POLICY
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7
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GUIDA
Security
Sicurezza
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POLICY
LINEE
GUIDA
Security
Sicurezza
Strategies and policies
Strategie e linee guida
centrality of MISSION
The strategic areas
Mission
Missione
Mission
Missione
Policies
Linee guida
Guiding principles
and codes of conduct
Principi guida
e codici di condotta
Emergency and post
emergency relief
Organizational model
Modello organizzativo
Food security
Programs
Programmi
Projects
Progetti
2
Procedures
Procedure
Environment
Health
Children
and young people
Social business
Awareness raising and
education in Europe
Gestione delle risorse
ambientali
Lotta alle pandemie
(Hiv e Malaria) e salute
materno-infantile
Aiuto umanitario
Infanzia e giovani
Sicurezza alimentare
Impresa sociale
e microcredito
Educazione in Europa
centralità della missione
I settori strategici
Cesvi exists in order to transform the values of “human solidarity and social justice into humanitarian
aid and development initiatives for the affirmation of
universal human rights” (Mission Document, 2000).
With this conviction, Cesvi acts to contribute towards reaching the Millennium Development Goals,
the first of which, to some extent summarizing them
all, is the elimination of extreme poverty. Though
Cesvi is active in many areas, some years ago the
organization identified some key sectors that characterize its commitment to reducing world poverty:
health (in particular of mothers-children, and the responses to the great pandemic diseases like Aids
and malaria); childhood; food security including water and sanitation; the defence of the environment
and sustainable development; humanitarian action
in response to emergencies caused by man and
natural calamities; social business; awareness raising and education in Europe.
In order to asses its own contribution in the priority
sectors, Cesvi has been conducting a close analysis
of the processes that can best contribute towards the
achievement of the Millennium Goals. We are convinced that the challenges of the Millennium cannot
be confronted only with projects guided by goodwill:
intervention is required focused on a real and lasting change in the causes of poverty. It is therefore
necessary to accompany the action also with political
reflection and improvement of management.
As a response, Cesvi initiated a reflection process in
order to better define its own policies and organizational procedures in humanitarian aid and cooperation activities.
Cesvi Policies and manuals constitute the cultural,
ethical and organizational reference for the creation
of articulated programs, addressing an area, a sector, or a part of the same, with the aim of concentrating the Cesvi’s efforts on certain precise issues.
Cesvi esiste per trasformare i valori della “solidarietà
umana e della giustizia sociale in opere di aiuto umanitario e di sviluppo per l’affermazione dei diritti universali dell’uomo” (Documento di Missione, 2000).
Con questa convinzione, Cesvi agisce per contribuire al raggiungimento degli Obiettivi del Millennio, il
principale dei quali, che un po’ li riassume, è sradicare la povertà estrema.
Pur essendo un’organizzazione attiva in molti ambiti, Cesvi, da alcuni anni, ha individuato alcuni settori
di punta che caratterizzano il suo impegno per ridurre la povertà nel mondo: la salute (in particolare
quella materno-infantile e la risposta alle grandi pandemie come Aids e malaria); l’infanzia; la sicurezza
alimentare che include l’acqua e l’igiene ambientale;
la difesa dell’ambiente e lo sviluppo sostenibile; le
azioni umanitarie in risposta alle emergenze causate
dall’uomo e dalle calamità naturali; l’impresa sociale
e il microcredito; l’educazione in Europa.
Al fine di valorizzare il proprio contributo nei settori
prioritari, Cesvi ha avviato un’attenta analisi dei processi che possono meglio contribuire al raggiungimento degli Obiettivi del Millennio. Siamo convinti
che le sfide del millennio non possano essere affrontate solo con opere guidate dalla buona volontà:
servono interventi che puntino ad un duraturo e reale cambiamento delle cause della povertà.
È pertanto necessario accompagnare l’azione con
la riflessione e il miglioramento gestionale.
Per questo Cesvi ha avviato una riflessione per definire meglio le proprie Linee guida (Policies) e modalità organizzative nell’attività di cooperazione e
aiuto umanitario. Policies e manuali Cesvi indicano
i contenuti e costituiscono il riferimento culturale ed
etico per la creazione di programmi articolati, riguardanti un’area, un settore o una sua parte, al fine
di indirizzare l’operato dell’organizzazione in alcuni
ambiti precisi.
Policies, Manuals and Other Publishings*
Linee guida, Manuali e altre Pubblicazioni*
Security & Safety Handbook, 2003 (only in English)
Manual for Visibility and Communication, IV Edition 2005 (I Edition 1999)
Manuale per la Visibilità e la Comunicazione, IV Edizione 2005
(I Edizione 1999)
Audit charter (2006)
Procurement Procedure (I Edition 2004, revised edition 2005,
II edition 2007)
Procedura Acquisti (I Edizione 2004, rivista nel 2005, II edizione 2007)
Managing and Account Project Reporting Procedure (2006)
Procedura di gestione e rendicontazione progetti (2006)
Children and young people Policy (2006)
Linee guida sull’infanzia e i giovani (2006)
Position paper on child labour (2006)
Linee guida sull’eliminazione del lavoro minorile (2006)
Houses of smiles Policy (2006)
Linee guida sulle Case del Sorriso (2006)
Policy for the use of images of children and young people (2006)
Linee guida sull’utilizzo di immagini di bambini e giovani (2006)
Privacy Policy (2006)
Documento programmatico sulla sicurezza (D.L. 196/2003) (2006)
Lella Costa - Maurizio Carrara, Ho abbracciato il Dugongo. Il mondo visto
da vicino, Melampo Editore (2006)
Management of relationships with individual donors (2007)
Gestione delle relazioni con i donatori individuali (2007)
Risk Evaluation Document (2007)
Documento di valutazione dei rischi (in ottemperanza al D.L. 626/94,
T.U. 81/2008) (2007)
Health Policy (2007)
Linee guida sulla Salute (2007)
Human Resources Policy and procedures (2007) only for internal use
Politica e procedura per le risorse umane (2007) solo per uso interno
Human Resources Policy and other staff policies and codes (2008)
Linee guida Risorse Umane e altre Linee guida e codici per lo staff (2008)
Press Office Handbook (2009)
Manuale ufficio stampa (2009)
Security Policy (2009)
Linee guida Sicurezza (2009)
*For more details about Cesvi’s Publishings see www.cesvi.org and www.cesvi.eu
*Per maggiori dettagli sulle pubblicazioni Cesvi si veda: www.cesvi.org e www.cesvi.eu
Security Policy
Linee guida Sicurezza
Coordination/Coordinamento:
Stefano Piziali
Editing:
Nicoletta Ianniello, Rosa Ullucci
Photo credits:
Cesvi archive
Thanks to:
Alessandro Banchelli, Giovanni Diffidenti, Cristina Francesconi, Livio Senigalliesi
Cover photo:
Giovanni Diffidenti
Table of Contents
8
8
9
Introduction
Our mission
Human resources
Why a Security & Safety Policy?
17
Actors and specific situations
Local staff involvement
Health
General principles
Malaria
Stress and trauma management
Pregnancy
Cover, extension and policy type
Cover
Extension
Type
Use of deterrence systems and instruments
Weapons
Armed guards
Use of private security companies
Critical situations management
Basic principles
Definition of security
Primacy of life
Right of withdrawal
Exceptions
Attacks, arrest
Abduction and kidnapping
Evacuation
Administrative aspects and sensitive data
Money transfer and management
Document and information protection
Communications
9
11
11
Principles, means and methods
Debriefing and hand-over
Appropriate strategies and risk
analyses
Strategies available to ngos
Risk analysis process: basic components
Transport
Car and motor vehicle use
Flights
Sites and premises selection
Photography and relations with the media
Co-ordination
Legal framework
Legislative decree tu 81/2008
Joint security management
Eisf
Italian foreign office crisis unit
United nations agencies
Civil and military relations (cmr)
Relations with local authorities
Responsibility, parties and tools used
in security management
Responsibility and interested parties
Rspp
Competent doctor
Security advisor
Other parties involved
Country security manager
Crisis management team
Organisational tools and systems for security
management
Risk valuation document
Echo generic security guide 2004 and cesvi
security handbook 2003
Risk analysis: “country traffic light”
Risk analysis: the ngo’s profile in the country
Risk analysis: acceptable risk
Health protection and emergency plan
Country security plan
Annual security report and budget
Training
Accident and incident analysis
Insurance
Visitors, family members, accompanying
persons
24
Financing of security measures
25
Benchmark
25
Policy approval, monitoring and
reviewing methods
25
Suggestions
26
Attachments
Accident incident report form
Early warning
Health protection and emergency plan
contents
Country security plan contents
Annual security report contents
Jd security advisor
Jd country security manager
Information note regarding risks of
infection from malaria
Cesvi staff all over the world have contributed
to the drafting of this document.
Special thanks go to: Manuela Corda, Maria Copani, Jean Renouf (EISF), Andrea Ferrari-Bravo, Gianluca Galli, Giorgio
Ponti, Sara Masper, Mauro Modena, Martin von Braunmuhl, Flavio Ambrogiani, Daniele Panzeri, Silvia Risi, Piersilvio
Fagiano, Paolo Cattini, Giangi Milesi, Roberto Pogna, Simona Stella, Rosa Ullucci.
4
Sommario
34
34
35
35
Preambolo
La missione
Le risorse umane
Perché una Policy sulla sicurezza e la protezione?
43
Principi generali
Malaria
Gestione dello stress e dei traumi
Gravidanza
Copertura, estensione e natura
della policy
Copertura
Estensione
Natura
Uso di sistemi e strumenti deterrenti
Armi
Guardie Armate
Uso di società di sicurezza private
Gestione di situazioni critiche
Aggressioni, arresto
Rapimento e sequestro
Evacuazioni
Principi fondamentali
Definizione di sicurezza
Primato della vita
Diritto al ritiro
Eccezioni
Aspetti amministrativi e dati sensibili
Trasferimento e gestione di denaro
Protezione dei documenti e delle informazioni
Comunicazione
Principi, mezzi e modalità
Debriefing e hand over
Strategie appropriate
e analisi dei rischi
Le strategie a disposizione delle ONG
Il processo di analisi dei rischi:
elementi di base.
37
Riferimenti legislativi
DLGS TU 81/2008
37
Le Responsabilità, i soggetti e gli
strumenti nella gestione della
sicurezza
Le Responsabilità e i soggetti interessati
Rspp
Medico competente
Security advisor
Altri soggetti coinvolti
Country Security Manager
Team di Crisi
Strumenti e sistemi organizzativi
per la gestione della sicurezza
Documento di valutazione dei rischi (DVR)
ECHO Generic Security Guide 2004 e Cesvi
Security Handbook 2003
L’analisi dei rischi: il semaforo Paese
Analisi dei rischi: il Profilo della ONG nel Paese
Analisi dei rischi: rischio accettabile
Il piano di protezione e di emergenza sanitaria
Piano sicurezza Paese
Relazione annuale e budget annuale sulla
sicurezzA
Formazione
Analisi incidenti
Assicurazione
Attori e situazioni specifiche
Coinvolgimento dello staff locale
Salute
Trasporti
Uso di auto e motoveicoli
Volo aereo
Selezione siti e locali
Fotografia e relazioni con i media
Coordinamento
Gestione congiunta della sicurezza
Eisf
Unità di Crisi del Ministero degli Affari Esteri
Italiano
Agenzie delle Nazioni Unite
Relazioni civili e militari
Relazioni con autorità locali
Visitatori, familiari, accompagnatori
51
Finanziamento delle misure di sicurezza
51
Benchmark
51
Modalità di approvazione, monitoraggio
e revisione della Policy
51
Suggerimenti
52
Allegati
Scheda segnalazione incidenti
Allerta rapida
Indice Piano di protezione ed emergenza sanitaria
Indice Piano di sicurezza Paese
Indice relazione annuale sulla sicurezza
JD Security Advisor
JD Country Security Manager
Informativa sui rischi da infezione malarica
La redazione di questo documento è frutto di un lavoro collettivo
al quale ha contribuito lo staff Cesvi in tutto il mondo.
Un ringraziamento particolare a: Manuela Corda, Maria Copani, Jean Renouf (EISF), Andrea Ferrari-Bravo, Gianluca Galli,
Giorgio Ponti, Sara Masper, Mauro Modena, Martin von Braunmuhl, Flavio Ambrogiani, Daniele Panzeri, Silvia Risi, Piersilvio
Fagiano, Paolo Cattini, Giangi Milesi, Roberto Pogna, Simona Stella, Rosa Ullucci.
5
Security
POLICY
INTRODUCTION
Our mission
Cesvi’s aid operations are aimed at ensuring
survival and overcoming emergencies. It also
undertakes rehabilitation and reconstruction
operations in countries which have experienced serious crises and, last but not least, it
also organises programmes and development
co-operation projects. Cesvi is convinced that
humanitarian aid and co-operation activities not only help those in the poverty trap or
victims of calamity, whether natural or manmade, but also foster the well-being of the
whole of mankind.
Humanitarian aid and co-operation activities
are performed by people for people. Human resources, well-prepared and capable of operating in inhospitable and dangerous situations,
are what NGOs are really specialised in.
Human resources
The effectiveness and success of development
and humanitarian aid initiatives especially
depend on the contribution of the whole
staff. The work of an organisation operating
in emergencies and development places great
pressure on its staff. The Cesvi HR Policy therefore recognises its responsibility in guaranteeing the physical and psycho-social wellbeing of its staff, before, during and after working
with Cesvi1.
Cesvi supports the Code of good practice in the
management and support of aid personnel and has
obtained the Committed to People in Aid2 quality
mark for the high quality of its HR management.
Why a security & safety
policy?
Due to the fact that Cesvi can find itself operating in complex situations involving significant
risks, the security, health and safety of Cesvi
staff are considered a fundamental responsibility which requiring a suitable policy.
In recent years the “humanitarian space” has
been considerably reduced. Cesvi claims the
right to act with humanity, neutrality, independence and impartiality3. But this right is no longer
guaranteed to NGOs in different contexts: aid
1. See HR Policy and other Staff Policies and Codes Cesvi,
2008.
2. For further information please see People in Aid:
www.peopleinaid.org.
3. The four cardinal principles of humanitarian aid
according to the International Red Cross Code of Conduct
subscribed by Cesvi in 2002.
8
workers have to face increasingly serious risks
in order to carry out their mission, in both
emergency and development programmes.
Having subscribed to the People in Aid Code of
Good Practice in the management and support of aid
personnel, Cesvi believes that the responsibility of taking all appropriate steps to guarantee the security and safety of its staff is of primary importance (duty of care). This Policy is
the main tool in the implementation of this
responsibility.
Cover, extension
and policy type
Cover
This security policy regards all Cesvi staff: headquarters, expatriate, local, full-time and casual staff, consultants on short- or long-term
missions, family members duly authorised to
accompany or visit staff during missions, authorised visitors, volunteers in the field and
interns and any other person working formally and directly together with the NGO. Cover
does not include the following: staff of other
NGOs, staff belonging to agencies and governments, company managers and employees, even when involved in Cesvi programmes
in some way (these actors are considered external interested parties)4.
Extension
Cover is extended to the persons, property, resources, documents (also administrative) belonging to
or available to Cesvi abroad, in all its programmes
and under any circumstances. Italian law,
TU81/2008, which guarantees the security and
safety of staff at the workplace in Italy is taken
into account by this Policy solely where applicable to activities abroad.
This Policy does not regard donor relationships, communications, nor does it concern
the protection and promotion of the NGO’s
reputation and public image, which is dealt
with in other documents5.
4. However, any conduct or decision of external
interested parties which places Cesvi staff, property or
resources at risk, shall be duly dealt with by the Cesvi
staff; so that risk is minimised as far as possible both for
themselves and Cesvi.
5. Manual for Visibility and Communication, IV Edition
(2005); Policy for use of images of children and young
people (2006); Privacy Policy (2006); Management
of relationships with individual donors (2007) etc. All
documents available in English and Italian.
Type
Acceptance of the Security Policy is not an option, but is compulsory and concurrent with the
start of any kind of work with Cesvi. The Policy
is therefore binding on all the persons it addresses. Any breach of the security guide lines
shall be considered a disciplinary offence and
shall be dealt with as specified in the Staff
Code of Conduct and the Transparency in managing
complaints procedure6.
ber of staff in question any cost incurred in
the withdrawal stage.
Staff who do not feel able to cope with the
level of risk of a certain activity or position
may ask their own contact person to assign
them to other activities or positions. The
terms of the contract being understood, Cesvi
will do anything in its power to comply with
such request.
Exceptions
Basic principles
Definition of security
The aim of this Policy is to enable Cesvi to operate in the best way possible while pursuing the
aims of its projects and programmes. The objective is to offer the highest possible levels of security and safety to all its staff, without damaging the recipients of the programmes and other
interested parties involved in activities in the
field (donors, suppliers of services, etc.).
Safety and security are obtained following a valuation
of risks existing in any given context when:
-staff are protected and able to operate in safety;
-property and resources (equipment, financial, local,
documentary resources) are protected - and all of
these at the highest possible level.
The execution of the security measures contained in this Policy and related documents
does not weaken the attainment of the aims
of the development cooperation and humanitarian aid. Nor does it jeopardise the effectiveness and the efficiency of the programmes
and projects, but actually makes their achievement
more feasible and increases their quality.
Primacy of life
Decisions and actions regarding staff security, protection and health take precedence over all activities aimed
at preserving property, equipment, financial resources,
documents or infrastructure.
Risk level and right of
withdrawal
Staff are always informed beforehand of the
level of risk of any given mission and have the
right to withdraw at any moment. In the interests of security and following co-ordination
with their operational contact person, any
member of staff (regardless of their functions
or the opinion of the Cesvi Security Advisor
or their own contact person), may decide to
withdraw from an area or interrupt an activity.
Cesvi will do everything possible to facilitate
the withdrawal and will not charge the mem-
Any exceptions to the conditions of
the Security Policy may be authorised
solely in writing by the President (legal
representative) and by the General Manager
to the Security Advisor and the interested
parties.
Appropriate strategies
and risk analyses
Strategies available
to NGOs
Only a few years ago no suitable idea of security existed for NGOs or their operations.
In the last decade, however, detailed studies
developed mainly by NGOs themselves, have
enabled NGOs to choose suitably specific
approaches in promoting and providing the
highest degree security possible for its staff.
The three possible security approaches identified for the development of suitable risk management are consensus, protection and deterrence.
Consensus is unanimously considered by all
NGOs to be the approach that suits the aims
of humanitarian and co-operation organisations best. As to realise a good development
or emergency operation it is fundamental the
creation of consensus, so to get high levels
of protection and security NGOs must earn
themselves a positive image from projects recipients, social groups and local authorities.
Consensus is not just something that happens
on its own, however, but is part of a complex
strategy, the success of which depends on:
• the reputation of the NGO and its credibil-
6. See: HR Guide Policy, Cesvi 2008.
7. The Operational Contact Person (the Contact) is
the person, indicated in the document formalising the
worker’s relationship with Cesvi (employment contract,
voluntary worker contract, etc.) or in the Job description,
to whom the worker must answer during operations.
9
ity as a development and humanitarian aid
actor;
• the quality of the staff selected;
• the reputation and reliability of the partners
and local actors working together with the
NGO;
• the quality and importance of the programmes effected;
• the ability of the NGO to communicate what
it is doing in all ways: reports, visibility, media
use, administration, HR management etc.
The attitude of the local population towards
international organisations with which NGOs
are often compared must also be taken into
account.
An organisation which has attained the highest degree of acceptance possible in the area
where it operates is generally a protected
organisation, safe from the majority of risks.
It can count on numerous protective factors
offered by the community where the NGO
operates.
This is rarely enough to guarantee maximum
security, however, where risks that require
different solutions exist: for example, an area
with a high frequency of natural calamities or
an area with the presence of criminal groups
indifferent to the NGO’s role.
Protection is the second most wide-spread approach adopted by the majority of NGOs.
Protection covers all those procedures or
means aimed at guaranteeing protection
from possible threats, by acting on the vulnerability of staff, property, tools, documents
and infrastructure subject to these threats.
This type of approach does not act so much
directly against the risks present in the area,
but attempts to reduce or eliminate their impact by openly protecting the NGO and acting on its vulnerability.
An example of this type of approach are
the measures taken to protect premises by
NGOs, such as window bars, night-time lighting etc., or those regarding transport and
communications, such as modern, secure vehicles or reliable communications systems.
Regulations governing local and expatriate
staff conduct are also regarded as protective
measures.
In various countries, however, NGO neutrality is unrecognised. NGOs are increasingly
seen as a desirable target for a whole series
of groups. The number of humanitarian actors who have been the victims of deliberate
aggression, abductions and attacks, etc. has
grown enormously in recent years and these
are now considered the main risk factor for
humanitarian staff.
Various NGOs have therefore also felt nec-
10
essary to include a deterrence-based approach
in dealing with the risks, such as the use of
armed guards, escorts, threats to abandon
the area and suspend programmes and aid or
the use of private security companies, etc.
A deterrence is therefore a counter-threat expressed in legal, economic, political or military terms. Its purpose is not so much to act
on risks generally and implicitly, or explicitly
on vulnerability, but to use a counter-threat
openly to halt or slow down the original
threat.
Cesvi recognises that all three approaches
described briefly above offer a wide range of
possibilities for the best possible management of NGO security, but emphasises that
in the majority of the areas where it operates, a combination of the first two, consensus and
protection, is more than enough to guarantee an adequate degree of security.
It does not exclude the need for a strategy
taking into consideration the use of a deterrence, however, in certain circumstances and
within the limits imposed by this Policy.
Risk analysis process:
basic components
In order to define the right security measures
for a given context, a Risk analysis must be
performed. Variables to be calculated are potential Impact and Probability of the Threats occurring at any time or place, and Vulnerability.
It is important to understand how NGO can
limit its vulnerability so that the consequences of threatening events may be reduced or
eliminated8.
The risk analysis must lead to the implementation of a series of mitigating measures, as
per the approach chosen by the NGO.
These measures may have the purpose of
reducing the NGO’s weaknesses, increasing its
strengths, changing its activities and/or changing its
operations area, etc.
No security measure can generally cover all
risks. The best solution is a combination of
different actions. They generally include the
following:
- withdrawal: no further action;
- control: use of preventive measures against or
risk mitigation;
- distancing: temporary distancing of the threatened target;
- transfer: the risk is shifted to other actors (insurance companies, sub contractors, partners).
This last option should be considered extremely carefully, because Cesvi keeps the
moral responsibility for assessing the consequences of the transferred risk. The decision to run a mission by remote control or distance management is always taken at the highest
level, therefore (President and General Manager), because it implicates the transfer of the
risk to local partners or operators.
Legal Framework
Legislative Decree
TU 81/2008
Cesvi observes the provisions of Italian Law
626/94, now revisited and widened by Legislative Decree TU 81/2008, which specifies
measures for the security and protection of
staff of all Italian profit, non profit, private
and public organisations.
Cesvi headquarters have consequently provided themselves with a Risk Valuation Document.
A Responsible of the Service of Prevention and Protec-
8. In short it can be said that:
R=PxI
M=RxV
Where:
P is the probability that an event may occur;
I is the impact that such event may have;
R is the total risk of such event: the greater the impact
of the event the more probable, and riskier, it is;
V is the vulnerability of people and all resources that
may be affected by an event;
T is the threat of a risky event occurring in a welldefined place and time.
An example is the Cyclone Risk along the coasts of
various South East Asian Countries in a certain season of
the year, with a greater or lesser frequency (Probability)
and a greater or lesser Impact on the coasts, depending
on whether they are tropical depressions, tropical
tempests or hurricanes (extremely powerful cyclones).
While a Cyclone Risk exists throughout almost all the
coastal area, the Threat is the specific risk of a cyclone
occurring at a precise time and place, the potential
damages of which affect the population in question to
a greater or lesser degree according to the population’s
Vulnerability (they may be in stone-built houses or out
in the open, or have a warning system or not, etc.). Also
see ECHO Generic Security Guide: pages: 11, 141-142.
9. On 20 April 2006.
10. It may be useful to remember the summary
proposed by Medici con l’Africa CUAMM, in order to
understand what is meant by judgement: 1. observe and
be careful and cautious; 2. pay attention to your own
impressions; 3. change habits frequently (routes and
times); 4. be respectful but not submissive; 5. keep calm;
6. never put your own life at risk to defend material
resources.
tion (RSPP) has been appointed by the Board
of Directors. Also Workers’ Security Representative and first aid and fire prevention staff have been
appointed as per TU 81/2008 specifications9.
A competent doctor has also been appointed.
The qualifying courses needed to be able to
perform these functions have been organised
as per law. These courses are repeated at
regular intervals, again as per law.
The prevalently foreign location of agency
operations exposing staff to risks of various
kinds, has lead to the Board of Directors decision to flank the RSPP with the advice and
monitoring activities of a Security Advisor.
Responsibility,
parties and tools
used in security
management
Responsibility and
interested parties
Cesvi believes that the separation of responsibilities, communication between staff and checks
on the application of measures are key factors in
managing security and protection in the best
possible way. All staff members are therefore
called on to recognise their own personal responsibilities regarding security and safety
to make contributions of their own within
these three contexts.
All staff must constantly be alert to questions relating to security and protection. The
existence of specific services and responsible parties does not exempt any member of
staff from:
•understanding and implementing security
and safety measures;
• being alert to risks and security concerning
their team;
• being responsible for their own security
and that of those under their management;
• behaving positively as a member of Cesvi,
by promoting the Cesvi Staff Code of Conduct;
• reporting any action or breach of the Security Policy and related documents to their
Contact Person. (Also see under paragraph,
Organisational tools for security management);
• using their judgement10, wherever security
measures are weak or inapplicable.
11
RSPP
The Responsible of the Service of Prevention and Protection is the figure provided by Italian law to be
in charge of company security problems (non
profit companies included). S/He has the task of
identifying dangers and eliminating any consequent risks. S/He supervises the drafting of
the Risk Valuation Document, trains staff and
promotes workers’ health. At Cesvi, the role
is covered by the General Manager, nominated
by the Board of Directors. In the case of operations abroad s/he is aided by the Security
Advisor.
Competent Doctor
The competent doctor is the figure foreseen by
Italian law to supervise staff health problems.
Security Advisor
All security measures are applied abroad by
all Cesvi staff operating in close co-operation
with the Security Advisor11.
The Security Advisor gives advice and support
to expatriate staff, monitors the effectiveness
of the security measures adopted by the NGO
in the various countries where it operates,
answers to the President and the RSPP, and
gives the Head of Projects Department his/
her valuations; his/her JD is specified in the
attachment.
The Security Advisor also draws up general or specific recommendations which are shared with the
Head of Project Department. These recommendations, authorised by the RSPP (General
Manager), are communicated to the relevant
staff. The recommendations derive from analyses of situations, incidents which have occurred or from information sharing with the
security networks, with which the Security Advisor is constantly in contact. As they are issued,
the recommendations become an integral part
of this Security Policy.
Other parties involved
The security measures in Italy and in the
field are applied as per Cesvi’s operating
structure.
11. Cesvi believes that an NGO’s Security Advisor must
be an expert in development co-operation trained in
the various work situations of an NGO (emergency,
development, logistics, co-ordination, HR management
and administration). He/she should have an in-depth
knowledge of the standard international security
procedures drafted by the NGOs.
12
While the General Manager (RSPP) at headquarters is therefore directly responsible for the
application of security measures in Italy, security measures abroad are applied along the
operational structure hierarchy, from the General Manager, to the Head of Project Department, to
the Area Desk together with the Country Representative.
In higher-risk countries, a specific figure, separate from the Country Representative, the Country Security Manager, is also foreseen.
Towards the operating structure, the Security
Advisor keeps a stimulating, addressing and
checking role.
Country Security Manager
This is the person in charge of the management and supervision of security measures in
higher-risk countries: s/he effects risk analyses, circulates information and trains staff in
loco. This role cannot generally be accumulated with that of the Country Rep., unless for
short periods. This means that responsibility
for control, support, advice, training or representation regarding security is kept separate
from other management or representation
roles. It may be entrusted to expatriate or
local staff with tasks of a preferably logistic
nature. The Country Security Manager answers
to the Country Rep., and consults and seeks
advice from the Security Advisor. (For JD see Attachment).
Crisis Management Team
The Cesvi Crisis Management Team responds in
the event of a serious crisis, accident or imminent serious threats.
The Team remains active for the whole duration of the crisis and meets up informally and
by any means (also electronic). It is made up
of the following:
- the Cesvi President, who is in charge
-the Deputy President
-the General Manager
-the Head of Administration Finance and Human Resources
-the Head of Projects Department
-the Security Advisor
-the Head of Fund-raising, Communication
and Education department
-the Legal and Organization Advisor
-the President of Board of Guarantors
- any other person who the President decides
may contribute to the management and solution of the crisis. (For example: the Area Desk,
the Country Representative, the Country Security
Manager, or any other Cesvi staff member in
the Country affected by the crisis).
The following are examples of the problems
the Team responds to:
• death, serious incident or illness of a staff
member;
• relations with the next of kin of staff who
have been victims of a serious incident;
• disaster or other event that prevents the
central or local headquarters from functioning regularly;
• interruption of communications with one
of the foreign bases or serious IT malfunctioning at headquarters;
• serious fraud or theft;
• kidnapping;
• claims for damages arising from accidents.
The Team also deals with any other events
which the Cesvi President decides may need
to be dealt with, even when proposed by other members of the Team.
The President reports to the Board of Directors on the Team’s activities and submits all
matters regarding the latter for approval to
the Board of Directors.
The President may authorise the creation of
a Crisis Team in loco to manage any contingent situations, by calling on the most appropriate staff to deal with the crisis in the
Country in question.
Organisational tools
and systems for security
management
The most important organisational tools and
systems or pre-requisites available to staff
for protection and security management are
as follows:
• this Policy, illustrating the basic guide lines
and division of responsibilities;
• a Risk Valuation Document (solely for headquarters) as per TU 81/2008;
• a General Handbook regarding staff security
abroad: ECHO, Generic Security Guide, 2004;
• a Short Handbook: Cesvi, Security Handbook,
2003;
• a document for brief definitions of country risks
(a country’s “traffic light”) and definitions of the
profile to be used in each Country;
• Health protection and emergency plans for each
country;
• Country security plans for all higher-risk countries;
• Annual security report;
• General budget for security measures and training;
• Training plan;
• Collection and analysis of accident and incident
data concerning staff;
• suitable forms of staff insurance and health
cover for each country.
Risk valuation document
Provided for by TU 81/2008. Concerns analysis of risks regarding headquarters. This
document is compulsory by Italian law. It is
updated by the RSPP.
ECHO Generic Security Guide
2004 and Cesvi Security
Handbook 2003
These two documents, the former more general and complete, the latter simpler and immediately useable (a true handbook) are the
main operational references regarding the
management of generic security measures
for all staff.
In particular, staff feeling unprepared in unexpected situations can find useful check lists
advising on the best action to take in one or
the other of the documents.
The Cesvi Security Handbook is a simple tool
for the management of non-specific securityrelated situations. It is used by Cesvi as a
reference handbook when more appropriate
tools are not compulsory (such as the Country security plan). It has the big advantage of
being available in English and French and is
also easy to consult.
Risk analysis:
Country traffic light
Risk analysis is the process that lies at the
heart of the Cesvi Security Policy. Its aim is
to reduce vulnerability before any concrete
threats can actually occur, by dealing with
the risks most likely to occur first, but without ever neglecting less probable ones, either, especially if they may have a great impact.
As stated above, it is part of the Security Advisor’s brief to maintain and direct this process
and glean suggestions and conclusions from
it.
One of the risk analysis tools in Cesvi is the
Country Traffic Light12.
This is a simple table where different colours
(Green, Yellow, Red) indicate the different risk
levels of the countries where Cesvi operates13. The colours are assigned to a country
by the Security Advisor on the basis of general
and specific information collected from specialised sites, other NGOs, Cesvi staff, etc. It
is updated whenever felt necessary, at least a
couple of times a year, however14.
13
Risk analysis:
the NGO’s Profile in the country
It is not possible to draft a Country Security
Plan without establishing in advance, at the
start of the mission or as soon as possible,
both the project aims and limits within which the
resources and the activities that the NGO intends to develop are located, and the type of
visibility of the NGO in the given country15.
The Country Profile type choice (high or low project
input; high or low visibility) is decided by the Head
of Projects Department and the Area Desk,
since it conditions the whole structure of the
security measures adopted in the country from
the foundations up. The decision is made together with the Security Advisor and the General
Manager and may be reviewed if necessary. The
choice of Country Profile implies the definition
of acceptable risk level in that Country.
12. The tool is similar to others in use at other NGOs (for
example, COSV: www.cosv.org ).
13. Red indicates the presence of several high-level
risks in the country. A specific Country Security Plan,
with detailed recommendations regarding security and
emergency management in the country, must be in force
in order to deal with them, therefore. It also indicates
that a member of staff has been chosen to cover the
role of Country Security Manager. Staff should not be
accompanied by family members during missions in these
high-risk countries (no family duty station).
Yellow indicates that the country is under special
observation for the assessment of new risks. A specific
security Plan must be introduced or the indicator must be
restored to the lowest level as soon as possible.
Green indicates that the country is considered a low risk
destination.
14. The General Manager and the HR team take the
various risk levels into account (colours) when calculating
the benefits (economic or otherwise) due to staff abroad
or on short missions.
15. Operating in a Country where NGO activities enjoy a
wide consensus and programmes are carried out with a
wealth of resources, which imply a high profile in terms
of visibility and project input (numerous staff, significant
economic resources, explicit and wide-spread relations
with interested communities and authorities, etc.) is one
thing. Quite another thing is when a low profile with
little or no visibility has to be kept and project input is
limited (relations solely with interested and closest groups,
limited economic resources, staff reduced to the strictly
indispensable, etc.).
16. The fact that an international medical evacuation is
foreseen in the insurance policies stipulated by Cesvi for
staff, does not imply that international medical evacuation
is a particularly frequent option. Most of the time, in
fact, the health resources in the area, where the Cesvi
mission is operating, prove to be the most useful of all. It
is important, therefore, to compile the Health protection
and emergency plan of each base accurately including
the health resources nearest to the Cesvi base (health
Centres, other NGOs, partners, local hospitals, public and
private specialised agencies or field hospitals) and not just
those furthest away.
14
Risk analysis: acceptable risk
In the most critical situations, the process
described briefly above also aims at the definition of an acceptable risk, that is, a threshold
beyond which it would be better introduce
risk mitigation’s actions not to act or to withdraw:
• would the consequences of implementing
the programme be so serious to necessitate the acceptance of a high or very high
risk?
• have all possible alternatives been explored
to attain the aims of the programmes?
• has every effort in terms of human and financial resources been made to lower the
risk to a medium level?
• what strategy has been used in order to
prevent non-eliminable risks from growing
further?
• what consequences would failure to implement the programme or its interruption
have?
The check of the acceptable risk level is a responsibility of the Security Advisor.
When in a Country, considering the programmes implemented, the assessed risks
are higher than the acceptable threshold, the
Area Desk and the Head of Projects Department are notified by the Security Advisor.
The heightening of the threshold of acceptable risk involves Cesvi’s highest ranking officers with greatest responsibility: Board of
Directors, President, General Manager, requested by the Head of Projects Department
or by the Security Advisor.
Health protection
and emergency plan
This document summarises the main risks
existing in the country and how to deal with
them for all staff and also occasional visitors.
It also includes a section indicating the
Health Centres that staff can refer to and
medical evacuation activation methods16.
A staff member in the country is expressly
charged with preparing the contents and reviewing them regularly or whenever necessary.
This is drawn up for all Countries where Cesvi
operates, including low-risk countries (green or
yellow “traffic light”). In the event of a high-risk
Country (red traffic light), the contents of the
protection and emergency health plan will
be found in the more detailed Country Security Plan.
In the case of countries where Cesvi has several operational bases, specific recommenda-
tions regarding protection and health emergency management must be summarised in
the plan for each one of them.
The Security Advisor keeps records of all protection and emergency health plans. All staff
members and even just visitors receive a copy
of the plan when they visit the country.
An example of the contents can be found in
the attachments.
Country security plan
The Country Security Plan is an essential document for the day-to-day management of security in
high-risk countries. No Country Plan is the same
as any other, because each one must correspond to the specific conditions under which
Cesvi operates in the country in question.
Risks most likely to occur, or possibly those
with greater impact are identified for the Plan
by analysing the context of where NGOs work
in the country, or that of a specific area. It also
describes preventive measures to manage the
risks or the reactions to threats that could occur.
It is drafted under the supervision of the Security Advisor, who keeps the records up-to-date.
Each expatriate staff member receives a copy
before departure. Local staff members receive
a copy from the Country security manager in
loco.
An example of the contents can be found in
the attachments.
Annual security report
and budget
The annual security report is drafted by the
Security Advisor and summarises for the man-
agement and the Board of Directors securityrelated events that have occurred during the
year regarding the NGO. It is accompanied by
a final balance.
The Security Advisor prepares a summarised
planning annually accompanied by an estimated Budget aimed at covering the general
security costs sustained by the NGO headquarters.
An example of the contents of the annual
security report can be found in the attachments.
Training
The application of security measures must
be sustained by a process based on participation and care, bolstered by training sessions.
Cesvi is committed to drawing up a Security
Training Plan. The Security Advisor is in charge
of drafting and reviewing this plan, which
specifies timing, contents and training recipients, delivery methods and trainer features
in detail. It must also concern:
• basic pre-departure training for all expatriate staff (regardless of the type of employment and responsibility);
• specific training for staff assuming the role
of Country Security Manager in loco;
• the possibility and the criteria allowing
staff to take part in general or specific
training organised by official parties, with
or without Cesvi’s contribution to costs;
• specific training for all staff, including local
staff, in the countries where a Country Security Plan (high-risk countries) is in force.
The Plan, reviewed whenever necessary, is
an internal document and also contains at
15
least:
• information on the contents of the basic
pre-departure course, of the Country Security Manager course, of the course for staff
allocated to high-risk countries: timing,
contents, trainers;
• a list of the parties offering specific training and information regarding the possibility or otherwise of using it;
• information about courses carried out in
loco: contents, methods, trainers.
The participation of family members, journalists, staff of other NGOs or others interested
in the training courses held by Cesvi is subject to the approval of the Security Advisor.
Cesvi sustains the costs for the training supplied by itself17.
All persons trained are obliged to contribute to the application of Cesvi security measures, within the limits of their abilities and
responsibility.
stipulated by Cesvi are payable by Cesvi.
Staff must always provide the names of persons to be contacted in case of emergency
(next of kin).
Insurance cover for all staff hired in loco is
defined locally, as per local laws and customs. Cesvi HR Policy also establishes that
all Cesvi staff must have accident and pension insurance if it is not provided for by local labour laws. Appropriate budgets must
be included in all projects.
Local staff operating in areas other than
their original ones (see “Evacuations”) are
included in the staff category paid for by
Cesvi in the event of medical evacuation,
through special insurance cover or ad hoc
agreements with companies specialised in
urgent medical evacuations.
Staff should ask the HR Team or their contact
person for clarification regarding their insurance cover.
Accident and incident analysis
An analysis of the accidents and incidents
that occur most frequently to the NGO’s staff
is useful for improving the training and the
promotion of increasingly suitable protection and security measures for dealing with
the risks to which the NGO is subject.
The Security Advisor’s job is to keep the NGO
accident and incident data base up-to-date,
and also includes the drafting of a specific
chapter in the annual report.
Operators must, within 48 hours, communicate, directly or through their contact person, events (regardless of the cause: health,
accident or violence) which have impacted
the organisation in some way. If considered
important, this information should be extended to facts regarding other NGOs with
which Cesvi has relations in the same operational area.
A simple form is available for such information.
Insurance
All expatriate staff operating for Cesvi (regardless of the type of employment or responsibilities) have insurance cover against
illness, accidents, third-party liability, death,
urgent medical evacuation, and health repatriation, which also covers cases of war18.
In the event of staff having their own insurance policies, Cesvi will assess whether to
extend its own standard insurance cover,
however. If not, operators will be required to
explicitly waiver their right to the insurance
policy offered by Cesvi. Insurance premiums
16
17. Journey, accommodation, teaching and teaching
materials.
18. The insurance covers chosen by Cesvi are some of the
best available. They also have some exceptions, however:
individual staff members are responsible for checking
the contents and the limits of the insurance policies
concerning themselves.
Actors and specific
situations
Local staff involvement
Defining, applying and checking security measures is never a simple or limited process: it
interests all the staff and all the aspects of any
Cesvi mission. Cesvi believes in training sessions to make local staff aware of their responsibilities (see HR Policy); the greatest security
depends on the greatest collaboration.
Local staff involvement will always be required,
whether during the identification of security
tools or training and application stages, right
up to the checking stages.
Health
General principles
Operational conditions expose staff to health
risks. Cesvi has therefore drawn up a detailed
system for the proper management of health
protection. It is composed of the following:
• blood tests (specified by the competent doctor);
• a list of vaccinations recommended for each
operational area;
• medical examination effected by the competent doctor’s to establish suitability for the
country of destination;
• doctor’s check of vaccination validity;
• insurance;
• stress and trauma management methods
(psychological support);
• rest period programming (specified in employment contracts) and R&R19 in particularly stressful missions;
• social and health insurance for the local staff
according with the local labour regulations.
The single security tools or organisational systems (Protection plan, Security plan, etc.) for single
countries must dedicate adequate attention to
preventive health, diagnostic and treatment
measures that can be activated for staff in local contexts (as for example the stipulation of
insurance policies or agreements with local
clinics).
Malaria
Since it is one of the most dangerous of tropical diseases, Cesvi is especially careful to inform staff destined to working in countries
considered at greater risk. (See attachment).
19. R&R: Rest and Recuperation. Specific application
methods are decided on a case-by-case basis (also see
Human Resources Policy).
Stress and trauma management
Two ordinary methods are offered to staff to
deal with stressful situations linked to their
development co-operation activities and humanitarian aid.
The operator’s contact is the first person in
charge of managing signs of stress or trauma.
Expatriate staff can also always access an expert psychologist via the HR team, who will
deal with the operator’s questions with discretion.
Serious episodes of a traumatic nature must
always be communicated to the Head of Projects Department and the Security Advisor, who
will decide whether to consult the Cesvi Crisis
team.
The Security Advisor checks and investigates operational conditions in order to identify the
causes of stress and to prevent them.
Pregnancy
Working in humanitarian and development
co-operation projects while pregnant does not
have any effect on the results achieved, but is
often inadvisable because of the environmental risks and appropriate related measures
proposed to combat them, as in the case of
vaccinations, which can sometimes be incompatible with the condition of pregnancy.
The condition of pregnancy implies a wider
and deeper assumption of responsibility by
the same staff member, in order for the security
measures and protection concerning them to
be managed in the best possible way:
• preventive treatment for the international
traveller: journey, stress, vaccinations, medicines;
• assessment of the risks specific to the area
of destination;
• assessment of tasks.
In compliance with HR Policy, Cesvi informs
its pregnant staff of the general risks that they
are running while simultaneously offering the
maximum support possible.
Use of systems and
deterrence instruments
Weapons
Carrying weapons (fire-arms, knives, explosives) puts the position of neutrality and impartiality that Cesvi tries to maintain in all contexts at risk.
The presence of weapons constitutes a risk for
the security of the staff and those operating
with them (programme recipients).
Cesvi staff are not permitted to carry weapons,
therefore.
No armed person may have access to vehicles
17
or premises (even leased) which fall under Cesvi’s responsibility. Cesvi will do everything in its
power to have any type of weapon banned from
any environment where the NGO operates.
Armed Guards
Due to the fact that Cesvi follows a non-deterrence-based security approach, it avoids using
armed guards or escorts to perform its activities.
In some circumstances, however, the use of
armed guards may be required by governments
of the countries where Cesvi operates as a precondition to authorising the NGO’s operations,
or they may be necessary in order to deliver urgent humanitarian aid in openly threatening
situations.
In such circumstances, and in all other cases
where the need arises, solely the Head of Projects Department, adequately informed by the
Area Desk in question and advised by the Security Advisor, may authorise the use of armed
guards or escorts.
Authorisation is always linked to a specific
situation and cannot be generalised to include
other similar situations. In no case may such
guards or escorts ever be employed directly by
Cesvi. They must be part of military bodies, police, or security bodies recognised by the country hosting the NGO.
Use of private security companies
The use of private security companies for surveillance is allowed provided that such companies have the requisites and security measures
as per the previous paragraph.
Critical situations
management
Attacks, arrest
The prevention of attacks (during robberies,
intimidation, sexual aggression, etc.) is an
essential component of the training and protection and emergency health Plans of all the
countries where Cesvi operates.
To this end each Plan must include an analysis
of the risks and methods of preventing them:
avoid certain areas in certain hours of the day,
avoid certain places, avoid routine routes etc.
In the event of attacks against a staff member,
the persons informed of the facts, that is the
person with the highest degree of responsibility in the country, must send a detailed report
to the Security Advisor, so that actions can be put
in place to prevent similar events occurring in
the future.
In the event of the arrest of any expatriate staff
18
members, Cesvi will inform the consular authorities and decides on the action that will
achieve their release in the shortest time possible. It will also contact a lawyer to assist in
the case, if necessary. It will also see if conditions exist to inform the International Red
Cross. Similar actions are put in place for local
staff.
Abduction and kidnapping
Abduction and kidnapping are two of the most
serious threats facing NGO staff.
Cesvi’s basic training for staff leaving for countries where this risk is wide-spread includes a
specific section on how to deal with or prevent
this occurrence. The Country Security Manager is
responsible for implementing a training session in loco for all local staff.
Should a Cesvi staff member be kidnapped,
Cesvi headquarters must be informed as quickly as possible.
Cesvi President will activate the Cesvi Crisis
Team to organise any of the following:
• contacts with family members;
• contacts with the relevant authorities (including the Foreign Office Crisis Unit, if necessary);
• if necessary, the choice of a mediator;
• if necessary, contacts with the media;
• choice of the best strategy to interact or otherwise (if necessary) with the kidnappers,
even when no specific ransom request has
been made.
Evacuation
Every Security Plan should include specific
information on the proper management of an
evacuation and its preliminary stages, by taking the specific conditions of the Country in
question into consideration.
The Plan must also include the following lists:
•a list of expatriate staff;
•a list of local staff living and operating in the
area where they have been hired;
•a list of local staff operating in any area other
than that where they have been hired or from
where they come.
The evacuation plan must include specific implementation methods for each staff category.
Cesvi is responsible for the evacuation of expatriate staff, which will follow the indications
contained in the Security Plan of the area in
question or other methods defined by Cesvi.
Cesvi is not responsible for the evacuation
of Cesvi staff who come from the area where
they are operating. However, if specific risks for
the safety of this staff have been identified in
advance, Cesvi will do everything possible to
facilitate their evacuation to protected areas,
by using the resources of the Country in question.
Cesvi is responsible for the evacuation to safe
areas of its national (local) staff operating far
from the area where they come from.
All the above-mentioned staff categories will
be informed of the procedures to be followed
in the event of evacuation as per the category
to which they belong during the security training sessions in loco.
The ECHO Generic Security Guide and Cesvi Security Handbook documents include useful recommendations for the management of the different and most common situations, however.
Staff must refer to the Security Advisor for any
other information.
In all cases evacuation procedures must identify at
least the following:
• property, equipment, documents and staff to
be evacuated in the event of pre-evacuation
(non-indispensable staff and property and
resources difficult to evacuate in cases where
the situation is deteriorating rapidly);
• which staff, with what resources and responsibility are left in loco;
• the amount of the salary to be paid in advance to the local staff (number of months);
• programme suspension methods.
As mentioned at the start of this Policy, no
operator, whether local or expatriate, may be
pressurised into continuing to work for Cesvi.
Good selection and monitoring of staff skills
and results should easily identify those that
can be counted on in critical situations.
20. The pre-evacuation happens when the situation in a
Country is deteriorating but there is still sufficient time
to evacuate non-indispensable property and staff.
19
The temporary hibernation of activities in an
area (either leaving staff in place, due to the
dangers in removing them) or proceeding with
a complete or partial staff evacuation, is decided by
the General Manager and the Head of Projects
Department at the request of the Security Advisor or of the Area Desk.
Decisions regarding withdrawal from a Country or the resumption of activities in a Country
that had been partially or completely evacuated are similarly taken.
In this last case, a review of security measures in the area prior to a complete resumption of activities must be effected as soon as
possible.
Cesvi acts solely in the interests of its staff
and programmes when taking the above-mentioned decisions, but also assesses information and indications from numerous parties
(such as the United Nations, European Embassies, Local Authorities and partners, Italian Foreign Office Crisis Unit, other NGOs and
other international organisations, etc.). Again,
in the event of evacuation “orders” issued by
local authorities, Cesvi acts in the interests of
its own staff and programmes.
The Area Desk is responsible for decisions involving attention and warning levels that may
precede an evacuation, but consultation with
the Security Advisor is always recommended.
Except where the sudden occurrence of events
is accompanied by a communications blackout
(cases where the Cesvi manager with most responsibility in loco decides), the staff in loco
always follow solely the indications agreed, as
per the guide lines mentioned above.
Cesvi believes in the principle that since it
is responsible for the safety of its staff, for
protecting resources and for the success of
its projects, any strategic decisions (such as
those regarding the evacuation or otherwise
of its staff; excluding the right of all operators to withdraw) are, in the final analysis,
up to Cesvi.
Administrative aspects
and sensitive data
Money transfer and management
Due to the security aspects implicated, money
management is an important activity.
Reliable banking services that manage money
transfers without cash movements now exist in
all countries. If, for some reason, unavoidable
project needs make cash movements necessary, however, specialised services (companies specialised in money transfers, able to make
good any possible loss of money by means
of a formal guarantee) must be used, thereby
20
avoiding the use of Cesvi staff or simple “specialised” civilians.
Amounts greater than those needed in the
event of urgencies or evacuations may not be
kept for day-to-day management of administrative activities in any single Cesvi office.
In no case may cash amounts of more than
10.000e21 be kept in any currency at any single
Cesvi base.
Two staff members should be involved in any
procedures regarding the receipt, counting and
protection of cash.
Document and information
protection
Documentation of an administrative and financial nature must be confidential and managed
in an accurate and orderly fashion in order to
prevent criminal actions.
Solely staff members whose jobs involve issues of an administrative and financial nature
may access such documents.
The correct use of information and its correct
circulation is an important part of any security
measure. All information is by definition important in terms of security, and is therefore
circulated solely to staff for whom it is intended. All staff members are responsible for the
information they receive and forward and any
unnecessary circulation, whether internal or
external to the NGO, must be avoided.
Information concerning projects, security, administration, staff, context, property, resources and sites is
normally always confidential and must be processed prudently to avoid its improper circulation.
Cesvi does not usually use encryption or cryptography in its communication methods.
All operators must take maximum care in making appropriate use of the various communication means (radio, email, skype, etc.), thereby
avoiding putting their own security, that of colleagues or that of any other possibly interested
parties at risk.
Communications
Principles, means and methods
Without undermining the protection of documents and the confidentiality of information,
good communication with colleagues and all
21. This should be seen as a maximum figure, which
includes all resources necessary for a sudden evacuation.
All efforts should be done to reduce the amount of cash
in the offices.
the main interested parties is indispensable
for maintaining a high standard of security in
the NGO. All staff members are expected to
contribute personally.
Open communication between colleagues and
with other humanitarian aid actors is an important factor in keeping the security standard
high.
Insane competition between members of the
same team and between NGOs is a factor that
considerably undermines the ability to respond to risks.
So as to prevent problematic situations, Cesvi
promotes transparent solutions of internal
conflict (see HR Policy) and intends co-operating with other NGOs and humanitarian aid
actors in maintaining relations of the highest
possible standard.
Raising the overall quality of the system of relations between humanitarian aid actors can
make a significant contribution to the maintenance of security.
The employment and correct use of modern
communications equipment (radio, telephones
etc.) is of great benefit to the management of
security measures. Cesvi undertakes to pursue
the highest standard possible in all its projects
to guarantee the most efficient security management instruments through suitable tools
and communication systems.
Debriefing and hand-over
The contribution of all staff in the correct application and improvement of security procedures is essential for the applying this Policy.
The participation of staff, as numerous as those
working for Cesvi, in this exchange and learning
process is ensured by the following minimum
methods:
•all expatriate staff must effect a hand-over
with the Security Advisor, regarding securityrelated matters at regular intervals (during
their meeting contacts at headquarters for
example) and always at service termination.
•the Security Advisor will request and collect
assessments and suggestions from all staff,
both individually and collectively, during
monitoring missions conducted in the field.
Transport
Car and motor vehicle use
Problems arising from circulating in motor vehicles are extremely important in terms of staff
protection.
Unfortunately, there are frequent accidents.
The following recommendations are intended
to prevent or reduce their number.
No cars or motor vehicles that have not passed
a regular road test as per the laws of the relevant country may be used. All vehicles must be
regularly insured as per the regulations of the
relevant country. Insurance premiums must be
adjusted to guarantee cover of costs deriving
from serious damages to third parties.
The use of automobiles exceeding ten years
of age must be specifically authorised by the
Head of Project Dep22. In no case, must economic considerations prevent the replacement
of worn-out and inefficient motor vehicles with
more efficient and modern ones.
In higher-risk Countries23, Cesvi allows solely
suitably selected and prepared local drivers
to use cars and motor vehicles. All staff must
check they know the highway code correctly,
particularly the Country Rep. who must terminate the contract of defaulters in the event of
repeated acts of negligence, as per the procedures specified in the same contracts.
The Protection and Health Emergency document or the Security Plan expressly state the
limits applied to staff when using cars and motor vehicles.
Motor cycles can be driven solely when wearing safety helmets.
Safety belts must be worn in all vehicles that
have them.
In all countries correct conduct when driving
and other problems relating to driving motor
vehicles (e.g. how to behave in road accidents)
is dealt with in a specific, regular training session organised under the responsibility of the
Country Rep.
Even in the case of accidents caused by Cesvi
staff, with valid third-party liability cover, the
possibility of mitigating the consequences of
damage by aiding the victims and their family
members immediately, and also economically,
should be assessed.
Flights
Cesvi does not allow its staff to use planes belonging to companies that are on the list of EUbanned airlines (EU Black list).
The civil aviation authorities of EU member
states are qualified to inspect aeroplanes of
companies that fly to/from EU airports; given
the casual nature of such random checks, it is
not possible to examine all aeroplanes that
land in all EU airports. If a company is not
included in the EU list, therefore, it does not
22. It should be remembered that in some Countries the
car fleet is exceptionally old and it is not easy to import
new motor vehicles.
23. Indicated in the Country “traffic lights”, with the red
colour.
21
mean that it automatically meets the security
measures currently in force.
The fact that a certain company figures in the
list “does ring an alarm bell” with Cesvi, however.
Since checks outside Europe can sometimes
be superficial or non-existent, the reliability
of any chosen airline must always be verified
case by case, therefore, and the best choice
made based on a series of information helpful in making the decision, by all actors in contact with Cesvi. All protection or security plans
must contain any existing recommendations
regarding this subject.
The use of non profit companies does not
constitute a guarantee of a safer service. The
reliability of these companies must also be assessed scrupulously, therefore, by using the
practical experience and information available
in the relevant operational area.
The Security Advisor is on hand to advise staff on
the most suitable choice.
Airport and customs regulations regarding
flight security and goods transport must be
scrupulously respected24.
Sites and premises selection
The choice of the site for opening an office or an
operating base has important consequences for
the overall security of a mission. Staff charged
with the selection must therefore follow the instructions contained in the security handbooks
referred to by Cesvi.
The Security Advisor is on hand for staff to make
the best choice by taking all factors into account: the political and social context, official
purpose of the premises, relations with the interested parties, the availability of services, accessibility, intrinsic protection factors, available
budget, etc.
Photography and relations
with the media
Cesvi staff should consider photography as an
operation to be planned in good time just like
any other documentation activity and/or relations with the media, since it is an indispensable and responsible way of sharing accountability on humanitarian aid and development
co-operation activities with colleagues, donors
and the wider public.
For this reason Cesvi has drafted specific documents regarding the use of pictures25 and relations with the media26. These documents also
deal with the use of pictures of minors and relations with journalists.
Staff should never forget that important security factors come into play during communica-
22
tions with the media, so the contents of the
above-mentioned documents must be closely
followed.
Cesvi encourages journalists’ and photographers’ visits to its projects, seeing them as
important in its more wider responsibility of
accountability towards donors and the public in
general. However, during the mission planning
stage those responsible must consult with the
Area Desk and the Security Advisor, if necessary,
to check that staff and Cesvi programme security will not suffer as a result of it.
Cesvi staff supervising photo-journalistic missions in loco must try to avoid situations that
damage Cesvi staff and projects.
Further, staff must not put themselves or projects at risk by taking photographs or filming
places where such activities are generally forbidden, such as airports, public buildings, political, religious and social meetings, military
installations, etc.
Co-ordination
Joint security management
Co-ordination with other organisations is essential for the proper management of security
measures, developing and learning them.
Cesvi encourages its staff to take part in these
networks.
Cesvi also favours the activities of networks or
services promoted independently by NGOs.
Cesvi generally uses various networks, directed to everyday management of security or to
learning and exchange of general information.
All Country Security Plans must clearly indicate any existing local security networks and
the type of relations they have with Cesvi. They
must also provide contingent measures in the
event of the network ceasing operations for
whatever reason.
EISF
The Cesvi Security Advisor is a member of EISF,
the European Interagency Security Forum, which is
made up of the security staff of European humanitarian agencies working internationally.
The purpose of EISF is to facilitate collaboration and the exchange of information, to develop internal research and analysis, to provide
24. For example: do not carry packages without
knowing their contents, prepare your own luggage
personally, etc.
25. See: Policy on use of pictures of children and young
people, Cesvi 2006; Visibility and communication
Handbook IV edition, Cesvi 2005.
26. Press Office Handbook, Cesvi 2009.
accurate and empirical suggestions, etc.
EISF is a collaboration mechanism and not a
service provider.
Italian Foreign Office Crisis Unit
The Foreign Office Crisis Unit is the Ministerial
body that aids Italian citizens abroad. Similar
services exist in various countries to deal with
crises or emergencies abroad. These services
are mainly interlaced with each other and are
in contact with those of Embassies.
One of the Crisis Unit activities is monitoring
the presence of Italians in the world via the
web-site: www.dovesiamonelmondo.it
All Cesvi expatriate staff are registered on the
site by the HR team. The data is treated as per
the regulations regarding the processing of
personal data27; the Crisis Unit is responsible
for the management of the site.
In emergencies Cesvi can contact the Crisis
Unit in order to protect its staff.
Cesvi makes an independent assessment of
any information provided by the Foreign Office
Crisis Unit, the Embassy network and other
similar services of other Countries, however,
and is not obliged to follow them in the case
of its own staff.
The Security Advisor is the person in charge of
interacting with the Crisis Unit. In serious situations the Cesvi Crisis Team may interact with
the Foreign Office Crisis Unit.
United Nations Agencies
Cesvi works with UN agencies in the implementation of humanitarian aid or development cooperation programmes.
The assessment of the UN’s position and security measures in the face of persistent risks or
threats in any given context is of great importance. This is performed in single countries by
the Country Security Manager (or Country Rep.)
and on a global level by the Security Advisor.
Cesvi is aware that interacting with such agencies is often of fundamental importance for a
profitable and continual risk analysis of the
single contexts where it operates. Cesvi points
out that since these Agencies have no specific
responsibility towards NGO staff (sometimes
also for projects co-financed with UN resources), Cesvi’s primary responsibility is to the security of its own staff.
situations where armed forces are involved in
peacekeeping or peace-enforcing operations, with or
without an explicit mandate from the United
Nations.
The question of civilian and military relations
in a humanitarian aid context is therefore complex and continually evolving one.
The development of the reflections on civil and
military relations (CMR), the co-ordination, the
dialogue or the co-existence of military forces
and NGOs in situations where Cesvi operates
is being followed carefully via the networks of
which it is a member (e.g. VOICE28).
Cesvi has learned how civilian-military co-ordination is useful for the success of humanitarian
aid actions on various occasions (for example
when the military forces had a clear mandate,
where there was wide-spread acceptance of the
same by part of the population of the country
where operations were being carried out, when
the military forces respected the role and the
“humanitarian space” where NGOs were operating).
On these occasions the logistic support (transport, air flights, communications) that the military forces is able to offer can be useful.
Each situation is different from any other; so
before any form of collaborative task is started,
attention must be paid to any risks that Cesvi staff, the programme recipients and other
NGOs might run and to the risk of compromising Cesvi’s neutral, independent and impartial
position.
The analysis takes into account the attitude of
the “humanitarian community ” (NGOs, United
Nations Agencies, International Red Cross) in
the area in question.
For this reason Cesvi invites its staff to assume
a co-operative and positive attitude towards
any possible synergies that might spring up
within any particular context with armed forces
legitimized by the United Nations, but not to
underestimate the consequences.
The independence of staff in the field in assessing situations being understood, the Security
Advisor must be consulted for guidance in advance of any situation that requires conducting
regular relations with military forces.
All formal agreements require the authorisation of the Head of Projects Dep.
Civil and military relations
Increasingly frequently the NGO finds itself
operating in situations where armed forces are
active, legitimised or otherwise, by a State recognised by the United Nations. Then there are
27. Programmatic Security Document (Legislative Decree
196/2003), Cesvi 2006. It is better known as the privacy
document.
28. www.ngovoice.org
23
Relations with local authorities
Staff, visitors and anyone frequenting premises
or activities falling under Cesvi’s responsibility
must respect local laws regarding29 the trade,
exportation and importation of goods and
money, access to determined areas, buildings,
visas, access, residence and transit permits,
labour laws, highway codes etc. Any unclear
situation must be discussed with the contact
person.
Respect for the laws and local customs is of
great importance in developing consensus for
the NGO’s operations and, in the last analysis,
also for the security of its staff (of whatever nationality) as well as for the success of the programmes.
Cesvi will therefore check how regular registration can be obtained for the NGO in the
country where it will operate before the start of
the mission if possible and will complete it as
soon as possible.
All staff will have visas and work permits in
accordance with the aims of the missions entrusted to them30.
Labour and business laws etc. in force in various countries which are also applicable to
NGOs, shall be examined in depth by the staff
in charge of Co-ordination or Administration
so that the NGO’s affairs will be managed in
accordance with local laws.
Information regarding the NGO’s activities will
be communicated to the relevant local authorities via reports, meetings, etc. informally and
will be aimed at obtaining approval for operations performed, in order to reinforce the authorities’ support for future programmes. This
all has important consequences in terms of the
security and protection of staff and the NGO’s
programmes.
Any problems with the local authorities should
be immediately reported to the Security Advisor
and Head of Projects Dep.
ising the visitors’ mission are responsible for
informing them of the existing security measures. Cesvi staff members are responsible for
informing their own visiting family members of
the contents of the Cesvi security Policy and
other related documents.
Accompanying persons must also prevent, deal
with and resolve any form of visitors’ conduct
that could put Cesvi and its staff at risk in any
way.
Financing of security
measures
Financial resources for security and protection
measures derive from a variety of sources.
Area Desks should check that Project proposals
always include the security management-related
costs in yellow or red risk-level countries.
Cesvi contributes with its own resources to the
costs related to the Security Advisor’s training and
position.
The Security Advisor supports staff in accessing
donor resources to cover security costs and is
available to staff during the preparation of the
project budget section regarding security costs.
Visitors, family members,
accompanying persons
All visitors to Cesvi Projects are advised to
study the security measures contained in this
Policy, even when no formal contract exists between the visitor and Cesvi.
All offices abroad have a notice in the entrance
recalling that “Correct observance of the rules that
Cesvi has adopted for the security of its staff and visitors
is a guarantee of protection for everyone. Anyone requiring further information regarding the security Policy existing at this base should refer to the... Name of the
Country Security Manager or of the Country
Rep. Date and signature of the Country Rep”.
Cesvi staff members accompanying or organ-
24
29. This list is merely an example and is no way
comprehensive.
30. The Legal Advisor and the Area Desk together with
the HR Team are responsible for registrations, visas, work
permits etc.
Benchmark
Cesvi seeks to offer its staff the best possible
system of security management measures and
procedures. The last ten years have seen a
highly positive development in security management practices among NGOs. This process
is still underway and the positive competition
between NGOs continues to raise the quality
of the services offered.
Cesvi believes that this process contributes
to the overall credibility and reliability of the
NGOs.
Cesvi intends to contribute to this process by
sharing its own security procedures and measures with NGOs willing to do the same, with a
view to working together for raising the quality
of the work performed by NGOs.
Policy approval,
monitoring and reviewing
methods
This Policy was introduced by participatory
consultation of Cesvi staff all over the world.
It was approved by the Cesvi Board of Directors
on April 20th 2009.
The same body must authorise its review.
The Security Advisor may use participatory consultation methods to check on how all or some
parts of the Policy are being applied. The results
will be found in the Annual Security Report.
Suggestions
The Security Advisor and the Head of Projects
Department are the persons responsible for
receiving suggestions regarding the contents
of the Policy.ALLEGATI
25
Attachments
Incident/accident report form
The collection of data relating to accidents is an
important activity for identifying any gaps and for
monitoring how security procedures are applied in the
field. This procedure is also compulsory in the events of
incidents causing traumas to any kind of staff.
A data collection form follows.
It should be filled out with the following
information:
• All events, even simple threats not followed through
or events that have caused damages to objects,
persons, assets or resources must be included.
Violent actions and serious illnesses must also be
included. Attempted and unrealised theft must also
be included, therefore.
• No distinction must be made between events
involving local staff or expatriate staff: both
categories are equally important for Cesvi.
• Also events involving other NGOs, especially NGOs
that have a formalised relationship with Cesvi:
partners, Alliance2015 NGOs etc.
• Suspensions of the normal continuation of
programmes caused by incidents or the threat of
incidents.
• Accidents occurring to the main actors (e.g. UN,
National Development Co-operations, etc.) in the
same area where Cesvi staff operate.
Please Note: Italian law requires any accident
occurring to staff with contracts registered in Italy
to be reported. It must be reported to the INAIL
offices within 48 hours of the event that caused the
suspension of labour for at least three days. The lack of
report is a serious contractual infraction.
Accidents are reported on the following form and sent
to the Security Advisor and Personnel Administrator
(contact provided together with the insurance policy).
Incident/accident data form contents.
Prepared by
Position
Date
Date of event
Time of event
Exact location
Description (persons involved, causes, consequences)
Any actions undertaken following the event
Suggestions and comments.
Early warning
This form provides some general indications when
having to report an emergency situation.
Main contacts:
the Security Advisor, or alternatively the Head of
Projects Dep., is the person in charge of receiving any
early warnings. Their contact numbers are normally
given to all staff before the start of a mission and are
included in the contact lists available to staff in the
field.
Other channels must be activated locally:
• the Country Security Manager, where existing
• the Country Rep.
• relevant Embassies
• the Area Desk
• the medical evacuation system, when necessary
• the Foreign Office Crisis Unit (in imminent lifethreatening situations)
• any other contact defined as such in the event
of emergency (e.g. local Authorities, local Police,
etc.) included in the following documents: Health
Protection and Emergency Plan and Security Plan.
Health Protection and Emergency Plan contents
Only specifically relevant topics should be included,
avoiding obvious issues, that can be found in a
general security handbook or in a good tourist guide
book.
The document must therefore be short and not
normally exceed four pages.
•Title: Health Protection and Emergency Plan for…
(indicate the specific bases concerned in the Plan).
•What to do before arriving in the Country: is there
anything special to know about visas, vaccinations,
some goods not easily found in the Country?
•What to do as soon as you arrive in the Country:
registration at the immigration office, at the
Embassy, accommodation, transport etc.
•Localisation and description of operating areas:
offices, staff accommodation, accessibility,…
26
•General rules of conduct: dress, laws and local
customs, personal equipment, health precautions,
places you may visit or should avoid, conduct in
critical situations (e.g. intimidation, aggression, etc.),
visitors, etc.
•Rules regarding driving motor vehicles and transport
(e.g. flights, night-time travel, taxi and public
transport etc; if and under which conditions is
driving permitted…) and prevention /management
of related accidents.
•Health problems, emergency and medical
evacuation: which health centres can be
recommended (give exact contact numbers), who
deals with medical evacuation and how?
•Notes and recommendations regarding specific and
special work areas.
•Any other useful information.
Attachments
Country security plan contents
A country security Plan always contains an in-depth
study of the following aspects, but must never exceed
twenty pages (excluding attachments):
• Title: the areas in question.
• Profile of NGO in the country: aims, projects,
counterparts, visibility, staff and responsibility etc.
• What to do before arriving in the country.
• What to do as soon as you arrive in the country.
• Localisation and description of operating areas:
offices, staff accommodation, roads, etc.
• General rules of conduct: dress, laws and local
customs, personal equipment, health precautions,
places you can visit or should avoid, curfew, conduct
in critical situations (e.g. intimidation, aggression,
etc.), visitors, etc.
• Rules relating to driving motor vehicles and transport
(e.g. flights, road blocks, night-time travel etc. and
relative accidents).
• Any general information about the presence of mines
or unexploded bombs.
• Communications management rules.
• Rules for visits in the field.
• Co-ordination with other actors in the field.
• Communication means and methods: radio, early
warning systems etc.
• Health problems, emergency and medical evacuation.
Administrative problems:
•Everyday Security Management: guards, R&R, etc.
•Notes and recommendations regarding special
operational areas.
•Evacuation plans for each operational base.
•What to do in the event of closing a mission.
•Any other useful information.
Attachments:
- Description of the country context and main existing
risks;
- Contact list (staff, NGO, public bodies, police,
international organisations, etc.);
- Health centre list;
- MAPs;
- Acronyms.
Annual security report contents
Includes the following:
•Security Advisor’s activities (Recommendations,
Missions, Valuations, Networking, etc.);
•NGO security management: problems arising;
•Security traffic light;
•Accidents and assessment;
•Training;
•Security plans drafted;
•Activities aimed at preserving the “humanitarian
space”;
•Future work ideas;
Final budget and estimate.
JD Security Advisor
The Cesvi Security Advisor is responsible for staff
security abroad.
The Security Advisor:
•informs, supports, directs and draws conclusions from
the risk analysis process;
•develops, promotes and monitors the application
of the measures included in the Policy and related
documents (Protection and Health Emergency Plans,
Country Security Plans, etc.);
•advises any other official (President, RSPP General
Manager, Head of Projects Department, Country
Representatives, Country Security Managers, staff) on
questions concerning risks, protection and security of
staff abroad;
•supervises and implements the Security Training Plan
whenever possible that is, promotes staff training and
is directly responsible for that of the Country Security
manager;
•offers advice to all staff members on questions
concerning security;
•checks that security measures correspond to those of
this Policy;
•suggests changes to this Policy and to security
measures;
•up-dates and analyses the incident/accident data base;
•drafts the Annual Security Report.
The Security Manager has an annual budget for the
above activities.
27
Attachments
JD Country Security Manager
PROJECT
Title:
Country and locality:
Financing body:
Internal Code:
Project Code:
Work Programme:
Terms of reference:
I. Logistic activities
In agreement with his/her contact person, the Country
Security Manager is the person who represents
the organisation for the activities entrusted to
him/her in meetings with the project’s/programme’s
stakeholders (local authorities, ministers, sponsors, local
partners, other NGOs, security networks, other Italian
NGOs, the Italian Embassy, development co-operation
offices, Alliance2015 etc.); in agreement with his/
her contact person effects missions in the country or
area to check on the implementation of the scheduled
activities.
S/he checks and ensures that the logistic activities
of the projects in course respect the planned
objectives: by preparing suitable logistic stratagems for
the implementation of the projects in terms of general
logistics (usability of bases, etc.), transport (means
of transport, goods and persons), communications,
distribution, security, purchases of goods and services.
This happens:
•in compliance with the regulations in force in the
country and the rules specified by the donor;
•in compliance with the organisation’s rules and
procedures (Policy, Security Handbooks, Country
Security Plan, Procurement Manual, Logistics
Handbook, Visibility and Communications Handbook
etc.).
S/he undertakes the following for his/her projects/
programmes: planning of activities in agreement
with the Country Rep. and Project Managers (PM).
Ensures the office is run efficiently and that logistics
and security documentation is recorded properly (paperand computer-based).
Guarantees the necessary information to the PMs
and to the Country Rep. for drafting the reports
foreseen for the following parties: financial bodies;
headquarters; own contact person (e.g. to formulate
strategies/Country/Region/sector).
Co-operates on requests for the identification of any
changes, extensions and reformulation of the original
project.
28
II. Identification of new proposals
Contributes his/her expertise in the identification
and formulation of new project proposals, through
the guarantee of logistic support and security to the
missions for feasibility studies in the country or in an
area, in agreement with his/her contact person.
III. Administrative and legal
Collaborates with the administrator in charging
expenses correctly and promptly and in the overall
administration of the various projects/programmes
entrusted to him/her.
Undertakes the drafting of contracts of supplies or
services together with the Project manager.
Conducts the procurement of goods and services
and guarantees that the conditions of donors, of the
organisation and of local regulations are observed, with
the support of and in agreement with an administrator,
if necessary.
Ensures that the classified information in his/her
possession to his/her position is conserved and managed
with special care.
S/he is responsible for the security of both local
and international staff employed in the project and,
in particular:
•guarantees that staff is trained and up-dated in
security matters, junior interns included;
•encourages the observance of the principles
contained in the Security Policy and Cesvi HR Policy,
referring in particular to the requirements of the
Code of Conduct and the Conflict and Complaints
Management;
•guarantees that all staff is aware of the security rules
(Policy, Security Handbooks and Country Security Plan)
by organising regular meetings (single and/or groups);
•updates security regulations in use especially with
regard to staff movements, the protection of work
sites, communications and evacuation methods, all
related bureaucratic aspects (issue of visas, flights,
etc.) included;
•guarantees the administration of the budget lines
pertaining to his office (security) and any related
problems and informs the Country Rep.;
•selects local staff together with the PM and checks
they have the professional requisites necessary for
performing the work, by a definition of the jobs and
responsibilities (ToR);
•promptly informs the Country Rep. of any
controversy or dispute regarding labour laws that
might arise with local staff before taking any decisions
regarding the same. In no way may s/he dismiss
local staff or terminate any contracts with local
staff, unless authorised in writing in advance by
headquarters management;
•informs the HR administration at headquarters of any
accident and/or illness occurring to the abovementioned worker, within 24 hours after the event
occurred in the case of workers governed by Italian law;
•collaborates with the PM and the Country Rep. to
formulate expense plans precisely and promptly
for single projects, and is aided by the Country
Administrator;
•guarantees the collection of all the documentation
necessary for the accountability of the projects
carried out in the country/region (both those
sponsored in loco and those financed by Cesvi
headquarters), which must be sent to the
administrator as per the organisation’s and the
donor’s procedures;
•pursues the strategic aim of good administration,
in the interests of optimising the cost-benefit ratio,
by stimulating those in charge of the project to apply
correct accountancy procedures to public and private
money.
IV. General logistics office
Guarantees that all the logistic components are
inventoried and efficient, as per the established
objectives.
Ensures the correct use and maintenance of all the
logistics equipment supplied.
Checks the application of the procedures by the local
staff as per the regulations in the Logistics Handbook.
V. Security
Assumes the position of Country Security Manager
and guarantees the application of the instructions
contained in the Security Policy, and in the
Country Security Plan (attached to this document),
by reviewing the contents together with the Country
Rep. and the Security Advisor. Promotes awareness of
the ECHO Security Handbook and the Cesvi Security
Handbook among ALL staff.
VI. Visibility and communication activities
The Security Profile in force in the country permitting,
s/he co-ordinates with the Fund raising and
Communication Department at headquarters in
order to facilitate the flow of information as per the
indications coming from this Department in support of
the fund raising activities and social and economic
accountability regarding projects created with solidarity
funds.
Supervises the use of the Cesvi logo in compliance
with the Visibility and Communications Handbook.
Manages information activities according to the
organisation’s strategies. Is the contact person for
journalists, photographers and other organisations’
press officers, and personally authorises interviews or
guided tours if necessary.
Staff members shall also declare that :
- they know and share the principles expressed in the
organisation’s Mission and guiding principles
document (see Cesvi Annual Report);
- the hand-over at the end of the mission, involving
all the documentation and reports necessary and
requested by their contact person, will be effected
personally and correctly;
- they are aware of and respect the principles
expressed HR Policy and other staff policies and
codes; in particular, shall inform local staff of the
principles contained in the following attachments
to the aforementioned Policy document, by means
of suitable translations into the local language, if
necessary:
•Transparent Claims Management
•Cesvi Staff Code of Conduct
•Local Staff Management;
- they have read the Security Policy, the ECHO
Generic Security Guide, the Cesvi Security Handbook,
the relevant Country Security Plan (if existing) and
agree to respect the instructions contained in this last
document scrupulously.
Means and tools:
the following means and tools of the Headquarters …,
… (…) will be made available.
Organisation and co-ordination:
The staff member’s direct contact is the Country Rep.
XY and, at headquarters, is the Desk Z.
Arising problems and suggestions:
Staff members shall inform their contact persons and
the Cesvi Security Advisor of any matters that might
prevent the optimum performance of the functions by
suggesting suitable solutions promptly.
Signatures
29
Attachments
Information note regarding risks of infection from malaria
Infection from malaria is one of the main causes of
morbidity and mortality (third cause of death after
tuberculosis and AIDS) in tropical countries.
All international travellers or staff staying in countries
with the risk of malaria (see map), especially in the
rainy seasons, must bear this risk in mind and take all
available precautions to avoid the infection.
Type I (yellow): Very limited risk
Type II (orange): Risk of malaria from Plasmodium vivax or from chloroquine-sensitive P. falciparum
Type III (red): Risk of malaria with possible presence of chloroquine-resistant strains
Type IV (brown): High risk of malaria from pharmacological resistant P. falciparum, or moderate/low risk of malaria from
P. falciparum with wide-spread pharmacological resistant strains.
Pregnant women must avoid exposure to
malaria as far as possible by choosing not to
stay in countries at risk.
Preventing infection
Behavioural prevention: avoiding mosquito bites is
essential since this is how the infection is spread. The
following should be used especially in the period from
dusk to dawn, therefore:
• protective clothing;
• insect repellents (AUTAN or similar with DEET or
KBR);
• mosquito nets impregnated with insecticides.
Pharmacological prevention: this is difficult for
those staying for long periods (more than 3 months).
Further, many drugs are not advised for long periods. It
is recommended, however, for all those staying in risk
areas for short periods.
The type of drug to use must be assessed specifically
according to the country in question.
Cesvi indicates which drugs to use on a case-by-case
basis and sustains the relative cost.
30
Diagnosis and treatment of infection
All those staying in a country with a risk of malaria, or
who have just returned to Italy, must go to the nearest
hospital and inform the doctors that they might have
become infected when running a temperature.
If the hospital cannot be reached within a reasonable
time (6 hours max.), each Cesvi base should be
equipped with a specific malaria self-diagnosis kit and
the anti-malaria drugs necessary. The person may
therefore decide to start the treatment in the event
testing positive, or go to hospital even if distant,
however (more than 6 hours).
The use of the “first-aid antimalaria” drugs is to avoid
potentially serious complications.
The person in question is advised to go to hospital
the next day and inform them that they have tested
positive to the rapid test along with the use of the
drug, however.
It is advisable to go to hospital as soon as possible,
even when testing negative to the test.
Notes
Sicurezza
LINEE GuIDA
Preambolo
La missione
Cesvi realizza interventi di soccorso per assicurare la sopravvivenza e superare l’emergenza, progetti di riabilitazione e ricostruzione, in
Paesi che hanno attraversato gravi crisi, e programmi di cooperazione allo sviluppo. Cesvi
agisce con la convinzione che la cooperazione
internazionale e l’aiuto umanitario non solo
aiutino chi vive in povertà o è afflitto da calamità - naturali o causate dall’uomo - ma contribuiscano al benessere di tutta l’umanità.
L’attività umanitaria e di cooperazione è condotta da persone per le persone. L’unica risorsa
veramente irrinunciabile, messa a disposizione dalle ONG, è la risorsa umana, preparata,
capace, in grado di operare anche in contesti
ostili e pericolosi.
Le risorse umane
L’efficacia e il successo delle iniziative di sviluppo e aiuto umanitario dipendono dal contributo di tutto lo staff. Lavorare in un’organizzazione che opera in condizioni di emergenza e
per lo sviluppo impone forti pressioni sul personale; per questo Cesvi ha riconosciuto nella
Policy RU1 che è sua responsabilità garantire il
benessere fisico e psicosociale dello staff prima, durante e al termine della collaborazione.
Cesvi ha aderito al Code of Good practice in the
management and support of aid personnel e ha ottenuto il marchio di qualità Committed to People
in Aid2 per una migliore gestione delle Risorse
Umane.
Perché una Policy sulla
sicurezza e la protezione
La sicurezza, la salute e l’incolumità dello staff
Cesvi sono quindi responsabilità fondamentali
che richiedono una policy adeguata, visto che
Cesvi si trova ad agire in un ambiente caratterizzato da situazioni complesse che possono
includere rischi rilevanti.
Negli ultimi anni, inoltre, lo spazio umanitario si è fortemente ridotto. Cesvi rivendica la
possibilità di operare con umanità, neutralità,
indipendenza, imparzialità3. Purtroppo alle ONG
non è più garantita questa possibilità in diversi contesti: gli operatori umanitari devono
1. Vedi Linee Guida Risorse Umane e altre Linee Guida e
Codici per lo Staff, Cesvi 2008.
2. Per maggiori informazioni su People in Aid:
www.peopleinaid.org.
3. Sono i quattro principi cardine dell’azione umanitaria
secondo il Codice di Condotta della Croce Rossa
Internazionale a cui Cesvi ha aderito nel 2002.
34
affrontare rischi sempre più gravi per portare
avanti la loro missione, sia nei programmi di
emergenza sia in quelli di sviluppo.
Avendo sottoscritto il People in Aid Code of Good
Practice in the management and support of aid personnel, Cesvi ritiene sua responsabilità primaria garantire allo staff sicurezza e protezione,
attraverso tutte le iniziative appropriate (duty
of care). Questa Policy costituisce lo strumento
principale di attuazione di tale responsabilità.
Copertura, estensione
e natura della policy
Copertura
Questa policy sulla sicurezza riguarda tutto lo staff
Cesvi: il personale della sede centrale, quello
espatriato e locale, i dipendenti e i collaboratori a progetto, i consulenti in missione breve o lunga, i familiari dello staff debitamente
autorizzati all’accompagnamento o alla visita
in missione, i visitatori autorizzati, i volontari sul campo, gli stagiaire e ogni altra persona
con collaborazione formalizzata e diretta con
l’ONG. Non copre invece: staff di altre ONG, di
agenzie e governi, manager e impiegati di imprese, anche se in qualche maniera coinvolti
nei programmi Cesvi (questi attori sono considerati portatori di interesse esterni)4.
Estensione
La Policy si estende alle persone, ai beni, alle risorse,
ai documenti (anche amministrativi) di Cesvi o a disposizione di Cesvi all’estero, in tutti i programmi
e in ogni circostanza. La tutela della sicurezza
e della protezione dello staff operante in Italia
è regolamentata dalla legislazione italiana: TU
81/2008. Nel presente documento si è tenuto
conto di tale legislazione solo per quanto attiene le attività all’estero.
Questa Policy non riguarda la gestione delle relazioni con i donatori, la comunicazione,
la tutela e la promozione della reputazione e
dell’immagine pubblica dell’ONG, temi ogget-
4. Comunque ogni comportamento o decisione dei
portatori di interesse esterni che metta a rischio lo staff, i
beni o le risorse Cesvi, deve essere debitamente affrontato
dallo staff Cesvi che è in relazione con tali attori, al fine
di minimizzare il più possibile il rischio sia per essi sia per
l’organizzazione.
5. Manual for Visibility and Communication, IV Edition
(2005); Policy for use of images of children and young
people (2006); Privacy Policy (2006); Management of
relationships with individual donors (2007) etc. Tutti
documenti disponibili in inglese e italiano.
to di altri documenti5.
Natura
L’adesione alla Policy sulla sicurezza non è facoltativa, ma è obbligatoria e contestuale all’avvio di una qualsiasi forma di collaborazione
con Cesvi. La Policy è vincolante per tutte le
persone a cui è rivolta. Ogni infrazione alle
linee guida sulla sicurezza sarà considerata
un’infrazione disciplinare e regolata in accordo con quanto specificato nel Codice di Condotta
dello staff e nella procedura per la Gestione trasparente dei reclami6.
Principi fondamentali
Definizione di sicurezza
Obiettivo di questa Policy è fare sì che Cesvi
possa operare nel modo migliore possibile,
perseguendo gli obiettivi dei progetti e dei
programmi, offrendo il massimo livello di sicurezza e protezione a tutto il proprio staff, rispettando gli impegni presi con i destinatari
dei programmi e gli altri portatori di interesse
coinvolti nelle attività sul campo (donatori,
fornitori di servizi etc.).
Protezione e sicurezza sono ottenute quando, a seguito
della valutazione dei rischi esistenti nel contesto interessato:
- lo staff può operare in modo sicuro e protetto;
- i beni e le risorse (attrezzature, risorse finanziarie, locali, documenti) sono protetti.
Tutto ciò al massimo livello possibile.
L’attuazione delle misure di sicurezza di questa
Policy e dei documenti correlati non indebolisce il raggiungimento degli obiettivi di cooperazione e aiuto umanitario e non pregiudica
l’efficacia e l’efficienza dei programmi e dei
progetti, ma li rende perseguibili con maggior forza
e qualità.
Primato della vita
Le decisioni e le azioni riguardanti la sicurezza, la protezione e la salute dello staff hanno la precedenza su tutte
le attività volte a preservare i beni, le attrezzature, le
risorse finanziarie, i documenti o le infrastrutture.
Livello di rischio e diritto
al ritiro
Lo staff è sempre informato preventivamente
del livello di rischio in una data missione e può
avvalersi del diritto al ritiro in ogni momento.
Per la tutela della sicurezza, qualsiasi membro
dello staff - a prescindere dalle sue funzioni
e senza tener conto dell’opinione del Security
Advisor di Cesvi o del proprio Referente7 - può
decidere di ritirarsi da un’area o interrompere
un’attività, coordinandosi con il proprio Referente. Cesvi farà il possibile per facilitare tale
rinuncia e non addebiterà alla persona interessata nessun costo inerente la fase di ritiro.
Lo staff che non si sentisse in grado di affrontare il livello di rischio presente in una determinata attività o posizione può chiedere al
proprio Referente di essere assegnato ad altre
attività o posizioni. Fatti salvi i diritti contrattuali delle parti, Cesvi farà il possibile per assecondare tale richiesta.
Eccezioni
Ogni eccezione a quanto indicato nella Policy
sulla sicurezza può essere autorizzata solo
dal Presidente (legale rappresentante) e dal
Direttore Generale, dando comunicazione
scritta al Security Advisor e ai soggetti
interessati.
Strategie appropriate
e analisi dei rischi
Le strategie a disposizione
delle ONG
Pochi anni fa non esisteva ancora una teoria
sulla sicurezza adeguata alle ONG e ai loro
compiti. Nell’ultimo decennio, invece, è stata
elaborata - per lo più dalle stesse ONG - un’articolata strategia che ha permesso di delineare
approcci specifici per promuovere e realizzare
il miglior grado possibile di sicurezza.
I tre possibili approcci di base alla sicurezza,
che permettono di sviluppare un’adeguata gestione dei rischi, sono: il consenso, la protezione, la
deterrenza.
Il consenso è ritenuto, da tutte le ONG, l’approccio che meglio si addice agli obiettivi delle
organizzazioni umanitarie e di cooperazione.
Come non è possibile portare a termine una
buona operazione di sviluppo o di emergenza,
senza creare relazioni consensuali con i portatori di interesse implicati (a cominciare dai
destinatari dei progetti, dai gruppi sociali in
qualche modo interessati e dalle autorità locali), così non è pensabile mantenere un alto
livello di protezione e sicurezza, senza contare
6. Vedi: Linee Guida Risorse Umane e altre Linee guida e
codici per lo staff, Cesvi 2008.
7. Il Referente è la persona, indicata nel documento
che formalizza la collaborazione con Cesvi (contratto
di lavoro, di collaborazione volontaria, etc.) o nella Job
description, alla quale il collaboratore deve rendere conto
del proprio operato nel corso della collaborazione.
35
sull’immagine positiva che l’ONG è riuscita a
costruire nel contesto in cui opera.
La promozione del consenso non è qualcosa
che accade di per sé, ma è parte di una strategia complessiva, al successo della quale concorrono:
• la reputazione dell’ONG e la sua credibilità
come attore dello sviluppo e dell’aiuto umanitario;
• la qualità dello staff selezionato;
• la reputazione e l’affidabilità dei partner e
degli attori locali con i quali l’ONG collabora;
• la qualità e l’importanza dei programmi;
• la capacità dell’ONG di rendere conto di
quanto sta facendo sotto ogni profilo: reportistica, visibilità, uso dei media, amministrazione, gestione risorse umane etc.
Inoltre, si deve tener conto dell’atteggiamento
della popolazione locale verso le organizzazioni internazionali alle quali le ONG vengono
spesso assimilate.
Un’organizzazione che ha raggiunto il maggior grado di consenso possibile nell’area in
cui opera è in genere un’organizzazione sicura
e protetta dalla maggior parte dei rischi: può
contare, infatti, su una miriade di fattori di tutela offerti dalla comunità.
Tuttavia, tutto ciò raramente è sufficiente a garantire la massima sicurezza, se non altro perché vi possono essere alcuni pericoli che devono essere affrontati con approcci diversi: ad
esempio, l’alta frequenza di calamità naturali
nell’area, oppure la presenza di gruppi criminali indifferenti al ruolo dell’ONG.
La protezione è il secondo approccio più diffuso
tra la maggior parte delle ONG.
Per protezione s’intende l’insieme delle procedure o dei mezzi volti a garantire la difesa
da possibili minacce, agendo sulla vulnerabilità dello staff, dei beni, degli strumenti, dei
documenti e delle infrastrutture soggetti a tali
minacce.
Questo tipo di approccio non agisce tanto sui
rischi presenti nell’area, ma cerca di diminuire
o eliminarne l’impatto proteggendo in modo
esplicito l’ONG, attraverso l’intervento sulla
sua vulnerabilità.
Per esempio, azioni che rientrano in questo
tipo di approccio sono quelle relative alle
misure di protezione dei locali: sbarre alle finestre, illuminazione notturna etc.; o quelle
relative ai trasporti e alle comunicazioni: uso
di automezzi moderni e sicuri e di sistemi di
comunicazione affidabili. Anche le norme di
comportamento dello staff locale ed espatriato devono essere intese come misure di protezione.
In diversi Paesi, però, la neutralità delle ONG
non è riconosciuta. Sempre più spesso le ONG
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sono un bersaglio desiderabile per diverse tipologie di gruppi. Negli ultimi anni, il numero
di attori umanitari oggetto di aggressioni deliberate, rapimenti o attentati è cresciuto enormemente, tanto da far considerare tali violenze tra i principali fattori di rischio per lo staff
umanitario.
Diverse ONG hanno, quindi, ritenuto necessario includere nelle misure di gestione dei rischi
anche un approccio basato sulla deterrenza: uso
di guardie armate, scorte, minaccia di abbandonare l’area interrompendo programmi e aiuti, impiego di compagnie private per gestire la
sicurezza, etc.
La deterrenza è una contro-minaccia che si
esprime attraverso azioni di natura legale, economica, politica o militare. Il suo obiettivo non
è tanto agire in modo generale e implicito sui
rischi o affrontare in modo esplicito le vulnerabilità, quanto contenere la minaccia attraverso
una contro-minaccia preventiva, in grado di
bloccare o frenare la prima.
Cesvi riconosce che tutti e tre gli approcci,
sommariamente descritti, offrono un’ampia
gamma di possibilità per gestire al meglio la
sicurezza dell’ONG, ma sottolinea che, nella
grande maggioranza delle aree in cui opera,
una combinazione dei primi due - consenso e protezione
- è più che sufficiente per garantire un adeguato grado
di sicurezza.
Tuttavia non esclude che, in determinate circostanze, e nei limiti posti da questa Policy, sia
necessaria anche una strategia che tenga in
considerazione l’uso della deterrenza.
Il processo di analisi
dei rischi: elementi di base
Per poter definire le misure di sicurezza adeguate a un contesto, è necessario compiere
un’analisi dei Rischi, del loro potenziale Impatto
e della loro Probabilità; delle Minacce che si concretizzano in un dato momento e luogo e di
come si possa agire sulla Vulnerabilità dell’ONG
per ridurre o eliminare le conseguenze che gli
eventi minacciosi possono causare8.
L’analisi dei rischi deve produrre una serie di
misure in grado di mitigarli; tali misure vanno
ricondotte entro l’approccio che l’ONG ha scelto di perseguire.
Tali provvedimenti possono essere volti alla
riduzione della debolezza della ONG, a un incremento delle sue forze, a una modifica delle attività
e/o al cambiamento dell’area di operazione, etc.
Generalmente, nessuna misura di sicurezza è
in grado di coprire tutti i rischi. La soluzione
migliore è un bilanciamento tra diverse azioni
che, in linea generale, possono essere:
- ritiro: nessuna ulteriore azione;
- controllo: utilizzo di misure di prevenzione o
mitigazione dei rischi;
- distanziamento: allontanamento temporaneo
del target dalla minaccia;
- trasferimento: il rischio viene spostato su altri
attori (assicurazioni, sub contractors, partners).
Quest’ultima opzione deve essere considerata
con estrema cautela perché Cesvi sente la responsabilità morale di valutare le conseguenze del trasferimento del rischio. Pertanto, la
decisione di gestire una missione attraverso
il remote control o distance management (gestione
a distanza) deve essere sempre presa al massimo livello (Presidente e Direttore Generale),
perché implica lo spostamento del rischio su
partner o operatori locali.
Riferimenti legislativi
DLGS TU 81/2008
Cesvi si è adeguato da tempo alle norme contenute nella ex Legge 626/94, ora riprese e ampliate dal DLGS TU 81/2008 che stabilisce per
tutti gli enti di diritto italiano specifiche misure di sicurezza e protezione del personale.
A seguito di ciò, Cesvi si è dotato di un Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) per la sede
centrale.
8. In sintesi si può dire che:
R=PxI
M=RxV
Dove per:
P si intende la probabilità che un evento si possa
concretizzare;
I l’impatto che tale evento potrebbe avere;
R il rischio complessivo di tale evento: tanto più l’evento è
impattante e tanto più è probabile, tanto più è rischioso;
V la vulnerabilità delle persone e di tutte le risorse che
possono essere colpite da un evento;
M la minaccia di un evento rischioso che si concretizza in
uno spazio e in un tempo ben definiti.
Ad esempio, in una stagione dell’anno, le coste di diversi
Paesi del Sud Est Asiatico sono esposte al Rischio di cicloni
che possono essere più o meno frequenti (Probabilità)
e possono avere un Impatto più o meno grave sulle
coste, a seconda che assumano la forma di: depressione
tropicale, tempesta tropicale o uragano (ciclone di grande
potenza). Il Rischio ciclone è diffuso in quasi tutta la zona
costiera, mentre la Minaccia è il Rischio di un ciclone
che si concretizza in un tempo e in un luogo precisi, per
cui espone la popolazione interessata a potenziali danni
più o meno rilevanti a seconda della Vulnerabilità della
popolazione stessa (che può trovarsi in case di muratura
o all’esterno, può beneficiare o meno di un sistema di
allerta, etc.). Si veda anche ECHO Generic Security Guide:
pag: 11, 141-142.
9. In data 20 Aprile 2006.
Il Consiglio di Amministrazione (CdA) ha nominato9 il Responsabile del servizio di prevenzione e
protezione (RSPP) e sono stati scelti, secondo le
indicazioni del TU 81/2008, il rappresentante dei
lavoratori per la sicurezza (RLS), gli addetti al primo
soccorso e gli addetti al servizio antincendio. Infine,
è stato nominato il medico competente. Siccome
sono necessari corsi abilitanti per svolgere tali
funzioni, detti corsi sono stati completati secondo i termini stabiliti dalla legge e vengono
regolarmente ripetuti, in accordo con la normativa vigente.
Per decisione del CdA, l’RSPP si avvale del
consiglio e delle operazioni di monitoraggio
di un Security Advisor per le attività istituzionali
all’estero, che non solo sono quelle prevalenti,
ma sono anche quelle più esposte a rischi di
varia natura.
Le Responsabilità,
i soggetti e gli strumenti
nella gestione
della sicurezza
Le Responsabilità
e i soggetti interessati
Cesvi ritiene che la separazione delle responsabilità,
la comunicazione tra lo staff e il controllo dell’applicazione delle misure adottate siano i tre fattori chiave
per gestire al meglio la sicurezza e la protezione.
Pertanto, ogni membro dello staff è chiamato a
dare il proprio contributo in questi tre ambiti,
responsabilizzandosi in tema di sicurezza.
Tutto il personale deve mantenere alta l’attenzione sulle questioni relative alla sicurezza e
alla protezione. L’esistenza di specifici servizi e
di soggetti responsabili non esime ciascun membro dello staff dal:
• comprendere e attuare le misure di sicurezza;
• prestare attenzione ai rischi e alla sicurezza
che riguardano il team in cui opera;
• essere responsabile delle propria sicurezza e
di quella delle persone che gestisce;
• comportarsi positivamente, promuovendo il
Codice di Condotta dello staff Cesvi;
• riportare al proprio Referente ogni azione o
comportamento che infranga la Policy sicurezza e i documenti collegati (vedi oltre il paragrafo: Strumenti organizzativi per la gestione della
sicurezza);
• usare il proprio buon senso10, qualora le misure di sicurezza siano deboli o inapplicabili.
RSPP
Il Responsabile del servizio di prevenzione e protezione
37
(RSPP) è la figura prevista dalla legge italiana
per presiedere alle problematiche della sicurezza aziendale (incluse le aziende non profit).
Ha il compito di procedere all’individuazione
dei pericoli e all’eliminazione dei rischi conseguenti, sovraintendere alla scrittura del DVR,
formare lo staff, promuovere la salute dei lavoratori. In Cesvi la funzione è assunta dal Direttore Generale - designato dal CdA - che per le
attività all’estero si avvale del Security Advisor.
Medico competente
Il medico competente è previsto dalla legislazione
italiana per sorvegliare le problematiche sanitarie riguardanti lo staff.
Il Security Advisor
Per l’applicazione di tutte le misure di sicurezza all’estero, tutto il personale di Cesvi opera
in stretta cooperazione con il Security Advisor11.
Il Security Advisor dipende dal Presidente e dal
RSPP, consiglia e supporta lo staff espatriato,
monitora l’efficacia delle misure di sicurezza
adottate dall’ONG nei vari Paesi in cui opera,
informa il Direttore Progetti circa le proprie valutazioni.
Inoltre, elabora raccomandazioni generali o specifiche
che, condivise dal Direttore Progetti e autorizzate dal RSPP (Direttore Generale), vengono
diramate allo staff interessato. Tali raccomandazioni emergono da analisi di contesto, esame degli incidenti occorsi o delle relazioni con
i network specializzati in tema di sicurezza con
i quali il Security Advisor è in costante contatto.
Le raccomandazioni, man mano che vengono
emanate, divengono parte integrante della presente Policy sulla sicurezza. Il mandato (JD) del
Security Advisor è specificato tra gli allegati.
Altri soggetti coinvolti
L’applicazione delle misure di sicurezza, in Italia e sul campo, segue le linee manageriali della struttura operativa Cesvi.
10. Può essere utile ricordare la sintesi proposta da
Medici con l’Africa CUAMM per capire meglio che cosa
si possa intendere per buon senso: 1. osservare e avere
un atteggiamento di attenzione e prudenza; 2. ascoltare
le proprie sensazioni; 3. modificare spesso abitudini
(percorsi e orari); 4. essere rispettosi ma non sottomessi;
5. mantenere la calma; 6. mai rischiare la propria vita per
difendere risorse materiali.
11. Cesvi ritiene che il Security Advisor di una ONG
debba essere un esperto di cooperazione con un
percorso formativo nei vari ambiti di lavoro di una
ONG (emergenza, sviluppo, logistica, coordinamento,
gestione RU, amministrazione) e che abbia approfondito
le procedure standard internazionali che le ONG hanno
elaborato in tema di sicurezza.
38
Pertanto, nella sede centrale il Direttore Generale
è direttamente responsabile dell’applicazione
delle misure di sicurezza. All’estero, l’applicazione delle misure di sicurezza segue la linea
operativa: dal Direttore Generale al Direttore Progetti al Desk di Area unitamente al Country Representative.
Nei Paesi a maggior rischio è prevista, inoltre,
una figura specifica distinta dal Country Representative: il Country Security Manager.
Nei confronti della struttura operativa il Security Advisor mantiene una funzione di stimolo,
indirizzo, verifica.
Il Country Security Manager
È la figura che si occupa della gestione e della
supervisione delle misure di sicurezza nei Paesi a maggior rischio: elabora l’analisi dei rischi,
favorisce la circolazione delle informazioni e
provvede alla formazione dello staff in loco.
Tale funzione, in genere, non è cumulabile a
quella di Country Representative (se non per brevi
periodi) anche al fine di tenere distinte le responsabilità di controllo, supporto, consiglio,
formazione e rappresentanza, in tema di sicurezza, da altre funzioni gestionali o rappresentative. Può essere affidata a staff espatriato o
locale che abbia preferibilmente compiti di natura logistica. Il Country Security Manager risponde al Country Rep. e si consulta e consiglia con il
Security Advisor. (Si veda tra gli allegati la JD).
Team di Crisi
In caso di situazioni di grave crisi, incidente o
sotto l’incombenza di gravi minacce, Cesvi attiva un proprio Team per la gestione delle crisi (Crisis
Management Team).
Il Team è presieduto dal Presidente, resta attivo per tutta la durata della crisi e si riunisce
utilizzando qualsiasi mezzo (anche elettronico)
e senza formalità. Ne fanno parte le seguenti
persone:
- Presidente
- Vice presidente
- Direttore Generale
- Responsabile/direttore RU
- Direttore Progetti
- Security Advisor
- Responsabile della comunicazione
- Advisor legale
- Presidente del Comitato dei Garanti
- ogni altra persona che, a giudizio del presidente, possa contribuire alla gestione e alla
soluzione della crisi (ad esempio: il Desk di
Area, il Country Representative, il Country Security
Manager, o altra persona dello staff Cesvi nel
Paese interessato dalla crisi).
Il Team si fa carico, ad esempio, delle seguenti
problematiche:
• morte, grave incidente o malattia di un membro dello staff;
• relazioni con i parenti prossimi dello staff
che abbia subìto un grave incidente;
• disastro o altro evento che impedisca alla
sede centrale o locale di funzionare regolarmente;
• interruzione delle comunicazioni con una
delle basi estere o seri problemi di funzionamento dell’IT della sede centrale;
• grave frode o furto;
• rapimento;
• richieste di risarcimento derivanti da un incidente.
Il Team si occupa anche di ogni altro evento
che, a giudizio del Presidente, anche su proposta degli altri componenti del Team, richieda di
essere affrontato collegialmente.
Il Presidente riferisce al Consiglio di Amministrazione sull’attività del Team e sottopone
alla sua approvazione ogni questione di pertinenza di quest’ultimo.
Il Presidente può autorizzare la creazione in
loco di un Team di crisi per gestire eventuali
situazioni contingenti, chiamando a farne parte lo staff più appropriato ad affrontare la crisi
nel Paese interessato.
Strumenti e sistemi
organizzativi per la
gestione della sicurezza
Per la gestione della sicurezza e della protezione, sono a disposizione dello staff i seguenti
strumenti e sistemi o prerequisiti organizzativi:
• la presente Policy, che illustra le linee guida
essenziali e la ripartizione delle responsabilità;
• un Documento di valutazione dei rischi (per la sola
sede centrale) in accordo con TU 81/2008;
• un ampio Manuale di riferimento sulla sicurezza
dello staff all’estero: ECHO, Generic Security
Guide, 2004;
• un sintetico manuale: Cesvi, Security Handbook,
2003;
• un documento per la definizione sintetica del rischio Paese (il semaforo Paese) e la definizione
del profilo da adottare in ciascun Paese;
• Piani protezione e emergenza sanitaria per ciascun
Paese;
• Piani sicurezza Paese per tutti i Paesi a maggior rischio;
• una Relazione annuale sulla sicurezza;
• un budget generale per l’attuazione delle misure di sicurezza e la formazione;
• un Piano di formazione;
• una raccolta e un’analisi dei dati relativi agli inciden-
ti occorsi allo staff;
• forme adeguate a ciascun Paese per la copertura assicurativa e sanitaria dello staff.
Documento di valutazione dei
rischi (DVR)
È previsto dal TU 81/2008 e raccoglie l’analisi dei rischi relativa alla sede centrale. È un
documento obbligatorio secondo la legislazione italiana. Il suo aggiornamento è a cura
dell’RSPP.
ECHO Generic Security Guide 2004
e Cesvi Security Handbook 2003
Questi due documenti - il primo più generale
e completo, il secondo più semplice e di uso
immediato (è un vero handbook) - costituiscono, per tutto lo staff, i principali riferimenti
operativi per la gestione di generiche misure
di sicurezza.
In particolare, entrambi i manuali contengono
utili check lists che possono consigliare l’azione
migliore in caso di situazioni impreviste e per
le quali lo staff si senta impreparato.
Il Cesvi Security Handbook è un semplice strumento per la gestione di circostanze non specifiche riguardo alla sicurezza. È utilizzato da
Cesvi come manuale di riferimento laddove
non siano obbligatori strumenti più appropriati (come il Piano sicurezza Paese). Ha il grande vantaggio di essere disponibile in inglese e
francese, oltre a essere di facile consultazione.
L’analisi dei rischi:
il semaforo Paese
L’analisi dei rischi è il processo che anima la
Policy sulla sicurezza di Cesvi. Essa ha l’obiettivo di ridurre la vulnerabilità prima che si concretizzi una minaccia precisa, affrontando con
maggior urgenza i rischi più probabili, senza
mai trascurare quelli più remoti, soprattutto
se possono avere un grande impatto.
Tenere vivo questo processo, indirizzarlo, trarne suggerimenti e conclusioni, come detto, è
parte del mandato del Security Advisor.
Uno degli strumenti di cui Cesvi si è dotato per
l’analisi dei rischi è il Semaforo Paese12.
Si tratta di una semplice tabella nella quale
sono indicati, con colori diversi (Verde, Giallo,
Rosso)13, i differenti livelli di rischio per i Paesi nei quali Cesvi opera. L’assegnazione di un
colore a un Paese viene compiuta dal Security Advisor sulla base di informazioni generali e
specifiche raccolte da siti specializzati, altre
ONG, staff Cesvi, etc. L’aggiornamento avviene
almeno un paio di volte l’anno o quando se ne
senta la necessità14.
39
Analisi dei rischi: il Profilo
dell’ONG nel Paese
Non è possibile stendere un Piano sicurezza
Paese senza che vengano fissati in anticipo,
all’avvio della missione o comunque il prima
possibile, sia i limiti e i contenuti progettuali, entro
i quali devono situarsi le risorse e le attività
che l’ONG intende sviluppare, sia il tipo di visibilità che assumerà l’ONG nel Paese dato15.
La scelta del tipo di Profilo Paese da adottare
(elevati o limitati input progettuali; alta o scarsa visibilità) rientra nei compiti del Direttore
Progetti e del Desk di Area, in quanto condiziona dalle fondamenta l’intera impalcatura
delle misure di sicurezza da attuare nel Paese.
La decisione viene presa in consultazione con
il Security Advisor e il Direttore Generale, e può
essere rivista quando necessario. Ogni revisione comporta, comunque, una correzione del
12. Lo strumento è analogo ad altri in uso presso altre
ONG (es. COSV; www.cosv.org).
13. La segnalazione in colore Rosso indica che i rischi nel
Paese sono vari ed elevati. Per affrontarli, quindi, deve
essere in vigore uno specifico Piano di Sicurezza Paese,
con dettagliate raccomandazioni per la gestione della
sicurezza e delle emergenze. Inoltre, indica che è stata
identificata una figura dello staff che riveste la funzione
di Country Security Manager. In tali Paesi, allo staff non è
consentito farsi accompagnare dai familiari nel corso della
propria missione (no family duty station).
Il colore Giallo significa che il Paese è sotto speciale
osservazione per valutare nuovi rischi. Nel più breve
tempo possibile, è necessario introdurre uno specifico
Piano di sicurezza oppure l’indicatore deve essere
riportato al livello più basso.
Il colore Verde segnala che il Paese è considerato a basso
rischio.
14. Il team Risorse Umane (RU), in raccordo con il
Direttore Generale, tiene conto dei diversi livelli di rischio
(colori) per il calcolo dei benefit (economici e non)
spettanti allo staff all’estero o in breve missione.
15. Un conto è operare in un Paese nel quale vi è grande
consenso per l’attività delle ONG e vengono portati avanti
programmi ricchi di risorse che implicano un profilo alto
in termini di visibilità e input progettuali (staff numeroso,
risorse economiche importanti, relazioni esplicite e
diffuse con le comunità e le autorità interessate, etc.).
Un altro conto è adottare un profilo basso con scarsa o
nulla visibilità e input progettuali limitati (relazioni solo
con i gruppi interessati e più prossimi, limitate risorse
economiche, staff ridotto allo stretto indispensabile, etc.).
16. Il fatto che Cesvi preveda la possibilità di
un’evacuazione sanitaria internazionale, tramite le polizze
assicurative stipulate per lo staff, non deve indurre a
credere che l’evacuazione sanitaria internazionale sia
un’opzione particolarmente frequente. Il più delle volte
sono le risorse sanitarie presenti nel territorio in cui opera
la missione Cesvi a rivelarsi più utili. Pertanto è importante
compilare con accuratezza il Piano di protezione ed
emergenza sanitaria di ciascuna base considerando
proprio le risorse sanitarie più prossime alla base Cesvi
(Centri di salute, altre Ong, partners, Ospedali locali,
Agenzie specializzate pubbliche e private, ospedali da
campo etc.) e non solo quelle lontane.
40
Piano sicurezza, per aggiornarlo al nuovo Profilo scelto. La scelta del Profilo Paese implica
anche la determinazione del rischio accettabile in quel Paese.
Analisi dei rischi: rischio accettabile
Nelle situazioni più critiche, il processo sopra
sommariamente descritto è volto anche alla
determinazione del rischio accettabile, ovvero della soglia oltre la quale vanno introdotte azioni
di mitigazione del rischio o sarebbe preferibile
non intervenire o ritirarsi:
• l’implementazione del programma avrebbe
conseguenze tali da richiedere l’accettazione
di un livello di rischio alto o molto alto?
• è stata esplorata ogni possibile alternativa
per raggiungere gli obiettivi dei programmi?
• è stato fatto ogni sforzo, attivando risorse
umane e finanziarie, per ridurre il livello di
rischio?
• quale strategia è messa in atto per impedire
che il rischio non eliminabile venga gestito
per non crescere ulteriormente?
• la mancata implementazione o l’interruzione
del programma avrebbero conseguenze di
che tipo?
Il controllo del livello di rischio accettabile è di
competenza del Security Advisor. Qualora in un
Paese, per il tipo di programmi implementati,
vengano riscontrati rischi oltre la soglia accettabile, vengono avvisati il Desk di Area e il Direttore Progetti.
Solo i massimi livelli di responsabilità di Cesvi: Presidente, Direttore Generale e Consiglio
di amministrazione, in ciò sollecitati dal Direttore Progetti o dal Security Advisor, possono
elevare la soglia di rischio accettabile presente
in un Paese.
Il piano di protezione
e di emergenza sanitaria
È un documento sintetico che riassume a beneficio di tutto lo staff, anche dei visitatori occasionali, i principali rischi presenti nel Paese
e prevede come affrontarli.
Include una sezione con l’indicazione dei Centri sanitari ai quali lo staff si può rivolgere e le
modalità per attivare l’evacuazione sanitaria16.
Una persona dello staff nel Paese è espressamente incaricata di prepararne i contenuti e rivederli periodicamente o quando è necessario.
Il Piano deve essere predisposto per tutti i Paesi nei quali Cesvi opera, compresi quelli a rischio
basso (colore semaforo verde o giallo). Nel caso
invece il Paese sia ad alto rischio (semaforo
rosso), è necessario riprenderne i contenuti nel
più articolato Piano sicurezza Paese.
Qualora Cesvi abbia diverse basi operative in
uno stesso Paese, è indispensabile riassumere nel piano specifiche raccomandazioni per la
protezione e la gestione dell’emergenza sanitaria, per ciascuna di esse.
Il Security Advisor tiene un archivio di tutti i Piani di protezione ed emergenza sanitaria. Ogni
membro dello staff, o anche semplice visitatore, riceve copia del Piano in occasione della
sua presenza nel Paese.
Tra gli allegati un esempio di indice.
Piano sicurezza Paese
Il Piano sicurezza Paese è un documento fondamentale per la gestione quotidiana della sicurezza nei
Paesi ad alto rischio. Nessun piano Paese è uguale
ad un altro, perché ognuno risponde alle condizioni specifiche di operatività di Cesvi nel
Paese interessato.
Dopo aver analizzato il contesto lavorativo delle ONG nel Paese, ovvero il contesto di un’area
specifica, vengono identificati i rischi maggiormente probabili, quelli che possono avere
l’impatto più significativo. Sono inoltre descritte le misure preventive per gestire i rischi
o gli atti reattivi alle minacce che potrebbero
manifestarsi.
Il Piano sicurezza Paese viene predisposto sotto la supervisione del Security Advisor, che tiene
aggiornato l’Archivio. Ogni membro dello staff,
se espatriato, ne riceve una copia prima della
partenza. Se è un membro del personale locale
riceve una copia dal Country security manager.
Tra gli allegati un esempio di indice.
Relazione annuale e budget
annuale sulla sicurezza
La Relazione annuale sulla sicurezza è redatta
annualmente dal Security Advisor e sintetizza, a
beneficio del management e del CdA, quanto
accaduto durante l’anno attinente alla sicurezza dell’ONG. È completata da un budget consuntivo.
Annualmente, il Security Advisor predispone
una sintetica programmazione corredata da un
budget preventivo volto a coprire i costi generali che l’ONG sostiene per la sicurezza, a livello di HQs.
Tra gli allegati un esempio di indice per la relazione annuale sulla sicurezza.
Formazione
L’applicazione delle misure di sicurezza deve
essere sostenuta da un processo di partecipazione e attenzione alimentato attraverso momenti formativi.
Cesvi è impegnato a predisporre un piano di
formazione per la sicurezza. È responsabilità del
Security Advisor stendere e rivedere tale piano,
definendo in dettaglio tempi, contenuti e destinatari della formazione, modalità di erogazione, caratteristiche dei formatori. Esso deve
riguardare:
• una formazione di base pre-partenza per tutto lo staff espatriato (senza alcun riguardo
per il tipo di impiego e responsabilità);
• una formazione specifica per lo staff che in
loco rivestirà la funzione di Country Security
41
Manager;
• la possibilità e i criteri che consentono allo
staff di partecipare a training generali o specifici organizzati da soggetti titolati, con o
senza il contributo economico ai costi da
parte di Cesvi;
• una formazione specifica per tutto lo staff,
incluso lo staff locale, nei Paesi in cui è in
vigore un Country Security Plan (Paesi ad alto
rischio).
Il Piano, rivisto secondo le necessità, è un documento interno e contiene inoltre:
• indicazioni circa i contenuti del corso di base
pre-partenza, del corso per Country Security
Manager, del corso per lo staff destinato a
Paesi ad alto rischio: tempi, contenuti, formatori;
• un elenco dei soggetti che offrono formazione specifica e indicazioni circa la possibilità
o meno di fruirne;
• indicazioni per lo svolgimento di corsi in
loco: contenuti, modalità, formatori.
La partecipazione di familiari, giornalisti, staff
di altre ONG o altre persone interessate ai
corsi di formazione tenuti da Cesvi è soggetta
all’approvazione del Security Advisor.
Cesvi si fa carico dei costi relativi alla formazione che fornisce17.
Ogni persona formata ha il dovere di contribuire, nei limiti delle proprie capacità e responsabilità, all’applicazione delle misure di sicurezza di Cesvi.
gode di copertura assicurativa per malattia, infortunio, responsabilità civile, morte, evacuazione sanitaria d’urgenza, rimpatrio sanitario;
è coperto anche il caso guerra18.
Qualora lo staff beneficiasse di proprie polizze
assicurative, Cesvi valuterà se estendere comunque la propria copertura assicurativa standard. In caso contrario, all’operatore/trice sarà
richiesto di indicare esplicitamente la rinuncia
alla polizza offerta da Cesvi. I premi delle assicurazioni stipulate da Cesvi sono a suo carico.
È fatto obbligo agli operatori di indicare sempre i contatti personali da avvisare in caso di
emergenza.
Tutto lo staff che viene assunto in loco beneficia di coperture assicurative definite localmente, in base alle leggi e alle consuetudini locali.
La Policy Cesvi RU stabilisce inoltre che, qualora non sia già previsto dalla legislazione del
lavoro locale, tutto lo staff Cesvi deve essere
assicurato per infortuni e ai fini pensionistici.
Dunque, un budget appropriato deve essere
previsto in tutti i progetti.
Lo staff locale che opera in area diversa da
quella di origine (vedi “Evacuazioni”) rientra
nella categoria di staff per cui Cesvi si fa carico
dell’evacuazione sanitaria, prevedendo un’apposita copertura assicurativa o accordi ad hoc
con società specializzate nell’evacuazione medica d’urgenza.
Lo staff è invitato a chiedere chiarimenti sulla
propria copertura assicurativa al Team Risorse
Umane o al proprio Referente.
Analisi incidenti
L’analisi degli incidenti più frequenti, nei quali
incorre lo staff, è un’attività utile per contribuire a migliorare la formazione e promuovere
misure di protezione e di sicurezza sempre più
adeguate a far fronte ai rischi cui l’ONG è soggetta.
Compito del Security Advisor è tenere aggiornato il database degli incidenti, includendo nella
relazione annuale un capitolo specifico.
Ogni operatore è tenuto a segnalare entro 48
ore, direttamente o tramite il suo referente,
gli eventi (a prescindere dalla causa: sanitaria,
fortuita o violenta) che hanno in qualche modo
un impatto sull’organizzazione. Secondo la sua
sensibilità, potrà includere nella segnalazione
anche episodi e fatti che riguardano altre ONG
con le quali Cesvi è in relazione nella medesima area di operazioni.
Per la raccolta delle segnalazioni è disponibile
un semplice modello.
Assicurazione
Tutto lo staff espatriato di Cesvi (a prescindere dal tipo di impiego e dalle responsabilità)
42
17. Viaggio, alloggio, docenza e materiali didattici.
18. Le coperture assicurative scelte da Cesvi sono
tra le migliori disponibili, ma prevedono comunque
eccezioni: è responsabilità di ogni singolo membro dello
staff accertarsi del contenuto e dei limiti delle polizze
assicurative che lo riguardano.
Attori e situazioni
specifiche
Coinvolgimento
dello Staff locale
Il processo di definizione, applicazione e verifica delle misure di sicurezza non è mai un
processo semplice e limitato: interessa l’intero
staff e tutti gli aspetti di una missione Cesvi.
Cesvi crede nella responsabilizzazione dello
staff locale attraverso un percorso formativo
(vedi Policy RU); la maggior sicurezza possibile
si ottiene con il concorso di tutti.
Il coinvolgimento dello staff locale sarà sempre ricercato, sia nella fase di definizione degli
strumenti per la sicurezza sia nei momenti formativi e applicativi, fino a quelli di verifica.
Salute
Principi generali
Le condizioni operative espongono lo staff a
rischi di natura sanitaria. Pertanto, Cesvi ha
predisposto un sistema articolato per gestire
al meglio la protezione della salute:
• esami del sangue (indicati dal medico competente);
• una lista di vaccinazioni raccomandate per
ciascuna area di operazione;
• visita medica presso il medico competente
che stabilisce l’idoneità per il Paese di destinazione;
• verifica da parte del medico della copertura
vaccinale;
• assicurazioni;
• modalità di gestione dello stress e dei traumi (sostegno psicologico);
• programmazione di periodi di riposo (definiti dai contratti di lavoro) e pratica dell’R&R19
nelle missioni particolarmente stressanti;
• assicurazione sociale e sanitaria per lo staff
locale, in accordo con le leggi locali sul lavoro.
I singoli strumenti o sistemi organizzativi per
la sicurezza (Piano di protezione, Piano di sicurezza,
etc.) per i singoli Paesi devono prestare adeguata attenzione alle misure sanitarie preventive, diagnostiche e di cura che si possono
attivare per lo staff nel contesto locale (come per
esempio la stipula di polizze assicurative o
convenzioni con cliniche locali).
Malaria
È una delle malattie tropicali più pericolose:
per questo Cesvi dedica un’attenzione specifica all’informazione dello staff destinato a
operare nei Paesi considerati a maggior rischio
(Vedi allegato).
Gestione dello stress e dei traumi
Allo staff vengono offerte due modalità ordinarie per affrontare situazioni di stress legate alla
propria attività di cooperazione allo sviluppo e
aiuto umanitario.
Ogni operatore ha nel proprio Referente la prima persona preposta a gestire la segnalazione
di situazioni di stress o traumi.
In secondo luogo, lo staff espatriato può sempre accedere, tramite il team RU, a un esperto
psicologo che, in forma riservata, può rispondere alle questioni poste dall’operatore.
Per gravi episodi di carattere traumatico è necessario avvisare anche il Direttore Progetti e il
Security Advisor, che decidono se interpellare il
Team di crisi Cesvi.
Al fine di indagare le cause di stress e di prevenirle, il Security Advisor compie verifiche e indagini sulle condizioni operative.
Gravidanza
Lavorare in stato di gravidanza nell’ambito di
progetti umanitari e di cooperazione allo sviluppo non influenza i risultati ottenuti, ma presenta alcune controindicazioni a causa dei rischi
ambientali e delle misure suggerite per meglio
affrontarli, come ad esempio le vaccinazioni, a
volte incompatibili con lo stato di gravidanza.
Lo stato di gravidanza implica una più ampia e
profonda assunzione di responsabilità da parte dello staff interessato, per gestire al meglio
le misure di sicurezza e protezione che lo riguardano:
• profilassi del viaggiatore internazionale:
viaggio, stress, vaccinazioni, medicine etc.;
• valutazione dei rischi specifici dell’area di
destinazione;
• valutazione delle mansioni.
In ottemperanza alla Policy sulle RU, Cesvi informa il proprio staff in gravidanza dei rischi
generali che corre e, nello stesso tempo, offre
il massimo supporto possibile.
Uso di sistemi e strumenti
deterrenti
Armi
19. R&R: Rest and Recuperation, riposo e recupero. Le
specifiche modalità di applicazione sono decise caso per
caso (si veda anche Linee guida Risorse Umane).
Portare armi (armi da fuoco, coltelli, esplosivi)
mette a rischio la posizione di neutralità e imparzialità che Cesvi cerca di mantenere in ogni
contesto.
43
La presenza di armi costituisce un rischio per
la sicurezza dello staff e di coloro che operano
con esso (destinatari dei programmi).
Pertanto, allo staff Cesvi non è permesso portare armi.
A nessuna persona armata è consentito accedere ai veicoli e ai locali (anche se affittati)
che sono sotto la responsabilità di Cesvi. Per
quanto possibile, Cesvi agirà in modo che sia
bandita ogni forma di arma nell’ambiente in
cui opera.
Guardie Armate
Avendo scelto di seguire un approccio di sicurezza non basato sulla deterrenza, Cesvi evita
di impiegare guardie armate o scorte armate
per lo svolgimento delle proprie attività.
Tuttavia, in talune circostanze, l’impiego di
guardie armate può essere richiesto dai Governi dei Paesi in cui Cesvi interviene, come precondizione per autorizzare l’ONG ad operare
oppure può rivelarsi necessario per espletare
la consegna di beni umanitari urgenti in situazioni di evidente minaccia.
In queste situazioni, e in tutti gli altri casi in cui
se ne presentasse la necessità, solo il Direttore Progetti, adeguatamente informato dal Desk
dell’area interessata e consigliato dal Security
Advisor, può consentire l’impiego di guardie o
scorte armate.
L’autorizzazione è sempre vincolata a una circostanza specifica e non è riconducibile a casi
analoghi. In ogni caso, tali guardie e scorte non
dovranno mai essere alle dirette dipendenze di
Cesvi, ma dovranno essere inquadrate in corpi
militari, di polizia, di sicurezza, riconosciuti dal
Paese che ospita l’ONG.
Uso di società di sicurezza private
L’uso di società di sicurezza private per la sorveglianza è ammesso purché risponda ai requisiti e alle misure di sicurezza stabiliti al paragrafo precedente.
Gestione di situazioni
critiche
Aggressioni, arresto
La prevenzione delle aggressioni (a scopo di
rapina, intimidazione, aggressione sessuale,
etc.) è una componente essenziale della formazione e di ciascun Piano di protezione ed
emergenza sanitaria di tutti i Paesi in cui Cesvi
opera.
A tal fine, è necessario includere in ciascun
Piano un’analisi dei rischi e dei comportamenti che possono prevenirli: evitare alcune aree
in particolari ore della giornata, astenersi dal
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frequentare alcuni locali, evitare percorsi di
routine etc.
In caso di aggressione a un membro dello staff,
è necessario che le persone informate dei fatti
- ovvero la persona con il più elevato grado di
responsabilità nel Paese - stendano un rapporto dettagliato per il Security Advisor, mettendo a
fuoco le misure da porre in atto per prevenire
eventi simili in futuro.
In caso di arresto di un qualsiasi membro dello
staff, Cesvi si attiverà per avvisare le autorità
consolari, se si trattasse di staff espatriato, e
valuterà in quale modo favorire il rilascio nel
minor tempo possibile. Contatterà, se necessario, un avvocato per l’assistenza del caso.
Valuterà, inoltre, se vi siano le condizioni per
avvisare la Croce Rossa Internazionale. Analoghe azioni saranno messe in atto nel caso si
tratti di staff locale.
Rapimento e sequestro
Rapimento e sequestro di persona sono due
delle più gravi minacce che insidiano il personale delle ONG.
Cesvi prevede una specifica sezione dedicata
alla prevenzione e alla gestione di questa minaccia nella formazione di base per lo staff destinato ai Paesi in cui questo rischio è diffuso.
È compito del Country Security Manager compiere una sessione di training in loco per tutto lo
staff locale.
Nel caso in cui un membro dello staff venga
sequestrato, la sede centrale di Cesvi deve essere avvisata il prima possibile.
Il Presidente di Cesvi attiverà il Team di Crisi
per gestire ogni questione:
• contatti con i familiari;
• contatti con le autorità competenti (nel caso
anche l’Unità di Crisi del Ministero degli Affari Esteri);
• eventuale scelta di un mediatore;
• (eventuali) relazioni con i media;
• scelta della strategia migliore per (eventualmente) interagire con i rapitori, anche in assenza di richiesta di un riscatto.
Evacuazioni
Ogni Piano di sicurezza dovrebbe includere
specifiche indicazioni su come gestire al meglio un’evacuazione e le sue fasi preliminari,
tenendo in considerazione le condizioni del
Paese interessato.
A corredo del Piano, è necessario predisporre
le seguenti liste:
• una lista dello staff espatriato;
• una lista dello staff locale che risiede e opera
nell’area in cui è stato assunto;
• una lista dello staff locale che opera in area
diversa da quella in cui è stato assunto o da
cui proviene.
Il piano di evacuazione deve prevedere le specifiche modalità di attuazione per ciascuna categoria.
Cesvi è responsabile dell’evacuazione dello staff
espatriato, che seguirà le indicazioni contenute
nel Piano di sicurezza dell’area interessata o altre modalità definite dall’organizzazione.
Cesvi, però, non è responsabile dell’evacuazione dello staff originario dell’area in cui è in atto
l’intervento. Tuttavia, qualora siano evidenti
specifici rischi per l’incolumità del personale
locale, Cesvi farà il possibile per facilitarne
l’evacuazione verso aree protette, utilizzando
le risorse del Paese interessato.
Cesvi è responsabile invece dell’evacuazione,
verso aree sicure, del proprio staff nazionale
che si trova a operare lontano dalla propria
area di provenienza.
Ogni categoria di staff menzionata deve essere
informata, nel corso dei training di sicurezza
svolti in loco, delle procedure stabilite in caso
di evacuazione per la propria categoria di appartenenza.
I documenti ECHO Generic Security Guide e Cesvi
Security Handbook contengono raccomandazioni
utili per gestire le diverse e più comuni situazioni. Per ogni altra informazione, lo staff si
deve rivolgere al Security Advisor.
In tutti i casi, le procedure di evacuazione devono
definire almeno quanto segue:
• i beni, le attrezzature, i documenti e lo staff
da evacuare in caso di pre-evacuazione20 (si
tratta di staff non indispensabile e di beni e
risorse difficilmente evacuabili in caso di deterioramento rapido della situazione);
• lo staff da lasciare in loco, le risorse e le responsabilità;
• l’ammontare del salario da pagare in antici-
20. La pre-evacuzione deve essere messa in atto quando
la situazione in un Paese si deteriora, ma vi è il tempo
necessario per evacuare beni e staff non indispensabili.
45
po allo staff locale (n. mesi);
• le modalità di congelamento dei programmi.
Come menzionato all’inizio di questa Policy,
nessun operatore, locale o espatriato, può essere posto sotto pressione per continuare la
collaborazione con Cesvi.
Una buona selezione e un attento monitoraggio delle capacità e dei risultati raggiunti dallo staff dovrebbe consentire di individuare,
facilmente e per tempo, lo staff su cui si può
contare in situazioni critiche.
La decisione di interrompere provvisoriamente le attività in un’area (ibernazione) - lasciando lo staff sul posto, perché può essere
più pericoloso allontanarlo - o di procedere
con un’evacuazione completa o parziale dello staff
spetta al Direttore Generale e al Direttore
Progetti, su sollecitazione del Security Advisor
o del Desk di Area.
Analogamente si procede per le decisioni riguardanti il ritiro o la ripresa delle attività in
un Paese dal quale era stata effettuata un’evacuazione parziale o completa.
In quest’ultima eventualità, è necessario procedere quanto prima a una revisione della sicurezza nell’area, prima della ripresa completa delle attività.
Nel prendere queste decisioni, Cesvi agisce
solo sulla base dell’interesse del proprio staff
e dei propri programmi, ma valuta le informazioni e le indicazioni che giungono da una
molteplicità di soggetti (quali ad esempio:
Nazioni Unite, Ambasciate europee, Autorità
e partner locali, Unità di Crisi del Ministero
degli Affari Esteri Italiano, altre ONG e altre
Organizzazioni internazionali, etc.). In caso di
“ordini” di evacuazione emanati da Autorità
locali, Cesvi procede tenendo in considerazione l’interesse del proprio staff e dei propri
programmi.
È responsabilità del Desk di Area decidere
in merito ai livelli di attenzione e di allerta
che possono precedere un’evacuazione, ma
è sempre raccomandata la consultazione del
Security Advisor.
Eccetto eventi improvvisi, accompagnati da
un blackout delle comunicazioni (casi nei quali decide il manager Cesvi in loco con maggior
responsabilità), lo staff in loco si attiene sempre e solo alle indicazioni concordate, secondo le linee guida appena enunciate.
Il principio applicabile è quello per cui Cesvi
decide, in ultima analisi, sulle scelte di natura
strategica (come quelle inerenti l’evacuazione o meno del personale, fatto salvo il diritto
al ritiro di cui ogni operatore gode), essendo
responsabile dell’incolumità del proprio staff,
della protezione delle risorse e del successo
dei propri progetti.
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Aspetti amministrativi e
dati sensibili
Trasferimento e gestione di denaro
La gestione di denaro è un’attività rilevante
per gli aspetti di sicurezza implicati.
In tutti i Paesi esistono ormai servizi bancari
affidabili per gestire trasferimenti di denaro
senza movimentare denaro contante. Tuttavia,
se per qualche motivo dovessero presentarsi
situazioni in cui sia necessario movimentare
del denaro contante per imprescindibili esigenze di progetto, è necessario avvalersi di servizi qualificati (società specializzate nel money
transfer, capaci di ripagare l’eventuale perdita di
denaro attraverso formale garanzia), evitando
di servirsi di staff Cesvi o semplici civili.
Per la gestione quotidiana delle attività amministrative nei singoli uffici Cesvi, non è consentito tenere cifre superiori a quelle necessarie
per far fronte a urgenze o evacuazioni.
Non è permesso, comunque, tenere oltre
10.000€21 in qualunque valuta sotto forma di
denaro contante, in qualunque base Cesvi.
Due persone dello staff dovrebbero essere
coinvolte nelle procedure riguardanti la ricezione, il conteggio e la protezione del denaro
contante.
Protezione documenti e delle
informazioni
Al fine di prevenire azioni criminali da parte
di malintenzionati, la documentazione amministrativa e finanziaria deve essere gestita in
modo accurato, ordinato e riservato.
Solo i componenti dello staff che per le loro
mansioni abbiano a che fare con questioni di
natura amministrativa e finanziaria possono
accedere a tali documenti.
La gestione e la corretta circolazione delle informazioni sono parte integrante di ogni misura di sicurezza. Ogni informazione è di per
sé rilevante per la sicurezza e la sua divulgazione deve essere, quindi, limitata allo staff
a cui è destinata. Ogni membro dello staff è
responsabile delle comunicazioni che riceve
e che inoltra e deve evitare la loro diffusione,
all’esterno o all’interno della ONG, quando
non necessario.
Le informazioni relative a progetti, sicurezza, amministrazione, staff, contesto, beni, risorse e siti sono
di norma sempre riservate e il loro trattamen-
21. Tale cifra è da intendersi come cifra massima,
comprensiva di tutte le risorse necessarie per
un’evacuazione improvvisa. Si deve fare comunque il
possibile per ridurre sensibilmente il cash presente negli
uffici.
to deve essere prudente, per evitarne una impropria circolazione.
Cesvi non usa di norma modalità di comunicazione criptate o crittografate.
Ogni operatore deve prestare la massima attenzione ad un uso appropriato dei mezzi di
comunicazione (radio, email, skype, etc.), evitando di mettere a rischio la sicurezza propria,
dei colleghi e quella di altri soggetti eventualmente interessati.
servizio, è tenuto a un hand over con il Security Advisor sulle tematiche riguardanti la
sicurezza;
• il Security Advisor, nel corso delle missioni di
monitoraggio condotte sul campo, solleciterà e raccoglierà valutazioni e suggerimenti da parte di tutto lo staff, incontrato individualmente o collettivamente.
Comunicazione
Uso di auto e motoveicoli
Principi, mezzi e modalità
Senza indebolire la protezione dei documenti
e la riservatezza delle informazioni, una buona comunicazione con i colleghi e tutti i principali portatori di interesse è un’attività indispensabile per mantenere alto lo standard di
sicurezza dell’ONG. Ogni membro dello staff è
invitato a dare il proprio contributo.
La franca comunicazione tra colleghi e con altri attori umanitari è un fattore importante per
tenere elevato lo standard di sicurezza.
L’insana competizione tra membri del medesimo team e tra ONG è un fattore che mina sensibilmente la capacità di risposta ai rischi.
Al fine di prevenire le situazioni problematiche, Cesvi promuove una modalità trasparente di soluzione dei conflitti interni (vedi Policy
RU) e intende cooperare con le altre ONG e gli
altri attori umanitari per il mantenimento del
più alto standard possibile nelle relazioni.
L’innalzamento della qualità complessiva del
sistema delle relazioni tra gli attori umanitari
può dare un contributo importante al mantenimento della sicurezza.
L’impiego e il corretto utilizzo di attrezzature
moderne per le comunicazioni (radio, telefoni etc.) può dare un grande beneficio alla gestione delle misure di sicurezza. Cesvi è impegnato a perseguire in tutti i progetti il miglior
standard possibile per la gestione della sicurezza, attraverso l’uso di strumenti e sistemi
di comunicazione adeguati ed efficienti.
Debriefing e hand over
Il contributo di tutto lo staff alla corretta applicazione e al miglioramento delle procedure
di sicurezza è fondamentale per l’applicazione di questa Policy. Per assicurare la partecipazione di uno staff numeroso, come quello di Cesvi, a questo processo di scambio e
apprendimento sono necessarie le seguenti
procedure minime:
• tutto lo staff espatriato, periodicamente (ad
esempio in occasione dei momenti di confronto con i propri referenti presso la sede
centrale) e sempre al termine del proprio
Trasporti
Le problematiche derivanti dalla circolazione
automobilistica sono di estrema importanza
per le questioni attinenti la protezione dello
staff.
Gli incidenti sono purtroppo frequenti in questo ambito: per prevenirli o ridurne le conseguenze, vengono formulate le seguenti raccomandazioni.
Non è consentito impiegare auto e motoveicoli che non abbiano superato una regolare revisione, secondo le leggi del Paese interessato.
Tutti i veicoli devono essere assicurati secondo
i regolamenti del Paese interessato. Il premio
assicurativo deve essere adeguato a garantire
la copertura dei costi derivanti da danni gravi
causati a terzi.
L’impiego di automezzi con oltre dieci anni di
vita è soggetto ad una specifica autorizzazione
del Direttore Progetti22. In ogni caso, considerazioni di ordine economico non devono impedire la sostituzione di automezzi usurati e mal
funzionanti con mezzi più efficienti e moderni.
Nei Paesi a maggior rischio23 la guida di autoveicoli e motoveicoli è consentita solo ad
autisti locali, adeguatamente selezionati e
preparati. La verifica della corretta applicazione delle norme della circolazione stradale da
parte degli autisti è un dovere per tutto lo staff,
in particolare per il Country Rep. che, in caso
di ripetute negligenze, deve interrompere il
contratto agli inadempienti, seguendo le procedure previste dai contratti in essere.
Nel documento di Protezione ed emergenza
sanitaria o nel Piano sicurezza è espressamente indicato se e con quali limiti lo staff è autorizzato a utilizzare auto e motoveicoli.
È consentita la guida di motocicli solo se dotati di un casco protettivo.
È obbligatorio l’uso delle cinture di sicurezza
in tutti gli automezzi che ne sono provvisti.
In ogni Paese, il comportamento da assumere alla guida e altre problematiche relative
22. È necessario prendere in considerazione il fatto che
in alcuni Paesi il parco auto è eccezionalmente vecchio e
non è facile importare nuovi automezzi.
23. Indicati nel Semaforo Paese con il colore Rosso.
47
alla circolazione automobilistica (ad es. come
comportarsi in occasione di incidenti automobilistici) è oggetto di una specifica e periodica
sessione formativa che il Country Rep., o dove
sia previsto il Country Security Manager, organizzano sotto la loro responsabilità.
Anche nel caso di valide coperture assicurative di responsabilità civile e nell’eventualità di
incidente provocato da staff Cesvi, è bene valutare l’opportunità di aiutare immediatamente
(anche economicamente) le vittime e i familiari, per mitigare le conseguenze del danno.
base operativa ha importanti conseguenze
sulla sicurezza complessiva di una missione.
Pertanto, lo staff incaricato della selezione è
tenuto a seguire le indicazioni suggerite dai
manuali di sicurezza a cui Cesvi fa riferimento.
Il Security Advisor è a disposizione dello staff affinché venga compiuta la scelta migliore tenendo in considerazione tutti i fattori presenti: contesto politico e sociale, destinazione d’uso dei
locali, relazioni con i portatori di interesse, disponibilità di servizi, accessibilità, fattori di protezione intrinseci, budget a disposizione etc.
Volo aereo
Fotografia e relazioni
con i media
Cesvi non consente al proprio staff di utilizzare
aerei di compagnie che appaiono nell’elenco comunitario dei vettori aerei soggetti a un divieto operativo
all’interno dell’Unione Europea (EU Black list).
Le autorità dell’aviazione civile degli Stati
membri dell’Unione Europea sono abilitate a
ispezionare soltanto i vettori aerei di compagnie che volano da/verso aeroporti comunitari;
dato il carattere aleatorio di tali controlli, effettuati a caso, non è possibile esaminare tutti
gli aeromobili che atterrano in ogni aeroporto
comunitario. Il fatto che una compagnia aerea
non figuri nell’elenco comunitario non significa, quindi, che essa soddisfi i criteri di sicurezza vigenti. Tuttavia, la presenza di un determinato vettore nell’elenco menzionato è una
sorta di “campanello di allarme” di cui Cesvi
tiene conto.
Siccome al di fuori dei confini europei i controlli sono in alcuni casi superficiali o inesistenti, si dovrà prestare attenzione all’affidabilità delle compagnie aeree con le quali si
decide di volare, valutando, caso per caso, la
scelta più opportuna attraverso una raccolta
di informazioni utili ad orientare la decisione,
coinvolgendo tutti gli attori con i quali Cesvi è
in contatto. Ogni piano di protezione o piano
di sicurezza deve contenere eventuali raccomandazioni esistenti su questo argomento.
L’utilizzo di compagnie non profit non è di per
sé garanzia di un servizio più sicuro. Pertanto,
anche nei confronti di queste compagnie, è necessario essere scrupolosi nel valutare, sulla
base della prassi e delle informazioni disponibili nella propria area di operazioni, l’affidabilità del vettore.
Il Security Advisor è a disposizione per consigliare lo staff circa le scelte più opportune.
I regolamenti aeroportuali e doganali in materia di sicurezza del volo e trasporto di beni
devono essere scrupolosamente osservati24.
Selezione siti e locali
La scelta del sito in cui aprire un ufficio o una
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Lo staff Cesvi dovrebbe considerare l’attività
fotografica - così come ogni altra attività di
documentazione e/o relazione con i media come un’operazione da pianificare per tempo,
in quanto complemento indispensabile di ogni
rendicontazione delle proprie azioni umanitarie e di cooperazione allo sviluppo con i colleghi, i donatori e il pubblico più generale.
Per questo motivo Cesvi ha predisposto documenti specifici sull’utilizzo delle immagini25 e
sulle relazioni con i media26. Tali documenti
trattano anche dell’uso di immagini di minori
e delle relazioni con giornalisti.
Lo staff non dovrebbe mai dimenticare che
nelle comunicazioni con i media entrano in
gioco importanti fattori di sicurezza: per questo è bene attenersi a quanto contenuto nei
documenti sopra indicati.
Cesvi favorisce la visita di giornalisti e fotografi
ai propri progetti come elemento importante
di accountability verso i donatori e il pubblico in
generale. Tuttavia, nella fase di pianificazione della missione, chi ne ha la responsabilità
deve sincerarsi che questo elemento non sia
pregiudizievole per la sicurezza dello staff e dei
programmi Cesvi, consultandosi con il Desk di
Area e, se è il caso, con il Security Advisor.
Nel corso dello svolgimento della missione foto-giornalistica, lo staff Cesvi che ne ha la supervisione deve cercare di prevenire situazioni
che potrebbero risultare dannose per lo staff e
per i progetti Cesvi.
Infine, lo staff non deve mettere a rischio se
stesso o i progetti facendo fotografie o riprese
di luoghi generalmente interdetti a tale prati-
24. Ad esempio: non trasportare pacchi di cui non si
conosca il contenuto, predisporre personalmente i propri
bagagli etc.
25. Si vedano: Linee guida sull’utilizzo di immagini di
bambini e giovani, Cesvi 2006; Manuale per la visibilità e
la comunicazione IV edizione, Cesvi 2005.
26. Manuale Ufficio stampa, Cesvi 2009.
ca: aeroporti, edifici pubblici, raduni politici,
religiosi e sociali, installazioni militari, etc.
Coordinamento
Gestione congiunta della sicurezza
Il coordinamento con altre organizzazioni è
essenziale per una buona gestione delle misure di sicurezza, lo sviluppo e l’apprendimento
delle stesse.
Cesvi promuove la partecipazione del proprio
staff a tali network.
Inoltre, guarda con favore all’attività di coordinamento e ai servizi promossi, in modo autonomo, dalle ONG.
Cesvi è in relazione con diversi network volti alla gestione quotidiana della sicurezza o
all’apprendimento e allo scambio di informazioni di carattere generale.
Tutti i Piani di sicurezza Paese devono indicare gli eventuali network di sicurezza locali esistenti e il tipo di relazione in atto con Cesvi;
devono, altresì, prevedere misure contingenti
nel caso il network dovesse cessare di funzionare per qualsiasi motivo.
EISF
Il Security Advisor è membro dell’EISF, European
Interagency Security Forum (EISF), che riunisce
gli addetti alla sicurezza di agenzie umanitarie internazionali europee. Obiettivi dell’EISF
sono facilitare lo scambio di informazioni e la
collaborazione, elaborare analisi, promuovere il dialogo, offrire supporto nella gestione
delle misure di sicurezza e protezione. L’EISF
è un’opportunità di collaborazione tra ONG e
non un’agenzia di servizi.
Unità di Crisi del Ministero
degli Affari Esteri Italiano
L’Unità di Crisi del Ministero degli Affari Esteri
(MAE) è l’organo incaricato dal Ministero per
assistere i cittadini italiani all’estero. Analoghi servizi sono presenti in diversi Paesi per
rispondere a situazioni di crisi o di emergenza
all’estero. Gran parte di questi servizi sono in
connessione tra loro e in contatto con quelli
delle Ambasciate.
L’attività dell’Unità di Crisi comprende il monitoraggio della presenza italiana nel mondo attraverso il sito www.dovesiamonelmondo.it
Tutto lo staff espatriato di Cesvi è stato registrato al sito dal team RU. I dati sono conservati
in conformità alle disposizioni relative al trattamento dei dati personali27. La responsabilità
della gestione del sito è dell’Unità di Crisi.
In caso di emergenza, Cesvi può contattare
l’Unità di Crisi al fine di salvaguardare il pro-
prio staff.
Comunque, Cesvi valuta in modo indipendente le indicazioni che potrebbero provenire dall’Unità di Crisi del Ministero degli Affari
Esteri, dalla rete delle Ambasciate e da altri
servizi analoghi di altri Paesi, e non è tenuto a
farle seguire al proprio staff.
La persona preposta a interagire con l’Unità di
Crisi è il Security Advisor. In caso di situazioni
gravi, il Team di Crisi di Cesvi può interagire
con l’Unità di Crisi del MAE.
Agenzie delle Nazioni Unite
Cesvi collabora con le Agenzie delle Nazioni
Unite per la realizzazione di programmi umanitari o di cooperazione allo sviluppo.
La valutazione della posizione e delle misure
di sicurezza delle Nazioni Unite di fronte a rischi o minacce persistenti in un dato contesto
è un’attività di grande importanza che viene
compiuta nel singolo Paese dal Country Security
Manager (o dal Country Rep.) e, a livello globale,
dal Security Advisor.
Cesvi è consapevole che l’interazione con tali
agenzie è di fondamentale importanza per
un’analisi proficua e continua del rischio, nei
singoli contesti in cui opera. Non da meno, Cesvi sottolinea come sia sua primaria responsabilità la garanzia di sicurezza del proprio staff,
non avendo tali Agenzie una specifica responsabilità verso il personale delle ONG (talvolta
anche in caso di progetti cofinanziati da risorse delle Nazioni Unite).
Relazioni civili e militari
Sempre più spesso, le ONG si trovano ad agire in contesti in cui sono attive forze armate,
legittimate o meno da uno Stato riconosciuto
dalle Nazioni Unite. Vi possono essere, poi, situazioni in cui sono impegnate forze in operazioni di peacekeeping, peace-enforcing, con o senza
un esplicito mandato delle Nazioni Unite.
La questione delle relazioni civili e militari in
ambito umanitario è quindi complessa e in
continua evoluzione.
Cesvi segue con attenzione e partecipazione,
attraverso i network ai quali aderisce (es. VOICE28), lo sviluppo della riflessione sulle relazioni civili-militari, sul coordinamento, sul dialogo e la coesistenza di forze militari e ONG
nei contesti in cui è impegnato.
Cesvi ha sperimentato, in diverse occasio-
27. Documento programmatico sulla sicurezza (DL
196/2003), Cesvi 2006. Meglio conosciuto come
documento sulla privacy.
28. www.ngovoice.org
49
ni, come il coordinamento civile-militare sia
un’utile opportunità per il successo delle azioni umanitarie (per esempio quando il mandato
delle forze militari è chiaro; quando l’accettazione delle stesse da parte della popolazione
del Paese in cui l’operazione ha luogo è diffusa; quando c’è rispetto da parte delle forze militari della funzione e dello spazio umanitario
nel quale operano le ONG).
In tali occasioni, il sostegno logistico (trasporti, voli aerei, comunicazioni) che le forze militari sono in grado di offrire può essere utile.
Ogni situazione è diversa dall’altra per cui bisogna prestare attenzione, prima di avviare
qualsiasi forma di collaborazione, ai rischi che
può correre lo staff Cesvi, ai pericoli per i destinatari dei programmi e per le altre ONG, al
rischio di compromettere la posizione neutrale, indipendente e imparziale di Cesvi.
Nell’analisi bisogna tenere conto inoltre dell’atteggiamento assunto dalla “comunità umanitaria” (ONG, Agenzie delle Nazioni Unite, Croce
Rossa Internazionale) presente nell’area interessata.
Per tale motivo, Cesvi invita il proprio staff ad
assumere un atteggiamento cooperativo e positivo verso le possibili sinergie che possono
nascere in ogni specifico contesto con le forze
armate legittimate dalle Nazioni Unite, ma a
non sottovalutarne le conseguenze.
Fatta salva l’autonomia dello staff sul campo
nel valutare le situazioni, ogni impegno che
richieda relazioni non occasionali con le forze
militari deve essere preventivamente discusso
con il Security Advisor.
Ogni accordo formale, invece, richiede l’autorizzazione del Direttore Progetti.
Relazioni con autorità locali
Lo staff, i visitatori e chiunque frequenti locali
o attività all’estero sotto la responsabilità di
Cesvi è tenuto a rispettare le leggi del Paese in materia di29 commercio, esportazione e
importazioni di beni e denaro, accesso a determinate aree, costruzioni, visti, permessi di
accesso, soggiorno e transito, legislazione del
lavoro, codice della strada etc. Ogni situazione
non chiara deve essere discussa con il proprio
referente.
Oltre a essere un principio generale della mission di Cesvi, il rispetto delle leggi e dei costumi locali è un fattore fondamentale per accrescere il consenso verso l’operato dell’ONG, il
successo dei programmi implementati e, in ultima analisi, la sicurezza dello staff (a qualsiasi
nazionalità appartenga).
Pertanto Cesvi verificherà, se possibile ancor
prima di avviare una missione, le modalità per
la regolare registrazione dell’ONG nel Paese
50
d’intervento e s’impegnerà a finalizzarla appena possibile.
Tutto il personale sarà dotato di visti e permessi di lavoro adeguati agli obiettivi delle missioni che gli sono affidate30.
I regolamenti in vigore nei vari Paesi, in materia
di diritto del lavoro, impresa etc. e applicabili
alle ONG, saranno oggetto di approfondimento da parte dello staff preposto al Coordinamento o all’Amministrazione, affinché la gestione degli affari dell’ONG sia in regola con
le leggi locali.
La comunicazione alle autorità locali competenti, attraverso rapporti, meeting, etc, delle
attività svolte sarà eseguita in modo non burocratico, con l’intento di generare consenso
e con l’obiettivo di rafforzare il sostegno delle autorità ai programmi futuri. Tutto ciò ha
importanti riflessi in termini di sicurezza e
protezione dello staff nonchè dei programmi
dell’ONG.
Qualora vi fossero problemi con le autorità
locali, il Security Advisor e il Direttore Progetti
devono essere immediatamente avvisati.
Visitatori, familiari,
accompagnatori
È bene che tutti i visitatori dei Progetti Cesvi
prendano visione delle misure di sicurezza
contenute in questa Policy, anche se non viene
formalmente stabilita una relazione contrattuale tra il visitatore e Cesvi.
In ogni ufficio estero, un avviso posto all’ingresso ricorderà che “il rispetto delle regole che Cesvi
si è dato per la sicurezza del suo staff e dei visitatori è garanzia di protezione per tutti. Chiunque voglia ulteriori
informazioni sulla Policy di sicurezza esistente presso
questa base si rivolga a… Nome del Country Security Manager o del Country rep. Data e firma
del Country Rep.”
È compito di ogni membro dello staff Cesvi,
che accompagna o che organizza la missione
dei visitatori, informarli sulle misure di sicurezza esistenti. È responsabilità di ogni membro
dello staff Cesvi comunicare ai propri familiari
in visita i contenuti della Policy di sicurezza e
di altri documenti collegati.
L’accompagnatore deve, altresì, prevenire, affrontare e risolvere qualsiasi forma di comportamento del visitatore che dovesse in qualche
modo mettere a rischio Cesvi e il suo staff.
29. L’elenco non è esaustivo, ma solo esemplificativo.
30. Il Legal and Organization Advisor e il Desk di Area,
in collaborazione con il Team Risorse Umane, sono
responsabili in tema di registrazione, visti, permessi di
lavoro etc.
Finanziamento delle
misure di sicurezza
Le risorse per il finanziamento delle misure di
sicurezza e protezione vengono da diverse fonti.
Per quanto riguarda le misure di sicurezza da
adottare nelle varie missioni sul campo, i Desk
di Area dovrebbero verificare che le proposte
di progetto includano sempre i costi associati
alla gestione della sicurezza nei Paesi con livello di rischio giallo o rosso.
Per quanto riguarda i costi generali, Cesvi
contribuisce con le proprie risorse ai costi relativi alla formazione e alla funzione di Security Advisor.
Il Security Advisor promuove la capacità dello
staff di accedere alle risorse dei Donatori per
coprire i costi della sicurezza ed è a disposizione dello staff per predisporre la sezione del
budget di progetto dedicata alla copertura di
tali costi.
Benchmark
Cesvi cerca di offrire al proprio staff il miglior
sistema di misure e procedure per la gestione della sicurezza. Negli ultimi dieci anni, vi è
stata una forte evoluzione delle pratiche per
la gestione della sicurezza tra le ONG. Questo
processo è ancora in atto e la competizione
positiva tra le diverse organizzazioni continua
ad innalzare la qualità dei servizi offerti.
Cesvi ritiene che questo processo contribuisca
alla credibilità e all’affidabilità complessiva
delle ONG.
Cesvi intende contribuire al miglioramento della qualità del lavoro svolto dalle ONG attraverso
la condivisione delle proprie procedure e misure di sicurezza con le organizzazioni disposte a
fare altrettanto in un’ottica di collaborazione.
Modalità di approvazione,
monitoraggio e revisione
della Policy
Questa Policy è stata introdotta con un processo consultivo e partecipativo al quale ha preso
parte lo staff di Cesvi nel mondo.
È stata approvata il 20 aprile 2009 dal Consiglio di Amministrazione, unico organo che ha
il potere di autorizzare la sua revisione.
Il Security Advisor può promuovere, attraverso
modalità partecipative e consultive, la verifica
dell’applicazione di tutta o di alcune parti della
Policy, dandone conto nella Relazione Annuale
sulla Sicurezza.
Suggerimenti
Le persone preposte a ricevere suggerimenti in
merito ai contenuti della Policy sono il Security
Advisor e il Direttore Progetti.
ALLEGATI
51
ALLEGATI
Scheda segnalazione incidenti
La raccolta di dati relativi a incidenti è un’attività
importante per identificare eventuali gap e monitorare
l’applicazione delle procedure di sicurezza sul campo.
Inoltre, è una procedura obbligatoria nel caso di incidenti
che provochino traumi di qualsiasi tipo allo staff.
Di seguito è proposto un modello di scheda per la
raccolta di dati.
Nella compilazione si seguano le seguenti
raccomandazioni:
• Si includano tutti gli eventi, anche le semplici
minacce che non abbiano avuto seguito, eventi che
abbiano provocato danni a cose, persone, attività,
risorse. Azioni violente e malattie serie. Devono
quindi essere inclusi anche tentativi di furto che non
si siano concretizzati.
• Non si faccia alcuna distinzione tra eventi che
riguardino staff locale o staff espatriato: le due
categorie hanno uguale importanza per Cesvi.
• Si segnalino anche eventi che riguardano altre
ONG, specialmente le ONG con le quali Cesvi
ha una relazione formalizzata: partners, ONG di
Alliance2015, etc.
• Si segnalino interruzioni alla normale prosecuzione
dei programmi causate da incidenti o dalla loro
minaccia.
• Si segnalino incidenti che accadono ai principali
attori (ad es. Nazioni Unite, Cooperazione nazionale,
etc.) presenti nella medesima area di operazioni in
cui opera lo staff Cesvi.
• Nota bene: la legislazione italiana stabilisce
l’obbligatorietà della denuncia di qualsiasi infortunio
sul lavoro occorso a staff con contratto registrato
in Italia. La segnalazione deve essere effettuata
agli uffici INAIL entro 48 ore dall’evento che abbia
causato un’interruzione del lavoro pari o superiore
a tre giorni. La mancata segnalazione sarà trattata
come una grave infrazione contrattuale.
Le segnalazioni degli incidenti devono essere effettuate
usando il modulo seguente e devono essere indirizzate
al Security Advisor e all’Amministratore del Personale
(contatto fornito congiuntamente alla polizza
assicurativa).
Indice scheda raccolta dati su incidenti:
Preparato da
Posizione
Data
Data incidente
Orario incidente
Precisa localizzazione dell’incidente
Descrizione dell’incidente (persone coinvolte, cause,
conseguenze)
Eventuali azioni intraprese a seguito dell’incidente
Suggerimenti e commenti.
Allerta rapida
La presente scheda intende fornire alcune indicazioni
generali nel caso sia necessario segnalare una
situazione di emergenza.
La persona preposta a ricevere ogni segnalazione di
allerta urgente è il Security Advisor e, in alternativa,
il Direttore Progetti. I loro contatti sono di norma
segnalati a tutto lo staff prima dell’avvio di una
missione e devono essere inclusi nelle liste di contatti a
disposizione dello staff sul campo.
Tuttavia è necessario attivare altri canali
localmente:
• il Country Security Manager, dove presente
• il Country Rep.
• le Ambasciate competenti
• il Desk di Area
• il sistema di evacuazione medica, quando necessario
• l’Unità di Crisi del Ministero Affari Esteri (se vi è un
imminente pericolo di vita)
• ogni altro contatto definito in caso di emergenza
(ad es. Autorità locali, Polizia locale, etc.) incluso
nei seguenti documenti: Piano di protezione ed
emergenza sanitaria, Piano di sicurezza.
Indice Piano di protezione ed emergenza sanitaria
Nella compilazione si dovrà prestare attenzione a
toccare gli argomenti che sono di specifica rilevanza,
evitando di soffermarsi su questioni ovvie, reperibili in
un manuale generale sulla sicurezza o in una buona
guida turistica.
Di conseguenza, il documento deve essere sintetico e di
norma non deve superare le quattro pagine.
•Titolo: Piano di protezione ed emergenza sanitaria
per… (indicare le basi specifiche a cui il Piano è rivolto).
•Cosa fare prima di arrivare nel Paese: c’è qualcosa
di particolare da sapere riguardo al visto, alle
vaccinazioni, alcuni beni che nel Paese non sono di
facile reperibilità?
•Cosa fare appena si è arrivati nel Paese: registrazione
all’ufficio immigrazione, all’Ambasciata, alloggi,
trasporti etc.
•Localizzazione e descrizione delle aree operative:
52
uffici, abitazioni dello staff, accessibilità, etc.
•Regole di comportamento generale: abbigliamento,
leggi e costumi locali, equipaggiamento personale,
precauzioni sanitarie, luoghi da frequentare o evitare,
come comportarsi in situazioni critiche (ad es.
intimidazioni, aggressioni, etc.), visitatori, etc.
•Regole relative alla guida di automezzi e ai trasporti
(ad es. voli, viaggi notturni, taxi e mezzi pubblici;
se e a quali condizioni è consentito guidare) e
prevenzione/gestione dei relativi incidenti.
•Problematiche sanitarie, emergenza ed evacuazione
medica: quali centri di salute sono raccomandabili
(inserire contatti precisi), chi si occupa
dell’evacuazione medica e come?
•Note e raccomandazioni riguardo aree di lavoro
specifiche e particolari.
•Ogni altra informazione utile.
ALLEGATI
Indice Piano di sicurezza Paese
Un Piano di sicurezza Paese contiene sempre un
approfondimento dei seguenti aspetti, ma per essere
consultabile non supera mai le venti pagine (esclusi gli
annessi):
•Titolo: aree interessate.
•Profilo della ONG nel Paese: obiettivi, progetti,
controparti, visibilità, staff e responsabilità etc.
•Cosa fare prima di arrivare nel Paese.
•Cosa fare appena si è arrivati nel Paese.
•Localizzazione e descrizione delle aree operative:
uffici, abitazioni dello staff, strade, etc.
•Regole di comportamento generale: abbigliamento,
leggi e costumi locali, equipaggiamento personale,
precauzioni sanitarie, luoghi da frequentare o evitare,
coprifuoco, come comportarsi in situazioni critiche (ad
es. intimidazioni, aggressioni, etc.), visitatori, etc.
•Regole relative alla guida di automezzi e ai trasporti
(es. voli, blocchi stradali, viaggi notturni, etc.) e relativi
incidenti.
•Eventuali informazioni generali circa la presenza di
mine o ordigni inesplosi.
•Regole relative alla gestione delle comunicazioni.
•Regole relative alle visite sul campo.
•Coordinamento con gli altri attori sul campo.
•Mezzi e modalità di comunicazione: radio,
meccanismi di allerta rapida, etc.
•Problematiche sanitarie, emergenza ed evacuazione
medica.
PROBLEMATICHE AMMINISTRATIVE
•Gestione quotidiana della sicurezza: guardie, R&R,
etc.
•Note e raccomandazioni riguardo aree di lavoro
particolari.
•Piani di evacuazione per ciascuna sede operativa.
•Cosa fare in caso di chiusura della missione.
•Ogni altra informazione utile.
•Annessi:
- Descrizione del contesto Paese e dei principali rischi
esistenti;
- Lista dei contatti (staff, ONG, enti pubblici, polizia,
organizzazioni internazionali, etc.);
- Lista dei centri sanitari;
- MAPPE;
- Acronimi.
Indice Relazione annuale
sulla sicurezza
In essa verranno toccati i seguenti temi:
•Attività svolta dal Security Advisor (Raccomandazioni,
Missioni, Valutazioni, Networking, etc.);
•Gestione della sicurezza dell’ONG: problematiche
emerse;
•Semaforo sicurezza;
•Incidenti occorsi e valutazione;
•Formazione;
•Piani sicurezza redatti;
•Attività volte alla preservazione dello spazio
umanitario;
•Ipotesi di lavoro future.
Budget consuntivo e preventivo.
JD Security Advisor
Il Security Advisor rappresenta in Cesvi la funzione
dedicata alla sicurezza dello staff all’estero. Il Security
Advisor:
•alimenta, supporta, indirizza e trae le conclusioni del
processo di analisi dei rischi;
•sviluppa, promuove e monitora l’applicazione delle
misure incluse nella Policy e nei documenti correlati
(Piani di protezione ed emergenza sanitaria, Piani
sicurezza Paese, etc.);
•consiglia ogni altra funzione (Presidente, RSPPDirettore Generale, Direttore Progetti, Country
Representatives, Country Security Managers, staff)
circa le questioni attinenti i rischi, la protezione e la
sicurezza dello staff all’estero;
•sovraintende e attua quando possibile il Piano di
formazione sicurezza ovvero promuove la formazione
dello staff e direttamente si occupa di quella dei
Country Security manager;
•offre consiglio a ogni membro dello staff per questioni
attinenti la sicurezza;
•verifica l’aderenza delle misure di sicurezza alla
presente Policy;
•suggerisce modifiche alla presente Policy e alle misure
di sicurezza;
•aggiorna il data base incidenti e lo analizza;
•stende la Relazione Annuale sulla Sicurezza.
Per le attività di cui sopra ha a disposizione un budget
annuale.
53
ALLEGATI
JD Country Security Manager
PROGETTO
Titolo:
Paese e località:
Finanziatore:
Codice interno:
Codice progetto:
Programma di lavoro:
Termini di riferimento:
I. Attività logistiche
È il rappresentante dell’organizzazione per le
attività a lui affidate, di concerto con il proprio
referente, presso gli interlocutori del progetto/
programma (autorità locali, ministeri, finanziatori,
partners locali, altre ONG, network per la sicurezza,
altre ONG italiane, Ambasciata Italiana, Uffici di
cooperazione, Alliance2015); effettua missioni, nel
Paese o sull’area, per verificare l’implementazione delle
attività previste in accordo con il proprio referente.
Verifica e assicura che le attività logistiche dei
progetti in corso rispettino gli obiettivi previsti,
in particolare approntando gli accorgimenti logistici
idonei per l’attuazione dei progetti per quanto attiene
a logistica generale (fruibilità basi, ecc.), trasporti
(mezzi di trasporto, beni e persone), comunicazioni,
distribuzioni, sicurezza, acquisti di beni e servizi. Il tutto:
• nel rispetto della normativa vigente nel Paese e delle
regole indicate dal finanziatore;
• nel rispetto delle regole e procedure
dell’organizzazione (Policy, Manuali Sicurezza, Piano
sicurezza Paese, Manuale Amministrativo Sedi Estere,
Manuale Procedure di Acquisto, Manuale Logistica,
Manuale Visibilità e Comunicazione etc.).
Elabora per i propri progetti/programmi: la
pianificazione delle attività di concerto con il
Country Rep. e i Capi progetto (PM).
Assicura un’efficiente organizzazione dell’ufficio e
un’ordinata archiviazione (cartacea e informatica) della
documentazione logistica e di sicurezza.
Garantisce le necessarie informazioni ai capi progetto
e al Country Rep. per la stesura dei rapporti previsti
per i seguenti soggetti: enti finanziatori; sede centrale;
proprio referente (ad es. per l’elaborazione delle
strategie/Paese/Regione/settore).
Coopera su richiesta all’individuazione di eventuali
modifiche, estensioni e rielaborazioni del progetto
originale.
II. Identificazione nuove proposte
Contribuisce per le sue competenze all’identificazione
e formulazione di nuove proposte progettuali,
54
garantendo supporto logistico e di sicurezza alle
missioni per studi di fattibilità nel Paese o sull’area, di
concerto con il proprio referente.
III. Amministrativa e legale
Collabora con l’amministratrice/ore per la corretta
e tempestiva imputazione delle spese (programma
Ginko) e la completa gestione amministrativa dei diversi
progetti/programmi a lui affidati.
Supporta la stesura di contratti di fornitura
o servizio di concerto con il Project manager.
Conduce, in accordo e con il supporto dell’eventuale
amministratore, le operazioni di procurement (beni e
servizi), garantendo il rispetto delle regole del donatore,
dell’organizzazione e della normativa locale.
Assicura una particolare cura nella conservazione e
gestione delle informazioni riservate di cui entra in
possesso per il ruolo ricoperto.
È responsabile della sicurezza dello staff sia locale
che internazionale impiegato nel progetto, e in
particolare:
•garantisce la formazione e gli aggiornamenti sulla
sicurezza del personale, comprese eventuali figure
junior in stage;
•favorisce il rispetto dei principi espressi nella Policy
sicurezza, Policy Risorse Umane Cesvi, con particolare
riferimento alle prescrizioni in merito al Codice di
condotta e alla Soluzione dei conflitti e gestione dei
reclami;
•garantisce, attraverso incontri periodici (singoli e/o di
gruppo), che tutto lo staff sia istruito in merito alle
regole di sicurezza (Policy, Manuali di Sicurezza e
Piano Sicurezza Paese);
•promuove l’aggiornamento delle regole in uso circa
la sicurezza con particolare attenzione ai movimenti
dello staff, alla protezione dei siti di lavoro, alle vie
di comunicazione ed evacuazione, compresi tutti gli
aspetti burocratici connessi (rilascio visti, voli, etc.);
•garantisce la gestione amministrativa delle linee di
budget di sua competenza (sicurezza) e delle eventuali
problematiche ad essa inerenti informandone il
Country Rep.;
•seleziona il personale locale, di concerto con il PM,
verificandone i requisiti di professionalità necessari
allo svolgimento del lavoro e definendone i compiti e
le responsabilità (ToR);
•informa prontamente il Country Rep., prima di
prendere qualsiasi decisione in merito, di qualsiasi
vertenza o contenzioso in materia giuslavoristica
con il personale locale. In nessun modo potrà
procedere al licenziamento e alla risoluzione
dei contratti con il personale locale, se non
preventivamente autorizzato per iscritto dalla
Direzione di Sede;
•si impegna, per quanto riguarda i collaboratori
con contratto a giurisprudenza italiana e
coordinandosi con l’amministratore, a comunicare
all’amministrazione Risorse Umane della Sede, entro
le 24 ore successive al manifestarsi dell’evento,
l’avvenuto infortunio e/o malattia occorso al
predetto collaboratore;
•collabora con il PM e il Country Rep. per una precisa e
tempestiva elaborazione dei piani di spesa dei singoli
progetti, coadiuvato dall’amministratrice/ore Paese;
•garantisce la raccolta di tutta la documentazione
necessaria per la rendicontazione dei progetti
implementati nel Paese/Regione (sia di quelli finanziati
in loco sia di quelli finanziati dalla sede centrale
Cesvi), che deve far pervenire secondo le procedure
dell’organizzazione e del donatore all’amministratrice/
ore;
•persegue l’obiettivo strategico della buona
amministrazione, stimolando i responsabili di
progetto alla corretta gestione contabile del denaro
pubblico e privato ricevuto, volta a massimizzare il
miglior rapporto costo-beneficio.
IV. Logistica generale di ufficio
Garantisce che tutte le componenti logistiche,
coerentemente con gli obiettivi preposti, siano
inventariate ed efficienti.
Assicura il corretto utilizzo e la manutenzione di tutte le
apparecchiature logistiche in dotazione.
Verifica l’applicazione delle procedure da parte dello
staff locale secondo le regole contenute nel Manuale
Logistica.
V. Sicurezza
Assume l’incarico di Country Security Manager
e garantisce l’applicazione delle indicazioni
contenute nella Policy Sicurezza e nel Piano
sicurezza Paese (allegato a questo documento),
rivedendone i contenuti di concerto con il Country Rep.
e il Security Advisor. Promuove la conoscenza tra tutto
lo staff del Manuale Sicurezza ECHO e del Manuale
Sicurezza Cesvi.
VI. Attività di visibilità e comunicazione
Compatibilmente con il Profilo di sicurezza in vigore
nel Paese, si coordina con l’Unità Raccolta Fondi
e Comunicazione di sede per favorire il flusso di
informazioni secondo le indicazioni provenienti da tale
Unità a supporto delle attività di raccolta fondi e
di rendicontazione, sociale ed economica, dei progetti
realizzati con i fondi della solidarietà.
Supervisiona l’uso del logo Cesvi in linea con il
Manuale Visibilità e Comunicazione.
Gestisce le attività d’informazione secondo le strategie
dell’organizzazione. Rappresenta il riferimento
per giornalisti, fotografi e addetti stampa di altre
organizzazioni, rilasciando ove necessario delega
personale per interviste o visite guidate.
Il Collaboratore inoltre dichiara quanto segue:
- di conoscere e condividere i principi espressi dalla
Missione e Principi Guida dell’organizzazione (vedi
Cesvi Annual Report);
- di procedere ad un corretto hand over al termine
della missione, consegnando personalmente tutta la
documentazione e reportistica necessaria e richiesta dal
proprio referente;
- di conoscere e rispettare i principi espressi nella Policy
Linee Guida Risorse Umane ed altre linee guida
e codici per lo staff a cui aderisce; in particolare si
impegna ad informare lo staff locale, se necessario
con opportune traduzioni nell’idioma locale, in merito
ai principi enunciati nei seguenti allegati del predetto
documento di Policy:
•Gestione trasparente dei reclami
•Codice di Condotta dello Staff Cesvi
•Gestione Staff locale;
- di aver letto la Policy Sicurezza, la ECHO Generic
Security Guide, il Manuale Sicurezza Cesvi, il Piano
sicurezza del Paese di impiego (se esistente) e di
attenersi scrupolosamente alle indicazioni contenute in
quest’ultimo documento.
Mezzi e strumenti:
Verranno messi a disposizione i mezzi e gli strumenti
della Sede di … (…).
Organizzazione e coordinamento:
Il referente diretto del Collaboratore è il Country Rep.
XY e in sede il Desk Z.
Segnalazioni e suggerimenti:
Il collaboratore si impegna a segnalare
tempestivamente al proprio referente e al Security
Advisor ogni questione che possa impedire l’ottimale
svolgimento delle sue funzioni suggerendo opportune
soluzioni.
Firme
55
ALLEGATI
Informativa sui rischi da infezione malarica
L’infezione malarica rappresenta una delle principali
cause di morbilità e mortalità (terza causa di morte
dopo tubercolosi e AIDS) nei Paesi tropicali.
Tutti i viaggiatori internazionali o i lavoratori
che soggiornano in Paesi a rischio malarico (vedi
mappa), specie nelle stagioni piovose, devono tenere
ben presente questo rischio e prendere tutti gli
accorgimenti disponibili per evitare l’infezione.
Tipo I (giallo): Rischio molto limitato
Tipo II (arancio): Rischio di malaria da Plasmodium vivax o da P. falciparum clorochino sensibile
Tipo III (rosso): Rischio di malaria con possibile presenza di ceppi clorochino resistenti
Tipo IV (marrone): Alto rischio di malaria da P. falciparum chemio-resistente, o moderato/basso rischio di malaria da P. falciparum
con alta diffusione di ceppi chemio-resistenti.
Le donne gravide devono evitare il più
possibile di esporsi a infezione malarica
evitando di soggiornare in Paesi a rischio.
Prevenire l’infezione
Profilassi comportamentale: è fondamentale
evitare le punture delle zanzare che sono i vettori
dell’infezione. Per questo è necessario, specie nel
periodo dal tramonto all’alba, utilizzare:
• indumenti protettivi;
• repellenti cutanei (AUTAN o simili a base di DEET o
KBR);
• zanzariere impregnate di repellenti.
Profilassi farmacologica: è di difficile applicazione
per persone con soggiorni prolungati (superiori ai 3
mesi); molti farmaci non sono raccomandati per lunghi
periodi, mentre la profilassi è raccomandata per tutti
coloro che soggiornano in aree a rischio per brevi
periodi.
Il tipo di farmaco da usare deve essere valutato in
modo specifico, a seconda del Paese in questione.
Cesvi fornisce, caso per caso, l’indicazione del farmaco
da utilizzare e sostiene il relativo costo.
56
Diagnosticare e curare l’infezione
Ogni persona che soggiorna in un Paese a rischio
malarico o che è rientrata da poco in Italia, qualora
presenti febbre, deve recarsi nel più vicino ospedale
e segnalare ai medici la possibilità di aver contratto
l’infezione.
Qualora l’ospedale non fosse raggiungibile in tempi
ragionevoli (entro 6 ore di distanza), ogni base
Cesvi dovrebbe avere a disposizione uno specifico
KIT di autodiagnosi di infezione malarica e i farmaci
antimalarici necessari. Il soggetto può quindi decidere
di cominciare la cura nel caso in cui il test sia positivo,
oppure recarsi in ospedale anche se questo è molto
distante (a più di 6 ore).
L’uso dei farmaci di “pronto soccorso antimalarico”
serve per evitare complicanze potenzialmente gravi.
Si consiglia comunque all’interessato di recarsi il giorno
successivo in ospedale, segnalando la positività del test
rapido e l’utilizzo del farmaco.
Anche in caso di test negativo è sempre preferibile
recarsi in ospedale appena possibile.
POLICY
O13892 09.09
7
LINEE
GUIDA
Security
Sicurezza
Via Broseta 68/a, 24128 Bergamo, Italia
Tel. +39 035 2058.058 Fax +39 035 2609.58
Email [email protected]
www.cesvi.org