presenta …
Dracma Service srl – Via A.Papa 1/A 25128 Brescia – Tel. 030/5105059 Fax 030/5105130 – E-M@il: [email protected]
Software per Studi Legali
Versione 6.0
Suggerimenti per guardare questa
Presentazione Multimediale
Per una visione ottimale : risoluzione video a 800x600 pixel
Per avanzare o retrocedere nella
sequenza delle diapositive utilizzare le
frecce direzionali della tastiera
oppure il mouse …
Per uscire premere il tasto
Indice generale:
Performances
Schema
di lavoro
Ricerche
dei dati
Per visualizzare la presentazione
con lo scorrimento automatico
cliccare qui
Menù
Generale
Caratteristiche
tecniche
Clienti
Iscrizioni a ruolo
Agenda
Filtri
Atti in automatico
Fatturazione
Pratiche
Calcolo interessi
Estratto conto
Prestazioni
Esportazione agenda
Permessi
Banche dati
Nota spese giudice
Studi di settore
Rubrica
Documenti emessi
Contabilità
Performances :
TECNOLEX è funzionale …
La pratica è costituita da una cartella elettronica che
raggruppa tutte le informazioni di un procedimento in un'unica
finestra a più schede.
La finestra principale contiene i dati essenziali,
le schede contengono i dettagli :
scadenze, udienze, prestazioni, atti e corrispondenza, estratto
conto, dati foro, appunti pratica, studi di settore ecc…
TECNOLEX è veloce …
Consente di automatizzare operazioni manuali e ripetitive, (gruppi
di prestazioni, gruppi di scadenze) ottenendo così un notevole
risparmio di tempo e di costi.
Performances :
TECNOLEX è flessibile …
Non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti dalle varie
maschere per poter memorizzare: i dati mancanti possono essere
completati in un secondo tempo.
TECNOLEX è sicuro …
Prevede messaggi di avviso in vista di scadenze perentorie,
quando i dati inseriti comportano delle incongruenze, quando le
pratiche non sono state movimentate per un certo periodo di tempo.
Verifica l’integrità del database.
L’amministratore del programma (sigla AD) per ogni utente dello
studio può abilitare o limitare l’utilizzo delle funzioni di Tecnolex.
Performances :
TECNOLEX
è integrato con la videoscrittura …
L’ interfaccia grafica consente tramite semplici e intuitivi tasti
funzione, di svolgere le varie attività.
Da Word (2000 e superiori) si accede immediatamente agli
archivi di Tecnolex durante la stesura di atti, lettere, iscrizioni a
ruolo ecc, per il completamento automatico di dati.
Quasi tutte le stampe possono essere esportate in
videoscrittura, cliccando sull’icona della barra strumenti, per
modifiche particolari.
è prodotto e distribuito da Studi 3000 di Lecco che si avvale di un
know how ventennale maturato attraverso lavoro svolto con avvocati,
consulenti e collaboratori degli studi legali.
Può gestire tanto lo studio singolo quanto lo studio associato ed è in
grado di operare sia
In monoutenza
ovvero
con una sola
postazione
che
In rete con più PC
che lavorano
contemporaneamente
Schema di lavoro
semplice ed intuitivo:
Richiesta
Fondo spese
Cliente
Pratica
Prestazioni
Rubrica
Nota
informativa
Fattura
Estratto
conto
Nota spese
giudice
Iscrizione
a ruolo
Atti di
precetto ecc
Fattura
acconto
Solleciti
Agenda
Outlook e
palmari
Il programma consente di aprire il documento in videoscrittura dove potrà essere modificato,
stampato o salvato. Inoltre lanciando Word verrà visualizzata la barra delle MACRO di Tecnolex così
durante la stesura di Atti, lettere ecc … , si può attingere direttamente agli archivi del programma
Ricerche Dati
in archivio
 In ogni anagrafica (clienti, pratiche, corrispondenti, rubrica,
banche dati ecc … ) è possibile effettuare una ricerca secondo uno o
più parametri contenuti nella maschera, digitando la parola di
riferimento intera o solo alcune lettere iniziali: criteri di filtro in base
ad uno più parametri ovvero ricerche parametriche.
 L’esito di ogni ricerca può essere stampato
 Dalle maschere di ricerca è possibile impostare:
una visualizzazione personale con i parametri di ricerca preferiti
(modificabili in qualsiasi momento)
una visualizzazione generale condivisa con gli altri utenti che
utilizzano la rete.
… per selezionare dall’ archivio pratiche tutte quelle che hanno
per oggetto il “contratto” e che sono dell’ avvocato “Rossi”…
basta digitare la o le lettere nella
sezione desiderata..
… quindi premere CERCA
Verranno estratti solo i clienti che corrispondono ai
parametri/filtri desiderati
L’esito della ricerca può essere stampato
Se nella maschera di anagrafica NON viene digitato alcun parametro,
premendo subito CERCA si accederà all’ archivio completo
Visualizzazione personale/generale:
Si può impostare una
visualizzazione
PERSONALE sul
proprio PC ed una
GENERALE
La maschera di ricerca, presente
in tutto il gestionale, prevede la
possibilità di utilizzare uno o due
filtri per interrogare l’archivio
Trascinando il divisore si
possono bloccare alcune
colonne in modo da poter far
scorrere tutte le altre colonne
durante la consultazione dei dati
il programma
consente di ordinare
in ordine crescente o
decrescente i dati
cliccando
sull’intestazione delle
colonne
E’ possibile modificare
l’ordine di visualizzazione
delle colonne, trascinando
l’intestazione nella
postazione desiderata
Premendo il tasto destro
del mouse si apre una
finestra con l’ elenco dei
parametri, cliccandoci
sopra è possibile
spuntare le colonne che
si desidera visualizzare
MENU’ GENERALE
Il menù di Tecnolex è disposto in un ordine logico che guida alla corretta
sequenza nell’ utilizzo dei sottomenù:
Per accedere ad ogni
funzione è sufficiente
cliccare sulla cartella..
……oppure
sull’icona
equivalente
Caratteristiche tecniche
• Tecnolex: minimo Pentium II 450 MHz consigliato Pentium III 1000 MHz o
superiore
• SERVER: sistema operativo Windows 2000 Professional o superiore
• CLIENT : sistema operativo Windows 95 o superiore
• Tecnolex non è utilizzabile su ambienti Linux e Mac.
• Tecnolex è integrato con Microsoft Office 2000 o superiore.
• Ricordiamo che le stampe più importanti previste dal programma sono
esportabili in Word
• Database in formato SQL Server 2000 (inglese), l' installazione di
Tecnolex prevede la contemporanea installazione della versione gratuita
di SQL, ovvero MSDE , che garantisce stabilità e sicurezza di
conservazione dei dati.
Consigliamo a tutti coloro che hanno dubbi e non conoscono le caratteristiche del proprio
computer di contattarci direttamente e forniremo tutte le informazioni necessarie .
CLIENTI
“La gestione clienti è chiara,
completa, semplice da
utilizzare. E’ provvista di più
maschere per la suddivisione
delle varie informazioni,
prevede la creazione
automatica del codice fiscale e
l’ eventuale esportazione
dell’ archivio clienti nei Contatti
di Outlook …”
La gestione CLIENTI consente di:
 Impostare il cliente ai fini della fatturazione con possibilità di
indicare un recapito diverso dal domicilio fiscale.
 Creare il codice fiscale e verificare la correttezza di partita Iva
e codice fiscale.
 Inviare direttamente una e-mail al cliente senza uscire da
Tecnolex.
 Esportare la rubrica in Outlook.
 Stampare etichette in ordine alfabetico, di codici ( anche
non consecutivi), stampare etichette “al volo” per nominativi non
presenti in archivio e digitabili al momento.
 Memorizzare e gestire i dati riguardanti gli Studi di settore.
Maschera CLIENTI
scheda per
Appunti sul
cliente
scheda per
registrare la
TIPOLOGIA
DEL CLIENTE
utile ai fini
degli studi di
settore
Personalizzazione
della descrizione
dei numeri
telefonici
Creazione
automatica
del Codice
Fiscale
funzione per
esportare la
rubrica clienti
in Outlook o su
palmare
Invio diretto
all’indirizzo
e-mail
presente nella
maschera
Impostazione
fiscale ai fini
fatturazione
Integrazione CLIENTI con videoscrittura :
Tutti i nominativi inseriti nelle varie
anagrafiche possono essere facilmente
richiamati da Word: cliccare sul pulsante
“INSERISCI INDIRIZZO”
Si apre una
maschera che
consente
di
scegliere
il
nominativo
dalle
varie
anagrafiche …
dopo aver selezionato
il nominativo
desiderato basterà
cliccare il pulsante
“Inserisci” e sul
documento di Word
verrà
automaticamente
inserito l’ indirizzo
FILTRI
Questa funzione è stata
introdotta per permettere
di visualizzare o stampare
un archivio risultante dalla
selezione di molteplici
parametri di scelta da
parte dell’ utente . Il
risultato finale è anche
esportabile in Excel.
La distinzione dei parametri
avviene con la Selezione dei filtri,
dell’ Operatore e del Valore per il
quale filtrare visualizzabile in
funzione del campo filtri...
…cliccando su ciascuna delle down list si possono selezionare
le opzioni consentite, ovvero:
… la down list dei
filtri è l’ elenco dei
parametri utili alla
selezione …
… la down list degli operatori
consente di scegliere il criterio
per la scrematura dei dati che
interessano …
… il valore varia in funzione del filtro
selezionato, la down list potrà contenere
una data, una descrizione, una sigla, un
codice ecc …
Qualsiasi risultato venga ottenuto con il sistema dei filtri è
esportabile in EXCEL, basta cliccare sulla funzione e si aprirà
direttamente il programma di Excel con il risultato della ricerca …
… naturalmente il file che si apre è modificabile ed è possibile
salvarlo nei propri documenti.
PRATICHE
La PRATICA è costituita da
una cartella elettronica che
raggruppa tutte le
informazioni di un
procedimento in un'unica
finestra a più schede,
Ciascuna scheda identifica
dei dati particolari riferiti alla
pratica.
la finestra principale contiene i dati essenziali, le schede
contengono i dettagli ovvero scadenze, udienze, prestazioni, atti e
corrispondenza, estratto conto, dati foro, appunti pratica, studi di
settore ecc …
Tutte le informazioni in linea senza dover passare da altri menù !!!
non è affatto necessario completare tutti i dati richiesti: i dati mancanti
possono essere completati in un secondo tempo !!!!
Scheda Anagrafica:
“Tipo pratica” :
collegabile ad un
gruppo di
prestazioni che
vengono
addebitate
automaticamente
in data di apertura
pratica.
“Fatturazione oraria”: se attivato,
al momento della fatturazione si
considereranno le unità di tempo
impiegate nell’ attività svolta anziché le
prestazioni inserite.
“Grado”: permette, al momento dell’inserimento delle prestazioni, di avere proposto
in automatico il tariffario a cui fa riferimento la pratica
Pulsanti funzioni:
Salva i nuovi inserimenti e
aggiorna gli archivi dopo
ogni modifica
Pulisce i
dati a video
senza
intaccare gli
archivi
Permette di
visualizzare
l’esposizione
finanziaria
dello studio
Tecnolex prevede chiusura, con
l’ eventuale riapertura,
storicizzazione, con l’ eventuale
ripristino, delle pratiche a seconda
della fase in cui si trovano
Le funzioni relative la stampa sono
molteplici : oltre al menù vero e proprio
la freccia a lato della funzione, mostra
altre possibilità di stampa !!!
Help in
linea
Questa funzione
viene utilizzata per
cambiare cliente in
più pratiche, in caso
di fusioni di banche o
per clienti che
cambiano ragione
sociale (esempio il
cliente Cariplo che è
diventato Intesa)
Per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di settore,
molti studi hanno capito l’ opportunità al cambiamento di grado, di creare una pratica nuova,
duplicando quella esistente con la funzione “Copia pratica”.
Scheda Situazione (estratto conto)
Quanto è stato richiesto e
l’ entità del residuo da
richiedere per la pratica
Quanto
resta da
fatturare
alla pratica
Per visualizzare
eventuali fatture ancora
da incassare
Quando viene emessa una fattura di acconto questi
campi vengono aggiornati automaticamente, La
fattura definitiva invece li azzera.
Consente di visualizzare immediatamente
l’ eventuale differenza tra gli acconti (di
anticipazioni) presenti nella pratica e quelli
fatturati con Tecnolex
Scheda prestazioni
Prestazioni fatturate evidenziate
in verde
Periodi fatturati evidenziati in blu
Funzione Esponi Esposizione Pratiche
in qualsiasi momento si può monitorare il flusso finanziario visualizzando o stampando
l’ esposizione pratiche.
Scheda Agenda
Questa scheda contiene le scadenze ovvero gli impegni da adempiere per
la pratica in corso
Con un doppio clic sulla riga
desiderata comparirà la
maschera Dettagli scadenza
che consente di modificare la
scadenza già inserita
Cliccando col pulsante destro sulla riga
si apre la maschera per inserire una
Nuova scadenza
Schede Più Parti/Più Controparti
Se nel procedimento sono coinvolte più parti o più controparti, in
queste schede si possono memorizzare i dati anagrafici.
Ogni nominativo è
immediatamente
importabile nell’anagrafica
clienti per la fatturazione
Scheda Files collegati
Questa scheda rappresenta il fascicolo elettronico di tutti i documenti,
atti ecc … , collegati alla pratica.
Premendo sul pulsante sfoglia è
possibile collegare
alla
pratica selezionata
files con
tutti i tipi di formato desiderati e
non solo quelli di
Word
“Apri”: consente di aprire il
file desiderato
“Canc”: cancella solo il
collegamento del file alla
pratica e non il file stesso
Per collegare un atto in videoscrittura ad una pratica è sufficiente, dopo
aver salvato il documento, cliccare su “COLLEGA CON PRATICA”….
Si apre la
maschera del
collegamento
in cui si dovrà
indicare il
numero di
PRATICA
E’ anche possibile
registrare
immediatamente un
gruppo di
prestazioni relative
all’atto redatto
Scheda Appunti
Questa scheda è suddivisa in due parti:
Nella sezione superiore vengono visualizzate le prestazioni
registrate con codice 1 che corrispondono ad Appunti
cronologici, i quali non verranno riportati in alcuna stampa per
il cliente ma solo nelle stampe interne (Stampa-Appunti)
La sezione inferiore consiste in uno
spazio illimitato da utilizzare come
memorandum e condividere con
coloro che lavorano nello studio.
Scheda Attività
Cliccando su questa scheda è possibile visualizzare le prestazioni
inserite con codice voce 2 che si riferiscono all’ attività svolta
Per stampare premere su STAMPA e selezionare la
scelta “solo dettaglio attività”
Scheda Date
In questa scheda, che si aggiorna in automatico, verranno visualizzati
i dati storici della pratica e degli ultimi documenti emessi per la stessa.
Scheda Dati Foro
i dati digitati in questa scheda verranno proposti in automatico al momento
dell’ inserimento di un’ udienza. Viceversa, i dati inseriti durante la
registrazione dell’ udienza, aggiorneranno automaticamente questa scheda.
Scheda Impegno di Spesa
Questa scheda consente di impostare l'impegno finanziario con quegli Enti
(generalmente Comuni) che stabiliscono, attraverso una delibera, un budget
oltre al quale non viene rimborsata alcuna prestazione eseguita dallo studio.
In ESPOSIZIONE PRATICHE potranno essere verificati periodicamente
la CAPIENZA o gli eventuali SCONFINAMENTI .
Scheda Studi di Settore
La compilazione di questa scheda (che contiene tutte le codifiche degli studi
di settore) consentirà di far confluire automaticamente in apposite tabelle
i dati relativi alle fatture incassate e di stampare i relativi resoconti ai
fini della compilazione del modello da allegare alla dichiarazione annuale dei redditi.
PRESTAZIONI
La gestione delle prestazioni di
Tecnolex è all’ avanguardia : è
possibile attingere da ciascuno
degli ultimi cinque tariffari in
vigore fino ad oggi, direttamente
in linea. E’ possibile gestire
prestazioni a tempo oppure a
forfait.
Gestione automatica della voce
contributo unificato
La gestione prestazioni consente di registrare:
 Onorari da tariffario forense
 vengono proposti in base al
VALORE ed alla percentuale onorari indicata nella pratica (*).
 Onorari a tempo
 Diritti in base al valore pratica
 Prestazioni a forfait completamente svincolate dal tariffario
 Prestazioni A gruppi  si registrano “gruppi di prestazioni”
precostituiti in base all’attività svolta per esempio prestazioni di
apertura pratica, decreto ingiuntivo, udienza …
(*) In Tecnolex sono presenti 6 tariffari (dal 22.6.1982 ad oggi) redatti in
modo da mantenere la stessa numerazione riportata nel tariffario ufficiale.
Durante la registrazione di diritti ed onorari il programma si posiziona sul
tariffario in vigore nella data digitata.
Ciò consente di ricostruire con grande facilità parcelle datate.
E’ possibile sia personalizzare la descrizione delle voci che inserirne nuove.
Prestazioni singole in base al tariffario …
Importo minimo e massimo in base
a data prestazione, valore pratica e
percentuale onorari
TARIFFARI
O in linea
da cui
selezionare
le voci
desiderate
La descrizione
proposta può essere
integrata o
modificata e verrà
stampata in
note/fondi/parcelle…
Gli importi sono
modificabili e/o integrabili
con altri importi di
Anticipazioni, Spese ecc
Eventuali
unità di
tempo
impiegate
Prestazioni da
inserire nella
Nota spese
giudice secondo
il Tariffario
Prestazioni multiple:
per registrare più voci contemporaneamente
Per selezionare
le voci dal
tariffario basta
cliccare 2 volte
sulla riga
corrispondente
Le voci selezionate verranno
visualizzate nella lista
sottostante dove si potranno
modificare o aggiungere importi
Gruppi di prestazioni : è possibile predisporre GRUPPI DI
PRESTAZIONI in base all’ attività svolta e registrarle automaticamente con
un notevole risparmio di tempo e denaro!!!!!
… basta selezionare uno
dei gruppi creati
e cliccare su “Visualizza
gruppo” …
La grande flessibilità di Tecnolex consente di adattare
immediatamente le voci del Gruppo selezionato alla pratica in oggetto:
INTEGRANDO con l’aggiunta di altre
voci premendo sul pulsante AGGIUNGI
ANNULLANDO
disattivando il check box
MODIFICANDO
selezionando un’altra
voce dal tariffario
...è possibile modificare la descrizione …
….oppure aggiungere altri importi
Schede Prestazioni:
Le schede IN LINEA delle prestazioni consentono di:
Visualizzare – Stampare – Modificare – Eliminare prestazioni
Spostare le prestazioni da una posizione da un’altra
Effettuare un ricalcolo automatico di diritti ed onorari in base ad un
nuovo valore pratica e/o percentuale onorari
Copiare le prestazioni da una pratica ad altre pratiche
Stampare prestazioni inserite per operatore, tempi impiegati e periodo
Stampare ANTICIPAZIONI per un controllo incrociato con la contabilità
per assecondare le richieste dei Revisori conti e le nuove impostazioni sugli studi di
settore, molti studi hanno capito l’ opportunità, al cambiamento di grado di una
pratica, di crearne un’ altra, duplicando quella esistente con l’ apposita funzione.
BANCHE
DATI
Tecnolex consente di
memorizzare fino a 99
banche dati interne
(archivi storici,
biblioteca testi,
documenti ecc…)
suddivise per categoria
Esempio di STAMPA BANCA DATI :
RUBRICA
La rubrica telefonica si
aggiorna automaticamente
ad ogni nuovo inserimento
di Cliente, Corrispondente,
Fornitore (per chi gestisce
la contabilità) inoltre
consente la gestione di
nominativi “liberi”. Si può o
meno condividere la rubrica
con gli altri studi gestiti …
Oltre alla maschera con l’anagrafica del nominativo è possibile scrivere una
serie di appunti nell’ apposita scheda che potranno essere stampati.
Mail: si può inviare
direttamente un’ email all’ indirizzo
presente nella
maschera.
Etichette: per
stampare su
etichette i
nominativi presenti
Esporta:
consente di
copiare
automaticamente
l’ intera rubrica di
Tecnolex in
Outlook sotto la
voce Contatti .
ISCRIZIONI A
RUOLO
Il procedimento per le
iscrizioni a ruolo è
completamente
automatico. I dati vengono
attinti dagli archivi di
Tecnolex e l’ utente non
deve far altro che seguire
dei semplicissimi passi che
le maschere via via
suggeriscono …
Dal menù è possibile redigere e stampare qualsiasi tipo di Iscrizione a ruolo
L’ iscrizione a ruolo può essere emessa anche se la pratica
non è presente in archivio.
Si aprono automaticamente una serie di “passi” da
compilare (possono anche essere lasciati in bianco)
Per proseguire nella compilazione è sufficiente cliccare
AVANTI
(o INDIETRO per tornare al passo precedente)
I dati già presenti nella pratica verranno proposti in
automatico con la possibilità di variarli o integrarli al momento
I dati digitati al momento vengono memorizzati in apposite
tabelle in modo da non doverli digitare una seconda volta e
sono comunque modificabili o digitabili al momento
nell’ ultimo passo …..
Cliccando su Stampa in
Word il documento verrà
aperto in videoscrittura dove
potrà essere salvato,
modificato o stampato
Cliccando su Fine il documento
verrà visualizzato in anteprima
per essere poi stampato nel
numero di copie desiderato
ATTI IN
AUTOMATICO
Una delle caratteristiche più
apprezzate di Tecnolex è
l’ integrazione con la
videoscrittura che consente
allo studio legale di redigere
modelli in Word di atti,
lettere, ecc … che attingono
in automatico dati da
Tecnolex
Redazione Atti precetto in automatico
Infatti dopo l’ installazione di Tecnolex in Word si visualizzano dei pulsanti
(macro) che consentono di compilare l’atto in oggetto con dati prelevati
direttamente dagli archivi di Tecnolex.
Tutte le volte che verrà lanciato Word , verrà visualizzata in
automatico la barra con le macro che consentono di prelevare
le informazioni direttamente dagli archivi di Tecnolex .
Ecco alcuni esempi di modelli di Atti che si possono redigere:
esempio Atto di precetto
1. Si parte da un Atto di
precetto vuoto
(già predisposto con
l’ installazione di Tecnolex
nei modelli di Word)
2. Per compilarlo in
automatico basta
cliccare sul pulsante
Compila modello
Appare la maschera di dialogo con gli archivi di Tecnolex
3. Si digita il numero di pratica
da cui prelevare i dati…
4. …il periodo da considerare ai
fini delle prestazioni
5. Si attiva il check box per
considerare solo le prestazioni per
la Nota spese per il Giudice
7. e si clicca
su CREA
6. E’ possibile detrarre gli acconti della pratica
7. Si apriranno
una serie di campi
da compilare
(anche se non è
obbligatorio) …
8. Al termine appare una
BARRA DI
PROGRESSIONE relativa
al calcolo dei totali
Se gli interessi
sono già stati
calcolati,
verranno
proposti in
automatico
(con possibilità
di modificarli)
… l’ Atto risulta così automaticamente compilato, ora è possibile modificare
sia il testo che gli importi  ricalcolando automaticamente i totali
Nota spese per decreto ingiuntivo
Tra i modelli di videoscrittura è possibile redigere anche la
“Nota spese per decreto ingiuntivo” attingendo i dati dagli archivi di
Tecnolex e con l’ addebito automatico delle prestazioni al cliente.
Creazione di altri Atti ...
Oltre all’ Atto di precetto, già predisposto da Tecnolex, lo studio
può facilmente creare una serie di atti e/o documenti personalizzati
utilizzando i dati contenuti negli archivi di Tecnolex.
Calcolo interessi
Può essere effettuato scegliendo tra:
 Interessi legali o commerciali o convenzionali
 Anno solare o anno commerciale
 Imputazione acconti ricevuti su capitale o interessi
 Sono già memorizzate le aliquote degli interessi legali e
commerciali per i vari periodi in basi ai vari D.M.
esempio
Calcolo interessi
con acconti imputati a capitale
AGENDA
Tutti i tipi di scadenza,
udienze, impegni di
cancelleria, date esame,
scadenze perentorie e
impegni personali, vengono
registrati utilizzando il
programma “inserimento
scadenze” che, a seconda
del tipo di scadenza
selezionato, aprirà campi
diversi.
Le scadenze in agenda sono suddivise
in 5 tipologie:
Udienze - Impegni di cancelleria - Date esame
Scadenze perentorie - Impegni personali
Ad ogni accesso a Tecnolex e per ciascun avvocato è
possibile visualizzare in automatico l’agenda e gli impegni
del giorno
I “motivi” delle scadenze sono collegabili a Gruppi di
prestazioni che vengono automaticamente addebitate nella
pratica in oggetto quando la scadenza risulta eseguita.
Le scadenze perentorie sono precedute da una scadenza
automatica che avvisa in tempo utile per predisporre gli
adempimenti previsti.
Si possono predisporre Gruppi di scadenze che generano
automaticamente le scadenze relative alla tempistica prevista
dalla legge.
Le scadenze vengono calcolate tenendo, o meno, in
considerazione ferie giudiziarie.
Le stampe delle scadenze potranno essere effettuate:
• in ordine cronologico, di pratica o di cliente
• suddivise per tipo di scadenza e per Avvocato
• direttamente da Tecnolex o da videoscrittura
• Le stampe delle udienze consentono la più ampia scelta
di criterio di stampa
L’ agenda è esportabile su Outlook o su un Palmare:
l’avvocato potrà aggiornare i propri impegni e
riportarli comodamente nell’ agenda di Studio.
TIPOLOGIA SCADENZE :
Per tutte le visualizzazioni proposte in agenda,
cliccando sul nome del campo desiderato e
trascinandolo è possibile spostarlo dove si vuole basta
rilasciare il mouse nella posizione desiderata
I TIPI di scadenza sono immediatamente identificabili attraverso il colore
assegnato dall’utente.
Dalla maschera di visualizzazione è possibile apportare ogni tipo di
modifica, eliminazione, spostamento di data, modifica motivi scadenza
Scadenze e addebito automatico prestazioni:
Cliccando su ESEGUITA viene registrato il gruppo di
prestazioni collegato al motivo della scadenza
Il gruppo può essere anche sostituito o annullato al momento
le scadenze eseguite confluiscono nello storico ( in qualsiasi momento
visualizzabile stampabile e ripristinabile) in modo che rimangano in linea
unicamente le SCADENZE da eseguire.
Impostazioni Agenda Scadenze inevase e del giorno:
Tecnolex offre l’ opportunità di impostare l’ Agenda in modo tale
che verranno automaticamente visualizzate le scadenze inevase e
l’ agenda del giorno e per ogni utente :
• unicamente al primo accesso giornaliero di Tecnolex
oppure
• ogni volta che si accede a Tecnolex.
Direttamente dalla maschera visualizzata è possibile modificare,
eliminare o dare l’ eseguito alla scadenza cliccando sopra al
check box relativo:
Cliccando sulla riga desiderata si colora e premendo con il pulsante destro
del mouse comparirà una piccola maschera-menù con due funzioni :
Aggiorna Pratica e Inserisci nuova
Cliccando su “Aggiorna pratica” si aprirà in automatico il programma
con la pratica relativa a quella scadenza …
Cliccando su “Inserisci nuova ” si aprirà in automatico a maschera per
l’ inserimento delle nuove scadenze
E’ possibile modificare l’ ordine di visualizzazione delle colonne, cliccando sul
nome del campo da spostare e trascinandolo fino alla postazione desiderata.
DALL’ AGENDA Stampa scadenze:
I campi di
selezione della
stampa scadenze
sono molteplici e
rispondono
appieno alle
numerose e
diverse esigenze
degli studi. Basta
selezionare i
parametri
desiderati di una
pratica particolare
o di tutte le
pratiche in archivio
quindi premere
STAMPA …
DALL’ AGENDA Stampa UDIENZE/CANCELLERIE:
Anche per la
stampa delle
udienze o delle
cancellerie sono
previste
moltissime
soluzioni …
Stampa agenda suddivisa per TIPO:
Stampa dettagliata
udienza :
Spazio per le istruzioni
Spazio per le annotare i provvedimenti
Stampa udienze: settimanale
Esportazione Agenda in Outlook o palmare
Tutte le scadenze dell’agenda sono
esportabili in Outlook (e da qui a
dispositivi portatili) per essere
visualizzate o modificate fuori sede
(tribunale ecc.).
Al rientro in studio le scadenze, con le modifiche effettuate
(rinvii, nuove udienze ecc.) vengono trasferite dal palmare a
Tecnolex e l’ Agenda dello Studio risulterà così aggiornata!!!!
La procedura di esportazione è semplicissima …
1) … basta cliccare su
“Esporta in Outlook”
2) e digitare il periodo, l’ avvocato o il
dominus, i tipi di scadenze desiderati
e se vi sono più studi è data facoltà di
esportare i dati di tutti …
3) … infine cliccare su
“Sincronizza”
….come la successiva procedura di importazione:
Dopo aver
effettuato
variazioni,
eliminazioni o
nuovi inserimenti
in Outlook o
palmare, per
importare le
scadenze in
Tecnolex basta
cliccare su
“Importa da
Outlook”…
… in pochi istanti l’ Agenda di studio sarà aggiornata.
FATTURAZIONE
Il sistema di notulazione fatturazione è
estremamente flessibile.
All’ emissione di ogni
documento, su richiesta,
vengono automaticamente
eliminati i documenti
emessi in precedenza in
modo che l’ estratto conto
risulti corretto.
Il menù di fatturazione suggerisce la corretta, ma non
vincolante, sequenza da seguire:
1. Richiesta di fondo spese
2. Fattura di acconto
3. Nota informativa
4. Fattura (definitiva)
FONDO SPESE/FATTURA DI ACCONTO
Possono essere emessi:
Con anticipazioni in dettaglio oppure a forfait
Per un importo totale incassato : in questo caso il programma
effettuerà automaticamente uno scorporo
Per un importo di onorari e/o anticipazioni: in questo caso il
programma sommerà automaticamente cpa, Iva, ecc…
Con stampa da Tecnolex o esportazione diretta in Word
Con emissione contestuale del modulo della ritenuta d’acconto
All’emissione della fattura di acconto, l’eventuale fondo spese
richiesto, viene automaticamente eliminato dall’estratto conto.
Maschera FATTURA DI ACCONTO :
Icone per
l’accesso
diretto a
funzioni
collegate
senza passare
dal menù
Possibilità di
disattivare i
check box
delle
anticipazioni
che non si
desidera
richiedere
Prestazioni
proposte da
una
precedente
richiesta di
Fondo Spese
Per richiedere
una somma da
scorporare
Descrizione modificabile o integrabile
Per richiedere
una somma
alla quale
aggiungere le
varie
competenze
(cpa, iva ecc)
Esempio di
Fattura d’acconto
NOTA INFORMATIVA (PRO FORMA)
Tecnolex consente di emettere la nota:
Con il dettaglio della prestazioni registrate
Senza conteggi (cnapf, iva, ritenuta d’acconto) ma con un TOTALE
comprensivo di tali competenze
A forfait con descrizione libera
Con o senza detrazione acconti
A periodo
A tempo con prestazioni orarie
Con o senza spese generali di studio
Con divisione di fase giudiziale e stragiudiziale
Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word
Con la possibilità di emettere più note per la stessa pratica
Maschera NOTA INFORMATIVA :
Per
fatturare
in base ai
tempi
registrati
Importi da
notulare
MODIFICABILI
al momento
Per modificare il costo
dell’ unità di tempo
cliccare sull’ icona
Costo operatori.
Per
suddividere
le fasi
giudiziale e
stragiudiziale
Se la nota viene emessa a forfait, qui si può
digitare una descrizione personalizzata
Per calcolare le spese
generali di studio
Disattivando
“Calcoli estesi” i
documenti
verranno emessi
senza mostrare i
conteggi cnapf,
iva, ritenuta d’
acconto ma con
un totale
complessivo
comprensivo di
tali competenze.
Esempio di Nota
consigliata dall’ Ufficio
delle Entrate
Esempio di Nota
con dettaglio importi
Parte 1
Esempio di Nota
con dettaglio importi
Parte 2
FATTURA (DEFINITIVA)
Può essere emessa:
Con il dettaglio della prestazioni registrate
A forfait (con scorporo importi) e descrizione libera
Con o senza detrazione acconti
A periodo
A tempo con prestazioni orarie
Con o senza spese generali di studio
Dividendo fase giudiziale e stragiudiziale
Con stampa da Tecnolex o esportazione in Word
Con incasso totale, parziale o differito
Con Iva in sospensione
Maschera STAMPA FATTURA :
Per scegliere a quale
documento, precedentemente
emesso, imputare la fattura il
oggetto. Il documento
selezionato verrà
automaticamente eliminato
dall’ estratti conto.
Per
fatturare
in base ai
tempi
Importi da
fatturare
MODIFICABILI
al momento
Per fatturare
un importo a
forfait
registrati
Per
stampare
solo i totali
Per calcolare le spese
generali di studio
Possibilità di digitare una
descrizione personalizzata
Esempio di
Fattura definitiva
NOTA DI ACCREDITO
Dal menù Fatturazione possono inoltre essere
emesse in automatico delle Nota di credito che
possono essere emesse SOLO a STORNO TOTALE
di fatture precedentemente emesse e NON
incassate che, pertanto, devono essere presenti
nell’ archivio fatture da incassare.
NOTA SPESE PER IL GIUDICE:
Può essere emessa:
In automatico in base alle prestazioni giudiziali registrate
Effettuando un ricalcolo onorari – diritti unicamente ai fini
della nota spese
Con intestazione e timbro studio personalizzabili
Con stampa da programma o esportazione diretta in
videoscrittura
Nel modello
PERSONALIZZATO si
possono (ma non è
obbligatorio) numerare
automaticamente le
righe:se il giudice non
rimborsasse alcune voci
di spesa, potrà indicarne
la motivazione facendo
riferimento alla riga.
Per effettuare il
“ricalcolo onorari”
basta digitare la
percentuale da
applicare
Cappello della
nota liberamente
formattabile e
memorizzato per
una eventuale
ristampa
Il ricalcolo non ha alcun effetto sulle prestazioni da fatturare al cliente
ESTRATTO
CONTO
Consente di visualizzare la
situazione finanziaria, o
estratto conto, di una pratica
o cliente, permette di
visualizzare/stampare tutti i
sospesi che risultano ancora
da incassare. Per un solo
cliente o per tutti si può
personalizzare il testo dei
solleciti dei sospesi
È costituito da:
è possibile visualizzare e/o stampare su base mensile, annuale, periodica ….
le situazioni Pratica e la situazione Cliente
i sospesi di Fondi spese, Note informative e Fatture da
incassare
i solleciti dei sospesi (con testo personalizzabile) e con
stampa anche da videoscrittura
stampe di controllo per verifica pratiche senza acconti
SITUAZIONE CLIENTE :
Oltre alla situazione della pratica si può visualizzare e stampare
la SITUAZIONE CLIENTE che fornisce un quadro generale …
Quanto resta
da fatturare
Quanto ho richiesto e
qual è il residuo da
richiedere per TUTTE LE
PRATICHE DEL CLIENTE
VISUALIZZAZIONE SOSPESI :
LETTERA SOLLECITO personalizzabile
ARCHIVIO
DOCUMENTI
EMESSI
Questa funzione
consente di visualizzare
un elenco delle fatture
emesse in un certo
periodo. Consente la
ristampa di documenti
precedentemente emessi
e salvati : richieste di
fondo spese, nota
informative o fatture
ARCHIVIO DOCUMENTI EMESSI:
È costituito da:
Archivio fatture emesse per visualizzare o stampare l’elenco
delle fatture emesse che prevede il totale delle fatture incassate, il
totale delle fatture da incassare e il totale generale.
Storico fatture per ricostruire l’archivio delle fatture emesse
manualmente o con un programma diverso da Tecnolex
Stampa di controllo CNAPF per stampare il fatturato ai fini
del controllo della CNAPF sui compensi,consente anche una
stampa del fatturato per ciascun cliente.
Ristampa documenti emessi per una ristampa immediata
di Richieste fondi spese, note informative o fatture
precedentemente emesse e salvate
PERMESSI
Uno dei requisiti più
richiesti e ormai
indispensabile nella
gestione degli Studi Legali
consiste nella riservatezza
dei dati inseriti. Tecnolex
con la sua flessibilità è in
grado di gestire tutte le
esigenze richieste
Gestione Permessi Utente
L’amministratore del sistema può
abilitare o limitare gli utenti nell’utilizzo
delle funzioni del programma
compilando le tre maschere di
abilitazione :Generale e/o Programmi
specifici e/o Contabilità
2. Per limitare le
funzioni basta cliccare
sul radio button
desiderato
1. Per abilitare senza
limitazioni all’utilizzo del
menù basta spuntare il
check box “Abilitato”
situato vicino al nome
STUDI DI
SETTORE
Gestione facoltativa,
semplice , completa e
automatica degli studi di
settore. Nei clienti e nelle
pratiche vi sono delle
schede per l’inserimento
dei codici che possono
essere compilati in un
secondo momento.
premessa :
Gli studi di settore sono il frutto di un accordo di reciproca
collaborazione tra Amministrazione finanziaria,
associazioni di categoria e ordini professionali e
consentono di monitorare i modelli organizzativi all' interno
dei settori economici . La segnalazione dell'incoerenza
accende una spia importante nei quadri di controllo
dell' Agenzia delle Entrate sull' attendibilità complessiva dei
dati forniti dal contribuente. I dati utili alla compilazione del
modello possono essere conosciuti solo dallo Studio
Legale, pertanto la nostra società ha avviato una
campagna di sensibilizzazione nei confronti dei propri
clienti invitandoli alla gestione diretta degli studi di settore
(anche chi non gestisce la contabilità) sebbene Tecnolex
consenta anche di non gestirli.
Dopo aver consentito
la gestione degli
studi di settore , la
maschera dei clienti
nell’ apposita
scheda, proporrà un
menù a tendina con l’
elenco dei codici da
assegnare al cliente
…
Idem nella maschera delle pratiche …
Il menù degli studi di settore è costituito da:
L' inserimento dei dati degli studi di settore è molto
semplice e non è obbligatorio compilarli subito.
Tecnolex al momento di salvare o durante la
fatturazione, avverte l’ utente con un messaggio se
riscontra che mancano.
Il programma prevede funzioni che consentono di
compilare, modificare, completare, visualizzare e stampare
successivamente i dati riguardanti gli studi di settore
consultando le fatture presenti nello storico fatture.
Visualizzazione/Stampe:
permette di visualizzare e/o stampare tutte le fatture emesse.
I resoconti forniti sono:
•Visualizzazione (o stampa) dettagliata in base ai
parametri : consente di selezionare (o meno) le categorie, un
periodo e l’ ordine di visualizzazione, il risultato a video attraverso
un pulsante di scelta potrà contenere tutte le fatture oppure solo
quelle con i dati incompleti, consentendo per queste ultime
l’ inserimento immediato dei dati mancanti.
•Stampa di riepilogo generale : da allegare alla dichiarazione
dei redditi di fine anno, in cui risultano anche il numero degli
incarichi svolti nell’ anno. L’ unico dato richiesto è il periodo relativo
alle fatture incassate e il risultato contiene i dati richiesti dall’ ufficio
delle entrate
il riepilogo generale degli studi di settore
Contabilità
ordinaria o semplificata
Redatta per professionisti, completamente integrata al programma di
gestione dello Studio legale, che automaticamente gestisce ….
Anticipazioni registrate in automatico
Fatture e note di accredito emesse
Incasso fatture in sospeso
Registri Iva e liquidazioni
Iva in sospensione
Chiusure e aperture dei conti a fine esercizio