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L’Agenzia Generale INA ASSITALIA di Salerno
Le criticità
Gestione dei flussi documentali in entrata e uscita e distribuzione dei documenti | Gestione ed organizzazione dell’archivio con accesso selettivo
ai documenti
L’azienda
L’Agenzia Generale INA
ASSITALIA di Salerno,
attiva da oltre 90 anni, dal
2005 ha raggiunto la piena
integrazione territoriale coprendo oltre 45 comuni della Provincia; il tutto grazie
ad un vertice rinnovato,
rappresentato dagli Agenti
Generali Davide Nicolao e
Mariano Porcini.
L’Agenzia Generale, che
vanta oltre 30.000 clienti,
ha in organico 22 dipendenti e 4 commerciali; gestisce, inoltre, con piena
efficienza organizzativa e
commerciale 21 sub agenzie e 2 ispettorati di produzione, in cui oltre 80 intermediari assicurativi svolgono la propria attività.
entrata e uscita e distribuzione dei
documento o l’eventualità del suo
smarrimento (e, quindi, della intem-
documenti
pestiva consegna) erano possibilità
Gestione dei flussi documentali in
La natura stessa delle attività espletate dall’agenzia comporta la gestione di una notevole mole di documenti
in entrata ed in uscita; documenti che
devono essere distribuiti per competenza e conoscenza all’interno
dell’agenzia a più persone.
Per distribuire, ad esempio una circolare o una norma di direzione generale era necessario che l’operatrice
addetta allo smistamento producesse
più copie da consegnare a più persone interessate per competenza o
conoscenza, dedicando necessariamente un tempo non trascurabile a
tale attività.
reali da considerare nel caso in cui
qualcuno dei destinatari fosse assente o occupato; con tutte le intuibili ripercussioni sulle attività operative di
gestione ordinaria ed efficace delle
procedure di lavoro.
“L’introduzione della Suite software DEMAdoc, estremamente semplice ed intuitiva, ci ha consentito, da un lato, di
risolvere tutte le problematiche relative
alla gestione e distribuzione dei documenti in ingresso e in uscita e,
dall’altro, di strutturare un archivio digitale per la consultazione in tempo reale organizzato secondo le nostre esigenze operative di accesso selettivo ai
documenti di interesse.”
Inoltre, la probabilità di dover dedicare altro tempo alla consegna del
Rubrik S.r.l.
Corso Giuseppe Garibaldi, 8 – 84123 Salerno
Tel. 089 2580967 - Fax 089 2574699 - [email protected]
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L’Agenzia Generale INA ASSITALIA di Salerno
organizzazione
E’, inoltre, un’eventualità possibile il
dell’archivio con accesso selettivo
mancato rinvenimento del documento cercato, a causa di una inesatta
Gestione
Gli obiettivi
1) Ottimizzare e, quindi,
ridurre i tempi ed i costi relativi alle attività di gestione
e distribuzione dei documenti in entrata ed in uscita.
2) Garantire una modalità
di consultazione dell’ archivio in tempo reale con
accesso ai soli documenti
di interesse.
I risultati
Gestione efficace dei flussi
documentali in entrata ed in
uscita e delle procedure di
distribuzione; archivio digitale strutturato in Polizze
con definizione dei permessi di accesso ai documenti a seconda dei ruoli e
delle competenze aziendali
La soluzione in sintesi
ed
ai documenti
La gestione esclusivamente cartacea
dell’archivio
documentale
dell’Agenzia comportava alcune criticità.
comunicato, della stessa per motivi di
consultazione.
Relativamente alla consultazione dei
Una delle più significative era che
con questo tipo di organizzazione si
ha la certezza che il fascicolo polizza
contenga tutti i documenti ad esso
afferenti solo a valle dell’intero procedimento; ovvero, quando, probabilmente non è più così necessaria la
disponibilità del documento in tempo
reale.
documenti
in
archivio,
l’esigenza
dell’Agenzia era quella di garantire a
ciascuno l’accesso alla sola documentazione di interesse.
La polizza Danni, ad esempio, è costituita da diverse tipologie di documenti (Contratto, Appendici, Condizioni, etc.), che non sono di interesse
per tutti.
Per di più, la consultazione di documenti cartacei presenti in archivio
non è mai proLa semplicità d’uso e l‘intuitività del sistema hanno
priamente immerappresentato un efficace strumento di successo,
diata e comporta
nonostante l’Agenzia non avesse una dotazione inpreventive attività
Protocollazione dei documenti e contestuale distribuzione delle assegnazioni;
archivio organizzato in Fascicoli Polizza sempre aggiornato ed accessibile in
tempo reale, in assoluta
sicurezza, ed a seconda
dei ruoli e dei permessi.
collocazione/ri-collocazione della documentazione o di un prelievo, non
di
spostamento
presso l’archivio,
formatica all’avanguardia e non fosse presente in
organico nessuna risorsa specificatamente dedicata
all’informatica.
ricerca del documento, prelievo dello
stesso dal faldone, duplicazione, ricollocazione; con significativo dispendio di tempo e copie.
Un commerciale o un sub agente, infatti, sono più interessati alla consultazione delle tipologie Contratto, Appendici e Condizioni relative alle Polizze che hanno stipulato nella loro
zona di competenza.
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La soluzione
Il ritorno dell’investimento
A monte dell’investimento,
si è preventivamente stimato che la messa a regime
della soluzione avrebbe
prodotto un consistente recupero del tempo lavorativo.
Di fatto, la messa a regime
si è concretizzata in tempi rapidissimi; pertanto, si
è subito riscontrato tale recupero di produttività del
personale in termini di tempo da dedicare ad altre attività operative.
Inoltre, grazie alla formula
commerciale
predisposta
da Rubrik su misura per le
Agenzie Assicurative, che
prevede una modalità di
pagamento strutturata in
canoni mensili, il ritorno
dell’investimento è, di fatto,
pienamente anticipato rispetto
all’investimento
stesso.
La soluzione adottata canalizza il
flusso dei documenti in entrata ed in
uscita e consente di distribuirli automaticamente per competenza e per
conoscenza agli utenti presenti
nell’organigramma aziendale; archi-
L’adozione di una politica degli accessi impostata con la definizione dei
permessi sui fascicoli Polizza, consente ad ognuno la possibilità di accedere esclusivamente ai documenti
di interesse.
via, inoltre, i documenti automatica-
Immaginiamo, ad esempio, che arrivi
mente in Polizza, comportando, pertanto la drastica riduzione di copie e
l’annullamento dei tempi legati alla
gestione del documento cartaceo.
in Agenzia una Denuncia di Sinistro;
questo viene immediatamente distribuito per competenza e conoscenza
a più persone e contestualmente,
trattandosi di un documento relativo
ad una Polizza, viene anche archiviato tempestivamente e correttamente
nel fascicolo Polizza corrispondente.
L’archivio digitale, strutturato in fascicoli Polizza, nei quali vengono fatti
confluire i relativi documenti, di fatto
è il patrimonio dell’Agenzia e, come
tale, va conservato, custodito, preservato nel tempo, consultato, distribuito, in una parola efficacemente
governato
sia
rispetto
all’organizzazione dei documenti al
suo interno – che deve essere funzionale alle esigenze dell’Agenzia –
sia rispetto alle modalità di consultazione.
Fascicolo Polizza strutturato in sottofascicoli
(Contratto, Appendici, Condizioni, Modelli
7A/7B, Sinistri, Varie, etc)
“Già 8 delle nostre subagenzie e 2
ispettorati di produzione - specifica il
Direttore Amministrativo Carmine
Greco - consultano on-line in intranet
la documentazione afferente le polizze di loro competenza in tempo reale. Con grande soddisfazione dei
clienti da loro seguiti, che ottengono
risposte immediate alle loro richieste
di consultazione, e con una significativa diminuzione sia delle continue
richieste all’Agenzia di invio di copie
che delle frequenti trasferte dei subagenti presso la nostra sede”.
Nonostante gli iniziali timori da parte
del personale coinvolto, legati al
cambiamento in atto nelle procedure
operative, il tempo di messa a regime
della soluzione è stato rapidissimo,
grazie sia alle capacità ed alla volontà delle risorse operative coinvolte,
che alla semplicità d’uso del sistema.
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RAPPRESENTAZIONE GRAFICA DEI FLUSSI DOCUMENTALI
FLUSSO DOCUMENTI
IN ENTRATA/USCITA
FLUSSO DOCUMENTI
FASCICOLO POLIZZA
SOGGETTI AUTORIZZATI
(sub-agenzie, produttori, commerciali, etc.)
E-mail, fax, raccomandate, etc.
UFFICIO CONTABILITA’
FLUSSO DI DISTRIBUZIONE
DELLE ASSEGNAZIONI
Controllo documenti e smistamento ai settori
competenti
Sinistro, corrispondenza, circolare, etc.
7 giorni dopo l’assegnazione
IGNORARE
VITA
Assegna
RIFIUTARE
Utente B
PRENDERE
IN CARICO
RDD
RCA
UFFICIO PROTOCOLLO
DOCUMENTI
DIGITALI
PRODOTTI
INTERNAMENTE
Utente A
ARCHIVIAZIONE
automatica
Parte un’e-mail
di notifica
all’Utente B
DOCUMENTI
ANALOGICI
DOCUMENTI
ANALOGICI
EVADERE
RIASSEGNARE
Stampa
etichetta
barcode
Acquisizione da scanner
DOCUMENTI
DIGITALI
DOCUMENTI
DIGITALI
Archiviazione automatica di
files salvati in cartelle sottoposte a monitoraggio
Utente C
ARCHIVIO DIGITALE
Archivio Protocollo generale
Fascicoli polizza
CONSULTAZIONE
accesso ai soli documenti di interesse
Sub Agenzia
Agente Generale
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Commerciale
Impiegata