Divisione Flussi Documentali e Informativi
Divisione flussi documentali e informativi
Il protocollo in pillole
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Tutta la corrispondenza in arrivo al Dipartimento affluisce alla Segreteria amministrativa del Dipartimento che la apre e la
registra al protocollo.
Sono documenti in arrivo tutti quelli che arrivano al Dipartimento dall'esterno di esso, sia dagli uffici dell'Amministrazione
centrale, che da altri Dipartimenti dell'Ateneo, da singoli cittadini o da enti o ditte esterne. Sono documenti in arrivo
anche i documenti che i dipendenti del Dipartimento indirizzano al Dipartimento stesso, quando riguardano pratiche
personali (richieste di congedi, autorizzazioni a incarichi esterni, anni sabbatici, etc.)
Ogni Dipartimento, in quanto Area Organizzativa Omogenea ha un proprio Registro di protocollo ed è titolare di una
casella istituzionale di posta elettronica certificata (PEC) integrata nel protocollo che viene utilizzata per ricevere e spedire
documenti di pertinenza del Dipartimento.
Eccezioni all’apertura delle buste:
a) corrispondenza riportante l'indicazione offerta, gara d'appalto, o simili;
b) corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o
simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata.
La corrispondenza di cui al punto a) va protocollata la busta e il timbro apposto sulla busta; in seguito all’espletamento
della gara, il numero di protocollo va riportato sui documenti interni;
La corrispondenza di cui al punto b) va inoltrata al destinatario che, nel caso sia un documento attinente l’attività del
Dipartimento, lo consegna alla Segreteria per la protocollazione.
I documenti in arrivo e in partenza, compresi i documenti trasmessi telematicamente devono essere protocollati, salvo:
Documenti esclusi per legge (art. 53, c. 5 del DPR 445/2000): bollettini ufficiali P.A., notiziari P.A., note di ricezione
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circolari, note di ricezione altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, materiali
pubblicitari, inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
certificati medici, comunicati stampa di enti esterni, comunicazione da parte di enti di bandi di concorso, estratti conto
bancari, giustificativi di assenza del personale se rilevati con sistemi informatici (rilevatori presenze), lettere
accompagnatorie di fatture, missioni del personale, richiesta rilascio certificati, richieste di ferie, richieste di permesso
orario del personale tecnico amministrativo se rilevati con sistemi informatici (rilevatori presenze), rimborsi piccole spese,
solleciti di pagamento;
Eccezioni (cioè documenti espressamente da protocollare): Fatture in “ritardo” pena interessi di mora, solleciti di
pagamento inviati con PEC o raccomandata, tutti i documenti di norma non soggetti a protocollazione che la UOR ritiene
di inviare al servizio protocollo per la registrazione.
• Si protocollano per prime PEC , raccomandate, invii tramite corriere, notifiche giudiziarie
• Attenzione ai campi : mittente, oggetto, descrizione allegati perché dopo la registrazione non sono modificabili;
• Si deve individuare il vero mittente e verificare l’uso improprio della carta intestata;
• il protocollo si annulla solo se esiste una motivazione relativa ad un errore di protocollazione commesso nei campi
immodificabili: mittente, oggetto, descrizione allegati, oppure se uno stesso documento è stato protocollato due volte
per errore. Il Responsabile del servizio protocollo deve autorizzare; L’indicazione dell’annullamento va anche apposta
sul documento cartaceo a cura del Servizio protocollo (se documento in arrivo) o del RPA (se documento in partenza,
tra uffici o documenti repertoriati). Il documento annullato, fatto salvo il caso di restituzione ad altra persona fisica o
giuridica per non afferenza a procedimenti amministrativi della AOO Amministrazione generale ,deve essere
conservato nel fascicolo corrispondente.
Nel caso di documenti informatici, le informazioni relative all’annullamento contenute
nella registrazione di protocollo costituiscono insieme dei metadati di corredo da
conservare unitamente al documento medesimo.
• Se il mittente non esiste in anagrafica, va inviata una mail a [email protected] per l'inserimento;
• Il protocollo differito è solo in arrivo e si usa solo ed esclusivamente se il documento é arrivato nei termini e ciò è
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attestato da una ricevuta;
La registrazione è completa anche senza acquisizione di immagine del documento o di file, ma è consigliabile e
opportuno acquisire le immagini o i files;
Si deve sempre richiedere lettera di trasmissione per documenti tipicamente allegati (verbali, estratti di verbale,
rapporti, relazioni, bilanci etc. perché è la lettera che va protocollata e gli allegati descritti come tali;
I documenti inviati per via telematica, in particolare per PEC non si stampano, ma si invia una mail di notifica al RPA
competente.
I PASSI DELLA REGISTRAZIONE IN ARRIVO
Accedere al software Titulus all’indirizzo: https://titulus-unisi.cineca.it/
autenticarsi con la userid e password unica di Ateneo
entrare nella maschera di inserimento documenti in arrivo (maschera blu)
Mezzo di trasmissione
Scegliere dal menu a tendina;
Mittente
Inserire nel campo una parola significativa che compone il mittente se Ente o cognome e nome se persona; il sistema
cercherà nel database dell’ anagrafica il corrispettivo mittente. Se non esiste ACL, chiedere con mail a [email protected] il
suo inserimento;
Data e numero di protocollo del documento in arrivo assegnate dal mittente
Vanno desunti dal documento e, nel caso di privati, si troverà soltanto la data;
Voce d’indice
Si tratta della descrizione delle attività e dei procedimenti in via di mappatura;
Oggetto
L’oggetto si descrive ricercando un equilibrio tra analisi e sintesi: deve essere lungo almeno 30 caratteri e deve essere
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significativo. Per documenti simili è buona norma standardizzare gli oggetti;
Allegati
Gli allegati vanno descritti uno per uno, ciascuno in un proprio rigo (aggiungi istanza in coda) . Si descrive la tipologia e
non i singoli fogli (esempio: verbale, convenzione, delibera);
Classificazione
Si desume dal Titolario; la classificazione fa riferimento al contenuto del documento e alla pratica di cui esso e’ parte.
Documenti della stessa pratica devono avere la stessa classificazione;
Visibilità
I documenti riportanti dati sensibili quali condizioni di salute, economiche, opinioni o appartenenze politiche, religiose,
sindacali, procedimenti giudiziari devono classificarsi come altamente confidenziali e saranno nell’unica disponibilita’ del
responsabile del procedimento;
Ufficio responsabile (UOR)
E’ l’ufficio interno al Dipartimento che ha la responsabilita’ del procedimento cui il documento si riferisce (Ufficio didattica
e studenti o Segreteria amministrativa del Dipartimento);
Persona responsabile (RPA)
Persona responsabile del procedimento, di norma, il responsabile dell’Ufficio responsabile; può essere inviata una e-mail
di notifica spuntando il flag “Invio e-mail di notifica”. Tale e-mail va sempre inviata in caso di attribuzione di documento
arrivato via PEC (che non deve essere stampato);
Copie conoscenza
Individuazione dell’ufficio e della persona che è opportuno conoscano il documento senza esserne responsabili;
Registrazione
Con il tasto “registra” genera la data e il numero di protocollo. Da quel momento non e’ piu’ possibile intervenire per
modificare i campi obbligatori non modificabili (il mittente, l’oggetto la descrizione degli allegati);
Apposizione della segnatura del protocollo attraverso l’uso del timbro. (numero di protocollo, classificazione, UOR e RPA);
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Scansione o acquisizione documenti informatici
Dal tasto modifica si rientra nella registrazione del documento per acquisirne l’immagine con la scansione o il file PDF.
Registrazione di un documento in arrivo via PEC:
Il documento viene acquisito automaticamente dal software Titulus e attribuito provvisoriamente al PEC Manager (di
norma il Responsabile della Segreteria), ma la mail di notifica arriva all’indirizzo alias del Dipartimento;
Alla bozza vanno apportate le opportune modifiche e successivamente utilizzando la voce “Protocolla” del menu di
sinistra il documento verrà definitivamente acquisito al protocollo. E’ fondamentale spuntare sempre il flag “Invia e-mail
di notifica” per avvisare il RPA e i destinatari per conoscenza dell’avvenuta assegnazione.
CASISTICA
Mittenti plurimi
Se i mittenti sono più di 5 si inserisce nel campo “mittente” il primo nome e nel campo “firmatario” si ripete lo stesso
nome con la dicitura “e altri in scansione.
Se i mittenti sono 5 o meno di 5 nel campo “mittente” si inserisce la voce “Mittenti plurimi” e nel campo “firmatario” si
inseriscono i nomi di tutti i mittenti.
PROTOCOLLO IN PARTENZA
• Sono documenti in partenza da protocollare tutti i documenti indirizzati ad uffici, enti o cittadini fuori dal Dipartimento e
tutti i documenti indirizzati al singolo dipendente, anche interno al Dipartimento, quando riguardano pratiche personali
(richieste di congedi, autorizzazioni a incarichi esterni, anni sabbatici, etc.)
• Non si protocollano: certificati di servizio personale docente di ruolo e non di ruolo, certificati di servizio personale
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tecnico amministrativo (a tempo determinato o indeterminato, CEL), certificati situazioni retributive e contributive
personale strutturato e non strutturato, certificazioni non meccanizzate, certificazioni studenti, modello CUD, report delle
presenze, richieste del servizio di pulizie, richieste di facchinaggio, richieste di fornitura di cancelleria, richieste di piccole
manutenzioni, richieste di sopralluoghi ai servizi tecnici, richieste di sopralluoghi archivistici;
Si procede alla registrazione di protocollo quando il documento da spedire è perfetto, cioè firmato;
Si indicano tutti i destinatari per competenza o conoscenza; (vedi casistica)
Se uno o più destinatari non sono presenti in anagrafica inviare una mail a [email protected] richiedendone l’inserimento;
Si descrivono tutti gli allegati, uno per ogni riga (aggiungi istanza in coda)
Se il mezzo di invio è la PEC, il documento da spedire o è firmato con firma digitale a norma del CAD, oppure deve essere
stampato, firmato, riconvertito in file pdf e il file allegato alla registrazione;
Controllare sempre la correttezza dell’indirizzo PEC a cui si intende spedire su: www.indicepa.gov.it per quanto attiene
enti pubblici, http://cercalatuascuola.istruzione.it/cercalatuascuola/
pagina per quanto attiene le scuole, . http://www.registroimprese.it/ricerca-libera-e-acquisto
Se l’indirizzo in anagrafica manca o non e’ corretto, chiedere le modifiche a [email protected] ;
La registrazione è perfetta anche senza la scansione, ma è opportuno sempre farla. Inoltre non esiste invio via PEC se
manca il file del documento allegato.
I PASSI DELLA REGISTRAZIONE IN PARTENZA
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Accedere al software Titulus all’indirizzo https://titulus-unisi.cineca.it/
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Autenticarsi con la userid e password unica di Ateneo;
Se si sta per protocollare un documento in risposta ad un altro pervenuto in precedenza, ricercare la registrazione del
primo e scegliere la voce “rispondi” dal menu di sinistra. Il software proporrà una maschera di registrazione in partenza
già parzialmente compilata; altrimenti entrare nella maschera di inserimento documenti in partenza (maschera verde).
Il mezzo di trasmissione
Scegliere dal menu a tendina;
Il Destinatario
Inserire nel campo una parola significativa che compone il destinatario se Ente o ufficio dell’Amministrazione centrale,
oppure cognome e nome se persona: il sistema cercherà nel database dell’ anagrafica il corrispettivo destinatario. Se non
esiste in ACL, chiedere con mail a [email protected] il suo inserimento;
Voce d’indice
Si tratta della descrizione delle attività e dei procedimenti in via di mappatura;
Oggetto
L’oggetto si descrive ricercando un equilibrio tra analisi e sintesi: deve essere lungo almeno 30 caratteri e deve essere
significativo. Per documenti simili è buona norma standardizzare gli oggetti;
Allegati
Gli allegati vanno descritti uno per uno, ciascuno in un proprio rigo (aggiungi istanza in coda). Si descrive la tipologia e non
i singoli fogli (esempio: verbale, convenzione, delibera);
Classificazione
Si desume dal Titolario; la classificazione fa riferimento al contenuto del documento e alla pratica di cui esso e’ parte.
Documenti della stessa pratica devono avere la stessa classificazione;
Visibilità
I documenti riportanti dati sensibili quali condizioni di salute, economiche, opinioni o appartenenze politiche, religiose,
sindacali, procedimenti giudiziari devono classificarsi come altamente confidenziali e saranno nell’unica disponibilità del
responsabile del procedimento;
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Divisione Flussi Documentali e Informativi
Ufficio responsabile (UOR)
E’ l’ufficio interno al Dipartimento che ha la responsabilità’ del procedimento della redazione del documento (Ufficio
didattica e studenti o Segreteria amministrativa del Dipartimento);
Persona responsabile (RPA)
Persona responsabile del procedimento, di norma, il responsabile dell’Ufficio responsabile;
Copie conoscenza
Individuazione dell’ufficio e della persona che è opportuno conoscano il documento senza esserne responsabili;
Registrazione
Con il tasto “registra” genera la data e il numero di protocollo. Da quel momento non e’ più possibile intervenire per
modificare i campi obbligatori non modificabili (Mittente, l’oggetto la descrizione degli allegati);
Scansione o acquisizione documenti informatici
Dal tasto modifica si rientra nella registrazione del documento per acquisirne l’immagine con la scansione o il file PDF.
CASISTICA
Documenti spediti a più destinatari
Sei destinatari sono 5 o in numero inferiore a 5 si descrivono tutti, ognuno in un proprio rigo (aggiungi istanza in coda).
Se i destinatari sono in numero superiore a 5 si descrive il primo nel campo “destinatario” poi in un rigo successivo si inserisce
una frase convenzionale “vedi elenco destinatari completo” e quindi si allega un file che contiene l’elenco di tutti i destinatari.
Registrazione di un documento da spedire via PEC
• Accertarsi della presenza e correttezza dell’indirizzo PEC nell’anagrafica di Titulus;
• Effettuare la registrazione del documento in partenza;
• Acquisire il file in formato PDF contente il documento;
• Registrare;
• Valorizzare il flag con la bustina accanto al destinatario; ATTENZIONE si può spedire a tutti i destinatari se TUTTI hanno
l’indirizzo PEC in anagrafica;
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Rientrare in seguito nella registrazione per controllare che siano arrivate le ricevute di accettazione e consegna o
eventuali ricevute di anomalia (per indirizzo errato o non facente riferimento a casella PEC del destinatario).
Registrazione di documenti interni
Sono documenti interni quelli in partenza da un ufficio del Dipartimento verso un altro ufficio del Dipartimento (es. trasmissione
di una delibera del Consiglio di Dipartimento all’Ufficio studenti e didattica dello stesso Dipartimento).
Vengono registrati nel protocollo con la maschera dei “documenti interni” (maschera rosa) a cura dell’Ufficio che spedisce.
Per problemi con le procedure di protocollazione contattare:
http://www.unisi.it/ateneo/adempimenti/gestione-documentale
[email protected]
tel.: Anna Capano 2118; Lucia Maffei 2425; Lucia Muzzi 2449; Chiara Frati 2245
Per problemi tecnici con il SW o lo scanner contattare:
Presidio di Economia
Gabriele Bartali (tel. 3186)
[email protected]
Presidio Laterino
Paolo Menicori (tel.3808)
[email protected]
Francesco Chiassai (tel.3905)
[email protected]
Presidio San Miniato
Leonardo Gamberucci (tel.4300)
[email protected]
Filippo Papini (tel.4352)
[email protected]
Presidio Mattioli
Alberto Collet (tel.5426)
[email protected]
Luigi Mori (tel.5394)
[email protected]
Presidio San Niccolò
Mario Leoncini (tel. 4850 EXT.VOIP 1050)
[email protected]
Presidio polo umanistico
Stefania Floriani (tel.2592)
[email protected]
Rosalba Anzani (tel.2598)
[email protected]
Presidio Le Scotte
Andrea Rossi (tel.3490)
[email protected]
Ilaria Guercia (tel.3491)
[email protected]
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Divisione Flussi Documentali e Informativi
Timbro da utilizzare esclusivamente per la protocollazione dei documenti in entrata
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Appendice 2
Modalità di stampa del registro
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Divisione Flussi Documentali e Informativi
Stampa del registro di un singolo giorno
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Divisione Flussi Documentali e Informativi
Stampa del registro relativo ad un determinato arco di tempo
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Divisione Flussi Documentali e Informativi
Stampa del registro annuale
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