Settembre 2013
L’applicazione sviluppata da Ibimec si propone di dare una copertura informatica per quelle attività che
vengono svolte al di fuori del sistema informatico gestionale dell’azienda, ma indispensabili per
l’avanzamento del sistema gestionale, generalmente utilizzando normalmente dati destrutturati.
Ibpm integra il Workflow dei processi, il project management e la gestione dei documenti.
Un processo è caratterizzato da uno scopo, dagli utenti, dagli input e dagli output, utilizzando regole
perché gli utenti raggiungano l’obiettivo con una sequenza di attività definite e controllate.
Normalmente l’esecuzione delle varie attività, molto manuali, condiziona la qualità e l’avanzamento dei
lavori, compresa la quota di competenza del sistema informativo aziendale, in termini di:
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Tempo di esecuzione
Accuratezza dell’esecuzione
Raccolta di informazioni, dal sistema informativo o da altre origini (dati e/o documenti)
Verifiche da parte di altri addetti/enti interni o esterni
Richieste di validazione/approvazione per procedere
Reperimento e utilizzo di documentazione elettronica o cartacea
Gestione delle scadenze per attività, adempimenti, verifiche …
Avvisi
Attività di documentazione e di archiviazione
Attività di ricerca
Attività di distribuzione di informazioni, di competenza e/o per cc
Questi processi sono praticamente sempre schematizzabili e ripetibili. Spesso si presentano situazioni
“nuove” (non previste) che, nel quotidiano, si risolvono con una variazione alla procedura “standard”. A
queste eccezioni Ibpm risponde efficacemente con le “custom activities”, funzione che consente
l’introduzione e la gestione di attività non previste senza modificare il modello del processo.
Le informazioni utilizzate nello svolgimento di un processo sono le più varie. I dati vengono in parte
(solitamente una parte minore) dal sistema informativo gestionale, in parte da tabelle gestite in proprio
dall’addetto (una parte determinante), e una parte da documentazione cartacea o office, mail,
contenuti di documenti, informazioni a voce che arrivano da altri attori.
Questo tipo di gestione, per un utilizzo agevole da parte della organizzazione, deve essere il più vicina
possibile al modo di operare degli addetti (human workflow).
I problemi di comunicazione nascono in modo naturale a causa della destrutturazione non solo dei dati,
ma anche del modo di operare. Ad esempio il responsabile di funzione può trovarsi in difficoltà nel capire
“dove siamo”, o “quando arriviamo in fondo”, o ” chi deve controllare cosa prima di” per questa o quella
specifica attività.
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Altre difficoltà sono rappresentate da:
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Collaborazione: necessità di raccogliere e scambiarsi informazioni, pertinenti e in modo univoco,
con altri enti della azienda e/o con enti esterni. Queste informazioni sono ancora prevalentemente
di tipo non strutturato.
Difficoltà a mantenere traccia delle cose fatte (chi, come, quando, perché) assieme ai documenti
(cartacei, elettronici o altro) che sono serviti per lanciare o completare le attività
Necessità di gestire archivi (l’equivalente dei faldoni cartacei) sia nella fase esecutiva che come
archivio finale, mantenendo il legame con il processo eseguito e le altre informazioni utilizzate e
prodotte.
Difficoltà ad avere una visione di insieme (il colpo d’occhio) di facile lettura sulle attività in corso,
sullo stato di avanzamento delle singole attività, sulle durate, sulle scadenze di adempimenti ecc.
Necessità di gestire scadenze, allarmi e notifiche in automatico
Lo strumento realizzato da affronta le difficoltà suesposte in modo strutturale, assicurando chiara e
lineare a tutte le parti in gioco: all’utente, all’operatore, al responsabile, all’ IT , all’auditor …
Ibpm è uno strumento di BPM, che ha l’obiettivo preciso di gestire i processi aziendali, fornendo tutte le
utilità operative di supporto al lavoro degli addetti
Ibpm è lo strumento per la gestione dei processi, dalla modellazione, all’esecuzione, al monitoraggio.
Ibpm permette di confrontare un processo “as is “ e “ to be” in modo facile e rapido, senza la necessità di
possedere conoscenze informatiche oltre alla capacità di effettuare una analisi organizzativa. Utilizza
strumenti semplici (sostanzialmente un flow chart) ed è immediatamente operativo. Si possono identificare
(ove possibile e richiesto) degli indicatori di prestazione (Kpi) per misurare qualità, servizio, costi e volumi
in gioco.
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Struttura di Ibpm
Il prodotto è strutturato in tre precisi momenti:
1. Modellazione del processo
2. Esecuzione e verifica del processo
3. Gestione dei documenti
Modellazione del processo (“Designer”)
È l’attività prerequisito per l’esecuzione. Lo strumento preposto è il ““Designer””.
Utilizzando un metodo grafico molto semplice, permette di rappresentare il processo in esame tramite
la sequenza delle attività che lo compongono. Vengono inseriti nelle proprietà del processo e delle singole
attività i vincoli e le condizioni di funzionamento. Vengono anche definiti, con una serie di parametri, gli
utenti , gli attori, i documenti da utilizzare, gli allegati, le durate, le scadenze… A questo punto è
possibile simulare il funzionamento del processo modellato e di eseguirlo realmente.
Il “Designer” permette anche di definire una struttura per i costi che può essere utilizzata sia per
preventivare che per consuntivare i costi delle attività del progetto.
Con il “Designer” si documenta in tempo reale il processo modellato, tramite il diagramma di flusso e
un draft descrittivo della procedura. Inoltre si definisce l’integrazione con tabelle proprietarie o i
connettori con archivi e/o procedure del gestionale.
Esecuzione e verifica (Ibpm wf engine)
Dal momento in cui un processo viene pubblicato diventa eseguibile in modo operativo.
Nell’esecuzione sono gestiti:
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cruscotto globale dei processi per tipo e stato di avanzamento
to do list, con presa in carico e/o deleghe
comunicazioni verso e da
pianificazione delle attività (project management )
gestione dinamica dei documenti
allarmi e avvisi
tracciabilità completa delle azioni effettuate (chi, cosa, come, quando)
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Gestione dei documenti
La gestione dei documenti assicura tutte le funzioni necessarie per creare e gestire documenti, per
acquisire allegati, per gestire mail con allegati, per acquisire in massa da scanner in modo controllato, per
archiviazione e ricerche di tutti i documenti (per variabile, full text, per processo, per attività, per stato…)
Le funzioni principali sono:
“Centralino” si occupa di attribuire una competenza ai documenti generici in arrivo per distribuirli agli
utenti di competenza.
“e-mail” permette di gestire allegare in modo automatico le mail al processo di competenza.
“Pdf” è una funzione che permette di sfruttare al massimo le caratteristiche del .pdf
“Ricerche” le funzioni di ricerca, su qualsiasi formato di documento, sono praticamente senza limiti.
Dall’utilizzo delle variabili, che rende le ricerche di una profondità e di un dettaglio eccellenti, al full text
“Documenti” permette di generare documenti proprietari del cliente, molto specifici, e di definirne i
contenuti, anche come variabili, per un utilizzo immediatamente operativo. Un grosso supporto è dato
dalla capacità di calcolo propria di Ibpm.
Alcuni modelli di processo disponibili:
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Gestione della progettazione
Gestione Ricerca & Sviluppo
Gestione installazioni/impianti
Gestione Reclami
Gestione infortuni
Gestione Dpi
Richieste di intervento
Schede Articolo
Gestione contratti/capitolati
Gestione commesse
Gestione Audit
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I punti che determinano l’eccellenza operativa di Ibpm:
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Modularità
Collaborazione costante in tutte le fasi
Disponibilità di modelli base per la configurazione dei processi specifici
Adeguamento all’organizzazione esistente
Integrazione tra gestione dei processi, project management e costi del progetto
Gestione dei documenti,
Semplicità e completezza della mappatura
Esecuzione controllata dei processi: tempi, allarmi, tracciabilità …
Riutilizzo dei processi già definiti
Adeguamento immediato dei processi all’evoluzione aziendale
Creazione e gestione di documenti specifici
Gestione delle eccezioni
Acquisizione e distribuzione di informazioni in modo controllato
Dialogo e interoperatività con gli altri sistemi aziendali
Dimezza i costi di implementazione delle procedure
Non è invasivo, ma configurabile secondo l’organizzazione aziendale
Porta dei vantaggi operativi misurabili, rispetto dei tempi, riduzione degli archivi cartacei …
Gestisce correttamente la collaborazione tra enti interni ed esterni
Permette di gestire situazioni molto dinamiche e destrutturate
È del tutto integrato con l’Office Microsoft
Può supportare l’IT per soluzioni urgenti e in continua evoluzione
Ibimec srl
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