Regione Lombardia
Servizi di Pubblica Utilità
La dematerializzazione dei documenti:
l’informazione
costantemente
disponibile e fruibile
Roma - Forum PA
13 maggio 2005
La dematerializzazione dei documenti: gestione documentale, archiviazione e protocollo informatico
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Documento
120 citazioni nel Codice della PA digitale
Dal latino documentu(m) “Ogni cosa che serve per
insegnare”
Zingarelli:
1. Ogni scritto rappresentativo di un fatto giuridicamente
rilevante – es.: un certificato rilasciato da una pubblica autorità.
2. Qualsiasi cosa che costituisce materiale di informazione e
che può essere utile a documentare qualcosa
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Archivio
10 citazioni nel Codice della PA digitale
Dal greco archeion “Residenza dei magistrati”
1. Raccolta di documenti destinati ad essere conservati
2. Luogo o ufficio in cui tali documenti devono essere
conservati secondo determinati criteri atti a facilitarne la
ricerca e il reperimento
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Tre definizioni del Codice PA
1.
Carta d'identità elettronica
Il documento d'identità munito di fotografia del
titolare rilasciato su supporto informatico dalle
amministrazioni comunali con la prevalente finalità
di dimostrare l'identità anagrafica del suo titolare;
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2. Documento
informatico
La rappresentazione informatica di
atti,
fatti o
dati
giuridicamente rilevanti;
Quale era la definizione di “documento”?
Ogni scritto rappresentativo di un fatto giuridicamente
rilevante
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3. Gestione informatica dei
documenti
L'insieme delle attività finalizzate alla
1. registrazione e segnatura di protocollo,
2. nonché alla classificazione, organizzazione,
assegnazione, reperimento e conservazione dei
documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato,
effettuate mediante sistemi informatici;
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Database
Un database è un insieme di informazioni correlate a un oggetto o a uno
scopo particolare – esempi:
la cartella sanitaria di un assistito
la carriera scolastica di uno studente
Se il database non è memorizzato in un solo computer o se vi sono
memorizzate solo alcune parti, è necessario registrare le informazioni
provenienti da più origini con conseguenti difficoltà di gestione e
organizzazione.
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Con un Database si possono gestire tutte le informazioni in un
solo file.
All'interno del file è possibile
1.
separare i dati in contenitori distinti denominati tabelle;
2.
visualizzare, aggiungere e aggiornare i dati delle tabelle;
3.
individuare e recuperare solo i dati desiderati tramite delle query;
4.
analizzare o stampare i dati con layout particolari tramite i report.
È possibile consentire agli utenti di visualizzare, aggiornare o
analizzare i dati di un database tramite Internet o una Intranet.
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Conto del bilancio comunale
Servizio Personale
Beni
Servizi
Totale
Tributi
10
10
20
40
Polizia M
15
10
10
35
Materna
20
20
10
50
Totale
45
40
40
125
Come si è determinato il valore 15?
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Sono stati pagati gli stipendi e versati i contributi dei
signori
Rossi
4
2
Verdi
3
1,5
Bianchi
3
1,5
Anche queste somme sono derivano da procedure sottostanti
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Rossi, Bianchi e
Verdi timbrano
Elaborato per calcolare
lo stipendio
Mandato di
pagamento
Il dato viene memorizzato
Estratto
Buste paga
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Tabella presenze
Dipen
dente
10 mag
2005
Entrata
10 mag
2005
Uscita
Rossi
8.15 17.00
ore
8.00
11 mag 2005
Entrata
11 mag 2005
Uscita
12 mag 2005
Entrata
12 mag 2005
Uscita
8.45
17.00
8.15
18.00
7.30
9.00
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TRE ATTI(vità) IMMATERIALI
I dipendenti hanno certificato le presenze e giustificato le assenze.
In base alle regole inserite nel sistema informativo, sono stati
calcolati gli stipendi in base ai quali sono stati prodotti i cedolini.
E’ stato emesso il mandato per il pagamento degli stipendi ai
dipendenti.
Questi tre atti possono essere dematerializzati, diventando solo
file.
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Rossi, Bianchi e Verdi
timbrano
Un dato – l’ora d’ingresso – diventa utilizzabile
se associato ad un altro – l’identificativo della
persona a cui associare l’ora della timbratura
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Dato
17 citazioni
Elemento accertato e verificato che forma oggetto di indagini, ricerche ed
elaborazioni che consentono di giungere a determinate conclusioni (gli atti
amministrativi?)
Atto
6 citazioni
Ciò che si realizza perdendo i caratteri della virtualità e della possibilità, in
contrapposizione a ciò che è in potenza.
Atto amministrativo
Qualsiasi manifestazione di volontà o intervento fatto dalla PA nell’esercizio
delle proprie funzioni.
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Gestione Documentale
I documenti (atti) diventano parti puntuali di procedimenti (dopo la 241/90).
La gestione dei procedimenti avverrà con Work flow transazionali che
mapperanno interamente i procedimenti dividendoli in fasi.
Ogni fase viene assegnata ad un elemento organizzativo dell’ente.
Dalla gestione dell'organigramma dipenderà l’assegnazione del lavoro.
Solo quando il lavoro si presenterà sotto forma di documento, l’assegnazione
passerà attraverso il protocollo.
L'organigramma sarà utilizzato per le funzionalità di routing del work flow
• per l'assegnazione dei documenti in entrata e in uscita
• per lo smistamento del lavoro previsto da ogni fase procedimentale.
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Gestione informatica dei documenti
L'insieme delle attività finalizzate alla
1. registrazione e segnatura di protocollo,
2. nonché alla classificazione, organizzazione,
assegnazione, reperimento e conservazione dei
documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato,
effettuate mediante sistemi informatici;