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IFCS
(ITALIANO)
Software Gestionale Professionale
Specifico per Ottiche
Realizzato da: Ing. Francesco Cacozza
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IFCS
Indice
Pg.
 Introduzione, requisiti tecnici e primi passi
 Installazione
 Menu principale
 Gestione
 Dati Societari
 Anagrafica Clienti
 Scheda Cliente
 Anagrafica Fornitori
 Scheda Fornitore
 Anagrafica Dipendenti
 Anagrafica Rappresentanti
 Rubrica Telefonica
 Scadenzario
 Invia E-Mail
 Calendario
 Exit
 Merce
 Carico Merce
 Modifica Merce
 Scarico Merce
 Spostamento Merce
 Ricerca Merce
 Aggiornamento Listini
 Sfoglia Listini
 Magazzino
 Inserisci Magazzino
 Modifica Magazzino
 Cancella Magazzino
 Inventario
 Ordinazioni
 Inserisci Ordinazione
 Revisione Ordinazione
 Cancella Ordinazione
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IFCS





 Lista Ordinazioni
Preventivi
 Inserisci Preventivo
 Revisione Preventivo
 Cancella Preventivo
 Lista Preventivi
Fatture
 Inserisci Fattura
 Modifica Fattura
 Cancella Fattura
 Lista Fatture
Utente
 Connetti Utente
 Disconnetti Utente
 Nuovo Utente
 Modifica Dati Utente
 Elenco Utenti
 Disattiva Utente
 Riattiva Utente
 Archivio Operazioni
Opzioni
 Dati Interni
 Misure
 Tipo Pagamento
 Art Iva
 Dati E-Mail
 Database
 Esporta
 Importa
Info
 Manuale
 Informazioni su…
 Inserisci Codice Sblocco
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 Note
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IFCS
Introduzione, requisiti tecnici e primi passi
IFCS Ottica è un software gestionale specifico, ideato per semplificare il
lavoro dei professionisti che lavorano nelle ottiche. Questo prodotto è stato
interamente realizzato a stretto contatto con le figure professionali cui è
destinato ed è per questo motivo che risulta intuitivo e di facile utilizzo.
Nella fase di Analisi e progettazione si è cercato di venire incontro alle
esigenze dell’utente, al fine di semplificare quelle che sono le più frequenti
attività quotidiane nell’ambito lavorativo, senza però tralasciare la
completezza delle funzionalità.
IFCS Ottica è stato concepito sia per l’utilizzo da parte di un solo utente
che per l’impiego di più utenti anche simultaneamente su più postazioni. In
fase di programmazione si è voluta dare al software una struttura veloce in
grado di gestire le varie funzionalità a disposizione anche a fronte di una
mole di dati considerevole.
Questo gestionale può essere utilizzato anche se non si dispone di un
collegamento ad internet, tuttavia questo impedirà l’utilizzo di alcune
funzioni quali : l’aggiornamento dei listini, la possibilità di inviare e-mail e
la possibilità di visitare i siti dei fornitori. Tutte le altre funzioni resteranno
invariate.
IFCS Ottica ha tra i suoi punti di forza quello d’essere un software
personalizzabile, così da poter venire incontro a tutte le svariate esigenze
dei suoi utenti.
I requisiti di sistema richiesti da IFCS Ottica sono: Un personal computer
con sistema operativo Windows XP o superiore, consigliati 50MB di
spazio disponibile su disco fisso, un lettore laser (non obbligatorio ma
vivamente raccomandato) ed una stampante installata, sia anche virtuale
(la mancata installazione di una stampante impedirà anche la
visualizzazione delle anteprime di stampa ma non pregiudicherà in alcun
modo le funzionalità).
Il Software è dotato di un sistema di controllo continuo sull’orologio del
PC in uso al fine di prevenire salvataggi indesiderati che possano falzare la
consequenzialità delle operazioni. Inoltre è sempre possibile da parte
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IFCS
dell’utente “Amministratore” controllare gli archivi di tutte le operazioni
in ogni momento lo si desidera.
Iniziare ad usare IFCS Ottica è estremamente semplice. Per prima cosa
bisogna installarle la DEMO del software nel pc su cui si intende lavorare.
La DEMO della versione 1.0.0 è attualemnte disponibile all’indirizzo
internet www.ifcs.it , oppure sarà possibile richiederla via e-mail
all’indirizzo di posta elettronica [email protected] . I dettagli sulla procedura di
installazione saranno forniti in seguito sempre in questo manuale.
Una volta installato il gestionale, al primo avvio, saranno richiesti i dati
dell’utente amministratore (Si raccomanda di ricordare BENE user e
password che si deciderà di inserire). A questo punto si consiglia di
inserire i propri Dati Societari, fatto ciò, il software in versione DEMO è
pronto per essere utilizzato in modalità completa senza alcuna limitazione
funzionale, come sarà meglio descritto nel seguito di questo manuale
d’uso. La DEMO ha una validità di 60 giorni dall’installazione dopo dei
quali per continuare ad utilizzare IFCS Ottica sarà necessario acquistare la
licenza d’uso presso il fornitore. Tale licenza d’uso è vitalizia. Il software
avviserà l’utente alcuni giorni prima che la DEMO spiri, anche una volta
che la DEMO si sia bloccata, sarà comunque possibile sbloccarla
acquistandone la licenza.
Il fornitore di IFCS Ottica offre anche un servizio di assistenza sia
telefonica che da PC remoto. Tale servizio può essere acquistato
annualmente ed da anche diritto agli aggiornamenti nella versione
attualmente in uso in quel periodo.
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IFCS
Installazione
Per installare il software
IFCS
Ottica
basta
eseguire con un doppio
click
il
file
“IFCSOSetup.exe”.
Si
presenteranno quindi le
schermate d’installazione
tra cui quella relativa ai
termini della licenza
d’uso del programma
dove bisogna selezionare
“Accetto i termini di
licenza”
per
poter
proseguire.
Una volta completata l’installazione si potrà lanciare il programma
cliccando sul file “IFCSOttica.exe”. Al primo avvio del software si
dovranno immettere i dati dell’utente amministratore.
Il
software
appena
installato risulterà in
versione DEMO e sarà
necessario inserire il
codice di sblocco per
rendere la licenza del
prodotto
effettiva.
Tuttavia la versione demo
è
funzionalmente
completa e comporta solo
un blocco dopo 60 giorni
dall’installazione.
Il
programma può essere
sbloccato, sia entro i 60 giorni che successivamente, comunicando al
fornitore il numero identificativo del prodotto.
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IFCS
Menu Principale
Il Menu Principale di IFCS Ottica da accesso a tutte le funzioni del
software in modo semplice ed intuitivo, grazie alla classificazione delle
categorie dei sotto menu.
Le categorie presenti sono :
 Gestione : Da questo menu si ha accesso alle funzioni principali di
gestione del lavoro quali le schede anagrafiche, la rubrica telefonica e lo
scadenzario, quest’ultimo fondamentale per l’organizzazione e la
pianificazione del lavoro.
 Merce : Da questo menu si ha accesso alle funzioni riguardanti gli
articoli trattati ed i listini. Grazie a queste funzioni si riesce a
semplificare e velocizzare le operazioni di carico e scarico merce, e di
consultazione dei listini.
 Magazzino : Da questo menu si ha accesso alle funzioni di gestione del
o dei magazzini a disposizione. E’ possibile creare infinite locazioni a
cui associare la giacenza della merce, inoltre è possibile gestire
l’inventario istantaneo, di un singolo magazzino o di tutto l’insieme, in
qualunque momento.
 Ordinazioni : Da questo menu si possono gestire i moduli per le
ordinazioni ai fornitori. Questi moduli hanno come unico scopo quello
di avere una funzionalità di promemoria e quindi, per loro costituzione,
non hanno validità fiscale.
 Preventivi : Da questo menu si possono gestire i moduli per i preventivi
ai clienti. Questi moduli, come i precedenti, hanno come unico scopo
quello di avere una funzionalità di promemoria e quindi, per loro
costituzione, non hanno validità fiscale.
 Fatturazione : Da questo menu si possono gestire i moduli per la
fatturazione ai clienti. E’ di particolare importanza sottolineare che
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IFCS
questi moduli hanno come unico scopo quello di avere una funzionalità
di promemoria e quindi, per loro costituzione modificabile, non hanno
assolutamente nessuna validità fiscale, ma servono esclusivamente ad
aiutare la gestione delle fatture emesse.
 Utente : Da questo menu si ha accesso alle funzioni riguardanti gli
utenti che utilizzano il software, dalla creazione di un account alla
visualizzazione delle operazioni effettuate. Molte di queste funzioni
sono riservate agli utenti con privilegi di “Amministratore”.
 Opzioni : Da questo menu si ha accesso ad alcune funzioni di supporto
atte all’inserimento di dati indispensabili per il corretto funzionamento
delle altre funzioni, quali l’invio di e-mail o la selezione delle modalità
di pagamento nella fatturazione.
 Info : Da questo menu è possibile accedere sia a questo manuale che
alle informazioni relative al software in uso. Sempre da questo menu è
possibile inserire il codice di sblocco ottenibile assieme alla licenza dal
fornitore, per sbloccare la DEMO.
Tutte queste categorie e le loro singole voci di menu saranno ampliamente
trattate nel seguito di questo manuale.
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IFCS
Gestione
Dal menu di “Gestione” si accede a varie
funzionalità raggruppate in quattro blocchi.
Il primo blocco è costituito unicamente dalla
voce di menu “Dati Societari” che da accesso
alla funzione di inserimento e modifica dei
dati della propria attività.
Il secondo blocco è costituito dalle voci di
menu che danno accesso alle schede
anagrafiche di clienti, fornitori, dipendenti e
rappresentanti.
Il terzo blocco racchiude le funzioni di
pianificazione e gestione del lavoro quali la
“Rubrica Telefonica” o lo “Scadenzario”.
Il quarto ed ultimo blocco contiene la funzione di “Exit” che permette di
uscire dal software e periodicamente genera automaticamente una copia
dei dati presenti nel database in uso.
Tramite queste voci di menu appena descritte si ha accesso ad altre
funzionalità ad esse legate quali la “Scheda Cliente” o la “Situazione
Pagamenti”. Al fine di fornire una visione più completa possibile, tutte le
voci precedentemente elencate, saranno trattate di seguito in maniera
estremamente dettagliata.
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IFCS
Dati Societari
La schermata dei “Dati
Societari” permette di
inserire e modificare i dati
della propria attività che
compariranno nelle varie
stampe effettuabili dal
software.
I dati da inserire sono : la
ragione sociale, la via, il
numero civico, il C.A.P., la
città con annessa provincia
tra parentesi tonde e lo
stato, della sede legale
della società. Inoltre si
devono inserire la partita
iva, il codice fiscale ed (opzionale) il numero del registro del Ministero
della sanità.
Oltre a questi dati è possibile inserire un logo della propria attività. Questo
logo dovrà essere in formato
digitale .bmp, possibilmente
in dimensioni 200x100 pixel.
Per selezionare il file del logo
si deve utilizzare il tasto
“Sfoglia…”.
Una
volta
salvato il logo, si creerà
automaticamente una cartella
nella directory del software
contenente il file selezionato
e anche quelli che si
selezioneranno in avvenire.
Per cancellare tutti i campi dei dati bsterà premere il tasto “Cancella”,
tuttavia non sarà possibile salvare i dati in bianco.
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IFCS
Anagrafica Clienti
La schermata “Anagrafica
Clienti”
permette
di
visualizzare l’elenco dei
clienti secondo diversi
criteri di ricerca, quali la
ragione
sociale,
il
cognome, il nome ed il
codice fiscale. Basterà
inserire la porzione di testo
da ricercare e poi premere
il tasto “Cerca” per
visualizzare l’elenco desiderato. L’utente “Amministratore” potrà anche
usare i criteri di ricerca inerenti alla “Situazione Pagamenti” quali acconti,
rate attive, rate scadute, ordinazioni e lavorazioni.
Sempre
da
questa
schermata si possono
utilizzare le funzioni
per
inserire
nuovi
clienti, modificare ed
eliminare i dati dei
clienti precedentemente
inseriti. Per utilizzare le
suddette funzioni è
sufficiente usare gli
omonimi tasti.
La schermata di inserimento nuovo cliente permette di inserire molteplici
dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un
tasto “C” per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per
trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi
coincidano. In fine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei
dati e quello per salvare i dati inseriti.
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IFCS
Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del cliente che
si riferirà al cliente selezionato al momento del richiamo della funzione.
Per eliminare un cliente
sarà
sufficiente
selezionarlo e poi una
volta richiamata la
funzione
per
l’eliminazione,
confermare
l’operazione.
Per il calcolo del codice
fiscale
si
accede
all’apposita schermata dove si dovranno inserire i dati necessari quali
cognome, nome, data di nascita, sesso e comune di nascita. Per agevolare
la ricerca del comune di nascita vi è l’apposito modulo “Cerca Comune”
dove si devono digitare le lettere iniziali del comune che poi andrà
selezionato nel campo
“Comune”.
A questo punto basterà
premere sul tasto
“Calcola
Codice
Fiscale”
per
visualizzare il codice.
Chiudendo
questa
schermata il codice
sarà automaticamente
trasferito nell’apposito campo dei dati cliente, per rendere il dato
permanente bisogna comunque salvare.
Una volta visualizzata la lista dei clienti, sarà anche possibile visualizzare
la “Scheda Cliente” sia selezionando la riga del cliente desiderato con il
tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l’apposito tasto “Visualizza la
Scheda del Cliente Selezionato” o, più semplicemente, facendo doppio
click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del cliente desiderato.
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IFCS
Scheda Cliente
La “Scheda Cliente” è
sicuramente una delle
schermate più utili,
specifiche e complesse
di questo software, che
ci consente di avere un
quadro completo ed
esaustivo del cliente in
un'unica chiara facciata.
Analizziamo ora nel
dettaglio le parti di cui
questa schermata si
compone ed il loro
utilizzo.
Nella parte superiore della schermata troviamo i principali dati anagrafici
del cliente. Da qui è possibile apportare modifiche ai dati e salvare le
stesse, inoltre troviamo il tasto per l’invio di e-mail e quello per la stampa
della scheda del cliente. Sopra la zona anagrafica vi è l’indicatore di
“Privacy” ed
il
tasto
relativo per
la
stampa
del consenso. Questo indicatore ci permette di sapere se il cliente ha
firmato o meno il consenso per la privacy.
La seconda parte riguarda le visite optometriche del cliente. Da qui si può
selezionare la data di una visita precedentemente effettuata dal cliente,
richiamandone tutte le informazioni, che possono essere modificate e poi
salvate nuovamente con il tasto “Salva Modifiche”. Per inserire una nuova
visita dovremo innanzitutto premere il pulsante “Nuova”, a questo punto
spunteremo o meno l’indicatore di visita esterna che ci indica se la visita è
stata effettuata da noi ed in caso contrario indicheremo chi l’ha effettuata.
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IFCS
Fatto questo si procede a riempire i capi con le informazioni rilevate e se
necessario si dispone anche di una nota generica, di massimo 1000
caratteri. Vi è
una funzione
sul tasto “>”
che permette
di copiare i
dati dell’O.D.
nei campi corrispondenti dell’O.S., per velocizzare l’operazione, qualora
sia opportuno. L’Asse può essere inserito sia digitando il valore numerico
nell’apposito riquadro, che cliccando con il tasto sinistro del mouse sulla
figura desiderata. Per eliminare una visita basterà selezionarla e poi
confermare l’operazione.
Questa parte è dotata di una funzione di
stampa che ci consentirà di scegliere se
stampare la visita selezionata per uso patente
o meno, e se stampare il modello compilato o
in bianco.
Tutte le volte che si inserirà un a nuova visita
effettuata internamente, automaticamente sarà inserita nello “Scadenzario”
la visita di controllo allo scadere dei sei mesi successivi.
A seguire troviamo la parte relativa agli occhiali del cliente. Questa parte
ci permette di prendere visione delle montature di cui il cliente è in
possesso, siano esse state acquistate nella nostra attività o altrove, e della
storia delle lenti su di esse montate. Per selezionare una montatura basterà
selezionarla nell’apposito menu a tendina, mentre per inserire una nuova
montatura useremo il tasto “Nuovo Modello”. Al fine di indicare se
l’acquisto
è
avvenuto
nella
nostra
attività,
spunteremo
o
meno l’indicatore
“Acquistato qui”.
Se inseriamo nell’apposito riquadro il codice a barre della nostra
montatura, precedentemente caricata, i dati compariranno automaticamente
negli appositi spazi e sarà anche possibile modificarli ed aggiungere una
nota. Una volta salvata la montatura sarà possibile assegnare le lenti DX e
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IFCS
SX di cui si terrà memoria della data di montaggio e quella di smontaggio,
oltre ad una nota. I dati delle lenti
saranno salvati utilizzando il tasto
“S”. Sia le montature che le lenti
dispongono
di
una
funzione
“Dettagli” che ci permette di inserire, in una apposita schermata, tutti i dati
necessari per la stampa della conformità 93/42 CEE, anche questa stampa
sarà ottenibile compilata o bianca. In questa stampa le caratteristiche
comuni delle
lenti saranno
riportate dai
dettagli salvati
per la lente
DX.
Sarà sempre
possibile selezionare una montatura o le
sue lenti ed applicare delle modifiche ai
dati inseriti, per rendere permanenti le
modifiche si dovrà successivamente usare
il tasto “Salva Modifiche” per le montature
ed “M” per le lenti.
NB: Le funzioni salva e modifica delle lenti si applicano dallo stesso tasto
che a seconda dell’utilizzo muta in “S” o “M”.
Altra componente di questa schermata è la parte dedicata alle lenti a
contatto.
In
questo riquadro
non
si
tiene
memoria storica
delle lentine precedentemente usate dal cliente ma solamente i dati attuali
e l’ultima data d’acquisto. Inoltre è possibile indicare la data in cui il
cliente avrà bisogno di un nuovo acquisto che verrà automaticamente
passata allo “Scadenzario”. I dati inseriti saranno permanenti utilizzando il
tasto “Salva Modifiche”.
L’ultima parte di questa schermata è dedicata alla situazione del cliente per
quanto concerne i
pagamenti,
le
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IFCS
ordinazioni e le lavorazioni. Dagli indicatori nella zona sinistra si potrà
subito sapere se il cliente ha lasciato un acconto, se ha rate da pagare,
scadute o meno. Nella zona destra si
trovano. Invece, gli indicatori che
segnalano se il cliente ha
ordinazioni o lavorazioni in atto.
Dal tasto “Visualizza Dettaglio
Generale” si accese ad una
schermata dettagliata sulla storia del
cliente,
sempre
relativa
ai
pagamenti.
Dal tasto “Gestione Ordini e
Lavorazioni” Si accede alla
schermata per gestire questo tipo di
scadenze legate al cliente. Da qui è
possibile inserire, modificare e
cancellare questa tipologia di dati. I
dati salvati aggiorneranno in
automatico lo “Scadenzario”.
Le “Condizioni di Vendita” sulle montature si potranno inserire solo dopo
aver assegnato al cliente gli occhiali
in questione. Nella schermata
riguardante gli occhiali apparirà
l’apposito tasto che darà accesso
alla finestra dedicata. La schermata
“Condizioni di Vendita” permette di
inserire nuove condizioni quali
acconti o rate, con le relative
scadenze. Inoltre sarà possibile
modificare i dati precedentemente
inseriti. Il salvataggio di questo tipo
di dati andrà automaticamente ad
inserirsi nello “Scadenzario”.
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IFCS
Anagrafica Fornitore
La schermata “Anagrafica
Fornitori” permette di
visualizzare l’elenco dei
fornitori secondo diversi
criteri di ricerca, quali la
ragione sociale, il codice
cliente, il numero verde
ed il codice fiscale.
Basterà
inserire
la
porzione di testo da
ricercare e poi premere il
tasto “Cerca” per visualizzare l’elenco desiderato.
Sempre
da
questa
schermata si possono
utilizzare le funzioni
per
inserire
nuovi
clienti, modificare ed
eliminare i dati dei
clienti precedentemente
inseriti. Per utilizzare le
suddette funzioni è
sufficiente usare gli
omonimi tasti.
La schermata di inserimento nuovo cliente permette di inserire molteplici
dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un
tasto “C” per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per
trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi
coincidano. In fine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei
dati e quello per salvare i dati inseriti.
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IFCS
Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del fornitore
che si riferirà al fornitore selezionato al momento del richiamo della
funzione.
Per eliminare un fornitore sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta
richiamata la funzione per
l’eliminazione,
confermare
l’operazione.
Per il calcolo del codice fiscale
si accede all’apposita schermata
dove si dovranno inserire i dati
come
precedentemente
descritto in questo manuale.
Una volta visualizzata la lista dei fornitori, sarà anche possibile
visualizzare la “Scheda Fornitore” sia selezionando la riga del fornitore
desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l’apposito tasto
“Visualizza la Scheda del Fornitore Selezionato” o, più semplicemente,
facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del fornitore
desiderato.
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IFCS
Scheda Fornitore
La “Scheda Fornitore”
permette di avere una
visione d’insieme sui
rapporti
con
il
fornitore,
sia
visualizzando tutti i
dati e recapiti utili, che
permettendo di inviare
e-mail o visitare il sito
Web con un semplice
click sui tasti “Scrivi
e-mail” e “Internet”.
Inoltre si avrà la
visuale sulla lista dei
rappresentanti, da voi
inseriti, associati al fornitore con relativi contatti. Qui sarà anche possibile
inserire appunti riguardanti i contatti avuti con il fornitore, quali telefonate
o visite. Questi dati saranno consultabili, modificabili ed eliminabili in
qualsiasi momento, e permetteranno all’utente di ricordare con facilità le
date ed i contenuti delle precedenti relazioni intrattenute con quel
fornitore.
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IFCS
Anagrafica Dipendenti
La schermata “Anagrafica
Dipendenti” permette di
visualizzare l’elenco dei
propri dipendenti secondo
diversi criteri di ricerca,
quali il cognome, il nome
ed il codice fiscale.
Basterà
inserire
la
porzione di testo da
ricercare e poi premere il
tasto
“Cerca”
per
visualizzare
l’elenco
desiderato.
Sempre
da
questa
schermata si possono
utilizzare le funzioni per
inserire nuovi dipendenti,
modificare ed eliminare i
dati
dei
dipendenti
precedentemente inseriti.
Per utilizzare le suddette
funzioni è sufficiente
usare gli omonimi tasti.
La
schermata
di
inserimento nuovo dipendente permette di inserire molteplici dati più una
nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un tasto “C”
per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i
dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. In
fine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello
per salvare i dati inseriti.
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IFCS
Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del dipendente
che si riferirà al dipendente selezionato al momento del richiamo della
funzione.
Per eliminare un dipendente sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta
richiamata la funzione per
l’eliminazione,
confermare
l’operazione.
Per il calcolo del codice fiscale
si accede all’apposita schermata
dove si dovranno inserire i dati
come precedentemente descritto
in questo manuale.
Una volta visualizzata la lista dei dipendenti, sarà anche possibile
visualizzare la “Scheda Dipendente” sia selezionando la riga del
dipendente desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando
l’apposito tasto “Visualizza la Scheda del Dipendente Selezionato” o, più
semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla
riga del dipendente desiderato.
La “Scheda Dipendente” non ha
funzioni di alcun tipo ma permette
di visualizzare la totalità dei dati
del dipendente, precedentemente
inseriti.
NB.: Si tenga ben presente che IFCS Ottica fa una netta distinzione tra la
figura dell’utente e quella del dipendente. Qualora un si voglia inserire un
dipendente e renderlo abilitato ad utilizzare il software, si dovrà inserirlo
sia come utente che come dipendente. Il gestionale vedrà questo soggetto
some due elementi distinti.
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IFCS
Anagrafica Rappresentanti
La schermata “Anagrafica
Rappresentanti” permette di
visualizzare l’elenco dei
rappresentanti
secondo
diversi criteri di ricerca, quali
la
ragione
sociale,
il
cognome, il nome ed il
fornitore. Basterà inserire la
porzione di testo da ricercare
e poi premere il tasto
“Cerca” per visualizzare
l’elenco desiderato.
Sempre
da
questa
schermata si possono
utilizzare le funzioni per
inserire
nuovi
rappresentanti, modificare
ed eliminare i dati dei
rappresentanti
precedentemente inseriti.
Per utilizzare le suddette
funzioni è sufficiente
usare gli omonimi tasti.
La schermata di inserimento nuovo rappresentanti permette di inserire
molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Si invita a prestare
molta attenzione nel selezionare il fornitore che si associa al
rappresentante. Questa maschera ha inoltre un tasto “C” per il calcolo del
codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della
residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. In fine sono
presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i
dati inseriti.
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IFCS
Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del
rappresentante che si riferirà al rappresentante selezionato al momento del
richiamo della funzione.
Per eliminare un rappresentante sarà sufficiente selezionarlo e poi una
volta richiamata la funzione per
l’eliminazione,
confermare
l’operazione.
Per il calcolo del codice fiscale
si accede all’apposita schermata
dove si dovranno inserire i dati
come precedentemente descritto
in questo manuale.
Una volta visualizzata la lista dei rappresentanti, sarà anche possibile
visualizzare la “Scheda Rappresentante” sia selezionando la riga del
rappresentante desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando
l’apposito tasto “Visualizza la Scheda del Rappresentante Selezionato” o,
più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse
sulla riga del rappresentante desiderato.
La “Scheda Rappresentante” ha
solamente la funzione “Scrivi email” che consente di scrivere ed
inviare
comunicazioni
al
dipendente
sulla
sua
posta
elettronica inserita nei dati. Inoltre,
questa schermata, permette di
visualizzare la totalità dei dati del
rappresentante,
precedentemente
inseriti.
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IFCS
Rubrica Telefonica
La schermata della “Rubrica Telefonica” risulta di grande utilità per
l’utente nella fase di rintracciamento di clienti, dipendenti, fornitori e
rappresentanti.
Questa schermata
ha
degli
indicatori che ci
consentono
di
selezionare
le
categorie
nelle
quali va effettuata
la
ricerca.
Impostati questi
indicatori basta
selezionare
il
criterio di ricerca ed inserire nell’apposito spazio la “parola chiave” da
ricercare. Mentre digitiamo la parola chiave la lista si aggiornerà in
automatico e ci mostrerà tutti gli elementi frutto della nostra ricerca.
Cliccando con il tasto sinistro del mouse sulla riga dell’elemento
selezionato, i suoi dati di residenza e domicilio compariranno nella parte
alta della scheda, a completezza dell’informazione.
La lista degli elementi presenta tutti i recapiti telefonici fissi, mobili e di
posta elettronica che sono stati immessi al momento dell’inserimento
dell’elemento.
NB: Nella lista le colonne Cognome e Nome si riferiscono ai clienti,
dipendenti e rappresentanti, mentre nel caso dei fornitori sono da intendere
rispettivamente come Numero Verde e Codice Cliente.
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IFCS
Scadenzario
Questa schermata è il fulcro dello svolgimento della pianificazione
dell’attività lavorativa. Da qui è possibile avere sotto controllo tutte le
scadenze e gli impegni
da svolgere, sia relativi
alla giornata odierna
che
alle
giornate
passate ed avvenire.
Analizziamo ora la
struttura di questa
schermata e tutte le
funzioni di cui essa è
composta.
In alto a sinistra troviamo la selezione della data. Selezionando una data si
riporterà nella griglia tutta la settimana in cui si trova il giorno
corrispondente alla data selezionata.
Subito a destra della data troviamo le opzioni di visualizzazione della
griglia, che ci permettono di ottenere una griglia da 24h o da 12h, e nel
secondo caso è possiamo stabilire l’ora d’inizio della griglia. Questa
opzione permette ai differenti utenti di focalizzare gli orari preferiti in base
alla loro personale organizzazione.
Più a destra troviamo il segnalatore di scadenze saltate. Che ci avvisa se e
quante scadenze precedenti alla giornata odierna sono state tralasciate,
inoltre ci permette una selezione tra le date degli appuntamenti saltati, così
da facilitarne lo smaltimento.
Nella parte destra della schermata troviamo il filtro. Questo strumento si
attiva e si disattiva premendo sull’apposito tasto “Attiva”/”Disattiva”, un
indicatore “Filtro” ci segnala se il filtro è o meno attivo in tempo reale.
Possiamo scegliere tra vari criteri di filtraggio a cui andremo ad associare
una parola chiave, in questo modo potremo visualizzare nella griglia
solamente le scadenze desiderate.
- 25 -
©
IFCS
Nella griglia, le scadenze appariranno nella colonna del giorno e nella riga
dell’orario stabiliti.
Le righe risultano suddivise in tre zone: la prima
zona indica il totale delle scadenze associate a
quell’orario in quella data, la seconda indica
quante scadenze sono state già soddisfatte mentre la terza indica quante
scadenze rimangono da soddisfare.
Selezionando un riquadro della griglia, contenente delle scadenze,
compariranno, nella lista in basso a sinistra, alcuni dettagli delle scadenze,
associate alla nostra selezione, che ci permetteranno di individuare
l’argomento della scadenza.
Selezionando la riga della lista corrispondente ad una determinata
scadenza, tutti i campi alla destra della lista si riempiranno con le
informazioni dettagliate della scadenza.
Analizziamo ora nel dettaglio i tasti funzionali presenti nella schermata.
Il tasto “Cancella Tutto”
serve per svuotare tutti i
campi dei dati della
scadenza ma non ha
alcun effetto permanente
se non viene seguito da
un salvataggio.
Il tasto “ Nuovo
Appuntamento”
ci
consente di immettere i
dati negli appositi spazi, oltre a selezionare data di immissione e data ed
ora di scadenza. Una volta immessi i dati sarà possibile usare il tasto
“Salva Appuntamento” per memorizzare la scadenza.
Per modificare, duplicare o eliminare una scadenza è necessario
selezionarla dalla lista sulla sinistra, a questo punto possiamo:
o Modificare i dati e poi usate il tasto “Modifica Appuntamento”, che
ci consente anche di spostare data er ora di scadenza.
o Duplicar l’appuntamento usando il tasto “Duplica Appuntamento”,
cioè lasciare inalterato il vecchio appuntamento ed aggiungerne un
altro nuovo.
o Eliminare l’appuntamento con il tasto “Elimina Appuntamento”,
questa operazione richiede conferma per essere eseguita.
o Con il tasto “Fatto” si segna un appuntamento come soddisfatto.
- 26 -
©
IFCS
Invia E-Mail
Questa schermata “Invia
E-Mail” permette di
inviare
comunicazioni
sulla posta elettronica di
un gran numero di
destinatari, tra cui clienti,
fornitori, dipendenti e
rappresentanti.
Tramite gli indicatori in
basso a sinistra sarà
possibile selezionare le
categorie
destinatarie
della e-mail.
Nella parte superiore
della schermata sono
indicati il mittente ed il
destinatario con i loro rispettivi indirizzi e-mail. I dati e-mail del mittente
sono modificabili usando il tasto “Modifica” che ci darà accesso ad una
apposita schermata nella
quale
sarà
possibile
indicare il proprio indirizzo
e-mail, il nome come
mittente ed il parametro
SMTP
necessario
per
inoltrare le mail. Quest’ultimo parametro dipende dal proprio gestore di
linea.
La Posta che andremo a spedire è composta da un oggetto, un grado di
priorità, il corpo della e-mail che potrà essere di massimo 3000 caratteri ed
eventualmente un file allegato.
Per selezionare l’allegato usare il tasto”Allega…”, mentre per rimuovere
un file come allegato usare il tasto “Rimuovi allegato”.
- 27 -
©
IFCS
Calendario
Questa
schermata non
ha funzionalità
attive ma serve
esclusivament
e per avere una
visione
completa del
calendario in
un lasso di
tempo
di
dodici mesi.
E’ possibile scorrere il calendario in qualunque periodo temporale si
voglia.
Questa semplice schermata può rivelarsi di grande comodità ed utilità nel
pianificare gli appuntamenti futuri.
NB: Questa schermata non influenza in alcun modo gli appuntamenti dello
“Scadenzario”.
Exit
Questa funzione non apre nessuna schermata ma serve per chiudere il
software. Alla chiusura, se non è già presente, IFCS Ottica crea un
database di backup al mese. I file creati saranno eliminati dopo due anni
dalla creazione per evitare eccessivi accumuli di spazio nel disco fisso.
Sarà comunque possibile archiviare quante copie del database si desidera
in ogni momento con l’apposita funzione che illustreremo più avanti in
questo manuale.
- 28 -
©
IFCS
Merce
Dal menu “Merce” si accede a varie funzionalità
raggruppate in due blocchi.
Il primo blocco è costituito dalle voci di menu
relative alla propria merce quali carico,
modifica, scarico, spostamento e ricerca.
Il secondo blocco è, invece, costituito dalle voci
di menu riguardanti i listini, da qui è possibile
aggiornare i listini da internet e poi consultarli.
Al fine di fornire una visione più completa possibile, tutte le voci
precedentemente elencate e le loro corrispondenti schermate, saranno
trattate di seguito in maniera estremamente dettagliata.
- 29 -
©
IFCS
Carico Merce
Da questa schermata si
carica la merce in
magazzino. Per risalire ai
dettagli della merce si
può inserire il codice a
barre, oppure il codice
interno, rispettivamente
negli appositi spazi. Se la
merce è presente nel
listini
scaricato,
inserendo il codice a
barre avremo tutto il
dettaglio anche al primo
carico. Se la merce è già
stata caricata altre volte
potremo avvalerci, oltre
che del codice a barre,
anche di un codice
interno che assegneremo noi o sarà assegnato in automatico dal sistema al
momento del primo carico. Qualora la merce non sia presente né nei listini
né nel nostro inventario sarà possibile procedere all’immissione manuale
di tutti i dati. E’ Importante indicare il
fornitore della merce, la quantità da
caricare e la data del carico. La data
risulterà fondamentale per ottenere una
corretta visione temporale dell’inventario.
Per rendere effettiva l’operazione usare il
tasto “Carica Merce”.
Tramite il tasto “Stampa EAN-13” o
“Stampa UPC” si accede alla schermata
per stampare i talloncini adesivi della
merce. In questa finestra si dovranno
selezionare le posizioni del foglio che si
- 30 -
©
IFCS
intendono stampare.
Modifica Merce
La schermata “Modifica
Merce” ci permette di
individuare la merce, da
noi caricata, tramite
l’immissione del codice a
barre o del codice
interno.
Una
volta
selezionata la merce
desiderata sarà possibile
modificarne sia i dati che
le
note
nonché
il
fornitore. Per rendere
effettive le modifiche
bisognerà utilizzare il
tasto “Modifica Merce”.
Anche da questa finestra
è possibile utilizzare la
funzione “Stampa EAN-13” o “Stampa UPC” per la stampa dei codici a
barre della merce, sugli appositi talloncini adesivi, come precedentemente
descritto in questo manuale.
NB: Le modifiche apportate avranno effetto solo sulla merce caricata nella
propria attività e non sui dati riportati dai listini.
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©
IFCS
Scarica Merce
La schermata “Scarica
Merce” ci permette di
scaricare
la
merce
precedentemente caricata
nel nostro magazzino. Per
selezionare la merce
desiderata
potremo
inserire il codice a barre o
il codice interno nei
rispettivi spazi. Potremo a
questo punto decidere
quanta merce scaricare
(non più di quella in
giacenza) e selezionare la
data dell’operazione. La
data
risulterà
fondamentale per ottenere
una
corretta
visione
temporale dell’inventario. Per rendere effettiva l’operazione usare il tasto
“Scarico Merce”.
Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione “Stampa EAN13” o “Stampa UPC” per la stampa dei codici a barre della merce, sugli
appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo
manuale.
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©
IFCS
Spostamento Merce
In questa schermata è
possibile spostare la
merce caricata da un
magazzino all’altro. La
finestra ha, in alto a
sinistra, le impostazioni
per il criterio di ricerca
della merce, affianco vi è
la
selezione
del
magazzino di partenza ed
il tasto “Mostra Merce” che avvia la ricerca. Il risultato della nostra ricerca
sarà visualizzato nella lista sottostante, dove figureranno quantità e
descrizione della merce. Per effettuare uno spostamento, della quantità
totale o parziale della merce, bisogna selezionare nella lista la merce e poi
indicarne il magazzino di destinazione oltre che la quantità da spostare.
Ultimo dato da controllare è la data che viene associata all’operazione,
automaticamente fissata sulla data odierna. La data risulterà fondamentale
per ottenere una corretta visione temporale dell’inventario. Per rendere
effettivo lo spostamento usare il tasto “Sposta Merce”.
- 33 -
©
IFCS
Ricerca Merce
La schermata “Ricerca
Merce” ci permette sia di
visualizzare i dati della
merce desiderata che di
controllarne le giacenze
nei nostri magazzini.
Per selezionare la merce
si può inserire il codice a
barre oppure il codice
interno del prodotto. La
lista
codici
filtrata
racchiude i codici interni
filtrati in base al testo che
immettiamo nello spazio
del codice interno. Una
volta
selezionata
la
merce, potremo visionare
la lista dei magazzini,
ognuno dei quali avrà
indicata la quantità in
giacenza della merce selezionata.
Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione “Stampa EAN13” o “Stampa UPC” per la stampa dei codici a barre della merce, sugli
appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo
manuale.
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©
IFCS
Aggiornamento Listini
Dalla voce di menu
“Aggiornamento Listini”
si
accede
ad
una
schermata da cui, usando
il tasto “Aggiorna”, è
possibile aggiornare i
listini via internet. Questa
operazione richiede un
tempo che dipende dalla propria connessione internet e dalla velocità del
proprio PC.
Ovviamente questa operazione non sarà possibile se non si dispone di un
accesso ad Internet.
Una volta avviata l’operazione si deve attendere la sua conclusione,
avvenuta la quale il software ne comunicherà il suo buon esito e la sua
durata. Mediamente IFCS Ottica, su un normale PC, impiega da 20s a 40s
per completare l’aggiornamento di circa 100.000 di articoli.
NB: Questo servizio è legato nel tempo alla disponibilità dei
Produttori/Fornitori della merce ed al supporto tecnico del Fornitore del
software.
- 35 -
©
IFCS
Sfoglia Listini
La schermata “Sfoglia
Listini”
ci
dà
la
possibilità di visionare i
dettagli della merce,
anche se non è mai stata
caricata
nel
nostro
inventario.
La ricerca è dotata di due
criteri
di
filtraggio
cumulabili. Ogni filtro ha
dodici criteri selezionabili
quali: codice a barre,
linea, modello, calibro,
ponte,
asta,
colore,
tipologia, codice, prezzo d’acquisto, prezzo al pubblico e fornitore.
Possiamo decidere di attivare entrambi i filtri o di disattivarli, tramite gli
indicatori di primo e secondo criterio di ricerca.
Una volta immessa la parola chiave del criterio desiderato, basterà premere
il tasto “Ricerca” per ottenere la lista degli articoli desiderati.
La ricerca indicherà quante voci sono state trovate sul numero totale della
merce a disposizione nei listini. Se il numero totale dovesse essere 0, allora
è necessario aggiornare i listini come precedentemente mostrato in questo
manuale.
NB: Questa operazione potrebbe richiedere molto tempo a seconda dei
criteri di ricerca selezionati.
- 36 -
©
IFCS
Magazzino
Dal menu “Magazzino” si accede a varie
funzionalità raggruppate in un unico semplice
blocco, di facile intuizione.
Queste voci di menu permettono la gestione del o
dei magazzini dell’attività. E’ possibile creare e
gestire un numero infinito di magazzini.
Qualora si utilizzi un solo magazzino fisico, sarà
comunque possibile associare al concetto di
magazzino una posizione fisica, così da poter meglio organizzare le
gestione della merce.
IFCS Ottica presenta di base un magazzino denominato “Principale”,
questo magazzino potrà essere, se necessario, modificato o eliminato
dall’utente.
Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel
dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
- 37 -
©
IFCS
Inserisci Magazzino
Dalla voce di menu
“Inserisci Magazzino” si
accede ad una schermata
da cui è possibile inserire
un nuovo magazzino. Il
magazzino è da intendersi
come locazione fisica
dove verrà riposta la
merce, quindi sia il
deposito
che
l’esposizione
saranno
riferiti
a
locazioni
chiamate magazzini.
Nell’inserimento di un
magazzino si possono
fornire molti dettagli, tra
cui recapiti ed ubicazioni, oltre che una nota aggiuntiva. L’unico dato
obbligatorio, contrassegnato con un “*”, è il nome che andremo a dare al
magazzino.
Una volta inseriti i dati voluti basterà usare il tasto “Salva Magazzino” per
renderne effettivo l’inserimento.
- 38 -
©
IFCS
Modifica Magazzino
La schermata “Modifica
Magazzino” Consente di
selezionare un magazzino
precedentemente creato e
di modificarne tutti i dati.
Anche il nome del
magazzino potrà essere
modificato ma non potrà
essere lasciato vuoto.
Anche cambiando tutte le
informazioni relative ad
un magazzino, la merce
caricata
in
questa
locazione continuerà ad
essere
associata
al
magazzino selezionato.
Le modifiche effettuate sia sui dati che sui recapiti e sulla nota, saranno
rese effettive solo dopo aver usato il tasto “Salva Modifiche”.
- 39 -
©
IFCS
Cancella Magazzino
La schermata “Cancella
Magazzino” ci permette
di
selezionare
un
magazzino,
precedentemente inserito,
e di eliminarlo, solamente
se questa locazione risulti
vuota,
cioè
nessuna
merce deve risultare
posizionata
nel
magazzino selezionato.
Quando il magazzino
viene selezionato saranno
visualizzati tutti i suoi
dati.
Per rendere definitiva
l’eliminazione
del
magazzino selezionato si
deve usare il tasto “Elimina Magazzino”. Una volta eliminata la locazione
non sarà possibile recuperarla ma sarà possibile inserirne una nuova
identica a quella eliminata.
- 40 -
©
IFCS
Inventario
La funzione “Inventario”
permette di ottenere
l’inventario dei singoli
magazzini o di tutto il
totale della merce per la
data desiderata.
In questa schermata,
inizialmente, si deve
selezionare il magazzino
di
cui
si
vuole
l’inventario, oppure si
può selezionare la dicitura “tutti”, che darà l’inventario complessivo di
tutti i magazzini.
Una volta selezionato un magazzino, i suoi dati appariranno negli appositi
riquadri, al fine di individuarlo in maniera più precisa.
Selezionato il magazzino si dovrà selezionare la data dell’inventario che si
desidera visualizzare.
Nel riquadro di destra sono presenti gli indicatori delle voci che
compariranno nella lista merce e nella stampa dell’inventario. Si potrà
settare questi indicatori a seconda dell’esigenza.
In fine, premendo il tasto “Visualizza Inventario” si otterrà la lista della
merce desiderata e tramite il tasto “Anteprima Inventario” si potrà
procedere alla stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
- 41 -
©
IFCS
Ordinazioni
La categoria di menu “Ordinazioni” contiene
delle funzionalità di archiviazione, che non
hanno alcun legame automatico con le
ordinazioni associabili ad un cliente dalla
schermata cliente, e non aggiornano gli
appuntamenti dello scadenzario.
Queste funzioni non hanno alcuna validità
fiscale e servono unicamente per permettere
all’utente di stampare o conservare dei
documenti che facilitano e velocizzano il proprio lavoro.
Ricordiamo che il software IFCS Ottica non costituisce una archiviazione
di validità fiscale in nessuna sua funzione. Le operazioni di ordinazione,
preventivi e fatturazioni di questo software, per loro natura tecnica
modificabile, non possono rappresentare un documento fiscalmente valido.
Sarà comunque possibile da parte dell’utente stampare ed utilizzare questi
documenti in piena validità fiscale, utilizzando gli strumenti di stampa di
questo gestionale.
Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel
dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
- 42 -
©
IFCS
Nuova Ordinazione
All’apertura di questa
schermata IFCS Ottica
controllerà se sono stati
inseriti i “Dati Societari”,
in caso contrario la
finestra sarà chiusa.
Per inserire una nuova
ordinazione si dovrà
selezionare il fornitore
destinatario
dell’ordinazione. I dati
del fornitore selezionato compariranno negli appositi spazi. Sarà anche
possibile modificare i dati del fornitore selezionato tramite il tasto
“Modifica dati Fornitore”.
Per riempire l’ordinazione si devono compilare le righe da inserire,
selezionando unità di misura, quantità, codice esterno della merce che
qualora presente determina la riempitura automatica della descrizione e del
prezzo unitario. Inserire, inoltre, l’iva relativa alla merce e l’eventuale
sconto. Ora premendo sul tasto “Inserisci riga” la riga verrà caricata nella
lista. Per eliminare una riga della lista cliccarci con il tasto destro del
mouse e poi confermare l’eliminazione.
Prima di poter emettere l’ordinazione si deve indicare il tipo di pagamento
e poi sarà possibile usare il tasto “Emetti Ordinazione”.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima
Ordinazione” che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
NB: Il numero dell’ordinazione è un numero progressivo automatico.
- 43 -
©
IFCS
Revisione Ordinazione
La schermata “Revisione
Ordinazione” ci permette
di
selezionare
una
ordinazione emessa e di
revisionarla,
cioè
applicare le opportune
modifiche e poi salvare
una copia revisionata
dell’ordinazione. Questa
operazione
manterrà
memoria della vecchia
ordinazione e ne salverà
una con un numero progressivo di revisione. Per salvare la revisione si
deve utilizzare il tasto “Revisiona Ordinazione”.
La selezione dell’ordinazione avviene selezionandone data di emissione,
numero dell’ordinazione e numero della revisione.
I criteri di immissione ed eliminazione righe, selezione fornitore ed altri
inserimenti dati sono identici a quelli visti nella schermata “Nuova
Ordinazione”.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima
Ordinazione” che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
- 44 -
©
IFCS
Cancella Ordinazione
La schermata “Cancella
Ordinazione” ci permette
di
selezionare
una
ordinazione emessa e di
cancellare una delle
revisioni
o
l’intera
ordinazione.
La
procedura di selezione
dell’ordinazione avviene
selezionandone data di
emissione,
numero
dell’ordinazione
e
numero della revisione.
L’eliminazione si applicherà prima usando il tasto “Elimina Ordinazione o
Revisione” e poi scegliendo se compiere l’operazione sulla revisione
selezionata o sull’ordinazione.
Sarà comunque possibile visualizzare un’anteprima di stampa
dell’ordinazione selezionata, usando il tasto “Anteprima Ordinazione” che
ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
- 45 -
©
IFCS
Lista Ordinazioni
Questa schermata “Lista
Ordinazioni”
presenta
nella sua parte inferiore
una lista di tutte le
ordinazioni
e
loro
revisioni emesse dal
software.
Per
selezionare
il
documento desiderato è
sufficiente cliccare sulla
riga della lista con il tasto
sinistro del mouse.
Avvenuta la selezione i
dati
del
documento
compariranno negli appositi spazi.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima
Ordinazione” che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
Questa finestra e di grande utilità per rintracciare o eseguire la stampa di
uno o più documenti.
- 46 -
©
IFCS
Preventivi
La categoria di menu “Preventivi” contiene delle
funzionalità di archiviazione, che non hanno alcun
legame automatico con i preventivi delle
lavorazioni associabili ad un cliente dalla
schermata cliente, e non aggiornano gli
appuntamenti dello scadenzario.
Queste funzioni non hanno alcuna validità fiscale
e servono unicamente per permettere all’utente di
stampare o conservare dei documenti che
facilitano e velocizzano il proprio lavoro.
Ricordiamo che il software IFCS Ottica non costituisce una archiviazione
di validità fiscale in nessuna sua funzione. Le operazioni di ordinazione,
preventivi e fatturazioni di questo software, per loro natura tecnica
modificabile, non possono rappresentare un documento fiscalmente valido.
Sarà comunque possibile da parte dell’utente stampare ed utilizzare questi
documenti in piena validità fiscale, utilizzando gli strumenti di stampa di
questo gestionale.
Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel
dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
- 47 -
©
IFCS
Nuovo Preventivo
All’apertura di questa
schermata IFCS Ottica
controllerà se sono stati
inseriti i “Dati Societari”,
in caso contrario la
finestra sarà chiusa.
Per inserire un nuovo
preventivo
si
dovrà
selezionare il cliente
destinatario
del
preventivo. I dati del
cliente selezionato compariranno negli appositi spazi. Sarà anche possibile
modificare i dati del cliente selezionato tramite il tasto “Modifica dati
Cliente”.
Per riempire il preventivo si devono compilare le righe da inserire,
selezionando unità di misura, quantità, codice esterno della merce che
qualora presente determina la riempitura automatica della descrizione e del
prezzo unitario. Inserire, inoltre, l’iva relativa alla merce e l’eventuale
sconto. Ora premendo sul tasto “Inserisci riga” la riga verrà caricata nella
lista. Per eliminare una riga della lista cliccarci con il tasto destro del
mouse e poi confermare l’eliminazione.
Prima di poter emettere il preventivo si deve indicare il tipo di pagamento
e poi sarà possibile usare il tasto “Emetti Preventivo”.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima
Preventivo” che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
NB: Il numero dei preventivi è un numero progressivo automatico.
- 48 -
©
IFCS
Revisiona Preventivo
La schermata “Revisione
Preventivi” ci permette di
selezionare un preventivo
emesso e di revisionarlo,
cioè
applicare
le
opportune modifiche e
poi salvare una copia
revisionata
del
preventivo.
Questa
operazione
manterrà
memoria del vecchio
preventivo e ne salverà
uno con un numero progressivo di revisione. Per salvare la revisione si
deve utilizzare il tasto “Revisiona Preventivo”.
La selezione del preventivo avviene selezionandone data di emissione,
numero del preventivo e numero della revisione.
I criteri di immissione ed eliminazione righe, selezione fornitore ed altri
inserimenti dati sono identici a quelli visti nella schermata “Nuovo
Preventivo”.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima
Preventivo” che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
- 49 -
©
IFCS
Cancella Preventivo
La schermata “Cancella
Preventivo” ci permette
di
selezionare
un
preventivo emesso e di
cancellare
una
delle
revisioni
o
l’intero
preventivo. La procedura
di
selezione
del
preventivo
avviene
selezionandone data di
emissione, numero del
preventivo e numero
della revisione.
L’eliminazione si applicherà prima usando il tasto “Elimina Preventivo o
Revisione” e poi scegliendo se compiere l’operazione sulla revisione
selezionata o sul preventivo.
Sarà comunque possibile visualizzare un’anteprima di stampa del
preventivo selezionata, usando il tasto “Anteprima Preventivo” che ci
consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
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©
IFCS
Lista Preventivi
Questa schermata “Lista
Preventivi” presenta nella
sua parte inferiore una
lista di tutti i preventivi e
loro revisioni emesse dal
software.
Per
selezionare
il
documento desiderato è
sufficiente cliccare sulla
riga della lista con il tasto
sinistro del mouse.
Avvenuta la selezione i
dati
del
documento
compariranno
negli
appositi spazi.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima
Preventivo” che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
Questa finestra e di grande utilità per rintracciare o eseguire la stampa di
uno o più documenti.
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©
IFCS
Fatturazione
La categoria di menu “Fatturazione” contiene delle
funzionalità di archiviazione, che non hanno alcun
legame automatico con le situazioni pagamenti
associabili ad un cliente dalla schermata cliente, e
non aggiornano gli appuntamenti dello scadenzario.
Queste funzioni non hanno alcuna validità fiscale e
servono unicamente per permettere all’utente di
stampare o conservare dei documenti che facilitano
e velocizzano il proprio lavoro.
Ricordiamo che il software IFCS Ottica non costituisce una archiviazione
di validità fiscale in nessuna sua funzione. Le operazioni di ordinazione,
preventivi e fatturazioni di questo software, per loro natura tecnica
modificabile, non possono rappresentare un documento fiscalmente valido.
Sarà comunque possibile da parte dell’utente stampare ed utilizzare questi
documenti in piena validità fiscale, utilizzando gli strumenti di stampa di
questo gestionale.
Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel
dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
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©
IFCS
Emetti Fattura
All’apertura di questa
schermata IFCS Ottica
controllerà se sono stati
inseriti i “Dati Societari”,
in caso contrario la
finestra sarà chiusa.
Per inserire una nuova
fattura
si
dovrà
selezionare il cliente
destinatario della fattura.
I dati del cliente selezionato compariranno negli appositi spazi. Sarà anche
possibile modificare i dati del cliente selezionato tramite il tasto “Modifica
dati Cliente”.
Per riempire la fattura si devono compilare le righe da inserire,
selezionando unità di misura, quantità, codice esterno della merce che
qualora presente determina la riempitura automatica della descrizione e del
prezzo unitario. Inserire, inoltre, l’iva relativa alla merce e l’eventuale
sconto. Ora premendo sul tasto “Inserisci riga” la riga verrà caricata nella
lista. Per eliminare una riga della lista cliccarci con il tasto destro del
mouse e poi confermare l’eliminazione.
Prima di poter emettere la fattura si deve indicare il tipo di pagamento e
poi sarà possibile usare il tasto “Emetti Fattura”.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima Fattura”
che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
NB: Il numero delle fatture è un numero progressivo automatico.
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©
IFCS
Modifica Fattura
La schermata “Modifica
Fattura” ci permette di
selezionare una fattura
emessa e di modificarla,
cioè
applicare
le
opportune modifiche e
poi sovrascrivere i vecchi
dati. Questa operazione
non manterrà memoria
della vecchia fattura e ne
salverà una con il
medesimo
numero
progressivo. Per modificare la fattura si deve utilizzare il tasto “Modifica
Fattura”.
La selezione della fattura avviene selezionandone data di emissione e
numero della fattura.
I criteri di immissione ed eliminazione righe, selezione fornitore ed altri
inserimenti dati sono identici a quelli visti nella schermata “Emetti
Fattura”.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima Fattura”
che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
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IFCS
Cancella Fattura
La schermata “Cancella
Fattura” ci permette di
selezionare una fattura
emessa e di cancellarla.
La procedura di selezione
della fattura avviene
selezionandone data di
emissione e numero della
fattura.
L’eliminazione
sarà
effettiva usando il tasto
“Elimina Fattura” e poi confermando l’operazione.
Sarà comunque possibile visualizzare un’anteprima di stampa della fattura
selezionata, usando il tasto “Anteprima Fattura” che ci consente anche di
effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
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IFCS
Lista Fatture
Questa schermata “Lista
Fatture” presenta nella
sua parte inferiore una
lista di tutte le fatture
emesse dal software.
Per
selezionare
il
documento desiderato è
sufficiente cliccare sulla
riga della lista con il tasto
sinistro del mouse.
Avvenuta la selezione i
dati
del
documento
compariranno
negli
appositi spazi.
Per visualizzare un’anteprima di stampa usare il tasto “Anteprima Fattura”
che ci consente anche di effettuare la stampa.
Il tasto “Opzioni di Stampa” permette di settare una stampante per la
stampa dei documenti.
Questa finestra e di grande utilità per rintracciare o eseguire la stampa di
uno o più documenti.
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IFCS
Utente
Dal menu “Utente” si accede a varie funzionalità
raggruppate in un unico blocco.
Queste voci di menu permettono la gestione degli
utenti che utilizzano IFCS Ottica. E’ possibile
creare e gestire un numero infinito di account
utente, ognuno munito di username e password.
Inoltre ogni utente avrà un ruolo indicato che
darà diritto a differenti privilegi nell’utilizzo del
software.
Qualora si sia inserito solamente l’utente
“Amministratore” iniziale, IFCS Ottica, al suo
avvio, non chiederà di autenticare l’accesso. Se,
invece, risulteranno più account attivi, sarà
necessario autenticare l’accesso anche da
“Amministratore”.
parte
dell’utente
Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel
dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
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IFCS
Connetti Utente
Se nessun utente è
connesso
selezionando
l’opzione
“Connetti
Utente”
dal
menu
“Utente”
si
potrà
accedere al programma.
Nella schermata che
compare
si
devono
inserire il “Nome Utente”
e la relativa “Password”. Premendo poi sul tasto “OK” si effettua
l’accesso.
Questa funzione è disabilitata dal menu quando c’è già un utente connesso,
per cambiare utente è necessario prima che l’utente connesso si disconetta
e poi si potrà connettere un altro utente.
Da quando l’utente si è connesso fino a che non si disconnette tutte le
operazioni compiute saranno ad esso attribuite.
Disconnetti Utente
Per
disconnettere
l’utente
connesso basterà selezionare
l’opzione “Disconnetti Utente”
dal menu “Utente”.
In questa schermata si dovrà
effettuare una conferma della
disconnessione
che
sarà
effettiva premendo il tasto “Si”, mentre premendo il tasto “No” la
disconnessione non avverrà.
Questa funzione è disabilitata se nessun utente è attualmente connesso.
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IFCS
Nuovo Utente
Per inserire un nuovo
utente
si
deve
selezionare dal menu
“Utente”
l’opzione
“Nuovo Utente”.
Questa schermata è
quella
che
appare
quando si apre il
programma per la prima volta, ma in questo caso è possibile inserire anche
ruoli differenti da quello di “Amministratore”. Per inserire un nuovo utente
si devono riempire almeno i campi obbligatori contrassegnati dall’asterisco
(*) e poi premere il tasto “SALVA”.
Modifica Dati Utente
Per modificare i dati di
un utente si deve
selezionare dal menu
“Utente”
l’opzione
“Modifica
Dati
Utente”.
In questa schermata
sarà
possibile
selezionare l’Username
(Nome e Cognome) ed
inserire la “Password”.
Premendo il tasto “Accedi” si visualizzeranno i dati dell’utente e sarà
possibile modificarli. Per rendere effettive le modifiche basterà premere il
tasto “SALVA”.
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IFCS
Elenco Utenti
Per visualizzare l’elenco
degli utenti si deve
selezionare
l’opzione
“Elenco Utenti” dal
menu “Utente”.
Da qui si potranno
selezionare gli utenti e
visualizzare tutti i loro
dati. Questa funzione è
disabilitata se non sono stati inseriti altri utenti oltre l’amministratore.
Disattiva Utente
Per disattivare un utente
si
deve
selezionare
l’opzione
“Disattiva
Utente”
dal
menu
“Utente”.
In
questa
schermata
comparirà la lista degli
utenti attivi (escluso
l’amministratore),
selezionando un utente e
poi premendo il tasto
“Disattiva l’Utente” si
impedirà a quell’utente di
accedere al programma
ma i suoi dati non saranno perduti. Questa funzione è disabilitata se non ci
sono utenti attivi oltre l’amministratore.
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IFCS
Riattiva Utente
Per riattivare un utente
disattivato
si
deve
selezionare
l’opzione
“Riattiva Utente” dal
menu “Utente”.
In
questa
schermata
comparirà la lista degli
utenti
non
attivi,
selezionando un utente e
poi premendo il tasto
“Riattiva l’Utente” si
permetterà a quell’utente
di accedere al programma.
Questa
funzione
è
disabilitata se non ci sono utenti non attivi.
Archivio Operazioni
Per visualizzare l’archivio
delle operazioni si deve
selezionare
l’opzione
“Archivio Operazioni” dal
menu “Utente”.
In questa schermata è
possibile selezionare una
data e poi, premendo il
tasto “Mostra Archivio”,
visualizzare
tutte
le
operazioni compiute in quella data conoscendone l’ora, la descrizione e
l’utente che ha compiuto l’operazione.
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IFCS
Opzioni
Da questa categoria di menu è composta da due
blocchi, tramite i quali si accede ad altre due sotto
categorie che sono “Dati Interni” e “Database”, ognuna
con il suo sotto menu e relative funzioni.
La categoria “Opzioni” racchiude funzioni di utilità
pratica non per lo svolgimento dell’attività ma per il corretto
funzionamento del software.
Di seguito esamineremo nel dettaglio tutte le sottovoci di questa categoria.
Dati Interni
Dalla sotto categoria “Dati Interni”
si accede alle funzioni di
impostazione delle variabili usate
dal software.
Queste
variabili
risultano
indispensabili per l’utilizzo dei
moduli Ordinazioni, Preventivi e
Fatturazione, oltre che per il corretto funzionamento delle funzioni di invio
E-Mail.
IFCS Ottica ha, per queste variabili, dei valori inseriti di default, che
dovrebbero soddisfare la maggior parte degli utenti.
Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel
dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
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IFCS
Misure
La schermata “Misure” ci permette la
gestione delle unità di misure che il
software ci proporrà di scegliere nel
compilare ordinazioni, preventivi e
fatture. IFCS Ottica presenta alcuni
valori di default.
Per selezionare i valori inseriti è
sufficiente cliccare sulla lista che li
riporta nella riga desiderata.
Per inserire nuovi valori si deve
immettere il testo nello spazio apposito
e poi premere il tasto “Salva Nuova”.
Per modificare un’unità di misura già inserita la si deve selezionare e poi,
dopo aver inserito la modifica nell’apposito spazio, premere il tasto
“Modifica”.
Per eliminare una delle unità di misura inserite, la si deve selezionare e poi
premere il tasto “Elimina” e, quindi, confermare l’operazione.
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IFCS
Tipo Pagamento
La schermata “Tipo Pagamento” ci
permette la gestione le tipologie di
pagamento che il software ci proporrà
di
scegliere
nel
compilare
ordinazioni, preventivi e fatture.
IFCS Ottica presenta alcuni valori di
default.
Per selezionare i valori inseriti è
sufficiente cliccare sulla lista che li
riporta nella riga desiderata.
Per inserire nuovi valori si deve
immettere il testo nello spazio
apposito e poi premere il tasto “Salva Nuova”.
Per modificare una tipologia di pagamento già inserita la si deve
selezionare e poi, dopo aver inserito la modifica nell’apposito spazio,
premere il tasto “Modifica”.
Per eliminare una delle tipologie di pagamento inserite, la si deve
selezionare e poi premere il tasto “Elimina” e, quindi, confermare
l’operazione.
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IFCS
Art Iva
La schermata “Art Iva” ci
permette la gestione le
tipologie degli articoli per
l’ive esente che il
software ci proporrà di
scegliere nel compilare
ordinazioni, preventivi e
fatture, qualora si decida
di avvalersi dell’esenzione dell’iva. IFCS Ottica non presenta valori di
default.
Per selezionare i valori inseriti è sufficiente cliccare sulla lista che li
riporta nella riga desiderata.
Per inserire nuovi valori si devono immettere il testo negli spazi appositi
articolo e descrizione, poi premere il tasto “Salva Nuovo”.
Per modificare un articolo già inserito lo si deve selezionare e poi, dopo
aver inserito la modifica nell’apposito spazio, premere il tasto “Modifica”.
Per eliminare uno degli articoli inseriti, lo si deve selezionare e poi
premere il tasto “Elimina” e, quindi, confermare l’operazione.
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IFCS
Dati e-mail
Nella schermata “Dati email”
sarà
possibile
indicare il proprio indirizzo
e-mail, il nome che figurerà
come mittente ed il
parametro
SMTP
necessario per inoltrare le mail. Quest’ultimo parametro dipende dal
proprio gestore di linea.
Usando il tasto “Imposta SMTP di Default”, il programma scriverà nello
spazio SMTP la stringa “out.alice.it”, per rendere permanente questa
modifica, come le altre che si desidera effettuare, si dovrà usare il tasto
“Salva Modifiche”.
Questi parametri sono indispensabili per il corretto invio delle e-mail via
software.
Database
Dalla sotto categoria “Database” si
accede alle funzioni per esportare ed
importare copie del database in uso.
Questa funzione ci permette facilmente di
creare delle copie dei dati residenti nel
nostro database al fine di evitarne la
perdita
accidentale.
Altrettanto
semplicemente si potrà importare una vecchia copia di questi dati
precedentemente esportata.
Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel
dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
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IFCS
Esporta
Nella schermata “Esporta” risiede il
tasto funzione “Esporta” che ci
permette di creare automaticamente
una copia di tutti i dati presenti nel
nostro Database, così da poterla
conservare e non perdere quei dati a causa di
possibili guasti o malfunzionamenti del PC.
Sarà sufficiente selezionare la destinazione
della copia ed il software provvederà ad
effettuarla, assegnando la data odierna al
nome del file.
Si consiglia vivamente di effettuare le copie
dei dati il più frequentemente possibile.
Importa
Nella schermata “Importa” risiede il
tasto funzione “Importa” che ci
permette di importare dati che noi
avevamo esportato, sovrascrivendo
quelli in uso nel nostro Database.
Questa funzione ci permetterà di rimediare ad
eventuali errori da noi commessi o di
recuperare il lavoro a seguito di una
formattazione del PC.
Sarà sufficiente selezionare il file che
desideriamo importare.
Si consiglia vivamente di fare una copia di
backup prima di importare nuovi dati.
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IFCS
Info
Da quest’ultima categoria di menu si accede
alle funzioni di carattere informativo. Sempre
da qui sarà possibile sbloccare la DEMO
inserendo il codice di sblocco fornito con
l’acquisto della licenza d’uso.
Esaminiamo nel dettaglio tutte le voci presenti
in questa categoria di menu e le loro
corrispondenti schermate.
Manuale
Per visualizzare da programma questo manuale
d’uso si deve selezionare l’opzione “Manuale”
dal menu “Info” oppure premere la
combinazione di tasti CTRL + F10. Nel caso in
cui il file del manuale “Manuale.pdf” non si
trovi nella cartella del programma non sarà
possibile aprirlo ed il software darà un
messaggio d’errore.
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IFCS
Informazioni su…
Per visualizzare le informazioni sul
software in uso si deve selezionare
l’opzione “Informazioni su…” dal
menu “Info”.
In questa schermata sono presenti
alcune notizie sul software tra cui
quelle riguardanti la versione. Se la
versione in uso è una versione
DEMO, il programma è comunque
completo in tutte le sue funzionalità ma si bloccherà dopo il numero di
giorni indicato nella schermata (60 giorni dopo l’installazione). Per
ottenere lo sblocco ed acquistare la licenza si deve contattare
telefonicamente il fornitore del prodotto al numero indicato nella
schermata.
Inserisci Codice Sblocco
Per inserire il codice di
sblocco ed attivare la licenza
si deve selezionare l’opzione
“Inserisci Codice Sblocco”
dal menu “Info” e seguire le
istruzioni indicate.
Una volta inserito il codice di
sblocco fornito dal fornitore del software a seguito all’acquisto della
licenza, si deve premere il tasto “OK”.
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IFCS
Note
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