46a Assemblea ITALE
La tecnologia RFId nelle biblioteche dello SBA di Firenze
Cecilia Ciatti
Gianni Galeota
Firenze, 1 dicembre 2011
Immagine sede
evento
19/11/11
45a Assemblea ITALE
1
RFId nello SBA di Firenze: le biblioteche
interessate
Scienze sociali
(2007)
Umanistica.
Psicologia
(2009)
Umanistica.
Scienze della
formazione
(2009-2010)
Scienze
tecnologiche.
Agraria (2010)
Patrimonio
850.000 volumi
16.203 volumi
102.000 volumi
60.000 volumi
Collezione a
scaffale aperto
53%
71%
64%
12%
Collezione
trattata con RFId
82%
delle monografie
a scaffale aperto
100%
dello scaffale
aperto
100%
dello scaffale
aperto
100%
dello scaffale
aperto
2
RFId nello SBA di Firenze: la situazione attuale
Scienze
sociali
(2007)
Umanistica.
Psicologia
(2009)
Umanistica.
Scienze della
formazione
(2009-2010)
Scienze
tecnologiche.
Agraria
(2010)
Installazione
3M
Bibliotheca
3M
3M
Varchi
antitaccheggio
[solo EM]
Bibliogate IV
GK MDF
GK MDF
Postazione staff
mod. 795L
(bancone);
895 (uffici)
BiblioStaff
Station
mod. 895
mod. 895
Lettore portatile
di inventario
mod. 803
BiblioInventory
mod. 803
mod. 803
Self Check
mod. 7210
mod. 8410
3
RFId nello SBA di Firenze: l’implementazione
Scienze sociali
(2007)
Umanistica.
Psicologia
(2009)
Umanistica.
Scienze della
Formazione
(2009-2010)
Scienze
tecnologiche.
Agraria
(2010)
Occasione
Trasferimento
biblioteca
(2004)
Trasferimento
biblioteca
Trasferimento
biblioteca
Sostituzione dei varchi
EM
Modalità di
acquisto
Gara d’appalto trasloco
(self check);
finanziamento ad hoc
(lettore inventario)
Trattativa privata
Gara d’appalto
fornitura attrezzature
Trattativa privata
Tipologia di
collezione
trattata
Collezione generale
monografie, libri di testo e di
supporto alla didattica,
opere di consultazione,
fondi speciali
Collezione generale
monografie, libri di
testo e di supporto alla
didattica, opere di
consultazione,
periodici
Collezione generale
monografie, libri di
testo e di supporto
alla didattica, opere di
consultazione,
periodici, fondi
speciali
Collezione generale
monografie, libri di
testo e di supporto alla
didattica, opere di
consultazione
Installazione
Ditta fornitrice
(con stazioni di prima
inizializzazione in
comodato)
Ditta fornitrice
(con stazioni di prima
inizializzazione in
comodato)
Ditta fornitrice
(con stazioni di prima
inizializzazione in
comodato)
Ditta fornitrice
(con stazioni di prima
inizializzazione in
comodato)
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RFId nello SBA di Firenze: il lavoro ordinario
Il bibliotecario provvede a trattare le nuove accessioni nel modo seguente:
 cataloga il volume (assegnazione del barcode)
 applica il tag RFID in terza di copertina vicino al dorso del
volume
 apre il software 3M Conversion Station (3M) o il software
Bibliotag StaffStation (Bibliotheca), installati su apposite
postazioni di programmazione dei tag RFiD
 colloca il volume sulla pad workstation
 programma il microchip con numero identificativo del volume
(barcode della copia)
5
Digital Library Assistant 3M
1.
2.
Controllo ordinamento della collezione a scaffale aperto
Ricerca (funzione in background) di:
 libri con status processo MI (mancanti) presenti a
scaffale
 libri con status processo MS (fuori posto) presenti
a scaffale
 libri con status processo AS (in attesa di scarico
inventariale) presenti a scaffale
 libri con status prestito Smarrito (volumi sollecitati
quattro volte) presenti a scaffale, a volte ricollocati
a scaffale dall’utente o non correttamente
sottoposti a check-in
6
DLA 3M: la preparazione
Scarico dei files da Aleph, ogni volta che si effettua una scansione dello scaffale
 Lista scaffale (item-05)

estrae il topografico, specificando l’intervallo tra due stringhe di collocazione
oppure
Scheda recupero dati (acq-01-01)


recupera dati per parola contenuta nella stringa di collocazione
permette di selezionare i volumi con status di processo MI, MS, AS
 Report prestiti (cir-04)

estrae le copie con status prestito smarrito (prestiti sollecitati quattro volte)
Aggiornamento di un file già predisposto
7
DLA 3M: la preparazione
Procedure di ordinamento e pulizia
Una volta scaricati i files da Aleph è necessario:

copiarli e incollarli su Excel

ripulirli, lasciando inalterate soltanto le colonne corrispondenti
ai dati che interessano (barcode, collocazione, autore, titolo,
ecc.)

ordinarli per collocazione, in modo che la lista riproduca
l’esatta sequenza topografica dei volumi sullo scaffale

intervenire manualmente, in caso di topografici non ordinati,
come spesso si verifica per la stratificazione di mani diverse

trasformare in formato .txt delimitato da tabulazione il file
Excel ottenuto
8
DLA 3M: la preparazione
Caricamento dati sulla memory card

copiare i files in due apposite cartelle, una per ciascuna
delle due funzioni (Controllo ordinamento della collezione
e Ricerca)

trasferire i dati sulla memory card utilizzando il software
3M Digital Data Manager

inserire la memory card caricata dei dati nel lettore e
procedere al monitoraggio della collezione.
9
DLA 3M: la scansione della collezione

Al termine di ogni scansione il lettore visualizza sul display:





i volumi fuori posto
i volumi ritrovati (MI, MS, AS, smarriti), corredati da un messaggio in
evidenza che corrisponde al nome assegnato ai rispettivi files caricati
sulla memory card
i volumi con tag con funzione antitaccheggio non attiva
i volumi non contenuti nei files caricati sulla memory card, ad es.
nuove accessioni (item non nel database)
i volumi con tag non programmati

I volumi possono essere individuati velocemente attraverso
l’accensione di tre spie luminose

E’ raccomandato l’allineamento dei volumi prima del monitoraggio, e
una scansione lenta e uniforme dello scaffale

Il lettore rileva i libri fuori posto solo se al di fuori dell’order-limit
impostato, che è di circa 5 volumi
10
DLA 3M: la scansione della collezione
Controllo inventariale

si esegue la scansione dello scaffale con la procedura Raccogli
dati, che effettua l'inventario dei volumi presenti

i dati raccolti sono confrontati, tramite il software 3M Missing
Items, con i files topografici scaricati da Aleph, integrati con la
collocazione e distinti in tre diversi files:




present items: volumi scansionati, presenti a scaffale
missing items: volumi mancanti a scaffale, ma presenti nel file
topografico
unexpected items: volumi presenti a scaffale ma non inseriti nel
file topografico (nuove accessioni, ecc.)
La funzione risulta più utile in un deposito librario che in uno
scaffale aperto
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DLA 3M: la scansione della collezione

La scansione viene effettuata dal personale bibliotecario, che,
a rotazione, esegue il monitoraggio dello scaffale aperto, con
la collaborazione dei volontari del servizio civile

Presso la Biblioteca di Scienze sociali il monitoraggio della
collezione è svolto da un detenuto del carcere fiorentino di
Sollicciano, assunto da una cooperativa sociale di tipo B che
ha ottenuto l'appalto del servizio da parte del Coordinamento
Centrale Biblioteche sulla base dell'art. 5 della L. 381/91
12
BiblioInventory Bibliotheca

Funzioni e procedure di preparazione analoghe

Il file con i dati da fornire al lettore deve essere in formato
.csv con campi a lunghezza delimitata e numero massimo di
caratteri consentito. Questo implica un lavoro di riduzione del
numero dei caratteri sul file excel originario

I dati vengono inviati al palmare via USB

Contestualmente alla funzione di Controllo ordinamento
scaffale non è prevista la Ricerca in background

Non rileva i tag con antitaccheggio disattivato
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Self Check 3M. L’organizzazione del servizio
 Posizionamento della macchina
 nella sala di lettura
 in prossimità del bancone
 Personalizzazione dell’interfaccia utente:
 verifica del layout di presentazione delle funzioni
 verifica e sostituzione dei termini inappropriati o poco
amichevoli
 Formazione del personale
 training della ditta fornitrice
 sperimentazione in biblioteca
 Promozione del servizio
 per l’avvio del servizio
 tutoraggio just in time
14
Self Check 3M Conclusioni
15
Self Check 3M. Le procedure
 Prestito e Rinnovo
 L’utente si identifica tramite tessera con barcode
 colloca i volumi, anche più di uno contemporaneamente, sul
piano di appoggio
 al termine della transazione, stampa la ricevuta con la data di
scadenza del prestito
 Restituzione
 L’utente seleziona la funzione di Restituzione sullo schermo
touchscreen
 colloca un volume alla volta sul piano di appoggio
 al termine della transazione, stampa la ricevuta di avvenuta
restituzione
16
Self Check 3M Conclusioni
17
Self Check 3M Conclusioni
18
Self Check 3M Conclusioni
19
Self Check 3M Conclusioni
20
Self Check 3M. Casi particolari sugli utenti
 Utente non riconosciuto dal sistema (tessera non valida, o
errata)
 Utente privo di diritti di accesso al prestito (sospeso per
sanzione, o con diritti scaduti, o non iscritto alla SL)
In entrambi i casi la transazione non è possibile, e l’utente torna al
bancone di accoglienza
21
Self Check 3M. Casi particolari sulle copie
 Tentativo di prestito di copia non ammessa
 per status copia
 perché non recuperata nell’Opac
 Restituzione di libri prenotati (transazione bloccata dalla
biblioteca, per impossibilità di comunicare il rientro all’utente in
attesa)
 Restituzione in ritardo (transazione bloccata dalla biblioteca, per
impossibilità di notificare la relativa sanzione)
In questi casi la transazione non è possibile, e l’utente torna al
bancone di accoglienza
22
Self Check 3M Conclusioni
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Self Check 3M. Valutazione del servizio
Rapporto tra transazioni con operatore e
transazioni self check
Self Check
13%
operatore
87%
24
Self Check 3M. Valutazione del servizio
Rapporto tra chi utilizza il self check
e chi si rivolge all'operatore
Self Check
24%
solo operatore
76%
25
Self Check 3M. Valutazione del servizio
Rapporto tra prestiti e restituzioni
self check
restituzioni
45%
prestiti e
rinnovi
55%
26
Self Check 3M. Valutazione del servizio
Segmentazione utenti Self Check
assegnisti
personale 0,5%
docente e non
2,4%
dottorandi
2,6%
esterni
1,2%
studenti
93,3%
27
Self Check 3M. Valutazione del servizio
Come ha
conosciuto il Self
Check
Tramite la formazione
svolta dal personale
bibliotecario
71%
Utilizzo
autonomo
20%
Informato da
amici
9%
Motivazione all'uso
Per poter fare da solo
70%
Per evitare la fila
21%
Per entrambi i
motivi
9%
Valutazione su
interfaccia utente e
messaggistica
Chiare e comprensibili
97%
Poco chiare
3%
Prima assistenza
all'uso
Opportuna
61%
Superflua
39%
Soddisfazione
Molto soddisfatto
71%
Abbastanza
soddisfatto
26%
Poco
soddisfatto
3%
28
Self Check 3M. Conclusioni
 Premessa: incremento complessivo del servizio
 Vantaggi:
 Ottimizzazione delle risorse
 Riduzione dei tempi di attesa
 Miglioramento della customer care
 Da verificare:
 Dislocazione della macchina
 Modalità della promozione
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GRAZIE!
Firenze, 1 dicembre 2011
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