Gianni Penzo Doria NINFA normalizzazione delle informazioni inerenti ai fascicoli archivistici John William Waterhouse, 1896 Bologna, 24 febbraio 2010 - 1ª riunione nazionale Gli argomenti a tema oggi I contenuti La classificazione La fascicolazione Il metodo di lavoro Lavorare in gruppo - Team building La coalescenza archivistica Modalità operative dei sottogruppi Prossima riunione nazionale Gianni Penzo Doria Una realtà e un concetto • La solitudine del protocollista: • Attiva • Passiva • Involutiva • La coalescenza archivistica Gianni Penzo Doria I prodromi di NINFA: l’archivio e la legge 241/1990 • Uno dei passaggi fondamentali per rivitalizzare l’archivio è il collegamento ai procedimenti amministrativi • Il piano per la fascicolazione è strettamente connesso all’archivio corrente e all’archivio di deposito Gianni Penzo Doria Il fascicolo e il diritto di accesso Il fascicolo garantisce l’esercizio del diritto di accesso, che si esercita non sui singoli documenti, ma sull’intero fascicolo (e relative eccezioni). Gianni Penzo Doria Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188 Diritto di accesso anche sugli allegati È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5 del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi «l’accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento». Gianni Penzo Doria TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356 (L’archivio disordinato non è una scusa!) La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli. L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di ragionevole giustificazione e nonostante – peraltro – anche l’acquisizione istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria. Conclusivamente, poiché non è contestabile che il provvedimento o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei confronti dell’istante, l’Amministrazione non può esimersi dal rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto laboriose possano essere le ricerche d’archivio. Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Cos’è un titolario? (piano di classificazione) È un sistema, logico e astratto, che individua, in linea gerarchica, le funzioni di un ente produttore. Gianni Penzo Doria Il titolario non è applicazione formale Si è assistito, in un gran numero di casi, ad un funzionamento per così dire dimezzato del protocollo, con l’omissione sistematica di tutte le procedure di classificazione e di fascicolazione dei documenti, per cui l’adozione del nuovo sistema si è configurata, in quei casi, come fatto meramente formale, privo di qualsiasi riflesso sul piano dell’organizzazione della memoria e su quello dell’efficienza amministrativa. A. Antoniella Gianni Penzo Doria Il rapporto classificazione documento è 1:1 Ogni documento è classificato solo in un modo, pertanto, per ogni documento esiste una sola classificazione La classificazione plurima è teoricamente possibile, ma organizzativamente sconsigliabile Esiste l’eccezione apparente del protocollo tra uffici Gianni Penzo Doria ... ma attenzione! Gianni Penzo Doria La classificazione da sola non è efficace La classificazione individua il documento all’interno di una catena logica funzionale Il documento deve essere fascicolato e poi individuato attraverso l’indice di classificazione collegato al repertorio dei fascicoli, assieme alle responsabilità previste dalla legge Gianni Penzo Doria Classificazione e fascicolazione La classificazione è una dichiarazione di contesto funzionale La fascicolazione è una dichiarazione di contesto procedimentale (o di affare o di attività) Gianni Penzo Doria Documento e fascicolo 1/2 Il documento ha contenuto autonomo, ma coerente, rispetto al fascicolo; Il documento ha classificazione omogenea, ma contenuto diverso da quello del fascicolo corrispondente. Gianni Penzo Doria Documento e fascicolo 2/2 Il fascicolo non è uno strumento classificatorio, ma organizzatorio con coerenza rispetto alla classificazione dei documenti che ne fanno parte Ogni documento ha un senso (giuridico, amministrativo, fiscale, archivistico, etc.) solo se connesso al rispettivo fascicolo Gianni Penzo Doria La Ducati Monster Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Il fascicolo è un output trasversale Direzione Ufficio A Ufficio B Ufficio C Fascicolo Gianni Penzo Doria Il fascicolo va repertoriato Anno di apertura Numero del fascicolo Titolo Classe Gianni Penzo Doria In archivistica... Indice di classificazione Segnatura archivistica (repertoriazione del fascicolo) Gianni Penzo Doria Smistamento Assegnazione Gianni Penzo Doria Sottofascicoli Gianni Penzo Doria Le partizioni del fascicolo Fascicolo Sottofascicolo Inserto 24 - Numero del fascicolo 2 - Numero del sottofascicolo 1- Numero dell’inserto Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 38 3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.59. (L) Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo. Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 65 Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali 1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve : a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (1/3) 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R) Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (2/3) 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. (R) Gianni Penzo Doria DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 (3/3) 3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R) Gianni Penzo Doria Il 7 marzo 2005 il CAD è approvato Gianni Penzo Doria Dlgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale Art. 41. Procedimento e fascicolo informatico 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente. 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241. Gianni Penzo Doria La bozza del 2 dicembre 2005 ha aggiunto 3 commi L’art. 15 dello schema di D.Lgs. di correzioni e integrazioni al CAD ha aggiunto 3 commi di nuove specifiche all’art. 41. Gianni Penzo Doria art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico 1/3 2bis. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell’articolo 71, di concerto con il Ministro della Funzione pubblica. Incoerenza archivistica! Gianni Penzo Doria art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico 2/3 2ter. Il fascicolo informatico reca l’indicazione: dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; delle altre amministrazioni partecipanti; del responsabile del procedimento; dell’oggetto del procedimento; dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 quater. Gianni Penzo Doria art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico 3/3 2quater. Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l’amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l’esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla legge n. 241 del 1990. Gianni Penzo Doria Il fascicolo si distingue in 5 tipologie Fascicolo di affare Fascicolo di attività Fascicolo di procedimento amministrativo Fascicolo di persona fisica Fascicolo di persona giuridica Gianni Penzo Doria Il fascicolo e il principio di omogeneità Ogni fascicolo conserva documenti classificati in maniera omogenea per il grado divisionale scelto Un fascicolo archivistico non può contenere documenti classificati in modo eterogeneo Il fascicolo di persona (fisica e giuridica) ha la sua omogeneità al primo grado divisionale, con l’eccezione del fascicolo di persona “endoprocedimentale” Gianni Penzo Doria Fascicoli per “Pratica” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO Fascicoli per “Pratica” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO Il fascicolo di affare Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale. 2008 - I/6.23 «Gruppo di lavoro sul sistema informativo» 2008 – VII/14.35 «Corso di formazione sul procedimento amministrativo» Gianni Penzo Doria Fascicoli per “Pratica” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO Il fascicolo di attività Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche e per la quale, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale. 2008 - V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi dei corsi di studio» 2008 - I/12.14 «Statistiche e reportistica per il 1° trimestre 2008» Gianni Penzo Doria Fascicoli per “Pratica” AFFARE ATTIVITÀ PROCEDIMENTO Il fascicolo di procedimento amministrativo Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale. 2008 – VII/1.14 «Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C» 2008 – X/4.81 «Gara per la fornitura di dieci fotocopiatrici per il settore Affari generali» Gianni Penzo Doria Il procedimento amministrativo Il procedimento amministrativo è come un torrente di montagna, che trascina a valle tronchi, detriti di ogni genere: assistiamo a “loop” incredibili Ci vuole un temporale per “metterlo in moto” Esiste una fase “tennistica” del procedimento Output è diverso da Outcome Mandarinismo della amministrazione pubblica Miglioramento incrementale o reingegnerizzazione Rivoluzione / Riformismo Fonte: Pietro di Benedetto – UniDOC 2008 Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2 Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico (CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301) Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 68 Il procedimento amministrativo il fascicolo 1. Gli affari trattati e i procedimenti amministrativi danno luogo ad un fascicolo. 2. Per fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un medesimo procedimento amministrativo. 3. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. 4. L’esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo, sottofascicolo o inserto, si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo stesso. Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 69 Fascicolazione dei documenti 1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento amministrativo. 2. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo. 3. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell’inserto, secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. 4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al modello descritto nell’allegato 3 del presente regolamento, nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, nonché l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti. Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 70 I fascicoli del personale e degli studenti 1. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, che può essere distinto in sottofascicoli riportanti le variazioni di carriera e quant’altro ritenuto necessario. 2. Analogamente deve essere istruito un fascicolo nominativo per ogni studente. 3. I fascicoli del personale e degli studenti costituiscono due distinte serie archivistiche, che vanno archiviate in ordine di matricola e, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome. Gianni Penzo Doria Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71) art. 71 Repertorio dei fascicoli 1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli. 2. Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e riportante, oltre che l’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, l’indice di classificazione completo (titolo, classe e numero del fascicolo). 3. Nell’indice di classificazione deve essere indicata anche l’eventuale presenza di sottofascicoli o inserti, a loro volta numerati progressivamente all’interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserto). 4. Nel repertorio va annotata anche la movimentazione dei fascicoli, cioè lo spostamento fisico del fascicolo da ufficio a ufficio e da quest’ultimi all’archivio. 5. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato 4 del presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Gianni Penzo Doria Il fascicolo di persona giuridica Il fascicolo di persona giuridica conserva i documenti relativi ad una persona giuridica (associazione, impresa, fondazione, etc.). 2005 – I/14.48 «Associazione Amici dell’Università» 2005 – VI/8.12 «Centro per la storia dell’Università» Gianni Penzo Doria Il fascicolo aziendale (AGEA/AVEPA) Un altro caso di fascicolo di persona giuridica è il cosiddetto fascicolo aziendale previsto dal D.Lgs. 99/2004, in particolare all’art. 13 Gianni Penzo Doria Il fascicolo ibrido Il fascicolo di lavoro Il fascicolo di persona assegnata Il fascicolo di opere edilizie Il fascicolo di fabbricato Gianni Penzo Doria Il fascicolo di fabbricato Si tratta di un tipico fascicolo multiprocedimentale, trasversale a tutta l’attività di nuove opere, manutenzione, restauro e sicurezza Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio sismico e idrogeologico da una legge della Regione del Lazio, grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la possibilità di conservare in un fascicolo apposito la documentazione inerente a edifici pubblici e privati Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Il fascicolo di fabbricato – Le ragioni Previsto inizialmente per prevenire situazioni a rischio sismico e idrogeologico da una legge della Regione del Lazio, grazie alla quale è stata assegnata agli enti locali la possibilità di conservare in un fascicolo apposito la documentazione inerente a edifici pubblici e privati Gianni Penzo Doria Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397 Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31, concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato a) b) c) È consentito agli enti locali «di istituire un fascicolo per ogni fabbricato esistente o di nuova costruzione, privato o pubblico, indipendentemente dalla destinazione funzionale, disciplina: lo schema del fascicolo del fabbricato; i termini di scadenza per il completamento del fascicolo del fabbricato nelle aree di particolare rischio; le procedure di compilazione del fascicolo del fabbricato ed il relativo aggiornamento; Gianni Penzo Doria Regione del Lazio - DGR 25 marzo 2005 n. 397 Regolamento di attuazione della legge regionale 12 settembre 2002, n. 31, concernente l’istituzione del fascicolo del fabbricato d) e) f) l’anagrafe degli immobili e le caratteristiche, nonché le specifiche per raccogliere su supporto informatico i dati relativi alle schede di sintesi del fascicolo del fabbricato; le modalità ed i principi delle convenzioni che i comuni stipulano con gli ordini ed i collegi professionali; le modalità di individuazione delle zone a rischio, per le quali è necessario ed indispensabile la redazione del fascicolo del fabbricato; g) le modalità, i termini e le condizioni di concessione dei contributi ai comuni per l’attuazione della l. r. 31/2002» Gianni Penzo Doria La suddivisione in cinque tipologie Come mai è necessario distinguere le cinque tipologie? l’istruzione dei fascicoli dipende in larga misura dal fine istituzionale dell’ente e dalle tipologie di azioni amministrative poste in essere le regole per l’istruzione; la responsabilità in ordine all’azione trattata, la durata, le modalità di sedimentazione e conservazione; l’esercizio del diritto di accesso la tutela dei dati personali, sensibili e giudiziari la consultabilità per scopi storici sia nell’archivio corrente che nell’archivio di deposito; la selezione (concorso) Gianni Penzo Doria La fascicolazione e il Manuale Piano per la fascicolazione Regole più sintetiche, descritto in un capitolo del Manuale di gestione del protocollo informatico Gianni Penzo Doria L’obiettivo principale di Ninfa • In base alle funzioni condivise tra tutte le amministrazioni pubbliche, redigere un piano per la fascicolazione, con i principali documenti di riferimento • Raccomandare soluzioni per gli strumenti di gestione dei fascioli (camicia, etc.) • Raccomandare soluzioni descrittive dei fascicoli (ISAD-G e Ninfa) Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Gianni Penzo Doria Lavorare in gruppo Gianni Penzo Doria Lavorare in gruppo significa • Partecipare a una maratona, non ai 100 metri piani Gianni Penzo Doria Lavorare in gruppo significa • Creare un indirizzario NINFA Gianni Penzo Doria Lavorare in gruppo significa • Rispondere a tutti i colleghi, coordinatore compreso: gli argomenti interessano tutti, chi non desidera leggere può non farlo (non lettura attiva, non passiva) Gianni Penzo Doria Psicologia spicciola del lavoro di gruppo • Rinunciare (soffrendo in silenzio) a un pezzo del proprio stile Gianni Penzo Doria Psicologia spicciola del lavoro di gruppo • Essere permalosi è sempre controproducente Gianni Penzo Doria Rispettare le scadenze • Il gruppo di lavoro è una catena di S. Antonio • Non arrivare puntualmente in ritardo Gianni Penzo Doria Aggiornarsi • Ridiscutere versioni obsolete (“scusate, ho ancora osservazioni a due versioni fa”) Gianni Penzo Doria Soddisfazioni e imparare un mestiere • Le soddisfazioni sono poche e spesso i capi non comprendono il lavoro esterno • Learning on the job Gianni Penzo Doria Mettere a fattor comune • La rete (network) è l’aspetto più qualificante • Noi siamo le persone che abbiamo incontrato Gianni Penzo Doria Raccomandare e agire • Non si scrive: “si dovrebbe fare…” • Si propone “come fare” Gianni Penzo Doria Indicazioni al coordinatore • Le correzioni vanno segnalate puntualmente • Non si ripetono quelle già segnalate • Si usa il correttore di Word e il riepilogo nella email Gianni Penzo Doria Gruppo e sottogruppi • La fascicolazione è un grosso problema, quindi va scomposto in piccoli problemi • • • • Sottogruppo Sottogruppo Sottogruppo Sottogruppo funzioni trasversali e di staff funzioni personale funzioni patr/ec/provv + edilizia funzione finanza/contabilità Gianni Penzo Doria Funzioni e procedimenti (affari e attività) • A ciascuna funzione corrisponde una serie di tipologie di fascicoli • I coordinatori dei sottogruppi devono: • a) individuare le funzioni (classi del titolario) • b) redigere l’elenco delle tipologie dei fascicoli • c) classificare in base ai vari titolari in uso (comuni, province, cciaa, atenei, etc.) Gianni Penzo Doria La 2ª riunione nazionale • Bari, Archivio di Stato - 16 giugno 2010 • Prima di giugno 2010 c’è il lavoro dei sottogruppi: buon lavoro • Comunicazione su Archivi 23 Gianni Penzo Doria Grazie per l’attenzione Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo [email protected] [email protected] Gianni Penzo Doria