ALEPH 16.02
MODULO
ACQ/SERIALS
“PERIODICI”
Corso Bicocca-Insubria
luglio 2004
INTRODUZIONE
Il modulo Acquisitions/Serials permette
di gestire i dati relativi a:
fornitori, budget, ordini e fatturazioni
sia di monografie che di periodici.
Questo modulo funziona solo nei
database ADM.
(BIN5O Bicocca, BIN51 Insubria).
La GUI ACQUISITIONS/SERIALS



La GUI Acquisitions/Serials e’ stata
costruita con attenzione alla fruibilità e
facilita’ di accesso alle diverse funzioni
coinvolte.
Le informazioni su Fornitore, Budget,
Copie, Ordine e Fattura sono
interconnesse e sono accessibili facilmente.
La struttura a pannelli con le diverse
informazioni ne permette la visualizzazione
in simultanea.
BARRA DEI
MENU
BARRE STRUMENTI
BARRA DEL
TITOLO
BARRA DEI
SERIALI
BARRA DEGLI
ORDINI
BARRA DELLA
FATTURA
TAB
PRINCIPALI
PANNELLO
SUPERIORE
ALBERO DI
NAVIGAZIONE
PANNELLO
INFERIORE
PANNELLO DI
NAVIGAZIONE
PANORAMICA










Il modulo Serials e’ inglobato nel modulo ACQ.
All’interno di un unico modulo è ora possibile
gestire tutte le funzioni relative ai periodici:
Ordini,
Registrazione dei fascicoli;
Controllo delle copie;
Solleciti;
Fatturazione degli Ordini;
Creazione Piani di pubblicazione;
Rinnovi;
Rilegature…
BARRA DEI PERIODICI
Permette di recuperare un determinato
record e aprirlo nella apposita funzione.
Per recuperare un record si seleziona un
parametro di ricerca dal menù a tendina
sulla sinistra, ad es. “Titolo” o “n. di
sistema”, quindi si compila il campo
adiacente.
PERIODICI (Pannello di navigazione)
Nel Pannello di navigazione sono
disponibili diverse funzioni
collegate al Periodico che si
vuole gestire:
Controllo;
Lista sottoscrizioni;
Sottoscrizione;
Lista fascicoli;
Copie;
Lista di Routing;
Info bibliografiche;
Lista trigger
PERIODICI - ORDINI (1)

Le procedure di Ordine dei
periodici sono identiche a quelle
delle monografie.
PERIODICI - ORDINI (2)

1 opzione


Recuperare il record bibliografico utilizzando
la Tab Trova;
Una volta visualizzato il record utilizzare il
tasto ACQ.
PERIODICI - ORDINI (3)
Il
record verrà aperto automaticamente nella Tab Ordine
e nel Pannello Superiore verranno visualizzati gli eventuali
ordini già esistenti per quel periodico.
PERIODICI - ORDINI (4)

Selezionare il tasto “Aggiungi”

Comparirà la finestrella per selezionare la tipologia di
ordine desiderato.

Infine si dovranno compilare le schede relative ai dati
amministrativi nel Pannello inferiore.
PERIODICI - ORDINI (5)

2 opzione



Selezionare il record utilizzando la Barra dei seriali.
Una volta visualizzato nella Tab Periodici ci si può
spostare alla Tab Ordine e automaticamente il record
verra’ aperto nella Tab corrispondente.
Selezionare la funzione Aggiungi dal Pannello
superiore e seguire le procedure relative agli ordini.
Anche in questo caso vanno compilate le schede nel
Pannello inferiore.
PERIODICI - ORDINI (6)

Una volta selezionata la tipologia di ordini compariranno nel
Pannello inferiore le Schede relative alle Informazioni
generali, Fornitore, Quantità e Prezzo che andranno
compilate con i dati necessari.
LOG DELL’ORDINE (1)
LOG DELL’ORDINE (2)

Il Log dell’Ordine tiene traccia di tutte le
diverse attività legate all’ordine che sono
avvenute, ad es. una modifica dello status
dell’ordine o la data dell’ultimo sollecito.
PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (1)



Dopo aver creato un ordine occorrerà procedere
a legare il record del periodico a una
sottoscrizione.
Nella Tab Periodici selezionare la voce
corrispondente al nodo Lista sottoscrizioni.
Comparirà nel Pannello Superiore il pulsante
Aggiungi.
PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (2)
Se non ci sono sottoscrizioni il Pannello
Superiore sarà vuoto, altrimenti
compariranno le sottoscrizioni legate a
quel record bibliografico.
PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (3)



Una volta selezionato il pulsante
Aggiungi si attiveranno le 4 schede
corrispondenti nel Pannello inferiore.
1 Info Lista (si attiva
dopo che sono state
compilate le altre).
2 Info sottoscrizione (1)
PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (4)

3. Info sottoscrizione (2)
PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (5)


La scheda 4. HOL Links viene utilizzata se si
vuole legare un abbonamento ad una
determinata sottobiblioteca e con esso tutti i
fascicoli che lo costituiscono.
(Al momento non utilizzato)
PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (6)

La Scheda 1. Info Lista mostrerà il riepilogo
della sottoscrizione e sarà visibile solo dopo che le
precedenti schede saranno state compilate.
PERIODICI - LISTA SOTTOSCRIZIONI (7)






Una volta creata la Sottoscrizione nel Pannello
superiore si attiveranno i seguenti pulsanti:
Elimina (per cancellare una sottoscrizione);
Aggiungi (per aggiungere una nuova
sottoscrizione);
Duplica (per aggiungere una nuova sottoscrizione
copiando i dettagli di una già esistente);
Stampa;
Apri tutti (per aprire un nuovo ciclo di items in attesa di
arrivo, a condizione che sia già presente il piano di
pubblicazione. Questi verranno visualizzati nella funzione
Check In e Lista Fascicoli).
PIANO DI PUBBLICAZIONE (1)

In Aleph ciascun fascicolo di un periodico
deve avere un record di copia per
permetterne il controllo dell’arrivo, il
reclamo, e la gestione della circolazione.

Il Piano di pubblicazione serve per gestire
il controllo dei singoli fascicoli.
PIANO DI PUBBLICAZIONE (2)

Aleph supporta due tipi di procedure di
creazione del piano di pubblicazione:
SCHEDULAZIONE (nella versione precedente era
chiamato Piano di pubblicazione)
PATTERN (utilizzato in marc21).
La procedura al momento da noi utilizzata è la
SCHEDULAZIONE.
PIANO DI PUBBLICAZIONE (3)

La Schedulazione viene
creata o aggiornata
selezionando il nodo
Schedulazione nel
Pannello di navigazione
della Tab Periodici.
ESEMPIO DI
SCHEDULAZIONE
SCHEDULAZIONE (1)
La Schedulazione viene gestita utilizzando gli stessi criteri
della vers. precedente, compilando le seguenti schede
relative alla previsione del piano di pubblicazione: Scheda
1. Informazioni
SCHEDULAZIONE (2)
Scheda 2. Testo del fascicolo
SCHEDULAZIONE (3)

Selezionando il tasto Aggiungi a
fianco delle due schede si aprirà
nel Pannello inferiore il piano di
pubblicazione con le specifiche che
gli sono state attribuite.
SCHEDULAZIONE (4)
SCHEDULAZIONE (5)

Selezionando il pulsante Apri Fascicoli verranno
visualizzati i fascicoli nella funzione Check In e
sarà quindi possibile eseguire le diverse operazioni
di gestione.
CHECK IN (1)
Il controllo dell’arrivo
dei singoli fascicoli può
essere effettuato o
selezionando la
funzione Check In o la
funzione Gruppi
presenti nella Tab dei
Periodici.
CHECK IN (2)

Il Pannello superiore mostrerà la lista dei fascicoli legati al
periodico. Si può anche scegliere di visualizzare
1.Tutti i fascicoli o solo quelli 2. Attesi/Non arrivati
o quelli di una singola sottobiblioteca. (Per fare questo si deve
selezionare il Nodo Controllo e scegliere la sottobiblioteca
interessata.
CHECK IN (3)
Per
registrare l’arrivo di un fascicolo
selezionare tra i pulsanti disponibili nel
Pannello superiore il pulsante Arrivo.
CHECK IN (4)

Nel Pannello inferiore si attiveranno 2
schede. Andranno compilate come nella
precedente versione.
CHECK IN (5)
CHECK IN (6)

NOVITA’:
• Selezionando più fascicoli nella lista dei fascicoli sarà possibile
registrarne l’arrivo con una sola operazione contemporaneamente.
CHECK IN (7)

NOVITA’:
Selezionando il nodo Gruppi dalla Tab principale sarà
possibile gestire l’arrivo di gruppi di fascicoli simili (che hanno
quindi la stessa numerazione e cronologia).
CASI PARTICOLARI


FASCICOLI NON PREVISTI: utilizzando il pulsante Aggiungi
nel Pannello superiore si attiveranno le schede Arrivo del
pannello inferiore da completare.
COPIE EXTRA: per registrare una copia extra si potrà
selezionare il tasto Duplica nel Pannello Superiore.
RILEGATURA (1)
• Alla fine di un ciclo o di un anno sarà possibile
effettuare la procedura di Rilegatura. Tutti i
fascicoli di una annata saranno compattati per
creare un unico record di copia.
• Per utilizzare questa funzione si deve selezionare
nel Pannello di navigazione il nodo
Lista fascicoli.
• Apparirà nel Pannello superiore il pulsante
RILEGATURA (2)
RILEGATURA (3)
RILEGATURA (4)

Selezionando il tasto Rilega si attiveranno le
schede relative alle Copie che dovranno essere
completate.
RILEGATURA (5)
PROCEDURA COMPLETATA
MODULO ACQ/SERIALS
Corso Bicocca-Insubria
luglio 2004
FINE