Dott.ssa Cristina Nicolai
Responsabile Organizzativa Screening
Analisi organizzativa
Massa Carrara, 9/07/2009
Revisione 05/04/2011
Revisione gennaio 2015
Protocollo organizzativo
Mammografia
Screening
IL termine screening viene utilizzato per indicare un protocollo di indagini diagnostiche
a basso rischio e bassi costi socio economici e psicologici, utilizzate per identificare in fase
precoce una malattia in una popolazione standard(popolazione obiettivo) e asintomatica.
Obiettivo dello screening
Lo screening si propone di ridurre la mortalità per causa specifica nella popolazione che si
sottopone regolarmente a controlli per la diagnosi precoce di neoplasie o lesioni precancerose.
Il programma di screening è un intervento sanitario di prevenzione secondaria il cui
obiettivo è, attraverso la diagnosi di una fase precoce della malattia, intervenire
tempestivamente per facilitare la guarigione e ridurre la mortalità per causa-specifica:
• garantendo a tutta la popolazione in fascia di età considerata a rischio l’offerta attiva
dei test di screening e degli eventuali approfondimenti necessari;
• individuando lesioni precancerose ed eseguendo l’idoneo trattamento al fine di ridurre
il numero di neoplasie infiltranti;
• individuando neoplasie a uno stadio sempre più precoce per garantire la tempestività
del trattamento e la migliore qualità di vita.
La prevenzione attiva rappresenta un insieme articolato di interventi, offerti
attivamente alla popolazione generale o a gruppi a rischio per malattie di rilevanza
sociale, che vedono un coinvolgimento integrato dei vari soggetti del Servizio
sanitario nazionale impegnati nelle attività di prevenzione primaria e secondaria.
Il ruolo attivo, anziché passivo, ha il vantaggio di sollecitare i soggetti interessati
così da evitare che essi trascurino, per disattenzione o disaffezione le azioni
necessarie ad ottimizzare gli interventi di diagnosi e cura.
Popolazione bersaglio
La popolazione bersaglio dello screening per il cancro della mammella è costituito dall’insieme
delle donne che sono residenti nei Comuni afferenti alla ASL n.1 di “Massa Carrara” in età
compresa tra 50 e 69 anni compiuti ( Linee guida Nazionali, Linee guida di prevenzione oncologica
“Percorsi diagnostici terapeutici” Regione Toscana ,agosto 2010 aggiornate Agosto 2014)
Le donne da 50 a 69 anni vengono convocate ad eseguire il test di screening se il referto ha
risultato negativo a cadenza biennale.
Gli utenti domiciliati in uno dei Comuni appartenenti al territorio ma non residenti non fanno
parte del programma di screening aziendale pertanto non riceveranno la lettera di convocazione
ma, qualora si presentassero a chiedere la prestazione c/o la ns. Azienda , riceveranno la
prestazione gratuitamente dalle nostre strutture se ne hanno diritto (legge finanziaria 388/2001 –
Art.85 commi 4 e 5 )
Il Data base della popolazione eleggibile risulta da un incrocio delle anagrafi di WINSAP (
software dedicato al programma di screening aziendale ) dall’anagrafe assistiti aziendale e
dall’anagrafe comunale.
L’anagrafe degli utenti eleggibili viene aggiornata periodicamente.
CRITERI DI ESCLUSIONE
CRITERI DI ESCLUSIONE DEFINITIVA DAL PROGRAMMA
Sono escluse dal programma di screening le donne che rientrano in uno dei punti sotto indicati:
1. trasferita in altra provincia
2. storia personale positiva per cancro della mammella
Per motivi medico-legali, le esclusioni definitive saranno limitate solo ai casi validamente
documentati. Pertanto le fonti ammesse per la definizione della popolazione non eleggibile sono:
a) i Comuni attraverso le liste anagrafiche ed i loro aggiornamenti;
c) le schede di dimissione ospedaliera (cancro della mammella);
d) le donne stesse per comunicazione diretta della loro condizione di non eleggibilità (vedi
punto precedente).
Le donne alle quali verrà fatta diagnosi di tumore al seno nell’ambito dello screening usciranno
dal programma ed inserite nel programma di follow-up clinico.
Il sistema informativo del programma consente la registrazione dei loro dati di esito utili per il
calcolo di alcuni indicatori di risultato del programma ( report GISMA annuale)
CRITERI DI ESCLUSIONE TEMPORANEA DAL PROGRAMMA
Possono essere escluse temporaneamente, ovvero solo per il passaggio di screening in corso,
le donne che, direttamente o attraverso il proprio MMG al momento della definizione della lista
delle donne eleggibili , comunichino al Centro Screening di essere in una delle seguenti condizioni:
- temporaneamente assente (residente altrove per un periodo prolungato);
- non disponibile temporaneamente a collaborare (particolari condizioni personali o familiari);
- mammografia recente eseguita spontaneamente o in altra sede .
- Nel caso in cui la donna abbia eseguito una mammografia nell’anno in corso o nell’anno
precedente, il test radiologico di screening non sarà eseguito e sarà comunicato alla donna
che verrà invitata al successivo passaggio di screening.
Il Centro ospedaliero richiederà sempre alla donna di produrre le mammografie precedenti
eseguite al di fuori del programma di screening o di presentarsi, qualora aderisca al
programma,con il referto del precedente esame.
Le donne temporaneamente escluse saranno comunque inserite nel successivo passaggio di
screening.
ESCLUSIONE PER RIFIUTO
Il rifiuto della donna ad aderire al programma di screening costituisce un ulteriore criterio di
esclusione.
Conseguentemente, ed a fini medico-legali, tali donne saranno definitivamente escluse, qualora
presentino documentazione scritta e firmata .
Sarà tuttavia fatto presente alla donna che, qualora modificasse nel tempo le proprie
convinzioni o atteggiamento nei confronti dello screening, potrà chiedere di esservi reinserita.
In mancanza di una richiesta scritta di esclusione dal programma le donne non collaboranti
saranno convocate ad ogni passaggio di screening successivo.
Di seguito l’analisi dettagliata delle
attività di processo
Convocazione
Gestione
e inviti
Gestione
Risposte
sec.livello al
cittadino
Chiusura
passaggio
screening
Procedura gestione screening
mammografico
Processo
Convocazione
Procedura
Descrizione sintetica dell’attività :
L’utente viene convocato con lettera dal Centro screening in cui sono
riportate :
o Sede
o Data
o Orario di effettuazione della mammografia
o Numero telefonico cui le donne potranno rivolgersi per ulteriori
chiarimenti o per comunicare il loro impedimento ad effettuare
l’esame secondo le modalità ed i tempi indicati nella lettera-invito.
Le attività operative:
Il personale del Centro screening sulla base della popolazione bersaglio e
delle disponibilità del servizio radiografico procede a :
o Acquisire il calendario delle disponibilità dalla sede ospedaliera in
termini di giorni settimanali dedicati al programma, orari di attività
giornaliera, numero di esami che si effettuano per ogni sessione . Il
calendario puo’ essere comunque modificato in caso di periodi festivi
prolungati, riduzione dell’attività per ferie,impedimenti tecnici delle
attrezzature radiografiche o a seguito di esigenze comunemente
riscontrate e concordate ( In tal caso il Centro Radiologico
mammografico deve dare un ampio e congruo preavviso scritto alla
Segreteria di Screening per consentire una programmazione
adeguata degli appuntamenti.)
o Gestire l’agenda degli appuntamenti.
o Selezionare la popolazione bersaglio su win sap
o la popolazione bersaglio viene inserita su Winsap attraverso
l'integrazione con l'anagrafe assistiti aziendale ( tessera A o D o S)
o Stampare le lettere di convocazione
o Inviare le lettere di convocazione. Di regola l’appuntamento per
l’esecuzione della mammografia sarà fissato ad una distanza di
tempo non inferiore a 15-20 giorni dalla spedizione della lettera di
invito, in modo tale da consentire alla donna di programmare per
tempo le proprie attività e di assumere le dovute informazioni sul
programma, oltre che per consentire al Centro Screening di
modificare l’appuntamento, quando richiesto,riducendo al minimo gli
inconvenienti che ne possono derivare
o Le utenti che hanno un richiamo a 6 -8 mesi dalla precedente
mammografia di screening ricevono l'invito con raccomandata con
ricevuta di ritorno in accordo con il Responsabile clinico .
Gestione dei
Cittadini non
rispondenti
Descrizione sintetica dell’attività :
Nel caso in cui la donna non si presenti all’appuntamento (prefissato o
modificato), viene registrata la mancata effettuazione del test nell’apposito
spazio del sistema informativo.
Le attività operative
Il personale del Centro Screening procede a :
o Rilevare la mancata effettuazione del test nell’apposito spazio
del programma informatico. La segreteria del Centro screening
rileva la mancata presenza nell’apposita sezione del
programma informatico per consentire l’avvio delle procedure di
sollecito e di richiamo.
o Le utenti che hanno avuto un invito a 6-8 mesi con AR e non si
presentano al primo invito rientrano nelle non rispondenti e
riceveranno un sollecito per posta normale.
o Inviare a tutte le donne classificate come non rispondenti al
primo invito una lettera di sollecito.Il sollecito verrà inviato di
norma entro i tre-sei mesi successivi a quello del primo
appuntamento, per non perdere l’effetto di rinforzo del
messaggio. E’ noto che l’invio di lettere di sollecito aumenta
l’adesione complessiva al programma di una quota stimabile tra
il 10-15%, mentre l’adesione tra le donne sollecitate è
dell’ordine del 20-30%.Tali stime dovranno essere tenute in
considerazione all’atto della programmazione degli
appuntamenti.
Gestione degli inviti Descrizione sintetica dell’attività :
inesitati
Gestione degli inviti che non sono stati recapitati
Le attività operative:
Gestione dei
secondi inviti
Il personale del Centro Screening:
o riceve gli inesitati
o ricerca l’indirizzo corretto presso le anagrafi comunali e controllo
lo stato della tessera in anagrafe assisititi
chiude, in caso di esito negativo, le posizioni relative inserendole nella
categoria ‘inviti inesitati’
Descrizione sintetica dell’attività :
Gestione dell’assenza della donna al secondo invito
Le attività operative:
Esclusione dopo
invito
Il personale del Centro Screening:
o registra la mancata effettuazione del test all’appuntamento
sollecito
o inserisce la donna nella successiva campagna screening
distanza di due anni)
o predispone la possibilità di effettuare la mammografia qualora
donna si presenti spontaneamente anche se non rispondente
secondo sollecito.
Descrizione sintetica dell’attività :
Le attività operative:
1. Gestione del follow- up
2. Esclusione dopo invito per mammografia recente
di
(
la
al
Gestione del follow-up
Il personale del Centro Screening qualora rilevi l’informazione su un
precedente intervento per tumore al seno solo al momento in cui la donna
si presenta per la prima volta per eseguire la mammografia di screening,
dovrà non eseguire il test ed accertarsi che la donna sia già inserita in un
programma di follow-up mammografico
Queste donne sono comunque escluse dal programma di screening.
Esclusioni dopo invito per mammografia recente
La segreteria del centro screening rileva l’informazione:
- o direttamente dall’utente che ha ricevuto l’invito ad eseguire la
mammografia e comunica telefonicamente di aver già provveduto
all’esame
- - o dagli elenchi forniti dal Servizio di Radiologia degli utenti che
hanno eseguito l’esame da CUP che viene inviato mensilmente per
e-mail al Responsabile organizzativo dello screening
Nel caso in cui la donna abbia eseguito una mammografia nell’anno in
corso o nell’anno precedente, il test radiologico di screening non sarà
eseguito e la donna verrà invitata al successivo passaggio di screening.
Passaggi di
screening della
donna
.
Si definisce passaggio di screening l’applicazione di tutte le procedure
previste dal programma
(inviti, test mammografici, richiami per approfondimenti) per realizzare
un ciclo di controlli a favore dell’intera popolazione bersaglio. Il numero di
passaggi di screening eseguiti da una donna corrisponde al numero di inviti
a cui ha effettivamente aderito.
La ripetizione ravvicinata di due mammografie o il richiamo anticipato
rispetto alla periodicità propria del programma sono da considerare
accertamenti all’interno dello stesso passaggio di screening.
Test di I livello: mammografia
La mammografia dovrà essere eseguita in doppia proiezione (obliqua e
assiale), secondo le procedure indicate dalle Linee Guida Europee, da
Tecnici Sanitari di Radiologia Medica (TSRM) e viene eseguita presso i
Centri Radiologi Mammografici preposti sul territorio aziendale
Comunicazione
di esito del test.
Descrizione sintetica dell’attività :
Gestione della comunicazione degli esiti dei test
Le attività operative:
Il Centro Screening procede a:
o
o
o
Stampare i referti delle sole mammografie negative che sono
automaticamente inserite nell'applicativo di screening per
allineamento del programma con quello utilizzato in Radiologia
inviare a tutte le donne risultate negative, l’esito dell’esame
mammografico di screening per posta;
qualora siano eseguiti esami di approfondimento Il Radiologo
consegna direttamente all' utente i referti ;se la consegna non
o
Referti
è possibile perchè in attesa di ulteriori esami di approfondimento
diagnostici i Radiologi possono consegnare al Centro screening i
Referti che verranno inviati per posta .
nel caso in cui sia necessario ripetere l’esame (proiezione
mammografica aggiuntiva per motivi tecnici) o integrarlo con
ecografia / ulteriori approfondimenti diagnostici, la segreteria del
Servizio Radiologico provvede alla chiamata dell'utente.
Descrizione sintetica dell’attività :
Gestione della comunicazione degli esiti dei referti
Le attività operative:
Il Centro Screening procede a:
o inviare a tutte le donne risultate negative, l’esito dell’esame
mammografico di screening per posta, referti mammografici
negativi (che non hanno avuto esami di approfondimento)
o La comunicazione degli esiti negativi dopo accertamenti
diagnostici o di positività è di gestione del Clinico Radiologo che
ha effettuato gli esami di approfondimento
o Qualora la donna rifiuti l'approfondimento il clinico inserirà il
rifiuto nel referto della mammografia di screening.
Assenza
all’appuntamento 2
livello
Descrizione sintetica dell’attività :
Gestione dell’assenza all’appuntamento per il 2 livello
Le attività operative:
In caso di assenza all’appuntamento per eseguire gli esami di 2 livello il
Centro Screening Procede ad:
o
o
Comunicazione di
esito dell’esame di 2
livello
Estrapolare periodicamente le donne ‘ferme’ in stato di
approfondimento
Inviare l'elenco al clinico Radiologo che provvederà a controllare la
storia clinica e sistemare il caso
Descrizione sintetica dell’attività :Gestione della comunicazione
degli esiti dei test di 2 livello
Le attività operative:
La raccomandazione finale diversa dal reinvio al normale protocollo di
screening deve venire espressa di persona alla donna, sempre da personale
qualificato ed avendo cura degli aspetti psicologici.
La gestione dell’utente che necessita di ulteriori approfondimenti dopo
ecografia mammaria viene gestita dal Centro di Radiologia Senologica.
Se il Radiologo esegue gli esami necessari per il completamento
diagnostico procede in questo modo:
• Consegna diretta al paziente del referto mammografico dopo esami
di approfondimento da parte del Clinico
• Se gli esami risultano “non negativi” il Radiologo consegnerà
all’utente la documentazione necessaria per proseguire l’iter
diagnostico terapeutico. Al termine dell’iter la paziente si farà carico
di consegnare la documentazione al Medico Radiologo che ne
aggiornerà la posizione nei confronti del programma di screening
Quando gli approfondimenti diagnostici vengono eseguiti da un
Centro diverso dalla Radiologia Senologica la paziente viene invitata
dal Radiologo che ha eseguito la mammografia a portargli la
documentazione alla fine dell’iter diagnostico-terapeutico
Chiusura del
passaggio di
Screening
Descrizione sintetica dell’attività :
Per ciascuna donna inclusa nella popolazione bersaglio del programma un
passaggio di screening verrà chiuso con una delle seguente modalità a
seconda delle circostanze:
o Esito negativo al primo o al secondo livello;
o Richiamo biennale per donne in screening in fascia di età 50-69 anni
Tutte le donne escluse dal programma di screening, perché avviate al
trattamento, saranno incluse in specifici programmi di follow-up
oncologico.
Il secondo Livello delle screening mammografico viene gestito dal
responsabile Clinico,radiologo.
Centro Radiologico di Screening mammografico
Ospedale Civico di Carrara
Ospedale di Pontremoli
Ospedale di Fivizzano
Personale di riferimento :
Segreteria Centro Screening Mammografico
Ospedale civico di Carrara
N verde 800.859.997
Tel 0585/657977
0585/657971 tutti i giorni dal lunedì al sabato ore 8-13
Numero verde 800.859.997 dal lunedì al sabato dalle ore 10-12.30
Responsabile organizzativo Screening
Dr.ssa Cristina Nicolai
Responsabile Clinico Screening
Dr. Giorgio Lambruschi
Responsabile valutativo Screening
Dr.ssa Paola Vivani