MailStore Server
Lo standard nell'archiviazione delle email
Già con la versione 9, MailStore Server è divenuto lo
standard globale per l'archiviazione della posta
elettronica aziendale, anche in virtù della collaborazione
di lunga data e proficua con oltre 24.000 società. Il
sistema, facilmente installabile, risulta affidabile al 100
per cento in ogni situazione.
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Gestione dell'email efficiente
La posta elettronica non solo è uno dei mezzi di comunicazione più importanti, ma a livello aziendale
rappresenta anche una delle risorse d'informazione più grandi e preziose. Le informazioni inviate tramite
posta elettronica non vengono di norma salvate da nessuna parte, se non nella casella di posta del
collaboratore. Si tratta dunque di una fonte di conoscenza protraibile per anni e in crescita costante, giorno
dopo giorno. Per l'efficienza di un'azienda, tuttavia, è necessario creare backup a lungo termine di tali
informazioni, nonché garantire a tutti i dipendenti la possibilità di utilizzarle in modo efficace.
La grande sfida
Solitamente per favorire la comunicazione tramite posta elettronica, le aziende dispongono di server email
perfettamente funzionanti o, in alternativa, di soluzioni per la gestione di gruppo (groupware). Sistemi del
genere, tuttavia, non sono stati concepiti per l'archiviazione dei dati a lungo termine o per una loro
disposizione in massa. A livello pratico questo può infatti comportare una serie di problemi tecnici, legali e
finanziari.
Come funziona l'archiviazione delle email?
Un archivio email è da intendersi come un'estensione del sistema di posta elettronica attualmente in uso,
funzionante esattamente come quest'ultimo. Un amministratore definisce quali email saranno trasferite
all'archivio, nonché se e quando le email saranno rimosse dalle normali caselle di posta del sistema email,
una volta eseguita l'archiviazione. L'archivio consente di gestire in modo efficiente una grande quantità di
dati, nonché di garantire a tutti gli utenti di un'azienda di poter accedere poi in modo rapido e comodo alle
email archiviate.
Vi si affidano 24.000 imprese in 100 Paesi
MailStore Server supporta quasi tutti i sistemi di
posta elettronica e metodi di archiviazione
Tecnologia di archiviazione altamente scalabile e
integrata che non necessita di server SQL
Requisiti minimi di sistema
Installazione semplice in pochi minuti
Pochi interventi di manutenzione
Lingue supportate:cinese (semplificato e tradizionale), ceco, olandese,
inglese, francese, tedesco, ungherese, italiano, giapponese, coreano,
polacco, portoghese, russo, sloveno, spagnolo e turco.
Gli esperti dell'archiviazione delle email
www.mailstore.com
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Vantaggi dell'archiviazione email
Vantaggi legali ed economici
Rispetto delle normative
sulla conformità
e eDiscovery
Le imprese si trovano ad affrontare la sfida posta dal crescente numero di
normative sulla conformità della posta elettronica, eDiscovery e altri
regolamenti. A tale scopo, le imprese devono essere in grado di archiviare le
email in modo centralizzato, completo e a prova di manomissione e per
periodi di tempo indeterminati nonché assicurarsi che la posta elettronica
possa essere recuperata al momento opportuno.
Tutela contro
rischi legali
L'archiviazione delle email consente alle aziende di tutelarsi contro i rischi
legali generici. L'archiviazione delle email permette infatti di utilizzare la posta
elettronica come prova durante procedimenti giudiziari e consente che i
reclami da parte dei clienti siano trattati con maggiori informazioni disponibili
fin dall'inizio.
Riduzione delle spese e
dei costi IT
Server sovraccarichi, costi di archiviazione crescenti, complessi processi di
backup e di ripristino mettono a dura prova i reparti IT e i rispettivi budget.
MailStore Server è in grado di ridurre tali costi in modo permanente. Protegge
inoltre dai rischi economici legati alla perdita dei dati e alle azioni legali.
Protezione totale contro la perdita dei dati
Archiviazione completa al
100%
Gli utenti sono in grado di eliminare le email a piacimento, senza che questo
venga notificato. L'azienda perde così ogni giorno dati importanti.
L'archiviazione delle email al momento della loro ricezione o del loro invio
assicura all'azienda il salvataggio completo della posta elettronica.
Liberi dai
pesanti file PST
I file PST, essendo soggetti a perdita di dati e a danneggiamento, incidono
fortemente sull'archiviazione e sul backup, divenendo un potenziale incubo
per l'eDiscovery. MailStore Server offre la possibilità di archiviare
centralmente e fare il backup di tutti i file PST dell'azienda.
Requisiti di archiviazione minimi
Riduzione del carico dei
server di posta
Una volta archiviate, le email possono essere eliminate dalle caselle del server
di posta per mezzo di un processo basato su regole. Ciò consente di
mantenere il carico del server a un livello costantemente basso.
Risparmio del 70%
dello spazio di
archiviazione
MailStore Server utilizza singole istanze di archiviazione allo scopo di ridurre lo
spazio totale di archiviazione necessario. Eventuali componenti MIME
identiche (ad es. file in allegato) vengono salvate una volta sola. Gli allegati
sono inoltre compressi.
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Backup e ripristino più semplici
Riduzione dei tempi di
backup e ripristino
Riducendo il carico dei dati presenti sul server di posta, è possibile eseguirne il
backup e il ripristino in modo più semplice e dunque più rapido in caso di
errori.
Ripristino con un clic per
tutti gli utenti
Gli utenti possono recuperare le email dall'archivio con un semplice clic del
mouse. In questo modo l'amministratore non è obbligato a eseguire la lunga
procedura necessaria per ripristinare le email dal backup.
Aumento della produttività
Accesso estremamente
rapido alle funzioni di
ricerca
MailStore Server offre una ricerca full-text estremamente rapida per email e file
allegati di qualsiasi tipo. L'accesso è possibile anche attraverso la struttura della
cartella originale.
Elevata accettabilità da
parte dell'utente
Gli utenti possono accedere ai propri archivi attraverso un comodo add-in per
Microsoft Outlook perfettamente integrato nel loro tipico ambiente di lavoro.
Eliminazione delle quote
delle caselle di posta
elettronica
L'archiviazione delle email elimina la necessità di servirsi delle quote delle caselle
di posta per limitare l'utilizzo della capacità del server di posta.
Indipendenza
Indipendenza dai
server di posta
Uno dei problemi principali della funzione di backup dei server di posta
consiste nei lunghi tempi necessari per ripristinare i dati in caso di un loro
errore. Durante questo tempo di inattività, che può durare ore o giorni,
l'azienda e i dipendenti non possono più accedere a informazioni cruciali per
le loro attività. Quando si verifica un problema tecnico in un server di posta
elettronica o una perdita di dati, ogni utente dell'azienda può accedere a tutti i
messaggi tramite l'archivio email. La continuità del business è assicurata,
senza alcuna interruzione.
Indipendenza da
provider esterni
Molte imprese non memorizzano le email in server di posta locali, ovvero sotto
il controllo dell'azienda stessa, bensì in server esterni. In questo caso le
aziende fanno affidamento sugli strumenti di backup dell'operatore e contano
sul fatto che esso sia disponibile anche in futuro. L'archiviazione locale di
questi dati rappresenta un semplice strumento di backup aggiuntivo.
Indipendenza da
MailStore
Tutte le email possono essere ripristinate dall'archivio in qualunque momento
in formati standard. Ciò garantisce all'azienda un'indipendenza a lungo
termine, anche da MailStore Server.
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Tecnologia di archiviazione integrata
Alla base di MailStore Server c'è una tecnologia di archiviazione altamente sofisticata che non necessita di
un software di database esterno e risulta immediatamente disponibile una volta completata l'installazione.
In base a questo presupposto, con un'unica installazione di MailStore Server è possibile gestire fino a 500
utenti nonché un volume di email in rapida crescita in modo semplice ed efficiente per diversi anni.
Se si desidera utilizzare MailStore Server con un numero di utenti particolarmente elevato, si raccomanda di
contattare il nostro team di assistenza tecnica per discutere le proprie particolari esigenze.
Archiviazione dei dati efficiente
Elevata scalabilità
Il sistema consente di creare internamente
un intero archivio dalla prospettiva
dell'utente a partire da un numero
qualunque di database di archivi
personalizzati
Quando la capacità di memorizzazione
dell'archivio, utilizzato per archiviare le
nuove email, sta per esaurirsi, è possibile
creare automaticamente e utilizzare nel
file system un nuovo database di
archiviazione
Questa struttura garantisce un sistema
flessibile e scalabile, in grado di gestire
qualunque volume di dati e qualsiasi
numero di utenti
Risparmio del 70% dello spazio di
archiviazione
MailStore Server utilizza singole istanze di
archiviazione allo scopo di ridurre lo
spazio totale necessario per l'archiviazione
Eventuali componenti MIME identiche (ad
es. file in allegato) vengono salvate
nell'archivio una volta sola, anche se
ricorrono più di una volta nella casella di
posta dell'utente
Gli allegati sono inoltre compressi
Informazioni generali
Gestione flessibile
dell'archiviazione
Per mantenere i propri database di archiviazione delle email si può scegliere
di utilizzare uno spazio di archiviazione, spesso tanto rapido quanto costoso,
oppure è possibile mantenere il vecchio spazio di archiviazione, utilizzato
meno frequentemente, su uno spazio di archiviazione con un migliore
rapporto di costi-efficacia.
Tutela contro
le manomissioni
MailStore Server utilizza degli hash SHA e applica al testo delle email e ai
relativi file in allegato una crittografia di tipo AES-256 che assicura che i dati
archiviati non possano essere manomessi in seguito.
Su richiesta:
uso di un server SQL
Se richiesto, le aziende che già dispongono di una loro infrastruttura
possono utilizzare per l'archiviazione dei loro dati anche Microsoft SQL
Server.
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Archiviazione flessibile
MailStore Server consente di archiviare la propria posta elettronica, indipendentemente dal sistema email
utilizzato per memorizzarle. Questo garantisce all'azienda il massimo della flessibilità, adesso come in
futuro. Il processo di archiviazione non apporterà alcuna modifica al sistema email in uso, così come
all'utente non sarà richiesto l'accesso da amministratore.
Sistemi email supportati e metodi di archiviazione
Archiviazione completa al 100%
Sistemi email supportati
L'archiviazione delle email al momento della loro
ricezione o del loro invio assicura all'azienda il
salvataggio completo della posta elettronica. Se
un utente cancella un'email dalla sua casella di
posta, quell'email sarà già stata precedentemente
archiviata.
Archiviazione delle email già esistenti
MailStore Server consente di archiviare le email già
presenti nelle caselle di posta, cartelle pubbliche,
caselle di posta condivise, client email e file email
(come, ad esempio, i file PST).
Microsoft Exchange Server 2003, 2007,
2010, 2013 e 2016
Microsoft Office 365
Google Apps
Tutti i server di posta compatibili con IMAP
o POP3
MDaemon, IceWarp e Kerio Connect
PST, EML e altri formati di file per email
Client di posta quali Microsoft Outlook e
Mozilla Thunderbird
Informazioni generali
Riduzione del carico dei
server di posta
Una volta archiviate, le email possono essere eliminate dalle caselle del
server di posta per mezzo di un processo basato su regole. Ciò consente di
mantenere il carico del server a un livello costantemente basso.
Struttura delle cartelle
Durante il processo di archiviazione, MailStore Server importa nell'archivio la
struttura della cartella configurata dall'utente. La soluzione risulta così più
gradita alle aziende, data la migliore accessibilità dei dati archiviati.
Archiviazione autentica
Le email vengono archiviate in compatibilità MIME e senza perdita di
informazioni. Questo non solo assicura la conformità ai requisiti legislativi,
ma garantisce la possibilità di utilizzo dei dati anche al di fuori di MailStore
Gestione utenti
Le email vengono assegnate agli archivi in base a ciascun utente, mentre gli
utenti vengono creati prima dell'archiviazione tramite uno dei metodi
seguenti:
Gestione manuale
Integrazione Active Directory
Integrazione LDAP generica
Integrazione MDaemon, Kerio Connect e IceWarp
Integrazione applicazione per ogni database utente esterno
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Accesso ricerca full-text
estremamente rapido
Gli utenti possono accedere all'archivio in modi diversi nonché ricercare rapidamente le loro email grazie a
una funzione di ricerca full-text incredibilmente potente. MailStore Server ha reso superfluo per l'utente la
necessità di accedere a oggetti stub e ad altre tecnologie che possono ridurre le prestazioni del server,
offrendo invece una panoramica live diretta dell'archivio, indipendentemente dal percorso di accesso
utilizzato.
Percorsi di accesso supportati
Integrazione con Outlook
MailStore Mobile Web Access
Gli utenti possono accedere ai propri archivi
attraverso un comodo add-in per Microsoft
Outlook perfettamente integrato nel loro tipico
ambiente di lavoro. L'add-in fornisce tutte le
funzioni fondamentali quali, ad esempio, funzioni
di ricerca full-text e avanzata, di accesso tramite la
struttura della cartella già familiare all'utente
nonché di ripristino con un solo clic. L'add-in può
essere distribuito secondo le policy del gruppo.
La funzionalità integrata Mobile Web Access
estende il supporto anche ai moderni smartphone
e tablet (piattaforme iOS, Android, Windows
Phone e Blackberry).
MailStore Web Access
MailStore Web Access consente all'utente di
accedere all'archivio email utilizzando un qualsiasi
browser Internet. Ciò significa che gli utenti
possono accedere all'archivio in modo semplice,
indipendentemente dal sistema in uso e senza la
necessità di installare alcun software aggiuntivo.
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Server IMAP MailStore
MailStore Server dispone di un server IMAP
integrato che garantisce ai client email
compatibili con IMAP l'accesso all'archivio in
lettura. Ciò rappresenta per numerosi altri client
email (come ad esempio Mozilla Thunderbird),
come pure per tutti i sistemi operativi (quali Mac
OS o Linux) e piattaforme mobile un metodo
comodo per accedere all'archivio email.
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Funzioni di produttività
Potente ricerca full-text
MailStore Server offre una ricerca full-text estremamente rapida per email e
file allegati di qualsiasi tipo. In alternativa, l'accesso è sempre garantito
attraverso la struttura originale della cartella.
Ripristino in un clic
Gli utenti possono ripristinare autonomamente le email dall'archivio alla
loro casella di posta.
Funzioni di inoltro e
risposta
per le email archiviate
In alternativa, gli utenti hanno la possibilità di rispondere alle email
archiviate, come pure di inoltrarle, aprendole direttamente in Microsoft
Outlook o in un altro client email (senza possibilità di ripristino).
Anteprima HTML sicura
MailStore Server offre per le email archiviate un'anteprima HTML sicura
tramite un HTML Sanitizer basato su whitelist, sviluppato specificatamente
per MailStore.
Teamwork
L'accesso all'area dell'archivio destinata agli altri collaboratori è permesso
sulla base dei privilegi assegnati.
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Caratteristiche di conformità
Un concetto tecnologico completo assicura che le aziende che utilizzano MailStore Server rispettino le
normative in materia di conformità e eDiscovery e possano ottenere una regolare certificazione rilasciata da
società di revisione che utilizzano i criteri stabiliti dagli standard internazionali.
Completezza
MailStore Server permette l'archiviazione completa di tutta la posta
elettronica aziendale. Ad esempio, la posta può essere archiviata prima
dell'inoltro alla casella di posta del dipendente.
Archiviazione autentica
La posta elettronica archiviata è identica a quella originale sotto ogni
aspetto e, se necessario, può essere ripristinata dall'archivio senza perdite
di informazioni.
A prova di manomissione
MailStore Server protegge i dati archiviati contro la manomissione
generando dai contenuti dell'email valori hash SHA e utilizzando una
crittografia interna di tipo AES-256.
Periodi di archiviazione
In linea di massima, gli utenti non possono cancellare le email da un
archivio a meno che l'amministratore non abbia esplicitamente modificato
questa autorizzazione. È inoltre possibile definire periodi globali di
archiviazione indipendentemente dai privilegi utente specificati.
Legal Hold - Conservazione a
fini giudiziari
Se si è attivata la funzione Legal Hold di conservazione a fini giudiziari,
nessuna email sarà cancellata dall'archivio, indipendentemente dalle
opzioni disponibili quali, ad esempio, secondo determinati privilegi utente
o periodi di archiviazione.
Creazione di log
MailStore Server utilizza una funzione di verifica integrata per la creazione
di log coerenti in merito a modifiche ed eventi, definibili
dall'amministratore.
Accesso come revisore
Lo speciale tipo di utente "accesso come revisore" consente a revisori
esterni di accedere all'archivio. Tutte le azioni eseguite da questo tipo di
utente vengono sempre archiviate.
eDiscovery
La ricerca all'interno dell'archivio può essere anche eseguita a livello
aziendale come procedura eDiscovery. Con un semplice passaggio è
dunque possibile eseguire ricerche all'interno di tutta la posta elettronica
di un'azienda.
Caratteristiche di
esportazione
MailStore Server non limita l'accesso per le imprese a un formato di file
proprietario. Tutte le email archiviate possono essere esportate in un solo
passaggio e in qualunque momento.
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Gestione API
Per la gestione MailStore Server utilizza una potente API basata su HTTPS. Ciò consente di automatizzare la
gestione di MailStore Server mediante l'utilizzo di un linguaggio scripting o di programmazione (come, ad
esempio, C#, PHP o Python). I comandi vengono inviati al server API HTTPS attraverso HTTP POST; i valori di
ritorno vengono rinviati in formato JSON. L'API per la gestione consente di controllare le operazioni di
amministrazione quali, ad esempio, la gestione degli utenti o dei percorsi di archiviazione, in remoto da una
posizione centrale.
Requisiti di sistema
Sistemi operativi supportati
(versioni a 32 bit e a 64 bit)
Microsoft Windows Vista SP2
Microsoft Windows 7 SP1
Microsoft Windows 8 e 8.1
Microsoft Windows 10
Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 e
2008 SP2 (Foundation, Standard,
Enterprise, Datacenter)
Microsoft Windows SBS 2008 SP2
Microsoft Windows SBS 2011 SP1
Microsoft Windows Server 2012 e 2012 R2
(Foundation, Essentials, Standard,
Datacenter)
Avviso importante per gli utenti di
Windows XP e Server 2003
L'ultima versione di MailStore installabile su
queste piattaforme è la versione 8 ancora
disponibile e supportata. Un upgrade alla versione
9 (o successive), una volta aggiornato il sistema
operativo in uso, è gratuito e comprensivo di
aggiornamenti validi e servizio di assistenza in
qualsiasi momento.
Informazioni generali
Non è necessario alcun server Web aggiuntivo, come ad esempio Microsoft IIS (MailStore Server avvia
il suo server HTTP tramite le porte TCP idonee)
MailStore Server può essere eseguito senza problemi anche in ambienti virtuali come VMware
MailStore Server può essere eseguito senza problemi in ambienti terminal server
Microsoft SQL Server non è necessario ma può essere utilizzato se richiesto
Requisiti hardware
Sebbene MailStore Server risulti pronto all'uso nella maggior parte dei casi, le aziende di dimensioni più
grandi dovrebbero esaminare la soluzione in rapporto alla maggior ampiezza della loro infrastruttura IT.
Pertanto si raccomanda di attuare una breve fase di pianificazione. Per ulteriori informazioni, consultare la
nostra guida MailStore Server. È inoltre possibile rivolgersi al nostro team di assistenza tecnica per discutere
esigenze particolari.
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Diventa una delle 24.000
storie di successo
MailStore Server rappresenta una delle soluzioni di archiviazione email leader a livello mondiale. Tra i clienti
si contano migliaia di imprese di ogni dimensione appartenenti ai più diversi settori così come enti,
istituzioni pubbliche e organi amministrativi.
Il parere dei clienti
"Visto dalla prospettiva di un amministratore IT,
MailStore risulta semplice da installare e da
utilizzare. Considerando i metodi di archiviazione
offerti, la soluzione si rivela anche particolarmente
versatile ed eccezionalmente leggera".
Ashley Hunt, coordinatrice di sistemi
PGA Australia
"MailStore Server offre numerose soluzioni che
rappresentano dei miglioramenti rispetto al nostro
precedente approccio di archiviazione. Il sistema
funziona perfettamente da un anno e mezzo".
Richard Edwards, Senior Systems Administrator
Indianapolis Airport Authority
Il massimo dei voti per MailStore nell'indagine sulla Customer
Satisfaction
Secondo un sondaggio condotto a livello internazionale, i clienti
MailStore Server si ritengono altamente soddisfatti della qualità dei
nostri prodotti e servizi. Oltre 480 aziende hanno risposto al nostro
appello, valutando MailStore Server a livello di documentazione,
assistenza, funzionalità del prodotto, sia dal punto di vista
amministratore/ utente che a livello di qualità/prezzo.
Il 96,1% dei partecipanti ha valutato la stabilità del sistema con
"Molto buona" o "Buona", allo stesso modo il 93,2% ha giudicato le
prestazioni della soluzione software come "Molto buone" o "Buone".
Anche i servizi offerti dal team di assistenza tecnica sono stati presi in
considerazione. Il 92,8% dei partecipanti al sondaggio ha valutato la
qualità dell'assistenza come "Molto buona" o "Buona" e il 92,2% ha
giudicato i tempi di risposta come "Molto rapidi" o "Rapidi".
Scarica il sondaggio: http://www.mailstore.com/en/whitepaper/mailstore-customersatisfaction-survey-2014-en.pdf
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Domande?
Il nostro team è lieto di rispondere alle richieste telefoniche e via email nonché di fornire assistenza per tutte
le questioni relative a MailStore Server.
MailStore Software GmbH
Cloerather Strasse 1-3
41748 Viersen
Germania
Email:
Telefono:
Fax:
[email protected]
+49-(0)2162-502990 (internazionale)
(800) 747-2915 (US)
+49 (0)2162 - 50299-29
Email:
Telefono:
Fax:
[email protected]
02 54108204
02 5461894
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20124 – Milano
www.achab.it
Versione di prova valida per 30 giorni e webinar settimanali:
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