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LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
La Posta Elettronica Certificata conferisce piena validità legale alle e-mail trasmesse, in
ottemperanza a quanto stabilito dalla normativa vigente
Che cos’è la PEC?
E’ uno strumento che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore di una
tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. A differenza della posta elettronica ordinaria, la
PEC utilizza protocolli di sicurezza, per evitare il rischio di eventuali modifiche indesiderate al
contenuto del messaggio e agli allegati: il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che
costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio, certificando che questo è stato
spedito e consegnato al destinatario senza aver subito modifiche.
Utilizzo della PEC
Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria
importanza per le Pubbliche Amministrazioni.
L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori, in quanto permette
di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e può essere utilizzata anche per
l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna.
Alcuni esempi:
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Invio di ordini, contratti, fatture
Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
Inoltro di circolari e direttive
Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete"
(franchising, agenti, ecc.)
Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi,
protocollo, gestori documentali, workflow
Come funziona?
•
La trasmissione viene considerata Posta Certificata solo se le caselle del mittente e del
destinatario sono caselle di Posta Elettronica Certificata.
Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a
perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle
funzionalità di certificazione previste; in questo caso, non viene fornita la ricevuta di
avvenuta consegna.
•
I gestori di Posta Certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi
che riguardano la trasmissione.
Queste registrazioni vengono mantenute per 30 mesi e possono essere utilizzate come
prova da parte degli interessati.
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•
I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli
istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni conterranno
sempre l'ora esatta.
Integrità del messaggio
•
Il gestore di Posta Certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di
trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione
•
La busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa
verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione)
•
A completa garanzia dell'integrità del messaggio mittente e destinatario sono obbligati ad
utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri
Certificazione della consegna
•
Un messaggio di Posta Certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito
nella sua "busta di trasporto"
•
Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta
di consegna.
Anche in questo caso si tratta di un messaggio e-mail, firmato dal gestore stesso che
attesta: consegna, data e ora di consegna, contenuto consegnato.
•
La ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i
suoi eventuali allegati): la PEC fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto
dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di
recapito).
Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai
normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo!
Normativa sulla PEC
Il Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009 imprime un'accelerazione senza
precedenti allo sviluppo delle trasmissioni telematiche attraverso l'utilizzo della Posta Elettronica
Certificata.
L'articolo 16 del Decreto sancisce che:
•
•
•
•
le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle
imprese
i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l'indirizzo PEC ai rispettivi ordini
le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle
imprese
tutte le Pubbliche Amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC
Le caselle di Posta Certificata di tutti questi soggetti saranno consultabili
gratuitamente da chiunque in forma telematica, presso albi e registri
pubblici: si tratta di un vero e proprio “domicilio elettronico” disponibile a
tutti, che permetterà a professionisti, aziende e P.A. di comunicare
reciprocamente in maniera veloce e sicura.
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I vantaggi della PEC
•
Si possono inviare documenti di qualsiasi formato digitale, che vengono certificati una
volta allegati al messaggio e-mail
•
Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi e la consegna della e-mail è garantita: nel
caso non sia possibile consegnare il messaggio l'utente viene informato
•
I messaggi hanno validità legale
•
Tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare
•
L'invio dei messaggi con PEC può avere costi inferiori a quello delle raccomandate
tradizionali, il cui costo cresce in funzione del numero di pagine e del peso del plico.
Solitamente invece, una volta pagato il canone annuale, l'utente può inviare un
numero illimitato di messaggi PEC
•
Il gestore della PEC ha l’obbligo di archiviare per 30 mesi invii e ricezioni di messaggi, e di
applicare le procedure atte a garantire la privacy dei dati personali e la sicurezza della
comunicazione
Certific@: la PEC di Telecom Italia
Il servizio Certific@ di Telecom Italia è disponibile tramite Webmail, accessibile dopo
l'autenticazione sul sito dedicato
https://business.telecompec.it/webmail
I requisiti necessari per l'utilizzo di Certific@ sono:
•
•
•
PC collegato ad un modem per l'accesso a Internet
Connessione a Internet
Browser Internet Explorer 6 e successivi - o Mozilla Firefox 3 e successivi
Attivare il servizio
•
Sul portale 191 – www.191.it - è possibile scegliere tra due diversi profili di casella di
Posta Elettronica Certificata:
- [email protected]
- [email protected]
-3LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
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•
Completata l'attivazione, per accedere alla casella di Posta Certificata è necessario
effettuare il login su Webmail all’indirizzo https://business.telecompec.it/webmail con
le proprie credenziali d’accesso (indirizzo e-mail prescelto e password indicata in fase di
attivazione)
•
Al primo accesso è necessario modificare la password, facendo attenzione a rispettare i
requisiti di sicurezza indicati
Successivamente, occorre effettuare il login con la nuova password
•
Una volta entrati sulla Webmail, compare la schermata dei Messaggi Ricevuti
Inviare messaggi di Posta Certificata
•
Accedi alla Webmail di Certific@ e seleziona la voce Scrivi Messaggio, in alto a destra
sulla pagina
•
Compila i campi Nome e Cognome con i dati del mittente del messaggio ed inserisci la
casella di Posta Certificata nel campo A:
E’ anche possibile inserire Allegati (file di qualsiasi formato) nell’apposito campo
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Attenzione: affinché l'e-mail sia equiparata ad una raccomandata con ricevuta di ritorno e per
motivi di sicurezza, è possibile inviare e ricevere messaggi solamente a/da un’altra
casella di Posta Elettronica Certificata!
•
Cliccare su Invia per mandare il messaggio al destinatario
•
Dopo aver ricevuto la conferma dell'invio, nella sezione Esito Messaggi è possibile
verificare lo stato del messaggio, in corrispondenza della voce Status
•
Per visualizzare la Ricevuta di consegna, clicca sull'icona del certificato di firma digitale
che trovi accanto all'indirizzo di posta del mittente
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Gestione della funzione di Forward
Il servizio Certific@ comprende la funzionalità Gestione Forward che consente l'inoltro dei
messaggi ricevuti a uno o due indirizzi di posta elettronica non certificata (ordinaria).
•
Per impostare le caselle di posta elettronica ordinaria, accedi all'area Gestione Forward
presente in alto a destra
•
Seleziona l'opzione Abilita Servizio, inserisci gli indirizzi di posta non certificata
(ordinaria) e clicca sul tasto Salva per confermare
Dopo aver abilitato la Gestione Forward, ogni volta che invierai un messaggio verso un
destinatario di Posta Elettronica Certificata, riceverai sulle caselle di posta ordinaria scelte un' email dal server di Posta Certificata che contiene sempre le seguenti informazioni:
•
•
•
Mittente: [email protected]
Allegati: Messaggio originale e Certificato di firma digitale
Corpo: Data e ora di consegna del messaggio originale
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