Sistema GEFO
Manuale
di Gestione
dei Progetti Finanziati
INDICE
1 INTRODUZIONE..................................................................................................................................................................3
1.1 NOTE PER L’USO DEL MANUALE...............................................................................................................................................3
1.2 IL MOTORE DI WORKFLOW......................................................................................................................................................4
2 IL MOTORE DI WORKFLOW - PANORAMICA...........................................................................................................5
2.1 ACCEDERE AL WORKFLOW......................................................................................................................................................5
2.2 L’ AREA WORKFLOW.............................................................................................................................................................6
2.3 L’ AREA WORKFLOW – SINGOLE PARTI.....................................................................................................................................7
2.3.1 descrizione................................................................................................................................................................7
2.3.2 A) diagramma degli stati per la gestione del workflow del progetto.......................................................................7
2.3.3 B) legenda step iter.................................................................................................................................................12
2.3.4 C) step del workflow completati.............................................................................................................................12
3 APPROFONDIMENTI........................................................................................................................................................14
3.1 ACCETTAZIONE DELL’AIUTO FINANZIARIO................................................................................................................................14
3.1.1 Premessa................................................................................................................................................................14
3.1.2 Compilare la dichiarazione di Accettazione del contributo...................................................................................14
3.2 RICHIESTE LIQUIDAZIONE......................................................................................................................................................16
3.2.1 Premessa................................................................................................................................................................16
3.2.2 Rendicontazione spese............................................................................................................................................16
3.2.3 Compilazione della richiesta..................................................................................................................................17
4 LA RENDICONTAZIONE.................................................................................................................................................20
4.1 L’ AREA RENDICONTAZIONE ................................................................................................................................................20
4.1.1 La sezione Rendicontazione progetti......................................................................................................................22
4.1.2 Inserimento di una nuova rendicontazione............................................................................................................26
4.1.3 Voci di costo del progetto.......................................................................................................................................28
4.1.4 Modifica voce di costo............................................................................................................................................31
4.1.5 Inserimento nuova fattura......................................................................................................................................32
4.1.6 Ricerca fornitore da collegare alla fattura............................................................................................................35
4.1.7 Associa fornitore....................................................................................................................................................36
4.1.8 Inserisci nuovo fornitore........................................................................................................................................37
4.1.9 Ricerca fattura da inserire nel progetto.................................................................................................................39
4.1.10 Firmatario rendicontazione.................................................................................................................................41
4.1.11 Documenti............................................................................................................................................................42
4.1.12 Invio elettronico...................................................................................................................................................43
4.2 LA SEZIONE UTILITY...........................................................................................................................................................46
4.2.1 L’ elenco fatture.....................................................................................................................................................47
4.2.2 Elenco Fornitori.....................................................................................................................................................57
5 APPENDICE.........................................................................................................................................................................61
5.1 FIRMA ELETTRONICA............................................................................................................................................................61
5.1.1 Come firmare elettronicamente un documento......................................................................................................61
1 INTRODUZIONE
1.1 Note per l’uso del manuale
Questo manuale è strutturato in modo tale da presentare:
- il modulo di workflow (nuova procedura per alcuni bandi)
- e di rendicontazione. (procedura per bandi meno recenti)
A secondo del bando sul quale l’operatore deve procedere all’immissione dati, si deve
procedere con il modulo di workflow oppure con quello di rendicontazione.
Per sapere se il proprio bando ha la nuova funzionalità del modulo di workflow, l’operatore
può verificarlo in uno di questi due modi:
Accedere a Gefo, e dal menu principale scegliere “Dossier progetti” o “Area gestione”.
In “Dossier progetti” verificare che ci sia l’icona di workflow
.
In “Area gestione” verificare nella tendina la presenza del proprio bando.
Esempio:
nota:
una volta verificato se il bando ha a disposizione il modulo workflow passare al capitolo
relativo di questo manuale, se non ha questo modulo passare al capitolo della
rendicontazione.
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1.2 Il Motore di workflow
Il manuale è stato redatto per spiegare il modulo del motore di workflow.
Una volta superata la fase di istruttoria, a seconda del bando, il soggetto richiedente può
utilizzare questo strumento per gestire le comunicazioni verso la Regione.
Tra le comunicazioni con la Regione, possiamo includere:
•
•
•
•
•
•
Avvio del progetto
Accettazione del contributo
Trasmissione documentazione
Richieste di liquidazione
Pagabilità acconto e saldo
Rendicontazione (intermedia, finale)
Veniamo di seguito a descrivere come la fase di workflow è implementata all’interno del
sistema informativo Gefo, illustrando i singoli passaggi che l’utente deve mettere in atto per
procedere alla compilazione delle informazioni richieste in tale fase.
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2 IL MOTORE DI WORKFLOW - PANORAMICA
2.1 Accedere al workflow
Come si può vedere dall’immagine che segue, all’interno del Menu principale di GEFO è
presente la voce “Dossier progetti” e “Area gestione”.
Entrando in “Dossier progetti” scegliamo il progetto e clicchiamo sull’apposita icona
appare nella colonna azioni.
che
Entrando in “Area gestione” cerchiamo il progetto tramite la “ricerca” e clicchiamo
sull’apposita icona
che appare nella colonna azioni.
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2.2 L’ Area workflow
Accedendo al modulo workflow appare una schermata come quella qui sotto rappresentata.
Nelle schermate che seguono andiamo a descrivere i dettagli di questo modulo.
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2.3 L’ Area workflow – singole parti
La schermata si divide in varie parti:
2.3.1 descrizione
In alto troviamo una breve descrizione che qui riproduciamo:
MOTORE DI WORKFLOW DEL PROGETTO
Nel Diagramma degli Stati cliccare sul cerchio che indica l'eventuale step in corso per completarlo o su uno dei cerchi evidenziati
come possibili step successivi per iniziare la gestione di un nuovo iter. Il modulo sarà visualizzabile e/o modificabile in base ai
permessi dell'utente collegato. In alcuni processi l'utente dovrà attendere step da realizzarsi da parte di altri utenti.
La Legenda a destra indica la descrizione degli step dell'iter contenuta nel diagramma degli stati.
L'elenco in fondo alla pagina permette invece di visualizzare gli step già completati relativi a questo workflow e di
eventualmente riaccedere ai moduli e ai documenti associati.
E le seguenti parti:
2.3.2 A) diagramma degli stati per la gestione del workflow del progetto
Rappresenta la situazione del workflow del progetto:
gli stati (cerchi) rappresentano gli step che il flusso deve seguire con le linee che indicano la
direzione e i colori che rappresentano lo stato dell’iter.
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Posizionando il mouse sullo stato appare l’indicazione del nome dell’iter:
2.3.2.1 Cliccando sullo stato
Cliccando sullo stato si apre la sezione del modulo oppure un messaggio di avviso.
La sezione del modulo dipende dal bando. Un esempio nell’immagine che segue.
Dopo la compilazione di tutte le schede bisogna inviare elettronicamente.
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Un esempio di scheda da compilare:
E l’ultima scheda per fare l’invio elettronico: tasto Continua, o continuare senza inviare
elettronicamente, cosi da poter verificare o inserire in tempi diversi i dati.
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Il messaggio dipende dallo stato dell’iter in quel momento e può indicare l’impossibilità di fare
l’operazione in quel determinato momento perché non si sono ancora verificate le condizioni
necessarie. Un esempio nell’immagine seguente:
2.3.2.2 Colore dello stato
Il colore dello stato identifica
graficamente la situazione degli iter.
La legenda a fianco del diagramma
(qui di fianco rappresentata)
indica il significato a seconda dei colori.
Alcuni esempi con immagini e descrizione:
L’immagine qui di fianco rappresenta un
flusso con 4 iter sequenziali già svolti.
Lo stato colorato in blu rappresenta l’ultimo
step completato
e uno step successivo che è in fase di
lavorazione (arancio).
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Un altro esempio, lineare, con step 3
completato e step 4 in fase di lavorazione.
In questo caso lo step 3 è stato completato
ed è possibile fare lo step 4
In quest’esempio l’iter 7 è stato completato,
mentre l’iter 8 non è possibile farlo perché di
competenza di altri soggetti (ad esempio
l’ente gestore)
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2.3.3 B) legenda step iter
Rappresenta l’elenco degli Iter: nel diagramma sono numerati in sequenza mentre sulla
destra il codice iter rappresentato dalla colonna ID.
2.3.4 C) step del workflow completati
In questa sezione appaiono in elenco gli step già completati.
Oltre a indicare la sequenza degli step ci permette di accedere allo step stesso con l’icona
e vedere quali documenti sono associati con l’icona , (come indicato dalla freccia rossa).
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Un esempio di cosa appare se clicchiamo sull’icona
:
Un esempio di cosa appare se clicchiamo sull’icona
:
Vedo l’elenco dei documenti associato allo step, con informazioni quali la protocollazione, e
l’icona per scaricare il documento.
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3 APPROFONDIMENTI
3.1 Accettazione dell’aiuto finanziario
3.1.1 Premessa
Questa sezione del manuale è finalizzato all’accompagnamento passo-passo, al fine di
presentare la Dichiarazione di Accettazione dell’agevolazione concessa.
3.1.2 Compilare la dichiarazione di Accettazione del contributo
Accedere al progetto per poter cliccare sull’icona “
” per entrare nell’area workflow.
Una volta dentro il modulo workflow si accede al modulo “Accettazione del contributo” con
l’apposito stato.
L’immagine di esempio, che segue, evidenzia le componenti della schermata da
considerare:
- Lo stato
- La legenda
- L’iter
Una volta inviato elettronicamente il modulo di ‘accettazione del contributo’ apparirà
nell’elenco degli step completati
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Cliccando sullo stato apparirà il modulo da compilare ed inviare elettronicamente.
Appariranno varie schede, usare il tasto continua per passare alla successiva scheda, fino
all’invio elettronico.
Un esempio dall’immagine qui sotto:
Le schede
Il tasto continua
La pagina da compilare
Una volta inviato elettronicamente, lo step apparirà in elenco nella schermata del workflow
con possibilità di accedervi per visualizzarlo o vedere i documenti allegati (come da
immagine precedente)
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3.2 Richieste liquidazione
3.2.1 Premessa
Questa sezione del manuale è finalizzata all’accompagnamento passo-passo, al fine di
presentare la Richiesta di Liquidazione.
3.2.2 Rendicontazione spese
Prima di procedere alla richiesta di liquidazione, bisogna procedere alla rendicontazione
delle spese.
Rimandiamo all’apposito capitolo di questo manuale per i dettagli sull’inserimento delle
spese (fatture, pagamenti, documentazione)
L’operatore deve accedere all’area rendicontazione:
Ed accedere alla rendicontazione in oggetto
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E procedere alla compilazione delle schede (come da immagine qui sotto) e all’inserimento
delle fatture e pagamenti cliccando sulla voce di costo
L’ultima scheda è ‘Invio Elettronico’, che deve essere effettuato dopo l’inserimento di tutte
le informazioni richieste oltre alle fatture e pagamenti.
Se tutto procede regolarmente la rendicontazione passa da stato ‘Bozza’ a stato
‘Presentato’.
Lo step successivo sarà la rendicontazione back-office dove avviene il processo di controllo
e verifica da parte della regione o degli enti gestori.
3.2.3 Compilazione della richiesta
Accedere al progetto per poter cliccare sull’icona “
” per entrare nell’area workflow.
Una volta dentro il modulo workflow si accede al modulo “Richiesta di primo acconto” con
l’apposito stato.
(questo procedimento vale anche per le successive richieste).
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L’immagine di esempio, che segue, evidenzia le componenti della schermata da
considerare:
- Lo stato
- La legenda
- L’iter
Una volta inviato elettronicamente il modulo di ‘Richiesta’ apparirà nell’elenco degli step
completati.
Cliccando sullo stato apparirà il modulo da compilare ed inviare elettronicamente.
Appariranno varie schede, usare il tasto continua per passare alla successiva scheda, fino
all’invio elettronico.
Un esempio dall’immagine qui sotto:
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Una volta inviato elettronicamente, lo step apparirà in elenco nella schermata del workflow
con possibilità di accedervi per visualizzarlo o vedere i documenti allegati (come da
immagine precedente)
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4 LA RENDICONTAZIONE
La fase di rendicontazione si può collocare in due momenti diversi nel corso della vita di un
progetto.
Esiste infatti una rendicontazione c.d. intermedia, operata quando il progetto è ancora in
corso di implementazione, ed una finale, effettuata invece quando il progetto si è concluso .
In particolare, con il termine “rendicontazione” si indica l’ attività di auditing, ovvero di verifica
e controllo sui risultati prodotti dal progetto, in termini economici, di avanzamento dei lavori e
di corretto utilizzo delle risorse assegnate al beneficiario/i.
A conclusione dell’ attività di rendicontazione e quindi alla verifica della correttezza del
progetto con riferimento ai criteri stabiliti dal singolo bando, viene corrisposta la liquidazione
delle somme non ancora erogate dell’ agevolazione prevista.
Veniamo di seguito a descrivere come la fase di rendicontazione è implementata all’ interno
del sistema informativo Gefo, illustrando i singoli passaggi che l’ utente deve mettere in atto
per procedere alla compilazione delle informazioni richieste in tale fase.
4.1 L’ Area rendicontazione
Come si può vedere dall’ immagine che segue, all’ interno del Menu principale di GEFO è
presente la voce “Area rendicontazione”, cliccando sulla quale si ha accesso alle due
sezioni denominate rispettivamente “Rendicontazione dei progetti” ed “Utility”.
Infine è possibile, dalla terza sezione accedere al Manuale rendicontazione, attraverso il
quale l’ utente riceve le istruzioni necessarie per poter facilmente procedere alla
rendicontazione del proprio progetto.
Area rendicontazione
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4.1.1 La sezione Rendicontazione progetti
All’ interno dell’ area Rendicontazione progetti, vengono raccolti tutti i progetti che sono
stati inseriti a sistema dal singolo Soggetto richiedente, in particolare da qui è possibile
visualizzare i progetti da rendicontare, i quali vengono identificati per Id progetto e bando, e
dei quali viene specificato il ruolo, il titolo e lo stato, nella sezione “Elenco progetti da
rendicontare”.
Allo stesso modo all’ interno dell’ area rendicontazione progetti è possibile visualizzare l’
Elenco dei progetti che invece sono già stati oggetto di rendicontazione nella sezione
“Elenco progetti rendicontati”.
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Per facilitare l’ operazione di ricerca tra i progetti inseriti nell’ elenco, è disponibile un’
apposita funzione, cliccando appunto sull’ icona “Ricerca” il sistema permette all’ utente di
ricercare il progetto attraverso la compilazione dei campi Id e titolo.
Come si può vedere dall’ immagine sopra esposta, in corrispondenza di ogni progetto si
trovano le colonne Id, bando, ruolo, titolo, stato e azioni.
Cliccando sulla voce “Titolo” del progetto di proprio interesse, si ha accesso alla Scheda
progetto, nella quale sono contenute le informazioni fondamentali relative al progetto.
Essa come si può vedere nell’ immagine che segue, si articola in sezioni, il cui numero varia a
seconda del singolo progetto. In generale, la prima sezione, “Registrazione”, contenente i dati
di base del progetto, come il codice identificativo, il titolo del progetto, l’ anno, il tipo di
finanziamento ed un recapito telefonico del soggetto; è sempre presente.
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Modulo progetto
Cliccando sull’ icona con il simbolo dell’ euro si visualizza la voce “Rendiconta progetto” e
si ha di conseguenza accesso alla schermata successiva nella quale sono presenti le due
sezioni “Elenco delle rendicontazioni” e “Riepilogo delle voci di costo per progetto”.
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Dalla prima sezione è possibile compiere due azioni:
•
•
Inserire nuove rendicontazioni;
Modificare rendicontazioni precedentemente inserite dal soggetto ma ancora non
confermate (non inviate elettronicamente).
Ognuna delle rendicontazioni inserite è identificata da un Id, dalla tipologia, se intermedia o
finale, dallo stato, da una data di presentazione; viene inoltre riportato l’ importo imputato al
progetto, la data di approvazione e la somma in euro, approvata.
Dalla colonna delle azioni è possibile visualizzare i documenti allegati alla rendicontazione,
scaricare i documenti in formato pdf e infine procedere alla stampa.
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4.1.2 Inserimento di una nuova rendicontazione
Come appena detto, all’ interno della sezione “Elenco rendicontazioni” è possibile
procedere all’ inserimento di una nuova rendicontazione.
Cliccando sulla voce “Inserisci nuova rendicontazione” l’ utente ha accesso al contesto
rappresentato dalla figura sottostante, all’ interno del quale vengono richieste le seguenti
informazioni, quali:
•
•
•
L’ Id rendicontazione, campo compilato automaticamente dal sistema;
L’ Id progetto;
Il tipo di rendicontazione.
Per quest’ ultima voce è previsto un menu a tendina, con due opzioni, “intermedia” e “finale”.
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4.1.3 Voci di costo del progetto
Premendo sul tasto Continua, si accede alla sezione delle voci di costo inserite e associate
al progetto, dettagliate in: preventivo, ammesso, imputato, approvato ed imputato totale.
In questa sezione l’ utente può confrontare gli importi inseriti a preventivo e a consuntivo per
singola
voce
di
costo.
Cliccando sulla singola voce di costo, si accede alla sezione che elenca le fatture e i
pagamenti per voce di costo dalla quale è possibile inserire nuove fatture e nuovi pagamenti.
Una volta entrati nella sezione “Fatture per voce di costo” infatti, il soggetto può imputare le
fatture e i relativi pagamenti alla singola voce di costo, selezionata precedentemente dall’
elenco di riepilogo.
L’ utente può inserire le fatture con i singoli importi fino al raggiungimento della percentuale
finale desiderata, che differisce a seconda del bando e della tipologia di rendicontazione,
intermedia o finale che sia.
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Ogni fattura inserita si caratterizza per: Id, fornitore, numero, data, importo, tipo pagamento,
data, importo, imputato voce costo.
All’ interno di questa sezione è inoltre possibile procedere all’ inserimento di nuove fatture,
attraverso il link “Inserisci fattura”.
Cliccando su Inserisci fattura, si prospettano due azioni principali:
•
•
L’ utente può ricercare e selezionare dall’ elenco di fatture che visualizza (figura che
segue), quella/e che desidera inserire nel progetto;
L’ utente può inserire una nuova fattura.
Nel primo caso, per effettuare la ricerca è disponibile una funzione apposita, che consente di
trovare la fattura di proprio interesse inserendo alcune informazioni, quali: i dati del fornitore, il
tipo di documento, il numero di documento, la data e l’ importo.
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Una volta individuata la fattura, cliccando sul simbolo dell’ euro
situato in corrispondenza
della fattura, l’ utente ha la possibilità di inserire un nuovo pagamento, come illustrato dalla
figura qui di seguito, si apre una nuova pagina in cui è possibile inserire le modifiche alla
singola voce di costo.
Se invece l’ utente seleziona il segno di spunta
può associare direttamente la fattura alla
voce di costo, indicando il valore da imputarle.
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4.1.4 Modifica voce di costo
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4.1.5 Inserimento nuova fattura
Nella seconda opzione, che consente invece all’ utente di inserire una nuova fattura, i dati
richiesti sono : il tipo documento, la descrizione, il numero documento, la data, l’ importo e
ancora l’ importo compreso di IVA, il totale importo documento, la denominazione fornitore,
codice fiscale fornitore, importo pagamento, importo IVA pagamento, totale importo
pagamento, data pagamento, modalità di pagamento e infine l’ importo imputabile alla voce di
costo.
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Per inserire il tipo di documento è disponibile un menu a tendina con una serie di tipologie
predefinite, quali: fattura, parcella o notula, ricevuta, salari e stipendi, ticket, voucher,
cambiale e contratto.
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Egualmente, è previsto un menu a tendina anche per l’ inserimento della modalità di
pagamento.
Attraverso la voce “Denominazione fornitore” invece, cliccando sul simbolo della lente di
ingrandimento posto a lato
, è possibile effettuare una ricerca tra questi.
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4.1.6 Ricerca fornitore da collegare alla fattura
Cliccando su uno dei fornitori presenti nell’ elenco l’ utente può integrare i dati del fornitore
(Fig. che segue).
Anche in questo caso attraverso l’ icona del segno di spunta, si può associare il fornitore alla
fattura.
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4.1.7 Associa fornitore
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4.1.8 Inserisci nuovo fornitore
Selezionando la voce “Inserisci nuovo fornitore” si apre una nuova pagina in cui è richiesto
all’ utente l’ inserimento di alcune informazioni, quali: la Denominazione, la Partita Iva, il
Codice fiscale, l’ Indirizzo, il Comune, la Provincia e il Cap.
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Dopo la conferma l’elenco risulta aggiornato, con la possibilità di cancellare il fornitore
appena inserito, se non ancora associato ad una fattura, a sua volta associata ad un
progetto.
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4.1.9 Ricerca fattura da inserire nel progetto
Dopo aver associato il fornitore alla fattura posso specificare quale importo imputare alla
singola voce di costo preventivamente selezionata.
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Premendo sul tasto “Continua” si torna alla schermata che elenca le singole fatture associate
alla voce di costo precedentemente selezionata.
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4.1.10 Firmatario rendicontazione
Dalla pagina di riepilogo voci di costo, premendo sul tasto “Continua” si accede alla sezione
successiva, del “Firmatario rendicontazione”, nella quale viene chiesto al soggetto
responsabile della rendicontazione, di fornire informazioni di carattere anagrafico, quali il
Codice fiscale, il Nome, il Cognome, ed inoltre il tipo di Documento di identità utilizzato per
identificarsi, il Numero del documento, la Data di rilascio, il Comune e la Provincia.
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4.1.11 Documenti
Proseguendo nella compilazione si accede alla sezione Documenti, nella quale si
visualizzano tutti i documenti inseriti, legati alla rendicontazione, identificati da:
•
•
•
•
Id documento;
Descrizione es. Allegato;
Data protocollo;
Numero protocollo.
Attraverso l’ icona delle Azioni è possibile scaricare i documenti inseriti e/o procedere alla
loro cancellazione.
In tale sezione il soggetto ha inoltre facoltà di caricare nuovi documenti, cliccando sull’
apposita voce “Carica documento”.
Nella finestra che si apre, rappresentata dalla figura che segue, il soggetto può selezionare
dal menù a tendina il Tipo di documento.
Le tipologie di documento previste dipendono dal bando.
Dopo aver inserito la tipologia di documento attraverso la voce “Sfoglia” il soggetto può
ricercare il documento che intende inserire a sistema, caricarlo, e procedere all’ Invio dei dati.
La figura che segue mostra un esempio delle tipologie di documento che possono essere
previste dal sistema.
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4.1.12 Invio elettronico
La sezione di Invio elettronico conclude il percorso di inserimento dei dati legati alla
rendicontazione dei progetti, in questa sezione si visualizzano i “codici numerici” che
identificano la rendicontazione e il progetto, appunto: l’ Id Rendicontazione e l’ Id del
Progetto.
Scegliendo la voce “Invio elettronicamente i dati” la rendicontazione risulterà terminata e l’
utente non potrà più modificare i dati inseriti, è per tale ragione che è importante che esso sia
sicuro dei dati inseriti e di volerli inviare.
Qualora l’ utente voglia apportare qualsiasi modifica ai dati inseriti, potrà selezionare la voce
alternativa “ Continuo senza inviare elettronicamente i dati”, così facendo il sistema lo
riporterà alla sezione iniziale “Dettaglio rendicontazione” e sarà possibile passare in
rassegna ogni singola sezione, modificando, aggiungendo, sostituendo, le informazioni
desiderate.
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Una volta effettuato l’ invio elettronico, il soggetto che ha effettuato la rendicontazione può
tornare alla sezione “Riepilogo voci di costo” per vedere la sintesi del quadro economico da
lui compilato.
In seguito all’ invio della rendicontazione del progetto, il sistema produce in automatico un
documento c.d. “Dichiarazione di rendicontazione” che l’ utente deve compilare e consegnare
a Regione o all’ Ente gestore cui è assegnata la rendicontazione.
Nell’ immagine si riporta un esempio di Dichiarazione di rendicontazione.
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4.2 La sezione Utility
All’ interno della sezione Utility il soggetto può operare sulle fatture, sui pagamenti e sui
fornitori.
In particolare, gli è consentito:
•
Inserire nuove fatture o modificare fatture già esistenti purchè queste non facciano
parte di rendicontazioni già presentate;
•
Inserire nuovi pagamenti o modificare pagamenti già inseriti;
•
Inserire nuovi fornitori o modificare fornitori già esistenti.
Cliccando sulla voce “Accedi” l’ utente accede all’ Anagrafica fatture e fornitori associata
al suo profilo, la quale si articola in due sezioni: l’ Elenco fatture e l’ Elenco fornitori.
All’ interno dell’ Anagrafica fatture e fornitori è presente l’ elenco delle fatture del soggetto
richiedente, inserite da esso stesso o da soggetti capofila di progetti in cui il richiedente
risulti partner di progetto.
Importante:
Come già detto in questa sezione è possibile inserire nuove fatture o modificare le fatture
inserite direttamente dal soggetto richiedente; ma non è invece possibile modificare le
fatture inserite da soggetti capofila di progetti in cui il richiedente risulti partner di progetto.
Inoltre, accedendo alla gestione della singola fattura è possibile inserire o modificare i
relativi pagamenti.
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4.2.1 L’ elenco fatture
Nella sezione “Elenco fatture” sono presenti tutte le fatture che il soggetto richiedente o il
capofila, partner di progetto del soggetto, hanno precedentemente inserito a sistema.
Ogni fattura dell’ elenco è identificata da un Id , rappresentato da un valore numerico, da un
fornitore, dalla tipologia di documento, oltre alle fatture possono essere infatti presenti istanze
di pagamento, parcelle ecc. , dal numero documento, dalla data, dall’ importo, quietanzato e
non.
E’ presente una funzione di ricerca, che permette al soggetto di trovare più facilmente il
documento cercato.
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L’ immagine sopra esposta mostra la schermata che il soggetto visualizza dopo aver
selezionato la funzione di ricerca, come si può vedere,
vengono forniti i criteri di ricerca, che corrispondono ai titoli delle colonne della tabella di
elenco.
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L’ ultima colonna è quella delle Azioni , dove selezionando l’ icona dell’ Euro è possibile
accedere ai pagamenti, come spiegheremo meglio di seguito, selezionando invece l’ icona
del cestino è possibile eliminare la fattura corrispondente ed infine attraverso l’ icona della
stampante si può scaricare il documento.
Selezionando nella colonna Fornitori quello corrispondente al documento su cui si vuole
operare, si ha accesso alla “Gestione fattura”.
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All’ interno di quest’ area vi sono due sezioni:
Il Dettaglio fattura, contenente appunto una serie di informazioni specifiche sul documento,e l’
Elenco pagamenti.
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Nella sezione Elenco pagamenti, oltre a visualizzare i pagamenti precedentemente inseriti,
identificati per data, modalità (es. assegno), importo pagato al netto IVA, IVA, ed importo
pagato totale, è possibile effettuare due operazioni ulteriori:
•
•
Cliccando in corrispondenza dell’ icona del cestino, nella colonna delle azioni, si può
procedere all’ eliminazione dei pagamenti inseriti;
Cliccando sulla voce “Inserisci pagamento” si possono inserire nuovi pagamenti.
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Una volta selezionata l’ opzione per inserire il pagamento, all ‘ utente si presenta la
schermata di dettaglio “Nuovo pagamento” all’ interno della quale egli deve inserire le
informazioni richieste dal sistema, riguardanti sempre la tipologia del documento, l’ Id, l’
importo la data e le modalità (assegno, bonifico, ricevuta bancaria, cambiale, carta di credito,
bancomat, istanza di pagamento…).
Per l’ inserimento della modalità di pagamento è previsto un menu a tendina con delle voci
predefinite.
Una volta compilati i dati richiesti, premendo sul tasto Continua, ogni pagamento inserito
comparirà e potrà essere visualizzato nell’ elenco dei pagamenti.
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Sempre dalla sezione “Elenco fatture”, l’ utente può procedere all’ inserimento di una o più
nuove fatture, semplicemente cliccando sulla voce corrispondente “Inserisci nuova fattura”,
evidenziata nell’ immagine suesposta.
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A questo punto si visualizza la pagina “Nuova fattura” dove l’ utente dovrà inserire tutte le
informazioni richieste.
Tra le informazioni richieste vi è la Tipologia di documento, per la quale è previsto un menu a
tendina e la Denominazione fornitore, per il quale è presente una finestra di ricerca, attivabile
cliccando sull’ icona delle lente di ingrandimento
.
Dall’ elenco che compare nella finestra “Ricerca fornitore da associare alla fattura” potrà
essere selezionato un fornitore, potendo, cliccando sul suo nome, integrare qualora il
soggetto volesse, le informazioni già presenti su di esso, selezionando il segno di spunta è
possibile associare il fornitore selezionato alla fattura in oggetto ed ancora si potrà inserire un
nuovo fornitore, non presente nell’ elenco.
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Dopo aver selezionato il fornitore e aver compilato tutte informazioni richieste per la nuova
fattura, premendo il tasto Continua il soggetto visualizza l’ elenco dei pagamenti inseriti per
quella data fattura e può inserire ulteriori pagamenti o modificare quelli già inseriti.
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Cliccando in corrispondenza della data del documento di pagamento su cui si vuole
intervenire, il soggetto può modificare le informazioni precedentemente inserite.
L’ immagine appena esposta mostra la finestra di dettaglio che si apre nel momento in cui si
seleziona cliccando in corrispondenza della colonna della data, il singolo pagamento che si
vuole modificare.
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4.2.2 Elenco Fornitori
Come nella sezione delle fatture è presente un elenco delle fatture a sistema, anche per i
fornitori il soggetto ha a disposizione una sezione che ricomprende l’ elenco dei fornitori che a
lui risultano associati.
Ogni fornitore è identificato per Id, denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, Cap,
comune e provincia.
Le funzioni attive per la sezione “Elenco fornitori”sono le medesime previste per la sezione
appena descritta “Elenco fatture”, ovvero:
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La funzione di Ricerca: nel caso dei fornitori, i criteri di ricerca sono la denominazione, la
partita IVA ed il codice fiscale.
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Cliccando sul singolo fornitore dalla colonna Denominazione si accede alla pagina di dettaglio
Modifica fornitore, dove il soggetto può appunto apporre delle variazioni alle informazioni
inserite.
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L’ utente infine può procedere all’ inserimento di un nuovo fornitore, selezionando l’ omonima
voce Inserisci nuovo fornitore e alla compilazione delle informazioni richieste, nella relativa
maschera di dettaglio “Nuovo fornitore”.
Premendo il tasto Continua il profilo del nuovo fornitore inserito viene automaticamente
visualizzato all’ interno dell’ elenco dei fornitori associati al soggetto richiedente.
Il manuale di rendicontazione è disponibile sia in formato PDF che word all’ interno dell’ area
di rendicontazione, nella terza sezione dal titolo Manuale rendicontazione, posta dopo le due
appena illustrate Rendicontazione progetti ed Utility.
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5 APPENDICE
5.1 Firma elettronica
5.1.1 Come firmare elettronicamente un documento
Firma Digitale di un Documento
La nuova procedura informatizzata prevede che i documenti generati dal Sistema Informativo
Regionale siano trasmessi alla Regione esclusivamente con modalità elettronica e firma digitale.
Tale disposizione implica che i file precompilati dalla procedura on-line debbano essere
necessariamente sottoscritti digitalmente dal legale rappresentante dell’Ente o dal suo delegato
dopo il loro scaricamento sulla memoria locale del computer e quindi – una volta firmati –
caricati nuovamente nel Sistema Informativo.
La firma digitale può essere apposta utilizzando la Carta Regionale dei Servizi (CRS) o
qualunque altro sistema di firma digitale forte presente sul mercato, ivi compresa la Carta SISS di
Lombardia Integrata o le Smart-Card di Infocamere, delle Poste, della Banca di Roma, ecc.. Per un
elenco delle Autorità di Certificazione abilitate in Italia al rilascio della firma digitale è possibile fare
riferimento al seguente link: certificatori accreditati.
Come firmare un documento con la CRS
Per la firma digitale con CRS, sul computer del Legale Rappresentate (o del suo delegato) dovrà
essere stato preventivamente installato il software CRS Manager, reperibile all’interno del CRSkit (lettore di smart card Bit4id + CD-Rom) o sul sito http://www.crs.lombardia.it che riporta
anche tutte le indicazioni per l’installazione ed il test del programma.
Si dovrà inoltre disporre di un lettore di Smart-Card per la lettura fisica della CRS e del PIN Code
della carta, ricevuto via posta all’atto dell’emissione della carta o richiesto successivamente
all’ASL di appartenenza (presso lo sportello scelta e revoca del medico).
Dopo aver preparato la CRS ed aver collegato al PC il lettore di Smart-Card, aprire il software CRS
Manager e cliccare sulla voce “Firma un documento”.
Cercare sul proprio computer il documento .pdf precedentemente salvato e da firmare con il tasto
“sfoglia” ed aprirlo a video.
Inserire la CRS del Legale Rappresentante o del suo delegato nel lettore e firmare il documento
cliccando sul tasto “Firma” (sarà chiesto di inserire il PIN Code).
Chiudere e salvare il documento firmato senza cambiare il nome del file proposto e dell’eventuale
estensione .p7m. Chiudere il CRS Manager.
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