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Gestione delle risorse umane
e dei volontari
Livello avanzato
This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot
be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
REVEAL Corso HR&MV
Livello Avanzato
Livello: Avanzato
Argomento: Gestione Risorse Umane e Volontari
Modulo 1:
La chiave è la preparazione! Background essenziale per la
gestione delle attività di volontariato
DU 1.1 – Analisi dei bisogni della comunità
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Analisi dei bisogni della comunità
Strumenti che puoi utilizzare:
• Interviste – Raccogli informazioni dai membri della comunità che
ne conoscono le necessità. Queste persone possono essere
leader, professionisti o altri singoli affiliati con organizzazioni
particolari, pubbliche istituzioni e società.
• Forum pubblico – Invita ai meeting pubblici un’ampio target di
membri della comunità, così da raccogliere informazioni
attraverso dibattiti di gruppo.
• Focus group – Ottieni opinioni e idee da un piccolo gruppo scelto
di membri della comunità.
• Sondaggi – Usa un sondaggio o questionario formale per
raccogliere informazioni da un’ampia fetta di membri della
comunità.
• Analisi dei dati secondari– Revisiona ed analizza i dati
precedentemente raccolti inerenti le necessità ed i problemi della
comunità.
Modulo 1:
Analisi dei
bisogni della
comunità
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Livello Avanzato
Step da seguire nel condurre una valutazione dei bisogni
della comunità
• Formare un gruppo di valutazione dei bisogni comunitari
• Promuovere ed informare la comunità della valutazione, i
suoi metodi ed obiettivi
• Selezionare uno o più strumenti di valutazione
• Sviluppare un piano di valutazione (chi, cosa, quando, dove,
come)
•Avviare la valutazione utilizzando gli strumenti scelti
• Analizzare i risultati
• Preparare un report dettagliato dei risultati
• Utilizzare il report per individuare i volontari e gli interessati a
partecipare
Modulo 1:
Analisi dei
bisogni della
comunità
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Informazioni generali che devono essere incluse nella
valutazione dei bisogni comunitari:
• Descrizione della comunità e statistiche dimostrabili
• Bisogni identificati da leaders e membri della comunità
• Azioni in corso per provvedere ai bisogni comunitari (comprese
le attività di volontariato, se ce ne sono)
• Risorse locali disponibili per aiutare a soddisfare le esigenze
della comunità
• Oppurtunità di realizzare progetti
• Sfide per realizzare progetti
• Coinvolgimento della comunità nel progetto
• Sostenibilità a lungo termine del progetto da parte della
comunità
Modulo 1:
Analisi dei
bisogni della
comunità
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Livello Avanzato
Modulo 1: DU 1.2 Prepara la tua organizzazione per il
coinvolgimento dei volontari
Un documento che illustri la política di gestione chiarirà tutti gli
aspetti del coinvolgimento dei volontari ed è guidato da
seguenti principi di ‘buona pratica’:
•
•
•
•
•
i compiti che devono essere svolti dai volontari saranno definiti
chiaramente, così che ognuno è sicuro del proprio ruolo e delle
proprie responsabilità
L’organizzazione rispetterà l’accordo di protezione dati nell’utilizzo
dei dati contenuti che riguardino tutti i volontari
Le opportunità di volontariato saranno un complemento, e non
una sostituzione, del lavoro del personale stipendiato
I volontari avranno le giuste opportunità di condividere idee ed
interessi
Sarà controllato, per tutte le politiche esistenti e future, come esse
influenzano i volontari
Modulo 1:
Preparazione
della propria
organizzazion
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Modulo 2: Gestione dei volontari
Fasi:
1.Preparazione dell’organizzazione per coinvolgere i volontari
2.Selezione del personale
3.Selezione
4.Orientamento
5.Formazione
6.Monitoraggio e supervisione
7.Motivazione
8.Riconoscimento
9.Valutazione
Modulo 2:
Gestione dei
volontari
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Livello Avanzato
Prepara la tua organizzazione
Scegli i documenti necessari per lavorare con i
volontari:
descrizione del lavoro – SÌ… una descrizione
del lavoro è utile non solo al personale stipendiato
crea all’interno della tua organizzazione un
codice d’azione per le attività di volontariato
- aggiungi le attività di volontariato al tuo
organigramma
- descrivi tutti i ruoli nell’ambito del volontariato di cui
hai bisogno
- informa tutto il tuo staff del coinvolgimento dei
volontari
Modulo 2:
Gestione
dei volontari
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Processo di selezione
Scegli metodi appropriati per selezionare I volontari e
canali adeguati a trasmettere le informazioni, rivolgiti ad
un target group disponibile
Fai attenzione a come svolgi le selezioni, soprattutto per
posizioni di fiducia con partecipanti vulnerabili
Il processo di selezione deve basarsi sulla valutazione del
rischio a cui i partecipanti sono esposti.
Considera le seguenti fasi:
• Osserva ciascuna posizione singolarmente.
• Esamina la descrizione della posizione e determina la natura ed il
grado del rischio a cui i partecipanti sono esposti attraverso la
fornitura di servizi da parte dei volontari che ricoprono quella
posizione.
Modulo 2:
Gestione
dei volontari
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Selezione
I colloqui sono una fase fondamentale nel processo di
selezione.
Trucchi e suggerimenti per un colloquio di successo
•
•
•
•
•
•
•
•
Fate il colloquio almeno in due persone;
Spiegate al candidato la modalità con cui si svolgerà il colloquio;
Create un ambiente rassicurante per il candidato;
Descrivete la posizione in maniera specifica, usando la
descrizione preparata;
Descrivete il processo di selezione utilizzato dalla vostra
organizzazione;
Prendete nota delle risposte del candidato e registratele in un file;
Osservate le attitudini del vostro target group;
Ponete a tutti i candidati le stesse domande di base per coerenza.
Modulo 2:
Gestione dei
volontari
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Orientamento e Formazione
Durante il periodo di orientamento e formazione,
l’organizzazione deve:
•acquisire conoscenza dell’approccio, dei valori e del metodo
lavorativo del volontario – il gioco di ruolo può essere usato
per esplorare alcuni di questi aspetti;
•assicurarsi che il volontario comprenda le politiche
organizzative collegate al proprio ruolo nell’organizzazione
(es. regole per i viaggi stradali con persone vulnerabili);
•lavorare sullo sviluppo delle competenze personali, come
richiesto, nelle aree in cui il volontario lavorerà;
•decidere, infine, se offrire al volontario la posizione in via
definitiva.
Modulo 2:
Gestione dei
volontari
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Supervisione e monitoraggio
I volontari devono completare mensilmente delle schede di
registrazione delle varie attività e fare brevi relazioni su di
esse. Questo vi manterrà informati sul loro lavoro e sarà
inoltre uno strumento utile per la relazione annuale della
vostra organizzazione o le relazioni sui progetti.
A volte è richiesto, a seconda del campo delle attività di
volontariato, che le informazioni contenute all’interno dei
report siano verificate e che il coordinatore vincontri
regolarmente i volontari per fornire un feedback sul loro
lavoro. Questa è una specifica fase della gestione dei
volontari: la supervisione..
Modulo 2:
Gestione dei
volontari
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Motivazione e riconoscimento
Linee guida della motivazione:
• Affermare il volontariato come un valore
• Usare documenti durante il lavoro con i volontari
• Dare feedback e supporto
• Offrire opportunità di crescita
• Cambiare strategie, se necessario, e coinvolgere i volontari nei
cambiamenti
Linee guida del riconoscimento:
• Enfatizzare i successi piuttosto che i fallimenti.
• Consegnare riconoscimenti e premi in pubblico.
• Consegnare i riconoscimenti in modo onesto e personale.
• Personalizzare premi e riconoscimenti in base alle specifiche
necessità delle persone coinvolte.
• Il tempismo è fondamentale. I premi vanno assegnati durante un
progetto. I ritardi indeboliscono l’impatto dei riconoscimenti
attribuiti.
• Assicurarsi che la gente comprenda il motivo per cui riceve premi
ed i criteri di assegnazione degli stessi.
Modulo 2:
Gestione dei
volontari
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Valutazione
Durante la valutazione:
▪
analizzare con il volontario la descrizione della
posizione, punto per punto;
▪
chiedere al volontario di commentare su ciò
che ritiene di stare facendo e su cosa apprezza del suo
lavoro con l’organizzazione;
▪
dare ai volontari un feedback sul proprio
lavoro;
▪
dare commenti positivi ma parlare chiaramente
anche di eventuali problematiche;
▪
documentare la valutazione;
▪
far firmare il documento sia al valutatore, sia al
volontario – che può essere il coordinatore del volontario
o del progetto
▪
archiviare il documento negli archivi
dell’organizzazione.
Modulo 2
Gestione dei
volontari
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Livello Avanzato
Modulo 3: Da una prospettiva più ampia
DU 3.1: Aspetti gestionali del programma di
volontariato
Modulo 3
Da una
prospettiva
più ampia
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Aspetti gestionali del programma di volontariato
Valutazione del rischio
Analizzare sempre i fattori di rischio: in termini di salute,
cattivo comportamento, perdita di motivazione ecc.
Come far crescere il tuo reparto di gestione dei
volontari
• sostenendo il volontariato all’interno ed all’esterno
della tua organizzazione
• Lavorando a stretto contatto con i volontari e
comprendendo i benefici ai singoli, alle
organizzazioni e alla comunità, i professionisti della
gestione del volontariato dovrebbero sostenere
spontaneamente la promozione dello stesso.
Modulo 3
L’immagine
più grande
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DU 3.2
Lavorare con i diversi interessati
Informare riguardo al volontariato – chiarendo i
concetti e sfatando i miti
Parlare del volontariato. Trova i punti forti e le
storie rilevanti per i media, adatta il tuo
discorso al pubblico. Non dare per scontato che
la gente lo capisca da sola.
Modulo 3
L’immagine
più grande
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Livello Avanzato
Come lavorare con i volontari aziendali o corporate
volunteers (e cioè persone che fanno volontariato nel
quadro di attività promosse dalle aziende per cui lavorano )
Molte aziende preferiscono impegnare il proprio staff in progetti
di gruppo. Alcune organizzano uno o due giorni all’anno per
coinvolgere la maggior parte dei membri del proprio staff.
Estrarre gli impiegati dal contesto lavorativo quotidiano e
mantenere allo stesso tempo gli stessi risultati lavorativi è ancora
un grande sforzo. Inoltre, gli impiegati devono essere preparati a
questo tipo di attività e coinvolti per loro libera scelta.
Alcuni esempi di volontariato aziendale includono: pittura e
manutenzione delle pareti, piantare alberi o pulire aree quali
spiagge o montagne; preparare giardini per scuole o centri
diurni, organizzare grandi eventi, raccolte fonti, costruire case o
piccoli costruzioni per animali senza cuccia, ecc.
Modulo 3
L’immagine
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Ti auguriamo un grande
successo nel
coinvolgere i volontari!
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