Controllo interno e
sistemi operativi in un
Organismo Pagatore
Donato Metta
Roberto Tassinari
Ilario Nascetti
Ancona, 28 novembre 2008
AGENZIA REGIONALE
EROGAZIONI AGRICOLTURA
PER L’EMILIA-ROMAGNA
VISIONE DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO
2
“Il Servizio di Controllo Interno è
indipendente dagli altri Servizi ed assiste il
Direttore nel valutare l’efficienza e
l’efficacia del sistema di controllo interno
dell’Agenzia”
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5
PROCESSO DEL SERVIZIO DI CONTROLLO INTERNO
1
Risk Assessment
2
3
Piano
di audit
Interventi
di audit
Follow up
Creare valore e
10
Monitoraggio
9
Azioni correttive
8
migliorare l’attività
4
Report
5
dell’Agenzia
Condivisione con le
funzioni auditate
Comunicazioni
col Direttore
7
Raccomandazioni
6
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AGREA – L’organizzazione interna
Segreteria di Direzione
DIRETTORE
DIRETTORE
Mantovani
Gianni
Segreteria di Direzione
(Dir.)
Organismo Pagatore
SERVIZIO TECNICO e di
SERVIZIO TECNICO e di
AUTORIZZAZIONE
AUTORIZZAZIONE
Resp. di Servizio Lorenzini Silvia
Regime Pagamento Unico
SERVIZIO di
CONTROLLO INTERNO
Audit interno
PAGAMENTI
AGREA Funzionamento
Contabilizzazione
•Registro dei Debitori
Affari Generali
• Bilancio, Ragioneria, Sistemi informativi
e Protocollo
• Economato
• Organizzazione e Formazione
• Comunicazione
Esecuzione Pagamenti
•Fideiussioni
SISTEMI INFORMATIVI e GESTIONE della
SICUREZZA INFORMATICA
Programmi di aiuto in
coofinanziamento
Controlli di secondo livello sulle
attività OPR delegate e controlli
per la certificazione delle spese
FESR
Informatizzazione interna e gestione delle
infrastrutture informatiche
Produzioni Animali
Controlli inerenti alla
certificazione delle spese FSE
Sistema di contabilità
Organizzazioni Comuni di
Mercato
Affari Legali e supporto
giuridico
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L’attività del Servizio di Controllo Interno
L’attività del Servizio si fonda su:
Descrizione di processi connessi alle tre funzioni di pagamento (Autorizzazione,
Esecuzione e Contabilizzazione);
Individuazione dei principali rischi connessi ai processi, allo scopo di definire le
priorità di intervento;
Esecuzione di interventi di audit finalizzati a verificare efficienza ed efficacia del
sistema organizzativo-gestionale ed a proporre eventuali miglioramenti;
Esecuzione di Audit di conformità, finalizzati a verificare la corretta attuazione
delle procedure da parte degli operatori
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Un esempio di audit di conformità: il controllo sui CAA
Presupposti del controllo
Convenzione AGREA-CAA
per lo svolgimento di attività di assistenza
e di gestione nelle fasi di ricezione,
compilazione e presentazione
nel sistema operativo pratiche (SOP)
di domande di benefici per il settore agricolo.
Utilizzo S.O.P.
i CAA inseriscono dati all’interno del sistema
informativo dell’Agenzia e rispondono della
correttezza e veridicità degli stessi
Aggiornamento ANAGRAFE
i CAA sono responsabili del corretto e
tempestivo aggiornamento della posizione
anagrafica dei propri associati, presupposto
fondamentale per l’accesso ai contributi
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Obiettivi del controllo
Verificare il rispetto degli obblighi
assunti in convenzione da parte dei CAA,
in termini di ricezione e conservazione delle
pratiche, idoneità dei locali e delle
strumentazioni, sicurezza informatica
Verificare il corretto utilizzo degli
account assegnati, ed il corretto e tempestivo
inserimento e gestione dei dati a sistema,
senza alterazioni e/o omissioni arbitrarie
Verificare la tempestività degli
aggiornamenti all’anagrafe, quale fondamentale
banca dati sottostante al sistema
operativo pratiche (SOP)
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Le fasi
3 regole fondamentali…
Massima oggettività nella scelta
degli uffici e delle pratiche da
controllare
… per 5 fasi operative
Definizione di un ranking dei soggetti auditabili a seguito di un’analisi
dei rischi che valorizzi, tra l’altro:
- Esiti di precedenti controlli;
- Volumi e tipologia di pratiche gestite;
- Caratteristiche orografiche del territorio (montagna/pianura), ecc.
Estrazione pratiche secondo tecniche di campionamento oggettive e
certificate (PPS-MUS)
Massima economia di tempi e
risorse
Massima collaborazione coi
soggetti auditati
Predisposizione tempestiva del calendario e degli strumenti operativi
(check-list, verbali, ecc.) con la massima informatizzazione possibile
Esecuzione dei controlli, secondo criteri di ottimizzazione logistica
(tempi/personale impiegato), di collaborazione con gli interessati
(date ed orari), di snellimento procedurale (centralizzazione dei
controlli in sede nel modo più ampio possibile, comunicazioni
a mezzo email, fotocopie solo quando necessarie, ecc.)
Predisposizione report finale, condivisione con gli interessati, gestione
delle risultanze emerse
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
Un esempio di strumenti operativi: la check-list per il controllo pratiche
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
Alcuni esempi di verifiche svolte preliminarmente in sede
Il CUAA (Codice Unico
Azienda Agricola) come
Chiave identificativa del
Beneficiario, comune ai
diversi sistemi informativi
e banche dati
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA - Strumenti
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA
Quindi….
Addio carta?
Non c’è più bisogno di
controllo in loco?
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Niente più archivi?
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Alcune tipologie di anomalie riscontrate
IRREGOLARITA’ DEL FASCICOLO DI
DOMANDA
CAA1
CAA2
CAA3
CAA4
CAA5
TOTALE
Assenza di contratto o atto comprovante il titolo
di possesso (DD 12818 e 6210/2004)
1
3
1
-
-
5
Contratti con errori di redazione o di trascrizione
1
-
-
-
1
2
Assenza parziale di fatture, dichiarazioni non
OGM o contratti
-
-
1
-
-
1
Mancata dichiarazione in domanda di terreni in
conduzione
1
3
3
2
-
9
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA
Verifiche sui contratti
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IL CONTROLLO DI CONFORMITA’ SUI CAA
Verifiche sui premi aggiuntivi
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CONCLUSIONI
Una piena digitalizzazione è possibile in uno scenario futuro che
preveda la massima integrazione fra tutti gli attori del sistema, compresi
i controllori, già dalla fase di progettazione di un sistema informativo
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Grazie per l’attenzione.
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