Nuove strade d’accesso alla cultura
RFID 201
Introduzione all’uso della tecnologia RFID nelle biblioteche
La principale domanda: perché mi dovrebbe
interessare?
Nella maggior parte delle biblioteche, il budget per il personale non è
adeguato all’aumento della circolazione. Le biblioteche necessitano
di nuovi strumenti che consentano di aumentare la produttività e di
migliorare al contempo il servizio di assistenza ai clienti senza dovere
ricorrere all’impiego di altro personale.
Molte biblioteche stanno perciò decidendo di adottare la tecnologia
RFID (Radio Frequency Identification, identificazione a radiofrequenza). Questa tecnologia consolidata migliora la rapidità e
l’accuratezza della maggior parte delle funzioni di collocazione a
scaffale e circolazione, consentendo in questo modo al personale
di dedicare più tempo all’assistenza diretta ai clienti. Aumenta
inoltre il livello di protezione delle collezioni garantendo agli utenti di
usufruire al meglio delle risorse offerte dalla biblioteca. L’installazione
del sistema RFID richiede un investimento, che in genere viene
comunque recuperato nel giro di due anni, mentre i vantaggi offerti
dal sistema possono durare per oltre dieci anni.
Alcune nuove tecnologie possono intimorire i clienti, ma non il
sistema RFID. Molti di noi già usano questa tecnologia ogni giorno.
Anche coloro che non hanno ancora familiarità con essa subito
ne apprezzano i grandi vantaggi sia a livello di intuitività che di
soddisfazione. Sebbene sia estremamente utile alle biblioteche, è
anche molto semplice, a tal punto che anche i bambini possono,
come succede spesso, mostrarne l’uso ai genitori.
Che cos’è la tecnologia RFID?
In breve, un sistema RFID è composto da due parti: un’etichetta e
un lettore. Le informazioni sono codificate sull’etichetta e il lettore
consente di accedere a tali informazioni in modo da trasferirle alla
persona o al sistema di destinazione.
All’interno dell’etichetta si trovano un microchip (che contiene le
informazioni) e un’antenna. Questi elementi sono generalmente
protetti da una copertura. (la durabilità della copertura viene
determinata dal tipo di applicazione. Se l’etichetta deve essere
applicata all’interno di un libro, la carta fornisce una protezione
adeguata, ma se deve invece essere applicata sul motore di un
jet, sarà necessario utilizzare un materiale più resistente). La parte
posteriore della copertura è dotata di un adesivo, che consente
l’installazione permanente dell’etichetta. Per i libri, le etichette finali
hanno dimensioni ridotte, generalmente pochi centimetri, e sono
molti sottili. Le etichette RFID per libri sono passive, nel senso che
non dispongono di batterie o di altre fonti di alimentazione. L’energia
necessaria ad alimentare e leggere le etichette viene fornita dal
lettore.
Quante volte hai fatto uso della tecnologia RFID questa settimana?
Se hai acquistato una nuova T-shirt o una felpa, quel capo di
abbigliamento potrebbe essere stato provvisto di un’etichetta
RFID. Se hai attraversato un casello autostradale o hai acquistato
del carburante in una stazione di servizio, potresti avere usato un
sistema RFID (e la tua autovettura potrebbe anche utilizzare un
sistema di accensione RFID senza chiave). Se hai preso parte a una
maratona, ti potrebbero avere dato un’etichetta per scarpe RFID che
ha registrato il momento esatto in cui hai raggiunto il traguardo. In
alcuni paesi, i passaporti hanno etichette RFID integrate.
E questi sono solo alcuni esempi dell’uso della tecnologia RFID che
è entrata a fare parte della nostra vita di ogni giorno. Su un livello
meno evidente, i lettori e le etichette RFID vengono utilizzati per
monitorare inventari internazionali e per assistere gli studi legali nella
ricerca delle pratiche. La tecnologia RFID serve inoltre a garantire
la corretta identificazione dei campioni di laboratorio e l’adeguata
manutenzione dei motori dei jet.
Dispositivi RFID rudimentali furono introdotti nel 1940. Dopo
più di sessant’anni di ricerca e sviluppo, questa tecnologia è
profondamente radicata nella nostra vita quotidiana. Nei prossimi
anni dovremmo assistere a un’accelerazione nell’applicazione dei
sistemi RFID, in quanto un numero sempre maggiore di produttori
e fornitori di servizi ne stanno constatando l’economicità e l’elevata
affidabilità.
Una biblioteca dotata di sistemi RFID generalmente dispone di lettori
presso il banco prestito e nell’area self-service. Un altro lettore di
sicurezza è installato presso l’uscita, e serve a individuare libri e altro
materiale che non è stato sottoposto a check-out. Molte biblioteche
impiegano inoltre la tecnologia RFID in un sistema di gestione del
materiale e di check-in automatico. La produttività può essere inoltre
ulteriormente migliorata grazia ai lettori portatili, che vengono utilizzati
per registrare gli articoli sottoposti a check-in o per effettuare la
scansione degli scaffali in caso di collocazioni erronee.
Come funziona il sistema RFID?
I lettori RFID emettono dei segnali per la ricerca delle etichette.
Quando un’etichetta si trova nel raggio di azione, il segnale la colpisce
attivandola e fornendole l’energia necessaria per rispondere con le
informazioni richieste dal lettore.
•
Se un cliente sta effettuando il check-out di diversi libri,
ciascuna etichetta trasmette immediatamente il proprio numero
di identificazione univoco; questo numero corrisponde a quello
contenuto nei codici a barre impiegati in molte biblioteche. Il sistema
RFID trasferisce il numero di identificazione al sistema di gestione
della biblioteca, che è quindi in grado di ottenere il titolo del libro e
completare il check-out con l’emissione di una ricevuta.
•
Se un cliente sta restituendo un libro, l’etichetta ne trasmette
il relativo numero di identificazione e il sistema procede all’accredito
sul conto del cliente. Se il sistema comprende un sistema automatico
di gestione del materiale, i libri vengono direttamente trasferiti al
relativo contenitore per la ricollocazione a scaffale.
•
Se si sta effettuando la scansione degli scaffali per
l’inventario, il lettore portatile emette un segnale acustico quando rileva
un volume perduto, dichiarato restituito o erroneamente collocato, o da
cestinare.
•
Se un cliente si accinge a uscire dalla biblioteca con del
materiale, il lettore effettua la scansione dell’etichetta per verificare che
il check-out sia stato completato. Se la risposta è negativa, il lettore
collocato presso l’uscita emette un segnale di allarme, per avvisare il
cliente di restituire il libro o di effettuarne il check-out.
Il raggio di azione di un sistema RFID dipende dal tipo di applicazione.
Nei grandi magazzini, i sistemi devono essere in grado di leggere le
etichette a una distanza di 4,5 m. In una biblioteca, i sistemi sono
progettati per leggere le etichette a una distanza massima di circa
1-1,5 m.
La tecnologia RFID offre alcuni vantaggi rispetto ad altre tecnologie
per la circolazione, come il codice a barre. Ad esempio, ogni volta
che si effettua il check-in o il check-out di un articolo provvisto di
codice a barre, il cliente o il personale devono provvedere a sottoporlo
individualmente al lettore e allinearlo con lo scanner. Questo processo
richiede sostanzialmente più tempo rispetto alla tecnologia RFID, che
consente di effettuare il check-out contemporaneo di più articoli senza
necessità di allineamenti. Gli articoli con codice a barre a volte devono
essere sottoposti a scansione più volte prima di consentire la lettura.
Inoltre i codici a barre sono stampati su carta e devono essere
applicati sulla superficie esterna di un volume o di una custodia, per
cui possono essere graffiati o resi in altro modo illeggibili a causa
della normale usura.
In che modo i clienti possono trarre vantaggio dal
sistema RFID?
Operazioni di check-in e check-out più rapide: il cliente o il personale
della biblioteca possono scansionare simultaneamente una pila di
libri dotati di etichetta RFID. Dal momento che questa tecnologia è
talmente semplice da utilizzare, e così veloce, i clienti sono più inclini
a servirsi da soli. Anche il check-in avviene molto più rapidamente
e facilmente con un sistema RFID (in aggiunta, se il sistema RFID
è associato a un sistema automatico di gestione del materiale, gli
aumenti della produttività sono incredibili: il sistema è in grado di
accettare le restituzioni, accreditare il conto dei cliente e smistare
gli articoli per la ricollocazione a scaffale, mentre il personale
bibliotecario può dedicarsi all’assistenza dei clienti).
Maggiore disponibilità del personale: con il sistema RFID, il personale
impiega meno tempo in operazioni quali il maneggiamento, la
scansione e la sistemazione del materiale, per cui dispone di una
maggiore quantità di tempo da dedicare alle domande e alle richieste
dei clienti.
Biblioteche più efficienti. le biblioteche hanno l’arduo compito
di tenere traccia delle proprie risorse, che possono includere
migliaia o addirittura milioni di articoli, ognuno dei quali è unico e
di importanza fondamentale per il cliente che ne ha bisogno per
completare una relazione o desidera conoscere l’ultimo lavoro del
suo autore preferito. Con la tecnologia RFID, tali articoli si trovano
esattamente al loro posto, dove sia il personale che la clientela è in
grado di trovarli con la massima facilità (durante la fase di passaggio
ai sistemi RFID, le biblioteche possono generalmente usufruire del
vantaggio immediato di ritrovare libri erroneamente collocati, spesso
centinaia di unità, che erano ritenuti persi).
La tecnologia RFID offre anche vantaggi al personale: la
soddisfazione lavorativa aumenta e i casi di RSI (Repetitive Strain
Injury, sindrome da sforzo ripetuto) potrebbero diminuire dal
momento che il personale dedica più tempo ad aiutare i clienti e
meno tempo a sollevare volumi.
Tradizionalmente, la missione delle biblioteche è quella di garantire
un accesso indiscriminato a conoscenza e idee. Oggigiorno, le
comunità si aspettano anche che le biblioteche servano come centro
vitale per una serie di attività ricreative, dai corsi e le conferenze alle
esibizioni e mostre d’arte. Grazie al miglioramento della produttività
e alla soddisfazione del personale, i sistemi RFID possono aiutare le
biblioteche ad adempire il proprio ruolo tradizionale e a soddisfare
allo stesso tempo le nuove e spesso esigenti aspettative di clienti e
personale dirigente.
Come è considerata la tecnologia RFID?
La tecnologia alla base dei sistemi RFID è generalmente accettata al
giorno d’oggi. È durevole, affidabile ed economica, motivi per cui sta
diventando sempre più parte della nostra vita quotidiana.
Una preoccupazione menzionata spesso riguarda la privacy. Se un
libro o CD è dotato di un’etichetta RFID, qualcuno sarà in grado
di leggere l’etichetta a distanza e venire quindi a conoscenza di
informazioni riguardo a cosa ascoltiamo o leggiamo?
La privacy è un problema serio e merita pertanto la nostra più
completa attenzione. Le biblioteche hanno istituito sofisticati
protocolli per assicurare che i clienti possano ritirare gli articoli
confidando nella massima sicurezza che le loro attività non verranno
monitorate. I sistemi RFID sono in linea con tali principi per la
protezione della privacy dei clienti.
Innanzitutto, le informazioni contenute in un’etichetta RFID sono
analoghe a quelle codificate nei codici a barre. E come quelle sono
più difficili da leggere del titolo del libro, stampato a grandi caratteri
sulla copertina e sul dorso del libro.
In secondo luogo, il raggio di azione limitato della maggior parte
dei sistemi RFID per biblioteche, che non supera 1-1,5 m, rende
estremamente improbabile il rilevamento delle informazioni
contenute nelle etichette sui libri o sugli altri articoli una volta che il
cliente esce dalla biblioteca (la privacy può inoltre essere aumentata
con la combinazione del check-out automatico al sistema RFID.
Eventuali osservatori indiscreti avrebbero molte difficoltà a tentare di
individuare tutti i titoli quando una pila di libri viene collocata su un
lettore RFID e scansionata immediatamente).
In tutta onestà, se esistesse un modo pratico di leggere etichette
RFID ad alta frequenza (come quelle utilizzate nelle biblioteche)
da uno o due metri, i fornitori di tecnologia RFID ne sarebbero
entusiasti. In realtà, le caratteristiche tecniche dei sistemi RFID ad
alta frequenza sono tali da rendere tale possibilità impraticabile
(per leggere etichette ad alta frequenza da circa 1,8 m, sarebbe
necessario disporre di un trasmettitore molto potente delle
dimensioni di un furgone). In altre parole, siamo una società hightech da troppi anni per affermare con assoluta certezza che ciò non
potrebbe mai accadere, ma non crediamo che questo rappresenti un
rischio dal punto di vista pratico.
Come vengono codificate le informazioni
sull’etichetta?
La codifica delle informazioni sulle etichette RFID è generalmente un
processo semplice, facile ed estremamente veloce. Ogni produttore
dispone di un proprio sistema. Di seguito viene delineato il processo
di conversione dei codici a barre nel sistema RFID con il sistema di
3M Library Systems:
•
Tutta la strumentazione necessaria è stata integrata in una
singola stazione di conversione di facile manovrabilità che può essere
spostata facilmente tra gli scaffali (in questo modo non è necessario
trasportare pile di libri avanti e indietro tra gli scaffali). Queste stazioni
vengono normalmente noleggiate per le conversioni di maggiore entità,
laddove le aggiunte successive alle collezioni possono essere dotate di
etichette RFID utilizzando la stazione di lavoro presso il banco prestito.
•
Il personale deve semplicemente posizionare il codice a
barre dell’articolo sotto un apposito scanner e le informazioni vengono
acquisite.
•
La stazione fornisce un’etichetta RFID vuota.
•
Mentre il personale applica l’etichetta sull’articolo, la
stazione codifica automaticamente le informazioni appena acquisite
dal codice a barre.
•
Il personale ricolloca il volume sullo scaffale e prende un
altro libro.
Con 3M, il processo di conversione è altamente automatizzato. Non
sono necessari preparativi complessi, né complicate operazioni
manuali di introduzione di codici di accesso o altri dati. Dopo avere
attivato la stazione di conversione, il personale non deve premere
nessun altro tasto. Con una singola stazione, un impiegato è in
grado di convertire fino a 500 articoli l’ora. Utilizzando più stazioni,
una biblioteca è riuscita a convertire una collezione comprendente
160.000 articoli in soli 10 giorni.
Quali sono i rischi?
Trattandosi di un investimento importante, il personale e i dirigenti
della biblioteca devono valutarne i rischi potenziali. Generalmente, si
inizia con il considerare l’esperienza che le altre biblioteche hanno
avuto con i sistemi RFID. In questo modo, ci si rende conto che i casi
di esito catastrofico sono praticamente sconosciuti.
La ricerca mostra inoltre che per alcune biblioteche il processo di
implementazione è stato più facile che per altre, e che alcune sono
rimaste più soddisfatte delle funzionalità post-implementazione
e dell’assistenza tecnica. Nella maggior parte dei casi, i problemi
possono essere evitati prendendo alcune semplici precauzioni.
1.
Considerare solo fornitori di comprovata esperienza: il
sistema può durare anche più di dieci anni, per cui è necessario
affidarsi a un fornitore che possa garantire la stessa longevità.
Richiedere referenze.
2.
Una volta deciso qual è il miglior candidato per le proprie
esigenze, non temere di prendere un impegno: le installazioni RFID di
maggior successo sono il risultato di una stretta collaborazione tra la
biblioteca e un singolo fornitore proprietario del sistema. Esigere che
il fornitore si assuma piena responsabilità per l’hardware, il software,
l’integrazione con il sistema ILS (Integrated Library System, sistema
bibliotecario integrato), formazione iniziale e assistenza tecnica. Se
il fornitore si mostra restio o non è in grado di offrire tali servizi,
è opportuno considerare l’uso di un altro fornitore (ciò significa
ovviamente appurare che il fornitore abbia una presenza locale o
regionale. Infatti, se il fornitore di assistenza tecnica si trova dall’altra
parte del continente o su un altro continente, i tempi di interruzione
del servizio potrebbero essere inaccettabili).
3.
Fare attenzione alle caratteristiche progettuali del sistema:
dal momento che i sistemi RFID producono miglioramenti immediati
e significativi della produttività, il personale potrebbe essere portato
a trascurare piccole mancanze nelle caratteristiche progettuali. In
altre parole, potrebbe essere tentato di accettare quelli che possono
apparire come difetti secondari per potere godere dei vantaggi il
prima possibile. Ciò è comprensibile ma sconsigliabile. In breve
tempo, i piccoli difetti diventano significativi. Ad esempio, alcuni
sistemi RFID forniscono un’interfaccia scomoda con il sistema ILS.
Ciò risulta in un sistema di circolazione estremamente complesso
e in una ridotta funzionalità del sistema ILS. Il personale e i clienti
prendono subito per scontati i vantaggi del sistema RFID, quindi
concentrano l’attenzione su quelli che prima avevano considerato
difetti secondari. È bene quindi fare delle ricerche; esistono infatti
sistemi economici che non richiedono nessun compromesso con
l’efficienza.
4.
Scegliere un sistema che disponga di una stazione di
conversione mobile: per alcune biblioteche la transizione ai sistemi
RFID è stata percepita come un’esperienza imposta e di lunga durata,
mentre per altre si è trattato semplicemente di un compito come gli
altri. Le biblioteche che hanno impiegato una stazione di conversione
mobile appartengono di solito al secondo gruppo. Una stazione mobile
consente al personale di lavorare tra le pile di libri convertendo un
volume alla volta. Ciò rende il processo più rapido, più semplice per
il personale (che non è costretto a trasportare enormi quantità di libri
avanti e indietro) e meno scomodo per i clienti (non è necessario
acquistare la stazione, in quanto spesso le stazioni di conversione
mobili possono essere prese a noleggio per la durata del processo di
conversione).
5.
Evitare l’impiego di etichette RFID proprietarie: agli albori
della tecnologia RFID, prima che i protocolli standardizzati fossero
adottati dall’industria, ciascuna società proponeva un differente
prodotto in base alla propria percezione di ciò che fosse pratico per
gli utenti. Oggi, la maggior parte delle etichette sono prodotte in base
a degli standard industriali che continueranno ad essere validi nel
corso dell’evoluzione della tecnologia. Continuano però ad essere
prodotte alcune etichette proprietarie, nonostante l’uso di tali etichette
con nuovi sistemi possa limitare le possibilità di aggiornamento.
Perché 3M?
I dirigenti e il personale delle biblioteche hanno la responsabilità
di svolgere ricerche sui numerosi produttori di sistemi RFID e
comparare i sistemi offerti. Una volta fatto questo, in genere
scelgono di usare 3M. Perché?
Eccellenza tecnologica: per giustificare l’investimento, un sistema
RFID deve aumentare la convenienza dei clienti e migliorare la
produttività del personale. In altre parole, deve provare di essere
durevole, affidabile e accurato; giorno dopo giorno. I sistemi
3M sono tutto questo, perché vantano anni di ricerca alla base
delle caratteristiche tecnologiche principali, dall’elaborazione
del segnale e i dispositivi adesivi al software e la fabbricazione
avanzata. I prodotti 3M vengono inoltre sottoposti a rigorosi test,
incluso quello di invecchiamento accelerato.
Eccellenza progettuale: il sistema RFID 3MTM è intuitivo, facile
da usare e dal design accattivante grazie a decenni di esperienza
nella progettazione e realizzazione di sistemi complessi e
altamente integrati per un gran numero di industrie (gli esempi
includono i sistemi per la gestione delle informazioni mediche, per
la produzione di componenti di precisione per le apparecchiature
elettriche, per il test automatico delle sostanze biologiche, per
il confezionamento ad alta velocità, ecc.). Abbiamo decenni di
esperienza nella progettazione software, elettronica e di ingegneria
meccanica, e nel tempo abbiamo imparato come integrare
l’esperienza con i fattori umani e la progettazione industriale. Il
risultato è una combinazione di funzionalità ed eleganza che invita
il cliente a provare il sistema e a garantirne quindi la completa
soddisfazione: oltre il 90% degli utenti è entusiasta dopo aver
provato il sistema 3M SelfCheck per la prima volta.
Esperienza con le biblioteche: 3M collabora con le biblioteche da
oltre 35 anni. Assistiamo le biblioteche dai tempi della transizione
dai cataloghi cartacei ai database integrati. Le abbiamo aiutate a
espandere le collezioni dai romanzi classici ai DVD. Conosciamo
le esigenze dei clienti, la straordinarietà dell’impresa di tenere
traccia di mezzo milione o più di articoli unici, l’impegno del
personale. Conosciamo inoltre i clienti delle biblioteche e il modo
in cui desiderano interagire con software e hardware.
Servizio senza rivali: le biblioteche sanno come procurarsi
le informazioni necessarie. E quando effettuano ricerche sui
fornitori, generalmente scoprono che il servizio 3M non conosce
rivali. Ciò spiega come siamo riusciti a mantenere il nostro
posto nell’industria bibliotecaria per oltre trent’anni, e come
mai i nostri clienti continuano a rivolgersi a noi (ma ovviamente
invitiamo chiunque a non limitarsi alla nostra parola e a chiedere
conferme!).
Stabilità: 3M serve i propri clienti da oltre un secolo. Ogni giorno,
molte biblioteche utilizzano qualche nostro prodotto. Per alcune, è
un semplice Post-it® o del nastro adesivo. Per altre, è uno schermo
per computer o un perfetto sistema di sicurezza. Tutti sono d’accordo
sul fatto che 3M non solo mantiene livelli di qualità e servizio
ineguagliabili, ma li migliora ogni giorno.
3M, Tattle-Tape e SelfCheck sono marchi di 3M.
3M Library Systems
Via S. Bovio 3
20090 San Felice –SEGRATE – (MI)
Tel.: 00390270352059
Fax: 00390270352099
e-mail: [email protected]
www.3m.com/it/librarysystems
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