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SIMT-POS 022 Gestione Informatizzata su Emonet
S.I.M.T. Viterbo
Direttore Dr.ssa Tiziana Riscaldati
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SIMT-POS 022 Gestione Informatizzata su Emonet
S.I.M.T. Viterbo
Direttore Dr.ssa Tiziana Riscaldati
1 SCOPO
Descrivere le applicazioni del sistema informatico EmoNet, impiegato nel SIMT per le
diverse attività svolte nei vari settori operativi e la organizzazione di tali attività. Gli scopi
della procedura servono a garantire:
• La registrazione su supporto informatico di tutti i dati relativi alle diverse attività del
SIMT
• L’uniformità delle registrazioni in uso nel SIMT
• La rintracciabilità completa dei dati e degli operatori che li hanno gestiti
2 CAMPO D’APPLICAZIONE
Si applica a tutti i processi del SIMT in cui è coinvolto il sistema gestionale Emonet.
3 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
• Decreto Ministeriale 03 marzo 2005 "caratteristiche e modalità per la donazione del
sangue e di emocomponenti" titolo III richiesta e assegnazione del sangue e degli
emocomponenti
• Decreto Legislativo 19 Agosto 2005 N. 191 “ Attuazione della direttiva 2002/98/CE
che stabilisce norme di qualità e di sicurezza per la raccolta, il controllo, la
lavorazione, la conservazione e la distribuzione del sangue umano e dei suoi
componenti.
• Legge 21 Ottobre 2005 N. 219 “ Nuova disciplina delle attività trasfusionali e della
produzione nazionale degli emoderivati “
• RACCOMANDAZIONE MINISTERO DELLA SALUTE - Dipartimento Qualità
(05.03.2007) "Raccomandazione per la prevenzione della reazione trasfusionale da
incompatibilità AB0 "
• DECRETO LEGISLATIVO 6 novembre 2007, n. 191 "Attuazione della direttiva
2004/23/CE sulla definizione delle norme di qualità e di sicurezza per la donazione,
l'approvvigionamento, il controllo, la lavorazione, la conservazione, lo stoccaggio e
la distribuzione di tessuti e cellule umani."
• DECRETO LEGISLATIVO 9 novembre 2007, 208 "Attuazione della direttiva
2005/62/CE che applica la direttiva del 2002/98/CE per quanto riguarda le norme e
le specifiche comunitarie relative ad un sistema di qualità per i servizi trasfusionali."
• DECRETO LEGISLATIVO 9 novembre 2007, n. 207 "Attuazione della direttiva
2005/61/CE che applica la direttiva 2002/98/CE per quanto riguarda la prescrizione
in tema di rintracciabilità del sangue e degli emocomponenti destinati a trasfusioni e
la notifica di effetti indesiderati ed incidenti gravi.
• DECRETO LEGISLATIVO del 20 dicembre 2007, n. 261 (G.U. 23.01.2008)
Revisione del decreto legislativo 19 agosto 2005, n. 191, recante attuazione della
direttiva 2002/98/CE che stabilisce norme di qualita' e di sicurezza per la raccolta, il
controllo, la lavorazione, la conservazione e la distribuzione del sangue umano.
• DECRETO MINISTERIALE 21 dicembre 2007 (GU n. 13 del 16-1-2008)
Nuova disciplina delle attivita' trasfusionali e della produzione nazionale di
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emoderivati.
• DECRETO MINISTERIALE 21 dicembre 2007 (GU del 16.1.2008) Istituzione del
sistema informativo dei servizi trasfusionali.
• Standard ISO 9001-2008
4 DESCRIZIONE ATTIVITÀ
4.1 Accesso al sistema
L’operatore, per accedere ad una postazione PC EmoNet, accende il PC e attende il
termine degli autocontrolli automatici dell’apparecchiatura. Al termine di questi
autocontrolli, viene richiesta la password di accesso al client dal quale si sta operando.
Si apre così il menù generale di accesso dell’utente. Per accedere al programma EmoNet
fare doppio clic sull’icona “EmoNet”. Compare in alto la barra degli strumenti EmoNet ed,
al centro, una maschera con 2 campi: nel superiore digitate il proprio “user_id” che
corrisponde in genere al cognome dell’operatore, nell’inferiore la propria password
personale composta da caratteri alfanumerici e assegnata al singolo utente dal Servizio
Assistenza EmoNet di Udine. Premere OK. Se l’inserimento è stato corretto, la maschera
centrale scompare e la barra delle applicazioni EmoNet si attiva colorandosi. Quando ci si
connette per la prima volta nella giornata, il sistema richiede l’allineamento della data a
quella del server: selezionare OK. Cliccando sui tasti delle funzioni nella parte alta dello
schermo, si apre un elenco di possibili applicazioni consentite secondo il profilo funzionale
dell’operatore.
4.2 Uscita dal sistema EmoNet
Al termine dell’utilizzo personale, ogni operatore deve chiudere le varie applicazioni
impiegate fino a quando sul video rimane soltanto la barra degli strumenti. Cliccare con il
mouse sul tasto “X” in alto a destra per abbandonare il programma.
4.3 Gestione del sistema EmoNet
Per tutte le attività del SIMT i dettagli operativi specifici per l’uso delle applicazione del
sistema si rimanda al manuale d’uso EmoNet.
4.4 Attività di sicurezza
La presente procedura indica le diverse attività da effettuare per evitare:
• ACCESSO DI OPERATORI NON AUTORIZZATI o DIVERSI DAL TITOLARE della
PASSWORD USATA.
• E’ compito del RS inserire il nuovo personale con opportuno profilo abilitandone la
password individuale attraverso la richiesta alla sede centrale operativa Insiel di
Udine
• E’ cura di tutti gli operatori uscire dal sistema al termine dell’utilizzo; chiudere tutte
le funzioni e cliccare sulla “X” in alto a destra della barra della applicazioni EmoNet.
4.5 Riservatezza della Password: In ottemperanza alle disposizioni di legge in vigore
tutte le operazioni sono registrate nel database EmoNet con il nominativo corrispondente
alla password attivata, l’operatore il cui nominativo corrisponde a tale password per
eseguire una certa operazione è dunque considerato responsabile del fatto e della sua
registrazione, anche per quanto concerne le eventuali implicazioni di carattere medico3
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legale. Pertanto, a tutela dei propri interessi e sotto la propria personale responsabilità, è
fatto obbligo a tutti gli operatori l’uscita dall’applicativo EmoNet al termine di ogni utilizzo.
E’ altresì proibito operare utilizzando il profilo utente/password di un altro operatore che
avesse lasciata aperta la propria posizione operativa. In tali casi è obbligatorio chiudere le
applicazioni, uscire e rientrare nel programma come sopra indicato.
4.6 Cambio Password: E’ consigliabile cambiare periodicamente la propria password.
Per poter effettuare il cambio password è necessario cliccare su “Tools” in alto a sinistra;
“cambia password”: compare una maschera in cui inserire la propria userid, la vecchia
password e quindi la nuova password; confermare. Da questo momento in poi sarà
possibile accedere solo con la nuova password. Dopo 6 mesi di non utilizzo della
password, l’utente non sarà più abilitato all’accesso con quella password che dovrà essere
riattivata dopo richiesta al RS.
N.B. A tutela dei propri interessi e sotto la propria personale responsabilità è fatto obbligo
a tutti gli operatori di non comunicare ad altri la propria password. La password del singolo
operatore, infatti, non è nota e non è rintracciabile né per il Superutente (cioè RS), né per il
Direttore del Servizio, né per il servizio di Assistenza Emonet di Udine.
4.7 Utilizzo delle funzioni e delle applicazioni del sistema gestionale EmoNet
Le istruzioni per gestire correttamente le funzioni e le applicazioni del sistema EmoNet
nelle diverse fasi lavorative sono riportate nei paragrafi finali della procedure.
Per le caratteristiche generali del sistema si fa riferimento ai manuali di EmoNet. Sono
disponibili in formato elettronico ed accessibili da ogni client che presenta un’installazione
Emonet, le istruzioni fornite insieme al rilascio delle singole release di aggiornamento del
software.
4.8 Gestione dei malfunzionamenti(vedi SIMT-IO 052)
Per tutti i problemi connessi alla corretta funzionalità del programma EmoNet, per
chiarimenti rispetto all’impiego di specifiche funzioni e per richiedere modifiche alla
configurazione del database EmoNet utilizzato dal SIMT-MT ci si può rivolgere al Servizio
Assistenza EmoNet utilizzando il numero verde 800.535.535 attivo tutti i giorni dal lunedì
al venerdì dalle ore 08.00 alle ore 18.00 e il sabato dalle ore 09.00 alle ore 13.00;
all’operatore deve essere indicato il codice cliente “3041” relativo all’Azienda Ospedaliera
Belcolle di Viterbo.
Ogni problematica di malfunzionamento di hardware (stampanti, tastiere, video, etc.) o del
software EmoNet (impossibilità di effettuare operazioni consuete, difetti nel normale
funzionamento del sistema, etc.) deve essere tuttavia segnalata al Responsabile di
Laboratorio (depositario della password SuperUtente, Dott. Roberto Gasbarri), che
provvederà all’eventuale richiesta di intervento del CED aziendale. In caso di assenza del
referente la richiesta di intervento può essere effettuata da uno degli operatori in servizio.
Nei casi in cui venga richiesto il diretto intervento degli operatori Insiel-Emonet, la richiesta
di intervento viene aperta dal Responsabile di Laboratorio che utilizza il codice utente del
SIMT. In sua assenza e nel caso in cui debba essere utilizzata la password da
SuperUtente, lo stesso responsabile di Laboratorio comunica i codici necessari al
Dirigente in servizio.
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4 INDICATORI
N/A
5 RESPONSABILITA’
Responsabilità: le diverse possibilità di utilizzo per le applicazioni del sistema gestionale
informatico EmoNet sono indicate secondo il profilo funzionale degli operatori nella
seguente tabella secondo la priorità:
A = Ammesso, NA= Non Ammesso, AL= Ammesso con Limitazioni R= Responsabile
UTENTE
Attività
[UTENTE
Accesso al programma
Accesso a sezione generali
Accesso a sezioni specifiche
Accesso alle applicazioni
Accesso alle funzioni
Attività di sicurezza
Applicazione Emoconf.
TECNICO]
[UTENTE
INFERMIERE]
MEDICOBIOLOGO]
RS
RUOC
A
A
NA
AL
AL
AL
NA
A
A
NA
AL
AL
AL
NA
A
A
NA
AL
AL
AL
NA
A
A
A
A
A
R
R
A
A
A
A
A
A
A
6 ABBREVIAZIONI
APPLICAZIONE
BARRA DEGLI
STRUMENTI
CAI
CAMPO
CLIENT
DATABASE
DRIVE
FILTRO
FOLDER
FUNZIONE
ICONA
LOG-IN
MASCHERA
Operazione/attività in cui si articola una sezione del programma
Elemento grafico lineare in alto sullo schermo contenente tasti/icone
delle funzioni e di alcune applicazioni del programma (anche “barra
delle applicazioni”, “tool-bar”)
Codice anagrafico interno
Area di una maschera in cui immettere dati a scelta variabile oppure
obbligata
Postazione terminale di un computer dalla quale è possibile accedere
al server centrale
“base dati”, insieme delle informazioni inserite nel sistema informatico
Guida. Accesso del PC per l’inserimento di dischetti, pen-drive, etc.
Criterio di selezione/ricerca dati ottenuto impostando parametri di uno
o più campi
Analogo di classificatore, cartella pieghevole con etichetta in uno
schedario
Strumento operativo del programma (p.e.: ricerca, memorizzazione,
etc.)
Immagine/tasto rappresentativa di una funzione o di un programma
Registrazione di accesso al programma
Immagine videografica contenente campi, icone, etc.
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PASSWORD
PC
POP-UP
PROFILO
FUNZIONALE
RELEASE
R UOC
RS
SERVER
SEZIONE
SUPERUTENTE
TOOL
Parola-chiave
Personal computer
Immagine videografica a comparsa automatica ed istantanea
successiva alla selezione di alcuni parametri o applicazioni
Quadro delle applicazioni e funzioni consentite ad un utente secondo
i ruoli professionali (Medico, tecnico, Infermiere) del SIMT-MT
Edizione del programma EmoNet
Responsabile Unità Operativa Complessa
Responsabile SuperUtente
Postazione PC con funzioni di controllo delle postazioni PC terminali
Parte, area in cui è articolato il programma, sia di tipo generale
(Tools, presentazioni, Laboratorio, Emoteca, Emoderivat, Uso clinico)
che specifiche(Utilità, Emoconf, Windows)
Soggetto con accesso a tutte le applicazioni sia generali che
specifiche del programma. In questo contesto corrisponde al
responsabile di settore
‘strumento’, ‘attrezzo’ per l’utilizzo del sistema
7 ALLEGATI
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