“Quando un sistema di posta
elettronica di 5 anni fa non basta più”
Pasquale D’Agnese
Technology Advisor
Divisione grandi clienti
Microsoft Italia
Emanuele Paris
Regional CIO
Microsoft Corporation
Agenda
 Il ruolo critico della e-mail
 A cosa deve rispondere un sistema di posta






oggi
Perché Exchange 2003 Server
La piattaforma di collaborazione
Opportunità con Exchange 2003 Server
La sicurezza con Exchange 2003 Server
I costi di possesso (TCO)
Il futuro di Exchange
Domanda
 Che tipo di soluzione di posta elettronica avete?






Exchange 5.5
Exchange 2000
Exchange 2003
Lotus Notes
Soluzione OpenSource (Sendmail, Postfix, altro)
Altro
Il ruolo critico delle e-mail
 La posta elettronica è ormai lo strumento di comunicazione
e collaborazione più utilizzato dagli utenti
 Da un efficiente sistema di messaggistica dipende oggi la
produttività e l'efficienza di realtà aziendali di qualsiasi
dimensione
 Secondo una ricerca di Meta Group
(http://www.metagroup.com/letter/eMailvsPhone.html)
 L’80% dei dirigenti aziendali preferisce l’e-mail al telefono
 Il 74% giudica un guasto al sistema di messaggistica aziendale
come il danno più critico per i sistemi IT
A cosa deve rispondere
un sistema di posta oggi
 Non solo mail
 Calendario, contatti, attività, oltre alla posta
 Multicanalità in sicurezza
 Tecnologia che abilita la collaborazione
 Soluzione mission critical
 SLA stringenti su disponibilità del servizio e tempi di recovery
 Attenzione alla bontà delle informazioni
 Spamming e Virus
 Efficienza IT per i servizi di posta
 Consolidamento e semplicità di gestione
 Ottimizzazione nell’uso delle risorse
Perchè Exchange 2003 Server
IDC: Giugno-Settembre 2004
Perchè Exchange 2003 Server
IDC: Giugno-Settembre 2004
Perchè Exchange 2003 Server
IDC: Giugno-Settembre 2004
La piattaforma di collaborazione
COLLABORAZIONE ASINCRONA
COLLABORAZIONE REAL-TIME
COLLABRAZIONE DEI PROCESSI DI
BUSINESS
SERVIZI DI INFRASTRUTTURA
Windows SharePoint
Services
Windows Media
Services
Windows Rights
Management Services
Opportunità con Exchange 2003 Server
 “Open standard”
 RFC Standard: SMTP, LDAP v3, IMAP4, POP3, XML,
HTML, xHTML, cHTML, DAV
 Accesso dall’esterno, semplice e sicuro
 Outlook 2003 su connessione internet standard con
elevati criteri di sicurezza
 Concetto di chiosco (https://mail.company.com)
 Accesso da dispositivi “Mobile” ad ampia diffusione
 Accesso con banda controllata
 Utenti roaming e uffici remoti con connettività latenti
(Filiali, agenzie, hotel)
Domanda
 Che tipo di client di posta prevalente avete in
azienda?





Outlook 2003 – XP – 2000
Outlook 97 o 98
Client IMAP4/POP3
Browser
Client Lotus Notes
 Altro
Outlook 2003
Outlook 2003
Cartelle più
usate
Vista per
conversazione
Anteprima
a tutta
pagina
Cartella dei
Follow-up
Viste
personalizzate
Follow-up
in un click
Outlook 2003
Cartelle più
usate
Vista per
conversazione
Anteprima
a tutta
pagina
Information Right
Management:
Protezione dei messaggi
con policy centralizzate
Cartella dei
Follow-up
Viste
personalizzate
Follow-up
in un click
Collaborazione Real-Time
Integrazione dello stato di presenza delle persone in OfficeSystem
 Più produttività per l’utente
Collaborazione Real-Time
Integrazione dello stato di presenza delle persone in OfficeSystem
 Più produttività per l’utente
Collaborazione Real-Time
Motore di presenza su workspace e portali
 Abilita presenza/Instant Messaging su Windows Sharepoint Services e Sharepoint Portal Server
Microsoft IT
100,000 e-mail
account
300,000+ PC e dispositivi
Redmond
3 siti Exchange
nel mondo
Dublin
Silicon Valley
92,000 utenti
Tokyo
Singapore
89 nazioni
400 sedi
7M connessioni
remote/mese
3M+ messaggi e-mail al
giorno (internamente)
Outlook Web Access
 Interfacce Premium e Basic
 Tutti i browser sono supportati
 Compressione dati – migliorata di circa il 30% rispetto a
Exchange 2000
Outlook Web Access
Menu
contestuali
Possibilita’ di
bloccare gli allegati
per controllo virus
Viste
personalizzate
Regole
gestione posta
Anteprima a
tutta pagina
Outlook Mobile Access
 Email
 Lettura, risposta, inoltro, cancellazione
messaggi
 Ricerca contatti sul Directory
 Ricerche su Address List con chiamate
telefoniche dirette su numeri trovati
 Calendario
 Visualizzazione, creazione e gestione di
appuntamenti
 Risposta a richieste/cancellazioni
appuntamenti
 Attività e Contatti
Ogni dispositivo con un browser
può accedere alla mailbox
Exchange 2003 “Server ActiveSync”
 Soluzione per PDA di sincronizzazione
della mailbox via GPRS
 Email, calendario, contatti
 On demand
 Silenziosamente, su notifica
(“Always Up to Date” con Windows
Mobile 2003)
 Client Microsoft
 Pocket PC, Pocket PC Phone Edition,
Smartphone
 Licenza per Client 3°parti
 PalmOne, Symbian, Nokia
 Sicurezza
 S/MIME (Pocket PC 2003)
Domanda
 Avete utenti che usano dispositivi diversi per
accedere alla propria mail dall’esterno?





Si, con dispositivi Palmari e/o Cellulari
Si, con PC portatili e Outlook
Si, con accesso browser
Altro
No
Soluzione di posta elettronica sicura
 Autenticazione e controllo degli accessi






integrati con Windows (Single Sign-On)
Gestione dello Spam
Protezione da Virus
Difesa perimetrale contro attacchi (ISA
Server)
Firma digitale e cifratura mail
Protezione dell’informazione (RMS)
Canali sicuri nell’accesso dall’esterno
Come ottenere scalabilità, sicurezza e alta affidabilità?
L’architettura di Exchange Server 2003 multilivello garantisce scalabilità orizzontale
e verticale, sistemi di cluster specifici, difesa perimetrale, servizi di antispam e
antivirus a più livelli
Firewall
Exchange
Front-end
Cluster
Exchange
Back-end
Cluster
Domain
Controller
Come ottenere scalabilità, sicurezza e alta affidabilità?
L’architettura di Exchange Server 2003 multilivello garantisce scalabilità orizzontale
e verticale, sistemi di cluster specifici, difesa perimetrale, servizi di antispam e
antivirus a più livelli
Internet Security &
Acceleration Server fornisce
la prima linea di difesa
contro Spam, Virus ed
attacchi esterni
ISA 2004
Sever
Exchange
Front-end
Cluster
Exchange
Back-end
Cluster
Domain
Controller
Come ottenere scalabilità, sicurezza e alta affidabilità?
L’architettura di Exchange Server 2003 multilivello garantisce scalabilità orizzontale
e verticale, sistemi di cluster specifici, difesa perimetrale, servizi di antispam e
antivirus a più livelli
Internet Security &
Acceleration Server fornisce
la prima linea di difesa
contro Spam, Virus ed
attacchi esterni
ISA 2004
Sever
Microsoft Operations Manager
permette di monitorare tutta la
architettura consentendo di
ottimizzare la gestione dei server
e di controllarne lo stato
Exchange
Front-end
Cluster
Exchange
Back-end
Cluster
Domain
Controller
Microsoft Operations
Manager
Il Problema della posta nel 2005
 Report Gartner “E-mail in 2003: The Risk Level Rises”:
lo Spam cresce con un tasso annuale del 1000%. Ciò implica
l’aumento di traffico di oltre il 50% se le aziende non
implementano servizi antispam;
 Report META “The Future of Spam”:
il costo per lo spam è stato calcolato in 7-10 € ad utente e un
amministratore dedicato ogni 10000 utenti;
 Ricerca META Group:
entro il 2004 il 70 % delle aziende deve implementare servizi
contro lo Spam, con crescita fino al 100% nel 2005
Domanda
 Sentite critico il problema dello Spam nella vostra
azienda?
 Si, ho già implementato una soluzione
 Si, mi sto attrezzando per affrontarlo
 Si, ma stò ancora cercando la soluzione più
adatta
 No
Gestione dello Spam
Exchange Server 2003 – due livelli
 A livello di gateway
 Blocchi di controllo seriali
Gateway
Liste
Real Time
Filtri
SMTP
Exchange
Intelligent
Message Filter
Messaggio +
SCL
SCL = Spam Confidence Level
 Antispam sul server a due livelli
Gestione dello Spam
Exchange Server 2003 – due livelli
Gateway
Mailbox
 Antispam sul server
 A livello di gateway

Blocchi di controllo seriali
 A livello di mailbox
Liste
definite
dall’utente
Liste
Real Time
Filtri
SMTP
Messaggio
+ SCL
Exchange
Intelligent
Message Filter
SCL = Spam Confidence Level
Spam?
Posta
indesiderata
Inbox

Blocco decisionale sulla base di
SCL e definizioni utente
Gestione dello Spam
Exchange Server 2003 – due livelli
Gateway
Mailbox
Liste
definite
dall’utente
Liste
Real Time
Liste
definite
dall’utente
Inbox
Spam?
Posta
indesiderata
Filtri
SMTP
Messaggio
+ SCL
Exchange
Intelligent
Message Filter
SCL = Spam Confidence Level
Spam?
Posta
indesiderata
Inbox
Outlook 2003
Liste
definite
dall’utente
Exchange 2003 OWA
Protezione contro i Virus
 Miglioramento ed arricchimento delle funzioni

per la scansione dei Virus in Exchange 2003
 Scansione ai gateway (non sui mailbox server)
con blocco degli allegati come impostazione di
base
 Azioni sui messaggi “infetti” (es.:
cancellazione)
 Scansione dei messaggi verso l’esterno
Tecnologia abilitante per soluzioni 3rd party
 Trend Micro, McAfee, Sybari, CA, etc.
Mail “Hygiene” in Microsoft
1. Ca. 25% messaggi bloccati dal primo
2.
Incoming
Internet
E-mail
1. Connection Filter
3.
4.
5.
livello
Ulteriore 59% dei rimanenti messaggi
bloccati dal secondo livello
38% dei restanti messaggi bloccati
dall’Intelligent Message Filter
Virus Scanning sul server
Exchange
Spam e Virus scan sul client
2. Sender and
Recipient Filter
3. Intelligent
Message
Filter
Outlook
Inbox
Outlook
Junk E-mail
85 % del traffico totale di
messaggi entranti viene scartato
(8.8M di messaggi al giorno da
internet)
Privacy e Integrity della posta
Verifica del destinatario
Confidenzialità, integrità, non ripudiabilità del messaggio
Controllo della propagazione delle informazioni
Exchange e Windows Server 2003
 Integrazione con Active Directory
 Autenticazione integrata (Single sign-on)
 Utilizzo nativo dei certificati (integrazione PKI)
 Controllo degli accessi a risorse condivise
 Tempi ridotti per Backup & Restore
Exchange 5.5
Backup su nastro
Restore Offline – ca. 8 ore
Exchange 2000
Backup su disco
Restore Online – ca. 2-3 ore
Exchange 2003
Backup su disco
Restore Online su Recovery
– ca. 20 min.
Exchange e Windows Server 2003
 Soluzioni affidabili (i quattro “9”)
 Uptime di Microsoft Messaging 99,99%
 (Ri)utilizzo e ottimizzazione di hardware per storage
 Soluzioni scalabili
 Cluster di back-end a 8 nodi
 Cluster di front-end con servizi di bilanciamento di rete (NLB o
soluzioni esterne)
 Storage supportato: SAN, iScsi NAS
 Gestibilità delle soluzioni
 Soluzioni di 3rd party per storage management (es.: KVS-Veritas,
Legato, CommVault, RISS HP)
 Microsoft Operations Manager (MOM)
Distribuzione Exchange pre-2003
150,000+ PC
85,500 liste di
distribuzione
230,000 Public
Folders
3M+ messaggi mail
al giorno
5M messaggi mail
da Internet al giorno
>10,000 server
215 Exchange server/110
server di posta
4 Domini Exchange
90,000 mailbox
310 sedi/230 città
74 sedi con
Exchange Server
Distribuzione Exchange post-2003
300,000+
dispositivi
110 Exchange server/38
server di posta
2 Domini Exchange
8.8M di messaggi mail al
giorno da Internet
8,000 server
100,000 mailbox
400 sedi
3 sedi con Exchange
Server (+1 di backup)
Perchè è stato possibile consolidare
 Outlook 2003 Cached Mode
 Transazioni Client-Server sono spesso processi di
background
 In Foreground si ha:
 Informazioni di Free-Busy
 Accesso delegato
 Regole
 Accesso Public Folder
 Compressione dati Outlook 2003 Client <–>
Exchange 2003 Server
 OTG ha verificato un 40% di miglioramento
 Riduzione dei costi di banda
 Mobility: Exchange 2003/Office 2003 (OWA,
RPC/HTTP, EAS)
Modello amministrativo
 Amministrazione centralizzata 24X7
 OTG fornisce una struttura a 2 livelli
 L’amministrazione degli Account/Mailbox è
effettuata centralmente
 L’amministrazione del 99% dei gruppi di
distribuzione e di sicurezza è automatizzata
(AutoGroup)
 Knowledge Management
 La disponibilita’ del servizio è passata dal 99.9% al
99.99% nonostante i processi di “dogfood”
 Monitoring – MOM!
Microsoft Operations Manager (MOM)
http://www.microsoft.com/exchange/mom
Monitoring di Exchange 2003 Server
 Microsoft Operations Manager
consente agli amministratori


di monitorare un numero elevato di server
da una console centrale
di ridurre il tempo per risolvere il problema
 Exchange Management Pack è
sviluppato dal team di sviluppo di
Exchange insieme al supporto tecnico



Consolidamento degli eventi in alert
significativi
Indicazione di una possibile soluzione
Viste e report: stato dei sistemi in tempo
reale e capacity planning
Monitoring di Exchange 2003 Server
 Disponibilità




Servizi
Database
Protocolli
Performance
Monitoring di Exchange 2003 Server
 Stato Database
 Dimensione storage
 Dimensione mailbox
 Public folder
Monitoring di Exchange 2003 Server
 Stato di “salute”




Code di posta
Spazio occupato
Performance
Stato aggiornamenti
META Group Report
Distribuzione dei costi di possesso
Exchange
Servers
9%
Hardware
Operations
9%
Banda
4%
Exchange
Costo licenze
16%
Help Desk
32%
Exchange
Operations
20%
Utility per la
gestione
8%
Pianificazione
Deployment
Training
2%
META Group Report
Distribuzione dei costi di possesso
Hardware Operations
Riduzione numero dei server nei
datacenter e nei siti remoti
Exchange
Servers
9%
Hardware
Operations
9%
Banda
4%
Licenze Software
Licensing più flessibile
Front-End Standard
Internet connector
Exchange
Costo licenze
16%
Help Desk
32%
Help Desk
Minori chiamate
grazie ai log e al
cache mode di
Outlook 2003
Banda
Migliori prestazioni
con Outlook 2003 e
Outlook Web
Access
Utility per la
Exchange
Operations
20%
Operations
Nuove funzionalità amministrative
Monitoring proattivo (MOM)
Utility per la
gestione gestione
8%
Riduzione
Pianificazione
Deployment
server
Training
2%
Pianificazione e deployment
Nuovi strumenti e risorse
META Group Report
Risparmio di costi nella migrazione da Exchange 5.5 a Exchange 2003
http://www.microsoft.com/exchange/evaluation/ExchangeScenarios.asp
Azienda media
 11000 utenti Exchange 5.5 in 19 siti
 Riduzione # Mailbox server: 15 -> 5
 Risparmio di $240000 all’anno
Grande multinazionale
 45000 utenti Exchange 5.5 in 17 siti
 Riduzione # Mailbox server: 37 -> 17
 Risparmio di $606000 all’anno
Oltre $240K di riduzione dei
costi per anno!
Oltre $606K di riduzione
dei costi per anno!
Scenario 1 Exchange 5.5 vs 2003 Operational
Costs
$1,400,000
$600,000
$500,000
$1,200,000
$123,000
Remote WAN Costs
$400,000
$300,000
$268,700
$141,300
$200,000
$100,000
Scenario 2 Exchange 5.5 vs 2003 Operation Cost
Savings
$38,489
$102,500
$Exchange 5.5
$98,300
$12,203
$40,000
Exchange 2003
$1,000,000
Personnel Costs
$743,700
Personnel Costs
$800,000
Server Software
$600,000
Server Hardware
$400,000
$104,704
$362,500
$200,000
$322,500
$41,489
$160,000
Exchange 5.5
Exchange 2003
Server Software
Server Hardware
$-
META Group Report
Confronto TCO tra Exchange 2003 Server e Lotus Domino
 Studio condotto su aziende con numero di utenti tra 500 e
6000
 Aree: messaggistica pura, infrastruttura e costo per
“dipendente”
 Roadmap più chiara!
Exchange roadmap
Service Pack 2
 Nuove funzionalità per ActiveSync Server
 Arricchimento delle funzioni Anti-spam
 Gestione Public Folder rinnovata
H2 2006
Ottobre 2003
Maggio 2004
Exchange 2003
 Office System


Exchange 2003 SP1
Q3 2005
Beta 1 Exchange 12
 Exchange 2003 SP2

Disponibilità di Exchange12

Q1 2006
Beta 2
Exchange12

2003
2004
Web Release 1.2
http://www.microsoft.com/exchange/downloads/2003/default.mspx



Strumenti di gestione per lo storage
Strumenti per la gestione dei canali SMTP
Exchange Best Practice Analyzer – nuove regole e report
Oggi
2005
Q1 & Q2 2005

Exchange 2003 Web Release 1.2
2006
Il Futuro di Exchange: nuovi ruoli
 Sicurezza
 Ruolo di Mail “Hygiene” server
 Continuo focus sui servizi di “Edge”: antispam, antivirus, gestione dei
contenuti delle mail
 Collaborazione
 Introduzione del ruolo “unified messaging” (accesso vocale, fax,
voice mail)
 Nuovi dispositivi di sincronizzazione supportati
 Gestione
 Supporto per storage a basso costo (Direct Attached Storage)
 Gestione e monitor integrati
Per approfondimenti
Ulteriori approfondimenti sul consolidamento Exchange in
Microsoft:
 http://www.microsoft.com/services/microsoftservices/exchange.ms
px#103
 http://www.microsoft.com/services/microsoftservices/consolidation
.mspx