INFOLOGIS
IL DOCUMENTO
DI TRASPORTO
G I A N PA O L O C A L Z O L A R O
Sommario
Il DDT nella supply chain
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Normativa
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Interfaccia cliente – fornitore
La sincronizzazione delle informazioni
Dati obbligatori
Sanzioni
Trasporto merci pericolose
Documenti collegati
Fattura
Note di credito e addebito
Fattura pro forma
Scheda di trasporto
Dati obbligatori
Sanzioni
Ciclo attivo e passivo
Il DDT nei sistemi informativi
Le informazioni per il controllo di gestione
La dematerializzazione
La normativa
In pratica
Flussi informativi e materiali
Definizione di uno schema di flusso
Esempi di schemi di flusso
Vendita
Imballi da rendere
Trasferimento interno
Riparazione
Conto Vendita
Prestito d’uso
Conto lavoro cliente
Conto Lavoro terzista
Prestito d’uso
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Il DDT
nella supply chain
La supply chain può essere considerata come una rete fatta di diversi nodi tra loro collegati, ogni azienda fa parte di una o più reti, alcune aziende possiedo più nodi all’interno
di questa rete (ad esempio una azienda di grandi dimensioni potrebbe avere diversi stabilimenti produttivi, diversi magazzini distributivi e dei punti vendita di proprietà), altre
rappresentano solo un nodo all’interno della rete, mentre altre aziende possono avere il
compito di governare questa rete.
I nodi della rete scambiano tra di loro informazioni e materiali con lo scopo di creare maggiore valore per il cliente finale. Ogni trasferimento di materiale ed informazione presenta
dei costi che vanno ridotti al fine di aumentare il margine tra il valore pagato dal cliente ed
il costo sostenuto, inoltre andrebbero eliminati quei trasferimenti che non generano valore
per il cliente finale. Questa operazione è realizzabile solo se si monitorano i trasferimenti
ed i loro costi.
Un trasferimento implica la presenza di cinque elementi che sono necessari affinché il trasferimento possa realizzarsi:
• Mittente
• Destinatario
• Oggetto da trasferire
• Vettore
• Protocollo di trasferimento
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Il Documento di Trasporto
Mittente e destinatario: Rappresentano i due nodi tra i quali avviene il trasferimento, solitamente tra due nodi avvengono più trasferimenti nelle due direzioni generando quindi
un volume di traffico. Consideriamo ad esempio una azienda manifatturiera (AM) ed un
fornitore di materie prime (FMP), tra questi due nodi è possibile che ci siano diversi trasferimenti nelle due direzioni:
AM ->
FMP Ordine d’acquisto
FMP ->
AM Conferma d’ordine
FMP ->
AM DDT
FMP ->
AM Materiale
FMP ->
AM Fattura
AM -> FMP Pagamento
In questo semplice esempio di acquisto di materia prima avvengano 6 trasferimenti, ma i
trasferimenti potrebbero essere molto maggiori, infatti è possibile che ci sia materiale non
conforme che venga restituito, oppure ci siano delle modifiche all’ordine d’acquisto, oppure
che venga emessa una nota di accredito, come è possibile intuire il traffico tra due nodi può
essere molto elevato.
Oggetto da trasferire: Può essere sia informativo (ordine, DDT, Fattura) oppure materiale.
Gli oggetti che vengono trasferiti sono solitamente collegati tra di loro (ad esempio la fattura al DDT, il DDT alla merce e all’ordine). È fondamentale mantenere un collegamento tra
oggetti materiali ed informativi, in quanto è in base alle informazioni che vengono prese
le decisioni e se queste non rispecchiano la realtà rischiano di essere sbagliate. Ad esempio ricevo il DDT dal fornitore con l’elenco degli oggetti materiali trasferiti ma non tutti gli
oggetti sono fisicamente presenti, però una volta caricato il DDT il mio sistema gestionale
mi dice che quell’oggetto è presente quindi rischio di prendere decisioni sbagliate, del tipo
confermo al mio cliente che domani gli spedirò l’articolo ordinato ma in realtà quell’articolo
non è presente. La regola d’oro è nessun oggetto materiale si sposta se non c’è un oggetto
informativo che lo dice.
Vettore: Il mezzo con il quale avviene lo spostamento dell’oggetto, ad esempio una nave,
un automezzo, il cavo telefonico. Nella scelta del vettore bisogna tenere presenti alcune
caratteristiche fondamentali:
Velocità: Quanto tempo impiega per il trasferimento
Disponibilità: Tra quali nodi può effettuare il trasferimento
Affidabilità: Quanto è sicuro che il trasferimento avvenga
Capacità: Quanto può trasferire
Frequenza :Ogni quanto può trasferire
È importante che ogni azienda valuti quali sono le sue esigenze in base ai cinque parametri
precedenti e scelga di conseguenza i vettori più adatti. A volte si rischia di dare per scontato
la scelta del vettore con impatti negativi sul valore per il cliente finale, anche in questo caso
il monitoraggio e l’analisi con il supporto di un sistema informativo possono essere di ausilio
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Il Documento di Trasporto
per aumentare il valore per il cliente.
Protocollo di trasferimento: è la modalità, le regole con cui avviene il trasferimento. Sono
in sostanza le azioni compiute da mittente, vettore e destinatario per poter realizzare il trasferimento a seconda dello scopo dello stesso. Solitamente l’oggetto che deve essere trasferito viene incapsulato in una unità di carico che presenta delle caratteristiche standard
in modo da facilitarne la gestione ed il trasferimento. Ad esempio sono unità di carico per
oggetti materiali il pallet o una scatola, sono unità di carico per il trasferimento di informazione, il documento di trasporto o la fattura.
Il documento di trasporto si pone all’interno dei trasferimenti della rete logistica come
unità di carico delle informazioni allo scopo di aumentare l’efficienza nella gestione e nel
trasferimento delle informazioni. L’utilizzo di unità di carico consente una maggiore velocità
nel trasferimento, la possibilità di automatizzare le attività e di rendere più affidabile il trasferimento. Se consideriamo il DDT in questo modo ci rendiamo conto di come esso non sia
una semplice formalità, un obbligo di legge, ma lo strumento per far dialogare i nodi della
rete e che se ben progettato e gestito consente di raggiungere il risultato di avere informazioni sincronizzate ed affidabili. In una supply chain reattiva bisogna uscire dalla concezione
che bisogna fare il DDT perché se viene la finanza ci fa la multa, ma bisogna fare il DDT per
fare in modo che le informazioni viaggino veloci, affidabili e sincronizzate.
Interfaccia cliente – fornitore
Il nodo logistico di una singola azienda non è un sistema chiuso ma essendo inserito in
una rete dialoga costantemente con altri sistemi che possono essere fondamentalmente
raggruppati in due tipi: cliente e fornitore Poiché anche i clienti ed i fornitori hanno un loro
sistema logistico è necessario fare in modo che i due sistemi dialoghino tra loro tramite
delle interfacce. Un’interfaccia è un dispositivo che mette in comunicazione due sistemi
differenti, pertanto deve essere costruita in modo da favorire il passaggio di informazioni e
materiali tra un sistema ed un altro.
L’interfaccia clienti – fornitori è costituita da diversi elementi sia informativi che fisici come
ad esempio l’ordine, il documento di trasporto, la banchina di carico e scarico, l’unità di carico, è necessario quindi identificare quali sono questi elementi che fanno parte dell’interfaccia e realizzare una strategia di coordinamento per favorire la realizzazione di una interfaccia semplice, robusta e flessibile, inoltre l’interfaccia deve essere sicura ovvero non deve
permettere l’ingresso o l’uscita dal sistema di elementi non autorizzati (ad esempio non
devono uscire dal sistema informazioni riservate, come potrebbero essere i prezzi oppure
non dovrebbero entrare nel sistema informazioni errate, ad esempio quantità anomale in
un ordine).
È molto importante che le interfacce siano ben progettate soprattutto se vi è un elevato
volume di attività tra i diversi sistemi ( ad esempio se mensilmente vengono inviate 5000
righe d’ordine ai fornitori è necessario che gli operatori che presidiano questa interfaccia
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Il Documento di Trasporto
abbiamo tutti gli strumenti per rendere il flusso di dati e di informazioni agevole e veloce).
Il documento di trasporto rappresenta un elemento dell’interfaccia cliente-fornitore in
quanto contiene le informazioni relative agli oggetti materiali che vengono trasferiti da un
nodo ad un altro all’interno della rete. Il DDT contiene informazioni importanti che rappresentano il “passaporto” della merce che entra ed esce dal nodo logistico, senza di esso nessuna merce dovrebbe entrare o dovrebbe uscire. Il DDT rappresenta il permesso ad entrare
ed uscire. Nel caso di DDT in ingresso è necessario predisporre dei controlli che riusciamo
a fare grazie al DDT (se correttamente compilato), infatti esso ci dice chi invia il materiale, a
chi viene inviato il materiale, perché viene inviato il materiale, cosa contiene l’oggetto che
viene trasferito. Il fine di questi controlli è evitare che nel nodo logistico entrino oggetti che
non devono entrare e quelli che entrano sia riconoscibili dal sistema. Ad esempio se non
sono chiare le motivazioni per cui il materiale entra o quali sono i materiali che entrano il
sistema ha difficoltà a gestirli o li gestisce in ritardo, se l’azienda riceve un DDT con causale
reso da cliente con dentro gli articoli X e Y, il sistema indica immediatamente al magazzi-
SCHEDA : L’EDI
L’EDI ha lo scopo di eliminare le discontinuità nel flusso delle informazioni, ovvero i
punti in cui il dato passa da un sistema informativo ad un altro. Solitamente il passaggio
tra due sistemi informativi avviene tramite un documento cartaceo (Ordine, DDT,
Fattura) oppure attraverso le persone, tale
discontinuità presenta due tipi di inconvenienti: Il tempo necessario a trasferire i dati
tra i sistemi informativi e la possibilità di errori nel trasferimento.
L’EDI costituisce una interfaccia tra i sistemi informativi, stabilisce una serie di regole
per permettere ai due sistemi di dialogare e
poiché i sistemi informativi possono essere
diversi è necessario un linguaggio comune
per permettere il dialogo come lo standard
EDIFACT.
Dal punto di vista pratico si tratta di produrre un file leggibile da entrambi i sistemi
informativi, ed in questa situazione viene
in aiuto il linguaggio XML che utilizza dei
marcatori per individuare la struttura del
messaggio che i sistemi informativi si scambiano. Il formato XML si è ormai affermato
come standard per la rappresentazione e lo
scambio di informazioni, offrendo il vantaggio della flessibilità sintattica per rappresentare contenuti strutturati, semistrutturati o
non strutturati, associato alle capacità di annotazione semantica di tali contenuti. XML
realizza efficacemente la logica sottesa allo
scambio di dati tra imprese che era all’origine dell’EDI, permette infatti la realizzazione
di costrutti che consentono la trasmissione
di fatture, DDT, ordini ed altri documenti
scambiati regolarmente tra le aziende con
costi che sono decisamente inferiori rispetto al classico sistema EDI.
Diversi enti stanno lavorando in modo da
realizzare una standardizzazione dei messaggi XML in modo da rendere agevole la
diffusione di sistemi di ecommerce business
to business, nel frattempo diverse filiere
(come ad esempio quella tessile tramite il
progetto MODA-ML) si stanno organizzando
per permettere agli operatori di usufruire
dei benefici della trasmissione di documenti tramite XML.
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Il Documento di Trasporto
niere cosa fare ad esempio trasferisci X all’ufficio qualità e Y al magazzino scarti, nel caso
mancassero queste informazioni il magazzinere dovrebbe chiedere e poi eseguire causando
dei ritardi. È chiaro che qualche volta possa capitare questa situazione ma deve essere l’eccezione, l’anomalia e non la regola di gestione.
Analogamente il DDT in uscita se correttamente gestito consente al nostro cliente di immettere il nostro materiale facilmente nel suo sistema e consente alla nostra azienda di
tracciare l’uscita del materiale dal nodo logistico evitando spiacevoli conseguenze di materiale che non si sa dove sia finito con derivanti perdite di valore.
La sincronizzazione delle informazioni
Due sistemi sono sincronizzati quando nello stesso periodo temporale hanno le medesime informazioni, ad esempio due nodi della rete logistica, sono sincronizzati se il nodo A
sa che deve spedire 100 confezioni di scarpe il 20/05/2012 al nodo B, ed il nodo B sa che
deve ricevere 100 confezioni di scarpe il 20/05/2012 dal nodo A. Banale come esempio ma
non sempre accade così, molte volte i nodi non sono sincronizzati tra di loro causando non
pochi problemi nei trasferimenti di materiali ed informazioni. Avere una rete sincronizzata
significa che le informazioni ed i materiali viaggiano più velocemente ed i trasferimenti
avvengono in maniera corretta, ovvero il materiale giusto è nel posto giusto, al momento
giusto, nella quantità giusta … l’essenza di tutte le attività della supply chain, il santo Graal
di chi si occupa di logistica.
Per raggiungere questo risultato è necessario seguire tre linee d’azione:
• Razionalizzare il flusso
• Rendere flessibili i processi
• Minimizzare la variabilità
Razionalizzare il flusso
I processi farraginosi sono diseconomici e causano ritardi e accumulazione di materiali ed
informazioni. La riconfigurazione dei processi volta a ridurre le distanze tra flussi informativi
e di materiali e promuovere la collaborazione tra i dipendenti può contribuire a razionalizzare il flusso. Nello stesso modo, assicurare la visibilità del flusso facilità il suo miglioramento. A volte ciò può comportare l’utilizzo di tecnologie specifiche che possono ridurre
le fluttuazioni nei volumi del flusso. Altra operazione da compiere è quella di ridurre le
discontinuità ad esempio attraverso il trasferimento di dati tramite EDI, l’utilizzo del codice
a barre e dalla radiofrequenza.
Rendere flessibili i processi
È possibile realizzare processi flessibili che si adattano ad un ambiente turbolento tramite
la modularità e le interfacce definite.
Modularità: Scomporre un processo in moduli autonomi permette di cambiarlo e di configurare nuovi processi molto più velocemente. Ad esempio se suddivido il processo di spe7
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dizioni in moduli autonomi quando devo cambiarlo mi basta aggiungere, togliere o spostare
un modulo per adattarlo alla nuova situazione.
Interfacce definite: Per interfacce si intendono i punti di comunicazione tra due moduli di
un processo, per poter ricombinare insieme diversi moduli è necessario che questi abbiano
delle interfacce chiare che possano essere collegate ad altri moduli, ad esempio nel modulo “caricamento automezzo”, può essere rappresentato dal DDT che permette l’avvio del
modulo, quindi tutti gli altri moduli che vogliono comunicare con il modulo “caricamento
automezzo” lo fanno tramite il DDT.
Minimizzare la variabilità
La variabilità dei processi scombina il flusso e impedisce la sincronizzazione. La variabilità
è da intendersi sia come variabilità della qualità che dei tempi di programmazione.
All’interno della supply chain il documento di trasporto, essendo l’unità di carico delle
informazioni può contribuire a rendere il sistema sincronizzato attraverso la standardizzazione e l’utilizzo di tecnologia che consente di ridurre le discontinuità. In estrema sintesi il
DDT va compilato correttamente e bisogna utilizzare una tecnologia per il trasferimento
elettronico dell’informazione, quindi niente carta!!!
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Normativa
Il documento di trasporto è stato introdotto in sostituzione della bolla di accompagnamento, la cui obbligatorietà è stata abrogata con il DPR 472/1996. Tale documento, con valenza
sia fiscale che strettamente commerciale, viene emesso per giustificare il trasferimento di
materiale da cedente a cessionario attraverso il trasporto dello stesso.
La compravendita di beni è un atto giuridico a titolo oneroso che comportano il trasferimento di un bene a fronte del pagamento di un corrispettivo in denaro, per comprovare
l’avvenuto trasferimento del bene il cedente emette la fattura, facendo sorgere quindi il
diritto al pagamento. Il nostro ordinamento prevede due tipologie di fatture:
• Fattura immediata
• Fattura differita
Nel primo caso trasferisco il bene ed emetto la fattura, in questo caso vi è sincronia tra
il trasferimento dell’oggetto materiale (la merce venduta) ed il trasferimento dell’oggetto
informativo (la fattura).
Nel secondo caso non vi è più sincronia tra i due trasferimenti, pertanto l’ordinamento
Italiano consente questa operazione entro il mese successivo a condizione che il trasferimento risulti:
da un documento di trasporto
da altro documento fiscalmente idoneo ad identificare i soggetti tra cui è avvenuto il trasferimento.
La fattura differita, inoltre deve contenere la data ed il numero di tali documenti creando
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Il Documento di Trasporto
quindi un collegamento tra i due oggetti informativi (DDT e Fattura).
L’ordinamento italiano prevede oltre alla compravendita altre possibilità per cui i beni vengano trasferiti tra due soggetti non trasferendo però la proprietà come ad esempio la lavorazione, il deposito o il contratto estimatorio. In questo caso il documento di trasporto ha la
funzione di vincere la presunzione del trasferimento della proprietà, infatti secondo l’articolo
53 DPR 633/1972 si considerano ceduti i beni (acquistati,importati o prodotti) che non si trovino nei locali dell’impresa a meno che l’imprenditore non dimostri che siano stati trasferiti a
terzi con titolo non traslativo della proprietà. Per vincere questa presunzione e quindi evitare
il pagamento dell’IVA evasa l’ordinamento prevede che tale trasferimento debba risultare da
uno di questi documenti:
• libro giornale tenuto a norma del codice civile
• apposito registro tenuto in conformità dell’articolo 39 del DPR 633/1972
• documento conservato in conformità dell’articolo 39 del DPR 633/1972
• atto registrato presso l’ufficio del registro
Il documento di trasporto risulta idoneo per vincere la presunzione di cessione se sono presenti se seguenti condizioni:
• Viene indicata la causale non traslativa del trasporto
• Il documento sia conservato fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al
corrispondente periodo d’imposta.
Dati obbligatori
Il documento di trasporto viene emesso almeno in duplice esemplare (uno per il cedente
e uno per il cessionario) e in forma libera (senza, cioè , vincoli di forma, di dimensioni o di
tracciato), prima dell’inizio del trasporto o della consegna. Ulteriori copie possono poi essere predisposte per gli altri soggetti coinvolti.
Il D.D.T. deve contenere obbligatoriamente i seguenti elementi (art. 1, DPR n. 472/1996):
1. data e numero;
2. generalità dei soggetti coinvolti nell’operazione (cedente, cessionario, eventuale impresa incaricata del trasporto);
3. descrizione della natura, qualità e quantità dei beni ceduti.
In caso di fatturazione differita, la data e il numero del D.D.T. devono essere riportati sulla
fattura stessa.
Qualora, tuttavia, per esigenze dell’azienda, la data di compilazione del documento di trasporto e quella di consegna dei beni non coincidano, sulla fattura potrà riportarsi esclusivamente la data di formazione del D.D.T., fermo restando l’obbligo di indicare su quest’ultimo
la diversa data di consegna o di spedizione.
Con riferimento agli elementi di cui alla lettera b), invece, sarà necessario indicare: ditta,
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Il Documento di Trasporto
denominazione o ragione sociale dei soggetti coinvolti (nome e cognome se si tratta di persone fisiche), residenza o domicilio degli stessi (ubicazione della stabile organizzazione per
i non residenti) e, relativamente all’emittente, numero di partita IVA. Per quanto riguarda,
in particolare, l’eventuale soggetto terzo incaricato del trasporto, si evidenzia che devono
essere indicate le generalità dell’impresa trasportatrice e non quelle
della persona che esegue materialmente il trasporto.
Nel caso in cui, poi, siano coinvolti nel trasporto più vettori nell’ambito dell’intera tratta,
dovranno essere indicate almeno le generalità del primo incaricato del trasporto, fermo restando che tale soggetto non e` tenuto ad effettuare ulteriori annotazioni. Con riferimento
alla descrizione dei beni ceduti, l’indicazione della quantità degli stessi può essere effettuata in cifre, senza che sia necessaria l’indicazione in lettere.
La descrizione della causale del trasporto è obbligatoria per la cessione dei beni a titolo
non traslativo della proprietà, infatti se non viene indicata alcuna causale il trasporto si
intende come vendita, pertanto per vincere la presunzione di cessione a titolo oneroso è
necessario indicare una causale differente dalla vendita. Vediamo alcune possibili causali:
Conto visione: In questo casi i beni vengono inviati al cliente per essere visionati e poi essere restituiti, nel caso non vengano restituiti è necessario emettere fattura e comunque va
emessa nel termine di un anno dall’emissione del DDT.
Prestito d’uso: In questo caso i beni strumentali vengono inviati al fornitore per poter essere utilizzati durante le lavorazioni, in questo caso non segue fattura.
Conto lavoro: In questo caso la merce viene inviata al fornitore per essere lavorata, rimanendo di proprietà del cliente, al termine della lavorazione la merce viene riconsegnata o
viene consegnato il prodotto finito della lavorazione di più beni.
Omaggio: In questo caso è obbligatorio l’emissione della fattura unicamente per la rivalsa
dell’IVA
Riparazione: In questo caso è necessario indicare se si tratta di una riparazione in garanzia
oppure no
Reso: In questo caso se si trattiene la merce resa si emette una nota di credito, diversamente viene inviato altro materiale in sostituzione di quello reso.
Tentata vendita: La caratteristica di questa particolare forma commerciale è di effettuare
la vendita direttamente presso la sede del cliente con contestuale consegna dei beni. A tal
fine, il venditore carica sul proprio mezzo un determinato quantitativo e varietà di beni e
poi inizia il giro dei clienti cui consegna immediatamente la merce che riesce a vendere.
Sostituzione di prodotti ceduti in garanzia: Le sostituzioni in garanzia dello stesso prodotto o di parti difettose, che le imprese produttrice effettuano, sono considerate cessioni
non imponibili ai fini IVA. Tale sostituzione deve risultare da un DDT per poter vincere la
presunzione di cessione dei beni. Se tali condizioni non sono rispettate, la sostituzione è da
assoggettare ad IVA. Nel DDT va inserita la casuale sostituzione in garanzia ex at. 73, comma
2 del DPR 633/72.
Trasporto dei beni in manifestazioni fieristiche: In caso di partecipazioni ad una manifeWWW.INFOLOGIS.BIZ
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Il Documento di Trasporto
stazione fieristica nella quale i beni non vengono ceduti è necessario indicare nella causale
la dicitura invio di beni per esposizione presso la fiera di , con l’indicazione dei giorni della
manifestazione, inoltre non sussiste obbligo di compilazione dei modelli intrastat.
Movimenti interni alla stessa impresa: In questo caso la dicitura è quella di trasferimento
interno tra stabilimenti aziendali, in questo caso è necessario che il luogo di destinazione
sia inserito nella iscrizione al registro delle imprese e nella apertura della partita IVA.
Consegna di campioni: Le cessioni di campioni gratuiti appositamente contrassegnati non
sono soggetti ad IVA, pertanto è necessario indicare la dicitura cessione di campioni a titolo
gratuito ed inoltre i beni devono essere contrassegnati con la dicitura campione gratuito.
Ai fini della fatturazione differita gli operatori, usciti dai locali dell´impresa, possono redigere un unico documento di trasporto per tutta la merce caricata. Per lo scarico della merce
in occasione della vendita, possono emettere o una nota di consegna o un altro documento
idoneo, per ciascuna singola cessione effettuata. In caso di fatturazione immediata, invece,
gli operatori possono predisporre il documento di trasporto generale e, all´atto della consegna, dei beni emettere le relative fatture.
È da sottolineare il fatto che è necessario emettere un documento di trasporto per ogni
causale utilizzata ovvero non è possibile emettere uno stesso DDT con causale Vendita, conto lavorazione e conto visione.
Sanzioni
La circolare ministeriale n. 249/E dell’11 ottobre 1996 ha chiarito che il documento di
trasporto non deve necessariamente scortare le merci trasportate, potendo invece essere
spedito al destinatario, entro il giorno in cui è iniziata la movimentazione dei beni, anche
tramite servizio postale.
Il comma 3 dell’art. 6 del Dlgs 18 dicembre 1997, n. 471, contempla la mancata emissione
dei documenti di trasporto, prevedendo per tale violazione la sanzione del 100% dell’imposta corrispondente all’importo non documentato.
Il trasporto di cose in conto proprio con veicoli aventi massa complessiva inferiore a 6 t. ( o
portata utile inferiore a 3000 Kg ) non e’ soggetto ad alcuna licenza o limitazione e pertanto
per il suo esercizio non e’ prevista alcuna sanzione.
Si configura come trasporto abusivo e quindi sanzionato con il pagamento di una somma
da € 2065,83 a € 12.394,96 l’esecuzione di trasporti :
• senza licenza o violando le condizioni e i limiti da questa stabiliti;
• senza il documento – elencazione per i veicoli di portata utile superiore a 3 t.;
• senza il prescritto documento nei trasporti occasionali.
Alle sanzioni sopra indicate si aggiunge la sanzione accessoria del fermo amministrativo
del veicolo per un periodo di tre mesi, o, in caso di reiterazione delle violazioni, la sanzione
accessoria della confisca del veicolo.
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Il Documento di Trasporto
Sono considerate violazioni minori:
• viaggiare senza il documento elencazione, se le cose trasportate rientrano tra quelle
previste dalla licenza: sanzione amministrativa del pagamento da € 51,65 a 154,93;
• viaggiare senza l’apposito contrassegno ( striscia diagonale rossa): e’ sanzionata con il
pagamento di una somma che va da € 2,58 a € 10,33 concorrenti.
La circolare 225/E, al punto 3, ha previsto che il controllo del rispetto della documentazione ai fini fiscali durante il trasporto possa essere effettuato unicamente dalla Guardia di Finanza che dovrà verificare la naturale corrispondenza di quanto dichiarato dal conducente
in merito alla consistenza delle merci.
I controlli dovranno avvenire ai fini di quanto disposto dagli art. 51 e 52 del D.P.R. 633/72
e ciò allo scopo di procedere a verifiche e ad accertamenti successivi in capo ai soggetti che
compiono le operazioni, acquisendo così elementi utili ai fini del compimento delle verifiche. Inoltre, attraverso ispezioni da eseguirsi successivamente, si procederà alla constatazione dell’effettiva destinazione dei beni e della relativa fatturazione.
Trasporto merci pericolose
L’ADR è l’accordo internazionale per il trasporto di merci pericolose su strada, a cui hanno
aderito oltre 40 Paesi, al fine di facilitare e uniformare le procedure di trasporto sul suolo
nazionale ed internazionale
Adottato come normativa nazionale con il D.M. 4 settembre 1996 l’ADR viene aggiornato
alle recenti innovazioni tecnologiche con cadenza biennale: dal 1° gennaio di ogni anno
dispari (ad es. 2009) è in vigore la nuova revisione ADR che, in forma transitoria fino al 30
giugno (lasciando facoltà al soggetto coinvolto scegliere se rispettare la revisione precedente o quella nuova), entra in vigore in forma definitiva dal 1° luglio dello stesso anno.
La normativa ADR prevede che ogni trasporto su strada di merci pericolose, salvo alcuni
casi di esenzione, sia accompagnato da una specifica documentazione (come dettagliato
nel capitolo 8.1.2 dell’ADR). A bordo dell’unità di trasporto, oltre ai documenti richiesti da
altri regolamenti e norme nazionali (come il documento di identificazione con foto per ogni
membro dell’equipaggio previsto da 1.10.1.4), ci dovranno essere:
• i documenti di trasporto (come previsto al paragrafo 5.4.1) per ogni merce pericolosa
trasportata
• le istruzioni scritte (come previste al paragrafo 5.4.3 e 8.1.2.3) necessarie a definire il
tipo di intervento da attuare nell’immediato subito dopo un accadimento incidentale
(le cosidette “trem cards” recentemente standardizzate per ogni merce pericolosa).
Il documento di trasporto non è previsto nei casi di esenzione per natura di trasporto (paragrafo 1.1.3.1) e in quelli relativi alle esenzioni concernenti gli imballaggi vuoti non ripuliti
(come previsto al paragrafo 1.1.3.5.) I dati minimi (come previsto alla parte 5.4.) che devono essere contenuti nel documento di trasporto in forma ben leggibile sono:
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Il Documento di Trasporto
• il numero di identificazione ONU della merce, preceduto dalle lettere “UN”;
• l’indicazione della classe1 di rischio principale con eventuale indicazione del rischio
sussidiario tra parentesi (come previsto dalla colonna 5 della Tabella Capitolo 3.2 o da
disposizioni speciali riportate in colonna 6);
• il gruppo di imballaggio (livello di rischio) della merce pericolosa oggetto del trasporto,
che può essere preceduto dalle lettere PG (packing group) o GI (gruppo di imballaggio),
ove applicabile;
• il numero dei colli e la loro descrizione, ove applicabile; la quantità totale di ogni merce
pericolosa caratterizzata da diverso numero ONU di designazione di trasporto o diverso
gruppo di imballaggio;
• il nome e l’indirizzo dell’impresa che spedisce merci per conto proprio o di terzi in virtù
di un regolare contratto di trasporto; il nome e l’indirizzo dei destinatari;
• una dichiarazione, se richiesta da accordi particolari o multilaterali; il codice di restrizione in gallerie in lettere maiuscole tra parentesi (non necessario se si è certi che il
trasporto non passerà per una galleria alla quale si applicano le restrizioni particolari).
Il documento di trasporto può essere quello richiesto da altri regolamenti in vigore per
un’altra modalità di trasporto (come previsto al paragrafo 5.4.1.4), le informazioni sopra
riportate, previste dal documento di trasporto, potranno o dovranno essere integrate con
quelle previste da altri documenti (come ad esempio il CMR, il formulario di identificazione
del rifiuto o nel caso di trasporto intermodale, o di imballaggi vuoti o di mezzi vuoti non
ripuliti che hanno trasportato merci pericolose sfuse come previsto ai paragrafi 5.4.1.1 e
5.4.1.2.). Spesso, nel caso del trasporto di rifiuti pericolosi, si utilizza il solo formulario di
identificazione del rifiuto, integrato nel campo “annotazioni” dalle diciture sopra indicate
precedute dalla parola “RIFIUTO”; ad esempio “RIFIUTO, UN 1760 liquido corrosivo n.a.s.
(acido solforico), 8, PG II (E) “ con l’eventuale aggiunta della dicitura “Rifiuti conformi al
2.1.3.5.5 “ nel caso in cui la materia da trasportare è un rifiuto la cui composizione non è
esattamente nota e la cui assegnazione a una rubrica e relativo gruppo di imballaggio sia
fatta sulla base dei dati tecnici5, di sicurezza e di legislazione vigente, in possesso dello speditore.
I rifiuti che non sono contemplati dall’ADR, ma rientrano nella Convenzione di Basilea sul
controllo dei movimenti transfrontalieri di rifiuti pericolosi e sulla loro eliminazione, possono essere trasportati con numeri ONU 3077 e 3082.
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Documenti collegati
Il documento di trasporto fa parte di una filiera di documenti tra di loro collegati, in questo
capitolo andremo ad analizzare i due documenti che hanno rilevanza giuridica, ovvero la
fattura ed la scheda di trasporto di recente introdotta nel nostro ordinamento.
Fattura
La fattura è un documento fiscale obbligatorio, emesso da un soggetto fiscale per documentare l’avvenuta vendita di beni o prestazione di servizi ed il diritto a riscuoterne il prezzo. Tramite la fatturazione vengono comprovate le operazioni rilevanti ai fini IVA (imponibili, esenti e non imponibili) e rappresenta il presupposto necessario per l’applicazione dei
principi della “rivalsa” e della “detrazione”.
L’obbligo di fatturazione delle operazioni effettuate costituisce un adempimento fondamentale nel sistema Iva. È stabilito che la fattura deve essere emessa “per ciascuna operazione”. L’obbligo ha carattere generale, anche se sono previste diverse eccezioni, come ad
esempio per le attività di commercio al minuto, per la quale è richiesta la certificazione dei
corrispettivi mediante consegna di scontrino fiscale o ricevuta fiscale.
La fattura risponde non solo alle esigenze di documentazione e controllo, ma costituisce
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anche il titolo che legittima il cedente (per i beni) o il prestatore ( per i servizi) ad esercitare
la rivalsa e l’acquirente o il committente ad operare la detrazione.
Ciò che qualifica la fattura non è il nome attribuito al documento ( nota, conto, parcella
o simili) ma la presenza degli elementi richiesti per legge. La fattura deve contenere le seguenti indicazioni:
Data di emissione. Corrisponde al momento di consegna o spedizione della stessa. In base
all’art 21 comma 1 del D.P.R. 633/72, la fattura si ha per emessa all’atto della sua consegna
o spedizione all’altra parte.
Secondo le risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate (107/E e 202/E del 2001) l’emissione può
essere effettuata tramite:
• consegna manuale
• spedizione per posta
• servizio di posta elettronica
Numero progressivo. Possono essere utilizzate scale numeriche separate in funzione delle
varie esigenze aziendali per tipologia di prodotto, per zona di vendita, per tipologia di mercato e così via.
Ditta, Denominazione o Ragione Sociale, Residenza o Domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, nonché l’ubicazione della stabile organizzazione per i non residenti,
va infine indicato il numero di partita Iva o codice fiscale. Per le società soggette all’obbligo
dell’iscrizione nel registro delle imprese, occorre indicare i dati relativi a tale iscrizione e gli
altri obbligatori per le disposizioni civilistiche (art. 2250 cod. civ.);
Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione. Deve
inoltre comprendere, i corrispettivi e tutti gli elementi di calcolo per la determinazione della
base imponibile, nonché l’aliquota applicabile ai singoli beni o servizi;
Base imponibile. Rappresenta l’importo su cui va applicata l’Iva. Essa è costituita dall’ammontare complessivo dei corrispettivi dovuti contrattualmente. Partecipano alla base imponibile: le spese accessorie sostenute dal fornitore (trasporto, posa in opera, imballo, confezionamento e così via. Seguono la stessa disciplina Iva prevista per l’operazione principale)
gli oneri e i debiti accollati all’acquirente e le integrazioni dovute a terzi.
Valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
Aliquota percentuale e ammontare dell’imposta. In caso di merci sottoposte ad aliquote
diverse si devono indicare distintamente, per ogni gruppo imponibile, aliquota e imposta
con arrotondamento al centesimo di euro per eccesso, se la frazione non è inferiore a €
0,005 e per difetto, se la frazione è inferiore a tale ammontare. Gli importi da contabilizzare
e da pagare vanno riportati fino alla seconda cifra decimale.
Articolo di legge per le operazioni : Esenti, non imponibili e non soggette.
Il numero e la data dei relativi documenti di trasporto in caso di fattura differita.
Estremi dichiarazioni intento per le cessioni ad esportatori abituali
Numero identificativo di Iva attribuito dallo stato estero al cessionario o committente per
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Il Documento di Trasporto
operazioni intracomunitario.
Eventuale indicazione “Fattura ad esigibilità immediata” per operazioni con lo Stato ed
altri enti pubblici.
Le fatture trasmesse tramite un sistema di posta elettronica si considerano regolarmente
“emesse”, in quanto i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini Iva vengono “materializzati”
in documenti aventi lo stesso contenuto per l’emittente e per il ricevente, nel rispetto dei
termini previsti dalla legge, a prescindere delle diverse tecnologie utilizzabili (R.M. 30 luglio
1990 n° 450217).
Le fatture cosi spedite dovranno obbligatoriamente essere materializzate dal ricevente
mediante un’operazione di stampa, in quanto tali documenti vengono considerati a tutt’oggi dei documenti cartacei
L’invio per posta elettronica dei documenti presenta diversi vantaggi:
• si dimezzano i normali costi sostenuti per la fatturazione dato che vengono ripartiti col
cliente (ognuno si stampa la propria copia della fattura).
• permette un considerevole risparmio di tempo in quanto non occorre allontanarsi
dall’ufficio per recapitare il documento.
• rimane una traccia dell’invio facilmente individuabile nel nostro account di posta elettronica.
• il trasferimento del documento è istantaneo e si elimina qualsiasi dubbio sull’effettivo
ricevimento da parte del cliente.
• consente di avere una contabilità più ordinata.
La fattura deve essere emessa in duplice esemplare, dal soggetto che effettua la cessione
o la prestazione, al momento in cui viene effettuata l’operazione ed uno degli esemplari
(l’originale) deve essere consegnato o spedito all’altra parte.
Fatture immediate
La fattura deve essere emessa (consegnata o spedita al cessionario o committente) nello
stesso giorno di effettuazione dell’operazione, cioè entro le ore 24 dello stesso giorno in cui
l’operazione è effettuata.
In caso di cessione di beni non è obbligatorio che la fattura immediata accompagni gli
stessi, è sufficiente che la stessa sia spedita o consegnata all’altra parte entro le ore 24 dello
stesso giorno di spedizione delle merci.
Onde evitare complicazioni è sempre bene quando possibile, accompagnare la merce con
un documento, sia che esso sia una fattura “immediata” o un documento di trasporto.
Fatture differite
Per le cessioni di beni per i quali sia stato emesso il documento di trasporto si può emettere la fattura “differita”, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna. Ciò consente di raggruppare in un’unica fattura tutte le consegne fatte allo stesso cliente, nel corso
dello stesso mese solare. Sulla fattura (chiamata riepilogativa) si devono obbligatoriamente
indicare gli estremi (data e numero) dei ddt ripresi nella stessa .
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Il Documento di Trasporto
Se anteriormente all’emissione dei documenti di trasporto, ha luogo il pagamento, totale
o parziale, del corrispettivo, il cedente deve emettere la relativa fattura immediata lo stesso
giorno del pagamento. Se invece il pagamento avviene contestualmente o successivamente
all’emissione dei suddetti documenti, esso non fa venire meno la facoltà di emettere fattura
differita.
L’Iva relativa alle fatture differite si inserisce nella liquidazione relativa al mese di consegna
o spedizione della merce.
Note di credito e addebito
La nota di accredito è il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare, totalmente o parzialmente, importi precedentemente fatturati ad un cliente, ad esempio resi di
merce o errori sui prezzi esposti in fattura.
La nota di addebito, invece, è il documento emesso dal venditore quando ha la necessità
di integrare importi esposti in una fattura precedentemente emessa, ad esempio un prezzo
inferiore a quello concordato con il compratore.
In seguito all’emissione o alla registrazione di una fattura, è possibile emettere una nota
di credito allo scopo di diminuire l’imponibile e la relativa Iva . Ciò può avvenire per diversi
motivi :
• Abbuoni o sconti previsti contrattualmente.
• Mancato pagamento da parte del cliente, a causa di procedure concorsuali o di procedure esecutive rimaste infruttuose.
• Variazione in seguito ad accordi sopravvenuti tra le parti.
• Resi di merce.
• Altri errori nella fatturazione.
In tutti questi casi il cedente del bene può recuperare la maggior imposta versata, mediante l’emissione di una nota di credito nei confronti del cessionario. La nota di credito è dunque, il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare totalmente o parzialmente,
importi precedentemente fatturati ad un cliente.
La nota di debito è il documento emesso dal venditore quando ha necessità di integrare gli importi esposti in una fattura emessa in precedenza. Nel caso che successivamente
all'emissione o alla registrazione della fattura si riscontri un fatto (errore, diverso accordo
sopravvenuto, ecc) che comporti un aumento dell'imponibile o dell'Iva, il cedente deve
emettere o registrare un'apposita fattura integrativa (nota di debito) per il maggior importo
da addebitare al cliente. La nota di debito deve essere emessa qualunque sia la causa della
variazione in aumento. Le note di debito devono essere registrate nel registro delle fatture
emesse.
Dal punto di vista logistico le note di debito e di accredito si verificano quando si riscontra
una QT fisica diversa da quella fatturata, o quando è stato spedito un codice diverso da
quello richiesto. Possiamo analizzare i casi a seconda che la differenza si presenti in ingres18
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so od in uscita. Nel primo caso riceviamo la merce con il relativo DDT dal nostro fornitore
e ci accorgiamo che per uno o più codici vi siano delle differenze delle QT emettiamo una
segnalazione al fornitore avendo le seguenti possibilità:
• QT DDT è superiore alla QT fisica: storno del DDT e richiesta della merce mancante al
fornitore per la quale emette nuovo DDT
• QT DDT è inferiore alla QT fisica: Nel caso la QT in più ci serve chiediamo al fornitore un
DDT di integrazione per la QT mancante, nel caso la merce non ci serva la rispediamo al fornitore come reso per eccedenza.
Nel caso sia stata emesa già la fattura o nel caso non vi sia DDT ma solo fattura accompagnatoria per risolvere la differenza è necessario fare ricorso alle note di debito o di credito.
Quando la QT fatturata è superiore alla QT riscontrata il fornitore emette una nota di accredito nel caso in cui non sia stato stornato il DDT e non sia stato emesso il DDT per la merce
mancante (In questo caso nella contabilità di magazzino dovrò comunque scaricare la QT
errata caricata con il DDT), nel caso la QT fatturata è inferiore alla QT riscontrata il fornitore
emette una nota di debito. Specularmente a quanto visto per la merce in ingresso avviene
per la merce in uscita.
Fattura pro forma
La fattura pro forma è un documento senza alcuna valenza fiscale, utilizzato quando si
rende necessario presentare al cliente un facsimile della fattura finale senza incorrere negli
obblighi fiscali e mantenendo la certezza che il documento non possa far insorgere, in caso
di controlli, la presunzione di fatturazione, generando tutte le conseguenze per la mancata
registrazione dello stesso.
La fattura pro forma non genera obblighi al fine della liquidazione IVA e nemmeno al fine
della determinazione dei ricavi.
Un caso tipico di uso della fattura pro forma si verifica quando si deve spedire della merce
ad un cliente che deve pagare con Bonifico Bancario anticipato. In questo caso si compila
la fattura pro forma per dare al cliente la possibilità di controllare che i prezzi applicati ed
il totale corrispondano perfettamente all’ordine effettuato ed avere un documento di appoggio per l’esecuzione del bonifico; alla spedizione la fattura sarà uguale alla pro forma
presentata per il pagamento.
In questo modo l’azienda venditrice si tutela dalla possibilità che il cliente, non effettuando
il pagamento, la costringa a stornare la fattura di vendita a mezzo Nota di Credito, aggravando in questo modo gli adempimenti contabili.
Scheda di trasporto
Dal 19 Luglio 2009 è obbligatoria la “scheda di trasporto”, regolamentata dal decreto ministeriale 30.6.2009 (e da circolare del Ministro dei Trasporti/Interno del 6 agosto 2009), da
compilare a cura del committente e conservare a bordo del veicolo adibito a tale attività, a
cura del vettore.
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Il Documento di Trasporto
Sono obbligati alla compilazione della scheda di trasporto almeno in duplice copia:
• il committente, cioè “l’impresa o la persona giuridica pubblica che stipula o nel nome
della quale è stipulato il contratto di trasporto con il vettore“
• il soggetto delegato dal committente
La scheda di trasporto deve essere:
• consegnata al vettore, cioè all’impresa di autotrasporto di cose per conto di terzi
• conservata in originale a bordo del veicolo adibito al trasporto di merci per conto di terzi:
sulla base dell’art. 2719 del codice civile hanno valore anche “le copie fotografiche, i fax
e le riproduzioni informatiche” a condizione che tali riproduzioni “non vengano disconosciute da chi sostiene abbia sottoscritto l’originale“.
• esibita in sede di controllo stradale
Sono documenti equivalenti purché integrati, dove necessita, di tutti i dati previsti dalla
scheda di trasporto e dalla dicitura: “DOCUMENTO VALIDO AI SENSI DEL D.M. 30.6.2009 n.
554 Pubblicato in G.U. n. 153 del 4.7.09″:
• DDT (dpr 14.8.1996 n. 472)
• Copia del contratto in forma scritta di cui all’art. 6 del D.L. 21.11.2005 n. 286
• Lettera di vettura internazionale CMR
• Documento di cabotaggio (d.m. 3.4.2009)
• Documento di accompagnamento di prodotti assoggettati ad accisa (D.L. 26.10.95 n. 504)
• Documenti doganali (es. DAU, documenti di transito, Carnet TIR, etc.)
• Ogni altro documento che deve obbligatoriamente accompagnare il trasporto stradale di
merci, ai sensi della normativa comunitaria, degli accordi o delle convenzioni internazionali o di altra norma nazionale vigente o emanata successivamente al decreto ministeriale 30.6.2009.
L’esonero dalla compilazione vale solo per i “trasporti di collettame che avvengono mediante
un unico veicolo, di partite di peso inferiore a 50 quintali, commissionate da diversi mittenti,
purché accompagnati da idonea documentazione comprovante la tipologia del trasporto effettuato”.
L’esonero vale inoltre per i veicoli che effettuano trasporti in conto proprio e per i veicoli
indicati all’art. 30 Legge 6 /6/ 1974 n. 298 ( forze armate, trasporto salme, mezzi d’opera, e
così via).
Dati obbligatori
Il contenuto minimo, ovvero i dati obbligatori che devono essere presenti sulla scheda
sono:
• Dati anagrafici (denominazione, sede etc.) e fiscali (partita IVA) del: vettore (compreso
il numero di iscrizione all’Albo Nazionale degli Autotrasportatori), committente, caricatore, proprietario della merce
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Il Documento di Trasporto
•
•
•
•
•
dati merce trasportata, tipologia, quantità/peso
luogo di carico della merce
luogo di scarico della merce
luogo e data di compilazione
eventuale dichiarazione che non è possibile indicare il nominativo del proprietario della
merce, fornendo adeguata motivazione di questa circostanza
• dati del compilatore (di chi sottoscrive la scheda in nome e per conto del committente)
• eventuali istruzioni fornite al vettore dal committente o da uno dei soggetti della filiera
del trasporto
• osservazioni varie, da compilare a cura del vettore o suo conducente qualora si verifichino variazioni rispetto alle indicazioni originarie (es. variazioni del luogo di scarico,
variazioni della tipologia o della quantità della merce, etc.)
• firma
Nel caso di trasporti a carico completo che sono diretti a più destinatari o che devono scaricare in destinazioni diverse per la compilazione della scheda di trasporto è sufficiente indicare le cose trasportate ed i relativi luoghi di carico e scarico facendo genericamente riferimento ai documenti che accompagnano le merci, come ad esempio le bolle di consegna.
Per i trasporti dove è necessaria la riservatezza la scheda di trasporto può essere compilata con linguaggio in codice per tutte o alcune informazioni presente sulla scheda. Al fine
di consentire i controlli, a bordo del veicolo deve esserci un documento integrativo (sottoscritto sempre da chi deve compilare la scheda) che consenta l’immediata decodifica delle
informazioni.
Nel caso di utilizzazione di uno o più sub-vettori per l’esecuzione integrale o di parte del
trasporto la funzione di committente (cioè colui che deve compilare la scheda di trasporto)
passa all’autotrasportatore che utilizza il sub-vettore, almeno per la porzione di trasporto
effettuata dal sub-vettore. Se è già presente una scheda di trasporto compilata dal committente primario, l’autotrasportatore deve compilarne una seconda per il suo sub-vettore e
così via per gli ulteriori rapporti di subvezione.
Nel caso in cui un consorzio od una cooperativa ricevano un incarico di trasporto e lo passino ad un loro associato, il consorzio o la cooperativa possono usare la scheda fornita dal
loro committente, segnando nello spazio dedicato alle “osservazioni varie” il nominativo
dell’impresa consorziata che effettua materialmente il trasporto, insieme con il numero
d’iscrizione all’Albo degli Autotrasportatori.
I vettori stranieri impegnati in trasporti internazionali sul territorio italiano devono “compilare e conservare i documenti che, secondo le norme comunitarie o internazionali che regolano il trasporto, devono essere presenti a bordo del veicolo“. I vettori (italiani o stranieri)
che effettuano un trasporto internazionale per conto terzi “non sono tenuti a compilare la
scheda di trasporto, in quanto, ai sensi dell’art. 7-bis, comma 1, del d.lgl. 286/2005, tale
obbligo grava solo in capo a chi effettua il trasporto in ambito nazionale“.
I vettori stranieri impegnati in trasporti internazionali sul territorio italiano, sono tenuti a
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Il Documento di Trasporto
compilare e conservare i documenti che, secondo le norme comunitarie o internazionali che
regolano il trasporto, devono essere presenti a bordo del veicolo. Per questi vettori, in caso di
mancanza dei predetti documenti, si applicano le sanzioni amministrative di cui all’art. 7-bis
del decreto legislativo 286/2005.
Ciò posto, si precisa che i vettori – italiani e stranieri- che effettuano un trasporto internazionale di cose in conto terzi, non sono tenuti a compilare la scheda di trasporto, in quanto, ai
sensi dell’art. 7 bis, comma 1, del decreto legislativo 286/2005, tale obbligo grava solo in capo
a chi effettua il trasporto in ambito nazionale.
E’ specificato che la normativa si applica alla attività di autotrasporto merci in conto terzi effettuata dagli autotrasportatori stranieri che operano in ambito nazionale quando si realizza:
• a livello internazionale (es. un trasporto tra l’Italia e un altro Paese straniero e viceversa,
oppure un trasporto il cui punto di partenza e il cui punto di arrivo si trovino in due diversi
Paesi stranieri nel corso del quale l’Italia sia solo attraversata, senza che avvengano operazioni di carico o scarico merce sul suolo nazionale);
• in territorio italiano durante una attività di cabotaggio stradale (cioè un trasporto che ha
inizio e termine in territorio italiano ).
Sanzioni
Il committente o chiunque non compila la scheda di trasporto, o la altera, o la compila
in modo incompleto o non veritiero, è punito con la sanzione amministrativa da 600,00 a
1.800,00 euro.
Se, durante l’effettuazione del trasporto, la scheda di trasporto o la documentazione equipollente non risulta a bordo del veicolo, si applica la sanzione amministrativa da 40,00 a
120,00 euro a carico dell’autotrasportatore.
All’atto dell’accertamento della violazione è sempre disposto il fermo amministrativo del
veicolo, che verrà restituito al conducente, proprietario o legittimo detentore, ovvero a
persona delegata dal proprietario, solo dopo che sia stata esibita:
• la scheda di trasporto
• oppure copia del contratto di trasporto redatto in forma scritta, o altra documentazione equivalente.
La scheda di trasporto o il contratto in forma scritta o altra documentazione equivalente
deve essere esibita entro il termine di 15 giorni successivi all’accertamento della violazione.
In caso di mancata esibizione, l’ufficio dal quale dipende l’organo accertatore provvede
all’applicazione della suddetta sanzione da 600,00 a 1.800,00 euro, con decorrenza dei termini per la notifica dal giorno successivo a quello stabilito per la presentazione dei suddetti
documenti.
Le sanzioni si applicano anche ai trasporti internazionali compiuti da vettori stranieri che
non compilano o non compilano correttamente ovvero non portano a bordo del veicolo i
documenti equipollenti al trasporto.
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Il DDT
nei sistemi informativi
Nei capitoli precedenti abbiamo visto come il documento di trasporto può essere considerato l’unità di carico delle informazioni che consente il trasferimento tra due sistemi informativi. All’interno del sistema informativo il DDT si colloca sia nel ciclo passivo che in quello
attivo, anzi lo stesso documento per una azienda rientra nei processi di vendita mentre per
l’azienda cliente rientra nei processi di acquisto. Il DDT quindi ha una grande importanza nel
trasferimento di informazioni tra due sistemi, pertanto è necessario che la sua gestione sia
correttamente progettata in modo da facilitare il trasferimento. Il documento di trasporto
inoltre rappresenta la transazione di partenza per il controllo di gestione, quindi è necessario che le informazioni in esso contenute siano attendibili.
Ciclo attivo e passivo
Il ciclo attivo e passivo possono essere considerati come due cicli speculari, avvero con il
ciclo passivo viene richiesto l’ingresso del materiale in azienda mentre con il ciclo attivo
viene spedito il materiale all’esterno dell’azienda. Entrambi i cicli presentano una filiera di
documenti che partono dal preventivo, passano per l’ordine, poi per il DDT ed infine per
la fattura. Per una corretta gestione aziendale è opportuno che questa filiera di documenti sia il più possibile rispettata, o quanto meno sia progettata in modo tale da sapere in
anticipo per quali processi siano necessari tutti i documenti e per quali processi invece è
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Il Documento di Trasporto
possibile saltare un documento. Inoltre il sistema informativo deve permettere il passaggio
da un documento all’altro in maniera semplice e consentendo di effettuare le modifiche che
si sono rese necessarie. Ogni documento presenta una finalità differente pertanto anche se
alcuni dati e la loro struttura sono abbastanza comuni ognuno ha le sue peculiarità.
Preventivo: Serve a dare una risposta ad un richiesta del cliente, in questo caso non vi è
alcuno impegno per l’impresa, infatti non tutti i preventivi si trasformano in ordini, e non
per tutti gli ordini è necessario un preventivo. Infatti in caso di cliente abituale che acquista
prodotti che ha già acquistato in precedenza è possibile procedere direttamente con un
ordine. Il preventivo serve a dire al cliente che i prodotti da lui richiesti sono disponibili ad
un dato prezzo, ad una determinata data e a determinate condizioni.
Ordine: Il cliente effettua una richiesta di materiale all’impresa che si impegna a consegnare secondo le condizioni pattuite. A seconda di quali condizioni siano specificate negli ordini
possiamo avere degli ordini aperti o chiusi, negli ordini aperti vengono specificate poche
condizioni come ad esempio gli articoli che devono essere consegnati e la quantità che deve
essere consegnata in un arco di tempo definito, successivamente un ulteriore documento,
chiamato piano consegne andrà a specificare data, luogo, e quantità da consegnare. Negli
ordini chiusi invece sono specificate tutte le condizioni essenziali della consegna (Articoli,
quantità, luogo, data) e non è necessario attendere ulteriori documenti per eseguire l’ordine. L’ordine cliente ed il piano consegne servono all’azienda per pianificare le attività che
condurranno il prodotto nel magazzino del cliente.
Documento di trasporto: Con questo documento viene eseguito tutto od in parte un ordine accompagnando il trasferimento di merce al cliente. Un ordine cliente può essere evaso
da più documenti di trasporto nel caso di ordini aperti, o nel caso di ordine chiuso siano
previste differenti date di consegna per gli articoli. Un documento di trasporto può quindi
evadere più ordini di uno stesso cliente, ma in questo caso è bene mantenere distinti i documenti di trasporto che evadono ordini differenti per favorire una maggiore tracciabilità
all’interno della filiera dei documenti, quindi benché sia possibile raggruppare più ordini in
un unico DDT è sempre preferibili mantenerli distinti.
Fattura: Questo documento chiude il ciclo logistico ed apre quello finanziario facendo sorgere il credito verso il cliente. In questo caso è possibile un DDT ed una fattura, oppure più
DDT raggruppati in un’unica fattura.
È necessario progettare i processi che governano questa filiera in modo che sia il può
corta possibile accorciando quindi il ciclo finanziario che inizia quando il materiale esce
dall’azienda e termina con l’ingresso del pagamento. In questo lasso di tempo l’impresa sta
finanziando il cliente pertanto è bene ridurre al minimo questo periodo. Al di la dei tempi di
pagamento dei clienti è necessario che i documenti siano emessi in maniera veloce e senza
errori infatti un DDT o una fattura con dati errati possono far sorgere delle contestazioni ed
allungare anche di molto il ciclo finanziario in modo particolare se il cliente si trova in una
altra nazione, infatti tra quando spediamo il materiale (capitale in uscita) a quando rientra
il denaro (capitale in entrata) ci sono di mezzo due documenti, il DDT e la fattura che se non
emessi in maniera tempestiva e corretta fanno allungare i tempi generando dei costi per
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Il Documento di Trasporto
l’impresa. Nella gestione della filiera dei documenti attivi e passivi grande importanza riveste il sistema informativo, in modo particolare la sua capacità nel supportare le operazioni
in modo che avvengano velocemente e senza errori, accanto al sistema informativo è necessaria una corretta progettazione dei processi ed una attenta formazione degli operatori,
in modo che siano in grado di intercettare le anomalie non previste dai processi e di gestirle. Spesso gli operatori addetti alla predisposizione dei DDT sono lasciati soli e non hanno
la necessaria formazione per affrontare le anomalie, inoltre sono sotto il fuoco incrociato
dell’ufficio logistica che richiede che la merce sia spedita il prima possibile ed il magazzino
che non sempre è tempestivo e preciso nel fornire i documenti di supporto per l’emissione
del DDT. Tali carenze di solito emergono quando vengono analizzati i DDT per creare un sistema di monitoraggio dove compaiono molti dati mancanti o incongruenti sintomo che il
sistema informativo non supporta adeguatamente il lavoro dell’ufficio spedizioni e che gli
operatori non hanno ricevuto una adeguata formazione.
Una contro misura consiste nel definire i diversi processi che riguardano il ciclo attivo e
passivo, in quanto presentano una discreta variabilità, infatti non si limitano solo ai processi
principali di acquisto e vendita ma anche processi ad essi collegati, come i resi, oppure la
gestione del conto lavoro, il prestito d’uso, il conto visione e cosi via. Un valido supporto è
possibile trovarlo nel capitolo dedicato alla gestione dei flussi informativi e di materiali, altro supporto è dato dal sistema informativo e dalla sua flessibilità nella gestione della filiera
dei documenti attivi e passivi. Una procedura per la progettazione dei processi potrebbe
essere la seguente:
• Elenco dei processi del ciclo attivo e passivo
• Definizione dei singoli processi
• Parametrizzazione del sistema informativo
• Predisporre la documentazione di supporto
Elenco dei processi del ciclo attivo e passivo: In questa fase andiamo ad individuare quali
processi del ciclo attivo e passivo sono gestiti dalla nostra azienda sia quelli di frequenza
maggiore che minore. Ad esempio nella vostra azienda potreste non inviare materiale in
conto visione ma è un processo che prima o poi capita di svolgere quindi è bene analizzarlo.
Alcuni processi poi possono essere ulteriormente suddivisi se presentano caratteristiche
peculiari, ad esempio il processo vendita potrebbe essere scomposto in vendite Italia, estero, vendite e-commerce. Attenzione la suddivisione non deve essere a fini statistici ma i due
processi devono avere delle differenze anche piccole che richiedono una diversa gestione.
Ad esempio le vendite dirette e quelle tramite agenti presentano delle caratteristiche differenti in quanto per le vendite tramite agente è necessario associare all’ordine l’agente,
informazione che nel primo caso non è necessaria. Invece non ha senso prevedere due
processi per ordini nord Italia e sud Italia, in quanto i processi sono identici, in questo caso
interessa una suddivisione solo a livello statistico per analisi successive.
Definizione dei singoli processi: Per ogni processo dell’elenco precedente andiamo a definire il flusso di documenti e di materiali coinvolti e le loro caratteristiche. Ad esempio
il processo di ordini E-commerce avrà un suo numeratore per gli ordini, oppure ci sono
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Il Documento di Trasporto
processi per cui non è previsto l’inclusione delle spese di trasporto nel DDT, o processi che
coinvolgono determinati magazzini ( ad esempio il processo di reso carica il magazzino resi
da clienti, in quanto è merce che deve essere visionata dalla qualità prima di ritornare nel
magazzino principale).
Parametrizzazione del sistema informativo: Una volta disegnati i nostri processi possiamo implementarli nel sistema informativo andando a definire i loro parametri, ad esempio
per il processo conto visione indicherò che quando viene emesso il DDT venga caricato in
automatico un magazzino virtuale chiamato conto visione, in modo tale che l’azienda possa
sapere in qualsiasi momento quale sia la merce che si trova presso terzi e che deve rientrare in azienda. La parametrizzazione dipende dai diversi sistemi informativi pertanto non è
possibile dare ulteriori indicazioni se non quella dell’attenta lettura del manuale.
Predisporre la documentazione di supporto: In questa fase andiamo a produrre la documentazione necessaria a supportare gli operatori nella quotidiana gestione della filiera dei
documenti attivi e passivi, ad esempio tramite semplici schemi che illustrano le operazioni
da compiere per inviare del materiale in contro lavoro oppure delle merce in omaggio. È
importante predisporre schemi semplici accompagnati da disegni e colori che facilitano
l’esecuzione del compito piuttosto che lunghi documenti word che rimangono in una cartella inutilizzati. In alcuni casi può essere opportuno una registrazione a video delle operazioni
svolte sul sistema informativo soprattutto nel caso di formazione di nuovi operatori evitando che le informazioni si tramandino oralmente (Sai una volta mi ha spiegato Giuliana che
prima lavorava alle spedizioni che per inviare la merce in prestito d’uso bisogna fare in questo modo, ma io quando ero alle spedizioni non ho mai spedito merce in prestito d’uso !!!)
Le informazioni per il controllo di gestione
Il documento di trasporto rappresenta la transazione di base da cui partire per il controllo
di gestione dei trasporti. Il documento di trasporto è infatti il documento collegato al trasferimento di materiali da un nodo ad un altro della rete logistica pertanto in esso sono contenute le informazioni necessarie per comprendere i costi del trasporto e la sua efficacia. È
importante oltre ai contenuti minimi necessari per legge che il documento di trasporto sia
completo in ogni sua parte per poter monitorare le caratteristiche relative ai trasporti e migliorarne quindi la gestione. Spostare il materiale all’interno della rete ha un costo pertanto
obiettivo di chi gestisce la rete è quello di minimizzare questi spostamenti quindi è necessario avere quante più informazioni possibili sugli spostamenti (perché, come, quando, cosa,
dove) in modo da ottimizzarli. È possibile suggerire una procedura per la progettazione di
un sistema di monitoraggio dei trasporti che si compone delle seguenti attività:
• Definire le informazioni necessarie
• Verificare le possibilità del gestionale
• Definire il dominio di ogni informazione
• Definire la gestione delle eccezioni
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Il Documento di Trasporto
Definire le informazioni necessarie: In questa fase andiamo ad elencare le informazioni
necessarie per le successive analisi oltre a quelle obbligatorie per legge. Le informazioni
di un DDT possono essere suddivise in informazioni di testata e di righe, solitamente le informazioni necessarie per le analisi si trovano nella testata, mentre sulle righe solitamente
vengono effettuate operazioni di riepilogo come ad esempio il conteggio delle righe o del
numero di articolo. Le informazioni rilevati sono: indirizzo di partenza, indirizzo di destinazione, causale trasporto, vettore trasporto,spese trasporto, tipo unità di carico, numero
unità di carico, peso totale, volume totale.
Verificare le possibilità del gestionale: in questa fase verifichiamo quali informazioni sono
gestite dal nostro sistema informativo, nella maggior parte dei casi le informazioni rilevanti
sono quasi sempre gestite dai software, nel caso ci fosse un’informazione particolare bisogna valutare l’eventuale personalizzazione della gestione dei DDT. Solitamente tale operazione non è particolarmente complicata in quanto si tratta di aggiungere un campo ad una
tabella e ad una maschera, in alcuni gestionali tale operazione è realizzabile dall’utente
stesso senza la necessità di fare ricorso ai programmatori. Altra verifica da fare è quali campi sono obbligatori e quali controlli vengono effettuati dal gestionale.
Definire il dominio di ogni informazione: In questa fase andiamo a definire per ogni campo i valori ammissibili, ad esempio il campo volume può accettare valori superiori a zero, in
questo caso non prevediamo un valore massimo in quanto non ha senso definirlo, ma nella
fase successiva è fondamentale individuare i valori anomali per determinare errori di inserimento dati. È importante definire per quei campi tabulati, l’elenco dei valori possibile come
ad esempio il tipo di UDC in modo da non lasciare libero l’operatore di inserire quello che
vuole (ad esempio se il campo è libero l’operatore potrebbe scrivere una volta scatole, una
volta cartoni oppure scatola o box), prevedendo un campo generico chiamato “ALTRO” per
gli imprevisti in questo caso è necessario valutare successivamente l’incidenza del valore
“ALTRO” in modo che sia sempre inferiore al 1-2% in caso contrario è necessario indagare
ed aggiungere una voce ulteriore all’elenco.
Definire la gestione delle eccezioni: In questo fase bisogna definire la procedura che l’operatore dell’ufficio spedizione deve seguire nel caso si presentino eccezioni od anomalie nel
processo normale di spedizione in modo tale che i dati inseriti siano sempre corretti e congruenti. Ad esempio potrebbe verificarsi un malfunzionamento del sistema informativo e
l’operatore ha la necessità di emettere il DDT, in questo caso bisogna specificare lo strumento alternativo per la creazione del DDT e il procedimento da seguire.
SCHEDA : Analisi del supply network
Tramite i documenti di trasporto è possibile analizzare le transazioni che avvengono
all’interno di una supply chain, o meglio di
un supply network, ovvero una rete costituita da diversi nodi che possono essere
interni (magazzini, stabilimenti produttivi,
punti vendita di proprietà) oppure esterni
(fornitori,clienti). Della nostra rete andremo a calcolare i seguenti parametri:
• Numero medio di transazioni tra i nodi
• Volume medio di transazioni tra i nodi
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•Velocità media
Per poter calcolare questi parametri è necessario partire dai movimenti di magazzino
riferiti ad un uno specifico periodo temporale e considerare solo i movimenti che generano uno spostamento fisico del codice
articolo come ad esempio ingresso di materiale dai fornitori, uscita per vendita, trasferimento ad altro magazzino. Dai movimenti
di magazzini dobbiamo ottenere una tabella
con le seguenti informazioni:
Nodo partenza (può essere il magazzino,
oppure un fornitore, oppure un cliente in
caso di resi)
Nodo arrivo(può essere il magazzino, un
cliente, un punto vendita oppure un fornitore in caso di resi)
Codice Articolo
Data richiesta (è la data in cui è stata richiesta la transazione ad esempio data consegna per gli ordini clienti o fornitori, o la
data richiesta per il trasferimento tra magazzini)
Data effettiva ( è la data del movimento effettivo)
Volume (è calcolato come QT * Volume del
codice articolo)
Da questa tabella possiamo calcolare i tre
parametri in questo modo:
Numero medio di transazioni tra i nodi
SELECT AVG(Transazioni) AS Transazioni_
medie
FROM (SELECT Transazioni.[Nodo Partenza],
Transazioni.[Nodo
Arrivo],
Count(Transazioni.[Codice Articolo]) AS
[Transazioni]
FROM Transazioni
GROUP BY Transazioni.[Nodo Partenza],
Transazioni.[Nodo Arrivo])
Volume medio di transazioni tra i nodi
SELECT AVG (VolumeTotale) AS VolumeMedio
FROM (SELECT Transazioni.[Nodo Partenza],
Transazioni.[Nodo
Arrivo],
Sum(Transazioni.Volume) AS VolumeTotale
FROM Transazioni
GROUP BY Transazioni.[Nodo Partenza],
Transazioni.[Nodo Arrivo]);
Velocità media
SELECT AVG(tempo) AS TempoMedio
FROM (SELECT Transazioni.[Nodo Partenza], Transazioni.[Nodo Arrivo], Sum(IIf([Data
effettiva]<[Data richiesta],0,[Data effettiva][Data richiesta])) AS Tempo
FROM Transazioni
GROUP BY Transazioni.[Nodo Partenza],
Transazioni.[Nodo Arrivo]);
La dematerializzazione
Ordini clienti, fornitori, documenti di trasporto, listini, conferme d’ordine, fatture sono
solo alcuni dei documenti che l’ufficio logistica deve gestire e che in diversi casi generano
diversa carta che si muove dentro e fuori l’azienda. Quando stampiamo un documento di
trasporto creiamo una discontinuità nel flusso delle informazioni, la nostra informazione
passa da un supporto ad un altro (dal disco fisso alla carta) e poi utilizziamo questo nuovo
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supporto per spostare l’informazione che poi torna nuovamente sul supporto originario
(dalla carta al disco fisso).
In questo modo nel nostro sistema dobbiamo gestire due oggetti:il DDT sul disco fisso e
quello sul pezzo di carta complicandoci la vita. Ogni volta che durante lo spostamento di un
oggetto (fisico come un pallet o informativo come un DDT) quando questo passa da un vettore ad un altro il sistema perde di velocità e fluidità. Le discontinuità rallentano il sistema,
la carta genera discontinuità, quindi niente carta !!!.
Forse la sto facendo troppo facile, ma è proprio così, infatti abbiamo a disposizione la
tecnologia che ci permette di fare tutto questo, la de materializzazione non riguarda solo
le grandi imprese, anche una piccola impresa può e deve de materializzare, i costi per la
tecnologia che consente di evitare la carta si sono notevolmente ridotti e continueranno a
ridursi ecco perché è giunto il momento di mandare in pensione il vecchio fax. Non è solo
una questione ecologica ma riguarda l’utilizzo corretto delle risorse aziendali, è uno spreco
che una persona debba spedire le conferme d’ordine via fax, oppure che debba inserire i
dati di un DDT cartaceo, le persone che lavorano nella vostra azienda hanno altre capacità
distintive e vanno utilizzate per quelle, per il resto ci sono le macchine.
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La normativa
La Conservazione Sostitutiva è un processo che, a norma di legge, consente di conservare i
documenti in formato digitale con il conseguente abbandono dei tradizionali processi basati su carta. La memorizzazione, come specificato dalla Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio
2004, può avvenire su qualsiasi supporto, dunque è possibile utilizzare non solo dischi ottici
Worm e CD-R ma anche supporti magneto-ottici e DVD. La normativa in tema di Conservazione Sostitutiva fa riferimento ai seguenti decreti e circolari:
• Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione
in diversi tipi di supporto. Per quanto riguarda gli obblighi viene definito, tra l’altro, che i
documenti informatici rilevanti ai fini tributari:
1. hanno la forma di documenti statici non modificabili;
2. sono emessi al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con
l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (firma elettronica qualificata);
3. possono essere esibiti anche in via telematica e devono essere resi disponibili, su richiesta, anche in forma cartacea.
• Circolare Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005. D.M. 23/1/2004 recante
‘modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione in diversi tipi di supporto. Campi di applicazione.
• Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/ E del 06 dicembre 2006. Decreto ministeriale 23
gennaio 2004 – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. La quasi totalità dei documenti
amministrativi può essere dematerializzata e conservata in modalità sostitutiva.
In pratica
La dematerializzazione dei documenti di trasporto presenta una maggiore complessità in
quanto i soggetti coinvolti sono almeno tre: cliente, fornitore e operatore logistico. Questi
hanno una necessità comune, la gestione della documentazione e di archivi a valenza fiscale e legale, ma esigenze differenti. Il fornitore è infatti interessato a monitorare le attività
di consegna in modo sempre più puntuale e real time. Il trasportatore è coinvolto sul tema
della presa in carico della merce e della prova d’avvenuta consegna. E il cliente guarda agli
strumenti ICT per migliorare l’efficienza delle attività di logistica in ingresso.
La Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 stabilisce le regole tecniche da applicare per
la riproduzione e conservazione dei documenti per garantire la loro conformità agli originali
e definisce la figura del Responsabile della conservazione, la cui funzione principale consiste nella apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica al documento
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informatico memorizzato. Ma non solo. Il Responsabile:
• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici e digitali) da conservare, della quale tiene evidenza;
• organizza il contenuto dei supporti e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità
che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione;
• archivia e rende disponibili le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti, estremi identificativi del responsabile della conservazione, estremi
identificativi delle persone delegate dal responsabile della conservazione con l’indicazione dei compiti assegnati; indicazione delle copie di sicurezza;
• mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle
eventuali differenti versioni;
• verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
• adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie e delle
copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
• richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento;
• definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
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• verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, la leggibilità dei
documenti preservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo
del contenuto dei supporti.
Il Responsabile deve anche occuparsi della stesura del Manuale della Conservazione che,
pur non costituendo un obbligo di legge, si pone come uno strumento indispensabile ai fini
organizzativi e procedurali in quanto attesta che il processo è stato effettuato in maniera
puntuale e precisa.
Il Responsabile può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività a una
o più persone, in grado di garantire la corretta esecuzione delle operazioni.
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Flussi informativi
e materiali
In questo capitolo vedremo i principali processi di trasferimento di materiali tra clienti e
fornitori attraverso una serie di diagrammi di flusso che sono di supporto alla gestione del
processo. Non sono stati considerati tutti i possibili processi di trasferimento in quanto ogni
azienda ha le sue caratteristiche ed è inserita in una determinata supply chain che richiede
specifici trasferimenti di materiali, inoltre la descrizione dei processi non entra nei dettagli
che sono poi caratteristici di ogni impresa.
L’elenco dei processi descritti rappresenta l’ossatura su cui costruire i processi relativi ai
flussi di materiale della propria azienda a seconda delle specifiche esigenze. La definizione
formale di un processo di trasferimento di materiale aiuta l’impresa nell’esecuzione e nel
monitoraggio del processo fornendo un supporto agli operatori che poi nella quotidianità
devono realizzare quel processo. Creare una mappa dei flussi logistici richiede sicuramente
del tempo, ma rappresenta un utile investimento per governare correttamente l’impresa.
In una piccola realtà poi l’ossatura presentata in questo capitolo può essere un ottima base
di partenza a cui aggiungere pochi dettagli per avere la mappa dei propri processi.
Nell’elenco dei processi non sono stati considerati i processi interni (ad eccezione del trasferimenti tra due stabilimenti) in quanto non generano documenti di trasporto come ad
esempio la produzione o l’inventario.
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Definizione di uno schema di flusso
Nella mappatura dei flussi di materiali sono stati utilizzati alcuni simboli che rappresentano una categoria di attività all’interno del processo. Vediamone brevemente il loro significato.
Documento in entrata: Rappresenta un DDT, una fattura o una nota di
accredito che viene ricevuta da un fornitore o cliente
Documento in uscita: Rappresenta un DDT, una fattura o una nota di
addebito che viene inviata ad un cliente o fornitore (Per entrambi i documenti la forma è identica, cambia il colore)
Attività: Rappresenta una trasformazione di un materiale o di una informazione (ad esempio lavorazione, incasso fattura)
Movimento magazzino: Indica un movimento di carico o scarico del
magazzino specificato, in alcuni processi vi è il contemporaneo carico
di un magazzino e lo scarico di un altro magazzino.
Segnalazione: Indica una notifica da parte del cliente o fornitore che
richiede una azione da parte dell’impresa (ad esempio una segnalazione di qt spedita errata)
Decisione: Rappresenta una scelta che deve essere fatta ed in base
alla quale il processo segue determinate attività.
Nella definizione dei processi dei trasferimenti è importante tener
conto della struttura dei magazzini, in quanto operare con un solo magazzino non permette una corretta rintracciabilità del materiale, quindi
anche se l’impresa possiede fisicamente un solo magazzino è bene creare all’interno del sistema informativo più magazzini virtuali che permettono una tracciabilità del materiale. In merito alla definizione della
struttura dei magazzini è importante precisare che essa dipende molto
dal sistema informativo utilizzato, infatti nei sistemi più elementari è
possibile definire un elenco di magazzini, mentre in quelli più complessi
è possibile creare relazioni tra i magazzini.
Altro elemento importante sempre collegato al sistema informativo
è la codifica delle causali dei movimenti che possono presentare una
gestione più o meno complessa a seconda del gestionale utilizzato, ad
esempio collegando tra di loro diverse causali e collegandole a specifici
magazzini.
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Esempi di schemi di flusso
Vediamo ora una breve descrizione degli schemi di flusso rappresentati dando indicazioni
su come utilizzarli.
Vendita:Nello schema è rappresentato il processo base che può essere ulteriormente
arricchito ad esempio considerando gli ordini a programma, gli ordini chiusi, gli ordini ecommerce, oppure possono essere inserite le attività relative alla gestione dei corrieri con
i documenti correlati.
Prestito d’uso: In questo processo il materiale viene inviato ad un terzo che può essere un
cliente o fornitore ma che rimane di proprietà dell’impresa e pertanto è necessario che prima o poi rientri in azienda. Il processo può essere arricchito considerando le ipotesi in cui il
bene non viene restituito. In questo processo è importante creare una magazzino virtuale
chiamato prestito d’uso in questo modo è possibile verificare costamente quali beni sono
fuori dall’azienda ed eventualmente richiederne il rientro. In caso contrario per sapere dove
si trovano i beni dovrei verificare tutti i movimenti di entrata ed uscita per prestito d’uso.
Conto visione: Questo processo a differenza del prestito d’uso prevede una scadenza entro
la quale la merce inviata in conto visione deve rientrare in azienda, altrimenti è necessario
emettere fattura. Per determinare tutti i codici che sono in scadenza è bene considerare un
numeratore per la spedizione del materiale che deve essere citato anche nel documento di
restituzione in modo da saldare l’operazione.
Conto lavoro cliente: In questo caso consideriamo il processo per cui un cliente ci invia del
materiale che deve essere lavorato e poi rispedito al cliente. Il processo può essere arricchito considerando i diversi tipi di conto lavoro ovvero l’assemblaggio più codici, oppure la
trasformazione di un singolo codice, oppure considerare l’utilizzo di materiale di proprietà
dell’azienda incorporato nel prodotto lavorato.
Conto lavoro terzista: In questo processo viene considerato l’invio di materiale ad un subfornitore per essere lavorato, anche in questo caso possono essere considerati i diversi
processi di conto lavoro. È importante definire la struttura dei magazzini di conto lavoro
creando un magazzino per ogni terzista per avere una maggiore tracciabilità.
Trasferimento interno: Questo processo si verifica quando il materiale viene trasferito da
uno stabilimento ad un altro della stessa azienda che rappresenti una sede fiscale differente.
Riparazione: Questo processo descrive i flussi relativi alla logistica di ritorno, pertanto va
modificato in base alle specifiche esigenze produttive dell’impresa, considerando ad esempio diversi punti di raccolta per il materiale da riparare (come ad esempio i punti vendita).
Imballi a rendere: In questo processo vengono considerati gli imballaggi che successivamente devono essere resi dal cliente. Nel processo bisogna definire come gestire questi
imballaggi dal punto di vista informativo, infatti è possibili includerli nello stesso DDT di
vendita con una codifica particolare, oppure creare un apposito DDT con unicamente gli
imballaggi da rendere.
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Conto vendita: In questo processo il materiale viene trasferito ad un terzo che non acquisisce la proprietà fino a quando il prodotto non viene venduto. In questo processo il magazzino
in conto vendita viene caricato con un DDT e scaricato con una fattura. Simile a questo processo è quello della tentata vendita, ma in questo caso il magazzino da considerare è quello
dell’agente.
Vendita
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Imballi da rendere
Trasferimento interno
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Riparazione
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Conto Vendita
Prestito d’uso
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Conto lavoro cliente
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Conto Lavoro terzista
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Prestito d’uso
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