IDIRact 2013
25 maggio - Siena
Presentazione sessione Segretari
Margherita Forlani
Giacomo Gazzarri
Giulia Pieruzzini
Francesca Villazzi
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25 maggio - Siena
Presentiamoci un po’….
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Parliamo un po’ di Rotaract
Il Club, la Zona e il Distretto
Il SEGRETARIO
I rapporti con il Rotary padrino
Alcuni documenti di club
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Parliamo un po’ di Rotaract…
Il Rotaract Club è un’organizzazione patrocinata da
almeno un Rotary Club costituita da uomini e donne
tra i 18 e i 30 anni di età, con la finalità di perseguire gli
obiettivi suddetti.
Il Rotaract Club svolge attività volte allo sviluppo
professionale e della leadership e progetti di service.
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…e dei suoi obiettivi
Sviluppare le capacità professionali e di leadership
dei soci;
Promuovere il rispetto dei diritti altrui, di principi
etici e della dignità di ogni professione;
Fornire ai giovani l’occasione di affrontare le
esigenze della comunità locale;
Offrire l’opportunità di collaborare con i Rotary Club
Padrini;
Motivare i giovani a diventare Rotariani.
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Il Club
Il club è composto dai soci che svolgono le proprie
attività sotto la guida del Presidente ed in seguito
all’approvazione da parte del Consiglio Direttivo.
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Presidente
Vicepresidente
Segretario
Tesoriere
Prefetto
Past President
Consiglieri
DIRETTIVO DI CLUB
Azione Interna
Interesse Pubblico
Azione Professionale
Azione Internazionale
Nuove Generazioni
Finanze
Commissioni Speciali
ESECUTIVO DI CLUB
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La Zona
Il Distretto è suddiviso in sottoaree geografiche
chiamate Zone. Ogni Zona o Gruppo comprende un
certo numero di club coordinati da un DZ (Delegato di
Zona).
Il Delegato di Zona è la figura che coordina il lavoro dei
presidenti dei club della Zona, oltre che rappresentare
un punto di riferimento e di tramite tra i club e il
Distretto.
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ZONE DISTRETTO 2071°
Gruppo Montalbano
Gruppo Tirreno
Gruppo Galileo
Gruppo Il Magnifico
Gruppo D.O.C.
Gruppo Etruria
ZONE DISTRETTO 2072°
Gruppo Emilia
Gruppo Fe-Bo Ferrara e
Bologna
Gruppo Romagna
Il Delegato di Zona viene nominato dal RD ogni anno ed
è socio di un club della Zona.
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Il Distretto
Il Distretto Rotaract è l’organizzazione che coordina,
organizza e segue le attività dei club presenti in un
certo territorio.
Da questa annata il Distretto 2070° si dividerà in:
2071° - Toscana
2072° - Emilia Romagna e Repubblica di San Marino
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Rappresentante Distrettuale
Segretario Distrettuale
Tesoriere Distrettuale
Prefetto Distrettuale
Past RD
Azione Interna
Interesse Pubblico
Azione Professionale
Azione Internazionale
Nuove Generazioni
Finanze
Commissioni Speciali
DIRETTIVO DISTRETTUALE
ESECUTIVO DISTRETTUALE
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Il Segretario
Dal regolamento si evince che:
“Il segretario conserverà tutti i documenti del club,
redigerà i verbali di tutte le riunioni del club e del
consiglio direttivo”
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Quali sono i documenti di club che il segretario deve redigere e conservare?
Le circolari (o bollettini)
Gli ordini del giorno
I verbali delle riunioni del Consigli Direttivi e del Club
Inoltre deve conservare:
Le foto e le ruote firmate dai soci durante le conviviali del club
II dati relativi ai soci
L’atto costitutivo, lo Statuto e il Regolamento del Club, il modulo EAS
La campana, il gagliardetto e lo stendardo
È consigliato fare un archivio dove memorizzare con ordine tutti i file.
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Il segretario NON si occupa SOLO di conservare i documenti
di club e redigere i verbali!
Il segretario è molto di più…
…è il braccio destro del presidente!
Insieme al presidente, si occupa di coltivare i rapporti
all’interno del club attraverso la
PARTECIPAZIONE e la COMUNICAZIONE
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La PARTECIPAZIONE del segretario deve essere una
partecipazione ATTIVA
Essere presente il più possibile alle attività e alle riunioni del
C.D.
Prendere parte alle attività più importanti dei club della Zona,
dei club gemelli o amici
Partecipare alle assemblee distrettuali
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La COMUNICAZIONE può essere VERBALE o SCRITTA
COMUNICAZIONE VERBALE :
Tenere aggiornati i membri del Consiglio Direttivo
Informare i soci e gli amici delle attività del club, del Gruppo e del Distretto
e raccogliere le presenze
Telefonare ai soci qualora ci fossero delle modifiche improvvise alle attività
previste
Essere sempre in contatto con il presidente. Chiamarlo e non sempre
attendere la chiamata!
Conoscere i soci e i frequentanti e dedicare loro del tempo
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COMUNICAZIONE SCRITTA:
Inviare le circolari entro e non oltre il 20 del mese
Inviare le convocazioni alle riunioni e gli ordini del giorno ai soci o ai
membri del C.D.
Redigere ed inviare i verbali
Trasmettere ai membri del club le comunicazioni del Distretto o degli altri
club
Far compilare agli aspiranti il modulo di ammissione al club
Trasmettere le comunicazioni al Distretto
Aiutare il Presidente nella compilazione dell’annuario e nella raccolta delle
firme per i moduli della privacy
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COMUNICAZIONE SCRITTA:
Inviare le comunicazioni al Rotary Padrino
Inviare le lettere di invito e di ringraziamento alle Istituzioni
Comunicare all’esterno le attività del club, anche attraverso dei comunicati
stampa
Verificare il costante aggiornamento del sito internet del club, della pagina
Fb o del profilo su altri social network
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I rapporti con il Rotary Padrino
Il Rotary Club Padrino rappresenta il legame diretto tra il vostro Club Rotaract
ed il Rotary International.
È necessaria una stretta cooperazione tra il Rotaract e il Rotary Padrino, per
portare uno sviluppo reciproco e possibilità ed energie nuove.
Ogni Club Rotary Padrino nominerà una Commissione Rotaract ed un
delegato Rotary per il Rotaract a cui fare riferimento.
Il rapporto con il Rotary deve essere mantenuto e coltivato da entrambe le
parti. È gradita la presenza di soci Rotaractiani alle conviviali Rotary ed è
buona norma invitare i soci Rotariani alle più importanti attività Rotaract.
Durante l’anno il tuo Rotary Club riceverà la visita del Governatore Rotary. In
questa serata ci sarà anche un incontro con il C.D. del Club Rotaract, per
appurare il rapporto tra il RC e il RTC.
Il Presidente, il Segretario e il Consigliere delegato (se presente) dovranno
assicurarsi che il Rotary sia sempre informato sulle attività del club e che i
soci partecipino alle iniziative rotariane.
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Il Segretario deve quindi PARTECIPARE e
COMUNICARE in modo ATTIVO durante tutta l’annata,
rappresentando un prezioso aiuto per il presidente e
per i soci!
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ALCUNI DOCUMENTI DI CLUB
In seguito sono riportate le informazioni utili per la
redazione di alcuni documenti essenziali per la vita del
club:
La Circolare
La Convocazione e L’Ordine del Giorno
Il Verbale
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LA CIRCOLARE
La circolare è un documento che informa su quelli che saranno gli
appuntamenti del club nel mese di riferimento.
Che cosa deve riportare la circolare?
Le attività programmatiche per il club in ordine cronologico
Le attività più importanti del Distretto, del Rotary Padrino e degli altri
club
Per ogni attività devono essere indicati: descrizione, luogo, data e ora,
costo, dress code, termine e riferimenti per la prenotazione
Contatto del club
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LA CIRCOLARE
E’ consigliabile che la circolare venga spedita attorno al 20 del
mese precedente a quello di riferimento. Nell’oggetto della e-mail
indicate anche il nome del club e il mese di riferimento.
A chi deve essere inviata la circolazione?
Soci, amici, aspiranti soci.
Presidente Rotary Padrino
Delegati Rotary per il Rotaract
RD del Distretto 2072°
Segretario del Distretto 2072°
Presidente della Commissione Azione Interna del Distretto 2072°
Governatore del Distretto Rotary 2072°
Presidente della Commissione Distrettuale Rotary per il Rotaract
Delegato di Zona
Presidenti e segretari della zona ed eventualmente di altri club amici
Presidente Club Interact, ove esistente
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LA CONVOCAZIONE E L’ORDINE DEL GIORNO
Quando viene convocata una riunione, il segretario invia ai
soggetti interessati la convocazione.
La convocazione deve contenere:
Data e luogo di scrittura
Indicazione dei destinatari della comunicazione
Indicazione su luogo, data e ora della riunione
Ordine del Giorno che verrà discusso durante la riunione
La firma del segretario che trasmette il messaggio
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IL VERBALE
Il verbale è un documento che rappresenta una sorta di diario sul
quale scrivere la vita e le decisioni del club.
A cosa serve redigere un verbale?
a tenere traccia delle decisioni prese durante le riunioni
a informare gli assenti
a premettere di controllare la gestione del club al Rotary Padrino o anche ad un
semplice socio
a trasmettere ai posteri le scelte e le decisioni di cui il club è stato protagonista
può servire come punto di partenza per la riunione successiva
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IL VERBALE
Come deve essere fatto?
all’inizio del verbale vengono riportati data, ora di inizio e luogo
dell’incontro ed i presenti specificando se ci sono ospiti
viene poi indicato l’ordine del giorno il quale è stato
precedentemente inviato
sono poi indicate le decisioni prese durante la riunione
al termine vengono riportati l’ora di conclusione e, se decisi, la
data e il luogo della riunione successiva
in fondo deve essere riportata la firma del segretario
è consigliabile inserire il numero di pagine a piè di pagina
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IL VERBALE
A chi deve essere inviato il verbale?
il verbale della riunione del C.D. deve essere inviato a tutti i
membri del C.D., mentre il verbale della riunione di club deve essere
inviato a tutti i membri del club
entrambi devono essere inviati al Delegato Rotary per il Rotaract
del Rotary club padrino
il verbale NON deve essere inviato al RD, al Delegato di Zona o ad
altri membri del Direttivo Distrettuale
Prima di inviare il verbale è necessario che venga approvato
almeno dal presidente.
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IN SINTESI…..
Il SEGRETARIO di club è un importantissimo
membro del Consiglio Direttivo del club.
Il segretario DEVE:
Redigere e conservare i documenti
Mantenere i contatti all’interno e all’esterno
del club, comunicando e partecipando
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25 maggio - Siena
BUON ROTARACT A TUTTI!