Azioni di sistema per l’accrescimento delle
competenze dei controllori di primo livello
del PON FSE “Competenze per lo Sviluppo” e
del PON FESR “Ambienti per l’apprendimento”
I Manuali e le Disposizioni del MIUR
IL SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO DEI PON
A. Manuale per i controlli di primo livello in loco
(FSE e FESR) – ed. Lug. 2010
B. Manuale delle procedure dei controlli di primo livello
(FSE e FESR) – ed. Dic. 2013
C. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento Asse II
(FESR) – ed. Apr. 2013
D. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi
finanziati con i Fondi Strutturali
(FSE e FESR) – ed. Feb. 2009
A. Manuale per i controlli di primo
livello in loco (FSE e FESR)
A. Manuale per i controlli di primo livello
in loco (FSE e FESR) / 1
Finalità del Manuale
• Uniformare le procedure e gli strumenti per il
controllo di I livello in loco
• Supportare il monitoraggio e la manutenzione
del sistema dei controlli
A. Manuale per i controlli di primo livello
in loco (FSE e FESR) / 2
L’approccio al controllo
• Definisce le procedure di lavoro ed il rapporto
fra le due tipologie di controllo (on desk e in
loco)
• Individuazione di anomalie ma anche processo
di crescita dei soggetti attuatori
A. Manuale per i controlli di primo livello
in loco (FSE e FESR) / 3
•
•
•
•
•
•
•
Procedure di lavoro del controllo
selezione dei progetti
analisi desk e dati del sistema informativo
controlli in loco (amministrativo – finanziario - fisico
tecnico)
raccolta e valutazione degli esiti del controllo
verbale del controllo con gli esiti (positivo - sospeso negativo)
procedure di rettifica delle certificazioni
procedure di restituzione e recupero
A. Manuale per i controlli di primo livello
in loco (FSE e FESR) / 4
•
•
•
•
•
Gli strumenti del controllo
(i modelli sono contenuti negli Allegati al Manuale)
la pista di controllo
le schede degli oggetti del controllo
lista del contenuto del fascicolo di progetto
la check list
il verbale
A. Manuale per i controlli di primo livello
in loco (FSE e FESR) / 5
Gli Allegati
•
•
•
•
•
pista di controllo
le schede degli oggetti del controllo
lista del contenuto del fascicolo di progetto
la check list
il verbale
B. Manuale delle procedure dei
controlli di primo livello (FSE e FESR)
B. Manuale delle procedure dei controlli
di primo livello (FSE e FESR) / 1
Finalità del Manuale
• Approfondire quanto già descritto nel
Manuale per i controlli di primo livello,
esplicitando nel dettaglio le competenze dei
singoli soggetti coinvolti
• Si incentra sulle procedure, più che sugli
strumenti
B. Manuale delle procedure dei controlli
di primo livello (FSE e FESR) / 2
Il controllo di primo livello a distanza (desk)
–
–
–
Effettuato su tutti i progetti e sulle relative
certificazioni di spesa
Controllo fisico - procedurale e controllo
finanziario
Il sistema fa due tipi di verifiche: automatiche e
di corrispondenza e coerenza
B. Manuale delle procedure dei controlli
di primo livello (FSE e FESR) / 3
Il controllo di primo livello in loco
• Effettuato a campione (10% circa della spesa
certificata) sulla base di un algoritmo che
tiene conto anche del tasso di rischio dei
progetti
• Ha carattere supplementare
• Esiti: positivo, sospeso, negativo
B. Manuale delle procedure dei controlli
di primo livello (FSE e FESR) / 4
Procedure speciali
• Per le operazioni cofinanziate dall’Asse II FSE
“Capacità Istituzionale”
• Per le operazioni cofinanziate dall’Asse III FSE
“Assistenza tecnica” e per gli affidamenti ad
organismi in house
B. Manuale delle procedure dei controlli
di primo livello (FSE e FESR) / 5
Procedure di rettifica delle certificazioni di spesa e
Procedure di restituzione, ritiro e recupero
• Anomalie sanabili -> rettifica di CERT, possibili sia dopo
controlli desk che dopo controlli in loco
• Anomalie non sanabili -> restituzione importi (recupero),
o ritiro (detrazione dalla successiva certificazione di
spesa dell’A.d.C.)
• Nei casi più gravi: segnalazione all’Olaf
3. Manuale dei controlli sui
Piani di Intervento Asse II FESR
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 1
Finalità del Manuale
• Fornire indicazioni per il controllo in loco per una
tipologia specifica di interventi, con proprie
peculiarità: interventi infrastrutturali sugli edifici
scolastici
• È un Manuale indirizzato ai controllori ma
soprattutto ai beneficiari
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 2
•
•
•
•
Verifiche preliminari
sono fatte prima dell’approvazione del Piano da parte
dell’A.d.G.
si verifica la regolarità dei provvedimenti di approvazione
del livello di progettazione dichiarato nel Piano
si verifica la regolarità degli accordi fra Istituto scolastico ed
Ente pubblico proprietario del bene
Dopo l’approvazione, si verifica la correttezza della nomina
del RUP e l’allineamento alla normativa in materia di
contratti pubblici
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 3
Controlli di primo livello desk
• A.1 – verifica del corretto esperimento della fase progettuale
• A.2 – verifica della documentazione amministrativa, contabile e tecnica
relativa all’attività progettuale
• A.3 – verifica di correttezza e completezza del mandato di pagamento per
le spese progettuali
• A.4 – verifica dell’espletamento delle procedure di evidenza pubblica per i
servizi di ingegneria ed architettura
• A.5 – verifica sulla presenza di un unico soggetto esterno alla PA incaricato
dei servizi di ingegneria ed architettura
• A.6 – rispondenza delle somme richieste
• A.7 – verifica sul mandato / ordine di pagamento delle spese progettuali
• A.8 – verifica dell’avvenuto pagamento
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 4
Controlli di primo livello desk
• B.1 – verifica del rispetto della normativa in materia di
pubblicità sugli appalti dei lavori
• B.2 – verifica della corretta applicazione dei criteri di
valutazione relativi all’affidamento dell’appalto dei lavori
• B.3 – verifica della corretta e tempestiva pubblicazione
dell’esito della gara
• B.4 – verifica della regolarità del contratto
• B.5 – verifica del quadro economico rimodulato
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 5
Controlli di primo livello desk
•
•
•
•
C.1 – avvio dei lavori
C.2 – verifica stati d’avanzamento dei lavori
C.3 – verifica su varianti in corso d’opera
C.4 – verifica dei pagamenti prestazioni professionali in
fase di esecuzione dei lavori
• C.5 – verifica della documentazione amministrativa
contabile e tecnica relativa all’attività di Direttore
Lavori e coordinamento della sicurezza prestata da
soggetti interni alla PA
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 6
Controlli di primo livello desk
• T.1 – verifica del rispetto del massimale di spesa autorizzato
• T.2 – verifica sui certificati di pagamento
• T.3 – verifica sulle fatture dei soggetti esterni alla PA incaricati di
prestazioni tecniche
• T.4 – verifica degli importi per le competenze tecniche svolte all’interno
della PA
• T.5 – verifica mandati di pagamento ed avvenuto pagamento delle spese
• T.6 – verifica importi prestazioni professionali dei tecnici interni alla PA
• T.7 – verifica riferimenti nel mandato di pagamento
• T.8 – verifica riferimenti nel mandato di pagamento e nelle fatture
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 7
Controlli di primo livello desk
• D.1 – verifica documentazione ultimazione dei lavori e collaudo
• D.2 – verifica finanziaria in fase di ultimazione dei lavori
• D.3 – verifica della documentazione amministrativa contabile e
tecnica relativa all’attività di collaudo prestata da soggetti interni
alla PA
• D.4 – verifica dell’espletamento di procedure di evidenza pubblica
per la selezione di soggetti esterni sui conferire l’incarico per il
collaudo
• D.5 – verifica della documentazione ultimazione lavori e collaudo
3. Manuale dei controlli sui Piani di Intervento
Asse II FESR / 8
Controlli di primo livello IN LOCO
• A.1 – verifica dei luoghi
• B.1-2-3 – verifica sullo stato di avanzamento fisico del
progetto
• C.1 – verifica sulla contabilità
• D.1 – presenza e custodia della documentazione
• E.1 – adempimenti in materia di pubblicità nella fase di
esecuzione dei lavori
• E.2 - adempimenti in materia di pubblicità nella fase di
conclusione dei lavori
4. Disposizioni ed istruzioni per
l’attuazione degli interventi
finanziati con i Fondi Strutturali
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli
interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 1
• Capitolo 1 = elementi generali relativi all’attuazione,
gestione amministrativa e contabile, monitoraggio e
controlli , valutazione e comunicazione degli
interventi
• Capitolo 2 = elementi specifici per il FSE
• Capitolo 3 = elementi specifici per il FESR
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli
interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 2
Cap. 1 – Elementi generali
• Autodiagnosi dell’istituto scolastico (INVALSI) -> Piano Integrato di
Interventi articolato in due aree distinte, una per ciascun Fondo;
nell’ambito di ogni area ci sono le azioni tarate sugli obiettivi
specifici dei due PON
• Piano Integrato è composto di più progetti che a loro volta possono
essere composti da più moduli
• Gli interventi integrano il POF nel dichiarato obiettivo di dare a tutti
le stesse possibilità di apprendimento pur partendo da situazioni
personali, sociali e familiari diverse (principio di equità)
• È possibile finanziare anche formazione per adulti -> recupero di
competenze
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli
interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 3
Cap. 1 – Elementi generali Gestionali 1/2
• Circolare / avviso di partecipazione -> presentazione progetti da
parte delle scuole -> valutazione a cura degli USR –> autorizzazione
dell’A.d.G.
• A ciascun progetto viene assegnato un codice univoco dell’A.d.G. +
CUP per il trasferimento dati dal MIUR al MEF
• Codice univoco di progetto: Obiettivo (lettere dell’alfabeto) +
numero (tipologia di azione) + Fondo e Anno di avvio + numero
progressivo. Es. C1 FSE 2008 25
• Destinatari: per gli obiettivi A-B-D-E = personale della scuola; per gli
obiettivi C-F=alunni e genitori; per l’obiettivo G=adulti
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli
interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 4
Cap. 1 – Elementi generali amministrativi
• Distinta codifica contabile per le voci di bilancio riferite ai
fondi comunitari
• Vincolo di destinazione, non duplicazione dei finanziamenti
per lo stesso intervento
• In caso di progetti da realizzare con soggetti esterni (ad es.
Università) occorre che gli accordi siano oggetto di una
Convenzione
• Documentazione amministrativa obbligatoria
• Modalità di archiviazione della documentazione
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli
interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 5
Cap. 1 – Elementi generali Gestionali
• Sistema informativo di monitoraggio e gestione per
la programmazione 2007-2013 dei Fondi Strutturali
• Contiene l’area “Gestione degli interventi” e l’area
“Gestione finanziaria”
• Gerarchia degli accessi
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli
interventi finanziati con i Fondi Strutturali / 6
Cap. 1 – Elementi generali Gestionali
Gruppo Operativo di Piano (GOP)
• Dirigente Scolastico (DS)
• Direttore Servizi Gestionali ed Amministrativi (DSGA)
• referente per la valutazione
• facilitatore/animatore
• tutor di obiettivo
• tutor d’aula
• esperti e docenti nel singolo progetto o modulo
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi
finanziati con i Fondi Strutturali / 7
Cap. 1 – Elementi generali Finanziari
• I pagamenti avvengono per anticipazioni, a stato di avanzamento
e con un saldo (anticipato dalla scuola)
• Acconto -> certificazione (CERT) della spesa di pari importo ->
acconti successivi -> rendicontazione (REND)
• Le certificazioni di spesa sono una somma di più pagamenti
effettuati, ciascuno con la sua pezza giustificativa). Le
certificazioni intermedie possono riguardare fino al 90% del
costo complessivo del progetto; il 10% viene erogato a saldo e
dopo i controlli di I livello.
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi
finanziati con i Fondi Strutturali / 8
Cap. 1 – Elementi generali Finanziari
• Rendicontazione e saldo su progetti FSE: il saldo si eroga dopo che
risultino chiusi tutti i moduli, dopo aver accertato che siano state
rispettate le prescrizioni pubblicitarie, dopo aver emesso le
certificazioni per gli allievi
• Rendicontazione e saldo su progetti FESR il: saldo si eroga dopo
aver verificato che siano state rispettate le prescrizioni pubblicitarie,
che siano stati completati gli acquisti, collaudi, riempito il
formulario sui dati degli acquisti per le elaborazioni statistiche
dell’UE.
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati
con i Fondi Strutturali / 9
Cap. 1 – Elementi generali Controlli
• Controlli: di primo e secondo livello, on desk e in loco (a campione)
• Identificazione del campione:
–
–
–
–
–
allocazione territoriale
concentrazione delle risorse
tipologia di scuola
fattori di rischio
progetto
• Il controllo verifica la corrispondenza fra delle spese certificate con la
documentazione contabile e la regolarità dei procedimenti
• I controlli si avvalgono delle piste di controllo, che stabiliscono il percorso
ed il procedimento che deve essere eseguito in occasione dei controlli
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati
con i Fondi Strutturali / 10
Cap. 2 – Elementi specifici per il FSE – Ammissibilità della spesa 1/3
• Le spese sono inserite nel piano finanziario di ciascun progetto
• Spese ammissibili:
–
–
–
–
spese per la docenza
spese allievi
spese di funzionamento e gestione
spese di organizzazione
• Divieto di delega, intermediazione, supabbalto. Eccezioni: B
(formazione personale della scuola) , C1 (lingue straniere) e D1
(nuove tecnologie della formazione)
• Regole particolari sono dettate per la selezione di esperti esterni
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati
con i Fondi Strutturali / 11
Cap. 2 – Elementi specifici per il FSE – Ammissibilità della spesa 2/3
• Non è possibile procedere ad acquisto di beni che possano poi
essere inventariati, mentre sono ammessi leasing ed affitto di
attrezzature
• Non sono ammessi costi di intermediazione e subappalto
• Le voci di costo sono omnicomprensive di oneri previdenziali e
fiscali; l’IVA è ammissibile come costo solo se è realmente e
definitivamente sostenuta dal beneficiario finale
• Non sono ammessi costi forfettari; i costi indiretti (ad es. utenze)
devono essere imputate pro quota
• Attenzione alle regole per l’incompatibilità di incarichi
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati
con i Fondi Strutturali / 12
Cap. 3 – Elementi specifici per il FESR – Ammissibilità della spesa 2/2
• Le spese sono inserite nel piano finanziario di ciascun progetto
• Sono ammesse solo le spese prevalentemente indirizzate ad
acquisti di beni, attrezzature, o adeguamenti infrastrutturali (in
particolare sviluppo della società dell’informazione ed allestimento
tecnico scientifico e qualificazione degli istituti scolastici
• Occorre rispettare la normativa in merito agli appalti pubblici
(D.Lgs. 163/2006 e altre norme)
• Obbligatoria la pubblicizzazione degli interventi
4. Disposizioni ed istruzioni per l’attuazione degli interventi finanziati
con i Fondi Strutturali / 13
Cap. 3 – Elementi specifici per il FESR – Ammissibilità della spesa 3/3
• Le voci di costo sono omnicomprensive di oneri previdenziali e
fiscali; l’IVA è ammissibile come costo solo se è realmente e
definitivamente sostenuta dal beneficiario finale
• Non sono ammessi costi forfettari, né acquisti di materiale di
consumo, né costi di gestione
• Vincolo di destinazione e di non duplicazione dei finanziamenti sullo
stesso bene
• L’iter degli acquisti deve essere documentato in ogni sua fase
• Per i progetti FESR non c’è un GOP, ma solo un Responsabile di
procedimento: progettazione, installazione, collaudo sono svolti da
personale interno