L’organizzazione della supervisione
dei fornitori di siti in service
Un’esperienza positiva
di gestione sanitaria
a 360°
in figura – Una TC PET
L’ospedale è una cellula vivente …
che partecipa alla fisiologia
del sistema sociale …
-
integrando le risorse interne
-
affidandosi a servizi esterni
-
gestendo indicatori di
(auto)valutazione
in figura – Immagine fusion TC PET
Questa cellula vivente
è complessa
e funziona tramite …
STRUTTURE ORGANIZZATIVE
che procedono per competenza
e si interfacciano comunque
in figura – Diluizione di un farmaco chemioterapico
La cellula cerca sempre equilibri
dinamici fra …
- la richiesta e l’offerta
- il beneficio e il rischio
- i vantaggi professionali e
quelli aziendali
- la norma e lo stato di fatto
in figura - Schema a blocchi del flusso logico
di un processo di valutazione dei rischi
L’integrazione delle funzioni contribuisce al
raggiungimento degli equilibri
e può avvenire in modo …
- inconsapevole e fortuito
- consapevole e condiviso
in figura – Un mammografo
Anche le soluzioni gestionali “recenti”
quali principalmente …
- le esternalizzazioni
- i service
Δ RISORSE GESTIONALI
- i project financing
Δ RISORSE UMANE
Δ RISORSE STRUTTURALI
Δ RISORSE FINANZIARIE
in figura – Service di traino di una “struttura” in difficoltà
… hanno vantaggi e limiti
correlati alla consapevolezza
organizzativa della struttura
UFFICIO TECNICO
- adeguatezza di risorse
INGEGNERIA CLINICA
- funzionalità organizzativa
SERVIZIO PREVENZIONE
- livelli di comunicazione
DIREZIONE SANITARIA
- confidenza fra i dirigenti
FISICA MEDICA
in figura – Fioritura in un contesto appropriato
Un’esperienza positiva ...
RISONANZA MAGNETICA
è stata realizzata in ospedale
- su siti già esistenti
RADIOTERAPIA
GAMMA CAMERA
- su siti in collaudo
- (in previsione) per siti in gara
TAC
Portale passaggio
rifiuti radiocontaminati
in figura – Sito ad “alta tecnologia” naturalistica
RIS PACs completo
Il contesto di partenza …
TANTI CONTRATTI, POCHE EVIDENZE RACCOLTE
tipo di sito
2 radioterapie
2 siti di RMN
4 TC
ris pacs completo
6 gamma camere
Portale passaggio
rifiuti radiocontaminati
tipo di acquisizione
acquisto
service
neoaggiudicato
neoaggiudicato
acquisto e service
acquisto
- presente un global service estesissimo
Controlli sui fornitori
- con le risorse a disposizione
- (quindi) medio/basso profilo
- esclusione di impianti generali (es.: antincendio)
in figura –
Una scelta possibile contro gli incidenti:
risk management spirituale
Il contesto di arrivo …
UN SERVIZIO TERZO DI SUPERVISIONE
tipo di sito
2 radioterapie
2 siti di RMN
4 TC
ris pacs completo
6 gamma camere
Portale passaggio
rifiuti radiocontaminati
supervisione completa di
dispositivi e impianti
dispositivi e impianti
dispositivi e impianti
dispositivi, server, rete
dispositivi
rilevazione dei transiti
Supervisione dei fornitori
- con risorse e funzioni terze all’ospedale
- continuativi
- completamente tracciati
- alto profilo
- inclusione di impianti generali e di allarmi
- reportistica periodica di conformità ai contratti
- consulenza per l’ospedale
in figura –
L’agricoltura insegna che anche
i virgulti migliori vanno seguiti
Il supervisore …
è una società terza che …
-
eroga un servizio di gestione con supervisione dei siti
di medio-alta tecnologia inclusivo di:
> manutenzioni degli impianti e dei dispositivi
> controlli di legge degli impianti e dei dispositivi
> gestione con rilevazione e il rilancio degli allarmi
degli impianti e dei locali connessi ai dispositivi
-
mantiene aggiornato un sistema informativo che
consente alle Direzioni di Struttura di avere il governo
giornaliero - per 365 giorni l’anno - dell’andamento dei
contratti e degli eventi, assicurando:
> la tracciabilità di tutti gli eventi
in figura –
Il “punto informazioni” è sempre
un supporto valido e concreto
per conoscere il territorio
> un ridottissimo coinvolgimento degli operatori
dell’ospedale
Esso è presidiato da persone dedicate
La messa a regime della supervisione …
passa attraverso alcune fasi preliminari …
- interfaccia ospedale / supervisore
> analisi dei contratti in essere e traduzione in
termini operativi (tempi, attività, penali)
> raccolta e analisi dello stato di fatto di disservizi,
attività sospese, criticità non correttam. gestite
> generazione di una scadenziario delle attività
programmabili agganciato allo stato di fatto
> generazione di azioni correttive per risolvere le
attività non concluse
- Interfaccia ospedale / fornitori
> lettera di delega trasmessa ai fornitori
- Interfaccia supervisore / fornitori dell’ospedale
> avvio del servizio di supervisione
in figura –
Il gioco del puzzle continua ad affascinare
intere generazioni di esseri umani.
Per quelli più complessi,
un supporto evita il mal di testa
in figura –
La bilancia a due piatti consente un peso e una misura
Alcune evidenze del servizio di supervisione
RMN – siti in service
IL CONTESTO DI PARTENZA … START!!
Sulla carta:
- full-risk di tutti i dispositivi
1 tomografo RMN con consolle
1 consolle di refertazione
- full-risk di tutti gli impianti
i. elettrico completo
i. e centralina rilevazione O2
i. meccanico completo con UTA
i. CDZ completo
i. Elio con compressore
i. antincendio
i. gas medicinali
i. rilevazione temperature sala magnete e tecnico
in figura – La “Lego” degli adulti
RMN – siti in service
DOPO LO START … ANCORA IL CONTESTO DI PARTENZA
Evidenze di conformità della gestione (leggi,
norme e contratto)? Poche e quelle poche
non soddisfacenti.
Fra richieste, interventi incompleti, manutenzioni
programmate non sempre svolte, … una persona
qualificata era quasi sempre necessariamente
impegnata, oltre al personale clinico.
Le evidenze di conformità di gestione rimanevano tali.
RMN – siti in service
IL CONTESTO DI ARRIVO …
… UN SERVIZIO MONITORATO!!
IL SERVIZIO TERZO DI SUPERVISIONE
1. Dispositivi
Gestione completa delle manutenzioni preventive e
correttive nonché dei controlli di legge dei dispositivi,
con supervisione dei fornitori/manutentori.
2. Impianti e allarmi
Gestione completa delle manutenzioni preventive e
correttive nonché dei controlli di legge e degli allarmi
di tutti gli impianti, con supervisione dei
fornitori/manutentori.
> Gestione completa degli allarmi (O2, incendio, cmp Elio, …) con
rilancio degli stessi per competenza.
RMN – siti in service
IL CONTESTO DI ARRIVO …
… UN SERVIZIO MONITORATO!!
IL SERVIZIO TERZO DI SUPERVISIONE
Le chiamate vengono aperte al servizio di
supervisione che coinvolge i fornitori e trasmette
tutti i passaggi ai referenti dell’ospedale
“senza disturbare”.
Gestione completa degli allarmi (O2, incendio, cmp
Elio, …) con rilancio degli stessi per competenza.
in figura – Centro!
Nel frattempo, senza accorgersene, il contratto fra
ospedale e fornitore viene applicato!!!
RMN – siti in service
Alcune delle evidenze oggettive ottenute grazie al
servizio supervisore …
RMN – siti in service
Uno sguardo alla complessità:
le “sole” attività MENSILI impianti meccanici
° Pulizia filtri ° Verifica controllo e prove di funzionalità compressore ° Verifica
scambio funzionamento circolatori ° Prove funzionalità dei dispositivi delle pompe e
dei ventilatori installati nel vano tecnico ° Controllo temperatura acqua ° Controllo
pressione temperatura al condensatore e all’evaporatore ° Controllo vibrazione
anomale ° Controllo stato delle coibentazioni ° Controllo livello olio e carica gas °
Controllo indicatori di passaggio ° Controllo cinghie di trasmissione ° Controllo valvole
pressostatiche, termostatiche se presenti e tutti gli organi di sicurezza ° Controllo
accoppiamento motori compressore ° Controllo assorbimento elettrico ° Pulizia
generale ° Controllo e pressione a monte e a valle delle batterie ° Controllo tensione
e stato di usura cinghie ° Controllo serrande di regolazione e loro taratura °
Controllo pompa ed elettrovalvola umidificatori ° Controllo equilibratura e pulizia
ventilatori ° Controllo assorbimento motori ° Controllo pulizia serrande ° Controllo
guarnizioni giunti e silenziatori ° Pulizia e lavaggio interno sezioni, griglie presa aria
ed espulsione, plenum, batterie di recuperatori ° Pulizia sezione umidificante in tutti i
suoi componenti.
Esempio: test preventivi fughe gas
ELEMENTO
CALIBRAZIONI -
VERIFICHE
Categorie
generali
Elementi
controllo prova
descrizione
periodicità
data di esecuzione
esito
positivo
Rilevazione
fughe di gas
Centrale di
controllo
CALIBRAZIONE RILEVATORE
TARATURA CON GAS CAMPIONE
SEMESTRALE
30/05/2007
X
Rilevazione
fughe di gas
Centrale di
controllo
SEGNALAZIONI ALLARMI
PROVE DI TEST E VERIFICA DELLA FUNZIONALITA' DELLE
SEGNALETICHE LUMINOSE E ACUSTICHE A BORDO DELLA
CENTRALE DI CONTROLLO
SEMESTRALE
30/05/2007
X
Rilevazione
fughe di gas
Centrale di
controllo
ASPIRAZIONE FORZATA
PROVE DI INTERVENTO CONTATTO IN ALLARME DI ASPIRAZIONE
FORZATA SIA IN CONDIZIONE MANUALE CHE IN
CONDIZIONEAUTOMATICA
SEMESTRALE
30/05/2007
X
STRUMENTI/DISPOSITIVI DI MISURA
ESECUTORI
DEPOSITO RISULTATI
descrizione e
codice
strumento
utilizzato per
la misura
data
taratura e
validità
data e n.
R.T.
Tecnico
esecutore
tipologia
IC
FS
NO
NO
30/05/20
07 N.
3005/AP
####
Modulo
rosso
X
NO
NO
30/05/20
07 N.
3005/AP
####
Modulo
rosso
X
NO
NO
30/05/20
07 N.
3005/AP
####
Modulo
rosso
X
TP
UO
esito
negativo
INTERVENTI PREVISTI
F
E
azioni intraprese se esito prova negativo
Esempio: controllo semestrale gas medicinali (1/2)
ELEMENTO
Categori
e
generali
Elementi
VERIFICHE
controllo prova
locale e n.di unità soggette alla
verifica
gas
medicali
unità terminali
OSSIGENO
LOCALE RMN BUSTO
TOTALE UNITA' SOGGETTE AL CONTROLLO
N.4
gas
medicali
unità terminali
PROTOSSIDO
LOCALE RMN BUSTO
TOTALE UNITA' SOGGETTE AL CONTROLLO
N.3
gas
medicali
unità terminali
ARIA MEDICA
LOCALE RMN BUSTO
TOTALE UNITA' SOGGETTE AL CONTROLLO
N.3
gas
medicali
unità terminali
ARIA
STRUMENTALE
LOCALE RMN BUSTO
TOTALE UNITA' SOGGETTE AL CONTROLLO
N.0
gas
medicali
unità terminali
gas
medicali
unità terminali
VUOTO
EVACUAZIONE
LOCALE RMN BUSTO
TOTALE UNITA' SOGGETTE AL CONTROLLO
N.3
LOCALE RMN BUSTO
TOTALE UNITA' SOGGETTE AL CONTROLLO
N.3
U N I T A'
descrizione
TERMINALI
periodicità
data di esecuzione
esito
positivo
esito
negativo
SEMESTRALE
04/07/2007
X
______
SEMESTRALE
04/07/2007
X
______
SEMESTRALE
04/07/2007
X
______
SEMESTRALE
04/07/2007
______
______
SEMESTRALE
04/07/2007
X
______
SEMESTRALE
04/07/2007
X
______
CONTROLO GENERALE
CONTROLO GENERALE
CONTROLO GENERALE
CONTROLO GENERALE
CONTROLO GENERALE
CONTROLO GENERALE
Esempio: controllo semestrale gas medicinali (2/2)
STRUMENTI/DISPOSITIVI DI MISURA
ESECUTORI
data
taratura
e validità
VAL
ORI
DI
RIFE
RIME
NTO
INTE
RVA
LLO
DI
TOLL
ERA
NZA
VAL
ORI
MIN
RILE
VATI
VAL
ORI
MAX
RILE
VATI
PEZ
ZI
SOS
TITUI
TI
data e
n. R.T.
Tecnico
esecutore
NON
SEGNALATO
NON
SEGNALAT
O
____
__
____
__
____
__
____
__
____
__
04/07
/2007
firma non
leggibile
NON
SEGNALATO
NON
SEGNALAT
O
____
__
____
__
____
__
____
__
____
__
04/07
/2007
firma non
leggibile
NON
SEGNALATO
NON
SEGNALAT
O
____
__
____
__
____
__
____
__
____
__
04/07
/2007
firma non
leggibile
NON
SEGNALATO
NON
SEGNALAT
O
____
__
____
__
____
__
____
__
____
__
04/07
/2007
firma non
leggibile
NON
SEGNALATO
NON
SEGNALAT
O
____
__
____
__
____
__
____
__
____
__
04/07
/2007
firma non
leggibile
NON
SEGNALATO
NON
SEGNALAT
O
____
__
04/07
/2007
descrizione
e codice
strumento
utilizzato per
la misura
____
__
____
__
____
__
____
__
firma non
leggibile
DEPOSITO RISULTATI
Responsabile
sicurezza
tipologia
####
Modulo
azzurro
####
Modulo
azzurro
####
Modulo
azzurro
####
Modulo
azzurro
####
Modulo
azzurro
####
INTERV
ENTI
PREVIS
TI
Modulo
azzurro
IC
X
X
X
X
X
X
UO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
F
X
X
X
X
X
X
E
azioni
intrapres
e se
esito
prova
negativo
X
________
________
________
________
____
X
________
________
________
________
____
X
________
________
________
________
____
X
________
________
________
________
____
X
________
________
________
________
____
X
________
________
________
________
____
La manutenzione correttiva ha fornito fin troppe evidenze di
necessità di un servizio di supervisione ….
Esempio: traduzione operativa dei tempi contrattuali
APPARECCHIATURA
SISTEMA
U.O.
TEMPI MAX DI PRIMO INTERVENTO
TEMPI MAX DI RIPRISTINO DALLA
CHIAMATA
RM AVANTO SIEMENS
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
IMPIANTO ELETTRICO
COMPLETO
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
LMMGVSD
24
H
IMPIANTO E CENTRALINA
O2 INCLUSA LINEA
ELETTRICA
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
LMMGVSD
24
H
IMPIANTI MECCANICI
COMPLETI INCLUSI UTA CDZ INTERRUTTORI
GRUPPO FRIGO E
INTERRUTTORI GENERALI
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
LMMGVSD
24
H
IMPIANTO ELIO CON
COOMPRESSORE
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
LMMGVSD
24
H
IMPIANTO ANTINCENDIO
COMPLETO
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
LMMGVSD
24
H
IMPIANTO GAS MEDICALI
COMPLETO DI SENSORI
DI PERDITA
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
LMMGVSD
24
H
CONTROLLO
TEMPERATURE
COMPLETO
RADIOLOGIA BUSTO
ARSIZIO
H8
LMMGVSD H 24
H 24
LMMGVSD
24
H
SUPERVISIONE
LMMGVS
08,00/20,00
H
Radioterapie
Siti di proprietà (acquisto)
- full-risk di tutti i dispositivi
2 acceleratori
1 TC
1 CR
1 simulatore
1 sistema piani trattamento
1 cappa per fusione leghe Pb-Cd
1 tagliasagome
- full-risk di alcuni impianti
cdz
porte acceleratori
in figura – Figura umana
in “accelerazione”
Esempio: traduzione operativa dei tempi contrattuali
APPARECCHIATURA
SISTEMA
STRUTTURA
PRESIDIO
…
…
TEMPI MAX DI PRIMO INTERVENTO
DALLA CHIAMATA
TEMPI MAX DI RIPRISTINO
APPARECCHIATURA SISTEMA DALLA
CHIAMATA
ACCELERATORE
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
…
…
H 3 LMMGV 8-18
(DOPO LE 15,00 COME LE ORE 08,00
+ 3 ORE)
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
LMMGV
08,00/20,00
H
PORTA ACCELERATORE
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 3 LMMGV 8-18
(DOPO LE 15,00 COME LE ORE 08,00
+ 3 ORE)
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
LMMGV
08,00/20,00
H
ACCELERATORE
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 3 LMMGV 8-18
(DOPO LE 15,00 COME LE ORE 08,00
+ 3 ORE)
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
LMMGV
08,00/20,00
H
PORTA ACCELERATORE
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 4 LAVORATIVE
LMMGV
H 16
LMMGV
08,00/20,00
H
SIMULATORE
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 3 LMMGV 8-18
(DOPO LE 15,00 COME LE ORE 08,00
+ 3 ORE)
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
LMMGV
08,00/20,00
H
IMPIANTO MECCANICO
CDZ
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 3 LMMGV 8-18
(DOPO LE 15,00 COME LE ORE 08,00
+ 3 ORE)
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
LMMGV
08,00/20,00
H
TC
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 4 LAVORATIVE
LMMGV
H 16
LMMGV
08,00/20,00
H
CR
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 4 LAVORATIVE
LMMGV
H 16
LMMGV
08,00/20,00
H
SUPERVISIONE
Esempio: traduzione operativa dei tempi contrattuali
STRUTTURA
PRESIDIO
PLATO - PIANO
TRATTAMNETO
NUCLITAL
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 4 LAVORATIVE
LMMGV
H 16
LMMGV
08,00/20,00
H
CAPPA ASPIRANTE
ASALAIR 1200
BELSAR
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 4 LAVORATIVE
LMMGV
H 16
LMMGV
08,00/20,00
H
IMPIANTO MECCANICO
ARIA CONDIZIONATA
PARTE VECCHIA
DELL'U.O.
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
LMMGV
08,00/20,00
H
TAGLIA SAGOME ELSE
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 16
LMMGV
08,00/20,00
H
IMPIANTO ANTINCENDIO
ED ESTINTORI
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 24
LMMGV
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
LMMGV
08,00/20,00
H
IMPIANTO ELETTRICO
COMPLETO
RADIOTERAPIA
BUSTO ARSIZIO
H 24
LMMGV
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
LMMGV
08,00/20,00
H
…
…
TEMPI MAX DI PRIMO INTERVENTO
DALLA CHIAMATA
TEMPI MAX DI RIPRISTINO
APPARECCHIATURA SISTEMA DALLA
CHIAMATA
APPARECCHIATURA
SISTEMA
H 24 LAVORATIVE
LMMGV
H 4 LAVORATIVE
LMMGV
AL PIU' PRESTO DANDO CONTINUITA'
ININTERROTTA AL LAVORO
SUPERVISIONE
Il servizio terzo di supervisione …
consente ai dirigenti delle strutture ospedaliere di






confidare nella reale attuazione dei contratti
sottoscritti con i fornitori
verificare, senza impegno di personale e per
tutta la durata contrattuale, la realizzazione
delle previsioni di legge e di norma
concentrare la propria attenzione e
professionalità sugli aspetti gestionali più alti
conservare durante e dopo il periodo
contrattuale le evidenze necessarie
gestire i rapporti con i fornitori tramite
percorsi di revisione contrattuale …
… anche per i contratti “in fieri”
in figura – Per esperienza diretta dell’autore
sono proprio rose,
e i primi fiori sono già apparsi!!
Grazie per l’attenzione dedicata!