Laboratorio di Informatica Applicata
Modulo 4:
Microsoft Excel
Prof. Salvatore Riegler
[email protected]
Introduzione
In questa lezione si espongono i concetti
generali relativi a Microsoft Excel, un
programma contenuto nel pacchetto Office che
offre strumenti efficienti e avanzati per:




mantenere in memoria dati in formato tabellare;
eseguire calcoli;
analizzare dati;
creare grafici.
Struttura di base
•Elementi
caratteristici di
Excel sono:
 la barra delle
formule con la
“casella nome”
 il bottone
“inserisci funzione”
 righe, colonne e
celle (intersezione
di righe e colonne)
Le caratteristiche di Excel
Excel è un software che permette di organizzare le informazioni in
tabelle caratterizzate da caselle in cui è possibile memorizzare dati
numerici, descrizioni testuali o formule aritmetiche.
Queste tabelle sono denominate Fogli elettronici.
Ogni foglio presenta due indici (di riga e di colonna) che
permèttono di riferirsi ai dati in esso contenuti.
Ciascuna informazione memorizzata ha una coppia di coordinate
ben precise e univoche, costituita da due valori: quello dell’indice di
riga e quello dell'indice di colonna.
La colonna viene identificata da lettere, mentre la riga viene
identificata da numeri.
In questo modo ogni cella viene identificata in maniera univoca.
Fogli elettronici, di lavoro e cartelle di
lavoro
Un documento Excel può essere composto da
più fogli di lavoro. L'insieme dei fogli di lavoro
contenuti in un file di Excel costituisce una
Cartella di lavoro.
La cartella di lavoro ha una sua organicità dal
momento che i dati contenuti all'interno dei
diversi fogli di lavoro possono essere utilizzati in
maniera dinamica. In un foglio di lavoro, per
esempio, si possono eseguire calcoli utilizzando
dati contenuti in altri fogli di lavoro.
Avviare Excel
Il percorso per accedere ad Excel:
Start -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel
Funzionamento del foglio di lavoro
Molto importante è capire il concetto di
foglio di lavoro. Il file di excel è infatti
chiamato “cartella di lavoro” e contiene,
come predefiniti tre fogli di lavoro. In fondo
alla finestra attiva, a sinistra della barra di
scorrimento orizzontale, la linguetta
selezionata ci farà capire in quale dei fogli di
lavoro siamo
Selezionare il contenuto delle
celle
Selezionare il contenuto delle
celle
Operazioni Base
Attraverso Excel si è possibile svolgere
una moltitudine pressochè infinita di
compiti…
Si consideri un primo esempio banale:
l’Addizione
Addizione I
Si scrivono i numeri nelle
celle (per es. incolonnati); in
un’altra cella scrivo = (con
shift e il tasto 0, o mediante
tastiera numerica)
Addizione I
Poi si scrivono le coordinate delle celle con i numeri che
si desidera sommare in successione, seguiti dal segno
dell’operazione (A6+ A7+ A8). (Questo sistema è valido
anche per le altre operazioni, cambiando il segno
dell’operazione).
Addizione I
Digitando il tasto invio, il programma calcolerà
automaticamente la somma, che comparirà
nella cella precedentemente selezionata, mentre
sulla barra della formule rimarrà la formula che
mi ha permesso di arrivare alla soluzione
Addizione II
Secondo sistema: questo
sistema (che non è valido
anche per le altre
operazioni) utilizza una
funzione, attraverso
l’icona ∑ (che si trova
nella barra degli
strumenti). La si clicca, e
poi si seleziona con il
mouse le cifre da
sommare, infine si preme
invio.
Addizione III
Terzo sistema:
cliccando sul pulsante
di inserimento
funzione si apre
questa finestra dalla
quale è possibile
scegliere qual è la
funzione che interessa
applicare su un certo
insieme di numeri.
Formule
Per inserire una formula si fa clic sulla cella in
cui devono essere inseriti i risultati della formula,
si digita il segno = e si scrive il riferimento di
cella (come E5) oppure si clicca sulla cella che
contiene il numero da utilizzare nella formula;
quindi si digita un operatore come +, e si preme
INVIO.
E’ anche possibile scrivere la formula nella barra
della formula premendo poi il pulsante Invio.
Questa procedura è indicata per inserire formule
lunghe che non potrebbero essere
completamente visualizzate in una cella.
Funzioni
Se oltre alle 4 operazioni sono necessarie
operazioni più complesse, è necessario utilizzare le
funzioni. Mentre le formule richiedono dei riferimenti
di cella ed un operatore, la funzione ha bisogno
solamente del riferimento di cella. Le funzioni infatti
sono delle formule predefinite che si possono
applicare ad un insieme di valori.
Funzioni
Alcune funzioni:
ARROTONDA: arrotonda un numero decimale ad un
numero di cifre specificato.
CONTA: fornisce il numero delle celle che contengono
numeri invece di testi.
MAX: trova il numero maggiore contenuto in un insieme
di celle.
MEDIA:calcola il valore medio di un insieme di celle.
MIN: trova il numero minore contenuto in un insieme di
celle.
RADQ: calcola la radice quadrata di un numero.
SOMMA: somma i valori di un insieme di celle.
Inserire una Funzione I
Procedura tipo per inserire funzioni:
Utilizzare lo strumento Inserisci funzione funzione facendo clic sul
pulsante fx (Inserisci funzione) dopo aver selezionato la cella in cui
si desidera collocare il risultato.
Nella finestra di dialogo che si apre con tale pulsante si trovano le
funzioni disponibili per ogni categoria (Es tutte, finanziarie, data e
ora, statistiche etc.)
Si seleziona la categoria e quindi la funzione che si desidera e poi si
fa clic su OK.
Excel visualizza una seconda finestra, la finestra della formula, in
cui devono essere inseriti i riferimenti specifici di cella da utilizzare.
Si fa clic sulle celle da utilizzare o si digita i corrisponderti riferimenti
di cella. Inseriti i riferimenti si fa clic su OK ed Excel calcolerà i valori
richiesti.
Inserire una Funzione II
Per inserire una funzione si può cliccare sul
pulsante “inserisci funzione” sulla barra delle
formule, oppure andare nel menu Inserisci
funzione
Inserire una Funzione II
A questo punto
comparirà la
finestra di
inserimento
funzione dalla
quale scegliere
la funzione
desiderata
Funzioni e Formule
La finestra della formula è d’aiuto nella composizione o modifica
della formula. Si seleziona la cella si fa clic sul pulsante Modifica
formula (è contrassegnato da un =), Excel visualizza la finestra
della formula; nella parte sinistra si trova un menu a discesa, con le
formule recentemente utilizzate, si può anche accedere all’elenco
completo cliccando su Altre funzioni, scelta la funzione si digita sul
campo Num 1 l’intervallo di celle desiderato. Compilati i campi e
inseriti gli argomenti si preme OK e la formula sarà immessa nella
cella selezionata.
Per modificare la formula si seleziona la cella in cui si trova e si
preme il pulsante Modifica formula (=); Excel apre la finestra della
formula da cui si possono fare le modifiche volute.
Excel offre anche uno strumento specifico per individuare un
intervallo: basta fare doppio clic su una cella che contiene la formula
ed Excel evidenzia con un bordo colorato l’intervallo di celle al quale
la formula fa riferimento.
Funzioni e Formule
Si noti che il concetto di formula è più generale
di quello di funzione.
Infatti, una funzione dev’essere
necessariamente parte di una formula, mentre
una formula può tranquillamente essere definita
usando solo gli operatori base, senza dunque
bisogno di funzioni.
D’altra parte questo non stupisce se si ricorda
che prima s’è detto che per inserire una
funzione si deve iniziare scrivendo il carattere “
= “.
Tale carattere, infatti, è proprio quello che viene
utilizzato in generale per aprire le formule!
Funzioni e Formule
Per spostare un riferimento a una cella
basta trascinare la cornice della cella in
un’altra posizione;
per ridimensionare un intervallo di celle a
cui fa riferimento la formula, basta
posizionarsi sul quadratino di riempimento,
nell’angolo in basso di destra della cornice
colorata, e trascinarlo tenendo premuto il
pulsante sinistro del mouse, quindi
rilasciarlo e premere Invio.
Formule, taglia, copia e incolla
Una caratteristica fondamentale di Excel è quella di
considerare dinamiche le formule.
In altri termini, se si copia o si sposta (taglia+incolla) una
funzione da una cella ad un’altra, Excel “rileva” l’entità
dello spostamento (di quante righe e quante colonne è
stata spostata la formula), ed adatta gli indici coinvolti
nella formula per adeguarsi allo spostamento.
Esempio: Se si copia la formula “=A1+B1” dalla cella A2
a quella C3, la formula diventerà AUTOMATICAMENTE:
“=C2+D4”, perché è stato effettuato uno spostamento di
due colonne ed una riga.
Per impedire che questo accada, si utilizza il carattere
speciale $. Esso, posto dinanzi agli indici di riga e/o di
colonna, ne blocca la posizione, inibendo l’adattamento
automatico.
Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)
Sono i simboli che stanno ad indicare operazioni
matematiche
Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)
Gli operatori di confronto confrontano due
valori, generando il valore logico VERO o
FALSO.
Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)
L'operatore di testo & unisce una o più
stringhe di testo generando una singola
stringa.
Tabella dei simboli (Operatori aritmetici)
Gli operatori di riferimento uniscono
intervalli di celle per il calcolo.
L’operatore $
Usando il simbolo $ (dollaro) si blocca il
riferimento ad una colonna o riga di una
cella.
Infatti ciò è utile laddove interessi inibire
l’adattamento che gli indici subiscono
durante le operazioni di copia ed incolla di
formule.
Esempio:
Il riferimento assoluto fa sì che in caso di copia
della formula rimanga bloccato il riferimento di
riga o di colonna
Esempio:
Se blocchiamo un riferimento di riga, anche se
ci spostiamo di una o più righe sotto rimarrà
bloccato quel riferimento alla riga
Funzioni ad esecuzione
condizionale
Si è appena detto che Excel mette a
disposizione diversi tipi di funzione.
Fra questi un ruolo molto importante
ricoprono quelle funzioni la cui esecuzione
è condizionata dal soddisfacimento di una
determinata condizione
In particolare, sono di frequente utilizzo le
funzioni CONTA.SE, e SOMMA.SE
La sintassi delle funzioni
condizionali
CONTA.SE(intervallo;criteri)
Intervallo è l'intervallo di celle a partire dal
quale si desidera contare le celle.
Criteri sono i criteri in forma di numeri,
espressioni o testo che determinano quali celle
verranno contate. Ad esempio, criteri può essere
espresso come 32, "32", ">32", "mele".
CONTA.SE
La funzione CONTA.SE è un’estensione della
funzione CONTA che effettua il conteggio
considerando solo le celle che soddisfano un
determinato criterio.
Sintassi: CONTA.SE(intervallo;criteri)
Dove:


Intervallo è l'intervallo di celle a partire dal quale si
desidera contare le celle.
Criteri sono i criteri in forma di numeri, espressioni o
testo che determinano quali celle verranno contate.
Ad esempio, criteri può essere espresso come 32,
"32", ">32", "mele".
CONTA.SE: Un esempio
SOMMA.SE
Questa funzione serve per sommare le celle
specificate secondo un criterio assegnato.
Sintassi:
SOMMA.SE(intervallo;criteri;int_somma)
Dove:



Intervallo è l'intervallo di celle che si desidera
calcolare.
Criteri sono i criteri in forma di numeri, espressioni o
testo che determinano le celle che verranno
sommate. Ad esempio, criteri può essere espresso
come 32, "32", ">32", "mele".
Int_somma sono le celle da sommare.
SOMMA.SE
Osservazioni
Le celle in int_somma vengono sommate solo se le celle
corrispondenti in intervallo soddisfano i criteri.
Se Int_somma è omesso, verranno sommate le celle in
intervallo.
In Microsoft Excel sono disponibili altre funzioni
utilizzabili per analizzare i dati in base a una condizione.
Per contare ad esempio il numero di occorrenze di una
stringa di testo o di un numero all'interno di un intervallo
di celle, utilizzare la funzione CONTA.SE. Se si desidera
che una formula restituisca uno di due valori in base a
una condizione, quale una provvigione sulle vendite
basata su un volume di vendite specificato, utilizzare la
funzione SE.
SOMMA.SE: Un esempio
Messaggi di errore
Quando c’è nella formula un errore il
programma li evidenzia con dei messaggi
di errore. Esempio: #VALORE! (errore di
formula); #NOME! (la formula fa
riferimento ad un nome di cella
sconosciuto); #RIF! (la formula contiene
un riferimento ad una cella non valido)…
Formattare il contenuto delle
celle
E’ possibile impostare,
per ogni cella, lo sfondo,
il colore del carattere,
dei bordi, e molte altre
proprietà.
Il primo metodo è quello
di selezionare dal menu
“Formato” la voce
“Celle”, andando poi a
manipolare dalla finestra
che appare le varie
proprietà.
E’ possibile inoltre
impostare allineamenti,
formato dei caratteri e
colore di sfondo con gli
ultimi pulsanti a destra
sulla barra di
formattazione
Unire celle
Per unire le celle è sufficiente selezionare le celle che
vogliamo unire, poi usare il pulsante “unisci e centra” sulla
barra di formattazione o scegliere “formato celle” con il
pulsante destro del mouse o dal menu Formato  Celle.
Unire celle
Si aprirà la seguente
finestra, con la quale
potremo, per esempio,
unire le celle, o cambiare
il formato del numero,
l’allineamento, il
carattere, potremo
aggiungere bordi, motivi
(=sfondi) o addirittura
proteggere la nostra
cartella di lavoro con una
password
Impostare il corretto formato per i
dati
E’ possibile indicare esplicitamente che tipo di dati
rappresentano i numeri inseriti nelle varie celle (es. date,
soldi, ore, percentuali, frazioni, etc)
Per fare questo, si selezioni la cella o l’intervallo di celle
d’interesse, e dal menu Formato si scelga la voce
“Celle…”.
Apparirà la finestra visualizzata alla slide successiva,
dalla quale si potrà impostare il tipo prescelto.
Ad esempio, selezionando “Valuta”, al numero verrà
anteposto il simbolo dell’euro, e verranno acclusi
automaticamente una virgola e due decimali, per i
centesimi
Impostare il corretto formato per i
dati
Formattazione condizionale
La Formattazione condizionale è una
funzionalità che consente di decidere la
formattazione di una cella in base ad una
condizione scelta dall’utente
Ad esempio, si può decidere di
visualizzare lo sfondo in rosso, se il
numero contenuto nella cella è minore di
zero.
Formattazione condizionale
Per impostare la formattazione
condizionale è necessario dal menu
Formato, selezionare la voce
“Formattazione condizionale”.
A questo punto apparirà la finesta riportata
in figura:
Formattazione condizionale
Cliccando sul
pulsante
“Formato” verrà
visualizzata la
finestra in figura,
da cui sarà
possibile scegliere
le impostazioni da
applicare alla cella
laddove la
condizione risulti
verificata.
Formattazione condizionale
Mediante il pulsante “Aggiungi” è possibile
impostare ulteriori condizioni da valutare
ed i formati ad esse legati.
Adattare la larghezza delle colonne
Per adattare la larghezza di una colonna al testo
in essa digitato basta andare nel menu
Formato  Colonna  Adatta
Riempimento Automatico
Il quadratino di riempimento automatico
permette di completare serie di dati senza
bisogno di digitare
Riempimento Automatico
Può servire anche per copiare una funzione (si
veda più avanti per gli effetti che può avere
questa operazione)
Modificare il numero di decimali
Questi pulsanti sulla barra di formattazione
servono per diminuire o aumentare i decimali
Etichettare celle
E’ possibile far sì che una cella venga
identificata con un nome specifico che
NON è l’identificativo di cella.
Per fare questo basta andare a
selezionare la cella e successivamente
nella “Casella nome”, modificare
l’identificativo di cella col nome desiderato.
Adattare dimensione colonne
Spesso i dati contenuti in una cella non rispettano le dimensioni preimpostate per la
colonna.
In tal caso è necessario ridimensionare la colonna, altrimenti parte dei contenuti delle
celle che “sforano” non vengono visualizzati.
Per eseguire tale operazione in maniera automatica, è sufficiente selezionare la
colonna d’interesse, e, dal menu Formato, selezionare la voce “Colonna” e
successivamente la voce Adatta, come mostrato in figura.
In tal modo la colonna adatterà la propria dimensione a quella della cella più larga in
essa contenuta.
Operazioni avanzate
Cliccando sul pulsante “stile percentuale”
posto sulla barra di formattazione lo stile del
numero verrà espresso con il simbolo %
Grafici
Un grafico è essenzialmente un oggetto creato
da Excel. Questo oggetto è composto da una o
più serie di dati, che vengono visualizzati
graficamente (la modalità di visualizzazione
dipende dal tipo di grafico selezionato). Perché
ci sia un grafico è necessario che ci siano dei
dati, come i seguenti
Grafici
Dopo aver selezionato i dati di origine si andrà
nel menu inserisci  grafico
Grafici 1/4
Poi si
selezionerà il
tipo di grafico
Grafici 2/4
Si verificherà
che i dati di
origine siano
visualizzati in
modo
corretto
Grafici 3/4
Si
visualizzeran
no gli
elementi che
si ritiene utile
visualizzare
Grafici 4/4
Infine si sceglierà in quale
foglio di lavoro inserire il
grafico
Ordinare dati con Excel
Excel non solo è utile per organizzare e
manipolare numeri, ma può costruire in modo
semplice archivi di dati.
Strutturando un foglio come un database è
possibile mettere in relazione i dati in base a
determinati criteri di ricerca.
Se su vuole rendere più efficiente la propria
agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile
trasferirla in un foglio elettronico. In questo modo
si possono ordinare tutti i nomi in base alla città
di residenza, o in base alla data di compleanno.
Ordinare dati con Excel
Per ordinare in base a delle categorie si
deve strutturare il foglio in modo che i dati
di ogni colonna siano dello stesso tipo.
Non va lasciata alcuna riga vuota.
Ordinare dati con Excel: un
esempio
L’insieme dei dati di partenza…
Ordinare dati con Excel: un
esempio
Creata la lista di dati omogenei è possibile
ordinarli in base a dei parametri stabiliti. Dal
menu Dati si clicca sulla voce Ordina, dopo
aver selezionato una cella o l’area interessata, e
dalla finestra di dialogo che si è aperta si
impostano i criteri di ordinamento.
Se si ordinano i dati in base a una colonna si fa
più in fretta cliccando sui pulsanti Ordinamento
crescente o Ordinamento decrescente.
Ordinare dati con Excel: un
esempio
Filtrare i dati
Si possono filtrare i dati in modo da
visualizzare le righe che interessano e di
produrre anche grafici a partire dai dati
che interessano.
Si procede dal menu Dati e quindi si clicca
sulla voce Filtro e dalla finestra di dialogo
si seleziona Filtro automatico. Excel
inserisce un pulsante di selezione a lato di
ogni etichetta di colonna.
Filtrare i dati
Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di
selezione per il filtro, è possibile un menu con
cui scegliere i criteri per filtrare i dati.
Per tornare a vedere tutte le righe si seleziona
dal menu a tendina Tutto.
E’ anche possibile applicare dei filtri
personalizzati, cioè filtri che possono essere per
visualizzare righe in grado di soddisfare più
condizioni in una stessa colonna. per la
contabilità può essere necessario selezionare
tutte le voci superiori a 100 €.
Filtrare i dati
Nel menu di filtro posto a lato della
colonna spese si sceglie cliccando sulla
freccia la voce Personalizza. Quindi si
seleziona l’operatore Maggiore di e il
valore di confronto 100 €.
Nella finestra Personalizza è possibile
utilizzare due criteri di filtro per la stessa
colonna. Per esempio cercare le righe che
contengono valori fra 200 € e 400 €.
Filtrare i dati
Dopo aver selezionato il primo operatore
di confronto Maggiore di e il valore di
confronto 200 €, si deve fare clic sul
pulsante AND, introdurre un secondo
termine di confronto, in questo caso
Minore di, e digitare nella casella a destra
il valore di confronto 400 €.
Selezionando l’operatore OR, invece, si
filtrano i dati che rispettano soltanto una o
l’altra delle due condizioni.