Regole di Partecipazione II
& budget
Benedetta Cerbini
Punto di Contatto Nazionale Secure societies
Gruppo gestione -APRE
 APRE 2013
PART A
Administrative
PART B
Technical
 APRE 2013
TWO STAGES
(first stage)
SINGLE STAGE
 APRE 2013
Guidance in the
budget section
Click to expand the
guidance for all.
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 APRE 2013
 APRE 2013
Forms of costs
Actual costs
• Costs actually incurred, identifiable and verifiable,
recorded in the accounts, etc.
•
NEW: eleggibilità dell’ IVA , se deducibile VAT
• A fixed amount per unit determined by the Commission.
Unit costs
Example: SME owners' unit cost
• For average personnel cost (based on the usual accounting
practices)
Flat rate
Lump sum
• A percentage to be calculated on the eligible costs
Example: Indirect costs = 25 % Direct costs
• A global amount to cover one or several cost categories
Example: Phase 1 of the SME instrument
 APRE 2013
Forms of costs and Budget categories
BUDGET CATEGORIES
FORMS OF
COSTS
Actual costs
DIRECT COSTS
Personnel
Subcontracting
Financial
support to 3rd
parties
Other




SPECIFIC
INDIRECT
CATETORIES
COSTS
OF COSTS


Yes for
Unit costs
Flat-rate
costs
Lump sum
costs
- Average personnel
costs
- SME owners &
natural persons
without a salary














Yes if
foreseen by
Comm.
Decision

Yes if
foreseen by
Comm.
Decision
 APRE 2013
STRUTTURA DELLA PROPOSTA
PARTE A - BUDGET
COSTI DIRETTI
 APRE 2013
PARTE A - BUDGET
COSTI DEL PERSONALE
TIPOLOGIE DI COSTI ELEGGIBILI:





remunerazione di base
remunerazione aggiuntiva (solo per enti no profit)
consulenti in house
personale distaccato da parti terze
proprietari di PMI/ persone fisiche che non percepiscono un
salario
[(COSTO ORARIO x NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO) +
REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA]
 APRE 2013
Personnel costs: calcolo
CALCULATING PERSONNEL COSTS
UNIT COSTS
ACTUAL PERSONNEL
COSTS
Metodo di calcolo
definito nel model
Grant Agreement
Calcolato in base alle
procedure contabili usuali
dell’ente
(Average personnel costs)
Fissato dalla
Commissione
(for the owners of SME
beneficiaries without a
salary and natural
persons without a
salary)
 APRE 2013
Personnel costs: novità
 Requisiti per il sistema di registrazione delle ore
lavorate
Es: timesheet non richiesti se la risorsa lavora
esclusivamente sull’azione
 Ammissibilità costi medi del personale
 Ammissibilità additional remuneration:
→ solo per non-profit legal entities
→ fino a 8000 Euro/anno/persona che lavora full
time sull’azione
→ soggetta a condizione / requisiti specifici
 APRE 2013
Actual personnel costs: structure
TOTAL REMUNERATION
Standard remuneration
"Mandatory extras"
• Fixed by law or by contract to
remunerate the main activity of the
employee
Basic Salary
• Payment not subject to discretion
by the employer
• Not linked to a specific project
Examples: 13th month, hazardous work
allowance, etc.
Additional remuneration
Other bonuses
• Only eligible for non-profit legal
entities
• Subject to specific eligibility
criteria
• Maybe triggered by the
participation in a specific
project
Hourly rate
 APRE 2013
Actual personnel costs: calcolo
Actual Personnel Cost =
Ore lavorate sul progetto x costo orario
Costo orario =
Annual personnel costs
Ore produttive annuali
 Il costo orario viene calcolato per anno finanziario
 Se non è ancora chiuso al momento della rendicontazione, il beneficiario deve usare il dato
relativo all’ultimo anno chiuso disponibile
 APRE 2013
COSTI DEL PERSONALE
CALCOLO COSTO ORARIO
•Per il COSTO ORARIO, non sarà più possibile rendicontare adjustments nel
successivo reporting period
•Si utilizzeranno gli importi certificati alla chiusura dell’anno finanziario e disponibili
alla fine del periodo di rendicontazione
Esempio:
Progetto con 1 solo periodo di rendicontazione di 18 mesi dal 1.01.2014 al 1.07.2015. L’anno
finanziario del beneficiario chiude il 31.03 di ogni anno.
Calcolo del costo orario:
1.Da 1.01.2014 a 31.03.2014 – sulla base degli importi disponibili alla chiusura dell’anno finanziario il 31.03.2014;
2. Da 01.04.2014 a 31.03.2015 - sulla base degli importi disponibili alla chiusura dell’anno finanziario il 31.03.2015;
3. Da 01.04.2015 a 30.06.2015 - sulla base degli importi disponibili alla chiusura dell’anno finanziario il 31.03.2015
 APRE 2013
Actual personnel costs: calcolo
Chiusura dell’anno finanziario precedente
01/10/2014
31/03/2016
Reporting period (example)
2014
2015
2016
Costi orari del 2015 saranno
usati anche per questi mesi
Vantaggi per i beneficiari
 No necessità di correggere con ADJUSTMENTS nel periodo successivo
 Evita errori dovuti all’erroneo calcolo per frazioni di anno
 APRE 2013
COSTI DEL PERSONALE
REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA
GENERALMENTE INELEGGIBILE
ECCEZIONE per ORGANISMI NO PROFIT se:
1. rientra nelle pratiche usuali del beneficiario ed è riconosciuto tutte le volte in cui è richiesto lo
stesso tipo di lavoro/esperienza
ESEMPI:
ACCETTABILE: Un salario normale è riconosciuto per attività di insegnamento, una remunerazione aggiuntiva per attività
di ricerca
NON ACCETTABILE: Remunerazione aggiuntiva riconosciuta per l’utilizzo dell’inglese, la partecipazione ad azioni
internazionali o multi partner
2. I criteri utilizzati per calcolare la remunerazione aggiuntiva sono oggettivi e generalmente applicati
dal beneficiario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento
ESEMPI:
ACCETTABILE: Tutti I professori che svolgono attività di ricerca oltre alle attività di insegnamento, ricevono un pagamento
aggiuntivo pari al 10% del loro salario
NON ACCETTABILE: Il Direttore decide di pagare una remunerazione aggiuntiva (del 10% del salario) al professore che
svolge attività di ricerca
 APRE 2013
Ore produttive annuali
1720 hours
Individual annual productive hours
• Formula: annual workable hours + overtime - absences
Standard annual productive hours
• According to the beneficiary's usual accounting practices; Minimum
threshold: annual productive hours ≥ 90 % of the standard workable
hours
 APRE 2013
COSTI DEL PERSONALE
ORE PRODUTTIVE ANNUALI
TRE OPZIONI:
 IMPORTO FISSO (1720 ORE) per personale full time (o pro-rata per personale part-time)
 ORE PRODUTTIVE ANNUALI INDIVIDUALI, calcolate con la seguente formula: ore
lavorabili da contratto + straoridinari – assenze (malattia e altri congedi)
 ORE ANNUALI PRODUTTIVE STANDARD (purchè almeno il 90% delle ore lavorabili per
anno)
POSSIBILITÀ DI COMBINARE LE TRE OPZIONI
Esempio:
Beneficiario X calcola il costo orario come segue:
•Ore produttive annuali individuali per i ricercatori
•Ore produttive annuali standard per gli insegnanti
•1720 per il personale amministrativo
 APRE 2013
COSTI DEL PERSONALE
PROPRIETARI DI PMI/ PERSONE FISICHE
PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE
CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO
Calcolo dei costi del personale sulla base del costo orario unitario ricavato
dall’utilizzo delle Monthly living allowance per i ricercatori esperti delle
azioni Marie Curie Individual Fellowship
Tempo produttivo annuale= 1720 ore
FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO:
4650/143 x coefficiente correttivo del Paese/100*
* http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2014_2015/msca/h2020-wp1415-msca-if_en.pdf
 APRE 2013
PARTE A - BUDGET
ALTRI COSTI DIRETTI
TIPOLOGIE DI COSTI
 VIAGGI dello staff di progetto e degli esperti esterni coinvolti
nell’attività (se previsto in Annex I)
 ATTREZZATURE (in alternativa: quota di ammortamento per %
utilizzo; prezzo di acquisto se previsto dal WP; leasing; contributo in
kind della parte terza)
 ALTRI BENI o SERVIZI (consumabili, costi di disseminazione e di IPR,
CFS, costi di traduzione)
 COSTI OPERATIVI DELLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA DI VALORE
SUPERIORE AI 20M€ (previo ex ante assessment della Commissione)
 APRE 2013
PARTE A - BUDGET
SUBCONTRATTI
CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’
 no ‘core task’, ma ‘limited part of the action’
 Non possono riguardare i task di coordinamento (es. distribuzione
pagamenti, report, etc…)




Vanno indicati nell’Allegato I
Stipulati “on business conditions”, "best value for money“
Trasparenza, parità di trattamento, motivazione
no subcontraenza tra beneficiari o affiliati
 APRE 2013
PARTE A - BUDGET
COSTI DI PARTI TERZE
TRE TIPOLOGIE DI PARTI TERZE.IL BENEFICIARIO PUO’:
1. SOSTENERE COSTI DIRETTI ASSOCIATI AL SUPPORTO FINANZIARIO
EROGATO A PARTI TERZE – colonna D
2. UTILIZZARE CONTRIBUTO IN KIND (a titolo oneroso/gratuito) DI
PARTI TERZE – colonna E
3. ASSEGNARE PARTE DEL LAVORO AD UNA LINKED THIRD PARTIES*
 APRE 2013
COSTI DI PARTI TERZE
1. SUPPORTO FINANZIARIO
SOLO SE PREVISTO SPECIFICAMENTE DAL TOPIC




lista delle attività previste/categorie di soggetti (da specificare nell’Annex I)
criteri di attribuzione
criteri di calcolo
max contributo UE per parte terza (generalmente non più di 60.000€ per ciascuna
parte terza)
 il support finanziario può assumere anche la forma di un premio a seguito di una
gara competitiva
 Art 15 GA (ex clausola speciale
ESEMPIO
 APRE 2013
COSTI DI PARTI TERZE
2. CONTRIBUTO IN KIND
A TITOLO ONEROSO
GRATUITAMENTE
[ES. ospedale mette a disposizione di
un’università un’attrezzatura medica per
svolgere attività di ricerca]
[ES. professore dipendente di un’università
pubblica, il cui stipendio viene pagato dal
Ministero, ma rendicontato dall’Università]
•DISCIPLINA ART.11 GA
•IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR.
4.2 DELLA PARTE B
•COSTO ELEGGIBILE = PAGAMENTO RISORSA
MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE (≤
costo terza parte)
•EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTE TERZA
•
•
•
•
DISCIPLINA ART.12 GA
IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL
PAR. 4.2 DELLA PARTE B
COSTO RENDICONTABILE = VALORE
RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA
TERZA PARTE
EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTE
TERZA
COSTI INDIRETTI:
• Risorse utilizzate presso il beneficiario (Colonna F)
• Risorse utilizzate presso parte terza. In tal caso, il costo della parte terza verrà evidenziato nella
colonna E e non incluso nel computo dei costi indiretti del beneficiario. La parte terza tuttavia può
rendicontare i costi indiretti sostenuti al beneficiario che li imputerà tra i suoi costi diretti
 APRE 2013
COSTI DI PARTI TERZE
3. LINKED THIRD PARTIES
• DISCIPLINA ART.14 GA
• REQUISITI PARTE TERZA: SOGGETTO LEGATO GIURIDICAMENTE AL
BENEFICIARIO; STESSE CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’ H2020 DEL
BENEFICIARIO
• LA PARTE TERZA SVOLGE PARTE DEL LAVORO DEL BENEFICIARIO E
RENDICONTA DIRETTAMENTE I SUOI COSTI DIRETTI e INDIRETTI
• IN FASE DI PROPOSTA,
o SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE B
o *IL BUDGET (per tipologia di costo) VA INCLUSO IN QUELLO DEL
BENEFICIARIO
[ES. Affiliati, Joint Research Units, Associazioni/Fondazioni e loro membri, etc…]
 APRE 2013
Third Parties: carrying out work in the action
Beneficiary
Linked third parties
Affiliated entities
Third parties with a
legal link
Subcontractors
• Equivalent to FP7 Special Clause
10
• Must be identified in the GA
• Same cost eligibility criteria than
beneficiaries
• ! NEW: COM or Agency may
request them to accept joint and
several liability for their EU
contribution
• Article 14 MGA
 APRE 2013
Third Parties: carrying out work in the action
Beneficiary
Linked third parties
Affiliated entities
Third parties with a
legal link
Subcontractors
• Ensure best value for money and
avoid any conflict of interests
• Estimated costs and tasks must be
identified in the budget and Annex
1
• ! NEW: if not identified in Annex
1, Commission may still approve
them (beneficiary bears the risk of
rejection)
• Article 13 MGA
 APRE 2013
PARTE A - BUDGET
UNIT COST
TIPOLOGIE DI UNIT COST
(comprensivi di costi diretti+indiretti)
 MISURE ENERGETICHE AGGIUNTIVE
 STUDI CLINICI
 ACCESSO ALLE INFRASTRUTTURE
CALCOLO SPECIFICO PER CIASCUNA TIPOLOGIA DI UNIT COST
 APRE 2013
Large research infrastructures
The capitalised & operating costs of LRI directly used for the action if:
•
Research Infrastructure according to FP art. 2(6)
•
20M€ (large)
•
75% (research as the core business)
•
Ex-ante positive assessment (legal certainty)
Specifiche linee guida
 APRE 2013
Entrate :
Income generated by the action
(except for action´s results)
Income generated from the sale of
assets purchased in the GA
Receipts
In-kind contributions:
-specifically for the action
-received free of charge
Financial contributions specifically
assigned by
the donors to finance
the eligible costs
No-profit rule applied at project level, not per beneficiary!
 APRE 2013
Exchange rates provisions
 Beneficiary´s accounts in €
For purchases in other currencies  conversion into Euros according to its usual
accounting practice
 Beneficiary´s accounts in other currency
Average of the daily exchange rates published in the Official Journal of the EU
calculated over the reporting period.
Calculation shortcut: you may use the editable charts on the website of the European Central
Bank at:
http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
 APRE 2013
Reporting: periodic report
Periodic report
 To be submitted by coordinator 60 days after end of the reporting period
 Periodic Technical Report
 overview of progress of the work
 summary for publication
 plan for the exploitation and dissemination of results
 questionnaire
 Periodic Financial Report
 use of the resources and
 Financial Statement (individual & summary)
 APRE 2013
Reporting: final report
Final report
 To be submitted by coordinator 60 days after end of last reporting period
 Final Technical Report
 overview of results and their exploitation & dissemination
 summary for publication
 conclusions and socioeconomic impact
 Final Financial Report
 Summary Financial Statement
 Certificate on Financial Statement (se necessario)
 APRE 2013
Pagamenti:
Time-to-Pay
One Pre-financing
30 days
From
The latest between
starting date and entry
into force
→ Retention 5 % of maximum grant for the Guarantee Fund
Interim Payments
90 days
From reception of
periodic report
→ Based on financial statements (EU contribution= eligible costs approved * reimbursement
rate)
→ Limit = 90 % of the maximum grant (Retention 10%)
Payment of the Balance
90 days
From reception of final
reports
 APRE 2013