EXCEL
LEZIONE 1
Modulo EXCEL
Celi alessandro
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4.1 Concetti generali
4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico (Cos’è un foglio elettronico)
EXCEL:
Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), è costituito da una
tabella (concettualmente simile ad un foglio a quadretti) in cui è possibile disporre
dati, formule e valori (numeri o testo).
Lo scopo fondamentale di un foglio elettronico non è tanto la possibilità di ordinare in
tabelle di grande formato vari tipi di dati, quanto la possibilità di eseguire
istantaneamente calcoli anche molto complessi, legando i dati contenuti in alcune celle
mediante formule: la cosa utile è che il calcolo di tutte le formule viene effettuato
istantaneamente ogni volta che viene cambiato un dato in una delle celle alle quali la
formula fa riferimento.
La possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può
aiutare a comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente.
Ordinare i dati in modo chiaro e articolato, inoltre, permette di interpretarli più
facilmente e facilita i processi decisionali che su tali dati devono essere basati.
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4.1 Concetti generali
4.1.1 Primi passi con il foglio elettronico (Numero massimo di celle)
Due o tre cose da ricordare!!!!
Un foglio di lavoro è composto al massimo
da:
• 256 Colone (dalla colonna “A” alla
colonna “IV”)
• 65536 Righe (dalla 1 alla 65536)
Quindi il numero totale di celle di Excel è
pari a 16.777.216 celle
Questo fa si che:
• la prima cella in alto a sinistra sia la
A1 mentre
• l’ultima cella in basso a destra sia la
IV65536
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Ovvero tanti modi per fare la stessa identica cosa!
Si può avviare il programma facendo doppio clic con il tasto sinistro del mouse sull’icona di Excel, ammesso che sia presente sul
Desktop:
E’ possibile aprire Excel utilizzando il menu Start presente sulla barra delle applicazioni. Occorre cliccare il pulsante Start; selezionare la
voce Tutti i programmi per visualizzare l’elenco dei programmi installati e cliccare con il tasto sinistro sull’icona Microsoft Excel.
ATTENZIONE!
Nei TEST Ufficiali
è richiesta questa
modalità!
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Ovvero tanti modi per fare la stessa identica cosa!
Si può avviare il programma anche in altri modi, ad esempio mediante il menu “Start”, poi “Esegui...”
E scrivendo nel campo “Apri:” il nome del programma, in questo caso “excel”:
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Ovvero tanti modi per fare la stessa identica cosa!
Un’altra possibilità è quella di avviare Excel mediante la barra di Windows facendo un singolo click, se presente, sull’icona con il simbolo
di Excel posta nella barra di “avvio veloce” di windows:
In fine è possibile anche fare doppio click direttamente su un Foglio di lavoro di Microsoft Excel (con estensione XLS) per aprirlo
direttamente:
Questa azione determina l’apertura del programma visualizzando il contenuto del file invece di un foglio vuoto.
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Signore e Signori ecco a voi EXCEL!!!
Una volta avviato EXCEL con uno qualsiasi dei metodi precedenti si vedrà apparire immediatamente (si spera!) il programma con la
Cartella di lavoro vuota, contenente tre fogli diversi chiamati Foglio1, Foglio2 e Foglio3 sui quali è possibile lavorare:
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Struttura di EXCEL
Barra del titolo
Icona EXCEL Barra del Titolo
Chiudi
Barra dei menu
Barra degli
Strumenti
Standard
Chiudi
Finestra
Barra
Formattazione
Intestazioni
Colonne
(MAX 256)
Intestazioni
Righe
(MAX 65536)
Indicatore Cella Attiva
anche detta “Casella del
Nome”
Cella Attiva
Barra delle Formule
Riquadro
O Pannello
Attività
Celle
Bottoni di
Scorrimento
Fogli
Foglio Attivo
Barra di selezione Fogli
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Per aprire velocemente un file già esistente è sufficiente fare clic sul pulsante Apri presente nella Barra degli strumenti Standard:
Selezionare uno o più file Excel (con estensione .XLS) poi cliccare su Aprire. Ripetendo l’operazione sarà possibile aprire più file e,
tramite il menu Finestra -> Disponi scegliere il modo di disporre su schermo i file aperti:
Lo stesso comando di apertura file può essere attivato mediante il menu File scegliendo la voce
Apri, oppure utilizzando la tastiera tenendo premuto ALT e premendo il tasto F e poi R.
Se è attivo il Riquadro attività hai a disposizione anche il comando Cartelle di lavoro.
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Nella finestra di dialogo che apparirà trovate e selezionare con un singolo click il o i file che volete
aprire. Per aprire più file contemporaneamente selezionarli tenendo premuto il tasto [SHIFT] o
[CTRL]. SHIFT consente selezioni consecutive, CTRL “sparse”.
Dove Cercare
Cosa aprire
Formati di File supportati da EXCEL
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Quando si apre un file, Excel ricorda automaticamente l’ultima cella attiva e si riposiziona su di
essa.
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Come già detto mediante il menu FinestraDisponi è possibile disporre a video nel modo
desiderato le cartelle di lavoro di excel:
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Per chiudere un foglio elettronico, lasciando aperto il programma, si può utilizzare il comando
File→Chiudi equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[F]+[H]. Oppure facendo click sul
pulsante Chiudi finestra, posto nella barra dei menu.
CHIUDE IL FILE ATTIVO, Pulsante “Chiudi finestra”
CHIUDE IL PANNELLO DELLE ATTIVITA’
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici
Chiudere EXCEL
La modalità più veloce per chiudere Excel è “cliccare” sul pulsante Chiudi (La X bianca su sfondo rosso nell’angolo in alto a destra).
Esistono però anche altri modi per uscire da Excel:
1. visualizzando il Menu File e selezionando con un clic del mouse la voce Esci.
2. facendo un doppio clic sull’icona di Excel presente in alto a sinistra sulla Barra del Titolo.
Utilizzando la tastiera è possibile chiudere il programma Excel mediante la combinazione dei tasti ALT+F4 che devono essere premuti
contemporaneamente. Oppure tieni premuto ALT, quindi premi F poi C.
Qualunque sia la scelta per chiudere Excel, il programma ti inviterà a salvare il lavoro che hai appena realizzato.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.2 Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito
Una volta aperto un file è possibile aprirne altri con la stessa procedura o crearne di nuovi.
Per creare un nuovo file in Excel si può procedere in vari modi:
• mediante il menu File  Nuovo (Equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[f] poi [n])
• con la tastiera mediante la combinazione [CTRL]+[n],
• facendo click sul pulsante Nuovo documento vuoto nella Barra degli Strumenti Standard,
• scegliendo Cartella di lavoro vuota nel riquadro attività.
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.2 Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito
Se si sceglie di creare un nuovo documento Excel mediante:
• mediante il menu File  Nuovo (Equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[f] poi [n])
• facendo click sul pulsante Nuovo documento vuoto nella Barra degli Strumenti Standard,
Apparirà la seguente finestra di dialogo:
Ci sono alcune differenze tra Office XP e Office 2003
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.3 Salvare un foglio elettronico all’interno di un’unità disco.
Una volta aperto o creato un file Excel è possibile salvarlo su disco.
Per salvare un file Excel si può procedere in vari modi:
•mediante il menu File  Salva (Equivalente alla combinazione di tasti [ALT]+[f] poi [s])
•con la tastiera mediante la combinazione [SHIFT]+[F12],
•facendo click sul pulsante Salva nella Barra degli Strumenti Standard.
Se si sta salvando per la prima volta un nuovo documento allora Excel proporrà come nome
Cartel1.xls e apparirà la finestra “Salva con nome”.
Le volte successive salvando il file
non apparirà più alcuna finestra
di dialogo.
Se si vuole salvare una copia del file
con un nome diverso bisogna utilizzare
l’opzione “Salva con nome” o utilizzare
la combinazione di tasti
[ALT]+[f] e [a]
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.3 Salvare un foglio elettronico all’interno di un’unità disco. (Impostare una Password di apertura)
Attraverso il menu Strumenti presente all’interno della finestra di dialogo “Salva con nome”, è
possibile assegnare particolari opzioni al salvataggio del file. Selezionando la voce Opzioni
Generali è possibile impostare una password che sarà richiesta all’apertura del file e che
consentirà di modificare oppure di aprire il file in sola lettura. Attenzione a non dimenticare la
password che deve essere inserita in modo identico, rispettando anche il carattere
maiuscolo/minuscolo, quando il sistema lo richiederà. Non sarà possibile riaprire un file
protetto da password se questa sarà dimenticata. Il file continuerà fisicamente ad essere presente
nel PC, ma da un punto di vista logico sarà perso.
Per concludere l’argomento relativo al salvataggio dei file è utile sapere che il software consente
di impostare un salvataggio automatico. Nel menu Strumenti occorre selezionare la voce
Opzioni.
Nella finestra di dialogo che appare, nella scheda Salva, devi impostare l’intervallo di tempo
che desideri far intercorrere tra un salvataggio e l’altro, e confermare premendo il pulsante OK.
Con questa impostazione è il software a salvare periodicamente il documento che stai creando,
consentendoti di lavorare tranquillamente.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.3 Salvare un foglio elettronico all’interno di un’unità disco. (Cambiare nome al file)
Partendo da un file già esistente è possibile creare velocemente un altro foglio elettronico dello
stesso tipo. Dopo aver aperto un file già esistente puoi modificare il file e successivamente
salvarlo con un altro nome per conservare entrambe le versioni. Ripercorriamo insieme la
procedura corretta da eseguire: Premi il pulsante Apri presente nella Barra degli strumenti
Standard oppure mediante il menu File scegli il comando Apri.
Nella finestra di dialogo che si apre devi individuare il
file che desideri aprire, fai doppio clic sul file stesso,
oppure selezionalo e premi il pulsante Apri. All’interno
del file puoi compiere le modifiche necessarie per
personalizzare il foglio elettronico.
Dal menu File seleziona la voce Salva con nome.
Nella finestra di dialogo che compare, nella casella
Nome File, occorre inserire il nome che intendi
assegnare al nuovo file.
La casella Salva in indica la posizione in cui si trovano i
file visualizzati nella finestra. Puoi salvare questo nuovo
foglio elettronico nella stessa posizione in cui si trova
quello già esistente oppure in un’altra parte del disco
attraverso il menu a tendina Salva in, o cliccando su
una delle cartelle elencate nel riquadro a sinistra della
finestra di dialogo Salva con nome. Individuata la
corretta posizione in cui desideri salvare il file, premi il
pulsante Salva. Al termine di questa procedura
esisteranno nel PC due fogli elettronici distinti.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.4 Salvare un foglio elettronico in un altro formato: modello, testo, altro software, altra versione
Per condividere un foglio elettronico con utenti che lavorano in ambienti di lavoro diversi da
Excel, il programma consente di salvare i file in formati diversi. Nella finestra di dialogo Salva
con nome nella casella Tipo File, si deve impostare il formato desiderato.
Il formato Testo permette di salvare il foglio attivo senza formattazione. Si tratta di un
formato molto semplice da selezionare solo se l'applicazione di destinazione non supporta
nessuno degli altri formati di file disponibili.
Il formato “Pagine web” è il formato standard delle pagine Web. Ti serve utilizzare questo
formato quando intendi pubblicare il tuo lavoro in Internet. Puoi controllare il risultato della
conversione di formato aprendo il file con un browser web ad esempio Internet Explorer o
Netscape.
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4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.4 Salvare un foglio elettronico in un altro formato: modello, testo, altro software, altra versione
MODELLO
I fogli elettronici che utilizzi più spesso o che vuoi realizzare mantenendo una stessa
impostazione, possono essere salvati come Modelli.
Nella casella Tipo File, scegli la voce Modello. Questo salvataggio crea un file con estensione
“.xlt” e viene archiviato dal programma nella scheda Generale della cartella Modelli, dalla quale
puoi recuperarli per i successivi utilizzi. E’ comunque possibile salvare i Modelli in qualsiasi altra
parte del disco.
Al momento del salvataggio del file è possibile inoltre scegliere il numero di versione e tipo di
software. Questo renderà possibile la compatibilità del vostro foglio elettronico anche con
versioni più vecchie del programma.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.4 Salvare un foglio elettronico in un altro formato: modello, testo, altro software, altra versione
FORMATO CSV
VERSIONI DIFFERENTI DI SOFTWARE
Un formato particolare e molto importante è il formato “.CSV” (Delimitato da separatore di
elenco). Questo formato è il più semplice che esista ed è basato su testo separato da “;” (punto
e virgola) o “,” (virgola). E’ importante perché è universalmente riconosciuto e può essere
creato anche “a mano”. L’unico inconveniente di questo formato è che il carattere usato come
separatore non può far parte dei dati.
Esempio: rubrica.csv
NOME; COGNOME; TELEFONO; EMAIL
Samuel; Zallocco; 3184; [email protected]
Rocco; Matricciani; 3456; [email protected]
Roberto; Mordenti; 3188; [email protected]
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.5 Spostarsi tra fogli elettronici aperti
Una cartella di lavoro Excel (foglio elettronico) può essere formata da diversi fogli di lavoro.
L’impostazione base del programma prevede che all’apertura di un nuovo file Excel siano
disponibili tre fogli diversi chiamati Foglio1, Foglio2, Foglio3.
Utilizzando Excel puoi aprire contemporaneamente anche fogli elettronici differenti. Ogni
foglio elettronico si apre in una differente finestra. Può essere attiva e quindi puoi
operare, solo su una finestra e quindi su un foglio elettronico alla volta. Il menu Finestra
ti consente di selezionare dall’elenco delle cartelle di lavoro aperte, quella che intendi
visualizzare.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.5 Spostarsi tra fogli elettronici aperti
I File aperti sono visibili anche sulla Barra delle Applicazioni ed è possibile passare da una
cartella di lavoro all’altra cliccando direttamente sul pulsante che rappresenta il File.
Visivamente il pulsante del File attivo appare lievemente infossato e con un colore più scuro,
mentre i pulsanti dei documenti non attivi risultano di colore più chiaro.
Nel caso il numero dei File aperti è tale da impedire a tutti i pulsanti di restare posizionati
sulla barra delle applicazioni, resta visualizzato un unico pulsante con una freccetta a destra,
facendo clic sulla quale si apre un menu con l’elenco di tutti i titoli dei File aperti. Per passare
da uno all’atro è sufficiente cliccare sul titolo.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.5 Spostarsi tra fogli elettronici aperti
Se desideri invece visualizzare in Finestra tutti i fogli elettronici aperti potrai utilizzare il menu
Finestra e scegliere il comando Disponi. Nella finestra che appare puoi impostare il tipo di
visualizzazione che desideri: Affiancate, Orizzontale, Verticale.
Puoi riconoscere la finestra attiva perché ha la barra del titolo colorata normalmente. In questo
caso, per passare da una cartella di lavoro all’altra, è sufficiente posizionarsi con il mouse sul
Foglio elettronico in cui si intende operare e fare clic in qualsiasi posizione.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.1 Lavorare con il foglio elettronico
4.1.1.5 Spostarsi tra fogli elettronici aperti
Puoi riconoscere la finestra attiva perché ha la barra del titolo colorata normalmente. In questo
caso, per passare da una cartella di lavoro all’altra, è sufficiente posizionarsi con il mouse sul
Foglio elettronico in cui si intende operare e fare clic in qualsiasi posizione.
Quando EXCEL è già attivo ed in
primo piano (in uso) per spostarsi da
una Cartella di Excel all’altra, è
possibile usare anche la
combinazione di tasti
[CTRL]+[TAB]
Per spostarsi tra File attivi si può anche premere il tasto ALT, e in successione il tasto TAB.
Occorre mantenere premuto il tasto ALT, mentre il tasto TAB deve essere premuto e rilasciato
per passare da un File all’altro.
Durante l’utilizzo della combinazione di tasti ALT+TAB, sullo schermo appare la piccola finestra
delle applicazioni in cui sono presenti una serie di icone che rappresentano tutti i File di Excel
aperti ed anche gli altri programmi. Il riquadro attorno all’icona indica quale file si sta selezionando
e nel campo sottostante compare il nome del File con accanto il nome dell’applicazione con cui è
stato creato. Rilasciando il tasto TAB sullo schermo si visualizza il foglio elettronico scelto con il
quale si intende lavorare.
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4.1 Concetti generali
4.1.2 Migliorare la produttività
4.1.2.1 Impostare le opzioni di base/preferenze del programma: nome dell’utente,
directory/cartella predefinita per aprire o salvare i documenti.
Per impostazione predefinita il computer salverà tutti i file di Office nella cartella “Documenti”, ed
è sempre la cartella Documenti ad apparire quando si chiede di aprire un file.
Office prevede anche un nome standard per i file: “Documento1” per Word, “Cartel1” per Excel
e così via.
Per modificare queste impostazioni fare click su Strumenti->Opzioni
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4.1 Concetti generali
4.1.2 Migliorare la produttività
4.1.2.1 Impostare le opzioni di base/preferenze del programma: nome dell’utente,
directory/cartella predefinita per aprire o salvare i documenti.
Nella scheda che apparirà selezionare “Generale”. Qui è possibile cambiare la posizione
predefinita di apertura e salvataggio dei file nonché il nome utente il carattere standard ed anche
il numero di fogli di lavoro da aprire quando si crea un nuovo file.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.2 Migliorare la produttività
4.1.2.2 Usare la funzione Guida in linea (help) del programma
Sulla Barra dei menu è disponibile il menu Guida in linea di Microsoft che risulta essere un valido
ed efficace strumento da utilizzare per risolvere difficoltà che si possono presentare quando si
lavora.
Anche sulla Barra degli Strumenti Standard è presente il pulsante che permette di accedere in
modo rapido alla funzione di guida in linea.
Utilizzando la tastiera per attivare la guida dovrai premere il tasto funzione F1. Oppure tieni
premuto ALT, e contemporaneamente il tasto MAIUSC con ? (il punto di domanda).
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.2 Migliorare la produttività
4.1.2.3 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom
È possibile ingrandire oppure ridurre la visualizzazione di un documento. Sulla Barra degli
Strumenti Standard è disponibile la casella Zoom. Cliccando sulla freccia accanto alla casella
si attiva il menù a discesa in cui è presente l’elenco delle percentuali predefinite. Se il valore
che desideri impostare non è presente nell’elenco puoi inserire tu un valore compreso fra 10 e
400 digitando il valore nella casella e poi premi il tasto INVIO per confermare.
Gli strumenti di ingrandimento/zoom sono disponibili anche attraverso il menu Visualizza
cliccando la voce Zoom, oppure tenendo premuto ALT e cliccando prima V e poi Z. Nella finestra
che appare puoi scegliere tra impostazioni predefinite oppure puoi inserire un valore nella casella
Personalizzato che deve essere compreso fra 10 e 400. Una volta scelte le impostazioni fai clic su
OK e chiudi la finestra di dialogo.
Ricorda che la funzione di Zoom può essere utile per ingrandire o ridurre l’area di lavoro mentre
stai lavorando, ma non ha alcuna influenza sulla stampa del file.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.2 Migliorare la produttività
4.1.2.4 Mostrare e nascondere le barre degli strumenti, ripristinare la barra multifunzione
Il modo più rapido per mostrare o nascondere una barra degli strumenti è cliccare con il pulsante
destro del mouse su una barra degli strumenti, quindi selezionare dal menu di scelta rapida la
barra degli strumenti che si desidera visualizzare o nascondere, infine cliccare con il tasto
sinistro per confermare la scelta.
Nel menu di scelta rapida le barre già
visualizzate sono distinte dal segno di spunta
che compare sulla sinistra. Se sul menu di scelta
rapida non è visualizzata la barra degli strumenti
desiderata, cliccare sulla freccia Opzioni barra
degli strumenti, scegliere Aggiungi o rimuovi
pulsanti, quindi Personalizza. Fare clic sulla
scheda Barre degli strumenti, quindi
nell'elenco Barre degli strumenti fare clic sulla
barra desiderata.
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4.1 Utilizzo dell’applicazione
4.1.2 Migliorare la produttività
4.1.2.4 Mostrare e nascondere le barre degli strumenti, ripristinare la barra multifunzione
Un altro modo per visualizzare una barra degli
strumenti è usare il menu Visualizza -> Barre degli
strumenti.
Cliccare sul nome della barra desiderata per attivarla.
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