Il progetto
PROGETTAZIONE E GESTIONE DELLE ATTIVITÀ
CONNESSE ALL’AUTONOMIA
1
PROGETTO
=
Insieme delle attività che vengono
svolte per raggiungere un risultato
definito e preciso di importanza tale
da essere specificato negli obiettivi
generali dell’istituzione scolastica
=> POF
2
ATTIVITÀ PER PROGETTI
PROGETTO
=
SISTEMA GESTIONALE
ORIENTATO AI RISULTATI
3
L’ ORGANIZZAZIONE PER PROGETTI
PROPENSIONE DELLE PERSONE
AD ESSERE PROTAGONISTE DI
CIÒ CHE FANNO
4
L’ ORGANIZZAZIONE PER PROGETTI
CAPACITÀ DI GOVERNARE
LE COMPONENTI DI UN
AMBIENTE LAVORATIVO
CON LOGICHE E TECNICHE
PRECISE E CONSOLIDATE
5
PROGETTI - PROCESSI
ORG. PER PROGETTI ==
FAVORISCE L’INNOVAZIONE
ORG. PER PROCESSI ==
IN GENERALE SI RIFERISCE
AD ESECUZIONI
RIPETUTE E STANDARDIZZATE.
SI RISCHIA
LA MANCANZA DI INNOVAZIONE
6
ATTIVITÀ ORDINARIA E PROGETTI
IL PROGETTO:
DEVE ESSERE DISTINTO DALL’ATTIVITÀ ORDINARIA
 SI SVOLGE IN UN ARCO DI TEMPO BEN DEFINTO
Deve AVERE UN INIZIO ED UNA FINE
 HA UN OBIETTIVO SPECIFICO
(MENTRE LA GESTIONE CORRENTE HA OBIETTIVI GENERALI)
 DEVE PREVEDERE UN RISULTATO DEFINITO
7
ATTIVITÀ ORDINARIA E PROGETTI
IL PROGETTO:
 PORTA UN CONTRIBUTO AL CAMBIAMENTO IN TERMINI
 DI MIGLIORAMENTO QUALITATIVO DEI SERVIZI
 DI RECUPERO DI EFFICIENZA, DI EFFICACIA, DI INNOVAZIONE
 RIGUARDA, RISPETTO AGLI OBIETTIVI GENERALI
DELL’AMMINISTRAZIONE, ATTIVITÀ AD ALTA PRIORITÀ
8
ATTIVITÀ ORDINARIA E PROGETTI
DEFINITO
ATTIVITÀ DA
APPROFONDIRE
4. PROGETTO
TEMPO
INDEFINITO
ATTIVITÀ
ORDINARIA
ISTITUZIONALE
ATTIVITÀ NON
CONTROLLABILE
NON SPECIFICO
OBIETTIVO
SPECIFICO
9
PROGETTAZIONE - PIANIFICAZIONE

Essere rigorosi senza essere pedanti, ossia
essere flessibili

La PIANIFICAZIONE non è pura esecuzione
di quanto stabilito, ma
TENDE AD ANTICIPARE GLI EVENTI DEL
PROGETTO
10
ANALISI DI UN PROGETTO
INNOVAZIONE
RISCHIO
PRIORITÀ
STRATEGICITÀ
11
ANALISI DI UN PROGETTO
ALTA
1. PROGETTO
A
RISCHIO
4. PROGETTO
AD ALTA
PRIORITÀ
2. ATTIVITÀ
ORDINARIA
3. PROGETTO
STRATEGICO
INNOVAZIONE
BASSA
BASSA
ALTA
STRATEGICITÀ
12
CONDIZIONI ORGANIZZATIVE RAZIONALI







Che cosa si deve realizzare
Quando si dovrà realizzare e completare
Quanto verrà a costare
Chi gestirà la realizzazione del progetto
Quali prodotti o servizi si realizzeranno
Come si affronteranno le eccezioni
Come si misurerà l’avanzamento
13
DATI NECESSARI DEL PROGETTO










NOME DEL PROGETTO
RESPONSABILE
RISORSE NECESSARIE
MOTIVAZIONI
FINALITÀ
GRADO DI DIFFICOLTÀ
STRATEGICITÀ
FASI
TEMPIFICAZIONE
METODOLOGIE E TEMPI DI VALUTAZIONE
14
ELEMENTI DEL PROGETTO
 MOTIVAZIONI (fatti e cause che hanno portato ad individuare il



progetto)
FINALITÀ (individuazione, in termini generali, dei risultati che si
intendono conseguire con il progetto)
GRADO DI DIFFICOLTÀ (il proponente/responsabile del
progetto, in accordo con l’amministrazione, deve attribuire un
parametro di difficoltà - es. alto, medio, basso)
STRATEGICITÀ (sulla base degli obiettivi generali
dell’Istituzione scolastica - es. POF, Carta dei servizi, ecc.- deve
essere attribuito lo specifico livello di strategicità)
15
ELEMENTI DEL PROGETTO
 RISORSE NECESSARIE:
 UMANE



devono essere definiti tutti coloro che prendono parte al progetto
ne deve essere valutato e quantificato l’apporto
nel caso in cui le professionalità non siano reperibili all’interno
dell’Istituzione Scolastica, devono essere individuati gli esperti esterni
di cui è necessario l’intervento
 FINANZIARIE
 STRUMENTALI
16
ELEMENTI DEL PROGETTO

FASI - occorre suddividere il progetto in
fasi e per ciascuna di queste definire:
 attività da svolgere
 risultati attesi
 percentuale di avanzamento, rispetto
all’intero progetto, di ciascuna fase
TEMPIFICAZIONE - deve essere
definita per ogni fase la durata prevista
17
Diagramma di Gantt
ISTITUTO TECNICO INDUSTRIALE STATALE
"Leonardo da Vinci" - Carpi (MO)
Progetto:
mese di
N,
Attività
durata
1
A
10 gg
2
B
6 gg
3
C
18 gg
4
D
5
E
6
F
7
G
8
H
9
I
10
L
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
18
PROCESSO DI PIANIFICAZIONE E
CONTROLLO
19
ATTIVITÀ DI PIANIFICAZIONE E
CONTROLLO
 È UNA ATTIVITÀ


TRASVERSALE A QUALSIASI PROCESSO
ALL’INTERNO DELL’ISTITUZIONE
SCOLASTICA
STRATEGICAMENTE INTEGRATA CON
SISTEMA INCENTIVANTE.
IL
20
ATTIVITÀ DI PIANIFICAZIONE E
CONTROLLO
OCCORRE:
 COLLEGARE
LE “ATTIVITÀ ORDINARIE” CON I
PROGETTI
 VALUTARE LA STRATEGICITÀ DEI PROGETTI
PRESENTATI RISPETTO AGLI OBIETTIVI ED
ATTRIBUIRE AI PROGETTI UN “PESO RELATIVO”
 DEFINIRE GLI IMPEGNI DEI SINGOLI PROGETTI IN
TERMINI ORARI
21
ATTIVITÀ DI PIANIFICAZIONE E
CONTROLLO
 OCCORRE:
 SPECIFICARE



IL RUOLO SVOLTO DAI
SINGOLI
DIPENDENTI NEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI
DISTRIBUIRE LE RISORSE FINANZIARIE ALLE PERSONE
EFFETTIVAMENTE IMPEGNATE
VERIFICARE L’EFFETTIVO ASSORBIMENTO IN TERMINI
TEMPORALI DELLE RISORSE UMANE PREVISTE
PONDERARE L’INCENTIVO SULLA BASE DEGLI IMPEGNI
EFFETTIVI, FERMO RESTANDO IL RAGGIUNGIMENTO
DELL’OBIETTIVO
22
PERCORSO DI VALUTAZIONE
 RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI
 VERIFICA DEGLI SCOSTAMENTI
 COSTRUZIONE DI UN QUADRO DELLA
SITUAZIONE
 ANALISI DELLE CAUSE
 VALUTAZIONE
 COMUNICAZIONE
 APPRENDIMENTO
23
ANALISI DELLE CAUSE
 ci sono stati costi non previsti?
 se sì, da che cosa sono stati generati o da che cosa
sono dipesi?
 ci sono stati fasi del progetto che hanno evidenziato
particolari criticità?
24
ANALISI DELLE CAUSE
 le risorse sono state qualitativamente e
quantitativamente sufficienti?
 se la risposta è positiva:
erano errati gli standard di produttività?
 le risorse sono state impiegate al meglio
con riferimento ai tempi, alle attività e alla loro
allocazione?
25
ANALISI DELLE CAUSE
 quali aree di personale sono state coinvolte nel
raggiungimento dell’obiettivo?
 che tipo di interdipendenza ha legato le varie aree?
 come hanno funzionato?
26
ANALISI DELLE CAUSE









quali problemi e livelli di difficoltà si sono riscontrati?
ci sono stati problemi legati a:
normativa?
persone?
strumenti?
fondi disponibili?
rapporti fra le aree di personale?
rapporti con l’utenza?
in ordine ai problemi verificatisi,
quali sono state le decisioni assunte?
27
ANALISI DELLE CAUSE








VALUTARE:
quantità delle risorse
qualità delle risorse
impiego delle risorse
eventi imprevisti
costi aggiuntivi
scelte gestionali
metodi di attuazione




DETTAGLIARE:
analisi delle procedure
analisi delle strutture
analisi dei costi/benefici
RISULTATO DELLE
FASI:
 INDIVIDUAZIONE DEI
POSSIBILI NESSI
CAUSALI ED
INDIVIDUAZIONE
DELLE
RESPONSABILITÀ

28
VALUTAZIONE
STRUMENTI:
RISULTATI:
 valutazione della coerenza
 valutazione degli effetti
paradossali
 valutazione delle responsabilità
 valutazione dell’incidenza
sull’organizzazione interna
 valutazione dell’incidenza sul
cittadino
 valutazione della congruità anche
in rapporto ad organizzazioni
simili


Formulazione di un giudizio che, anche
in caso di scostamenti significativi dalle
previsioni, potrebbe essere positivo:
 sule persone per assenza di
responsabilità
 sui risultati perché è un “prezzo
da pagare” per attuare una
strategia
valutazione del rapporto costi/benefici e
della economicità/efficacia/efficienza
29
ELEMENTI LA VALUTAZIONE (PERIODICA
E FINALE)
 OCCORRE MONITORARE L’ATTIVITÀ IN MODO



DA CONSENTIRE AI RESPONSABILI DI
EVIDENZIARE TEMPESTIVAMENTE EVENTUALI
SCOSTAMENTI
ATTUARE INTERVENTI CORRETTIVI SUL PROGETTO
RIVEDERE LA PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITÀ
30
ELEMENTI LA VALUTAZIONE (PERIODICA
E FINALE)
LA FREQUENZA DEI CONTROLLI
 DEVE ESSERE TALE DA CONSENTIRE IL MINIMO
SCARTAMENTO TRA
RISULTATI RAGGIUNTI E OBIETTIVI PREVISTI
 DEVE EVITARE CHE IL RILEVAMENTO DEI DATI
NECESSARI E LA LORO ELABORAZIONE COMPORTI
AGGRAVI ECCESSIVI IN TERMINI DI CARICO DI
LAVORO
 UN SISTEMA DI REPORTING TROPPO FREQUENTE
POTREBBE ESSERE CONTROPRODUCENTE

31
ELEMENTI PER LA VALUTAZIONE (PERIODICA E FINALE)
GLI INDICATORI



indicatori temporali: è espresso da un tempo e spesso il parametro
temporale è trasversale al concetto di quantità e qualità
indicatori qualitativi: si riferiscono a concetti difficilmente misurabili.
Solitamente si considerano quelli espressi da un valore del tipo insufficiente,
sufficiente, buono, ottimo, ecc. Risultano da una analisi di “customer
satisfaction”.
È bene rilevare la qualità solo per i servizi strategici attraverso: questionari,
individuazione di un campione, interviste, analisi finale
indicatori economici: tendono alla verifica dell’efficacia e dell’efficienza
dell’attività per quanto riguarda gli aspetti finanziari ed economici
32
ELEMENTI PER LA VALUTAZIONE (PERIODICA E FINALE)
GLI INDICATORI
 ANALIZZARE LA GESTIONE NEI SUOI
DIVERSI ASPETTI
OVVERO
VALUTARE EFFICACIA GESTIONALE
ED EFFICIENZA DELL’AZIONE
MANAGERIALE E POLITICA
33
ELEMENTI PER LA VALUTAZIONE (PERIODICA E FINALE)
GLI INDICATORI
Nell’individuazione dei parametri occorre tenere conto delle
caratteristiche che devono rispettare:

misurabilità: se il dato non è misurabile non è nemmeno
controllabile e quindi non è un parametro

comprensibilità: l’informazione che se ne deduce deve essere
immediata

disponibilità: il costo necessario per reperire l’informazione non
deve essere superiore al vantaggio di averla. L’attività di controllo non
deve essere predominante rispetto all’attività operativa
 completezza: l’informazione non deve essere parziale
 coerenza rispetto all’obiettivo
34
ASPETTI CRITICI DEL PROCESSO DI
VALUTAZIONE
 LA VALUTAZIONE INTERESSA ASPETTI:
 DIDATTICI
 TECNICO-CONTABILI
 ORGANIZZATIVI-PROCEDURALI
 INFORMATIVI-INFORMATICI
 LEGATI ALLA PSICOLOGIA DEI GRUPPI ED
AL CLIMA ORGANIZZATIVO
35
ASPETTI CRITICI DEL PROCESSO DI
VALUTAZIONE
 LA VALUTAZIONE DEVE ESSERE
CHIARA E CONDIVISA
 LA VALUTAZIONE È CONNESSA CON LA
PRODUTTIVITÀ
36
INTERVENTO DI PERSONALE
ESTERNO
 SI PUÒ RICORRERE A PERSONALE ESTRANEO
ALL’AMMINISTRAZIONE STATALE QUANDO NELLA
SCUOLA O IN ALTRA ISTITUZIONE SCOLASTICA NON
SIA REPERIBILE LA SPECIFICA PROFESSIONALITÀ
RICHIESTA
 LE DELIBERE DI APPROVAZIONE DOVRANNO ESSERE
ADEGUATAMENTE MOTIVATE
37
INTERVENTO DI PERSONALE
ESTERNO
 IL COMPENSO PUÒ ESSERE ORARIO O FORFETTARIO
 L’AMMONTARE DEL COMPENSO È DETERMINATO
DALLA CONTRATTAZIONE DELLE PARTI MA DOVRÀ
ESSERE
CONNESSO
ALLA
SPECIFICA
PROFESSIONALITÀ DELL’ESPERTO
(È
BENE
ACQUISIRE CURRICULUM) (Art. 2233, comma 2, C.C.
“...la misura del compenso deve essere adeguata all’importanza
dell’opera e al decoro della professione.)
38
INTERVENTO DI PERSONALE
ESTERNO
 DOVRÀ ESSERE STIPULATO CONTRATTO D’OPERA
INTELLETTUALE
39
INTERVENTO DI PERSONALE DI ALTRE
ISTITUZIONI SCOLASTICHE



OCCORRE
CHIEDERE
L’AUTORIZZAZIONE
ALL’ESPLETAMENTO DELL’INCARICO AI SENSI
DELL’ART. 58 DEL D.LGS. 29/93 AL DIRIGENTE
DELL’ISTITUZIONE
SCOLASTICA
CUI
IL
DIPENDENTE APPARTIENE
SI APPLICANO I COMPENSI DI CUI AL CCNL
LA C.M. 10 NOVEMBRE 1998, N. 446 PREVEDE LA
POSSIBILITÀ, CON ADEGUATA MOTIVAZIONE, DI
SUPERARE IL COMPENSO DI CUI AL CCNL
40