PROVINCIA DI LECCE
AGENZIA DI ASSISTENZA
TECNICA AGLI ENTI LOCALI
Laboratorio di scrittura
La scrittura istituzionale
a cura di Giancarlo Ciricugno
1
Lecce, 31 marzo 2008
Scrivere bene
Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere
capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci
hanno dato una lingua e due orecchie.
Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori.
E’ un maleducato, se parla in privato e da privato.
E’ qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, un
dipendente pubblico, un eletto del popolo. Chi è al servizio di
un pubblico ha il dover costituzionale di farsi capire.
Tullio De Marco
2
Come migliorare la scrittura

osservare come scrivono gli altri, quelli che dello scrivere hanno fatto
la loro professione: scrittori, pubblicitari, giornalisti,altri. Rappresentano
una buona fonte di apprendimento per imparare a scrivere. La lettura
aiuta ad imparare a scrivere. Lettura e scrittura sono processi
relazionati l’uno all’altro.
ALCUNI CONSIGLI
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3
Dopo aver letto, fermatevi alcuni istanti e pensate:
quali sono gli obiettivi dell’autore?
quali le informazioni più importanti?
che informazione nuova sta trasmettendo?
induce il lettore ad assumere qualche posizione?
La tecnica di scrittura



4
La scrittura è un’arte che si realizza grazie ad una
tecnica specifica.
“Tecnica piccina” (cit. ragazzi di Barbiana); una tecnica fatta di
regole che ognuno può imparare. Le tecniche dello
scrivere chiaro non sono un semplice ricettario, di
efficacia non comprovata, frutto del buon senso o di
gusti stilistici soggettivi, ma sono suffragate da
rigorose ricerche empiriche sulla leggibilità e sulla
comprensibilità.
Nella scrittura istituzionale l’obiettivo è quello di
scrivere testi chiari, semplici ed efficaci.
Le caratteristiche del testo



5
Il termine testo deriva dal latino textum che significava
« intreccio, tessitura ». Il termine, come lo intendiamo noi oggi
era già stato usato da Quintiliano per definire i messaggi
linguistici. Come un tessuto, il testo è costituito da fili, (i fili del
discorso), tutti collegati tra loro. Il testo è quindi una unità di
comunicazione di senso compiuto. Tutte le sue parti sono
collegate e si riferiscono allo stesso argomento.
La condizione perché si possa parlare di testo è che la
produzione linguistica sia essa orale o scritta deve essere fatta
con l’intenzione e con l’effetto di comunicare e nella quale si
possano individuare un emittente (da cui parte il messaggio) e
un destinatario (per cui il messaggio è stato pensato).
Sono testi sia I Promessi Sposi sia la targa uscita di sicurezza
affissa in tutti i locali pubblici.
Tipi di testo
6
Tipo di testo
funzione
esempi
NARRATIVO
raccontare un fatto, una storia
racconti, romanzi, novelle, articoli
di cronaca, biografie, ecc.
DESCRITTIVO
delineare le caratteristiche di una
persona, di un paesaggio, di un
oggetto
parti descrittive di opere letterarie,
di resoconti di attività, di guide, ecc
ARGOMENTATIVO
sostenere una tesi attraverso un
ragionamento logico proponendo
argomenti a favore e confutando le
ragioni contrarie
saggi tecnici, articoli di fondo,
slogan pubblicitari, ecc.
INFORMATIVO
Fornire notizie utili su personaggi,
argomenti o fatti
orario dei treni, avvisi, saggi
divulgativi, ecc.
REGOLATIVO
Indicare particolari norme da
rispettare; imporre obblighi e divieti
Leggi, regolamenti, statuti,
istruzioni per l’uso, ecc.
classificazione Egon Werlich
La scrittura istituzionale
 Testi
normativi
 Comunicazioni ai cittadini
7
I principi fondamentali nella scrittura
istituzionale



8
Mettersi dalla parte del destinatario
(interrogarsi sulla efficacia comunicativa)
Evitare di essere prigionieri dell’inerzia
(esercitare una continua critica su quello che
si è scritto)
Se non è possibile scrivere un testo chiaro,
efficace ed elegante, scegliere di essere
chiari
Le comunicazioni ai cittadini
.
Testo informativo/argomentativo:
testo espositivo
Comunica informazioni e, se necessario, sostiene la validità
di un particolare assunto
9
Caratteristiche del testo
Completezza, concisione, immediatezza
La regola delle 5 W:
What
When
Where
Who
Why
10
Metodo : E. Werlich
Caratteristiche del testo
Percepibilità: importanza del titolo
E’ opportuno che il testo di una lettera
o di un manifesto sia autosufficiente e riporti
nel corpo del testo le informazioni paratestuali
rilevanti per messaggio trasmesso
Le informazioni non vanno ripetute se appesantiscono
eccessivamente il testo
11
Il titolo e l’oggetto



12
Il titolo è di fondamentale importanza: ha la funzione
di selezionare tra tutti i potenziali lettori quelli cui il
testo è diretto, catturarne l’attenzione e orientarne la
cattura
Attraverso il titolo il cittadino capisce con
immediatezza se il testo di un avviso lo interessa
oppure no
La formulazione del titolo deve essere sintetica ed
esauriente
Il titolo e l’oggetto segue
 Titoli ed oggetti:
- non devono essere generici, devono rappresentare il contenuto del
-
-
-
13
testo
devono essere brevi, nei limiti permessi dalla complessità dei
contenuti del testo
Le informazioni contenute nel titolo devono essere scelte tenendo
presente che spesso i destinatari hanno preconoscenze differenziate;
Dare dei titoletti ai testi più lunghi agevola la lettura (v.giornali);
la formulazione dell’oggetto di una lettera deve comprendere sia
l’argomento generale della pratica sia l’argomento specifico della
comunicazione
L’intestazione


14
Anche le comunicazioni amministrative hanno un
paratesto: insieme delle informazioni che stanno
nell’intestazione (nome dell’ente, del settore che
emette la comunicazione,indirizzo, numero di
telefono), l’oggetto, le note, e, se ci sono, i riferimenti
a precedenti comunicazioni
riportare nel corpo del testo tutte le informazioni
paratestuali rilevanti per il messaggio trasmesso.
Essere flessibili: in caso di informazioni paratestuali
numerose ed ingombranti , escludere le ripetizioni
Caratteristiche dei testi espositivi
Coesione: deve essere garantita dal punto di vista
tematico e linguistico
Per essere facilmente leggibile, le frasi del testo
devono essere legate tra di loro attraverso
tre tipi di relazioni:
tra eventi;
di collocazione testuale;
logiche di organizzazione testuale.
15
classificazione Ferrari-Zampese
2000
Sulla coesione: analisi di un testo
Questo Ente, nell’ambito del programma delle OO.PP. 20042007, con D.G. n. 347 del 5.04.2007 ha approvato il
progetto esecutivo dei lavori di manutenzione
straordinaria SS.PP. 1° gruppo, anno 2004, per una
spesa complessiva di € 200.000,00.
Il sottoscritto , Giovanni Bianchi, in qualità di responsabile
dei servizi finanziari della Provincia di Lecce, chiede a
codesta Cassa DD.PP. la concessione di un mutuo di €
200.000,00 a tasso fisso, da ammortizzare in 20 anni, a
totale carico di questo Ente per finanziare i lavori di
manutenzione straordinaria SS.PP. 1° gruppo.
16
La coesione: il testo corretto
Questo Ente, nell’ambito del programma delle OO.PP. 2004-2007,
con D.G. n. 347 del 5.04.2007 ha approvato il progetto
esecutivo dei lavori di manutenzione straordinaria SS.PP. 1°
gruppo, anno 2004, per una spesa complessiva di €
200.000,00.
Al finanziamento degli stessi questo Ente intende far fronte
mediante mutuo, a totale carico dell’Ente, da contrarre con la
cassa Depositi e Prestiti.
Il sottoscritto , Giovanni Bianchi, in qualità di responsabile dei
servizi finanziari della Provincia di Lecce, chiede a codesta
Cassa DD.PP. la concessione di un mutuo di € 200.000,00 a
tasso fisso, da ammortizzare in 20 anni, a totale carico di
questo Ente per finanziare i lavori di manutenzione
straordinaria SS.PP. 1° gruppo.
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Caratteristiche dei testi espositivi
Strutturazione: composizione secondo un modello
relativamente vincolante, accreditato presso la
comunità degli utenti
Introduzione
Corpo del testo
Conclusione
18
La scrittura incentrata sul destinatario



19
E’ necessario individuare a chi si scrive e prefigurarsi
quali siano le capacità linguistiche, le conoscenze e i
bisogni comunicativi del destinatario
Anche quando si scrive a un destinatario in grado di
comprendere testi complessi, è bene controllare la
chiarezza e la qualità della propria scrittura
Nel caso di comunicazioni ai cittadini, ci si deve
immaginare che il destinatario sia un cittadino medio,
conosca l’italiano comune e che conosca poco delle
procedure burocratiche
Il grado di scolarizzazione degli italiani
Fonte COSES elaborazione
censimento ISTAT 2001
20
Gli italiani parlano:
soltanto in
italiano
24%
soltanto in
dialetto
14%
prevalentemen
te in dialetto
21%
prevalentemen
te in italiano
in pari misura
23%
18%
21
soltanto in dialetto
prevalentemente in
dialetto
in pari misura
prevalentemente in
italiano
soltanto in italiano
Rapporto con il destinatario




22

Rappresentare l’Ufficio che emette il messaggio con il noi
e di dare del Lei al cittadino, del voi
Iniziare con la formula “Gentile signore o gentile signora”
(oppure con l’indicazione del titolo professionale o
accademico). E’ inopportuno una comunicazione ad un
singolo ricevente con l’intestazione generica Gentile
Signore/a
I nomi propri seguono la sequenza nome-cognome. Il
cognome precede il nome solo in elenchi posti in ordine
alfabetico
La formula standard di chiusura in una lettera è “Distinti
saluti”.
Codesto è un dimostrativo ormai desueto
La scelta delle informazioni
Fornire al lettore esclusivamente le informazioni
che possono interessargli
La rilevanza di una
informazione è collegata agli
scopi della comunicazione.
Ordinare in sequenza
le informazioni
23
Evitare di dare informazioni
importanti per l’Amministrazione
ma irrilevanti per il cittadino.
Dare priorità alle
informazioni a seconda
dell’utilità per il
destinatario
Dare priorità alle informazioni a
seconda dell’utilità per il
destinatario
Un esempio scorretto di comunicazione
Prendiamo in esame un avviso affisso sul portone della scuola
materna “Montessori”
AVVISO
Si informano i genitori dei bambini frequentanti la scuola materna
“Montessori”, che nella settimana dal 20/03/2008 al 25/03/2008 la Ditta
incaricata dal settore edilizia scolastica provvederà alla tinteggiatura
dei locali.
Ci scusiamo sin d’ora del disagio arrecato.
Distinti saluti.
Il Capo Settore ai Servizi Scolastici
24
Cosa non va nell’esempio precedente?






25
Genericità dell’Avviso
La formula “si informano”
Il richiamo ai destinatari “i genitori dei bambini frequentanti la
scuola materna “Montessori”
La formula di saluto
La precisazione che la ditta è stata incaricata dal settore
edilizia scolastica
Manca l’informazione essenziale: se l’asilo continuerà a
funzionare
Il testo corretto
Dal 20 al 25 marzo 2008 i locali della scuola
materna verranno ridipinti.
La scuola funzionerà comunque regolarmente.
Il Capo Settore ai Servizi Scolastici
26
Garantire la coerenza del testo


27
Verificare i dati e contenuti immessi nel testo
Verificare che le affermazioni non entrino in
contraddizione fra loro, leggendo e
rileggendo il testo alla ricerca di espressioni
che potrebbero compromettere l’attendibilità
delle informazioni
Frasi brevi

Scrivere frasi brevi
Fonte: Direttiva Frattini
sulla semplificazione del linguaggio
dei testi amministrativi. 2002
Le ricerche dicono che frasi con più di 25
parole sono difficili da capire e ricordare.
Ogni frase deve comunicare una sola
informazione.
28
Assicurare alle frasi una struttura
semplice
29

Non concentrare molte informazioni in
un’unica frase

Assicurare una struttura semplice, che il
lettore possa facilmente elaborare: soggetto,
verbo, complemento
Parole comuni

Usare parole del linguaggio comune
L’Ufficio Trattamento
Economico in indirizzo, cesserà
la corresponsione degli
emolumenti a decorrere dal 1°
maggio 2001.
Fonte: Direttiva Frattini
30
Dal 1 maggio 2001 il nostro
Ufficio sospenderà i
pagamenti.
Il Vocabolario di base della lingua italiana
contiene meno di 7000 parole e sono quelle
che dobbiamo preferire se vogliamo essere
capiti da chi legge.
Ridurre l’uso dei termini tecnici

Usare pochi termini tecnici e spiegarli
In media, in un testo amministrativo le parole
tecniche sono meno di cinque su cento.
Usare solo quelle necessarie e spiegarle in
una nota oppure in un glossario.
31
Attenzione alle sigle


32
Limitare abbreviazioni e sigle: ovvie per chi
scrive ma non capite da chi legge.
Se ci sono, chiariamole per esteso.
Forma attiva


Usare verbi nella forma attiva e affermativa
Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa è
più incisivo, le frasi sono più brevi, la lettura più
rapida
Non volendo disconoscere a
codesto ufficio il diritto di non
ingerenza, viene tuttavia fatta
richiesta che siano comunicati
gli esiti della Commissione.
33
Vi chiediamo di comunicarci
i risultati dei lavori della
commissione.
Separare le frasi e facilitare le lettura

Usare in maniera coerente le maiuscole, le
minuscole e la punteggiatura
“Questi usi sono retaggio di una cultura
retorica, appesantiscono lo stile
e il tono della comunicazione: essi devono
essere eliminati o ridotti quanto più è
possibile.
La punteggiatura, per contro, suddivide il
testo in unità di senso”
34
Evitare neologismi, parole straniere e
latinismi

35
È ormai frequente il ricorso a termini tecnici propri della società
dell’informazione e dell’elettronica: da evitare se ve ne siano di equivalenti nella
lingua italiana”
Tale servizio, come è noto,
dovrà essere esternalizzato.
La gestione di questo servizio
sarà affidata a un soggetto
esterno.
Le agevolazioni saranno
concesse anche ai conviventi
more uxorio.
Le agevolazioni saranno
concesse anche alle coppie
conviventi.
Meglio l’indicativo

Uso del congiuntivo
Ove la Commissione potesse
riunirsi per tempo, le delibere
sarebbero ancora valide.
Se la commissione si riunirà
per tempo le delibere
saranno ancora valide.
L’indicativo rende il testo più diretto ed
evita informazioni implicite o ambigue.
36
Il rinvio alle norme


37
I riferimenti a fonti normative, quando sono posti
all’interno dei testi amministrativi, rendono
difficoltosa la lettura perché si mescolano alle
informazioni sostanziali. E’ opportuno collocarli in un
apposito paragrafo o nelle note a piè di pagina
I rinvii normativi devono essere provvisti di
informazioni sull’oggetto disciplinato dalle leggi o
delibere citate.
Usare una adeguata paragrafazione

Per facilitare la lettura, usare la suddivisione in
capoversi , rispettando l’articolazione tematica
frasi
Permette di articolare il testo in blocchi più
piccoli, omogenei dal punto di vista tematico
38
Un esempio di testo privo di capoversi
Rielaborazione delle istruzioni per richiesta del duplicato del
codice fiscale
dal capoverso “INVIO DEL TESSERINO”
Se la richiesta viene confermata, il duplicato del tesserino
magnetico di codice fiscale sarà recapitato entro poche
settimane all'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria.
Tale indirizzo non viene presentato a video per motivi di tutela
della privacy.
In caso di mancata ricezione (il che può voler dire che l'indirizzo
risultante all'Anagrafe Tributaria è diverso da quello attuale del
contribuente) si consiglia di rivolgersi agli Uffici Finanziari per
verificare (ed eventualmente aggiornare) la propria posizione.
39
Il testo originario
INVIO DEL TESSERINO
Se la richiesta viene confermata, il duplicato del tesserino
magnetico di codice fiscale sarà recapitato entro poche
settimane all'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria. Tale
indirizzo non viene presentato a video per motivi di tutela della
privacy. In caso di mancata ricezione (il che può voler dire che
l'indirizzo risultante all'Anagrafe Tributaria è diverso da quello
attuale del contribuente) si consiglia di rivolgersi agli Uffici
Finanziari per verificare (ed eventualmente aggiornare) la
propria posizione.
40
Come evidenziare il capoverso
.
Programmi di videoscrittura
Ritorno a capo
con spaziatura:
Ritorno a capo con spaziatura di
una riga rispetto al blocco
Formato>paragrafo>
rientro/prima riga
Formato>paragrafo>
spaziatura/prima
Ritorno a capo con spaziatura
con rientratura e spaziatura
applicare entrambe le funzioni
41
Rispettare la punteggiatura

42
Lo scambio o l’omissione dei segni di
punteggiatura può alterare completamente il
messaggio
Impostazione grafica, anche l’occhio
vuole la sua parte

Usare in maniera corretta le possibilità di
composizione grafica del testo
“Neretti, sottolineature, corsivi, caratteri,
grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni
esempi di tali possibilità e possono aiutare a
focalizzare l’attenzione.
È bene tuttavia non abusarne e utilizzarli con
parsimonia.
Il testo sobrio è sempre visivamente leggibile
e coerente.”
43
Le fasi della scrittura
PRESCRITTURA
44
Ideazione
Caratteristiche del testo
Attivazione delle
conoscenze/Raccolta
delle idee
SCRITTURA
Organizzazione
Prima stesura
POSTSCRITTURA
Revisione
In particolare, la fase della revisione


45
E’ pessima tradizione quella di non rivedere, o di rivedere in
gran fretta, i propri documenti, ritenendo che la maggior parte
del tempo disponibile debba essere dedicata alla scrittura vera
e propria. E’ un grave errore trascurare la rilettura del testo
finale. L’esperienza di chi si dedica professionalmente alla
comunicazione scritta conferma che anche con correzioni
metodiche, cooperative, attente e prolungate è difficilissimo (se
non impossibile) produrre un testo privo di errori.
Un testo privo di controllo rischia di essere impresentabile e
denuncerà la sommaria qualità del lavoro del suo autore
Strumenti di verifica- l’indice di Gulpease


Considera la lunghezza delle parole
Valuta rispetto alla scolarizzazione del lettore
G = 89-LP/10+3*FR
LP = (totale lettere*100) / totale parole
FR = (totale frasi*100) / totale parole
G<80 testi difficili per chi ha la licenza elementare
G<60 testi difficili per chi ha la licenza media
G<40 testi difficili per chi ha un diploma superiore
46
Fonte: GULP, Gruppo Universitario Linguistico Pedagogico, Università di Roma
GULP
on line
fonte:
www.eulogos.net
47
Licenza elementare
Licenza media
Licenza superiore
quasi incomprensibile
0<G<55
0<G<35
0<G<10
molto difficile
55<G<70
35<G<50
10<G<30
Difficile
70<G<80
50<G<60
30<G<40
Facile
80<G<95
60<G<80
40<G<70
molto facile
95<G<100
80<G<100
70<G<100
Leggibilità dei testi amministrativi
“Parlare oscuramente
lo sa fare ognuno,
ma chiaro, pochissimi.”
Galileo Galilei
50-60
Indice Gulpease
Semplicità del lessico
48
La check-list di controllo del testo
Caratteristiche logico
semantiche del testo
Unità del testo
49
Struttura elaborato
Correttezza formale ed
unità grafica
Le regole per la redazione degli atti
amministrativi
50

Legge 393/93, art. 3, comma 1:” Gli atti amministrativi adottati da tutte
le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i
sistemi informativi automatizzati.”

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa”, art. 7, comma 2 “Il testo degli atti
pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte,
abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse
abbreviazioni, acronimi, ed espressioni il lingua straniera, di uso
comune.Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si
provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.“
Cosa fare in caso di errori materiali?


51
Cancellare le parole che si intendono annullare o
sostituire in modo che restino leggibili
Le sostituzioni devono essere fatte risaltare tramite
apposite postille, numerate in maniera progressiva
(con ordine numerico o alfabetico)
Gli atti amministrativi: le deliberazioni
Gli elementi formali
 L’intestazione
 La data ed il luogo dell’adunanza
 Il preambolo
 La motivazione
 L’elemento volitivo
 Il dispositivo
 La c.d. formula di chiusura (attestazione della lettura, approvazione, firma)
 Gli adempimenti volti a dare efficacia alla deliberazione
 Il verbale della deliberazione
52
Gli atti amministrativi: ordinanze contingibili ed urgenti
Gli elementi formali
 La data, il luogo e la firma
 L’intestazione
 Il preambolo
 La motivazione
 La manifestazione di volontà ed il contenuto del dispositivo
 L’efficacia: identificazione del destinatario, esecuzione
dell’ordinanza e sue modalità, esecuzione d’ufficio in caso di
inadempienza,sanzione penale
53
Gli atti amministrativi: le ordinanze normali







54
Gli elementi formali
La data, il luogo e la firma
L’intestazione
Il preambolo
La motivazione
La manifestazione di volontà ed il contenuto del dispositivo
L’efficacia: la pubblicazione e/o notificazione, esecuzione
dell’ordinanza e sue modalità, esecuzione d’ufficio ,sanzione
penale. Non è applicabile la sanzione dell’esecuzione d’ufficio
(Consiglio di Stato, sez. V, 22/9/1959, n,624)
Le determinazioni dei responsabili dei servizi
Gli elementi formali
 L’intestazione
 La data, il luogo dell’adunanza e la sottoscrizione
 Il preambolo
 La motivazione
 Il contenuto dispositivo
 La pubblicazione
 L’attestazione di copertura finanziaria
 L’obbligo di comunicazione
 L’esecuzione
55
Per concludere…..
“Quando avete bene chiaro in mente quel che volete dire, le parole verranno
spontanee “, Orazio; Ars poetica
“Per scrivere rapidamente, bisogna avere molto pensato“, Charles Baudelaire
“Per scrivere bene, bisogna saltare le idee intermedie quanto basta per non
riuscire noioso; non troppo, per paura di non essere capiti”, Montesquieu
“La scrittura che non prende stretto contatto con la parola parlata si dissecca
come la pianta senz'acqua”, Albert Thibaudet, Riflessioni sulla critica
“I limiti del mio linguaggio significano i limiti del mio mondo”, Ludwig
Wittgenstein, Tractatus 5.6
56