Laurea Specialistica Scienze delle
Professioni Sanitarie della
Prevenzione - Infermieristiche e
ostetriche
La riunione periodica
EMPOLI 2011
 Scambio di informazioni per un obiettivo comune
 Permette la condivisione dei problemi
 Contribuisce alla costruzione/mantenimento della squadra
 Aiuta a gestire le risorse e le conoscenze
 Per il dirigente è strumento di motivazione
 Mantiene il clima positivo del gruppo
 Mezzo per realizzare gli obiettivi del sistema organizzativo
Si definisce tale quando tra i membri si instaura una
transazione aperta e in linea con le reciproche aspettative
COMPRENDE :
COMUNICAZIONE ECOLOGICA (J.Liss 1992)
Coltivare le risorse di ognuno, rispettare le diversità, mantenere una coesione globale
Propone una nuova evoluzione dei gruppi
COMUNICAZIONE PARTECIPATA
Si caratterizza per forte interazione degli scambi
Vicinanza a fatti luoghi persone
empatia
Impiego di facilitatori (guidare senza schiacciare;stimolare senza agitare;integrare
senza spaccare;rimanere paziente nelle tempeste; intervenire con giudizio)
POPPER
“ Inciampiamo in qualche problema,
tentiamo di risolverlo,impariamo dai
nostri sbagli”
•Il conflitto è inevitabile
•Deve essere gestito
•Puo’ diventare strumento di apprendimento
•Superiorità
della
collaborazione
rispetto
al
compromesso, all’accomodamento e alla competizione
•Importanza del ruolo del responsabile e dello stile di
conduzione del gruppo
DUE REQUISITI
EFFICACIA capacità di fare ciò che è
utile per l’obiettivo
Attenzione ai contenuti e alle relazioni
EFFICIENZA raggiungerlo con il
minor costo/tempo
TIPOLOGIE
Informative a una via
Di gruppo scambio
decisionali, di consultazione
negoziali di analisi e progettazione
di coordinamento, motivazionali
PREPARAZIONE
Scelta obiettivo e tipo
Definizione o.d.g.
Individuazione numero partecipanti
Durata
Preparazione della documentazione
Preparazione degli interventi
Scelta della logistica
Aspetti organizzativi ( modalità di avviso ,controllo
partecipazione)
FASE INIZIALE IN CUI
OBIETTIVO CONTENUTI E TEMPI DELLA RIUNIONE SONO
IDENTIFICATI CHIARAMENTE
( a carico del conduttore)
NOMINA DEL VERBALIZZATORE
RIPARTIZIONE DEI TEMPI DI INTERVENTO
FACILITAZIONE DELLA DECISIONE FINALE O DELLA CHIUSURA
CHIUSURA
DECISIONI VERBALIZZATE ON LINE
SCHEMA DI COMPITI E IPOTESI DI TEMPI
COMUNICAZIONE SUCCESSIVA
DEFINIZIONE VERBALE E INVIO A TUTTI
COMUNICAZIONE DELLO STESSO AGLI ASSENTI
FIRMA DI PRESA VISIONE O MAIL DI CONFERMA DI
RICEVIMENTO /LETTURA
SAPER COORDINARE
 SUL PIANO DEL CONTENUTO
APPROFONDIRE I CONTENUTI
DELL’O.D.G.
Aprire e introdurre
Tenere viva l’attenzione al contenuto
Fare frequentemente il punto raggiunto
Facilitare la partecipazione
Coordinare tempi e interventi
Verificare comprensione e consenso
Sintetizzare proposte e decisioni
Gestire comportamenti eccessivi
Chiudere la riunione
•SUL PIANO DELLA FLUIDITA’
DEL PROCESSO
FUNZIONAMENTO DEL GRUPPO
GESTIRE IL DISSENSO
PUO’ ESSERE SUL CONTENUTO O
RIGUARDARE LA RELAZIONE
FONDAMENTALE SAPER RICONOSCERE I
DUE TIPI PER GESTIRLO
NEL PRIMO CASO LASCIARLO ESPRIMERE
NEL SECONDO CONTENERLO
ORGANIZZATIVE E DI MANAGEMENT (FARE
orientato ai risultati RELAZIONARSI orientato ai rapporti)
COMUNICATIVE (Fare il proprio ruolo e fare il ruolo
dell’altro, assertività duale, accettare la diversità )
AIUTO ( Capacità negativa, accettare momenti di
indeterminatezza e assenza di direzione, non avere fretta di
eliminare il problema)
MOTIVATORE DI APPRENDIMENTO (Riconoscere le
persone, apprendere dai conflitti, curare le parti
conclusive)
TECNICHE DI FACILITAZIONE
BREVITA’ E RITMO ( favorire la dinamicità dei turni
e la circolarità, allineare le differenze
METACOMUNICAZIONE
(utili frasi tipo :
parliamone meglio, mi seguite?,vi sentite di parlarne?)
PARERI DIVERSI (favorire il feedback attraverso:
Centratura sull’altro chiedendo un parere
Rimando verifica sul significato del messaggio (vuoi
dire che…)
Permesso (es. posso farti una critica??)
Centratura su di sé
Verifica del parlato controllo della comprensione
degli altri e su quanto comunicato fino a quel momento
TECNICHE DI FACILITAZIONE
Centratura su di se-altro esplorazione sul possibile punto di
vista dell’altro su ciò che lo riguarda (es. dimmi cosa ne
pensi di questa proposta/ragionamento)
SELF-FACILITATORE ci si riferisce agli aspetti di vitalità
del conduttore che deve stare attento a :
Respiro / Postura / Pause /Frasi positive
ASCOLTO ATTIVO si basa su:
Uso del silenzio
Attenzione fisica e psicologica
Riconoscimento del messaggio altrui con marcatori vocali
Frasi invito
Feedback di accettazione
TECNICHE DI FACILITAZIONE
NEGOZIAZIONE accettare altri punti di vista senza
nascondere il proprio
CONCLUDERE
Attenzione a decisioni e compiti in equilibrio tra le
persone
Necessità a volte di decidere nonostante il disaccordo
per cui si usano vari metodi:
Votazione a maggioranza
Metodo a imbuto
Metodo a matrice pesata
Piano d’azione
PIANO D’AZIONE
Si fa già bene
Da cominciare
Si fa ma si può
migliorare
Da non fare più
La riunione deve individuare le criticità e le soluzioni
Si analizza il contesto con la matrice dove si riportano
procedure e comportamenti individuati dal gruppo
Ognuno attacca i propri post-it su ogni area in modo di
raggrupparli e individuare le aree comuni