DOCUMENT.IT 05/09
DOCUMENT
CONSULTING
CASO UTENTE: MATERASSIFICIO MONTALESE
GRAZIE ALLA TECNOLOGIA PRODUCTION PRINTING DI RICOH, LA SOCIETÀ RIDUCE I COSTI PER LA
PRODUZIONE DI MATERIALE DI MARKETING E AUMENTA LA FLESSIBILITÀ VERSO I PROPRI CLIENTI.
Anziché affidarsi a tipografie per la produzione di materiale
di marketing e informativo, le imprese possono creare centri stampa aziendali e installare soluzioni di production printing per la gestione di tirature elevate. Con quali vantaggi?
Prima di tutto si eliminano gli sprechi che derivano dal fatto che di solito per ottenere prezzi vantaggiosi si commissionano alle tipografie tirature elevate; con il rischio, qualora sia necessario apportare una modifica al materiale, che tutto quello già prodotto diventi inutilizzabile. Realizzando il materiale internamente si eliminano le scorte di magazzino che
prima erano inevitabili per evitare di rimanerne sprovvisti e
si possono effettuare tutte le personalizzazioni necessarie.
Questa strada è stata percorsa dal Materassificio Montalese, azienda che vanta una tradizione più che trentennale nella produzione di materassi. Nata a Montale nel 1971, la società è oggi una realtà imprenditoriale di successo che esporta i propri prodotti in oltre 25 paesi. Dall’anno della nascita
quando si realizzavano 40 materassi al giorno, ad oggi, con
una produzione quotidiana di circa 2500 materassi, sono cambiate molte cose, ma non l’attenzione alla qualità dei prodotti,
l’orientamento ai clienti e alla loro soddisfazione. Questo è
possibile coniugando l’abilità artigianale, tramandata da una
generazione all’altra, con le moderne tecnologie che rendono
possibili processi industriali. Innovazione è una parola chia-
MAKE OR BUY?
I.P.
Da diversi anni il top management e i CIO delle imprese
se mantenute in casa, possono portare a benefici signifisi trovano di fronte a un bivio: make or buy? Vale a dire quacativi. Si pensi per esempio alla possibilità di realizzare mali prodotti e servizi, ICT e non, produrre all’interno (make)
teriale di marketing in house: a volte la produzione è dee quali invece acquistare (buy)? Non esiste una risposta
mandata a tipografie commissionando grandi tirature
o una regola universalmente valida: la scelta tra svolgere
per ottenere prezzi vantaggiosi ed evitare di rimanerne
in casa determinate attività oppure delegarle deve essesprovvisti. Il ‘buy’ sembrerebbe più vantaggioso del
re ponderata sulla base di differenti fattori, sia di tipo tat‘make’ ma in realtà non è così, perché, qualora sia netico, dipendenti cioè da necessità del momento, che stracessario effettuare anche un minimo cambiamento, il mategico, cioè legati a un’attenta analisi dei benefici (in terteriale già stampato diventa inutilizzabile ed è necessario
mini di efficacia e di efficienza) in un orizfarne produrre di nuovo. Alla fine i costi dizonte temporale di medio/lungo periodo.
ventano più elevati di quanto preventivaInoltre, la scelta tra ‘make or buy’ deve bato all’inizio. La produzione del materiale di
sarsi su criteri che siano chiaramente
marketing al proprio interno risolve queidentificabili e misurabili nel tempo. Questa problematica: si possono stampare di
sti criteri non devono essere solo di tipo
volta in volta le copie di cui si ha neceseconomico, perché per esempio in alcusità evitando inutili sprechi. Maggiore veni casi il ‘buy’ potrebbe rivelarsi una scellocità in termini di time-to-market, possita vantaggiosa solo nel breve periodo opbilità di personalizzazione e maggiore sipure è vantaggiosa ma non compatibile con
curezza dei documenti sono alcuni degli
gli obiettivi di business dell’azienda. Per
altri vantaggi della produzione dei docuquanto riguarda la gestione e la produziomenti in house. Quanto detto è possibile
ne dei documenti in azienda ci sono attigrazie alla creazione di centri stampa
vità che è meglio esternalizzare, come per
aziendali in cui installare soluzioni di proGiorgio Bavuso,
esempio quelle relative all’assistenza, alla
duction printing che garantiscono qualità
Direttore alto volume
manutenzione o all’approvvigionamento dei
e velocità nella produzione di alti volumi
e arti grafiche di Ricoh Italia
consumabili, mentre ve ne sono altre che,
di documenti.
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Antonio Caso, Amministratore
del Materassificio Montalese
QUINDI AVETE APERTO LA PORTA
AL PRODUCTION PRINTING…
Infatti, già un paio di anni fa abbiamo introdotto
un dispositivo per la stampa ad alti volumi. Poi
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AZIENDA
Materassificio Montalese, azienda che vanta
una tradizione più che trentennale nella produzione
di materassi. Nata a Montale nel 1971, la società
è oggi una realtà imprenditoriale di successo che
esporta i propri prodotti in oltre 25 paesi.
ESIGENZE
PERCHÉ LA PRODUZIONE ESTERNA DI MATERIALE DI
BUSINESS NON ERA COMPATIBILE CON LE VOSTRE
ESIGENZE DI BUSINESS?
Il nostro modello di business si basa sul concetto del ‘private
label’, per cui i prodotti vengono proposti al consumatore finale non con il nostro marchio (ad eccezione del brand PerDormire), ma con quello del distributore. Il materiale che viene veicolato insieme al materasso – materiale illustrativo sulle caratteristiche del materasso (tipologia di imbottitura e di
rivestimento, lavaggi possibili…), garanzia… – deve quindi essere personalizzato con il logo e l’indirizzo del punto vendita e con altre eventuali informazioni che il nostro cliente ritiene
necessarie. Tutto questo è complicato dal fatto che produciamo ci occupiamo non solo del materiale per il nostro paese, ma anche di quello per i 25 paesi in cui esportiamo. Ci sono
delle informazioni ‘universalmente’ valide, mentre altre che variano da paese a paese e questo richiede ulteriori personalizzazioni e adattamenti. Per cui quando un cliente ci ordina
dei materassi, non possiamo utilizzare il materiale già esistente,
ma è necessario produrne ‘ad hoc’. L’esternalizzazione di questa produzione porta con sé alcune problematiche. I clienti
di piccole dimensioni ci commissionano quantità ridotte di prodotti e di relativo materiale da veicolare e con queste quantità non era possibile ottenere prezzi vantaggiosi dalle tipografie. Per ovviare alla problematica eravamo costretti a produrne in eccedenza e a tenere in casa scorte di magazzino,
ma queste – qualora fosse stato necessario apportare una
modifica perché per esempio cambiava un logo oppure una
specifica del prodotto – diventavano carta straccia, il che si
traduceva in sprechi e in costi che potevano essere evitati.
Un’altra problematica riguarda le tempistiche: dal momento
in cui ci perviene un ordine da parte di un cliente, abbiamo
cinque giorni per consegnargli la merce e non sempre le tipografie riescono in così poco tempo a preparare il materiale
necessario. E nel caso in cui la macchina preposta alla stampa fosse fuori uso tutte le spedizioni erano bloccate. Questo era limitante anche per la produzione di materiale di marketing: in passato
commissionavamo alle tipografie brochure e
depliant che poi distribuivamo presso i punti
vendita. Per ottenere prezzi convenienti ne producevamo in alte tirature e poi, al fine di evitare sprechi, le utilizzavamo fino a esaurimento
scorte anche se non erano più aggiornate.
IN SINTESI
Migliorare la produzione di materiale di marketing
e promozionale che prima era affidata a tipografie esterne. Il modello di business si basa sul modello del ‘private label’ per cui i prodotti vengono proposti al consumatore finale con il marchio
del distributore. Tutto il materiale da veicolare con
il prodotti deve quindi essere personalizzato ad
hoc. Spesso i clienti di piccole dimensioni commissionano quantità ridotte di prodotti e di relativo materiale da veicolare e con queste quantità
non era possibile ottenere prezzi vantaggiosi dalle tipografie. Venivano commissionate alte tirature
di materiale che poi diventavano inutilizzabili. Inoltre, le tempistiche delle tipografie non erano sempre compatibili con quelle di business.
SOLUZIONE
ve per il Materassificio Montalese che punta a gestire in maniera ottimale non solo la produzione dei materassi, ma anche il trasporto e la distribuzione, al fine di migliorare il servizio ai propri clienti, vale a dire i punti vendita. E proprio con
questo obiettivo la società ha installato la Pro C900 di Ricoh,
soluzione di production printing a colori che – grazie alla qualità di stampa garantita e alle opzioni di finitura – le consente di realizzare in house materiale di vario genere che prima
veniva prodotto da tipografie con tempistiche non sempre
compatibili con le esigenze di business. Ne parliamo con Antonio Caso, amministratore della società.
Pro C900 di Ricoh: soluzione di production printing che garantisce qualità e velocità di stampa
elevate. Il materiale – da veicolare con il materasso, ma anche materiale di marketing da distribuire presso i punti vendita – viene prodotto
in house con vantaggi in termini di riduzione dei
costi e di maggiore flessibilità.
qualche tempo fa ci siamo resi conto che questa non era più
in grado di soddisfare le nostre esigenze in termini di qualità
di stampa e di velocità. In un evento dedicato al production
printing abbiamo ‘incontrato’ la Pro C900 di Ricoh e siamo
rimasti molto colpiti, in particolare dal rapporto qualità-prezzo rispetto ad alti prodotti presenti sul mercato e dalla flessibilità che essa rende possibile nei confronti dei nostri clienti. La macchina garantisce prestazioni e qualità di stampa elevate e ci consente di realizzare in house tutto il materiale di
cui abbiamo bisogno, incluso un adesivo in raso che viene
applicato sul materasso. La stampa di brochure non è più un
problema: possiamo realizzarle on demand per il negozio che
ce le chiede ed effettuare tutte le personalizzazioni necessarie,
anche con tirature bassissime, cosa che prima era impensabile.
Oltre che per la qualità della macchina, abbiamo scelto Ricoh in quanto la società ci garantisce livelli di servizio ottimali,
per cui nel caso in cui ci dovesse essere un fermo macchina i tempi di intervento sarebbero ridottissimi e non comprometterebbero la produzione.
LA STAMPA DI BROCHURE NON
È PIÙ UN PROBLEMA: POSSIAMO
REALIZZARLE ON DEMAND PER
IL NEGOZIO CHE CE LE CHIEDE
ED EFFETTUARE TUTTE LE
PERSONALIZZAZIONI NECESSARIE
DAL ‘BUY’ AL ‘MAKE’:
IL PRODUCTION PRINTING PER I CENTRI STAMPA AZIENDALI
PRODURRE MATERIALE DI MARKETING, COMMERCIALE E INFORMATIVO IN HOUSE ANZICHÉ
AFFIDARSI A TIPOGRAFIE CONVIENE IN TERMINI DI RIDUZIONE DEI COSTI E DI MIGLIORE
RELAZIONE CON IL CLIENTE.
Quando il ‘make’ conviene
I vantaggi per il business
Internet e, più in generale, il mondo digitale stanno cambiando i paradigmi della comunicazione, consentendo alle
imprese di rivedere gli strumenti con cui si relazionano
con i propri clienti all’insegna della dinamicità e dell’interazione. Nonostante questo, la comunicazione cartacea continua a giocare un ruolo importante nelle organizzazioni in un’ottica di comunicazione multicanale e integrata. Si pensi per esempio al materiale di marketing
(brochure, opuscoli…) oppure alla documentazione tecnica, ai cataloghi di prodotto, alla manualistica e alla librettistica che ancora ‘vivono’ su carta. Fino a qualche
tempo la tendenza era quella di demandare la produzione
di tale materiale a tipografie, mentre ora un numero sempre maggiore di aziende decide di realizzarlo in house.
Le motivazioni del passaggio dal ‘buy’ al ‘make’ sono molteplici. Prima di tutto si ha necessità di eliminare gli sprechi: le imprese commissionano alle tipografie alti volumi
di documenti per ottenere prezzi convenienti ed evitare
l’esaurimento delle scorte. Che cosa succede se si ha necessità di apportare una modifica ai listini o al catalogo
prodotti? Tutto il materiale già prodotto diventa carta straccia ed è necessario realizzarne di nuovo. Spostando all’interno la produzione del materiale promozionale e informativo si va verso un approccio just-in-time e di printing
on demand. Oltre a evitare gli sprechi (e quindi a ridurre
i costi), si ottengono vantaggi in termini di maggiore flessibilità perché i documenti possono essere modificati con
facilità a seconda delle necessità del momento. Le organizzazioni creano centri stampa interni in cui dispositivi di production printing consentono di gestire lavori complessi e tirature elevate. Diversi studi di mercato hanno dimostrato come i volumi dei documenti prodotti dai centri stampa aziendali aumenta di anno in anno, anche come
conseguenza dei risparmi che essi rendono possibili. In
futuro si assisterà a una crescita della stampa di materiale
promozionale, legata soprattutto alle basse tirature che
è meglio, per tutti i motivi che vedremo, gestire in house
piuttosto che esternalizzare. I centri stampa hanno dunque la potenzialità per portare valore all’organizzazione,
rispondendo alla loro necessità di fare evolvere le comunicazioni aziendali verso la personalizzazione e il
marketing one-to-one con un occhio di riguardo ai costi.
La produzione di materiale di marketing, commerciale o di
vendita in house fa bene al business. Prima di tutto si riducono i costi, eliminando gli sprechi che derivano dover ristampare materiale perché quello prodotto non è più aggiornato. Gestendo la produzione nei centri stampa aziendali si risolve questo problema perché si ha la possibilità di
stampare i documenti nella quantità in quel momento necessaria, senza che vi siano sprechi ed eccedenze. E, di conseguenza, inutili costi, aspetto non indifferente in un contesto
economico come quello attuale che obbliga le aziende a fare
di più con meno e a eliminare le spese superflue. Inoltre, si
accorcia il time-to-market, grazie al fatto che la documentazione può essere prodotta immediatamente mentre le tipografie implicano tempi di attesa che nel mercato competitivo e globale di oggi possono penalizzare l’azienda rispetto ai competitor. L’esternalizzazione della produzione di
documenti porta con sé rischi per la sicurezza delle informazioni, dal momento che il materiale
prodotto può essere erroneamente recapitato a
persone non autorizzate a visionarlo. Si spiega quindi perché aumenti il numero delle
stampe prodotte internamente. La tecnologia
supporta i centri stampa
consentendo di migliorare i processi di produzione e di ridurre al minimo gli interventi manuali necessari.
E ancora: la produzione
in house consente di
personalizzare le comunicazioni, per si possono creare messaggi
mirati. Nel contesto attuale tanto maggiore è il
grado di personalizza-
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SPOSTANDO ALL’INTERNO
LA PRODUZIONE
DEL MATERIALE
PROMOZIONALE E
INFORMATIVO SI VA VERSO
UN APPROCCIO JUST-IN-TIME
zione di uno strumento di marketing, quanto maggiore risulta la sua efficacia e, di conseguenza, la risposta positiva del consumatore a cui è indirizzato. In questo modo
è possibile differenziarsi e cogliere opportunità che con la
produzione ‘tradizionale’ rimarrebbero inesplorate. Quanto appena detto è strettamente legato al discorso del TransPromo, inteso come la possibilità di integrare nei documenti transazionali, quali fatture, rendicontazioni, estratti
conto o fatture, comunicazioni di marketing. Grazie ad appositi software, che possono essere interfacciati alle soluzioni di production printing, i documenti provenienti dall’ERP oppure dal CRM possono essere completati con messaggi personalizzati in base al destinatario. Si può per esempio ricordargli che il suo contratto sta per scadere oppure proporgli un’offerta vantaggiosa. La personalizzazione
del messaggio aumenta la fidelizzazione e la retention del
cliente. Grazie al sodalizio TransPromo-production printing,
alti volumi di documenti transazionali possono trasformarsi
in opportunità di business. L’utilizzo del colore abbinato a
messaggi di marketing accattivanti risulta più efficace di
altri mezzi pubblicitari più tradizionali. Con il TransPromo,
si riducono inoltre le spese postali, dal momento che non
si inviano più due buste separate, una per i documenti transazionali e l’altra per i messaggi pubblicitari. L’inserimen-
to di messaggi pubblicitari e di marketing personalizzati non
è ovviamente prerogativa dei documenti transazionali, ma
può essere in generale applicato a tutti i documenti indirizzati ai clienti: brochure, manuali, newsletter o cataloghi.
Migliorare i flussi di lavoro
con il web-to-print
Le organizzazioni che vogliono ottimizzare l’inoltro dei lavori da produrre dai vari reparti aziendali al centro
stampa e la successiva produzione, possono adottare soluzioni di web-to-print. Avvalendosi di una interfaccia intuitiva e personalizzabile, gli utenti caricano sulla piattaforma il proprio lavoro indicando anche informazioni
come il numero di pagine o la finitura. Da questo il centro stampa crea un Pdf che rimanda all’utente in modo
che possa verificarne la correttezza e approvarlo per la
stampa. Il lavoro viene ripreso in carico dal centro stampa; gli utenti ricevono notifiche sullo stato di avanzamento
del lavoro tramite e-mail automatizzate e questo è utile
anche per il centro stampa che può verificare l’allineamento con le tempistiche stabilite. Il web-to-print rende
quindi possibile una comunicazione efficace tra gli
utenti e il centro stampa.
GESTIONE DOCUMENTALE
- Auditing dei costi e dei processi
- Progettazione di sistemi per la riduzione dei costi
- Gestione del servizio in modalità ‘PAY PER USE’
Ricoh Italia Srl • [email protected] • www.document.it
Mese di pubblicazione: luglio-agosto 2009 - Tutti i diritti riservati - All rights reserved
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