ARTICOLAZIONE AZIENDALE TERRITORIALE 118 BRESCIA
ISTRUZIONE OPERATIVA 09
Inserimento dati in EM.Ma WEB da parte di operatori autorizzati delle postazioni
territoriali MSA/MSI/MSB
1. Premessa
La presente Istruzione Operativa definisce le modalità di inserimento di dati in EM.Ma WEB
da parte di operatori autorizzati nell’ambito delle postazioni territoriali MSA/MSI/MSB della
provincia di Brescia.
EmmaWeb è un’applicazione web, o “webapp”. Si tratta di una espressione impiegata
nell'ambito del software engineering, che descrive un'applicazione accessibile via web
per mezzo di un network (es. una rete intranet) o attraverso la rete internet.
Essa rappresenta l’evoluzione delle prime postazioni remote di tipo client - server e deve la
sua efficacia alla possibilità, per un client generico, di accedere a funzioni applicative
utilizzando come terminale normali web browser.
L’applicazione riproduce le funzioni di una postazione operatore di Centrale Operativa
(COEU) (client) e permette “all’operatore web”, in base ai privilegi di accesso:
•
•
di inserire dati e informazioni relativi agli eventi, alle missioni e ai pazienti
di accedere alla gestione degli enti, dei mezzi e delle risorse del territorio
2. Documenti di riferimento
•
•
•
Documento 12 “Utilizzo del sistema informatico per la gestione degli eventi”
Procedura 09 “Gestione della documentazione sanitaria”
Istruzione operativa 07 “Istruzioni per la compilazione della Scheda Paziente di EMMA STROKE, SCA e ACC/DP”.
3. Responsabilità
L’Istruzione Operativa dovrà essere applicata da:
Operatore di COEU
L’operatore della Centrale è responsabile della verifica e del controllo sul corretto
inserimento dei dati nel sistema informatico della Centrale Operativa 118 di Brescia e
della conseguente informazione in merito all’utilizzo dei mezzi di soccorso presenti sul
territorio.
Infermiere e/o soccorritore autorizzato all’accesso
L’infermiere e/o il soccorritore autorizzati all’accesso sono responsabili del corretto
inserimento dei dati nel sistema informatico della Centrale Operativa 118 di Brescia. Ad
ogni inizio turno dovranno provvedere ad attivare il mezzo e inserire l’equipaggio e
l’eventuale cambio di convenzione.
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Redazione: A Poinelli
Verifica: R. Rizzini
Approvazione: C. Mare
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4. Definizioni e abbreviazioni
Inserire tutte le definizioni e le abbreviazioni utilizzate nella procedura.
AREU
= Azienda Regionale Emergenza Urgenza
DA
= Direzione Aziendale
CO 118 = Centrale Operativa 118
MSA
= Mezzo di Soccorso Avanzato
MSI
= Mezzo di Soccorso Intermedio
MSB
= Mezzo di Soccorso di Base
VLV
= Veicolo Leggero Veloce (MSA, MSI, MSB con nfermiere)
5. Istruzione Operativa
Indice
a)
Premessa
b)
Sequenza Operativa
c)
Compilazione scheda missione
d)
Compilazione scheda paziente
a)
Premessa
Lo scopo della Procedura Operativa consiste nell’inserimento di dati nel sistema
informatico della Centrale Operativa. Per questo motivo il mezzo di soccorso,
l’equipaggio e l’eventuale cambio di convenzione dovranno essere inseriti ad ogni inizio
turno.
La postazione di lavoro, costituita da un personal computer, deve essere collocata in un
locale accessibile e presidiato, adiacente ai telefoni dedicati alla COEU.
Il computer deve essere sempre acceso e l’applicazione EM.Ma WEB attiva e collegata
tramite l’utenza di postazione assegnata.
Lo spegnimento della postazione per manutenzione o per guasto deve essere
comunicato tempestivamente alla COEU.
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FASI
AZIONI
1.
Inizio turno
1. Apertura connessione a EMMA WEB
2.
Inizio turno
2. attivazione mezzo stato LIBERO e
verifica stazionamento e inserimento
equipaggio
RESPONSABILITA’
1. Stazionamento
mezzi
2. Stazionamento
mezzi
3 . Inizio turno
3.verifica stato e inserimento
convenzione del mezzo che
prende servizio.
3. Stazionamento
mezzi
4. Verifica e
gestione
4. Infermiere in turno in centrale
operativa controlla periodicamente
i mezzi nel data base
4.Infermiere
Centrale Operativa
118 Brescia
I criteri di acceso al sistema sono regolati da login e password, che definiscono il gruppo
di appartenenza, il ruolo assegnato e le funzioni utilizzabili dall’utenza specifica.
Figura 1 - Esempio di criteri di accesso. Attualmente per la provincia di Brescia non è attiva la Centrale della Continuità
Assistenziale .
Il gruppo definisce l’area di appartenenza: EM.Ma Web può coesistere con aree di
attività diverse che afferiscono alla stessa base dati, un esempio è l’interazione tra 118 e
Continuità Assistenziale.
In previsione dell’afferenza di più AAT a un'unica COEU/SOREU, il gruppo deve
obbligatoriamente definire la AAT di appartenenza.
Dal gruppo viene definito il ruolo, ovvero la posizione funzionale rispetto al gruppo.
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Figura 2 - Ruoli per AAT
Infine, vengono definite le funzioni dei ruoli, cioè cosa può o non può fare o vedere
l’utente finale. Ciò in base alla sua identificazione nel sistema (login) a cui sono associati
specifici privilegi.
Le opzioni sono essenzialmente:
•
•
•
poter vedere e modificare (lettura e scrittura)
poter vedere e non modificare (sola lettura)
non poter vedere
Queste opzioni possono essere applicate, per esempio:
•
•
•
•
•
alla modalità di accesso (l’utente vede solo gli eventi assegnati all’ente di
appartenenza o agli stazionamenti abilitati)
ad intere sezioni (l’utente non ha la possibilità di vedere le note evento o la scheda
evento)
ad aree della sezione (l’utente non ha la possibilità di vedere una sezione specifica)
della scheda paziente (es. il folder MSA all’utenza MSB)
ai singoli campi (l’utente non ha la possibilità di vedere il numero del chiamante)
ad intere funzioni (l’utente non ha la possibilità di accedere alle missioni chiuse da oltre
24 ore)
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b) Sequenza Operativa
Si prosegue ciccando su continuare con sito WEB
N.B. La password deve essere custodita e non accessibile ai soggetti non autorizzati. Il
sistema co9ntiene dati sensibili.
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•
•
il personale, ad ogni inizio turno (per evitare la disconnessione automatica), deve
effettuare l’accesso alla postazione inserendo login e password di postazione e
lasciare attivo emma WEB con la connessione attiva.
Il personale, ad ogni fine turno, deve disconnettere l’accesso alla postazione
L’applicazione corretta della procedura permette di evitare i periodici blocchi delle
postazioni (scadenza delle credenziali internet ogni 12 ore).
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LO STATO DEL MEZZO DEVE ESSERE LIBERO QUANDO IL MEZZO E’ OPERATIVO IN SEDE
(DIVERSAMENTE LA CO 118 NON POTRA’ ATTIVARE IL MEZZO, PERCHE’ NON VISIBILE (freccia
gialla).
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SE IL MEZZO NON E’ OPERATIVO E’ NECESSARIO CAMBIARNE LO STATO CON INDISPONIBILE
•
Cliccando su questo campo( freccia VERDE) si modifica la CONVENZIONE, quindi
salvare con tasto apposito
•
VERIFICARE CHE LO STAZIONAMENTO CHE SIA QUELLO DOVE CI SI TROVA (freccia
rossa). Se non fosse così chiamare la Centrale Operativa
•
inserire l’EQUIPAGGIO con la qualifica e tipo di dipendenza dall’ente
TUTTI I CALENDARI DEGLI STAZIONAMENTI VERRANNO CANCELLATI DALLA DATA
CONCORDATA, E L’UNICA MODALITA’ DI SEGNALARE ALLA C.O. 118 BRESCIA LA VOSTRA
OPERATIVITA’ SARA’ REGISTRARLA VIA WEB .
ATTENZIONE CHE IL MEZZO SIA LIBERO IN SEDE.
CONVENZIONI CHE DURANTE LA GIORNATA SUBISCONO MODIFICHE vanno effettuate AL
MOMENTO DEL CAMBIO EFFETTIVO E NON DOPO.
IN BASE AL TURNO INSERIRE LA CONVENZIONE DELLO STAZIONAMENTO
H24 AED mezzo di base in convenzione continuative con 3 soccorritori
H12 AED_2 mezzo di base in convenzione continuative con 2 soccorritori
H12 AED_2# mezzo di base in convenzione continuative con 2 soccorritori con 3
soccorritori certificati per tutto il turno di servizio.
GET_AED mezzo in convenzione a gettone con DAE .
GET_DISPOSIZIONE mezzo in convenzione a gettone con DAE a disposizione
SUPPLEMENTARE della CO118
Pur mantenendo le caratteristiche economiche ed operative di un mezzo a gettone,
l’E/O/A titolare di convenzione continuativa non H24 fornisce un mezzo nella restante
fascia oraria per cui non e convenzionata
GET_AGGIUNTIVO mezzo in convenzione a gettone con DAE richiesto per esigenze
dalla CO 118
GET_REPERIBILE mezzo in convenzione a gettone con DAE con personale reperibile
Mezzo convenzionato a gettone con equipaggio reperibile. Le modalità operative di
allertamento possono essere differenti (radio, cicalini, telefoni)
H12 AED mezzo di base in convenzione continuativa
H12 GET_DISPOSIZIONE mezzo in convenzione a gettone con DAE a disposizione della
CO118
H12 GET_DISPOSIZIONE mezzo in convenzione a gettone con DAE a disposizione della
CO118
ALS_H24 mezzo ALS in convenzione continuativa con a bordo med. Inf. e autista (sia
ambulanza che automobile)
ALS_H12 mezzo ALS in convenzione continuativa con a bordo med. Inf. e autista (sia
ambulanza che automobile)
H12_IP mezzo con a bordo infermiere in convenzione h12 non abilitato MSI (sia
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ambulanza che automobile)
H24 IP mezzo con a bordo infermiere in convenzione h 12 non abilitato MSI (sia
ambulanza che automobile)
MSI_H12 mezzo con a bordo infermiere con abilitazione MSI livello A h 12
MSI_H24 mezzo con a bordo infermiere con abilitazione MSI livello A h 24
ELISOCCORSO elisoccorso
CNSAS convenzione Corpo Nazionale Soccorso Alpino
ALTRO 118 Mezzo di altro 118 convenzionato con la CO di competenza territoriale
$-SPECIALE situazioni particolari che non rientrano nelle convenzioni sopra citate
Una volta terminata la missione, l’operatore EmmaWeb è tenuto a effettuare la chiusura
della missione.
c) Compilazione della Scheda missione
Questa attività, comune per tutti le tipologie di mezzo di soccorso (MSB, MSA, MSI), è
obbligatoria.
Dovranno essere effettuate le seguenti attività:
•
•
•
•
•
•
•
d)
controllo della correttezza e della completezza degli orari pervenuti tramite il sistema
radio(se inviati correttamente da non modificare)
inserimento degli orari se il mezzo non è dotato di apparato radio(da inserire)
controllo della correttezza dell’ospedale di destinazione1(se discordante tel centrale
operativa 118)
controllo della correttezza del codice di trasporto( se discordante tel co 118)
controllo della correttezza dell’esito missione ( se discordante tel co 118)
inserimento del numero di chilometri percorsi
compilazione della sezione relativa all’equipaggio, riportando qualifica, rapporto
amministrativo con l’ente di appartenenza (dipendente, volontario), cognome e
nome
Compilazione della Scheda paziente
Compilazione prevista per l’utente soccorritore
Il compilatore della Relazione di soccorso MSB è responsabile dell’inserimento, all’interno
di EmmaWeb, dei dati e delle informazioni riportati nella stessa.
1 Criticità Scheda missione
Orari: non vengono rilevati manualmente
Tratte: rimozione delle tratte per le missioni che non esitano ospedale, attualmente funzione non abilitata (responsabilità
della COEU/SOREU)
Destinazione: se non corretta non hanno la possibilità di modificarla (responsabilità della COEU/SOREU)
Esito missione: se non corretta non hanno la possibilità di modificarla (responsabilità della COEU/SOREU)
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Dati anagrafici
Per i MSB è prevista la compilazione della sezione anagrafica (folder Paziente), se non già
compilata:
•
•
•
•
•
cognome, nome
data di nascita (se non nota, inserire solo l’età)
sesso
residenza
abitazione e/o residenza se diverse (se coincidenti può essere utilizzata la funzione di
compilazione automatica)
Se il dato non è noto, dovrà essere inserito il termine “sconosciuto”.
In caso di discordanza tra i dati presenti nella Scheda paziente e quelli acquisiti
dall’equipaggio del MSB e inseriti nella Relazione di soccorso MSB sono questi da inserire.
In caso di dubbi l’equipaggio dovrà contattare la COEU/SOREU al fine di confrontarsi
rispetto alla correttezza dei dati raccolti.
La compilazione di questi campi è obbligatoria.
Informazione di carattere sanitario
I dati e le informazioni contenuti nella Relazione di soccorso MSB devono essere riportati
nelle seguenti sezioni:
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•
•
Associazione
Trauma associazione
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•
•
I campi contenuti nelle sezioni sopra citate sono coincidenti con quelli della Relazione
di soccorso MSB regionale. Le sezioni sono visibili solo nella versione EmmaWeb e non
in EmMa
I dati e le informazioni inseriti vengono memorizzati nel database e sono resi disponibili
alla COEU/SOREU tramite un allegato .pdf che viene generato nel momento in cui
viene salvata la sezione
Tale modalità operativa presenta due vantaggi:
•
•
il formato e la logica di compilazione ricalcano quelli previsti per la Relazione
cartacea e non richiedono impegno formativo
la compilazione di sezioni distinte rispetto a quanto compilato dalla COEU/SOREU
annulla verosimilmente il rischio di modifica dei dati già inseriti, distinguendo
esplicitamente gli ambiti
Resta la compilazione del folder ACC-DP
Campi da compilare a carico di tutti gli equipaggi senza distinzione di qualifica:
•
•
evento presunto si intende il tipo di evento, finestra già preimpostata
evento testimoniato, (si ricorda che solo se presente personale di soccorso viene
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
classificato come testimoniato)
finestra preimpostata
RCP in atto, si intende all’arrivo dei soccorritori
PAD: SI solo se è stato posizionato un defibrillatore nelle (esempio: IVECO, campi
tennis castello palestra virgin ecc)
MSB
data ora registrazione si intende la data in cui il personale in centrale operativa viene
messa cliccando al momento della prima comunicazione tra MSB e centrale
operativa
operatore al termine delle operazioni andrà segnalato nome e cognome dell’abilitato
DAE
iniziata RCP si-no nei casi previsti dalla legge può essere no va registrato nel campo
non sottoposto RCP il motivo effettivo
esito 1 analisi-shock (indicato non indicato) se ha scaricato o no ( sono 4 in base al
protocollo scelto dalla centrale operativa)
numero scariche potrebbe essere che il defibrillatore effettua più analisi in attesa MSA
o protocolli differenti e viene registrato n effettivo di scariche
TEMPI
Campi comuni a tutti gli equipaggi anche quando la defibrillazione viene effettuata in
modalità manuale:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
è’ fondamentale cercare di avere dei riferimenti precisi sulla tempistica
gli stati del mezzo inviati via radio, se inviati correttamente, possono essere di aiuto, è
auspicabile la sincronizzazione degli orologi sull’orario preso
T1 tempo collasso: la sua compilazione è possibile solo se nell’intervista fatta agli
astanti si chiede da quanto tempo è avvenuto l’evento, con riferimento al tempo
rispetto la chiamata di soccorso (dopo quanto tempo)
qualora non fosse possibile risalire al tempo lasciare il campo in bianco
T2 arrivo sul paziente, con particolare riferimento allo stop dell’ambulanza (invio di
stato dal sistema radio+ minuti. Esempio 3 minuti riferiti da personale ambulanza)
T3 inizio RCP/ACLS orario dato dal mezzo rispetto all’arrivo in posto
T4 viene inserito l’orario fornito dai soccorritori
T5 viene inserito l’orario fornito dai soccorritori
T6 primo shock effettuato con orario
T7 spegnimento del DAE rifacendosi all’orario effettivo
T8 fine RCP/ACLS può coincidere con ora di constatazione, oppure alla consegna
del pz in pronto soccorso
Compilazione prevista per il personale sanitario del MSA/MSI
Il compilatore della Relazione di soccorso MSA/MSI è responsabile dell’inserimento,
all’interno di EmmaWeb, dei dati e delle informazioni riportati nella stessa.
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Dati anagrafici
Per gli MSA/MSI è prevista la compilazione della sezione anagrafica (folder Paziente), se
non già compilata:
•
•
•
•
•
cognome, nome
data di nascita (se non nota, inserire solo l’età)
sesso
residenza
abitazione e/o residenza se diverse (se coincidenti può essere utilizzata la funzione di
compilazione automatica)
Se il dato non è noto, dovrà essere inserito il termine “sconosciuto”.
In caso di discordanza tra i dati presenti nella Scheda paziente e quelli acquisiti
dall’equipaggio del MSA/MSI e inseriti nella Relazione di soccorso MSA/MSI, lo stesso
equipaggio dovrà contattare la COEU/SOREU al fine di confrontarsi rispetto alla
correttezza dei dati raccolti.
La compilazione di questi campi è obbligatoria.
Patologia prevalente e diagnosi presunta
I criteri di compilazione dei campi relativi alla patologia prevalente e alla diagnosi
presunta sono descritti nella nota del Direttore Sanitario AREU, Prot. 820, del 15.02.2012,
che riprende la IOP 07 “Istruzioni per la compilazione della Scheda Paziente di EmMa –
STROKE, SCA e ACC-DP”2.
La COEU/SOREU è responsabile dell’assegnazione della patologia prevalente per tutti i
soggetti soccorsi e dell’identificazione della diagnosi presunta nelle situazioni seguenti:
•
•
•
il Paziente è stato assistito da un MSA/MSI
si riscontra la presenza di una delle patologie indicate dalla IOP 07 (ACC, ANGINA
PECTORIS, STEMI, NSTEMI, TIA, ICTUS)
è presente una evidenza clinica
Il personale sanitario del MSA/MSI deve, quindi, inserire la diagnosi presunta ove non
presente o rettificarla, in base a quanto riportato nella Relazione di soccorso.
Informazioni di carattere sanitario
Rif. Compilare sempre il campo “Patologia prevalente”, inserendo la voce “Sintomi, segni e stati morbosi mal definiti” ove
non possibile indicare una classe di patologia (in questo caso esplicitare i segni e i sintomi all'interno del campo "Segni e
sintomi").
Compilare il campo “Diagnosi presunta” ove possibile e comunque sempre quando:
- il Paziente è stato assistito da un MSA/MSI
- si riscontra la presenza di una delle patologie indicate dalla IOP 07 (ACC, ANGINA PECTORIS, STEMI, NSTEMI, TIA, ICTUS)
- è presente una evidenza clinica.
Compilare il campo “Segni e sintomi” ove possibile, inserendo nello stesso le informazioni acquisite attraverso l 'intervista
telefonica, la richiamata all’utente (se effettuata) e il contatto con l’équipe di soccorso sul posto (se avvenuto).
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Sezione MSA
• parametri vitali (frequenza respiratoria, qualità del respiro, saturazione, frequenza
cardiaca, caratteristiche della frequenza cardiaca, pressione sistolica e diastolica,
temperatura corporea, glicemia)
• GCS
• RTS
• RTS pediatrica
• indice Apgar
Sezione Trauma
• Lesioni traumatiche: sede e tipo di lesione
Sezione prestazioni
• prestazioni effettuate
Sezione farmaci e liquidi
• farmaci somministrati (farmaco, dosaggio, dose, via di somministrazione)
• liquidi somministrati (tipo soluzione, dose)
Sezione ECG
• tipo rilevazione
• tipo ritmo
• tipo lesione (eventuale)
• esecutore
• ora di esecuzione
La compilazione di questi campi, se trascritti nella Relazione MSA/MSI, è obbligatoria
PER QUANTO RIGUARDA LA CHIUSURA DELLA SCHEDA DEL PAZIENTE TRAUMATIZZATO
MSA-MSI VA COMPILATA ANCHE LA PARTE PRESENTAZIONE DELLO STESSO
Vedi TAB TRAUMA PARTE SUPERIORE DELLA SCHEDA
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OPERAZIONI A INIZIO TURNO
L’EQUIPAGGIO MONTANTE IN SERVIZIO DEVE :
1) COLLEGARSI A EMMA WEB
2) ANDARE SUL CAMPO ANAGRAFICA –MEZZI EQUIPAGGI
3) DARE LO STATO LIBERO AL MEZZO CHE ENTRA IN SERVIZIO E INSERIRE IL PERSONALE IN
EQUIPAGGIO e LA CONVENZIONE DEL MEZZO EFFETTIVA
4) VERIFICARE IN : DISPONIBILITA’ – MEZZI PER ENTE
CHE LO STAZIONAMENTO SIA QUELLO DI USCITA DEL MEZZO.
OPERAZIONI A FINE TURNO EQUIPAGGIO SMONTANTE :
5) PERSONALE DEL MEZZO CHE FINISCE IL TURNO SI
COLLEGA A EMMA WEB
6) ANDARE SUL CAMPO ANAGRAFICA–MEZZI ED EQUIPAGGI:
DALLO STATO LIBERO DEL MEZZO RENDERLO INDISPONIBILE (SE NON PIU’ OPERATIVO
OPPURE SE CAMBIA IL MEZZO OPERATIVO ATTIVARE L’ALTRO)
NB: Il personale della COEU lascia gli stazionamenti sempre attivi. E’ fondamentale
attenersi a quanto indicato per evitare errori di attivazione o non attivazione.
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Nuova Procedura Emma WEb AAT 118 BS 25/06/2013