
ragionieri e dei periti commerciali (…);d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i
lavoratori dipendenti e pensionati; (…)”.
La conservazione digitale delle
dichiarazioni dei redditi
Sottoscrizione del
contribuente
Originale
Stampa cartacea
Conservazione a cura del contribuente
Sottoscrizione
dell’intermediario
Copia
Formato digitale
Conservazione digitale a cura dei
soggetti incaricati della trasmissione
telematica delle dichiarazioni
La conservazione digitale della copia dell’intermediario
I° - Firma digitale e riferimento temporale su ciascun file
FD + RT
Unico Paolo Rossi
Fattura
1321.pdf.p7m
Unico
Paolo
Rossi.pdf.p7m
FD + RT
Unico Giorgio Verdi
Fattura
1322.pdf.p7m
Unico
Giorgio
Verdi.pdf.p7m
FD + RT
0745ce9594b1577e8f755853e040af77
1147c347f5c985c60a61050ffccbade
FD + RT
15d3dc2c5f77679cd7eb676606f297ba
ae003a3cf75cf0f4a6bd4110d5fe84f6
Fattura
1324.pdf.p7m
Unico
Marco
Bianchi.pdf.p7m
FD + RT
Unico Walter Rossi
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dcb164ca1767d29362e5b6f6b42fce57
Fattura
1323.pdf.p7m
Unico
Paolo
Neri.pdf.p7m
Unico Paolo Neri
Unico Marco Bianchi
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a9056e0a798b7fa8dd95395f689cfb86
c45cb135b04beba6bc204d91bea3c1b5
3ffe0ce27daae525045552e2789a193e
Fattura
1325.pdf.p7m
Unico
Walter
Rossi.pdf.p7m
La conservazione digitale della copia dell’intermediario
II° - Firma digitale e marca temporale su file SInCRO
+ FD e MT del
Responsabile della
Conservazione
FD=Firma Digitale
MT=Marca Temporale
RT=Riferimento Temporale
La conservazione digitale della
corrispondenza (e-mail e PEC)
Ricevuta di accettazione
Ricevuta di avvenuta consegna
Il responsabile della conservazione
ed il manuale della conservazione
Il responsabile della conservazione
1-definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione
2-governa la gestione del sistema di conservazione con piena responsabilità
ed autonomia, in relazione al modello organizzativo di conservazione adottato
3-può delegare, sotto la propria responsabilità, lo svolgimento del processo di
conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza
ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate
4-la delega deve essere formalizzata
5-la delega deve riportare chiaramente il contenuto della stessa,
ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.
Il manuale della conservazione
Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente:
1- l’organizzazione
2-i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi
3-il modello di funzionamento
4-la descrizione del processo
5-la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate
6-le misure di sicurezza adottate
7-ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento,
nel tempo, del sistema di conservazione
Lo schema di Decreto Legislativo
sulla fattura elettronica tra privati
Obiettivi
• Ridurre gli adempimenti a carico dei contribuenti ed evitare la
duplicazione di attività conoscitive
• Impiegare la tecnologia per trasformare l’Amministrazione
finanziaria da soggetto che svolge un ruolo passivo di mero
controllore ex-post dei dati fiscali ricevuti ad un soggetto in grado
di svolgere un ruolo attivo di facilitatore della tax compliance
• Impiegare controlli anche da remoto per non ostacolare il normale
svolgimento delle attività ed al contempo ridurre il tax gap
Interventi con effetto dal 1° luglio 2016
Servizio gratuito di generazione e trasmissione di fatture elettroniche
Messa a disposizione da parte dell’Agenzia delle Entrate di un servizio gratuito per
consentire a tutti i soggetti passivi IVA di poter generare e trasmettere fatture
elettroniche tra privati
Servizio gratuito di generazione, trasmissione e conservazione di fatture
elettroniche
Messa a disposizione, anche con riferimento alle fatture elettroniche scambiate tra
privati, dell’attuale servizio gratuito fornito da Unioncamere in collaborazione con
l’Agenzia per l’Italia Digitale nell’ambito dell’obbligo della fatturazione elettronica
alla PA
Interventi con effetto dal 1° gennaio 2017
Opzione per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate delle fatture emesse e ricevute
• Per le operazioni IVA effettuate dal 1 gennaio 2017, i soggetti passivi IVA potranno optare
per una trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate delle fatture emesse e ricevute
• Il MEF metterà a disposizione gratuitamente e per tutti i soggetti passivi IVA la possibilità
di impiegare il Sistema di Interscambio per trasmettere le fatture elettroniche ai clienti e per
riceverle dai fornitori, ma sarà necessario per il contribuente utilizzare il formato XML PA.
Inviando tramite lo SDI, le fatture elettroniche verranno inviate al cliente ed all’Agenzia
delle Entrate e potranno essere consultate dai contribuenti su una piattaforma web ;
• L’opzione avrà effetto dall’inizio dell’anno solare in cui verrà esercitata e fino alla fine del
4° anno successivo, e se non revocata si estenderà di quinquennio in quinquennio;
• L’opzione consentirà di avere i seguenti benefici:
-viene meno l’obbligo di comunicazione dello “spesometro”, della “black list” e
degli elenchi riepilogativi degli acquisti di beni/servizi intracomunitari;
-i rimborsi IVA di cui all’art.30 del DPR 633/72 verranno eseguiti in via prioritaria
entro 3 mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
-i termini di decadenza di cui all’art.57 primo comma del DPR 633/72 (IVA) ed art.
43 primo comma del DPR 600/73 (Imposte dirette) saranno ridotti di 1 anno,
purchè venga garantita la tracciabilità dei pagamenti effettuati e ricevuti
Fornitore
A
Fattura
n.15.xml
Fattura
n.15.xml
Fattura
n.25.xml
Fattura
n.30.xml
Alfa Srl
Fattura
n.31.xml
Fattura
n.30.xml
Cliente
1
Fattura
n.31.xml
Cliente
2
Consultazione
delle informazioni
Fornitore
B
Fattura
n.25.xml
Piattaforma web
Messa a disposizione
delle informazioni
Agenzia delle Entrate
Sistema di interscambio
Sogei spa
Interventi con effetto dal 1° gennaio 2017
Opzione per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate dei corrispettivi
• Per le operazioni IVA effettuate dal 1 gennaio 2017, i soggetti che effettuano operazioni di
cui all’art.22 del DPR 633/72, possono optare per una memorizzazione elettronica e
trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati dei corrispettivi giornalieri
• La memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dovranno essere effettuate
mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati
• L’opzione avrà effetto dall’inizio dell’anno solare in cui è esercitata e fino alla fine del 4°
anno successivo, e se non revocata si estenderà di quinquennio in quinquennio
• L’opzione consentirà di avere, se ne sussistono i presupposti, i benefici già rilevati con
riguardo alla trasmissione all’Agenzia delle Entrate delle fatture emesse e ricevute (rimborsi
IVA, termini di decadenza, etc)
Programma di assistenza per contribuenti di minori dimensioni
Dal 1 gennaio 2017 e per specifiche categorie di soggetti IVA di minori dimensioni che
avranno optato per la trasmissione telematica delle fatture emesse e ricevute e dei
corrispettivi, l’Agenzia delle Entrate metterà in pista un programma di assistenza avente le
seguenti caratteristiche:
• verranno messe a disposizione in via telematica le informazioni necessarie per le
liquidazioni periodiche e per la dichiarazione annuale IVA;
• verrà meno l’obbligo di registrazione di cui agli articolo 23 e 25 del DPR 633/72
• verrà meno l’obbligo di apposizione del visto di conformità o la sottoscrizione
alternativa e la garanzia prevista dall’art.38-bis del DPR 633/72
Conclusioni
Forte accelerazione da parte del legislatore Italiano ed Europeo
verso la digitalizzazione dei processi per imprese e PA
Se vogliamo cogliere le opportunità derivanti da questo
inarrestabile cambiamento dobbiamo partecipare attivamente
Per partecipare attivamente è necessario maturare le necessarie
competenze ed avere gli strumenti adeguati
Grazie per l’attenzione
Umberto Zanini
Dottore Commercialista e Revisore Legale
Riproduzione vietata
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Copyright © 2015 Umberto Zanini