Condivisione della “Mission"
Valorizzazione e Responsabilizzazione
delle funzioni di segreteria e amministrative
Bologna, Scuola S. Domenico 12 marzo 2010
Argomenti dell’incontro
1^ parte: Scopo della Scuola Paritaria
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2
Valore dell’opera educativa
A quale bisogno risponde e quale
contributo porta alla società civile
Quali criteri ideali guidano le nostre scuole
Qual è il “soggetto” titolare della Mission
Bologna, seminario Fonder
Valore dell’opera educativa



3
Il mondo occidentale è di fronte ad una grave
emergenza educativa, riconosciuta ormai da
tutti.
In generale vi è una difficoltà dei principali luoghi
educativi ad esprimere una qualsivoglia e
ragionevole “ipotesi esplicativa” della realtà.
Le nostre opere rendono effettiva la tanto
auspicata “pluralità” nell’educazione.
Bologna, seminario Fonder
A quale bisogno risponde



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Le famiglie, la scuola e la società non svolgono
più naturalmente e spontaneamente il loro
tradizionale ruolo educativo rispetto alla
domanda di senso.
I giovani hanno bisogno di essere istruiti e
preparati alla vita lavorativa e sociale
Le imprese e le professioni richiedono cultura,
competenze ed elasticità sempre maggiori
Concorrenza dei “paesi emergenti “
Bologna, seminario Fonder
Criteri ideali che guidano le nostre scuole

5
discussione
Bologna, seminario Fonder
Qual è il soggetto titolare della Mission



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
6
Soggetto e “carisma”
Soggetto e veste giuridica
Soggetto e organi deliberativi
Soggetto e forme organizzative
Dall’amministrazione alla gestione
Bologna, seminario Fonder
Argomenti dell’incontro
2^ parte: l’organizzazione al servizio dello scopo
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



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Rapporto organico delle funzioni
Area di attività del comparto di segreteria
Criteri nella gestione delle informazioni
Criteri nella gestione del lavoro
Valutazione da parte delle famiglie:
rapporto tra carisma/offerta formativa e
aspettativa delle famiglie
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Funzioni ed organi delle aziende scolastiche

Blocchi funzionali (molto in sintesi)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
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Funzioni deliberative
Aree della Direzione Generale
Dirigenza Scolastica
Docenza
Segreteria e servizi amministrativi
Servizi ausiliari e manutenzioni
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Rapporto organico tra le funzioni
AREA DELIBERATIVA
AREA DELLA DIRIGENZA
FINALITA’
EDUCATIVA
AREA DEI SERVIZI
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AREA DI DOCENZA
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Responsabilità a “cerchi concentrici”
FE
CdA
Dirigenza
Docenti
Servizi segreteria, ammin. e ausiliari
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Aree di attività di segreteria e amministrazione
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Gestione della burocrazia dettata dalle norme del
settore scolastico (cd. Segreteria “Istituzionale”)
Rapporti con Ministero e U.S. Regionale
Segreteria “di sportello” (certificati, orari, circolari)
Agenda dei dirigenti: appuntamenti, riunioni
Logistica e organizzazione attività extracurricolari
Servizio “tesoreria” (incasso rette, pagamento
fornitori)
Stipendi e pratiche del personale dipendente
Contabilità generale
Acquisti e piccole manutenzioni
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VISITATORI E
GENITORI
Eventi, fatti
E-MAIL
TELEFONATE
ALUNNI
PORTINERIA/CENTRALINO SEGRETERIA
DOCENTI
CORRISPONDENZA
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Criteri per la
gestione delle informazioni



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Unicità e aggiornamento responsabile dei data
base (mai duplicazioni!): software di segreteria
/contabilità/ cartella comune/ cartelle personali
Competenza e tempestività: le info devono
essere comunicate al responsabile di settore al
più presto.
Fruibilità: devono essere facilmente e sempre
disponibili alle persone autorizzate
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Criteri per la
gestione delle informazioni



14
Segretezza e privacy: i segreti di ufficio (dati
comuni) e i dati sensibili devono essere
conosciuti e trattati solo da chi ne ha necessità
per esigenze di lavoro.
“Stile”: quando si parla o si scrive, per
l’interlocutore si è il volto e la voce dell’ente.
“Canali” appropriati: le notizie devono essere
fornite all’esterno - di norma – meglio se da chi
ne ha la responsabilità diretta, in base
all’organigramma (esempio: anche se so, non
dico, se è materia del preside o del rettore o
della mia collega … )
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Criteri per la gestione
del lavoro di segreteria

Specializzazione ma anche Polivalenza, per le
seguenti finalità:
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



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Promemoria di ciò che si è (una cosa sola)
Adeguatezza professionale della risposta
Prontezza nel rispondere ai bisogni degli interlocutori
(docenti/alunni/genitori/enti ecc.)
Capacità di affronto dei picchi di lavoro che
riguardano, sfalsati temporalmente, i diversi ambiti di
attività (rette, iscrizioni, open day ecc.)
Condivisione delle competenze e quindi:
Trasferimento e promozione del Knowhow
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Criteri per la
gestione del lavoro

16
Dignità e Uso Proprio degli uffici:
qualche esempio preso dall’esperienza
diretta : Centralino, Front Office, Ufficio di
Segreteria istituzionale, Archivio
NON SONO sale professori, deposito
caschi, borse e affini, circoli ricreativi e
culturali, confessionali ecc.).
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Il Direttore Amministrativo.
Le funzioni
La gestione di un Istituto Scolastico,
specialmente se questo offre l’intero
percorso scolastico, dalle materne ai licei,
coinvolge una grande complessità di
fattori economici e normativi. Elenchiamo i
principali:
 L’esigenza di autosufficienza economica
dell’azienda scolastica
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Il Direttore Amministrativo.
Le funzioni



18
La gestione del personale dipendente,
docente e non docente.
l’organizzazione del lavoro e le normative
di sicurezza
la formazione del personale non docente
Bologna, seminario Fonder
Il Direttore Amministrativo.
Le funzioni




19
il rispetto delle normative inerenti gli edifici
scolastici
la gestione della mensa, se diretta, o del
rapporto con la ditta esterna di catering.
le manutenzioni degli immobili e delle
attrezzature didattiche.
Manutenzione delle attrezzature
informatiche
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Il Direttore Amministrativo.
Le funzioni




20
l’organizzazione di corsi e attività extra
curricolari.
Il marketing e la qualità dei servizi
accessori
la ricerca di fonti di finanziamento pubblico
e privato,
la progettazione dell’uso razionale degli
spazi e delle risorse
Bologna, seminario Fonder
Il direttore amministrativo

21
Tutti questi aspetti richiedono di essere
tenuti presenti contemporaneamente, e
condotti in modo organico per il
raggiungimento degli obiettivi, che sono
appunto quelli fissati dal Gestore.
Bologna, seminario Fonder
Il direttore amministrativo
Con la crescita della complessità e della
specializzazione dei diversi rami di
competenza oggi coinvolti nella gestione,
non è più pensabile che, come accadeva
in passato, il compito dell’economato
fosse affidato, spesso a turno, a persone
prive di una solida base di competenze
culturali e tecniche
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Il direttore amministrativo
Occorre passare dal concetto di
“amministrazione”
al concetto di
“gestione”
La funzione del direttore amministrativo
deve essere uno strumento di tale
cambiamento
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Bologna, seminario Fonder
Comunicazione con
territorio e famiglie
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Bologna, seminario Fonder
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: CRITERI

Partire dal reale:



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Consapevolezza dell’ “identità” del Soggetto
della gestione dell’opera educativa: non
conviene “snaturarsi”.
Osservazione e quindi conoscenza delle
caratteristiche e dei bisogni del territorio
Pertanto, conviene essere disponibili
all’ascolto delle richieste delle famiglie
Bologna, seminario Fonder
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: CRITERI

“Vagliare tutto e trattenere il valore”:


26
Tali richieste devono essere giudicate in base
ai criteri propri dell’ente educativo, cercando
di individuarne e valorizzarne i contenuti di
verità, quasi sempre presenti.
L’offerta dei servizi dovrà, se possibile,
contemperare le esigenze o i desiderata delle
famiglie con le caratteristiche fondamentali
del carisma educativo proprie dell’ente.
Bologna, seminario Fonder
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: CRITERI

Assumere il rischio di impresa:


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In base alle risorse umane disponibili e alle
condizioni economiche, dare una “forma” alla
propria offerta didattica e di servizi
Tale forma avrà delle ragioni, che dovranno
essere formalmente esplicitate (ad es. nel PEI
e nel POF) ma, più importante, dovranno
essere conosciute e condivise dal personale
direttivo, docente e non docente.
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Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: CRITERI

Dare le ragioni delle scelte:


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Costringe ad avere delle ragioni adeguate, e
ad averle adeguatamente riflettute e
condivise nelle sedi appropriate.
Consente interventi correttivi laddove le
famiglie e/o il personale segnalino eventuali
incoerenze o contraddizioni o problemi.
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Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: CRITERI


29
La scuola è un rapporto fiduciario, tra
attori che hanno la stessa finalità:
l’educazione dei bambini e dei ragazzi
attraverso l’istruzione
La comunicazione deve assumere la
forma di un rapporto fiduciario: non
erogazione di servizi ma rapporto che
veicola anche i servizi
Bologna, seminario Fonder
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: CRITERI


30
Deve essere percettibile il fatto che noi mettiamo
al centro dell’opera e quindi dell’attività che
gestiamo “quel” ragazzo, non lo studente o il
giovane, ma proprio “quel ragazzo”, secondo la
totalità dei fattori che lo costituiscono.
Incontriamo “quel” ragazzo nell’occasione del
suo bisogno di frequentare una scuola e di
essere istruito.
Bologna, seminario Fonder
Qualche esempio in cui sono messi alla prova il carisma e la
sua percezione da parte della famiglia
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



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
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
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“Finisco di lavorare alle 18, non so a chi lasciare mio
figlio”
“in questa scuola la disciplina lascia a desiderare…”
“Questa scuola è troppo severa…”
“Troppi compiti!”
“Troppo pochi compiti!”
“Date voti troppo bassi…”
“I voti sono troppo alti…”
“I docenti sono troppo giovani”
“I docenti sono troppo anziani”…
Bologna, seminario Fonder
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: STRUMENTI



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L’identità dell’opera educativa deve essere
facilmente “incontrabile”: i primi colloqui
informativi devono essere curati ed affidati al
personale più adeguato (Rettore, Preside,
segreteria di sportello …)
Non bisogna darla per scontata, anche quando
l’Istituto è antico e affermato
Gli strumenti di comunicazione devono puntare
alla semplicità di fruizione.
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Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: STRUMENTI



33
Deve essere comunicato il concetto dell’unita’ e
dell’organicità dell’opera educativa, da tutti i
punti di vista (di finalità, didattico,
amministrativo, organizzativo, di servizi).
Ad esempio: un punto solo di accesso alla
scuola, sempre presidiato da una
portineria/centralino
Un solo ufficio di segreteria, facilmente
raggiungibile dai genitori e visitatori
Bologna, seminario Fonder
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: STRUMENTI


34
Le richieste di chiarimenti, le lamentele dei
genitori e/o dei docenti devono trovare
udienza da parte del referente appropriato (in
base alla materia) quanto prima possibile e
senza anticamere, attraverso la segreteria
che terrà l’agenda degli appuntamenti.
Le comunicazioni non devono mai essere
contraddittorie tra i diversi ruoli della scuola:
nel dubbio è meglio riservarsi di rispondere
dopo aver avuto il tempo di informarsi
Bologna, seminario Fonder
Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: STRUMENTI


35
Le circolari devono essere chiare e semplici,
evitando le informazioni non essenziali o
burocratiche.
Devono tuttavia dar conto della organicità
delle attività dell’Istituto, che non è dato dalla
sommatoria di attività diverse (per settore
scolastico) ma è un unico soggetto che si
esprime in settori e quindi forme differenti.
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Rapporto tra carisma dell’opera e domanda
delle famiglie: STRUMENTI

Grafica e coordinato


36
Perciò, le circolari dovrebbero avere un layout
comune per tutti i livelli.
Può essere utile avere un marchio
riconoscibile, ed improntare a questo tutto il
coordinato di cancelleria (carte intestate,
timbri, buste, cartellonistica, tabelle
informative, bacheche, sito web
Bologna, seminario Fonder
Strumenti di comunicazione
Il sito web
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Finalità



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1) Rendere visibili le caratteristiche
dell’Istituto
2) Informazione
3) Strumento di lavoro per dirigenti,
docenti e segreteria
Bologna, seminario Fonder
Finalità

1) Rendere visibili le caratteristiche
dell’Istituto




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Dall’esterno si deve poter avere un’idea coerente
con la realtà effettiva dell’Istituto: non bacheca,
non vetrina, ma “finestra”.
L’Istituto è in rapporto con gli studenti e le loro
famiglie, che non sono né solo “utenti” né solo
“clienti”.
Mezzo di espressione del “carisma”
Il confronto come antidoto dell’autoreferenzialità.
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Finalità
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2) Informazione



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Facilità di accesso alle notizie utili a
studenti, famiglie e pubblico esterno
Snellimento del lavoro ripetitivo delle
segreterie e della portineria
Capillarità di diffusione, rapidità e
completezza delle informazioni
pubblicate
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Finalità

3) Strumento di lavoro per dirigenti,
docenti e segreteria



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Per evitare duplicazioni del lavoro
(esempi)
Unicità e qualità degli archivi,
aggiornamento in tempo reale.
Ogni cosa fatta è immediatamente
disponibile ai potenziali interessati,
senza necessità di ulteriori lavorazioni
da parte propria o di altri
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“Dedalo” Soc. Cooperativa Sociale a r.l.
Fonder
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