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Appunti su privacy e posta elettronica
Premessa
Qualunque genere di controllo sul lavoratore o sull’uso del pc o di internet deve
essere indicato in modo esplicito e previsto in un “regolamento informatico”
aziendale (Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, provvedimento
1 marzo 2007 http://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=1387522).
Qualche estratto del provvedimento.
Grava quindi sul datore di lavoro l'onere di indicare in ogni caso,
chiaramente e in modo particolareggiato, quali siano le modalità di utilizzo
degli strumenti messi a disposizione ritenute corrette e se, in che misura e
con quali modalità vengano effettuati controlli.
…può risultare opportuno adottare un disciplinare interno redatto in modo
chiaro e senza formule generiche, da pubblicizzare adeguatamente …e da
sottoporre ad aggiornamento periodico
Posta elettronica
E’ bene che il Regolamento Informatico indichi l’obbligo di utilizzo della
posta elettronica per esclusivi fini aziendali.
E’ opportuno prevedere degli indirizzi di posta elettronica condivisi tra più
dipendenti, ad esempio [email protected] da affiancare ad indirizzi
individuali ([email protected]).
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Questo requisito può essere facilmente soddisfatto raggruppando più utenti in un gruppo. Un’email
indirizzata al gruppo è ricevuta in copia da tutti gli utenti che ne fanno parte.
E’ opportuno mettere a disposizione del dipendente un sistema con consenta
una risposta automatica in caso di assenza, dove indicare un altro recapito
di posta elettronica.
La risposta automatica per il “Fuori sede” è perfettamente integrata utilizzando Microsoft Outlook con il
Kerio Outlook Connector, è anche accessibile al dipendente utilizzando l’interfaccia di WebMail.
E’ opportuno che la posta aziendale sia conservata su un apposito server
e non sul pc del dipendente. In questo modo è possibile effettuare backup
automatici e ripristini senza necessità di accedere al computer del dipendente e
senza assegnargli l’onere di provvedere individualmente alla copia di sicurezza
dei messaggi.
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Il Kerio Connect offre nativamente una funzionalità di backup integrata che non richiede arresto del servizio
e che ha già preimpostato un backup completo nel fine settimana e un backup incrementale giornaliero. La
procedura è totalmente personalizzabile.