CONVENZIONE PER LA COLLABORAZIONE NELL’UTILIZZO E GESTIONE
DELL’ARCHIVIO di DEPOSITO di VIA CIMAROSA N. 35 – MODENA.
tra
L’Azienda Unità Sanitaria Locale di Modena, con sede in Modena (MO) Via San Giovanni del
Cantone n. 23, codice fiscale e partita IVA n. 02241850367 nel prosieguo del presente atto
denominata “A.U.S.L.”, rappresentata dalla Dott.ssa Martini Mariella nata a Osimo il 11/12/1952,
in qualità di Direttore Generale, legale rappresentante.
E
L’ Azienda Ospedaliero-Universitaria di Modena Policlinico con sede legale in Modena, via Del
Pozzo n. 71, codice fiscale e partita IVA n. 00241740360, nel prosieguo del presente atto
denominata “Policlinico”, rappresentata dalla Dott.ssa Kyriakoula Petropulacos nata a Modena il
28.08.1963, in qualità di Direttore Generale, legale rappresentante;
Premesso:
-
che l’A.U.S.L. di Modena conduce in locazione un capannone adibito ad archivio di deposito
per la documentazione amministrativa/sanitaria in Modena via Cimarosa 35, attrezzato con
scaffalature porta-pallet;
-
che il Policlinico di Modena ha necessità di reperire uno spazio, per archiviare parte della
documentazione cartacea prodotta dall’azienda stessa, equivalente almeno a circa cento posti
pallet;
-
che l’archivio di via Cimarosa dispone di una quantità sufficiente di scaffalature porta-pallet per
far fronte alle esigenze del Policlinico;
-
che l’A.U.S.L. per garantire la continuità della gestione dell’archivio avrebbe la necessità di
incrementare la dotazione organica di almeno un’unità di personale, con abilitazione alla
movimentazione del materiale con carrello elevatore;
-
che il Policlinico si è reso disponibile a fornire la collaborazione nella gestione dell’archivio
mettendo a disposizione, a tempo parziale, propri operatori di archivio muniti di abilitazione alla
conduzione dei carrelli elevatori;
-
che la proposta, nello spirito di collaborazione ed interazione che deve ispirare l’attività delle
aziende sanitarie provinciali, risulta oltremodo conveniente per entrambe le aziende sanitarie.
SI CONVIENE
quanto segue:
 la premessa viene qui richiamata quale parte integrante dell’accordo.
 L’Azienda USL di Modena consente all’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Modena
l’utilizzo gratuito di parte dei locali dell’archivio di deposito di via Cimarosa 35, attrezzati con
porta pallet, in numero di circa n. 100 posti.
 Il Policlinico, di contro, mette a disposizione per la gestione dell’archivio, due unità di
personale in possesso di regolare abilitazione all’uso di carrelli elevatori, necessari alla
movimentazione dei pallet, nonché per lo svolgimento di parte dell’attività di ricezione, ricerca
e consegna dei documenti richiesti dalle strutture dell’AUSL e per la sostituzione del personale
di questa in caso di assenza.
 Gli operatori del Policlinico dedicheranno all’attività presso l’archivio di via Cimarosa, circa 6
(sei) ore alla settimana, mediante uno o due accessi nei giorni che saranno concordati tra i
responsabili degli archivi e garantiranno:
- la movimentazione con carrello elevatore, di proprietà dell’A.U.S.L., della documentazione
confezionata sui pallet sia del Policlinico sia dell’A.U.S.L.;
- la ricezione della documentazione (cartelle cliniche, documentazione amministrativa e
sanitaria in genere), anche per conto dell’A.U.S.L.;
- la ricerca e consegna della documentazione richiesta, oltre che dal Policlinico anche
dall’A.U.S.L., ad esclusione di quella inerente l’attività dello screening mammografico che
rimarrà di esclusiva competenza degli operatori dell’A.U.S.L.;
- la sostituzione degli operatori dell’A.U.S.L. in caso di assenza per malattia, permessi e ferie.
Queste ultime dovranno essere, comunque, programmate di comune accordo tra gli operatori
delle due aziende.
 Nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, per lo svolgimento delle
attività connesse alla ricezione/ricerca/consegna di documentazione sanitaria, gli operatori del
Policlinico saranno nominati incaricati del trattamento dei dati e abilitati all'accesso ai sistemi
informatizzati di catalogazione dell’A.U.S.L., mediante rilascio di credenziali personali.
 L’A.U.S.L. garantisce la funzionalità e la manutenzione del carrello elevatore utilizzato dagli
operatori del Policlinico, mentre quest’ultimo provvede alle necessarie abilitazioni ed
aggiornamenti in materia dei propri operatori.
 Resterà di esclusiva competenza degli operatori dell’A.U.S.L, oltre alla gestione della
documentazione relativa allo screening mammografico, anche l’attività di catalogazione ed
inserimento dei dati identificativi della documentazione stessa e tutte le pratiche inerenti
all’attività di scarto e smaltimento del materiale per esaurimento dei termini di conservazione.
 La presente convenzione decorre dalla data di sottoscrizione della presente e avrà durata di anni
tre. Potrà essere rinnovata su richiesta scritta dell’Azienda interessata.
 Le parti concordano di definire amichevolmente qualsiasi vertenza che possa nascere dalla
interpretazione o esecuzione della presente convenzione. Nel caso in cui non sia possibile
raggiungere un accordo in questo modo le parti indicano esclusivamente il foro di Modena quale
foro competente per la risoluzione di qualunque controversia.
 Sono previsti periodici incontri di coordinamento per la sicurezza da realizzarsi a cura dei
rispettivi Servizi Prevenzione e Protezione di cui saranno predisposti appositi verbali con
emanazione di eventuali procedure, istruzioni operative e documentazione necessarie per il
rispetto della vigente normativa in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro.
Modena lì
Azienda USL di Modena
Il DIRETTORE GENERALE
Dr.ssa Mariella Martini
Azienda Ospedaliero–Universitaria di Modena
Il DIRETTORE GENERALE
Dr.ssa Kyriakoula Petropulacos