A.A. 2005/2006
Risultati
dell’attività di controllo
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Roma 12-13 luglio 2007
Tipologia dei controlli
 Controllo Finanziario
 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
 Visite di Monitoraggio
• PERIODO ATTIVITA’: 01/01/07 – 31/05/07
• PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE: 31/05/07
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Controllo Finanziario
ISTITUTI CONTROLLATI: n° 26, PER COMPLESSIVI
€ 1.231.226,34
 N° 16 per la Mobilità Studenti e Mobilità Docenti
 N° 5 Istituti controllati per la sola Mobilità Studenti
 N° 4 Istituti controllati per la sola Mobilità Docenti
 N° 1 Istituto controllato per i corsi EILC (1 corso)
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Controllo Finanziario – Istituti controllati
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Università degli Studi di Bergamo
Acc.BB.AA. Santa Giulia
Università degli studi di Camerino
Conserv. di Musica di Campobasso
Acc.BB.AA. Di Carrara
Ist.Sup. di Studi Musicali “V.
Bellini” di Catania
7. Conserv.Statale di Musica di
Fermo
8. ISIA di Firenze
9. Conserv. di Musica “L.Refice” di
Frosinone
10. Conserv. di Musica “O.Respighi” di
Latina
11. Acc.BB.AA. Di Lecce
12. Università Cattolica del Sacro
Cuore di Milano
13. Scuola Superiore per Mediatori
Linguistici “C. Bo” di Milano
14. Acc. BB.AA. Di Napoli
15. Conserv. Statale di Musica di Padova
16. Università degli Studi di Pavia
17. Conservatorio di Musica di Perugia
18. Conservatorio di Musica di Pescara
19. Conservatorio “S. Cecilia “ di Roma
20. Università Campus Bio-medico di
Roma
21. Conservatorio di Musica di Rovigo
22. Conservatorio di Musica di Torino
23. S.I.S.S.A di Trieste
24. Università degli Studi Dell’Insubria di
Varese
25. Conservatorio di Musica di Verona
26. Università per Stranieri di Siena
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Controllo Finanziario
MOBILITA’ IN USCITA
Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale
– Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali Emendamenti
– Pagamenti agli studenti/docenti
– Piano di studio (learning agreement) degli studenti
– Attestato di partecipazione
– Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti
– Rapporto Narrativo studente/docente
– Documenti e pagamenti inerenti il contributo EILC agli studenti
– Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti
– EILC: documenti di spesa e Pagamenti
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Controllo Finanziario
Rimborsi a seguito del Controllo
Mobilità Studenti
► 25.200 € (195 mensilità)
► 30 € (Errore nell’Erogazione del Bonus)
► 6 Istituti
Mobilità Docenti
► 666,53 € (costi non ammissibili)
► 7 Istituti
(rinuncia a n. 1 rimborsi inferiori a € 50,00)
Organizzazione della Mobilità
3.470,00 €
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RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO
AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06
2000/01
2001/02
2002/03
2003/04
2004/0
5
2005/06
N° Istituti
controllati
4
4
7
8
20
26
Rimborsi
SM
richiesti €
5.330,00
1.130,00
5.580,00
10.800,00
Rimborsi
TS
richiesti €
2.805,10
379,05
960,28
828,20
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1.640,0 25.230,00+
0
(3.470 €
OM)
837,40
666,53
Controllo finanziario
Risultati Gestionali
Learning Agreeement: incompleti (firme, crediti
ECTS)
Transcript of Records: OK
Rapporto Narrativo degli studenti: OK
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Controllo Finanziario
2006/2007
Almeno il 2% degli studenti in uscita e il 5% dei docenti in uscita da
almeno N° 20 Istituti
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
Istituti visitati: n. 7, per complessivi € 1.180.214,14
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Università degli Studi di Tor Vergata – Roma
S.S.M.L. Gregorio VII di Roma
Accademia di Belle Arti di Firenze
Università Commerciale L. Bocconi di Milano
Università degli Studi Milano Bicocca
Università degli Studi “S.O.Benincasa” di Napoli
Università Ca’ Foscari di Venezia
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
Fasi principali:
1. Gestione delle attività ERASMUS
2. Verifica delle procedure e della documentazione
“gestionale”
3. Verifica delle procedure e della documentazione
“finanziaria”
4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con
un campione di studenti e docenti
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
1. Gestione delle attività ERASMUS
o
Politica Internazionale dell’Istituto (EPS)
o
Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS
o
Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto
o
Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS
o
Modalità di registrazione delle transazioni
o
Tempi e procedure di pagamento
o
Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti
o
Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto
o
Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti ERASMUS in entrata
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale”
o
Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS
o
Procedure selezione disabili
o
Accordi Bilaterali
o
Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento
ERASMUS
o
Preparazione linguistica
o
Materiale informativo eventualmente prodotto
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale
o
Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle
attività SM
o
Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della
banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti
o
Piano di studio (learning agreement) dello studente
o
Attestato di partecipazione
o
Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente
o
Rapporto Narrativo dello studente/docente
o
Documenti e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti
o
Documenti e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti
o
Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e
con un campione di studenti e docenti
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
Rimborsi a seguito di Audit
Mobilità Studenti
► 3.210 € (8 mensilità+Bonus)
► 2 Istituti
Mobilità Docenti
► 270,14 € (Costi non ammissibili)
► 2 Istituti
Organizzazione della Mobilità
► 90,00 € (Decurtazione di 1 mobilità non ammissibile)
► 1 Istituto
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RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO
AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06
2000/01
2001/02
2002/03
2003/04
2004/05
2005/06
N° Istituti
visitati
3
3
5
5
6
7
Rimborsi
SM
richiesti €
1.060,00
5.020,00
0
2.760,00
1.220,00
3.220,00
90,00
OM
Rimborsi
TS
richiesti €
650,00
115,71
201,02
1.221,03
807,35
SEV
2.001,18
630,00
OM
270,14
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
2006/2007
N° 5 Istituti che saranno visitati a partire da febbraio 2008
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PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I
CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1
MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI
Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti
 Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (Durata minima
di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e non superiore ai dodici
mesi) dalla Mensilità (Contributo accordato): il calcolo convenzionale per
l’attribuzione delle mensilità non può essere applicato alla Durata dell’attività
 Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è
ammissibile
 SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo
convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità
ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON
AMMISSIBILE
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Ritardo nell’erogazione dei contributi
 alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia
(ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi
 comunicazione all’Agenzia delle eventuali posizioni ancora
aperte
 i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima
della partenza
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PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I
CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2
Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa
autorizzazione
Documenti necessari:
 Richiesta scritta dello studente
 Autorizzazione dell’Istituto ospitante
Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività
Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus
Da rendicontare come Mensilità senza contributo
Ritardo nella stipula degli Accordi con gli studenti/docenti, successivamente all’invio
dell’Accordo da parte dell’AN
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PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I
CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3
Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della
borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza
e saldo al rientro)
Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio
e fine della mobilità; mancanza della data di firma; indicazione dell’a.a. 2004/2005;
Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare
emendamento per l’a.a. 20062007)
SM: attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità
TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo
proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo
forfetario per il soggiorno
TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a
tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per
intero, senza deduzione di alcun tipo
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PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I
CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4
Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma
prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente; compilazione da parte dello
studente/docente
Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie
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BEST PRACTICE FINANZIARIE RISCONTRATE DURANTE GLI AUDIT
 Modello di Certificato quale attestazione del periodo di studi
all’estero
 Modulistica e procedura standard per l’autorizzazione di
prolungamenti delle mensilità SM
 Documento di sintesi del contributo finale spettante firmato sia
dall’Istituto che dallo/studente docente
 Firma degli Accordi prima da parte del Beneficiario e
successivamente dall’Istituto
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Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)
RACCOMANDAZIONI “GESTIONALI”
 Maggiore informazione in generale ed, in particolare,
sulla didattica all’estero agli studenti
 Maggiore monitoraggio da parte dei docenti
 Learning agreement: assicurarsi che venga firmato
prima della partenza dello studente
 Riconoscimento degli esami: in toto senza integrazioni
(v. EUC sottoscritta dai Rettori/Direttori !!!)
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