6/3/2015
X EDIZIONE EAST FORUM
PROGETTO DI LOGISTICA
INDEX
Location Forum: nr. 2 proposte
Accomodation
Attività di Segreteria
Logistica
Location Forum 1 – Roma Eventi Spagna
Posizionato nel cuore di Roma, il Centro Congressi Roma Eventi Piazza di Spagna si presenta come
una struttura sobria, lineare e contemporanea, in cui l’ambientazione d’atmosfera è determinata
dal design, dall’illuminazione e dai grandi quadri di artisti d’avanguardia che decorano le pareti.
Versatile e altamente tecnologica dispone di sale che possono accogliere differenti tipi di eventi.
Molti i punti di forza di Roma Eventi tra cui il fatto che può essere riservato ad uso esclusivo.
Logistica
Roma Eventi Spagna – spazi opzionati in esclusiva
Gli spazi di Roma Eventi Spagna saranno così destinati:
Sala Fellini
Forum (allestita a platea per 250 persone a teatro)
Foyer Fellini
Area accredito/consegna cuffie/guardaroba
Foyer e Sala Michelangelo
Area catering + corner
Quadriportico
Eventuale ulteriore spazio per area catering
solo per coffee break e lunch (no welcome coffee)
in quanto l’accesso è consentito esclusivamente
dall’interno della sala Fellini.
Eventuali allestimenti/decorazioni (piante, salottini, ombrelloni
etc.) per questa area si potranno quotare su richiesta
Sala Raffaello
Sala Amarcord
Saletta relatori
Saletta segreteria
Location centrale raggiungibile con:
- metropolitana: Linea A, fermata Piazza di Spagna
- mezzi privati : Parcheggio di Villa Borghese o Parcheggio Ludovisi
Opzione :
10 marzo
Banqueting
Roma Eventi Spagna – Proposte Banqueting (catering in esclusiva)
Welcome coffee – 150 pax
Coffee break – 200 pax
Caffè espresso normale e decaffeinato
Caffè americano in caraffa
Latte
Scelta di tè ed infusi
Acqua minerale effervescente e naturale
Succo d’arancia, d’ananas e pompelmo
***
Croissant mignon semplice
Croissant mignon alle confetture
Fagottini alla cioccolata
Treccine con crema
Piccole ciambelle romane
Caffè espresso normale e decaffeinato
Caffè americano in caraffa
Latte
Scelta di tè ed infusi
Acqua minerale effervescente e naturale
Succo d’arancia, d’ananas e pompelmo
***
Piccola biscotteria da tè
Pasticceria mignon assortita
Torta allo yogurt
Plumcake alle mele e amaretti
Coffee Station permanente per 20 pax – materiale monouso/6h di servizio
Caffè espresso normale e decaffeinato
Caffè americano in caraffa
Latte e Scelta di tè ed infusi
Succo d’arancia, d’ananas e pompelmo
Acqua minerale effervescente e naturale
***
Piccola biscotteria da tè, Pasticceria mignon assortita
Torta allo yogurt, Plumcake alle mele e amaretti
- con cameriere
Banqueting
Roma Eventi Spagna – Proposte Banqueting (catering in esclusiva)
Proposta Standing Lunch Buffet per 250 pax
Cavatelli con melanzane, pomodoro
e basilico in foglia
Lasagnetta con ragù bianco e carciofi
***
Granatine di manzo alla pizzaiola
Verdure dell’orto scottate, condite con olio di frantoio e aceto di Modena
Insalatina di campo con champignon
e pecorino stagionato
***
Mimosa con crema e gocce di cioccolato
Crostata di frolla con crema al limone
Frutta di stagione
***
Caffè espresso normale e decaffeinato
Vino bianco e rosso di selezione italiana
Acqua minerale liscia ed effervescente
Succo d’arancia e coca cola in caraffa
Logistica
Location Forum 2: Palazzo Venezia
Il palazzo venne costruito a partire dal 1455, quando il cardinale veneziano Pietro Barbo, fu
nominato titolare della Basilica di San Marco. Eletto pontefice qualche anno più tardi con il nome
di Paolo II (1464-71) promosse l'ampliamento dell'edificio con il nipote Marco Barbo, che gli
successe al titolo della basilica: vennero così realizzati i tre saloni monumentali (Sala Regia, Sala
del Concistoro poi divenuta delle Battaglie, Sala del Mappamondo) e soprattutto il Viridarium, un
giardino porticato situato all'angolo tra le attuali piazza San Marco e piazza Venezia.
Logistica
Palazzo Venezia – spazi opzionati
Gli spazi di Palazzo Venezia saranno così destinati:
Androne Palazzo
Accredito e guardaroba
(via del Plebiscito)
Loggia Superiore
Area Banqueting
Sala Regia
Forum (con accesso diretto dalla Loggia)
Sala Battaglie e Mappamondo
Back up area catering
Appartamento Barbo (n.1 sala)
Saletta relatori
Corridoio degli Arazzi
Segreteria
Si evidenzia che essendo un palazzo storico sottoposto alla Sovraintendenza ai Beni Culturali, la proposta di
allestimento sarà soggetta ad approvazione della stessa.
Opzione
la location ci comunica che gli spazi sono già opzionati da Unicredit
Banqueting
Palazzo Venezia – Proposte Banqueting
Welcome coffee
Coffee break
Varietà di Caffè
Varietà di tè freddo (al limone con scorzette di
agrumi;
alla menta; alla mela rossa)
Spremuta di arancia e pompelmo rosa
Centrifuga di mela, carota, sedano e zenzero
mango, pesca e albicocca
Acqua minerale naturale e gassata
***
Croissants mignon semplici ed alla
marmellata
Biscotti di farro e kamut
Danesini all’uvetta
Varietà di piccoli muffin
Plum cake variegato al cioccolato e pistacchio
Varietà di Caffè
Varietà di tè freddo (al limone con scorzette di
agrumi;
alla menta; alla mela rossa)
Spremuta di arancia e pompelmo rosa
Centrifuga di mela, carota, sedano e zenzero
mango, pesca e albicocca
Acqua minerale naturale e gassata
***
Varietà di crostate con confetture
Piccole veneziane
Frolle al cioccolato, agli agrumi ed al burro
Coffee Station – materiale monouso
Caffè espresso, decaffeinato
Tè freddo al limone ed alla menta
Succo di arancia, ananas e pompelmo
Acqua minerale naturale e gassata
***
Piccole frolle al burro, agli agrumi, al cioccolato
di kamut, integrali.
Banqueting
Palazzo Venezia – Proposte Banqueting
Buffet Lunch
Brie gratinato con pomodorini essiccati
Caprini con salsa all’arancia e granella di pistacchio
Bocconcini di bufala con pomodori vesuviani e pesto
Aspic di pollo e verdurine
Carpaccio di polpo con tabuleh di cous cous
Corona di riso con pesto di erbe e punte di asparagi
Mezzelune di formaggi magri con pesto di rucola al
profumo di agrumi
Mini paccheri con cernia, pomodorini e zafferano
Angolo delle insalate e torte salate:
Insalate di stagione con formaggi freschi
Tarte tatin di petali di pomodoro, origano e olio extra
vergine di oliva
Crostata di spinacini novelli e ricotta di pecora
Torta salata di patate novelle, speck e fontina
Torta di pasta brick, ricotta e datterini passiti
Frittatina alle violette
Trancetti di tiramisù
Mini mousse di:
cioccolato fondente e lamponi
nocciola e granella di meringhe
vaniglia e julienne di fragole
Torta di cioccolato e pere
Caprese
Meringata
Cheese cake
Frutta fresca di stagione
Buvette
Prosecco
Vino bianco e rosso
Soft drinks
Acqua minerale naturale e gassata
X EDIZIONE EAST FORUM
PROPOSTE ACCOMODATION
Accomodation
Accomodation - The St. Regis Rome 5*L
Il St. Regis Rome, hotel 5 stelle lusso, sicuramente è in grado di offrire agli ospiti Unicredit
un’accoglienza elegante e raffinata in linea con la grandiosità della struttura stessa.
Posizionato in maniera strategica nelle immediate vicinanze della stazione e di Via Veneto, e a soli 15
minuti da Piazza di Spagna, dalla Fontana di Trevi e da Via Condotti, offre spaziose camere che
dispongono di aria condizionata, TV LCD, docking station per iPod, cassaforte per computer portatili,
minibar e articoli da toeletta in omaggio. La hall, Le Grand Bar e il ristorante Vivendo sono coperti
dalla connessione Wi-Fi gratuita.
Per UniCredit abbiamo opzionato 8 camere superior e 12 camere deluxe
Opzione: 10 marzo
Accomodation
Accomodation - Hotel Indigo Rome St. George Rome – boutique
hotel 5*L
Ubicato lungo Via Giulia, l'Hotel Indigo Rome - St. George sorge in un quartiere del centro di Roma
oggi ricco di botteghe artigiane, gallerie d'arte e ricercate boutique.
Hotel moderno e di design con spazi comuni raffinati ed eleganti. Camere in linea con lo stile
dell’albergo con TV a schermo piatto, bollitore elettrico, minibar, docking station per iPod e
smartphone.
Per UniCredit abbiamo opzionato 8 camere standard e 12 camere Executive
Opzione: 13 marzo
Accomodation
Accomodation - Hotel Palazzo Montemartini 5*
Palazzo Montemartini, adiacente alle Terme di Diocleziano e vicino alla chiesa di Santa Maria degli
Angeli, è l’unico albergo di Roma attraversato dalle antica Mura Serviane del VI secolo avanti Cristo.
Molto moderno e perfettamente in armonia con marmi, stucchi e linee classiche di un palazzo di fine
‘800. Dispone di 82 camere e suites, un ristorante & lounge Bar con vista sulle Mura Serviane e un
centro benessere da 600 mq.
Una nuova struttura al centro di Roma, che pensiamo possa essere molto idonea ad accogliere il
target UniCredit e funzionale rispetto alle location proposte.
Per UniCredit abbiamo opzionato 8 camere superior e 12 camere deluxe
Opzione: 10 marzo – con conferma immediata in caso di altre richieste interessate
Accomodation
Accomodation - Hotel d’Inghilterra 5*L
Elegante e lussuoso 5 stelle, l’Hotel d’Inghilterra si trova nel cuore di Roma, a 200 metri da Piazza di
Spagna, a pochi passi da Via del Corso, famosa per lo shopping, e a circa 5 minuti a piedi dalla
Fontana di Trevi.
Le camere sono dotate di lampadari di cristallo, mobili d'epoca, bagni in marmo, aria condizionata,
TV satellitare a schermo piatto, minibar e cassaforte.
NON HA DISPONIBILITA’ PER LE DATE RICHIESTE DA UNICREDIT
X EDIZIONE EAST FORUM
ATTIVITA’ DI SEGRETERIA ORGANIZZATIVA
Segreteria
La Segreteria Organizzativa
La tipologia di evento e il target degli ospiti richiede a nostro avviso un supporto organizzativo
dedicato e studiato ad hoc, in grado di seguire le linee guida come da brief al fine di offrire un
supporto completo per tutto il periodo richiesto, grazie ad una gestione attenta e costante di
personale professionista nel settore.
L’esperienza dell’anno precedente ci dimostra l’importanza e l’attenzione da dedicare a questo
servizio. E’ per questo che AIM Group riconferma le sue capacità di rispondere a tali esigenze
grazie ad una divisione dedicata alla gestione degli ospiti e che nel dettaglio cura:
 ricerca e creazione di liste ad hoc per tipologia di evento
 gestione e lavorazione di liste fornite dal cliente
 recall, invio di inviti, schede di adesione
 gestione raccolta conferme/disdette
 chiusura contatti e liste.
Inoltre AIM da anni offre ai propri clienti un software gestionale che permette agli operatori interni
di gestire completamente ogni fase di organizzazione di un evento.
Segreteria
Team di Lavoro
Prevediamo diverse figure che saranno completamente dedicate all’evento dal pre-evento alla
chiusura. A seguire il dettaglio del team dedicato.
Oltre al capo progetto, unico referente del cliente e responsabile oltre che coordinatore di tutte
le attività legate all’evento, per la segreteria prevediamo le seguenti figure:
• 1 responsabile segreteria full time
 coordinamento generale e pianificazione attività con il capo progetto
 acquisizione e gestione mailing list/rooming list
 Piano trasferimenti in collaborazione con il responsabile Transfer
 Gestione liste evento
• 3 operatori recall full time
 recall dei partecipanti
 invio save the date
 Invio mail di invito
 gestione adesioni
 aggiornamento liste
Segreteria
Gestione Segreteria
CREAZIONE LISTE
La segreteria organizzativa provvederà a raccogliere le linee guida da parte del
cliente (tecnostruttura) che faranno da filo conduttore nella ricerca dei
nominativi/contatti al fine di realizzare una lista invitati il più completa e
attinente possibile alle esigenze del cliente.
Sarà inoltre pronta a procedere all’inserimento di eventuali liste fornite dal
cliente stesso nei giusti tempi e lavorazioni tecniche permettendo. Verrà così
creato un DB organizzato, flessibile e modificabile contenente le informazioni e
parametri richiesti dal cliente.
INVITO ELETTRONICO
Contemporaneamente si lavorerà alla realizzazione di un invito elettronico per
il Forum in linea con il visual dell’evento, che verrà inviato nel rispetto delle
deadline. Verranno successivamente inviati dei remind secondo le modalità e
tempistiche concordate con il cliente.
Nel testo dell’invito elettronico, oltre a tutte le informazioni sull’evento, sarà
data la possibilità di confermare l’adesione o meno
REGISTRAZIONE DA SITO
Anche dal sito web l’ospite potrà accedere ad un’area di registrazione dedicata.
I dati inseriti dall’ospite verranno registrati direttamente nel database
posizionato sul nostro server e aggiornerà in tempo reale il software di
segreteria. Tramite il nostro software, il personale di segreteria terrà traccia
delle richieste particolari e degli esiti dei contatti telefonici.
Segreteria
Software
Il sistema a disposizione è in grado di gestire i dati completi degli ospiti, i servizi offerti (eventi
sociali, ospitalità, viaggi e trasferimenti), il programma, reportistica avanzata dei dati, sistema
integrato con MS Office per la generazione di documenti complessi, dotato di funzioni di
import/export in formato excel per lo scambio dati.
Si tratta di una piattaforma sofwtare web based con interfaccia compatibile con PC, Tablet e
Smartphone con le seguenti caratteristiche:
 Velocità di realizzazione di sistemi di registrazione anche complessi
 Modularità
 Flessibilità di adattamento dei layout grafici in accordo con le grafiche richieste
 Possibilità di operare come web part all’interno di altri siti
 Alta affidabilità dovuta al decennale consolidamento evolutivo della piattaforma
 Customizzazione e System Integration
 Registrazioni hosted sui nostri server
 Registrazioni inserite come webpart nel sito del Cliente
Segreteria
Accredito Elettronico - Evento Culturale (Soluzione 1)
Accredito elettronico con PC
Sarà predisposto un accredito elettronico, snello e ideale per eventi istituzionali che prevedono il
minor coinvolgimento dell’ospite. Attraverso nr.6 postazioni PC collegati in rete (da definire dopo
sopralluogo della location), tutte le hostess potranno spuntare elettronicamente le presenze senza
dover ricorrere alle tradizionali liste cartacee non aggiornabili da più persone in parallelo. La lista
elettronica è infatti visualizzabile in contemporanea da parte di tutti gli addetti agli accrediti
dedicati durante l’evento e consente di effettuare le seguenti azioni:
 ricerca rapida dei nominativi
 registrazione automatica della presenza con data e orario
 inserimento nuovi nominativi
 visualizzazione numeriche totali aggiornate in tempo reale in qualsiasi momento dell’evento
Quotazione proposta a budget
Segreteria
Accredito Elettronico - Evento Culturale (Soluzione 2)
Proposta 1 – Postazioni PC
•
nr. 6 postazioni PC collegate in rete + nr. 6 lettori (stima per 400/500 partecipanti da
definire anche a seconda della location)
I partecipanti dovranno recarsi presso i desk di registrazione. Le hostess potranno
registrare le presenze con la lettura ottica del codice a barre (invio spedito via e
mail) oppure richiamando il nominativo. Presso le postazioni sarà possibile inserire
nuovi nominativi.
Report: in tempo reale sarà disponibile il numero e nome degli invitati presenti
Proposta 2 – Lettori radiofrequenza
•
nr. 6 lettori cordless a radiofrequenza + nr. 1 PC e software (stima per 400/500
partecipanti da definire anche a seconda della location)
Le hostess potranno registrare le presenze all’ingresso dell’area con la lettura
ottica del codice a barre (invio spedito via e-mail). Presso la postazione PC sarà
possibile registrare i partecipanti senza codice e inserire nuovi nominativi.
Report: in tempo reale sarà disponibile il numero e nome degli invitati presenti
Segreteria
Accredito Elettronico - Evento Culturale
Proposta 3 – Lettori a memoria interna
- nr. 6 lettori cordless a memoria interna + nr. 1 PC e software (stima per 400/500
partecipanti da definire anche a seconda della location)
Le hostess potranno registrare le presenze all’ingresso dell’area con la lettura
ottica del codice a barre (invio spedito via e-mail).
Presso la postazione PC sarà possibile registrare i partecipanti senza codice e
inserire nuovi nominativi.
Report: dopo aver raccolto i dati dei lettori sarà disponibile il numero e nome
degli invitati presenti.
Nota Bene: una volta ricevute maggiori indicazioni sull’evento stesso - dove si
svolge, specifiche tecniche etc. e visitata la location, saremo in grado di fornire
un’offerta più dettagliata e completa.
Evidenziamo che non essendo indicato nella griglia dell’offerta economica, non è
stato previsto e quotato personale dedicato. Qualora ne sia richiesta la presenza,
sarà nostra cura procedere in tal senso.
Segreteria
Accredito Elettronico - East Forum (Soluzione 1)
Accredito elettronico con PC
Sarà predisposto un accredito elettronico, snello e ideale per eventi istituzionali che prevedono il
minor coinvolgimento dell’ospite. Attraverso nr.4 postazioni PC collegati in rete, tutte le hostess
potranno spuntare elettronicamente le presenze e consegnare il badge nominativo plastificato per
l’accesso alla sala lavori, senza dover ricorrere alle tradizionali liste cartacee non aggiornabili da più
persone in parallelo. La lista elettronica è infatti visualizzabile in contemporanea da parte di tutti gli
addetti agli accrediti dedicati durante l’evento e consente di effettuare le seguenti azioni:
 ricerca rapida dei nominativi
 registrazione automatica della presenza con data e orario
 inserimento nuovi nominativi
 visualizzazione numeriche totali aggiornate in tempo reale in qualsiasi momento dell’evento
Quotazione proposta a budget
Segreteria
Accredito Elettronico - East Forum (Soluzione 2)
Accredito con PC e Stampanti termiche
Sarà predisposto un accredito elettronico, snello e ideale per eventi istituzionali che prevedono il
minor coinvolgimento dell’ospite. Attraverso nr.4 postazioni PC collegati in rete + nr.4 stampanti
termiche, tutte le hostess potranno spuntare elettronicamente le presenze, senza dover ricorrere
alle tradizionali liste cartacee non aggiornabili da più persone in parallelo. La lista elettronica è
infatti visualizzabile in contemporanea da parte di tutti gli addetti agli accrediti dedicati durante
l’evento e consente di effettuare le seguenti azioni:
 stampa del badge onsite (tempo di stampa: 1 sec.)
 ricerca rapida dei nominativi
 registrazione automatica della presenza con data e orario
 inserimento nuovi nominativi
 visualizzazione numeriche totali aggiornate in tempo reale in qualsiasi momento dell’evento
Segreteria
Personale evento East Forum
Il personale per l’evento sarà selezionato tra le risorse con cui collabora costantemente AIM.
Sia le hostess che gli steward sono figure con anni di esperienza nel settore congressuale ed eventi,
ed hanno tutti ottima conoscenza delle esigenze, modalità e tempistiche di lavoro durante lo
svolgersi dei meeting.
La selezione verrà fatta anche in base alla conoscenza della lingua inglese, come richiesto, in modo
da potersi facilmente relazionare con gli ospiti stranieri. Come gruppo internazionale AIM ha un
grosso portafoglio di personale con le sopra indicate caratteristiche.
Anche l’attività di interpretariato è garantita da personale altamente qualificato. AIM si affida
sempre a personale facenti capo all’AIIC - l'Associazione Internazionale degli Interpreti di Conferenza
- unica associazione riconosciuta a livello internazionale.
Sarà nostra cura gestire tutto il personale al fine di garantire l’ottima riuscita dell’evento.
GRAZIE