Gianni Penzo Doria
NINFA
normalizzazione delle informazioni
inerenti ai fascicoli archivistici
John William Waterhouse, 1896
Bologna, 24 febbraio 2010 - 1ª riunione nazionale
Gli argomenti a tema oggi
 I contenuti
 La classificazione
 La fascicolazione
 Il metodo di lavoro
 Lavorare in gruppo - Team building
 La coalescenza archivistica
 Modalità operative dei sottogruppi
 Prossima riunione nazionale
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Una realtà e un concetto
• La solitudine del protocollista:
• Attiva
• Passiva
• Involutiva
• La coalescenza archivistica
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I prodromi di NINFA:
l’archivio e la legge 241/1990
• Uno dei passaggi fondamentali per
rivitalizzare l’archivio è il collegamento ai
procedimenti amministrativi
• Il piano per la fascicolazione è strettamente
connesso all’archivio corrente e all’archivio
di deposito
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Il fascicolo e il diritto di accesso
 Il fascicolo garantisce l’esercizio del diritto di
accesso, che si esercita non sui singoli documenti,
ma sull’intero fascicolo (e relative eccezioni).
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Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188
Diritto di accesso anche sugli allegati
È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera
(nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il
titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della
delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5 del DPR 27
giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e
dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti
amministrativi «l’accoglimento della richiesta di accesso a un
documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento,
fatte salve le eccezioni di legge o regolamento».
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TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356
(L’archivio disordinato non è una scusa!)
La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire
ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre
termini ragionevoli.
L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene
della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse
legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di
fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di ragionevole
giustificazione e nonostante – peraltro – anche l’acquisizione
istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria.
Conclusivamente, poiché non è contestabile che il provvedimento
o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano
dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei
confronti dell’istante, l’Amministrazione non può esimersi dal
rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto
laboriose possano essere le ricerche d’archivio.
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Cos’è un titolario?
(piano di classificazione)
 È un sistema, logico e astratto, che individua, in
linea gerarchica, le funzioni di un ente produttore.
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Il titolario non è applicazione formale
Si è assistito, in un gran numero di casi, ad un
funzionamento per così dire dimezzato del protocollo,
con l’omissione sistematica di tutte le procedure di
classificazione e di fascicolazione dei documenti, per
cui l’adozione del nuovo sistema si è configurata, in
quei casi, come fatto meramente formale, privo di
qualsiasi riflesso sul piano dell’organizzazione della
memoria e su quello dell’efficienza amministrativa.
A. Antoniella
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Il rapporto classificazione documento è 1:1
 Ogni documento è classificato solo in un modo,
pertanto, per ogni documento esiste una sola
classificazione
 La classificazione plurima è teoricamente
possibile, ma organizzativamente sconsigliabile
 Esiste l’eccezione apparente del protocollo tra
uffici
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... ma attenzione!
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La classificazione da sola non è efficace
 La classificazione individua il
documento all’interno di una
catena logica funzionale
 Il documento deve essere
fascicolato e poi individuato
attraverso l’indice di
classificazione collegato al
repertorio dei fascicoli,
assieme alle responsabilità
previste dalla legge
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Classificazione e fascicolazione
 La classificazione è una dichiarazione di contesto
funzionale
 La fascicolazione è una dichiarazione di contesto
procedimentale (o di affare o di attività)
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Documento e fascicolo
1/2
 Il documento ha contenuto autonomo, ma coerente,
rispetto al fascicolo;
 Il documento ha classificazione omogenea, ma
contenuto diverso da quello del fascicolo
corrispondente.
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Documento e fascicolo
2/2
 Il fascicolo non è uno strumento classificatorio, ma
organizzatorio con coerenza rispetto alla
classificazione dei documenti che ne fanno parte
 Ogni documento ha un senso (giuridico,
amministrativo, fiscale, archivistico, etc.) solo se
connesso al rispettivo fascicolo
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La Ducati Monster
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Il fascicolo è un output trasversale
Direzione
Ufficio
A
Ufficio
B
Ufficio
C
Fascicolo
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Il fascicolo va repertoriato
Anno
di apertura
Numero
del fascicolo
Titolo
Classe
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In archivistica...
Indice di classificazione
Segnatura archivistica
(repertoriazione del fascicolo)
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Smistamento
Assegnazione
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Sottofascicoli
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Le partizioni del fascicolo
 Fascicolo
 Sottofascicolo
 Inserto
24 - Numero
del fascicolo
2 - Numero
del sottofascicolo
1- Numero
dell’inserto
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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 38
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre
agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di
pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in presenza del
dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia
fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.
La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e
la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per
via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici,
detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui
all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.59. (L)
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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo.
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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 65
Requisiti del sistema
per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il
sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun
documento registrato, il fascicolo ed il singolo
procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni
riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del
procedimento;
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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (1/3)
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio
per la gestione dei flussi documentali e degli archivi
provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi
a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito
costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (2/3)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente. (R)
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DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (3/3)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi deve formare e
conservare un elenco dei fascicoli e delle serie
trasferite nell’archivio di deposito. (R)
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Il 7 marzo 2005
il CAD è approvato
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Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
Art. 41.
Procedimento e fascicolo informatico
1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti
amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della
comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa
vigente.
2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può
raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati
del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della
comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8
della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le
modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo
10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.
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La bozza del 2 dicembre 2005 ha aggiunto 3 commi
L’art. 15 dello schema di D.Lgs. di correzioni e integrazioni al
CAD ha aggiunto 3 commi di nuove specifiche all’art. 41.
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art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
1/3
2bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità
di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le
amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la
costituzione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di
una corretta gestione documentale ed alla disciplina della
formazione, gestione, conservazione e trasmissione del
documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il
protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e
comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità e della
cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono
essere dettate ai sensi dell’articolo 71, di concerto con il Ministro
della Funzione pubblica.
Incoerenza archivistica!
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art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
2/3
2ter. Il fascicolo informatico reca l’indicazione:
dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la
costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; delle altre
amministrazioni partecipanti; del responsabile del procedimento;
dell’oggetto del procedimento; dell’elenco dei documenti
contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 quater.
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art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
3/3
2quater. Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno
accesso solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa
individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta
collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al
contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre
costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei
diritti previsti dalla legge n. 241 del 1990.
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Il fascicolo si distingue in 5 tipologie





Fascicolo di affare
Fascicolo di attività
Fascicolo di procedimento amministrativo
Fascicolo di persona fisica
Fascicolo di persona giuridica
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Il fascicolo e il principio di omogeneità
 Ogni fascicolo conserva documenti classificati
in maniera omogenea per il grado divisionale
scelto
 Un fascicolo archivistico non può contenere
documenti classificati in modo eterogeneo
 Il fascicolo di persona (fisica e giuridica) ha la
sua omogeneità al primo grado divisionale,
con l’eccezione del fascicolo di persona
“endoprocedimentale”
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Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Il fascicolo di affare
 Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi
ad una competenza non procedimentalizzata, per
la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un
provvedimento finale.
 2008 - I/6.23 «Gruppo di lavoro sul sistema
informativo»
 2008 – VII/14.35 «Corso di formazione sul
procedimento amministrativo»
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Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Il fascicolo di attività
 Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi
ad una competenza proceduralizzata, per la
quale esistono documenti vincolati o attività di
aggiornamento di banche e per la quale, non è
previsto l’adozione di un provvedimento finale.
 2008 - V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi
dei corsi di studio»
 2008 - I/12.14 «Statistiche e reportistica per il 1°
trimestre 2008»
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Fascicoli
per “Pratica”
AFFARE
ATTIVITÀ
PROCEDIMENTO
Il fascicolo di procedimento amministrativo
 Il fascicolo di procedimento amministrativo
conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti
tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati
allo stesso fine, cioè alla emanazione di un
provvedimento finale.
 2008 – VII/1.14 «Concorso a tempo indeterminato
per personale amministrativo di categoria C»
 2008 – X/4.81 «Gara per la fornitura di dieci
fotocopiatrici per il settore Affari generali»
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Il procedimento amministrativo







Il procedimento amministrativo è come un torrente di
montagna, che trascina a valle tronchi, detriti di ogni
genere: assistiamo a “loop” incredibili
Ci vuole un temporale per “metterlo in moto”
Esiste una fase “tennistica” del procedimento
Output è diverso da Outcome
Mandarinismo della amministrazione pubblica
Miglioramento incrementale o reingegnerizzazione
Rivoluzione / Riformismo
Fonte: Pietro di Benedetto – UniDOC 2008
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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2
Regolamento
per la gestione, tenuta e tutela
dei documenti amministrativi
dal protocollo all’archivio storico
(CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301)
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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 68
Il procedimento amministrativo il fascicolo
1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un
fascicolo.
2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un
determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento
amministrativo.
3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto
in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
4. L’esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di
chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla
data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il
procedimento amministrativo stesso.
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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 69
Fascicolazione dei documenti
1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del
responsabile del procedimento amministrativo.
2. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un
apposito fascicolo.
3. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo, del sottofascicolo
e dell’inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di
sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se
assente, secondo la propria data.
4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al
modello descritto nell’allegato 3 del presente regolamento, nella quale
deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto
dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale
presenza di sottofascicoli o inserti.
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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 70
I fascicoli del personale e degli studenti
1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo
nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le
variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario.
2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni
studente.
3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte
serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se
assente, in ordine alfabetico per cognome e nome.
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Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
art. 71
Repertorio dei fascicoli
1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli.
2. Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato
dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e riportante, oltre che
l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, l’indice di
classificazione completo (titolo, classe e numero del fascicolo).
3. Nell’indice di classificazione deve essere indicata anche l’eventuale
presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati
progressivamente all’interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del
sottofascicolo (se inserto).
4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè
lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da quest’ultimi
all’archivio.
5. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato 4
del presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio
e termina il 31 dicembre di ogni anno.
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Il fascicolo di persona giuridica
 Il fascicolo di persona giuridica conserva i documenti
relativi ad una persona giuridica (associazione,
impresa, fondazione, etc.).
 2005 – I/14.48 «Associazione Amici dell’Università»
 2005 – VI/8.12 «Centro per la storia dell’Università»
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Il fascicolo aziendale (AGEA/AVEPA)

Un altro caso di fascicolo di persona giuridica è il
cosiddetto fascicolo aziendale previsto dal D.Lgs.
99/2004, in particolare all’art. 13
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Il fascicolo ibrido




Il fascicolo di lavoro
Il fascicolo di persona assegnata
Il fascicolo di opere edilizie
Il fascicolo di fabbricato
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Il fascicolo di fabbricato


Si tratta di un tipico fascicolo multiprocedimentale,
trasversale a tutta l’attività di nuove opere, manutenzione,
restauro e sicurezza
Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio
sismico e idrogeologico da una legge della Regione del
Lazio, grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la
possibilità di conservare in un fascicolo apposito la
documentazione inerente a edifici pubblici e privati
Gianni Penzo Doria
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Il fascicolo di fabbricato – Le ragioni

Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio
sismico e idrogeologico da una legge della Regione del
Lazio, grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la
possibilità di conservare in un fascicolo apposito la
documentazione inerente a edifici pubblici e privati
Gianni Penzo Doria
Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397
Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31,
concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato
a)
b)
c)
È consentito agli enti locali «di istituire un fascicolo per ogni
fabbricato esistente o di nuova costruzione, privato o
pubblico, indipendentemente dalla destinazione funzionale,
disciplina:
lo schema del fascicolo del fabbricato;
i termini di scadenza per il completamento del fascicolo del
fabbricato nelle aree di particolare rischio;
le procedure di compilazione del fascicolo del fabbricato ed
il relativo aggiornamento;
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Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397
Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31,
concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato
d)
e)
f)
l’anagrafe degli immobili e le caratteristiche, nonché le
specifiche per raccogliere su supporto informatico i dati
relativi alle schede di sintesi del fascicolo del fabbricato;
le modalità ed i principi delle convenzioni che i comuni
stipulano con gli ordini ed i collegi professionali;
le modalità di individuazione delle zone a rischio, per le quali
è necessario ed indispensabile la redazione del fascicolo del
fabbricato; g) le modalità, i termini e le condizioni di
concessione dei contributi ai comuni per l’attuazione della l.
r. 31/2002»
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La suddivisione in cinque tipologie
Come mai è necessario distinguere le cinque tipologie?
 l’istruzione dei fascicoli dipende in larga misura dal fine
istituzionale dell’ente e dalle tipologie di azioni amministrative
poste in essere
 le regole per l’istruzione;
 la responsabilità in ordine all’azione trattata, la durata, le
modalità di sedimentazione e conservazione;
 l’esercizio del diritto di accesso
 la tutela dei dati personali, sensibili e giudiziari
 la consultabilità per scopi storici sia nell’archivio corrente che
nell’archivio di deposito;
 la selezione (concorso)
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La fascicolazione e il Manuale


Piano per la fascicolazione
Regole più sintetiche, descritto in un capitolo del Manuale di
gestione del protocollo informatico
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L’obiettivo principale di Ninfa
• In base alle funzioni condivise tra tutte le
amministrazioni pubbliche, redigere un piano
per la fascicolazione, con i principali
documenti di riferimento
• Raccomandare soluzioni per gli strumenti di
gestione dei fascioli (camicia, etc.)
• Raccomandare soluzioni descrittive dei
fascicoli (ISAD-G e Ninfa)
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Lavorare in gruppo
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Lavorare in gruppo significa
• Partecipare a una maratona, non ai 100 metri
piani
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Lavorare in gruppo significa
• Creare un indirizzario NINFA
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Lavorare in gruppo significa
• Rispondere a tutti i colleghi, coordinatore
compreso: gli argomenti interessano tutti, chi
non desidera leggere può non farlo (non
lettura attiva, non passiva)
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Psicologia spicciola del lavoro di gruppo
• Rinunciare (soffrendo in silenzio) a un pezzo
del proprio stile
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Psicologia spicciola del lavoro di gruppo
• Essere permalosi è sempre controproducente
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Rispettare le scadenze
• Il gruppo di lavoro è una catena di S. Antonio
• Non arrivare puntualmente in ritardo
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Aggiornarsi
• Ridiscutere versioni obsolete (“scusate, ho
ancora osservazioni a due versioni fa”)
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Soddisfazioni e imparare un mestiere
• Le soddisfazioni sono poche e spesso i capi
non comprendono il lavoro esterno
• Learning on the job
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Mettere a fattor comune
• La rete (network) è l’aspetto più qualificante
• Noi siamo le persone che abbiamo incontrato
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Raccomandare e agire
• Non si scrive: “si dovrebbe fare…”
• Si propone “come fare”
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Indicazioni al coordinatore
• Le correzioni vanno segnalate puntualmente
• Non si ripetono quelle già segnalate
• Si usa il correttore di Word e il riepilogo nella
email
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Gruppo e sottogruppi
• La fascicolazione è un grosso problema,
quindi va scomposto in piccoli problemi
•
•
•
•
Sottogruppo
Sottogruppo
Sottogruppo
Sottogruppo
funzioni trasversali e di staff
funzioni personale
funzioni patr/ec/provv + edilizia
funzione finanza/contabilità
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Funzioni e procedimenti (affari e attività)
• A ciascuna funzione corrisponde una serie di
tipologie di fascicoli
• I coordinatori dei sottogruppi devono:
• a) individuare le funzioni (classi del titolario)
• b) redigere l’elenco delle tipologie dei
fascicoli
• c) classificare in base ai vari titolari in uso
(comuni, province, cciaa, atenei, etc.)
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La 2ª riunione nazionale
• Bari, Archivio di Stato - 16 giugno 2010
• Prima di giugno 2010 c’è il lavoro dei
sottogruppi: buon lavoro
• Comunicazione su Archivi 23
Gianni Penzo Doria
Grazie per l’attenzione
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova
Archivio Generale di Ateneo
[email protected]
[email protected]
Gianni Penzo Doria