Il controllo di gestione: principali risultati raggiunti - MARZO 2012 - Materiale ad uso didattico interno Il sistema dei controlli interni Sistema dei controlli interni (d. lgs. 286/99, l.p. 7/97) Controllo di Gestione Valutazione della dirigenza Valutazione e controllo strategico Controllo di regolarità amministrativo-contabile Il quadro normativo del cdg Il sistema dei controlli interni è stato disciplinato dal D.p.p. n. 24131/Leg di data 4 luglio 2008 che ha individuato il Controllo di Gestione tra le diverse forme di controllo In particolare il controllo di gestione: è strumento necessario della dirigenza per il perseguimento dell’efficacia, efficienza, economicità dell’azione amministrativa ha lo scopo di ottimizzare, mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi e risultati dell’azione amministrativa è una funzione svolta nell’ambito dei Dipartimenti che ne sono titolari e sono responsabili della gestione dei relativi dati L’organizzazione del cdg Consulenza scientifica: è stata affidata all’Università degli Studi di Trento. La consulenza è terminata il 31 dicembre 2011 Definizione delle linee guida e delle priorità: compete al Comitato guida, presieduto dal Direttore generale e a cui partecipano i Dirigenti responsabili in materia di Affari finanziari, Informatica, Organizzazione, Personale, Programmazione Nucleo operativo centrale: presso il Servizio Programmazione (1 Direttore, 1 Funzionario a tempo pieno); Organizzazione periferica: 1 referente presso ciascuna delle strutture provinciali coinvolte nel progetto ed 1 referente presso ciascun Dipartimento L’impostazione di fondo Il controllo di gestione ha l’obiettivo di responsabilizzare la dirigenza nell’utilizzo delle risorse A questo scopo il sistema di controllo di gestione produce informazioni necessarie: - alla verifica del raggiungimento degli obiettivi prefissati (efficacia dell’azione amministrativa) - alla gestione delle risorse assegnate (efficienza) Le informazioni sono presentate sotto la forma di indicatori di natura finanziaria e non finanziaria, secondo la logica della Balanced Scorecard, innovativo modello di analisi sviluppato da Norton e Kaplan nei primi anni Novanta La Balanced Scorecard Prospettiva economico/finanziaria Come si usano le risorse ? Prospettiva processi rilevanti Come si eroga il servizio ? Prospettiva clienti A chi è destinato il servizio ? Prospettiva risorse umane Come è gestito il capitale intellettuale? Il sistema di reporting Il controllo di gestione è basato sulla produzione di report periodici che riepilogano, per ciascuna unità organizzativa, i seguenti aspetti della gestione: - risorse utilizzate (report economico) - risorse umane - processi (indicatori di efficienza e di efficacia) - soddisfazione dell’utenza I report sono consultabili in ogni momento dagli utenti autorizzati (dirigente e referente per il controllo di gestione) Gli strumenti a disposizione degli utenti (1) Report rilasciati Sono stati rilasciati nel 2007, e sono disponibili in Board, i report per 3 dei 4 quadranti previsti dal modello Report risorse umane: composto da informazioni relative al personale assegnato a ciascuna struttura organizzativa (dotazione organica, costi, presenze, anzianità) Report economico: composto da: report dei costi, quadrature e regole report dei costi, report dei pagamenti, quadrature e regole report dei pagamenti Report processi: composto da tre tabelle: indicatori, elenco delle attività e legenda Report dati previsionali: scostamento tra dati previsionali e consuntivi dei parametri numerici e monetari associati alle attività rilevanti Gli strumenti a disposizione degli utenti (2) Il benchmarking degli indicatori: al fine di agevolare l’attività di valutazione da parte dei responsabili di struttura, per ciascun indicatore del report risorse umane sono disponibili i valori medi calcolati con riferimento ad insiemi omogenei di strutture (Dipartimenti, Servizi, Progetti Speciali) Analisi personalizzate: ogni utente può rielaborare, secondo le proprie esigenze, le informazioni disponibili in Board, mediante l’esportazione in Excel dei dati Il sito Intranet del controllo di gestione: attivato nel maggio 2007, consente di reperire in unico punto le comunicazioni ufficiali e il materiale di supporto (dizionario dati, manuali operativi ecc.) Il collegamento col programma di gestione A partire dal 2008 sono stati raccolti presso tutte le strutture i valori preconsuntivi e previsionali dei parametri numerici e monetari associati alle attività rilevanti del report processi del controllo di gestione. I dati sono stati utilizzati, a titolo sperimentale, nel programma di gestione 2008, realizzando uno dei principali obiettivi del progetto controllo di gestione N.B. Con il programma di gestione 2010 le attività ordinarie svolte dalle strutture sono rilevate nell’ambito del controllo di gestione. I dati del controllo di gestione sono utilizzati dai dirigenti per le relazioni sull’attività svolta. Il ciclo di programmazione e controllo Definizione obiettivi nel programma di gestione Verifica risultati (controllo di gestione) Valutazione prestazioni dirigenziali e programmazione anno successivo Nuovi sviluppi: i parametri di secondo livello Con il 2012 verranno rilevati, per ciascun Dipartimento, i cosiddetti parametri di secondo livello Si tratta di parametri destinati al Dirigente generale che: offrono una visione di sintesi delle attività del Dipartimento sono utilizzabili per la comunicazione esterna (es. Rapporto di gestione) I dati, previsionali e consuntivi, vengono rilevati con le medesime scadenze previste per i parametri di primo livello del report processi. In una prima fase verranno gestiti con rilevazione ad hoc, nel corso del 2012 sarà valutata con Informatica Trentina l’eventuale informatizzazione del processo Le procedure operative del cdg Con deliberazione n. 2650/2010, attuativa del Regolamento sui controlli interni, la Giunta provinciale ha definito le procedure operative del controllo di gestione In particolare si ricordano alcune scadenze a carico degli utenti: entro 31 marzo raccolta e inserimento da parte di ciascun referente dei dati consuntivi anno precedente (primo e secondo livello) entro 30 settembre raccolta e inserimento da parte di ciascun referente dei dati preconsuntivi e previsionali anno successivo (primo e secondo livello) Il sistema informativo del controllo di gestione - MARZO 2012 - Il sistema informativo del controllo di gestione (1) Il sistema informativo del controllo di gestione è stato sviluppato in collaborazione con Informatica Trentina Spa, società informatica “in house” della Provincia Autonoma di Trento cui è affidata la gestione del sistema informativo provinciale, che, a sua volta si avvale della società Dedagroup Spa. In particolare, Informatica Trentina è responsabile dell’estrazione dei dati dagli archivi centrali (es. contabilità, personale, archivio beni mobili), mentre Dedagroup provvede alla predisposizione della reportistica del controllo di gestione Il sistema informativo del controllo di gestione (2) Il sistema informativo del controllo di gestione si basa sulla raccolta ed elaborazione di dati già presenti negli archivi provinciali, opportunamente integrati con informazioni disponibili negli archivi delle strutture. Il sistema informativo è quindi costituito da: un sistema centrale in cui sono raccolti ed elaborati i dati estratti dagli archivi centrali (contabilità, personale, archivio beni mobili ecc.) per produrre i report del controllo di gestione; un sistema periferico in cui ciascun utente autorizzato può consultare in ogni momento i dati prodotti dal controllo di gestione La struttura del sistema informativo del controllo di gestione (schema semplificato) Base dati alimentanti SAP – PAT e Agenzie (Piano dei conti, Centri di costo) Sistema Informativo del Controllo di Gestione FDE 1 e 2 (Dati economici Funzionari Delegati) DWP (Risorse Umane) CdG - PAT Interrogazioni al Sistema Informativo del Controllo di Gestione da parte degli utenti (Dirigenti e referenti presso le strutture PAT) Data Entry Prometeo (Processi) Riepilogo dati disponibili Sono attualmente disponibili nel sistema informativo del controllo di gestione: Quadrante risorse umane: dati mensili da gennaio 2005 Quadrante economico-finanziario: report economico anni da 2006, report dei pagamenti dati mensili da gennaio 2006 Quadrante processi: report annuale da 2005, Report dati previsionali: scostamento tra dati previsionali e consuntivi da 2008 Il quadrante Risorse Umane Prospettiva economico/finanziaria Come si usano le risorse ? Prospettiva processi rilevanti Come si eroga il servizio ? Prospettiva clienti A chi è destinato il servizio ? Prospettiva risorse umane Come è gestito il capitale intellettuale? Il report delle risorse umane (1) Contenuti del report: espone le informazioni relative al personale assegnato a ciascuna struttura organizzativa (Dipartimento, Servizio, Progetto speciale) A tal fine sono stati sviluppati indicatori relativi alla dotazione organica, ai costi, alle presenze, all’anzianità, al livello di istruzione, ai trasferimenti Frequenza del report: mensile. Sulla base dei tempi di aggiornamento del datawarehouse del personale, i dati sono disponibili nel sistema con due mesi di ritardo Dati disponibili: dati mensili completi da gennaio 2005 Il report delle risorse umane (2) Il benchmarking degli indicatori: al fine di agevolare l’attività di valutazione da parte dei responsabili di struttura, per ciascun indicatore sono disponibili i valori medi calcolati con riferimento ad insiemi omogenei di strutture (Dipartimenti, Servizi, Progetti Speciali) Analisi personalizzate: ogni utente può rielaborare le informazioni secondo le proprie esigenze, mediante l’esportazione in Excel dei dati inseriti nel sistema informativo del controllo di gestione Il quadrante economico Prospettiva economico/finanziaria Come si usano le risorse ? Prospettiva processi rilevanti Come si eroga il servizio ? Prospettiva clienti A chi è destinato il servizio ? Prospettiva risorse umane Come è gestito il capitale intellettuale? Il report economico Contenuti del report: il report economico individua i principali costi per il funzionamento delle strutture provinciali (personale, costi generali, ammortamenti ecc.), il report dei pagamenti classifica, per natura, i pagamenti effettuati Frequenza del report: annuale per il report economico, mensile per quello dei pagamenti. Il report economico viene rilasciato entro il 30 aprile di ogni anno Dati disponibili: report economici annuali da 2006, report pagamenti mensili da gennaio 2006. Le basi dati per il Quadrante Economico Datawarehouse del Personale: costo del personale SAP -PAT: costi e pagamenti delle strutture PAT SAP – Agenzie: costi e pagamenti delle Agenzie provinciali FUDE: costi e pagamenti dei Funzionari Delegati SAP modulo MM: dati di ammortamento dei beni mobili Il quadrante processi Prospettiva economico/finanziaria Come si usano le risorse ? Prospettiva processi rilevanti Come si eroga il servizio ? Prospettiva clienti A chi è destinato il servizio ? Prospettiva risorse umane Come è gestito il capitale intellettuale? Il report processi Contenuti del report: il report processi individua, per ciascuna delle principali attività svolte dalle strutture provinciali, i costi diretti e le risorse umane impiegate, nonché i risultati raggiunti in termini di output (parametri di primo e di secondo livello). Frequenza del report: annuale. Il report viene rilasciato entro il 30 aprile di ogni anno Dati disponibili: report annuale da 2005 I contenuti del Report processi Il report dei processi interni è composto da tre tabelle: “Indicatori”: per ogni attività sono riportati i valori del costo diretto dell’attività, del costo medio dell’attività, del costo dei controlli, degli indicatori di produttività, dei tempi medi per attività (in giorni), dell’incidenza dei controlli “Elenco delle Attività”: per ogni Struttura è possibile visualizzare l’elenco delle attività che sono state individuate nel corso degli incontri di approfondimento con il Servizio Programmazione “Legenda”: riporta il metodo di calcolo di ciascun indicatore Il report dati previsionali Contenuti report: nell’ambito del report processi, è disponibile un report con lo scostamento tra valori previsionali e consuntivi dei parametri numerici e monetari associati alle attività del report processi. Frequenza: il report viene rilasciato annualmente entro il 30 aprile in coincidenza con il rilascio dei dati consuntivi. Dati disponibili: report annuale da 2008