Linee guida sul sistema qualità
UNI EN ISO 9001 per rifinizione tessuto
conto terzi
Manuale Offline delle Linee Guida per aziende tessili
www.pratotextile.net
INTRODUZIONE
PRESENTAZIONE
Per rimanere sul mercato diventa sempre più importante eseguire lavorazioni che soddisfano le esigenze e i requisiti dei
clienti. Ciò è possibile solo se:
- tali requisiti sono contenuti in "specifiche tecniche";
- i greggi corrispondono a quanto concordato;
- non vi sono carenze nel sistema organizzativo della rifinizione.
Ciò ha condotto alla nascita e allo sviluppo di norme che favoriscono la definizione dei flussi di comunicazione
con il cliente ed il controllo dei processi aziendali necessari a garantire il rispetto dei requisiti dei tessuti indicati
nelle specifiche tecniche del cliente.
Si tratta delle norme di "Sistema Qualità UNI EN ISO serie 9000" che sono il riferimento per la "Certificazione
Aziendale".
Le norme a fronte delle quali è possibile emettere un certificato di Sistema Qualità sono tre:
- UNI EN ISO 9001
- UNI EN ISO 9002
- UNI EN ISO 9003
e sono applicabili a tutti i settori industriali, commerciali e di servizio. La scelta della norma di riferimento dipende
dall’attività svolta, dalle strategie aziendali e dalle richieste dei clienti.
UNI EN ISO 9001: che indica i requisiti del Sistema Qualità da utilizzare quando l’azienda vuole dimostrare la sua
capacità di creare nuove collezioni e tenere sotto controllo i processi di realizzazione del tessuto da consegnare
al cliente.
UNI EN ISO 9002: che indica i requisiti del Sistema Qualità da utilizzare quando la rifinizione vuole dimostrare la sua
capacità di tenere sotto controllo i processi di nobilitazione del tessuto richiesto dal cliente.
UNI EN ISO 9003: che indica i requisiti del Sistema Qualità da utilizzare quando l’azienda vuole dimostrare la sua
capacità di controllare e di rilevare, all’atto delle prove e collaudi finali, eventuali non conformità del tessuto prima che
venga consegnato al cliente.
La norma scelta per le rifinizioni pratesi è la norma UNI EN ISO 9002, in quanto tipica per le lavorazioni conto terzi.
Perché parlare di Sistema Qualità UNI EN ISO 9002
Abbiamo voluto parlare di Sistema Qualità per almeno tre ragioni:
1. perché aiuta a chiarire i rapporti di comunicazione con il cliente;
2. perché è fondamentale per la rifinizione tenere sotto controllo tutti i processi necessari a fornire le lavorazioni
richieste dal cliente;
3. perché si tratta di uno strumento per confermare all’imprenditore la validità della sua organizzazione o per fargli
valutare l’opportunità di razionalizzare le sue attività allo scopo di essere sempre più efficiente nelle risposte al
cliente.
Perché parlare di Certificazione di Sistema Qualità
a fronte della Norma UNI EN ISO 9002
Abbiamo voluto parlare di Certificazione di Sistema Qualità perché se la rifinizione opera in conformità alla Norma
UNI EN ISO 9002 e chiede la "Certificazione" ottiene un riconoscimento ufficiale della sua capacità di garantire il
rispetto delle specifiche del tessuto richieste dal lanificio a fronte di un greggio con caratteristiche note e
concordate.
Tale riconoscimento ha una validità intrinseca in quanto rilasciato da un "Ente Terzo" che è al di sopra delle parti
(cioè non opera su mandato di un singolo cliente) ed è "accreditato" (cioè abilitato e riconosciuto a livello nazionale e
internazionale).
Capiamo il "linguaggio" della Norma
UNI EN ISO serie 9000
Cosa significa UNI EN ISO serie 9000 ? Significa che si tratta di norme internazionali, in quanto le norme italiane (UNI)
non sono altro che la trasposizione di quelle europee (EN) riprese a loro volta da quelle internazionali (ISO).
La norma si basa su quattro concetti fondamentali riassunti in quattro definizioni chiave
Qualità
Sistema Qualità
Assicurazione Qualità
Controllo della Qualità
Pertanto, prima di iniziare il nostro cammino, dobbiamo sgombrare la mente da "idee" sul
significato di questi termini ed attenerci a quello indicato da un’altra norma di riferimento (UNI EN
ISO 8402-1994 - Gestione per la qualità e assicurazione della qualità - termini e definizioni) che
cercheremo di "rileggere" con il linguaggio della rifinizione. La definizione più importante è quella
relativa al termine "Qualità" in quanto rappresenta l’obiettivo da raggiungere.
La Qualità è l’insieme delle caratteristiche di un tessuto nobilitato
(stabilità, colore, solidità, etichetta di manutenzione, ecc.) che
conferiscono ad esso la capacità di soddisfare esigenze (prestazioni,
immagine, aspetti estetici, utilizzo, aspetti economici, disponibilità nei
tempi richiesti, quantità, ecc.) espresse dal cliente (attraverso richieste
verbali, campioni, specifiche, capitolati, contratti, ecc.) e implicite (requisiti
di legge, prassi, usi e costumi ecc.) a partire da un greggio noto.
La definizione che identifica la rifinizione nel suo complesso è quella di
"Sistema Qualità" che è il "mezzo" per ottenere la Qualità voluta.
Il Sistema Qualità è costituito da:
- struttura organizzativa della rifinizione (responsabilità e dipendenze, rapporti fra il personale,
ecc.)
- procedure (documenti scritti che prescrivono come devono essere gestite ed eseguite le varie
attività aziendali, come gestire il greggio del cliente, come programmare le lavorazioni, come
tener sotto controllo i processi, come controllare materiali e prodotti, come gestire il magazzino,
ecc.)
- processi (tintoriali, di finissaggio, commerciali, ecc.)
- risorse necessarie ad attuare la gestione della Qualità (personale addestrato, apparecchiature,
strumenti, software, tecnologie, metodologie, ecc.).
Poiché non basta "fare" ma è necessario dimostrare "di
aver fatto", è opportuno chiarire il concetto di
"Assicurazione Qualità".
L’Assicurazione Qualità è l’insieme di tutte le attività:
- pianificate (cioè definite in termini di cosa fare, come, quando e da chi)
- sistematiche (cioè eseguite sempre con modalità concordate) attuate nell’ambito del Sistema Qualità (cioè della
rifinizione) e di cui viene data dimostrazione (alla direzione e al cliente) "per quanto occorre"
- messe in atto per dare (alla direzione e al cliente) adeguata confidenza (cioè sufficiente certezza) che il tessuto nobilitato
soddisfi i requisiti di Qualità (specifiche tecniche del tessuto del cliente).
E cosa è il "Controllo della Qualità" di cui siamo così abituati a parlare ?
Il Controllo della Qualità è solo una parte del "Sistema Qualità" e riguarda tecniche e attività di carattere operativo (es.
controllo dell’altezza, controllo del colore, controllo del peso al metro quadro ecc.) messe in atto per soddisfare i requisiti
per la Qualità (specifiche tecniche del tessuto finito).
Integriamo il "linguaggio" della Norma
Oltre ai termini fondamentali riportati nella prima parte, è bene chiarire dal punto di vista operativo alcuni
altri termini che utilizzeremo nel testo.
CAMPIONATURA Risultato dello studio di lavorazioni da eseguire per la realizzazione di un articolo su richiesta del
cliente.
CLIENTE Lanificio
CONTRATTO Requisiti concordati tra rifinizione e cliente e comunicati mediante schede prodotto, disposizioni e campioni.
DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ Documento che dichiara che le lavorazioni eseguite sono conformi ai requisiti
concordati o che i prodotti acquistati sono conformi alle specifiche.
FORNITORE Chiunque fornisca beni, servizi o lavorazioni alla rifinizione. Questo termine può comprendere, ad esempio:
un fornitore di materie prime, un terzista, un laboratorio di prova, un centro controlli, un trasportatore, ecc..
GREGGIO Tessuto non nobilitato di proprietà del cliente e inviato in conto lavorazione al rifinitore.
LAVORAZIONI (RIFINIZIONI) Processi di tintoria e finissaggio che trasformano dei tessuti greggi in tessuti tinti e nobilitati.
Le lavorazioni richiedono l’uso di risorse che possono comprendere personale, disponibilità finanziarie, mezzi,
apparecchiature, tecnologie, metodologie, ecc..
LOTTO / PARTITA Determinata quantità di prodotto omogeneo. Il lotto o partita ha caratteri uniformi entro specificati limiti
ed è identificato in modo distintivo (es. numero).
MATERIE PRIME Coloranti, ausiliari, prodotti chimici in genere, accessori utilizzati nel processo di lavorazione.
NON CONFORMITÀ Non rispondenza di un prodotto, processo, di parte del Sistema Qualità ai requisiti specificati, cioè
definiti in precedenza.
OFFERTA Risposta della rifinizione alla domanda di soddisfare i requisiti di una lavorazione richiesta su un greggio noto.
Spesso la campionatura costituisce una offerta.
RAPPORTO DI PROVA Documento firmato da una persona qualificata che riporta i risultati di analisi e prove eseguite su
un campione, secondo un metodo predefinito.
REQUISITO Prescrizione che definisce le caratteristiche da garantire.
TARATURA Insieme delle operazioni che stabiliscono, sotto condizioni specificate, la relazione tra valori indicati da uno
strumento e quelli indicati da un campione di riferimento riconosciuto nell’ambito del Sistema Internazionale di Misura.
IL CAMMINO VERSO LA NORMA UNI EN ISO 9002
QUAL’E’ LO SCOPO DELLA NORMA?
Lo scopo della norma è quello di specificare i requisiti del "Sistema Qualità" per garantire l'assenza di non conformità
(non corrispondenza a quanto previsto) in tutte le attività svolte dalla rifinizione e di assicurare il soddisfacimento delle
aspettative del cliente.
QUAL’E’ IL CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA NORMA?
La norma UNI EN ISO 9002 copre tutte le attività ed i processi aziendali volti alla realizzazione degli articoli richiesti, sulla
base di un greggio fornito dal cliente e noto nelle sue caratteristiche. Prevede 20 punti descritti secondo questa
sequenza:
Riferimento capitolo
norma ISO 9002
Titolo
4.1
Responsabilità della Direzione
4.2
Sistema Qualità
4.3
Riesame del contratto
4.4
Non applicabile
4.5
Controllo dei documenti e dei dati
4.6
Approvvigionamento
4.7
Controllo del prodotto fornito dal cliente
4.8
Identificazione e rintracciabilità del prodotto
4.9
Controllo del processo
4.10
Prove, controlli e collaudi
4.11
Controllo delle apparecchiature per prova, misurazione e collaudo
4.12
Stato delle prove, controlli e collaudi
4.13
Controllo del prodotto non conforme
4.14
Azioni correttive e preventive
4.15
Movimentazione, immagazzinamento, imballaggio, conservazione e consegna
4.16
Controllo delle registrazioni della qualità
4.17
Verifiche ispettive interne della qualità
4.18
Addestramento
4.19
Assistenza
4.20
Tecniche statistiche
La rifinizione svolge una serie di attività che possono essere sintetizzate nella definizione di accordi con il cliente, nella
gestione del greggio, nell’acquisto di materie prime e nelle attività di produzione e controllo. Pertanto, la lettura della
norma va fatta pensando alle attività normalmente svolte in azienda.
Iniziamo dunque il cammino verso la norma, leggendola in funzione delle attività della rifinizione; arriveremo
conseguentemente a capirne i contenuti in modo più diretto.
iniziamo con la descrizione della strategia e dell’organizzazione aziendale
4.1 Responsabilità della direzione
dedichiamoci alla definizione delle lavorazioni da eseguire
4.3 Riesame del contratto
poniamo attenzione al greggio fornito dal cliente
4.7 Controllo del prodotto fornito dal cliente
proseguiamo con le altre attività aziendali
4.6 Approvvigionamento
4.9 Controllo del processo
4.10 Prove, controlli e collaudi
4.11 Controllo delle apparecchiature per prova, misurazione e collaudo
4.8 Identificazione e rintracciabilità del prodotto
4.12 Stato delle prove, controlli e collaudi
4.13 Controllo del prodotto non conforme
4.14 Azioni correttive e preventive
4.15 Movimentazione, immagazzinamento, imballaggio, conservazione e consegna
dedichiamoci alle attività di supporto a tutti i requisiti precedenti
4.18 Addestramento
4.20 Tecniche statistiche
4.2 Sistema Qualità
4.5 Controllo dei documenti e dei dati
4.16 Controllo delle registrazioni della qualità
4.17 Verifiche ispettive interne della qualità
vediamo i requisiti non applicabili
4.4 Perché applicabile solo dalla norma UNI EN ISO 9001
4.19 Assistenza
Lo scopo è quello di dimostrare che la "distanza da percorrere" fra i requisiti della norma e l’attività di tutti i giorni è
decisamente più breve di quanto si pensi. Il segreto è quello di "capire ogni requisito" e trovare il modo più semplice, e
soprattutto più utile, per soddisfarlo. Con queste linee guida non abbiamo la pretesa di risolvere tutti i problemi di
adeguamento alla norma ma, senz’altro, quello di fornire una semplice chiave di lettura affinché ogni rifinizione trovi la
sua via verso la norma UNI EN ISO 9002 e, se lo riterrà opportuno e conveniente per il suo cliente, verso la
Certificazione.
Leggiamo la norma partendo dal primo requisito, quello della responsabilità della direzione (punto 4.1) che prevede la
definizione delle strategie e degli obiettivi aziendali sulla qualità (diminuzione rifacimenti, comunicazione con il cliente,
ecc.), la descrizione degli aspetti organizzativi e delle risorse necessarie a raggiungerli (organigramma, responsabilità,
personale, ecc.) e la verifica del loro raggiungimento. Infatti, il Sistema Qualità della rifinizione, coinvolgendo tutte le
componenti che hanno influenza sulle lavorazioni, non può sussistere senza un impegno formale e sostanziale della
direzione (Titolare, Presidente, Amministratore Delegato, Direttore ecc.). La norma sottolinea la necessità di chiarire le
esigenze del cliente e la capacità della rifinizione di rispettarle. Non solo devono essere regolamentati i rapporti tra
rifinizione e cliente ma anche quelli di comunicazione interna tra la parte commerciale, la programmazione e la
produzione. Deve essere chiaro che cosa vuole il cliente in termini di specifiche tecniche del tessuto, quantità, tempi,
modalità di consegna, prezzo e modalità di pagamento. Tutti questi aspetti sono e definiti nel punto 4.3 della norma
(Riesame del contratto). Poiché la rifinizione può realizzare quanto richiesto solo se conosce le caratteristiche del greggio
sul quale il cliente chiede di effettuare le lavorazioni, è fondamentale definire con il lanificio tali requisiti (punto 4.7 della
norma - Prodotti forniti dal cliente). È ovvio che per realizzare le lavorazioni sul tessuto, è necessario acquistare coloranti,
ausiliari, prodotti chimici. E’ fondamentale tenere sotto controllo il processo di acquisto, sia per quanto riguarda la
scelta dei fornitori, sia per quanto attiene agli ordini di acquisto e alle relative specifiche. Naturalmente l’obbiettivo è che
la rifinizione utilizzi prodotti e servizi idonei per la realizzazione del tessuto. Per ogni tipologia di materiali, prodotti, servizi
devono essere individuati i fornitori tra i quali selezionare il o i fornitori in grado di soddisfare i requisiti richiesti. Tutto
questo è compreso nel punto 4.6 della norma (Approvvigionamento). È evidente che prima di accettare una disposizione
di un cliente è necessario verificare la presenza del greggio a magazzino e la disponibilità/idoneità interna o esterna di
tecnologie, macchine ed impianti adeguati alla realizzazione delle lavorazioni. Viene posto l’accento sulla
programmazione delle lavorazioni, sulla definizione dei processi produttivi e dei parametri di lavorazione, sul relativo
controllo e sulla manutenzione delle macchine, come previsto dal punto 4.9 della norma (Controllo del processo). Prima
di utilizzare dei coloranti e degli ausiliari, durante il ciclo di lavorazione e prima di consegnare il tessuto al cliente vengono
eseguiti dei controlli e delle prove. Il loro scopo è quello di verificare se i prodotti e il tessuto sono rispondenti a quanto
prescritto per ridurre al minimo la possibilità di contestazioni (e, quindi, ridurre i costi sostenuti per rifacimenti). E’
necessario verificare il tipo e l’entità dei controlli da eseguire sul tessuto finito in funzione del greggio, dei
controlli eseguiti dai fornitori e dei controlli eseguiti sui parametri di processo. E’ necessario definire, per ogni
articolo, i controlli e le prove da eseguire e le modalità operative con cui eseguirli, oltre a rendere disponibili i mezzi e le
risorse necessarie: aree aziendali idonee, apparecchiature in corretto stato di manutenzione e taratura, personale di
livello ed esperienza adeguata, ecc.. Tutto questo è previsto dal punto 4.10 della norma (Prove, controlli e collaudi).
Poiché per effettuare controlli "credibili" devono essere utilizzati strumenti "idonei", questi devono essere
opportunamente tarati, onde assicurare misurazioni adeguate (punto 4.11 - Controllo delle apparecchiature per prova,
misurazione e collaudo). La norma si riferisce non solo alle apparecchiature utilizzate per il controllo del tessuto finito ma
anche a quelle relative alle fasi di controllo dei prodotti acquistati, del greggio e dei parametri di processo. Per avere il
processo produttivo sotto controllo, particolare attenzione viene rivolta alla identificazione e rintracciabilità dei prodotti
acquistati, del greggio e del tessuto finito (punto 4.8 della norma - Identificazione e rintracciabilità). Per identificazione si
intende l’insieme delle operazioni che consentono di riconoscere il materiale, il greggio e il tessuto nobilitato in qualunque
area aziendale si trovi (es. accettazione, magazzino greggi, finito, laboratori prova, area controlli ecc.). L'identificazione
può essere relativa a singole pezze, partite o lotti; l’obiettivo è quello di impedire la confusione di un tessuto con un
altro tessuto in stato di lavorazione o di controllo differente o, addirittura, non conforme ai requisiti richiesti. Per
rintracciabilità si intende la possibilità di correlare il tessuto nobilitato con i documenti di riferimento. In questa ottica è
importante sapere sempre quale è lo "stato dei controlli dei prodotti acquistati e del tessuto lungo il flusso produttivo",
cioè se sono in attesa di controllo o sono già stati controllati e con quale esito; tali prescrizioni sono riportate nel punto
4.12 della norma (Stato delle prove, controlli e collaudi). Nonostante tutte le attenzioni, è possibile che
materiali-prodotti-tessuti nobilitati non siano corrispondenti a quanto previsto; in questo caso si dice che sono "non
conformi". La non conformità può essere riscontrata in qualunque fase dall’acquisto della materia prima, alle lavorazioni,
al controllo finale. Allo scopo di prevenire sia l’uso che la consegna di un tessuto non conforme, esso deve essere
chiaramente identificato attraverso apposizione di etichette o sistemazioni in contenitori-aree segnalate in attesa di
decidere su cosa farne; tale requisito è descritto nel punto 4.13 della norma (Controllo del prodotto non conforme). Per
definire le cause che hanno generato una non conformità, devono essere messe in atto delle azioni correttive, che hanno
lo scopo di prevenire o di impedire il ripetersi delle non conformità dovute a fattori sistematici. Inoltre per
migliorare i risultati aziendali è necessario prevedere delle azioni preventive che costituiscono degli "investimenti in
attività di miglioramento" (punto 4.14 della norma - Azioni correttive e preventive). Spesso i difetti non sono generati
durante il processo produttivo vero e proprio ma nelle fasi di movimentazione, immagazzinamento, imballaggio,
conservazione e consegna. Queste sono fondamentali per mantenere la Qualità raggiunta. È quindi necessario
organizzare tali fasi tenendo conto sia delle caratteristiche peculiari dei greggi e dei prodotti, sia della tipologia di
magazzino che delle esigenze specifiche del cliente. (punto 4.15 della norma - Movimentazione, immagazzinamento,
imballaggio, conservazione e consegna). Poiché, come si capisce da quanto detto finora, la qualità investe tutta la
struttura dell’azienda, particolare attenzione deve essere posta all’addestramento del personale. Quindi tutto il
personale (non solo quello del controllo qualità) deve essere ben addestrato in merito ai compiti da svolgere e alle
relative responsabilità. L’obiettivo non è quello di parlare genericamente delle norme ISO 9000 ma di assicurare che chi
svolge un’attività sia "capace" di eseguirla al meglio (punto 4.18 della norma - Addestramento). È facile capire che il
Sistema di Qualità permette di raccogliere molti dati nel tempo che, per essere utilizzati, devono essere letti con semplici
tecniche statistiche che permettono, ad esempio, di ottimizzare i processi e i controlli. In questo modo si possono trarre
spunti di miglioramento continuo, facendo sì che il Sistema Qualità non sia un’organizzazione statica, ma dinamica (punto
4.20 della norma - Tecniche statistiche). Siamo quasi alla fine del nostro cammino attraverso la norma UNI EN ISO 9002.
E’ ora ormai chiaro che applicare la norma significa seguire una logica di base molto semplice:
- definire obbiettivi;
- pianificare le attività che si vogliono eseguire per raggiungerli;
- descrivere le procedure necessarie;
- registrare quanto effettuato;
- verificare i risultati e prendere nuove decisioni.
Tutto questo significa documentare il Sistema Qualità. Quindi ogni attività rilevante per la qualità ha la necessità di essere
pianificata e descritta con procedure, istruzioni, specifiche di acquisto-lavorazione-controllo, schede tecniche, ecc. Tale
documentazione deve essere assolutamente aderente all’operatività aziendale e descritta in termini organizzativi e
tecnici nel Manuale della Qualità (punto 4.2 della norma - Sistema Qualità). Poiché la "documentazione" è il mezzo per
"definire le regole" da seguire, essa deve essere "approvata" da chi decide nella rifinizione e deve essere verificata da chi
ha le competenze specifiche in merito agli aspetti trattati. Non solo, per essere valida deve essere sempre aggiornata e
distribuita a chi la deve utilizzare (punto 4.5 della norma - Controllo dei documenti e dei dati). Ma non basta. La
trasparenza verso il mercato passa attraverso l’evidenza oggettiva di ciò che è stato fatto e, dunque, attraverso la
"registrazione dei risultati" (punto 4.16 della norma - Controllo delle registrazioni della qualità). Le registrazioni della
qualità assolvono a una duplice funzione:
- nei confronti del cliente, assicurano la necessaria trasparenza delle attività della rifinizione;
- all’interno della rifinizione, forniscono un’indicazione oggettiva, qualitativa e quantitativa, della adeguatezza e della
corretta applicazione del Sistema Qualità in tutti i sui aspetti organizzativi e tecnici; in particolare, consentono di valutare il
grado di raggiungimento degli obiettivi generali e specifici e di avviare attività di miglioramento.
Naturalmente per essere certi che il Sistema Qualità funzioni come previsto è necessario prevedere delle verifiche
interne. La norma le chiama Verifiche Ispettive Interne (punto 4.17). Esse devono essere effettuate periodicamente da
personale preparato e non responsabile dell’area sottoposta a verifica. Il loro scopo è quello di verificare il
raggiungimento dei risultati previsti e il rispetto di quanto pianificato, rilevando tutti gli scostamenti positivi (miglioramenti)
e tutti quelli negativi (non conformità) che si sono verificati. In tutto il nostro cammino si è volutamente tralasciata
l’assistenza post-vendita (punto 4.19 - Assistenza), non individuandone l’applicabilità in termini di richiesta contrattuale.
Abbiamo terminato il nostro cammino, non sequenziale ma organico, di lettura della norma UNI EN ISO 9002,
semplicemente raccontando l’attività quotidiana di una rifinizione organizzata per competere sul mercato globale. È
evidente che la rifinizione che rispetta quanto indicato sta applicando un Sistema Qualità pianificato e documentato
(ricordate la definizione ?) ed è dunque in grado di presentare a CERTITEX la domanda di Certificazione.
LA CERTIFICAZIONE
Una volta documentato il Sistema Qualità in linea con le attività svolte, è arrivato il momento di prendere la strada della
Certificazione. La sequenza delle operazioni da seguire per arrivare al Certificato può essere sintetizzata come segue.
DOMANDA
La rifinizione interessata alla certificazione comunica tale intenzione all’Associazione CERTITEX che fornisce la
documentazione necessaria. La rifinizione restituisce il modulo di domanda compilato e tutta la documentazione richiesta
comprendente in particolare:
- un questionario informativo;
- i Regolamenti controfirmati;
- due copie del Manuale della Qualità;
- l’iscrizione alla CCIAA.
L’Associazione CERTITEX registra la domanda e, se formalmente completa, ne comunica l'accoglimento.
ISTRUTTORIA
Inizia da qui la fase sostanziale della certificazione. Il Direttore nomina un Gruppo di Verifica esperto nel settore che
esamina il Manuale della Qualità per valutarne la rispondenza ai requisiti della normativa. Il Responsabile del Gruppo di
Verifica redige una Relazione Istruttoria, dalla quale possono emergere eventuali richieste di chiarimento (non conformità
del Manuale della Qualità). La rifinizione deve adeguare il Manuale a quanto richiesto; verificato tale adeguamento
l’Associazione CERTITEX programma la Visita di Valutazione in azienda.
VALUTAZIONE
La Visita di Valutazione, condotta normalmente da due Valutatori, ha come obiettivo quello di verificare l'effettiva
applicazione di quanto descritto nel Manuale della Qualità e la congruenza fra il Sistema Qualità descritto e le reali
esigenze aziendali. L'esito della Visita di Valutazione viene documentato attraverso un rapporto che indica anche le
eventuali non conformità rilevate. In questo caso l'azienda deve attuare opportune azioni correttive che devono essere
comunicate all’Associazione CERTITEX.
RILASCIO
Sulla base della documentazione relativa all'intero iter certificativo e dopo la risoluzione delle eventuali non conformità
importanti riscontrate in sede di Visita di Valutazione, il Direttore redige una relazione che viene sottoposta al Comitato di
Certificazione per il rilascio del Certificato.
SORVEGLIANZA/RINNOVO
Quando l’azienda ha ottenuto il Certificato, inizia un nuovo cammino per il mantenimento dei livelli raggiunti e, ove
possibile, il miglioramento delle attività svolte. Infatti la rifinizione sarà sottoposta, con cadenza almeno annuale, a Visite
di Sorveglianza da parte dell’Associazione CERTITEX e ad una Visita completa di Rinnovo dopo il terzo anno.
RESPONSABILITA'
Politica per la Qualità (RIF. 4.1.1)
Il Sistema Qualità della rifinizione, coinvolgendo tutte le lavorazioni da eseguire, non
può sussistere senza un impegno formale e sostanziale della direzione (Titolare,
Presidente, Amministratore Delegato, Direttore, ecc.) di attenzione alle esigenze del
cliente (es. lanificio) e definizione di canali di comunicazione reciproca per una
razionale organizzazione delle attività svolte.
E’ necessario che l’imprenditore sia cosciente del cammino che sta per intraprendere.
Questo significa chiarire, a se stesso e ai suoi collaboratori, qual è la sua Politica per
la Qualità, cioè il suo "credo" nella qualità, i suoi impegni e i suoi obiettivi in merito alle
lavorazioni da eseguire per rispondere alle aspettative dei clienti. La difficoltà
principale è quella di mettere per iscritto cosa si pensa e sottoscrivere tale impegno
perché poi esso costituisce un riferimento per tutti gli operatori e per il cliente.
Questo significa, in altre parole, stabilire obiettivi misurabili e verificarne il
raggiungimento.
Questo impegno è fondamentale per "trarre beneficio" dai requisiti normativi, affinché
la formalizzazione delle procedure non diventi un appesantimento per l’organizzazione
ma ne sia, invece, un valido supporto.
Pertanto la direzione deve dichiarare in un documento chiaro e sintetico, datato e
firmato, le sue intenzioni e gli obiettivi che intende perseguire in materia di qualità.Tale
documento, denominato "Politica per la Qualità", deve essere coerente con gli obiettivi
della rifinizione e con le esigenze e le aspettative dei clienti. Essa indicherà, per
esempio, obiettivi generali come:
- migliorare il flusso di comunicazione con il cliente;
- garantire la soddisfazione del cliente;
- migliorare l’organizzazione interna;
- garantire l’innovazione tecnologica;
e li concretizzerà in obiettivi più specifici come:
- l’ottenimento di informazioni sempre più esaustive dal cliente;
- il rispetto degli standard tecnici concordati (es. indici di solidità, ecc.);
- il rispetto dei tempi di consegna;
- la diminuzione dei rifacimenti interni;
- la diminuzione dei resi e dei bonifici, ecc.
Insomma, la Politica della Qualità indicherà tutti gli obiettivi di miglioramento che
intende perseguire e, non da ultimo, la volontà della direzione di lavorare in ottica di
Sistema Qualità e di ottenere e mantenere la Certificazione.
Naturalmente gli obiettivi indicati nella politica dovranno essere ripresi in un altro documento più operativo in modo da
essere "MISURABILI", indicando i valori da raggiungere (es. riduzione dei rifacimenti del 30% rispetto al mese
precedente per gli articoli xy ….). Dovrà essere chiarito come vengono misurati i risultati, da chi, e i tempi entro i quali è
previsto il loro raggiungimento di cui, naturalmente, dovrà essere data dimostrazione. Gli obiettivi dovrebbero essere
ambiziosi ma raggiungibili e condivisi dal cliente e dal personale che deve conoscere gli impegni, anche operativi,
derivanti dal lavorare in regime di Assicurazione Qualità. Il documento che definisce la Politica per la Qualità deve essere
presentato, diffuso e spiegato a tutto il personale della rifinizione affinché possa diventare operativo (es. appeso in
bacheca, distribuito, ecc.).
Organizzazione (RIF. 4.1.2)
Per svolgere le attività necessarie a raggiungere gli obiettivi previsti è necessaria una organizzazione efficiente. Ecco
perché questo è considerato spesso il più importante elemento del Sistema Qualità della rifinizione. E’ necessario
descrivere le lavorazioni che vengono eseguite interamente ed esternamente dall’arrivo del greggio alla consegna del
tessuto nobilitato.
Responsabilità ed Autorità (RIF. 4.1.2.1)
E’ necessario chiarire la struttura organizzativa della rifinizione con l’individuazione delle funzioni e dei responsabili di
ogni attività. E’ necessario identificare tutte le posizioni organizzative che hanno influenza sulla qualità delle lavorazioni,
evidenziando le responsabilità, le linee di dipendenza e quelle di comunicazione (es. rapporti interni, con i fornitori, con il
cliente, ecc.). L’organizzazione può essere descritta con una semplice rappresentazione grafica (organigramma). Spesso
disegnare un organigramma permette di capire se ci sono aree di sovrapposizione o aree "scoperte" da gestire. Ad
esempio una tipica rifinizione pratese può avere il seguente organigramma:
L’organigramma dovrà essere considerato un "documento aziendale" emesso con data e firma. E’ bene avere un
organigramma con le funzioni ed un organigramma nominativo. Per ogni funzione devono essere definite le
responsabilità (chi fa che cosa). L’organigramma può essere accompagnato da "Ordini di Servizio", comunicazioni o altri
scritti approvati dalla direzione in cui vengono documentate le responsabilità assegnate alle varie posizioni. Ad esempio è
possibile utilizzare una "Matrice delle Responsabilità" come la seguente.
Attività
DG
Emettere Politica della
Qualità
R
Definire obiettivi qualità
R
AQ
C
Gestire le campionature
Verificare la fattibilità
delle disposizioni
C
AP
C
ACQ
C
COM
RI
PRG
PRO
C
C
C
R
R
C
R
C
R
MAG
LAB
R
C
Ecc…
R=Responsabile
DG = Direzione Generale
AP = Amministrazione e Personale
COM = Commerciale
PRG = Programmazione Produzione
MAG = Magazzini
C= Collabora
AQ = Assicurazione Qualità
ACQ = Acquisti
RI = Ricettazione
PRO = Reparti Produttivi
LAB = Laboratorio controlli e prove
Risorse (RIF. 4.1.2)
E’ doveroso verificare se sono presenti tutte le risorse necessarie per l’esecuzione delle lavorazioni (es. personale, locali,
macchinari, metodologie, mezzi finanziari, tecnici ed organizzativi ecc.). In particolare, per ogni attività ritenuta rilevante
per garantire il rispetto delle specifiche devono essere definiti i "Requisiti minimi del personale" che la esegue. Può
essere usata una tabella come la seguente:
ATTIVITÀ’
SCOLARITÀ
ESPERIENZA
AFFIANCAMENTO
CORSO
Controllo solidità
Buzzi
1 anno
1 settimana
interno
Media
5 anni
1 settimana
interno
VALUTAZIONE
ecc.
Rappresentante della Direzione (RIF. 4.1.2.3)
Deve essere definita una nuova figura aziendale, "il Rappresentante della Direzione per il Sistema Qualità". E’
l’equivalente del "Responsabile del controllo di gestione" nel campo amministrativo: presenta e commenta alla direzione i
dati che sono il risultato delle attività di tutte le altre funzioni aziendali. In alcuni casi è la direzione stessa ad assumersi
direttamente questa responsabilità, in altri delega come suo rappresentante il "Responsabile Assicurazione Qualità",
scegliendolo fra i responsabili delle funzioni già presenti nella rifinizione. Il Rappresentante della Direzione ha il compito
di:
- istituire il Sistema Qualità aziendale e verificarne l’applicazione e l’adeguatezza per il raggiungimento degli obiettivi
definiti nella Politica per la Qualità;
- riferire alla direzione sull’andamento del Sistema Qualità, con particolare riferimento al grado di applicazione di quanto
previsto allo scopo di consentirne il riesame critico delle attività ed eventuali modifiche migliorative.
Inoltre, alla funzione Assicurazione Qualità vengono, in genere, assegnate responsabilità operative come:
- stesura e gestione del Manuale della Qualità (documento da presentare all’organismo di Certificazione);
- stesura e gestione delle Procedure Tecniche, Gestionali, dei Piani di Controllo, dei Metodi di Prova, ecc.;
- verifica del Sistema Qualità;
- verifica dell’attuazione di Azioni Correttive;
- valutazione dei fornitori;
- definizione dei mezzi di controllo del processo e del prodotto;
- emissione di rapporti sulla Qualità, ecc.
È chiaro che chi esegue le verifiche interne del Sistema Qualità non può avere rapporti di dipendenza funzionale con i
responsabili delle attività oggetto di verifica. L’organigramma deve evidenziare tale condizione.
Riesame da parte della Direzione (RIF. 4.1.3)
La valutazione dei risultati del Sistema Qualità è una piena responsabilità della direzione. Il riesame è una valutazione
globale, effettuata con frequenza almeno annuale, avente lo scopo di verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi
che sono stati definiti, indicare nuovi obiettivi e prendere le decisioni necessarie. La logica da seguire è simile a quella
della verifica dello scostamento fra consuntivo e budget.
Questa attività deve essere fatta per iscritto (va bene qualsiasi forma purché vi siano dei contenuti di verifica e di
miglioramento). Per la documentazione delle attività di riesame è necessario predisporre una procedura specifica e una
modulistica che consenta di registrare i dati più significativi come:
- criteri utilizzati per il riesame;
- documenti di riferimento;
- personale interessato al riesame;
- informazioni di ritorno e grado di soddisfacimento del cliente;
- rispetto della Politica per la Qualità;
- grado di raggiungimento degli obiettivi e nuovi traguardi;
- stato del Sistema Qualità nel complesso e per ogni requisito;
- eventuali carenze riscontrate nel Sistema Qualità;
- azioni correttive;
- investimenti in azioni preventive e di miglioramento del Sistema Qualità, ecc..
E’ implicito il fatto che i documenti di registrazione dell’attività di riesame debbano far parte delle informazioni di base per
i successivi riesami.
SISTEMA QUALITA'
Siamo quasi alla fine del nostro cammino lungo la norma UNI EN ISO 9002. E’ ora ormai chiaro che applicare la norma
significa seguire una logica di base molto semplice:
- chiarire le esigenze del cliente e le informazioni necessarie per lavorare;
- definire obiettivi;
- pianificare le attività necessarie a raggiungere gli obiettivi;
- descrivere le procedure da mettere in atto;
- registrare quanto effettuato;
- verificare i risultati e prendere nuove decisioni.
Tutto questo significa lavorare in Sistema Qualità (ricordate la definizione?) e documentarlo.
Generalità (RIF. 4.2.1)
Il punto della norma descrive la documentazione che una rifinizione deve utilizzare per gestire il suo Sistema Qualità e
per dare evidenza di come esso sia strutturato dal punto di visto organizzativo e tecnico. Tale documentazione, che deve
essere assolutamente aderente all’operatività aziendale, è generalmente organizzata su più livelli ai quali corrispondono
gradi di dettaglio crescenti da definirsi in funzione della complessità dell’attività cui si riferiscono e alle caratteristiche di
professionalità, competenza e addestramento del personale che le svolge.
Procedure del Sistema Qualità (RIF. 4.2.2)
È bene chiarire che la norma indica con il termine generico "procedure" un insieme di documenti come:
Manuale della Qualità
Si veda un esempio di "copertina" del documento
Esso descrive, in sintesi, le
scelte, l’organizzazione e le
attività della rifinizione attuate
per raggiungere gli obiettivi
della Qualità secondo i
requisiti della norma. Tratta,
per quanto applicabile, tutti i
punti della Norma UNI EN ISO
9002 rispecchiando
fedelmente quanto deciso
dalla rifinizione, sia dal punto
di vista gestionale (gestione
della documentazione,
dell'archivio, ecc.) che dal
punto di vista operativo
(ricerca e sviluppo, creazione
della collezione, conduzione
dei processi, dei controlli,
ecc.).
Il Manuale della Qualità non entra nel dettaglio delle singole attività, ma definisce i requisiti e i comportamenti da seguire
lasciando ad apposite procedure la documentazione delle attività specifiche. Il Manuale della Qualità può essere
consegnato al cliente (se contrattualmente pattuito).
Procedure gestionali e tecniche
Esse descrivono, in discreto dettaglio, le singole attività svolte per il perseguimento della Qualità e devono essere
coerenti con la Politica per la Qualità (approvvigionamento, addestramento ecc.) e con il Manuale della Qualità. Le
procedure non vengono, in genere, distribuite all'esterno della rifinizione per comprensibili ragioni di riservatezza.
L'esame da parte del cliente di tali procedure può essere oggetto di clausole contrattuali. L’elaborazione delle procedure
è una fase importante. Devono essere evitati inutili sovradimensionamenti ed eccessive schematizzazioni. Sono
necessarie:
- analisi delle procedure in atto in azienda;
- verifica della loro rispondenza alle prescrizioni della norma;
- stesura del documento.
Piani di controllo e metodi di controllo e prova
I primi definiscono l’insieme delle attività di controllo e prova previste sul tessuto, i secondi descrivono le modalità
operative da seguire per eseguire i controlli e le prove richiamando, ove necessario, o richiesto dal cliente, eventuali
norme nazionali o internazionali di riferimento.
Istruzioni operative
Esse descrivono le modalità con cui vengono eseguite specifiche attività (es. manutenzione macchine).
Specifiche e schede tecniche
Esse descrivono i requisiti ai quali i tessuti e le lavorazioni devono risultare conformi e le relative tolleranze (es.: ricette,
cicli di lavorazione).
Documenti di registrazione dei dati
Sono tutti i documenti, i moduli, i "file" che assicurano la registrazione del quotidiano svolgimento delle attività per la
Qualità.
Pianificazione della qualità (Rif. 4.2.3)
Viene ribadito il concetto di pianificazione della qualità attraverso la documentazione precedentemente indicata.
In aggiunta è richiesto, ove necessario, la preparazione di "Piani della Qualità". Si tratta di documenti che devono definire
gli obiettivi della qualità da conseguire, le specifiche responsabilità, le risorse assegnate, ecc. per le attività non trattate
nel Manuale della Qualità e nella documentazione da esso richiamata
RIESAME CONTRATTO
Generalità (RIF. 4.3.1)
Spesso i clienti chiedono certezze:
- sui tempi di consegna,
- sugli standard di qualità, ecc.
e in risposta sentono frasi come le seguenti:
- non programmate;
- arrivate tutti insieme, all’ultimo momento;
- la stagione è sempre più corta dell’anno precedente
eppure si devono fare, più o meno, le stesse pezze;
- la consegna è quasi sempre urgente o urgentissima;
- la composizione dei greggi è spesso un mistero;
- le disposizioni di lavorazione sono largamente insufficienti,
ecc.
Per risolvere il problema e cioè per garantire una corretta impostazione delle attività delle rifinizioni, il "punto di partenza"
è il miglioramento della comunicazione con il cliente e cioè la definizione delle informazioni in merito ai greggi, alle
lavorazioni richieste e alle quantità da lavorare nel tempo. E’, in poche parole, la definizione di regole che devono essere
tradotte in impegni formali tra il singolo cliente (lanificio) e la singola rifinizione, che obblighino contrattualmente a
comportamenti coerenti con il rispetto dei tempi di consegna e degli standard di qualità e che, in caso di contenzioso,
consentano chiaramente di stabilire chi ha sbagliato, come e quanto. E’ la definizione di un rapporto tra rifinizione e
cliente che preveda impegni reciproci da osservare sistematicamente:
- impegno, da parte del cliente, di programmare le commesse della stagione ed impegno preventivo, da parte della
rifinizione, sui tempi di consegna delle pezze calcolati dal momento della consegna del greggio disposto;
- impegno, da parte del cliente, di inviare alla rifinizione una scheda con le informazioni tecniche di ogni articolo da
lavorare;
- impegno, da parte della rifinizione, di inviare al cliente una scheda con i requisiti minimi di garanzia relativi all’articolo da
sottoporre a lavorazione (con il greggio noto);
- impegno, da parte del cliente, di inviare alla rifinizione una scheda consegna e/o disposizione greggi in occasione della
consegna e/o disposizione delle pezze gregge.
La prescrizione della norma si propone di assicurare che le "specifiche" poste come obiettivo di partenza per il tessuto da
mettere in lavorazione siano chiaramente descritte e comprese dalle persone coinvolte; tra queste "specifiche" devono
essere comprese quelle cogenti (obbligatorie) in quanto prescritte da leggi e regolamenti vigenti nei mercati in cui il
cliente intende vendere il tessuto. Esse devono essere formalizzate in un documento che indichi ad esempio:
- articolo;
- specifiche richieste (es. colore, sviluppo varianti, finissaggio, differenze colore ammesse, centro cimossa, solidità alla
luce artificiale, al lavaggio, allo sfregamento, ecc.);
- prove da effettuare;
- data di consegna.
Riesame (RIF. 4.3.2)
La norma sottolinea la necessità di conoscere le esigenze del cliente
e la capacità della rifinizione di rispettarle in base alle informazioni
ricevute. Devono essere chiare:
- specifiche tecniche articolo;
- lavorazioni richieste;
- quantità;
- tempi/modalità di consegna;
- prezzo/modalità di pagamento, ecc.
E’ bene chiarire che per articoli con ricetta e ciclo già codificati le
verifiche verranno effettuate solo su parametri quali prezzo, quantità,
tempi di consegna. Per nuovi articoli, nuovi colori, nuovi finissaggi o
per richieste di modifiche di articoli esistenti da parte del cliente,
dovranno essere fatte e documentate anche le verifiche di fattibilità
tecnica. Il tessuto deve dunque soddisfare:
- esigenze esplicitamente richieste (ad es. caratteristiche di solidità, di
stabilità dimensionale ecc., indicate per valore, tolleranza e modalità
di determinazione);
- esigenze implicite correlate alla destinazione d’uso del prodotto;
L'oggetto della fornitura deve essere precisato in ogni aspetto
(commerciale, tecnico, ecc.) in specifici documenti o in "accordi
quadro".
Una volta realizzata la campionatura, è necessaria una attività tecnica di
verifica da parte del cliente delle caratteristiche del tessuto in relazione
all’utilizzo cui è destinato, sulla base di requisiti previsti per la collezione
o richiesti dal contratto o da leggi e regolamenti. Sia le esigenze esplicite
che quelle implicite devono essere tradotte in specifiche di prodotto e
gestite in fase di ordine/contratto. L’obiettivo relativo ai tempi di
consegna può essere raggiunto mediante la definizione per iscritto del
volume complessivo e la distribuzione temporale (flusso) delle
commesse di lavorazione, per famiglie di articoli, stabilendo per le
medesime il termine di standard delle riconsegne. L’obiettivo relativo alla
definizione dello standard qualitativo del prodotto può essere raggiunto
scegliendo processi e ingredienti di lavorazione in funzione della natura
qualitativa del prodotto da trasformare. Possono essere utilizzate schede
che assicurano il flusso di informazioni necessario al raggiungimento
degli obiettivi prefissati. Esse possono essere simili alle seguenti, che
sono il risultato di un tavolo di confronto tra lanifici e rifinizioni dell’area
pratese:
- Scheda Definizione Programma :SDP
- Scheda Informazione Prodotto :SIP
- Scheda Consegna-Disposizione Greggi :SDG
- Scheda Requisiti Minimi :SRM
- Scheda Tecnica Prodotto :STP
La rifinizione dovrà lavorare secondo una logica che garantisca il
passaggio delle informazioni. Ad esempio potrà seguire un flusso
operativo come il seguente. All’inizio di ogni stagione chiederà al cliente
la definizione degli articoli da lavorare. Per singoli articoli o famiglie di
articoli omogenei del prodotto chiederà di stabilire il quantitativo
complessivo e la distribuzione temporale nell’arco della stagione e di
compilare la scheda SDP e le schede SIP (ad eccezione della voce
"Consegna media concordata").
La rifinizione valuterà la documentazione e definirà con il cliente la "Consegna media concordata", restituendo copia della
scheda SDP e delle schede SIP. Il primo giorno lavorativo di ogni mese la rifinizione chiederà al cliente la SDP con i dati
aggiornati. Entro cinque giorni lavorativi dalla consegna della SDP il cliente e la rifinizione ridefiniranno i tempi di
"Consegna media concordata" relativi agli articoli o alle famiglie di articoli per i quali è intervenuta la variazione. Il Cliente
consegnerà il greggio accompagnato dalla scheda SDG opportunamente compilata.
Si possono verificare i casi seguenti:
a) consegna greggio da disporre successivamente. Sarà compilata solo la parte della scheda relativa a "Consegna
greggi";
b) consegna greggio disposto parzialmente o interamente. Saranno compilate la parte della scheda "Consegna greggi" e
la parte della scheda "Disposizioni di lavorazione".
Se vengono disposti in lavorazione dei greggi già consegnati, è necessario compilare l’ultima parte della scheda
"Disposizioni di lavorazione", indicando il numero della SDG precedente.
La rifinizione dovrà rispondere per conferma. La rifinizione garantirà al cliente i Requisiti Minimi concordati (es. tessuti di
categoria A,B,C,D, della SRM) e a conferma invierà, per ogni articolo, la scheda SRM compilata nel corpo iniziale
apponendo un cerchio sulla lettera corrispondente alla "Categoria" di pertinenza dell’articolo stesso.
Per gli articoli non corrispondenti alle categorie per le quali nella SRM sono stati
definiti i Requisiti Minimi (es. tessuti di categoria E della SRM) la rifinizione
comunicherà di volta in volta i "Requisiti Minimi" al cliente nei termini tra loro
concordati, trasmettendo per fax la SRM compilata (parti identificative dell’articolo e
dei Requisiti Minimi).
Con la scheda SRM il cliente sarà in grado di compilare le proprie Schede Tecniche del Prodotto includendo
eventualmente anche ulteriori dati di esclusiva competenza del cliente stesso. Un esempio di Scheda Tecnica del
Prodotto è riportato qui di seguito.
E’ comunque inteso che per forniture di greggi successive e disposizioni di lavorazioni successive facenti riferimento alla
medesima SIP vale quanto già garantito per le precedenti lavorazioni. E’ fatto obbligo alla rifinizione e al cliente di
trattenere un campione di riferimento relativo ad ogni scheda SDG che sarà costituito:
- nel caso di : fiocco, top, filato: almeno -50gr.
- nel caso di tessuto : almeno 20-50 cm. in tutta altezza.
Le schede che regolano i flussi operativi dovranno essere compilate, in maniera chiara e leggibile in tutte le loro parti,
ponendo particolare attenzione ai numeri assegnati alle schede stesse (avendo questi valenza incrociata tra una scheda
e l’altra).
Altri "documenti" che fanno parte del "riesame del contratto" possono essere:
- referenza campione
- listino
- ricette
- cartelle colore
- cicli di lavorazione
- richiesta di offerta da parte del cliente
- offerta al cliente
- richiesta di campionature, ecc.
Naturalmente non potendo sempre costringere tutti i clienti a mettere tutte le richieste per scritto, è possibile accettare un
ordine verbale purché la rifinizione registri al suo interno tale richiesta, ne verifichi la fattibilità e la confermi per iscritto al
cliente. Tutti i documenti devono essere analizzati, in termini di fattibilità, da personale competente in modo da accertare
che:
- le richieste del cliente siano chiare, ad esempio che facciano riferimento a articoli, campioni, capitolati, specifiche
tecniche, requisiti, ove possibile, definiti in termini di prestazioni (es. destinazione di uso);
- qualsiasi differenza tra le campionature, gli articoli, la disposizione ed eventuali altri documenti sia stata concordata e
risolta;
- la rifinizione sia in grado di rispettare quanto promesso non solo dal punto di vista tecnico ma anche in merito ai tempi di
consegna.
Modifiche al contratto (RIF. 4.3.3)
Qualsiasi variazione alla disposizione deve essere tenuta sotto controllo in modo da assicurarne la fattibilità. L’attività di
"riesame del contratto" deve essere eseguita ad ogni variazione della disposizione.
Registrazioni (RIF. 4.3.4)
La fase di riesame del contratto deve essere documentata e i documenti ad essa relativi devono essere conservati.
CONTROLLO DOCUMENTI E DATI
La "documentazione" del Sistema Qualità è il mezzo per "definire le regole" da
seguire. Essa deve dunque essere "approvata" da chi decide nella rifinizione ed
essere verificata da chi ha le competenze specifiche. Non solo, per essere valida
deve essere sempre aggiornata e distribuita a chi la deve utilizzare. La
documentazione può essere interna o esterna (relativa al cliente) e comprende i
documenti e i dati (es. tabelle numeriche e dati informatici).
Normalmente la gestione della documentazione prevede le seguenti fasi:
preparazione, verifica, approvazione, distribuzione, archiviazione e modifica; per
ognuna di esse devono essere definite le relative responsabilità. E’ utile usare una
tabella come la seguente:
La preparazione di un documento deve necessariamente essere eseguita da personale con competenze specifiche.
In linea di massima un documento dovrebbe contenere i seguenti elementi:
identificazione del documento mediante codici numerici o alfanumerici, come ad esempio viene indicato
nella tabella seguente (Es. PT 01 per identificare le procedure tecniche e la loro successione numerica, cioè
Procedura Tecnica numero uno);
titolo del documento (es. Gestione delle apparecchiature di misura e prova);
indice di revisione del documento e data (es. Rev. 0 del 16.09.98);
identificazione della funzione aziendale responsabile della verifica/approvazione con firma e data (è
opportuno porre questi elementi in griglia in calce al documento);
numero sequenziale delle pagine e numero totale delle pagine. (es. pag. 5 di 10 per indicare la quinta
pagina di un documento complessivamente di 10 pagine).
La verifica ha lo scopo di accertare l’adeguatezza del documento ai requisiti di riferimento (es. norme, regolamenti,
specifiche) e alle attività svolte.
L’approvazione ha lo scopo di autorizzarne l’utilizzo.
La gestione e il controllo della documentazione si estende anche ai documenti ricevuti dal cliente (es. capitolati, schede
tecniche) o dal fornitore (es. schede di sicurezza).
E’ necessario censire tutti i documenti affinché il sistema non preveda prescrizioni superate dalla realtà o addirittura
contrastanti (es. una istruzione operativa non può essere in contrasto con quanto indicato nel Manuale dalla Qualità).
La norma prescrive in modo esplicito l’eliminazione dei documenti superati, allo scopo di impedire l’erroneo utilizzo di un
documento non più valido. In funzione della tipologia del documento può esserci la necessità di conservare un archivio
storico (es. ricette e cicli).
È utile predisporre un elenco che indichi, per ciascun documento, la denominazione, la codifica, lo stato di revisione e la
data di emissione.
Per ogni documento è necessario individuare i destinatari e utilizzare un modulo di distribuzione che dovrà contenere
almeno:
identificazione del documento;
numero delle copie distribuite;
identificazione del ricevente;
data di distribuzione;
evidenza del ricevimento.
I criteri e le modalità di archiviazione dei documenti devono essere regolamentati definendo ad esempio:
tipologia di archivi presenti in azienda (es. SW o cartaceo, generale, di reparto, storico, temporaneo, ecc.);
natura dei documenti in ciascun archivio;
procedure di accesso;
responsabilità;
tempo di conservazione dei documenti.
Approvazione ed emissione dei documenti e dei dati (Rif. 4.5.1)
L'azienda deve avere una procedura di gestione della documentazione in cui siano stabiliti non solo l'iter per la
identificazione, preparazione, approvazione ed emissione dei documenti, ma anche i gradi di riservatezza, i periodi di
archiviazione ed i controlli da effettuarsi in modo che sia garantita la conformità alla procedura stessa e, soprattutto, deve
essere assicurato l'uso dei documenti nell'emissione più recente.
Modifiche ai documenti (Rif. 4.5.2)
L'azienda può prevedere forme di aggiornamento totale o parziale del documento. Le modifiche di un documento devono
essere verificate/approvate da chi ha verificato/approvato il documento originario.
APPROVVIGIONAMENTO
Generalità (RIF. 4.6.1)
Se il greggio è corrispondente a quanto pattuito, la rifinizione risponde al cliente per il
"mancato rispetto" di quanto promesso. Perciò diventa fondamentale tenere sotto
controllo il processo di acquisto dei materiali, sia per quanto riguarda la scelta dei
fornitori che la definizione delle specifiche e di eventuali servizi.
E’ necessaria una definizione preliminare:
- della tipologia dei materiali da acquistare (es. coloranti, ausiliari, prodotti chimici di base, accessori di finissaggio come
tubi di cellofan, ecc.), dei prodotti (es. macchine di processo, apparecchiature di prova, ecc.) e delle relative
caratteristiche qualitative;
- dei servizi esterni (es. lavaggio a secco, prove laboratorio, consulenze, trasporti, controllo allo specchio delle pezze
finite per consegna pronto all’ago, ecc.).
La conoscenza delle lavorazioni da eseguire nell’anno consente una ottimizzazione della scelta delle classi tintoriali dei
coloranti da utilizzare in base alla fibra che si deve tingere e all’uso cui è destinata.
Valutazione dei fornitori (RIF. 4.6.2. - subfornitori)
Per ogni tipologia di materiali, prodotti, servizi da acquistare, devono essere
individuati i fornitori tra i quali dovranno essere selezionati il o i fornitori in grado di
soddisfare i requisiti richiesti.
Le modalità con le quali la rifinizione giudica le capacità del fornitore di soddisfare le sue esigenze devono essere basate
su criteri oggettivi. I criteri di scelta da utilizzare per ogni tipologia di fornitori devono essere definiti in funzione della
criticità dei materiali e dei servizi acquistati, da un lato, e del filtro che si vuole (o si può) porre al controllo in ingresso,
dall’altro. Tanto minori sono le possibilità tecniche ed economiche di controllo in ingresso, tanto maggiore deve essere
l’attenzione verso l’affidabilità del fornitore. Naturalmente la valutazione del fornitore può essere effettuata tenendo conto
anche di aspetti commerciali che possono andare dalla solidità finanziaria al favorevole rapporto qualità/prezzo del
prodotto/servizio. Normalmente la valutazione del fornitore viene effettuata direttamente dal personale della rifinizione.
Tuttavia può essere richiesta e utilizzata, se esistente, una valutazione (certificazione) di Parte Terza sul Sistema Qualità
del fornitore (è tipico il caso dei fornitori di coloranti), sul prodotto, sul servizio, sulla linea di processo. E’ utile utilizzare
una tabella di questo tipo:
esempi di criteri :
Tipologia
Fornitori
coloranti
ausiliari
additivi
oli
accessori finissaggio
lavaggio a secco
prove laboratorio
certificazione
ISO 9001
ISO 9002
dichiarazione
conformità
marcatura CE
scheda sicurezza
specifica
tecnica
consegna
ALTRO......
apparecchiature
trasporti
tarature
ecc.
Al termine della valutazione il fornitore potrà essere:
- scelto (spesso si dice qualificato);
- non scelto;
- scelto con riserva, sulla base delle sue capacità di soddisfare
le richieste della rifinizione.
Deve essere prodotto un documento, spesso denominato "modulo qualifica fornitori", che dimostri il rispetto dei criteri
previsti. Se si tratta di un fornitore già usato in passato (cioè prima dell’avvio del Sistema Qualità) è necessario
raccogliere dati storici sulle forniture. È possibile usare un modulo come il seguente il cui contenuto non è ovviamente
standard ma è il risultato di una decisione della rifinizione in funzione delle sue esigenze.
La numerosità ed il tipo di evidenze che occorrono sono correlate all'oggetto dell'acquisto ed alla sua incidenza sulla
qualità delle lavorazioni da effettuare. La qualifica dovrà essere mantenuta nel tempo tramite verifiche periodiche
secondo criteri definiti (es. difetti riscontrati, rispetto dei tempi di consegna, esecuzione di prove, verifiche in azienda,
ecc.).
E’ bene avere un elenco dei fornitori qualificati dal quale attingere. Tale elenco deve essere aggiornato ad ogni nuovo
inserimento o ogni volta che un fornitore non si ritiene più idoneo.
Dati di acquisto (RIF. 4.6.3)
La rifinizione deve avere ben chiare le caratteristiche del materiale e del servizio che
intende acquistare e il fornitore deve aver ben chiaro che cosa gli viene richiesto.
Pertanto gli acquisti devono avvenire "per scritto" (ordini di acquisto).
I documenti di acquisto devono precisare l’oggetto della richiesta. L’indicazione delle specifiche tecniche può essere fatta
per esteso o fare riferimento a documenti contrattuali in precedenza concordati. Essi possono essere integrati con:
- specifiche di prova e controllo, criteri e condizioni di accettazione;
- prescrizioni di garanzia della qualità che riguardano l'attuazione del Sistema Qualità in conformità alle norme UNI EN
ISO serie 9000;
E’ necessaria anche la definizione degli aspetti più prettamente commerciali (es. prezzo, data e modalità di consegna).
Ad esempio, per l’acquisto di un colorante dovranno essere definite le specifiche relative a:
NOME COMMERCIALE
QUANTITÀ
NOME DI COLOR INDEX
STRUTTURA CHIMICA
LOTTO
SCHEDA DI SICUREZZA
TIPO DI SUBSTRATO SU CUI IMPIEGARLO
MODALITÀ DI APPLICAZIONE
CLASSE TINTORIALE
VALORI DI SOLIDITÀ OTTENIBILI
REATTIVITÀ AGLI AGENTI CHIMICI
CONSEGNA
IMBALLO
Quanto detto vale anche per l’acquisto di strumenti e apparecchiature. Ad esempio per l’acquisto degli specchi può
essere opportuno indicare chiaramente nell’ordine di acquisto (o richiamare) le specifiche tecniche e la richiesta di
taratura del contametro.
Verifica del prodotto acquistato (RIF. 4.6.4)
Verifica da parte della rifinizione presso il fornitore (RIF. 4.6.4.1 - subfornitore)
La rifinizione può effettuare una verifica presso il suo fornitore (es. lavaggio a secco) ma questo diritto è applicabile
soltanto quando sia specificato nell’ordine o nel contratto di acquisto e questo sia stato accettato. Nel caso dei coloranti
questa non è una prassi diffusa.
Verifica da parte del cliente del prodotto acquistato dalla rifinizione (RIF. 4.6.4.2 fornitore)
Il cliente, o un suo rappresentante, hanno il diritto di controllare, sia presso la rifinizione che presso i suoi fornitori, la
conformità degli acquisti a quanto pattuito: questo diritto è applicabile soltanto quando specificato nell’ordine di acquisto.
Nel caso dei fornitori della rifinizione, questa non è una prassi diffusa, mentre è comune la verifica del cliente presso la
rifinizione che può essere effettuata anche con personale appositamente dedicato al controllo finale agli specchi. La
verifica da parte del cliente non esonera la rifinizione dalla responsabilità di fornire un servizio conforme a quanto pattuito
se il greggio corrisponde alle specifiche dichiarate e concordate.
CONTROLLO PRODOTTO
La rifinizione deve comunicare al cliente eventuali perdite o
danneggiamenti del greggio ma ciò non solleva comunque il cliente dalla
responsabilità di fornire greggi corrispondenti a quanto dichiarato. Come
già chiarito nel riesame del contratto, infatti, il cliente ha la responsabilità
di fornire il greggio da sottoporre a lavorazione conforme a quanto
dichiarato nella Scheda Informativa Prodotto o di segnalare eventuali
variazioni.
Il greggio deve essere accompagnato da un documento "Scheda Consegna" ove deve essere tassativamente segnalata
la variazione della composizione e i numeri dei differenti lotti. Il controllo in ingresso del greggio, infatti, non è una
responsabilità della rifinizione e viene effettuato solo su esplicita richiesta contrattuale del cliente. Quando il cliente
dispone i greggi, la rifinizione ha la responsabilità di verificare che il greggio a magazzino sia idoneo alla lavorazione
richiesta. Tale verifica avviene tramite cartellino identificativo e con controllo visivo delle pezze. La rifinizione ha la
responsabilità di mantenere il greggio del cliente in condizioni idonee all’impiego e di comunicare eventuali discordanze
rispetto a quanto dichiarato nella Scheda Informativa Prodotto inviata dal Cliente. Se gli specchi installati presso la
rifinizione sono di proprietà del cliente, questi vengono considerati come "materiale fornito dal cliente" e devono essere
gestiti e conservati nelle condizioni di efficienza richieste.
IDENTIFICAZIONE
Per identificazione si intende l’insieme delle operazioni che consentono di riconoscere il tessuto in qualunque area
aziendale si trovi (es. magazzino greggi, reparti, laboratorio prove, area controlli, ecc.). L’obiettivo è quello di impedire la
confusione di un tessuto con un altro in stato di lavorazione o di controllo differenti o, addirittura, non conforme ai requisiti
o, peggio ancora, di proprietà di clienti diversi. Per rintracciabilità si intende la possibilità di correlare il tessuto con i
documenti che riportano i dati registrati delle lavorazioni e dei coloranti, ausiliari e prodotti chimici impiegati, dei controlli
subiti e del loro esito, dello stato delle macchine al momento delle lavorazioni, dell’arco temporale in cui è stato lavorato,
del personale addetto alle varie fasi. Il sistema di rintracciabilità ha soprattutto lo scopo di consentire:
- nei confronti dei clienti, una valutazione oggettiva della fondatezza di eventuali reclami;
- nei confronti dei fornitori, la verifica della loro capacità di consegnare prodotti rispondenti alle specifiche richieste;
- in azienda, la possibilità di rilavorare o avvertire il cliente qualora si verifichino condizioni critiche (es. problemi sui
greggi).
Alla luce delle considerazioni precedenti ne consegue l’importanza di definire il grado di "identificazione e rintracciabilità"
che si vuole applicare e una chiara e corretta procedura di archiviazione dei relativi documenti. L’utilizzo, a tale scopo, di
sistemi computerizzati è discretamente diffuso. A tal fine è opportuno regolamentare l’accesso ai dati, ad esempio
consentendolo solo a personale autorizzato mediante codici di accesso e abilitazioni a diversi livelli. Può essere utile
predisporre una tabella come la seguente
:
Materiale/tessuto
Pezze gregge
Modalità di identificazione fisica
Documentazione correlata
Cartellino indicante articolo, composizione, altezza, Bolla di ingresso
ecc..
Disposizione
Fotocopia della bolla di ingresso o disposizione
posta sul bancale
Tessuto in Lavorazione
ecc.
Scheda di lavorazione posta presso la macchina
Scheda di lavorazione
CONTROLLO PROCESSO
Il controllo del processo riguarda tutte le
lavorazioni effettuate dalla rifinizione
quali processi pretintoriali come purghe,
lavaggi, candeggi, l’attività svolta nella
cucina colori e le attività tintoriali e di
finissaggio, come garzatura, cimatura,
bottale, smeriglio, sfioccatura, sanfor,
ramosa, spalmatura, resinatura, ecc. Le
operazioni svolte dalla rifinizione
possono essere schematizzate secondo
la logica seguente:
Prima di accettare una disposizione da
un cliente, è necessaria la verifica della
disponibilità interna o esterna di
tecnologie, macchine ed impianti
adeguati alla lavorazione richiesta sul
greggio ed è importante valutare
l’idoneità dei processi e delle
apparecchiature in fase di messa a
punto di un nuovo articolo. Per quanto
riguarda il primo aspetto è fondamentale
quanto dichiarato nel riesame del
contratto in merito alla programmazione
degli impegni con il cliente per garantire
l’ottimizzazione dei bagni. Per quanto
riguarda il secondo aspetto la rifinizione
deve operare con procedure tali da
garantire che le lavorazioni avvengano in
modo controllato e ripetibile.
La rifinizione deve cioè:
- definire le ricette ed i cicli di lavorazione da seguire;
- definire i parametri di processo ritenuti rilevanti per garantire il rispetto delle specifiche del
tessuto (es. rapporto bagno, temperatura, velocità, tempi, ecc.) e i controlli da eseguire su di
essi, indicando i metodi, le apparecchiature da utilizzare, i limiti di accettabilità, ecc.;
- definire i controlli da effettuare sul prodotto allo scopo di verificare la corretta impostazione
dei processi (es.: controllo della mano, controllo colore visivo o con spettrofotometro, ecc.);
- eseguire, registrare i controlli e archiviare la documentazione relativa.
E’ indispensabile sottolineare che il concetto di "controllo del processo" non può essere disgiunto dal concetto di
"controllo delle condizioni al contorno"; non si esaurisce cioè nel sapere come eseguirlo e controllarlo; esso implica
che siano soddisfatte le prescrizioni relative a:
- disponibilità di personale addestrato (es. capo reparto);
- disponibilità di istruzioni scritte che consentano al personale il corretto utilizzo delle macchine;
- disponibilità di istruzioni scritte, campioni di riferimento, che consentano al personale di impostare i corretti parametri di
processo e le tolleranze, in funzione degli articoli in lavorazione;
- manutenzione delle apparecchiature e delle macchine (programmata e straordinaria).
Ad esempio può essere utilizzata una tabella come la seguente:
Sono riportati:
- macchina (es. jet, overflow, siluro, ramosa, ecc.);
- parametri da controllare (es. velocità, temperatura, ecc.);
- unità di misura (es. gradi centigradi);
- metodo, cioè riferimento al metodo di controllo e prova e/o alla procedura tecnica che contiene le modalità operative per
eseguire il controllo;
- strumento di misura (es. PT100, ecc.);
- specifiche, cioè documenti di riferimento riportanti i parametri di processo da rispettare (es. 90 °C) e/o i riferimenti fisici
definiti come parametri di prodotto da ottenere (es. mano del tessuto) in funzione della regolazione della macchina;
- tolleranze (es. 90°± 2°);
frequenza del controllo (es. ad ogni partita, 2 volte al giorno, ecc.);
- responsabile della esecuzione del controllo e della relativa registrazione;
- documento di registrazione, cioè modulo sul quale si registrano i dati oppure file di registrazione automatica della
macchina.
Riferendosi al processo di produzione, le schede di lavorazione, le ricette, i cicli di lavorazione, i " programmi macchina",
le "procedure", le "istruzioni operative", le "schede tecniche", le schede di manutenzione costituiscono i documenti base
per la sua pianificazione. Lo scopo è quello di informare il personale su come avviare, condurre, regolare e tenere sotto
controllo i processi così da ottenere l’articolo della qualità voluta. E’ necessario individuare per ciascuna lavorazione e, se
necessario, per ciascuna macchina su cui quella lavorazione può essere eseguita, i parametri ottimali di utilizzo (es.
ottimizzazione dei bagni) e predisporre un documento, "istruzione operativa", riportante le condizioni di processo
individuate allo scopo di mettere l’operatore in condizioni di impostare i corretti parametri per ciascuna macchina. Le
istruzioni operative possono essere più o meno dettagliate; debbono esserlo in misura tale da assicurare che le
lavorazioni si svolgano al livello di controllo deciso dalla rifinizione. Le istruzioni per l'operatore debbono essere scritte in
modo semplice e schematico, ad esempio attraverso una rappresentazione grafica come la seguente:
E’ necessario predisporre la documentazione (disponibile a bordo macchina) che metta in condizione l’operatore addetto
alla macchina di utilizzarla in modo corretto (avviamento, arresto, selezione dei programmi, impostazione e
visualizzazione dei parametri di processo, registrazione dell’ora di inizio e fine produzione, procedure per il corretto
carico/scarico, interventi in caso di arresti, allarmi, ecc.). E’ necessario predisporre ed utilizzare un documento (es.
scheda lavorazione e ciclo di lavorazione) che riporti in modo analitico le lavorazioni previste. Per assicurare nel tempo la
loro idoneità alle lavorazioni cui sono destinate, le apparecchiature devono essere sottoposte a manutenzione pianificata
e periodica e, ove necessario, a taratura. Naturalmente, pur non essendo un requisito prescritto esplicitamente dalla
norma UNI EN ISO 9002, il processo nel suo svolgimento deve rispondere a tutti i requisiti di legge, ivi compresi le
apparecchiature e i dispositivi di sicurezza e di rispetto dell'ambiente.
PROVE E CONTROLLI
Generalità (RIF. 4.10.1)
L’obbiettivo finale dei controlli e delle prove è quello di verificare che le lavorazioni siano
rispondenti a quanto prescritto per ridurre al minimo la possibilità di consegnare tessuti
non conformi e, quindi, ridurre i costi sostenuti per rifacimenti, scarti e resi. Il controllo
della qualità deve essere condotto secondo criteri stabiliti, con modalità ed
apparecchiature idonee, da personale in grado di svolgere l’attività
E’ necessario verificare il tipo e l’entità dei controlli e delle prove da eseguire su "prodotto" in funzione di:
- criticità del greggio
- controlli eseguiti dal cliente
- controlli eseguiti sui parametri di processo.
Tanto più critiche sono le caratteristiche del greggio, tanto maggiori sono i controlli e le prove da eseguire; tanto
maggiori sono i controlli e le prove eseguiti e dichiarati dal cliente, tanto minori sono i controlli e le prove che la
rifinizione deve eseguire; tanto maggiori sono i controlli di processo, tanto minori possono essere i controlli e le
prove sul tessuto. E’ necessario definire, per ogni articolo, i controlli e le prove da eseguire e le modalità operative con
cui eseguirli e rendere disponibili i mezzi e le risorse necessari: aree aziendali idonee, apparecchiature in corretto stato di
manutenzione e taratura, personale di livello ed esperienza adeguata, ecc.. E’ ovviamente possibile affidare i controlli o le
prove a laboratori esterni o centri di controllo (purché inseriti nella lista dei fornitori ritenuti idonei). E’ dunque opportuno
analizzare il flusso produttivo e individuare i punti di controllo che assicurano il rispetto delle specifiche del tessuto nel
modo più conveniente. Essi devono essere pianificati e resi noti agli operatori. E’ possibile utilizzare tabelle come le
seguenti:
Sono riportati:
- materiale/articolo (es. colorante, greggio, apparecchiature, ecc.);
- caratteristica (es. composizione, stabilità dimensionale, solidità, presenza della marcatura CE su apparecchiature, ecc.);
- unità di misura (es. centimetro, ecc.);
- luogo del controllo (es. reparto, laboratorio interno, laboratorio esterno, ecc.);
- metodo, cioè riferimento al metodo di controllo e prova e/o alla procedura tecnica che contiene le modalità operative per
eseguire il controllo e le prove. E’ possibile, se esistente, fare riferimento ad una norma (italiana, europea, mondiale)
purché essa venga poi rispettata in ogni sua parte;
- specifiche, cioè documenti di riferimento riportanti "parametri da rispettare" (es. schede articolo ecc.);
- tolleranze (es. 3%, che dovrebbero essere incluse nelle specifiche);
-campionamento, cioè numero di campioni da prelevare per il controllo o le prove scelto in base alla "rappresentatività"
rispetto alla partita o al lotto;
- responsabile della esecuzione del controllo e della relativa registrazione;
- documento di registrazione, cioè modulo (es. rapporto di prova) sul quale si registrano i dati oppure file di registrazione.
Prove, Controlli e Collaudi al ricevimento (RIF. 4.10.2)
ll controllo al ricevimento si applica:
- ai materiali acquistati (coloranti, ausiliari, additivi,
ecc.)
- ai prodotti acquistati (es. apparecchiature, ecc.).
I materiali e i prodotti acquistati possono essere
immessi nel ciclo produttivo solo dopo aver accertato
la loro conformità ai requisiti specificati, cioè essere
certi che vadano bene per le lavorazioni da
effettuare.
Tale prescrizione non richiede necessariamente un controllo al 100%. E’ infatti possibile e, spesso meno oneroso,
effettuare controlli basati su campionamenti. Nella definizione dei controlli da effettuare al ricevimento occorre tenere
conto di quelli eseguiti dal fornitore (che devono essere documentati). E’ possibile non eseguire il controllo fisico dei
materiali e dei prodotti acquistati se esiste una dichiarazione di responsabilità del fornitore attestante la conformità del
materiale o del prodotto ai requisiti dichiarati o una eventuale certificazione del prodotto. Il controllo deve essere eseguito
sulla base di procedure scritte e deve comprendere la rispondenza del materiale all’ordine di acquisto e alle specifiche
tecniche richieste. Ad esempio il controllo può prevedere le seguenti fasi operative:
1° fase:
- accettazione fisica del prodotto;
- presa in carico temporanea;
- verifica della quantità;
- verifica documenti del vettore;
- verifica rispondenza fra prodotto e documenti di acquisto;
2° fase:
- inserimento nel sistema informativo gestionale;
-verifica esistenza di dichiarazioni di conformità o rapporti di prova (se applicabili) e invio del materiale al reparto controlli,
oppure:
3° fase:
- esecuzione controlli secondo criteri definiti;
4° fase:
- esito favorevole: presa in carico definitiva, immagazzinamento o utilizzo;
- esito non favorevole: accantonamento per fasi decisionali che potranno portare al recupero totale o
parziale del materiale o ad un reso al fornitore.
Tutte le fasi operative descritte prevedono l’utilizzo di documentazione la cui compilazione costituisce l’evidenza oggettiva
del controllo eseguito (es.: ok su bolla di ingresso, rapporto di prova, ecc.). Il reparto responsabile del controllo al
ricevimento deve essere organizzato in modo che risulti chiaramente individuato lo stato dei materiali/prodotti:
- prodotto da controllare;
- prodotto controllato e accettato;
prodotto non conforme in attesa di decisione.
La norma prevede che, in particolari casi di emergenza, si possano utilizzare prodotti non ancora controllati secondo
quanto previsto. In questo caso è indispensabile la loro identificazione per garantirne la rintracciabilità e quindi il ritiro e la
sostituzione quando ne venisse accertata la non corrispondenza alle specifiche tecniche.
Prove, Controlli e Collaudi in produzione (RIF. 4.10.3)
Il controllo della qualità del tessuto sulla base di controlli finali può essere non adeguato o risultare tardivo. Le prove e i
controlli durante le lavorazioni rispetto ad un campione di riferimento o in laboratorio hanno l’obbiettivo di accertare
tempestivamente la conformità ai requisiti specificati, riducendo al minimo il pericolo di rifacimenti.Le prove e i controlli
devono essere eseguiti:
- secondo un piano predefinito in funzione del greggio e delle lavorazioni da eseguire, facendo riferimento a specifiche di
controllo;
- in corrispondenza di fasi significative del processo produttivo;
- su materiale correttamente campionato o al 100% allo specchio;
- da personale idoneo e opportunamente addestrato;
- utilizzando apparecchiature idonee per tipologia, precisione, accuratezza, stato di manutenzione e taratura, tolleranze
previste;
- in ambiente idoneo;
- registrando su apposito documento operativo (es. scheda di lavorazione e controllo) i dati relativi e la firma per
responsabilità;
- assicurando la correlazione fra il documento di registrazione del controllo, il greggio e l’articolo cui esso si riferisce
(rintracciabilità).
I prodotti non devono proseguire nelle fasi del ciclo di lavorazione prima di aver completato, con esito positivo e
documentato, i controlli e le prove previste. Le possibilità di deroga da tale obbligo devono essere decise secondo criteri
di costo - beneficio (es. fino a che punto del processo produttivo può risultare conveniente proseguire nelle lavorazioni
con esito dei controlli non ancora noto?). In questi casi i prodotti devono essere identificati per poterli rintracciare in caso
di non conformità.E’ necessario registrare i risultati dei controlli eseguiti, valutarne la corrispondenza con i limiti di
accettazione previsti e giudicarne complessivamente l’esito.
Controlli e Collaudi finali (RIF. 4.10.4)
Le prove e i controlli finali hanno lo scopo di verificare la conformità
del tessuto ai requisiti dell’articolo definiti nelle specifiche per
approvare la consegna delle pezze al cliente. Il tipico controllo finito
è il controllo allo specchio che può essere eseguito dal personale
della rifinizione o dalle rammendine inviate dal cliente.Altri controlli,
quali solidità colore, stabilità dimensionale, ecc., possono essere
eseguiti nel laboratorio allo scopo di fornire i dati richiesti dal
cliente. In alcuni casi, ove non sono disponibili gli strumenti, i
controlli sono eseguiti presso laboratori esterni.
Il compito del controllo finale non è tuttavia limitato a verificare le caratteristiche del tessuto finito (es. difetti, aspetto,
altezza, mano, solidità, stabilità dimensionale, ecc.) ma ha anche lo scopo di accertare che tutte le fasi di controllo
previste per quell’articolo siano state eseguite con esito positivo. In fase di controllo finale si deve, quindi, esaminare la
documentazione correlata all’articolo e al greggio, sia dal punto di vista formale che dal punto di vista sostanziale per
poter "rilasciare" il tessuto nobilitato. Naturalmente anche i controlli finali, possono essere eseguiti al 100% (su tutte le
pezze) o su basi statistiche. Di grande importanza è l’addestramento e la formazione del personale addetto ai
controlli: deve essere conosciuta la finalità del controllo, ma anche le modalità di esecuzione delle prove e di valutazione
dei risultati, con particolare riferimento alle specifiche di controllo, al prelievo dei campioni, all’uso delle apparecchiature e
ai limiti di responsabilità nella gestione dei risultati.
Documenti di registrazione di prove, controlli e collaudi (RIF. 4.10.5)
Questo punto si riferisce sia ai controlli e alle prove al ricevimento di materiali e
prodotti in ingresso, sia al controllo di prodotto nelle fasi intermedie, che ai
controlli e alle prove sul tessuto finito nobilitato. Le dichiarazioni di conformità del
fornitore e/o i rapporti di prova al ricevimento costituiscono la registrazione
dell’avvenuto controllo sui materiali/prodotti. Nei casi in cui il controllo sia
effettuato mediante un controllo strumentale durante il processo, le registrazioni
potrebbero, per esempio, consistere in una semplice dimostrazione che tale
monitoraggio ha avuto luogo.
I documenti di registrazione delle prove e dei controlli finali devono identificare la funzione autorizzata a dichiarare il
tessuto conforme a quanto richiesto e quindi spedibile al cliente. Di seguito vengono riportati alcuni esempi di controlli e
prove:
- controllo su coloranti, ausiliari, prodotti chimici, accessori finissaggio;
- controlli su macchine/strumenti acquistati;
- misurazione greggi;
- controlli allo specchio e rilevazione della difettosità del tessuto nobilitato;
- controllo corrispondenza colore, differenza colore testa-coda e centro-cimosse;
- controllo solidità;
- controllo della stabilità dimensionale del tessuto, ecc..
CONTROLLO APPARECCHIATURE
Generalità (RIF. 4.11.1)
L’obbiettivo della norma è quello di assicurare che le misure effettuate siano "credibili"
e sia garantita la conformità del tessuto ai requisiti richiesti. Pertanto, devono essere
descritte le modalità con cui vengono gestite le apparecchiature utilizzate per la misura e
la determinazione delle caratteristiche che possono influire sul processo di nobilitazione
del tessuto.
Nella definizione rientrano non solo le apparecchiature di controllo del tessuto finito (nobilitato) ma anche quelle relative
alle fasi di controllo delle materie prime, di controllo intermedio e di regolazione dei parametri di lavorazione. E’ opportuno
precisare che la norma richiama la necessità di applicare le stesse logiche gestionali e organizzative anche al software di
prova.
Procedura di controllo (RIF.4.11.2)
In funzione delle specifiche degli articoli e dei controlli pianificati, devono essere definite le misurazioni da eseguire e
scegliere le apparecchiature idonee. Nelle rifinizioni si possono considerare, a seconda che i processi siano eseguiti
internamente o esternamente, le seguenti apparecchiature:
- strumenti di misura di grandezze quali massa, lunghezza, temperatura e, quindi, bilance, righe, contametri, termometri,
termocoppie, ecc.;
- apparecchiature di prova, quali microscopi, stufe, perspirometri, analizzatori di composizione chimica , apparecchi per
prove funzionali (es. prove di solidità, di stabilità dimensionale, ecc.).
La gestione di queste apparecchiature prevede l’identificazione e la programmazione
di interventi di manutenzione e taratura con frequenza stabilita. E’ opportuno
identificare le apparecchiature assegnando a ciascuna di esse un "codice di
identificazione" e predisporre un registro di tutte le apparecchiature identificate e
codificate.
Il registro dovrà riportare (per ciascuna apparecchiatura) dati di riferimento che la rendano identificabile, per esempio:
- numero di codice assegnato;
- denominazione completa.
Gli interventi di manutenzione e taratura possono essere eseguiti sia da personale interno in possesso delle competenze
necessarie, sia da enti esterni. La taratura deve, in particolare, essere eseguita per confronto con campioni primari
certificati da un Ente accreditato dal Sistema Nazionale di Taratura (Centri SIT) o da enti che utilizzano campioni che ad
essi siano riferibili e dichiarano le procedure seguite. Nel caso in cui gli interventi vengano affidati a enti esterni, questi
dovranno essere iscritti nell’elenco dei fornitori qualificati. Per le apparecchiature per le quali non sia possibile o ritenuto
opportuno disporre di campioni primari o campioni ad essi riferibili (es. pHmetri, ecc.) la taratura può essere eseguita con
l’utilizzo di materiali di riferimento certificati da enti riconosciuti (es. CNMR- Centro Nazionale Materiali di Riferimento) che
ne attestino le caratteristiche. E’ riconducibile a questo caso la taratura della maggior parte delle apparecchiature di
analisi chimica strumentale (es.: gascromatografo, spettrofotometro UV-VIS-IR, pHmetro). Nei casi, abbastanza diffusi
nel settore, in cui siano disponibili campioni nazionali riconosciuti (es. campioni di tessuto di riferimento con
caratteristiche note) si possono applicare procedure di taratura basate su:
- raccomandazioni del produttore dell’apparecchiatura al quale potrebbero essere affidati gli interventi di taratura e/o
manutenzione periodica;
- noti principi scientifici;
- uso di campioni di riferimento aziendali scelti con criteri scientificamente validi e dichiarati. Ad esempio alcuni strumenti
e relative modalità di taratura/verifica possono essere sintetizzate come segue:
Bilance Dopo avere controllato le condizioni esterne dello strumento si procede alle verifiche di linearità e ripetibilità.
Cabina Valutazione colore Si verificano e sostituiscono le lampade D65 e TL84 dopo un periodo definito in funzione
dell’uso (ca.2000 ore).
Climatizzatore (Termoigrografo) Mediante la misurazione della temperatura (bulbo asciutto e bulbo umido) effettuata
con uno psicrometro a bulbi, si controlla la corrispondenza dei dati.
Colonna d’acqua E’ sufficiente controllare la scala graduata e la velocità di salita della pressione attraverso il controllo
del livello dell’acqua.
Contenitori graduati Si ritengono corrette le misure indicate sulle tacche. Nel caso sia necessario conoscere il volume
dei contenitori grossi e/o di forme irregolari è possibile fruttare la relazione che lega una litro di acqua distillata ad un
chilo.
Crockmeter Si verificano il diametro della caviglia, la sua corsa e la forza esercitata dalla stessa.
Dinamometro Si applicano le masse tarate alla cella di carico e si verificano la corrispondenza con i valori indicati dallo
strumento. Analogamente per gli allungamenti si verifica la distanza fra i morsetti e i valori indicati dallo strumento.
Quando risulta difficile, se non impossibile, applicare le masse (vedi celle di carico elevate o per mancanza di spazio) è
necessario ricorrere a taratura esterna e qualificata.
Lavatrice per prova di stabilità Dopo aver impostato i programmi di riferimento si misura la temperatura dell’acqua di
scarico ed il tempo impiegato nei cicli di lavaggio.
Martindale Si controlla il parallelismo dei piani, il corretto funzionamento del contagiri, l’uniformità di abrasione sulla
superficie della provetta, l’effettuazione della figura di Lissajous e le sue dimensioni, la velocità della piastra abradente, la
massa totale dei porta campioni e dei relativi pesi marcati 12 KPa e 9 KPa e del diametro utile della faccia del porta
provette. Si ritiene buona norma effettuare periodicamente prove sullo stesso tessuto per verificarne il costante
funzionamento dello strumento nel tempo, mentre l’esecuzione di prove inter laboratorio consente di individuare eventuali
difetti di fabbricazione. L’operatore deve essere addestrato alla valutazione dei campioni, prima dell’abilitazione ad usare
lo strumento, e periodicamente dovrebbe verificare il proprio giudizio con quello di altri operatori (ad esempio tramite
prove inter laboratorio).
Metro Campione Si compara con metro tarato con riferibilità SIT (Servizio Italiano di Taratura).
Metro a Bindella Si compara con metro campione.
Micrometro Si utilizzano blocchetti piano paralleli.
Perspirometro Si verificano le dimensioni della placca in plexiglas e le masse da applicare.
Phmetro Si tara con dei campioni di riferimento.
Pilling Tester Si verifica che la superficie sia ricoperta uniformemente di sughero e si verificano le misure delle
dimensioni utili ed il funzionamento del contagiri. E’ buona norma che l’operatore possa controllare il proprio giudizio con
quello di altri operatori qualificati.
Pressa Hoffman Il parametro da tenere sotto controllo è la temperatura, sia fra i piatti che del vapore in entrata.
Scale dei Grigi e dei Blu Si verificano con l’ausilio dello spettrofotometro tarato.
Spray Test Si verificano le misure dimensionali e i fori dell’imbuto e dello strumento.
Spettrofotometro Oltre alle operazioni giornaliere di calibrazione si procede periodicamente, attraverso la lettura di
tavolette di riferimento, alla taratura.
Stufa di Condizionatura Si controllano la temperatura effettiva di funzionamento all’interno del cesto con quella
impostata e la temperatura indicata dal termometro della stufa. Si verificano la sensibilità ed il corretto funzionamento
della bilancia.
Tagliacampioni Si misura il diametro di taglio.
Termoigrografo Si utilizza uno psicrometro a bulbi per verificare la temperatura e l’umidità indicate dallo strumento.
Termometro Si confrontano i valori forniti con le letture di un termometro o fornetto tarati.
Timer Si ritiene, data la modesta precisione richiesta in ambito tessile, che sia sufficiente controllare lo strumento dopo
ventiquattro ore di funzionamento con il segnale orario dell’Istituto Meteorologico Ferraris mandato in onda dalle reti RAI.
Usometro Cesconi Si controllano le dimensioni del disco porta campione, del piano abradente e delle masse da
applicare; si misura la velocità del porta campione; ci si assicura che l'incremento dei fili rotti sia costante e che il contagiri
funzioni correttamente. Dato il carattere soggettivo della valutazione è consigliabile che l’operatore venga messo a
confronto con altri operatori.
Xenotest Si controllano temperatura, umidità e flusso luminoso.
E’ necessario predisporre un "piano delle tarature" cioè, un documento che consenta di visualizzare gli interventi di
taratura da eseguire. Il piano, che dovrà coprire un arco temporale adeguato, ha lo scopo di assicurare la corretta
gestione degli interventi e la loro esecuzione nei tempi previsti. E’ opportuno definire le corrette modalità di taratura delle
apparecchiature anche in funzione dell’aspetto economico delle diverse soluzioni.E’ necessario predisporre per ciascuna
apparecchiatura una documentazione comprendente almeno:
- fabbricante e/o fornitore;
- data di acquisizione;
- reparto al quale l’apparecchiatura è in dotazione;
- riferimenti e modalità di taratura;
- procedura di manutenzione;
- procedura di taratura o verifica;
- scheda di manutenzione;
- scheda di taratura o verifica;
- criteri di accettabilità esito taratura o verifica.
Le schede, oltre che indicazioni atte a identificare in modo preciso l’apparecchiatura, devono prevedere la registrazione
della data in cui è stato eseguito l’intervento, l’esito dell’intervento, la firma del responsabile.
Devono essere definiti i "criteri di accettazione dei risultati della taratura" e questi
devono essere approvati per assicurare che lo strumento sia idoneo per le misure
che deve eseguire. L’esito dell’intervento (positivo o negativo) dovrà essere deciso
sulla base dei criteri definiti in termini di precisione e accuratezza delle misure
eseguite.
La documentazione dovrà comprendere il certificato di taratura firmato e datato: esso
deve consentire l’identificazione dell’ente che ha eseguito l’operazione e, nel caso di
campioni secondari, i riferimenti necessari per identificare i campioni primari utilizzati.
I campioni primari e secondari devono essere sottoposti a tarature periodiche anche se con un intervallo temporale
discretamente ampio (3 - 5 anni).
Esempio di scheda strumento
E’ necessario che tutte le apparecchiature di nuova acquisizione siano munite di "documento" di taratura e che prima
della loro messa in servizio vengano adeguatamente identificate. I certificati di taratura devono comprendere le seguenti
informazioni:
Tipo di informazione richiesta
Certificati emessi da
laboratori esterni
Certificati o rapporti
emessi dall’azienda
Nome ed indirizzo del laboratorio
SI
NO
Numero di identificazione del certificato
SI
SI
Data di effettuazione della taratura
SI
SI
Numero di pagine del certificato
SI
SI
Firma del responsabile della taratura
SI
SI
Affermazione che il certificato non può essere riprodotto, se non in modo completo, senza
autorizzazione del laboratorio.
SI
NO
Identificazione del cliente
SI
NO
Identificazione dell’apparecchiatura tarata
SI
SI
Condizioni ambientali in cui è stata effettuata la taratura
SI
NO
Procedure di taratura e norme impiegate
SI
SI
Affermazione che consenta di dimostrare la riferibilità delle misure effettuate
SI
SI
Risultati di misura e relativa incertezza e/o affermazione di conformità a norme nazionali o
internazionali
SI
SI
Lo stato di manutenzione e taratura di una apparecchiatura deve essere evidente: a tale scopo può essere predisposta
un’etichetta che accanto ai dati identificativi dello strumento riporti le date dell’ultimo intervento eseguito e la scadenza.
Se durante l’utilizzo una apparecchiatura risulta fuori controllo (dati non riproducibili) deve essere identificata in modo
visibile (es. apponendovi un cartello con l’indicazione "fuori uso"), per impedirne l’utilizzo e deve essere prevista una
valutazione e una documentazione della validità dei risultati delle misure e dei controlli eseguiti in precedenza. Le
modalità di utilizzo e conservazione delle apparecchiature devono essere tali da non pregiudicare lo stato di taratura e di
corretto funzionamento (es. condizioni ambientali idonee). L’azienda deve identificare le funzioni responsabili della
gestione delle apparecchiature documentandone l’adeguata formazione e, quindi, il possesso delle necessarie
competenze.
STATO DELLE PROVE
E’ necessario sapere in quale stato si trovino i prodotti, le materie prime, i tessuti in ogni fase del processo di produzione,
cioè se sono:
- in attesa di controllo;
- in fase di controllo;
- conformi (cioè hanno superato positivamente il controllo);
- non conformi (non corrispondono a specifica);
- scartati;
- declassati (per coloranti, ausiliari);
- da rilavorare (per tessuti);
- accettati sulla base di accordi particolari con il cliente (per tessuti).
L’informazione può essere fornita con "cartelli" e/o con documenti attestanti lo
stato del controllo, come ad esempio:
- rapporto di controllo al ricevimento;
- rapporto di controllo in produzione;
- rapporto di controllo finale;
- dichiarazione di conformità;
- rapporto di non conformità.
PRODOTTO NON CONFORME
Generalità (Rif. 4.13.1)
Nonostante tutte le attenzioni, è possibile che materiali, prodotti, tessuti, ecc., non siano
corrispondenti a quanto previsto. In questo caso si dice che un prodotto è "non
conforme". La non conformità può essere riscontrata in qualunque fase, dall’acquisto di
coloranti, ausiliari e prodotti chimici, al ricevimento del greggio (es. tessuto greggio con
peso non corrispondente a quello della campionatura), alle lavorazioni di tintoria e
finissaggio, al controllo finale.
Allo scopo di prevenire l’utilizzo involontario di un prodotto o materiale non conforme, o la consegna di un tessuto non
conforme, questi devono essere chiaramente identificati attraverso apposizione di etichette, sistemazione in contenitori
segnalati o in aree identificate da cartellonistica, ecc. Devono essere previsti "moduli" per registrare le informazioni
necessarie, ad esempio:
- l'identificazione;
- la fase di lavorazione in cui si è verificata la non conformità;
- la o le caratteristiche non conformi;
- la quantità coinvolta;
- la valutazione tecnica e la proposta di cosa fare;
- la decisione e l’azione presa;
- l’indicazione delle funzioni interne o esterne alle quali l’informazione deve pervenire, ecc..
Il "rapporto di non conformità" potrebbe essere simile al seguente:
Le non conformità riscontrate durante le lavorazioni (con il tessuto ancora in macchina) sono registrate sulla
documentazione che accompagna il tessuto (scheda di lavorazione, ricetta, ecc.) e possono non dar luogo a
compilazione di un "Rapporto di Non Conformità" come quello indicato se è possibile effettuare aggiunte o se vengono
registrate automaticamente (es.: dal programma della macchina).
Esame e trattamento del prodotto non conforme (Rif. 4.13.2)
Una volta individuata una non conformità è necessario gestirla in modo da minimizzare le perdite conseguenti. Pertanto,
l’esame e le decisioni sui prodotti non conformi devono essere eseguiti da personale ritenuto idoneo, sia dal punto di
vista tecnico che commerciale. I prodotti non conformi possono essere trattati nel seguente modo:
- rilavorati (es. rifacimenti in tintoria);
- accettati da chi ne ha l'autorità (es. commerciale o cliente);
- declassati per altri usi (es. materie prime);
- scartati;
- resi al fornitore.
L'azienda dovrà prevedere le modalità per segnalare al cliente le non conformità sul tessuto da consegnare o già
consegnato. Il prodotto che viene rilavorato, deve ripetere i controlli per verificare la sua conformità alle specifiche iniziali.
AZIONI CORRETTIVE
Generalità (Rif. 4.14.1)
Le azioni correttive e preventive hanno lo scopo di prevenire il ripetersi o di impedire il nascere
delle non conformità dovute a fattori sistematici. Lo scopo esplicito di questo punto è di
eliminare le cause che hanno portato, o che potenzialmente possono portare, alle "non
conformità" di Sistema (cioè organizzative e di metodo), di processo (cioè produttive) e di
prodotto.
Naturalmente il costo delle azioni correttive e preventive deve essere appropriato alla gravità dei problemi riscontrati e ai
relativi rischi.
Azioni correttive (Rif. 4.14.2)
Il termine "azione correttiva" non deve essere confuso con quello di "correzione" che indica, ad esempio, una
rilavorazione eseguita per eliminare una non conformità senza entrare nel merito della cause che l’hanno determinata.
L’obbiettivo dell’azione correttiva, infatti, è quello di evitare il ripetersi delle non conformità. La azioni correttive possono,
per esempio, essere necessarie a seguito di:
- aggiunte o rifacimenti;
- non conformità;
- resi;
- reclami nei confronti dei fornitori;
- carenze del Sistema Qualità (per esempio: emerse durante le verifiche ispettive e i riesami della direzione);
- non soddisfacimento di una o più specifiche di processo.
I reclami dovrebbero essere documentati. Se sono "verbali" devono essere trascritti internamente specificando i seguenti
dati:
- cliente;
- data della segnalazione;
- tipo di problema riscontrato;
- identificazione dell’articolo a cui si riferisce la segnalazione.
Tutte le azioni correttive devono essere "formalizzate" perché hanno un "costo" e la funzione incaricata della loro
esecuzione ne è responsabile. Il documento dovrà indicare i riferimenti utili ad identificare le non conformità che l’azione
correttiva si propone di eliminare ed indicare i tempi entro i quali l’azione correttiva deve essere completata e verificata.
Azioni preventive (Rif. 4.14.3)
Le azioni preventive costituiscono "investimenti in attività di miglioramento" e come
tali devono essere pianificate e documentate, discusse e valutate in fase di
riesame della direzione.
MOVIMENTAZIONE
Generalità (Rif. 4.15.1)
Lo scopo è quello di garantire la tutela della qualità delle materie prime (coloranti, ausiliari, prodotti chimici, ricambi) dei
greggi, e dei tessuti in lavorazione e nobilitati durante le fasi di immagazzinamento, movimentazione, imballaggio,
conservazione e consegna, sia sulla base delle esigenze della rifinizione che in base a particolari esigenze (specifiche)
del cliente.
Movimentazione (Rif. 4.15.2)
Per proteggere le materie prime, i greggi, i tessuti, ecc., è necessario porre attenzione al
modo con il quale sono movimentati, sia in fase di lavorazione che durante gli
spostamenti nello stabilimento o presso eventuali centri di controllo. E’ necessario
utilizzare contenitori, muletti, pallets, scatole, casse, camion o altri mezzi di trasporto
adatti.
Immagazzinamento (Rif. 4.15.3)
Deve essere previsto un immagazzinamento adeguato alla protezione delle materie prime,
del greggio e del tessuto, ecc., in attesa di utilizzazione o di spedizione. La condizione del
materiale a magazzino deve essere periodicamente esaminata per riscontrare qualsiasi
eventuale deterioramento. Le aree di immagazzinamento devono essere ordinate e protette
da condizioni ambientali avverse e tutto il materiale immagazzinato deve essere facilmente
identificabile.
Il magazzino greggi può essere suddiviso secondo metodologie interne o concordate con il cliente, come ad esempio:
- per tipologia (poliestere, lana, ecc.);
- per cliente/lotto;
- con suddivisione fra "disposto" e "in attesa di disposizione".
I magazzini coloranti, ausiliari, prodotti chimici, accessori finissaggio, ricambi ecc. possono essere suddivisi in base alla
tipologia, al lotto, all’anzianità del materiale, al fornitore. Quando il materiale è tale che temperatura, umidità, luce, gas
atmosferici ed altre condizioni possano essere dannosi, questi fattori devono essere presi in considerazione per evitare
possibili deterioramenti. Quando sono richieste speciali condizioni di immagazzinamento le confezioni del materiale
devono essere adeguatamente contrassegnate. L'accesso al magazzino coloranti e prodotti chimici, al locale pesatura e
alle aree nelle quali il tessuto nobilitato è in attesa di spedizione dovrebbe, per quanto possibile, essere limitato a
personale autorizzato. In pratica ci si deve assicurare che:
- siano utilizzati adeguati metodi di immagazzinamento (es.: magazzino rotante per coloranti);
- il materiale lasci i magazzini solo dietro debita autorizzazione;
- i magazzini siano sicuri ed adeguatamente protetti da condizioni atmosferiche e ambientali avverse (compresa la pulizia
dei locali) alla qualità dei materiali.
Imballaggio (Rif. 4.15.4)
La corretta gestione delle fasi di imballaggio, oltre che impedire scambi di tessuto,
richiede l’utilizzo di materiali idonei. Ad esempio è necessario evitare l’utilizzo di
contenitori in cartone o materiale plastico che possano rilasciare prodotti in grado di
macchiare i tessuti ed è importante rispettare le prescrizioni di legge (es. CONAI e
smaltimento degli imballaggi rotti). La scelta di un tipo di imballaggio è parte integrante
della richiesta del cliente.
Conservazione (Rif. 4.15.5)
Questo punto richiede l’adozione di appropriati metodi di conservazione dei materiali e del tessuto
fino a che cessa la responsabilità della rifinizione.
Consegna (Rif. 4.15.6)
Se la responsabilità della consegna a destinazione è della rifinizione
(franco-destino), questo deve garantire che il trasportatore sia in grado di
soddisfare le esigenze concordate con il cliente. La rifinizione deve prendere tutte
le misure ritenute necessarie per proteggere la qualità del tessuto, indicando
specifiche di imballaggio, caricamento (es. su camion), conservazione durante il
trasporto e relativa identificazione.
CONTROLLO REGISTRAZIONI
Come è ormai chiaro, l’obiettivo dell’Assicurazione Qualità è dimostrare di "avere fatto" quanto previsto. Infatti i
documenti di registrazione della qualità sono tutti quei documenti che attestano che una attività è stata eseguita (es.
rapporti di prova e controllo, rapporti di manutenzione e taratura, verbali relativi alla fase di riesame da parte della
direzione, ecc.).
Tra i documenti di registrazione della qualità sono ovviamente comprese anche le registrazioni informatiche alle quali si
applica la prescrizione della norma relativa alla conservazione in luoghi adatti aventi condizioni ambientali idonee.
I documenti di registrazione della qualità assolvono a una duplice funzione:
nei confronti del cliente, assicurano la necessaria trasparenza delle lavorazioni;
all’interno della rifinizione, forniscono un’indicazione oggettiva, qualitativa e quantitativa, dell’adeguatezza e
della corretta applicazione del Sistema Qualità in tutti i suoi aspetti (organizzativi e tecnici); in particolare,
consentono di valutare il grado di raggiungimento degli obbiettivi ed avere una base di dati per avviare
attività di miglioramento.
Affinché tali funzioni possano essere efficacemente svolte è necessario che tali documenti siano conosciuti, ordinati,
accessibili, organizzati e chiari. I documenti di registrazione della qualità dovranno essere conservati per un numero di
anni concordato con il cliente o richiesto da eventuali disposizioni di legge.
Può essere utile prevedere una matrice dei documenti che preveda: denominazione del documento, funzione
responsabile della sua emissione, modalità di archiviazione (funzione, tempo, luogo).
VERIFICHE ISPETTIVE
Per essere certi che il Sistema Qualità funzioni come previsto è necessario predisporre delle verifiche; la norma le
chiama "Verifiche Ispettive Interne". Esse devono essere effettuate periodicamente da personale preparato e
naturalmente non responsabile dell’area sottoposta a verifica.
Deve essere chiaro:
che cosa si intende verificare;
le modalità da seguire;
il programma temporale e le responsabilità;
la documentazione di riferimento;
la comunicazione dei risultati.
Le verifiche devono essere programmate perché alcune aree aziendali richiedono verifiche
ispettive più frequenti rispetto ad altre. Esse sono generalmente affidate a quella funzione
che è stata chiamata "Assicurazione Qualità".
La Verifica del Sistema Qualità serve a:
verificare l’applicazione di quanto descritto nei documenti aziendali (Manuale della Qualità, Procedure,
Istruzioni, Specifiche, ecc.);
assicurare che gli obiettivi definiti dalla direzione siano adeguati e raggiunti;
scoprire punti potenzialmente critici ed eliminare sprechi e perdite;
indicare le aree e le responsabilità di miglioramento;
verificare che le azioni correttive messe in atto siano efficaci.
I rapporti di verifica ispettiva sono tra i documenti presi come riferimento nel riesame da parte della direzione.
ADDESTRAMENTO
Tutto il personale (non solo quello del controllo qualità) che svolge le lavorazioni richieste
deve essere ben addestrato in merito ai compiti da svolgere e alle relative responsabilità.
Occorre fornire "evidenza oggettiva" di tale capacità attraverso un addestramento fatto
direttamente sul lavoro e/o tramite corsi di formazione.
È utile predisporre una tabella di questo tipo:
Compiti
Problematiche attività svolta
Necessità di addestramento
Pianificazione addestramento
È necessario pianificare le attività di addestramento previste durante l’anno e registrare l’addestramento effettuato
utilizzando "schede del personale" come la seguente:
COGNOME ____________________________________________________________
TITOLO DI STUDIO_____________________________________________________
DATA DI ASSUNZIONE__________________________________________________
REPARTO___________________________________________________________
QUALIFICHE / MANSIONI RICOPERTE IN AZIENDA
Mansione
Reparto
Dal
Al
Argomento
Ore
Note
ADDESTRAMENTO / FORMAZIONE / AFFIANCAMENTO
Dal
Al
Docente/Istruttore
ASSISTENZA
L’assistenza comprende tutte quelle attività che l’azienda si impegna a garantire post-vendita per contratto. Per quanto
concerne le rifinizioni possiamo ragionevolmente definire non applicabile tale requisito anche se spesso è presente una
intensa attività di supporto/consulenza al cliente in merito alle lavorazioni da eseguire sul greggio per ottenere il risultato
desiderato.
TECNICHE STATISTICHE
La raccolta dei dati ha un duplice scopo:
- dimostrare il raggiungimento di un certo risultato;
- "leggere" i dati nel tempo e trarne conclusioni in merito a necessità
di miglioramento, analisi dei costi, ecc.
Identificazione delle necessità (Rif. 4.20.1)
Le tecniche statistiche servono a tenere sotto controllo i clienti, le lavorazioni, i fornitori e, quindi, il Sistema Qualità nel
suo complesso. Pertanto l’azienda deve identificare la necessità di utilizzare tali metodi e dichiarare la sua posizione
rispetto all’applicabilità o non applicabilità delle tecniche statistiche. E’ utile costruire una banca dati per assicurare una
concreta analisi delle non conformità riscontrate, dei rifacimenti, dei resi, dei tempi persi, dei costi, dei pezzi di ricambio
per ottimizzare la manutenzione, ecc.
Procedure (Rif. 4.20.2)
Se viene identificata la necessità di utilizzo delle tecniche statistiche (es. campionamenti, carte di controllo, istogrammi,
ecc.), devono essere predisposte procedure che identifichino i criteri per il loro utilizzo e consentano di verificarne
l’effettiva applicazione.
CONCLUSIONI
Abbiamo ora concluso il nostro cammino lungo la strada della norma UNI EN ISO 9002.
La logica di fondo è, coma abbiamo potuto constatare, molto semplice ma richiede grande determinazione. È
sintetizzabile in cinque regole fondamentali:
decidi cosa vuoi fare;
scrivi ciò che hai deciso;
fai ciò che hai scritto;
verifica ciò che hai fatto;
migliora ciò che farai.
E ora, buon lavoro e buona certificazione!