Portale fatturazione passiva
www.provincia.brescia.it/fatture
Manuale per i fornitori
Gennaio 2007 – Vers. 1
Provincia di Brescia – Ufficio Economato - [email protected]
Indice
Il progetto in sintesi www.provincia.bs.it/fatture.............................................................................................. 4
Le funzionalità per il Fornitore............................................................................................................................. 5
1.
Requisiti di sistema ........................................................................................................................................ 6
2.
Accesso al portale .......................................................................................................................................... 8
3.
4.
2.1.
Login....................................................................................................................................................... 8
2.2.
Richiesta di abilitazione ad accedere al portale................................................................................. 9
2.3.
Password dimenticata......................................................................................................................... 11
La struttura base del portale....................................................................................................................... 13
3.1.
Il menù principale............................................................................................................................... 13
3.2.
Intestazione delle pagine.................................................................................................................... 14
3.3.
La pagina Home.................................................................................................................................. 15
Inserimento documenti............................................................................................................................... 17
4.1.
Inserimento nuovo documento (scansione dell’immagine in formato .pdf, .tif o .p7m)......... 17
4.2.
Inserimento nuovo documento (creazione manuale).................................................................... 24
4.2.1.
Testata ......................................................................................................................................... 24
4.2.2.
Righe di dettaglio....................................................................................................................... 27
4.3.
5.
Variazione dei documenti........................................................................................................................... 39
5.1.
6.
Modifica dei dati ................................................................................................................................. 40
5.1.1.
Modifica Testata ........................................................................................................................ 42
5.1.2.
Modifica Righe........................................................................................................................... 42
5.2.
Elimina documento............................................................................................................................ 44
5.3.
Visualizza l’allegato............................................................................................................................. 45
5.4.
Cambia l’allegato................................................................................................................................. 46
Ricerca e monitoraggio dello stato di avanzamento della liquidazione delle fatture ......................... 50
6.1.
7.
Inserimento nuovo documento da XML (con invio fattura cartacea)........................................ 35
Ricerca.................................................................................................................................................. 51
Variazioni dei dati personali e comunicazioni......................................................................................... 54
7.1.
Visualizza tutti i messaggi.................................................................................................................. 55
7.2.
Messaggi quietanza ............................................................................................................................. 55
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8.
7.3.
Messaggio Cambio dati anagrafici.................................................................................................... 56
7.4.
Messaggi cancellazione fatture.......................................................................................................... 57
Dati utente .................................................................................................................................................... 58
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Il progetto in sintesi www.provincia.bs.it/fatture
Il progetto di revisione del processo di fatturazione passiva ha come scopo la dematerializzazione delle
fasi del ciclo passivo tra la Provincia di Brescia e i relativi fornitori, con particolare riguardo al flusso
delle fatture.
In particolare, il portale abiliterà i fornitori della Provincia di Brescia a trasmettere, in modalità
elettronica, le fatture direttamente ai sistemi di contabilità della Provincia, e di averne una successiva
tracciabilità rispetto al trattamento all’interno degli uffici dell’ente.
La data di avvio del progetto è il 1° gennaio 2007. L’intento della Provincia di Brescia è ovviamente
quello di estendere l’utilizzo al maggior numero possibile.
Il fornitore che utilizzerà il portale avrà come benefici:
•
annullamento dei costi di invio delle fatture;
•
eliminazione delle problematiche di perdita fatture e richiesta di duplicati;
•
monitoraggio in tempo reale dello stato delle fatture inserite (rendendo disponibili le
informazioni anche quando gli uffici sono chiusi e consentendo la massima trasparenza del
processo interno);
•
diminuzione dei ritardi di pagamento da parte della Provincia di Brescia;
•
strumenti di controllo statistico della relazione con la Provincia e storico del ciclo di vita di
ciascuna fattura;
•
adeguamento al percorso di innovamento intrapreso dalla Provincia nell’ambito della gestione
delle forniture.
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Le funzionalità per il Fornitore
Le funzioni disponibili ai fornitori sono:
•
inserimento di documenti e assegnazione al settore di riferimento corretto: l’utente potrà
inserire nel portale nuovi documenti (fatture e note d’accredito) secondo più modalità e
assegnarle immediatamente al settore che ha emesso l’ordine;
•
monitoraggio stato avanzamento fatture: l’utente potrà monitorare in tempo reale lo stato
delle fatture inserite, in particolare potrà vedere:
o lo stato della fattura (da protocollare, protocollata, assegnata, pagata);
o la data in cui è stata eseguita un’operazione (data di protocollazione , data presa in carico);
o un riferimento chiaro dell’operatore o del settore della Provincia che ha in carico la fattura
in un determinato momento;
o i dati di dettaglio del documento (ultima liquidazione, descrizione liquidazione, mandato,
importo pagato, ecc.);
•
accesso all’archivio dei documenti inviati tramite portale: l’utente potrà ricercare i
documenti secondo una serie di parametri e visualizzare i dettagli di tutti i documenti inviati
tramite portale. Le informazioni riportate sul portale sono quelle contenute nella base dati in uso
presso la Provincia di Brescia per la gestione della contabilità finanziaria e sono aggiornate in
tempo reale;
•
gestione delle variazioni dei dati personali: l’utente potrà inviare messaggi alla Provincia di
Brescia per comunicare variazioni di quietanze, di dati anagrafici (indirizzo, telefono, fax, ecc) e
richieste di cancellazione di documenti dal portale di fatturazione passiva (ad es. a seguito di
errori di inserimento);
•
gestione dei dati utente: l’utente potrà modificare i propri dati di accesso (username, indirizzo
e-mail, password) e visualizzare i dati inseriti nell’anagrafica del programma di contabilità
finanziaria in uso presso la Provincia di Brescia.
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1. Requisiti di sistema
Per la corretta visualizzazione delle schermate è necessario utilizzare Internet Explorer 6.0 o Firefox 2.0
o versioni successive.
Per verificare la versione di Internet Explorer installata sul proprio PC, dalla home page del portale o da
qualunque pagina web, selezionare ? – Informazioni Internet Explorer
Figura 1
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Figura 2
Accertarsi che la versione sia la 6.xx o successiva.
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2. Accesso al portale
L’applicativo a cui si riferisce il presente manuale è utilizzato, a partire dal 1° Gennaio 2007, dalla
Provincia di Brescia.
La schermata iniziale del portale della Provincia di Brescia si presenta come riportato di seguito.
Figura 3
2.1. Login
Per accedere al portale occorre inserire il nome utente (username) e la password e cliccare su “Login”.
Figura 4
Il rilascio delle credenziali di accesso avviene solo ed esclusivamente a seguito di richiesta trasmessa
tramite il portale (vedi par. 2.2) Tali credenziali di accesso vengono comunicate tramite e-mail al
fornitore al momento dell’attivazione da parte della Provincia di Brescia.
Ovviamente sarà possibile, in qualunque momento, modificare la password (in ottemperanza al D.Lgs.
196/2003 e a garanzia della riservatezza e dell’accesso ai dati, vedi par. 8).
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2.2. Richiesta di abilitazione ad accedere al portale
Il fornitore interessato a trasmettere le proprie fatture in formato elettronico dovrà richiedere il rilascio
delle credenziali di accesso al portale cliccando sul pulsante “Richiedi l’accesso” nella pagina di Login.
Figura 5
Si aprirà una nuova pagina che consente l’inserimento di alcune informazioni identificative del fornitore
e dalla quale è necessario scaricare un modulo che andrà compilato, sottoscritto e inviato a mezzo fax
alla Provincia di Brescia.
Per scaricare il modulo, cliccare sulla scritta “Scarica richiesta di attivazione”.
Figura 6
Cliccare su “Salva” e selezionare la cartella dove si desidera salvare il file.
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Figura 7
Aprire il file (in formato word), compilarlo, stamparlo su carta intestata e inviarlo tramite fax all’Ufficio
Economato - Protocollo fatture al numero 030 3749980.
Compilare i dati richiesti sul portale e cliccare su “Invia richiesta”.
Figura 8
A questo punto comparirà un messaggio di conferma di avvenuto invio della richiesta.
Figura 9
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Quando la Provincia di Brescia avrà ricevuto sia la richiesta di attivazione online sia il fax debitamente
compilato, provvederà ad attivare l’accesso alla piattaforma, il sistema invierà al fornitore una e-mail
con le credenziali di accesso in modo automatico e immediato.
>From: [email protected]
>To: [email protected]
>Subject: Abilitazione utente
>Date: Wed, 17 Jan 2007 11:49:13 +0100 (CET)
>
>E' stato abilitato il suo account alla piattaforma di fatturazione
>della provincia di Brescia. Di seguito sono riportati i dati d'accesso:
>Username: 12345678901
>Password: 12345678
Come si può notare nell’esempio sopra riportato, nella e-mail di “Abilitazione utente” inviata dalla
Provincia di Brescia sono riportati sia la Username (che corrisponderà alla partita IVA del fornitore) sia
la password (generata in modalità automatica). Ovviamente sarà possibile, in qualunque momento,
modificare la password (in ottemperanza al D.Lgs. 196/2003 e a garanzia della riservatezza e
dell’accesso ai dati, vedi par. 8).
ATTENZIONE:
Le abilitazioni avvengono normalmente nell’arco di 5 giorni dalla richiesta. Nel caso in cui il fornitore
non ricevesse alcun riscontro (mail di abilitazione) è pregato di contattare l’Ufficio Economato per una
verifica, inviando una e-mail all’indirizzo [email protected].
2.3. Password dimenticata
Figura 10
Nel caso in cui la password venga smarrita o dimenticata è possibile richiederne il duplicato cliccando
sul pulsante “Password Dimenticata”. A questo punto viene richiesta l'e-mail con cui ci si è registrati; a
tale indirizzo verrà inviata automaticamente un’e-mail contenente le credenziali di accesso.
Compilare il campo con l’indirizzo e-mail corretto (deve corrispondere esattamente a quello utilizzato
per l’iscrizione) e cliccare su Invia.
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Figura 11
A questo punto comparirà un messaggio di conferma di avvenuto invio della richiesta.
ATTENZIONE:
Nel caso in cui l’indirizzo di e-mail inserito non corrisponda ad alcun utente abilitato ad accedere alla
piattaforma verrà presentata una segnalazione di errore.
Figura 12
Verificare pertanto di aver digitato correttamente l’indirizzo.
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3. La struttura base del portale
3.1. Il menù principale
Figura 13
Il menù principale è composto da diverse funzioni:
•
il tasto “Home”, che riporta alla Home Page;
•
il menù a tendina “Documenti” (vedi fig. 14), che consente di accedere a diverse funzioni:
o “Ricerca”: ricerca avanzata di tutti i documenti inseriti sul Portale di fatturazione
passiva (vedi par. 6);
o “Nuovo”: inserimento di un nuovo documento secondo due modalità:
compilazione di alcuni dati identificativi del documento (data e numero
fattura, totale fattura, settore di riferimento, responsabile del procedimento,
buono d’ordine e modalità di pagamento) e inserimento del documento nel
portale tramite allegato in formato non modificabile (pdf , tif oppure p7m);
compilazione di tutti i campi per la “composizione” manuale della fattura
(ogni singola riga della descrizione), generazione del documento .pdf tramite
l’apposita funzione, upload del file e stampa per l’archiviazione ai fini fiscali;
o “Nuovo da XML”: inserimento di un nuovo documento tramite trasmissione di file
xml (secondo il tracciato richiesto dalla Provincia di Brescia) e invio del documento
cartaceo (in questo caso sarà indispensabile l’apposizione della seguente nota
“Fattura caricata sul portale” sulla fattura. L’invio del cartaceo è necessario per
consentire al fornitore e alla Provincia di Brescia di archiviare lo stesso documento);
Figura 14
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•
il menù a tendina “Dati utente” (vedi fig. 15), che consente di accedere a due funzioni:
o “Amministrazione dati” (vedi par. 8): permette di gestire i dati dell’utente in uso e i
settori preferiti;
o “Messaggi” (vedi par. 7): consente di inviare delle richieste alla Provincia di Brescia
per modificare dati anagrafici, aggiungere nuove quietanze, cancellare documenti
inseriti erroneamente nel portale;
Figura 15
•
il tasto “Logout”, che permette di uscire dalla piattaforma di fatturazione, riportando
l’utente alla pagina di login.
3.2. Intestazione delle pagine
Nell’intestazione di ciascuna pagina sono indicate alcune informazioni utili per la navigazione nel
portale. In particolare vengono evidenziate alcune informazioni particolarmente rilevanti per il corretto
utilizzo del portale:
Figura 16
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3.3. La pagina Home
La prima pagina che si presenta all’utente è l’home page in cui sono visibili gli ultimi 20 documenti
inseriti sul portale non ancora pagati.
Figura 17
Per ogni documento viene visualizzato:
•
“Tipo” - identifica la natura del documento: fattura o nota d’accredito;
•
“Numero” - numero del documento;
•
“Data” - data del documento;
•
“Importo” - totale del documento (IVA inclusa);
•
“Stato” - identifica lo stato generale del documento. Può assumere i seguenti valori:
o “Da protocollare”: documento non ancora protocollato;
o “Protocollato”: documento protocollato e assegnato al settore di competenza;
o “Assegnato”: documento protocollato, assegnato e accettato dal settore;
•
“Num protocollo” - il numero di protocollo del documento, così come assegnato nel
programma di contabilità finanziaria in uso presso la Provincia;
•
“Data protocollo” - data in cui è stata effettuata la protocollazione del documento;
•
“Settore di riferimento” - settore a cui è stato assegnato il documento;
•
“Data presa in carico” - data in cui il settore di riferimento ha accettato la fattura e quindi
diventa di sua responsabilità;
•
“Dettagli stato” - dati di dettaglio del documento (ultima liquidazione, descrizione liquidazione,
mandato, importo pagato,...); questo bottone sarà visibile solo dopo che la fattura sarà stata
protocollata consente la visualizzazione dei dati contenuti (in tempo reale) nel programma di
Contabilità Finanziaria in uso presso la Provincia di Brescia.
Nella maschera sarà possibile modificare l’ordinamento con cui vengono presentati i documenti: ad es.
cliccando sul titolo di colonna “Data” è possibile ordinare le fatture (in ordine crescente o decrescente)
in base alla data di emissione del documento.
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Cliccando sulla riga della fattura (vedi fig. 18), si accede alla visualizzazione del dettaglio del documento
(vedi fig. 19).
Figura 18
Figura 19
Sul lato sinistro della schermata vengono visualizzate le informazioni inserite sul portale dal fornitore al
momento dell’inserimento, mentre a destra sono riportati i dati di quietanza
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4. Inserimento documenti
Il fornitore potrà inviare i documenti alla Provincia di Brescia tramite il portale di fatturazione passiva
secondo le seguenti modalità:
1. il documento verrà allegato nel portale in formato non modificabile (pdf, tif oppure p7m) –
verranno poi inseriti alcuni dati identificativi del documento (data e numero fattura, totale
fattura, settore di riferimento, responsabile del procedimento, buono d’ordine e modalità di
pagamento);
2. il documento, in formato pdf, verrà generato direttamente tramite il portale. In questo caso il
fornitore dovrà compilare tutti i campi per la “composizione” manuale della fattura (ogni
singola riga della descrizione), generare il documento .pdf tramite l’apposita funzione, farne
l’upload ed eseguirne la stampa per l’archiviazione ai fini fiscali (questo per consentire al
fornitore ed alla Provincia di archiviare il medesimo documento cartaceo);
3. in alternativa alla composizione manuale della fattura il fornitore trasmetterà le informazioni
tramite file xml (secondo il tracciato richiesto dalla Provincia di Brescia e pubblicato sul sito
www.provincia.bs.it/fatture); in tal caso si impegna a far seguire l’invio della copia cartacea del
documento, con l’apposizione della seguente nota “Fattura caricata sul portale” (questa
procedura si rende necessaria per consentire al fornitore e alla Provincia di Brescia di archiviare,
in modalità cartacea, lo stesso documento). Naturalmente la fattura verrà protocollata solo al
ricevimento del cartaceo e fino ad allora resterà “sospesa”.
4.1. Inserimento nuovo documento
formato .pdf, .tif o .p7m)
(scansione
dell’immagine
in
Per inserire un nuovo documento cliccare su “Nuovo” dal menù documenti.
Figura 20
Si aprirà una maschera che consente l’inserimento sul portale di un nuovo documento (fig. 21).
Nella parte superiore vengono presentati, sulla sinistra, i dati anagrafici del fornitore (come presenti
nella base dati in possesso della Provincia di Brescia) e, sulla destra, i dati della Provincia di Brescia
(intestazione delle fatture), sotto ci sono i dati da completare: campi obbligatori (campi evidenziati in
rosso), campi facoltativi ma utilizzati per la liquidazione (campi evidenziati in oro) e altre informazioni
facoltative (ad uso interno del fornitore).
I campi obbligatori sono: la data e il numero fattura (emessa dal fornitore), il totale fattura da
liquidare (comprensivo di IVA), il settore di riferimento a cui verrà automaticamente assegnata la
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fattura (cioè il settore che ha inviato l’ordine – compare sul buono ricevuto dal fornitore) e le modalità
di pagamento (selezionate tra quelle disponibili e presenti nell’anagrafica del fornitore).
Nel caso in cui il fornitore non trovasse la modalità di pagamento esatta è necessario che richieda
l’aggiornamento dei suoi dati (quelli in possesso della Provincia di Brescia) utilizzando la funzione Dati
Utente – Messaggi – Quietanze.
I campi facoltativi, ma dei quali se ne consiglia l’inserimento (se disponibili) sono: il responsabile del
procedimento (consente, all’interno del settore, di assegnare immediatamente la fattura al responsabile
che deve “validarne” la liquidazione) e il numero del buono d’ordine (consente l’aggancio automatico
alla contabilità finanziaria dell’Ente e quindi alla conseguente liquidazione).
Gli altri campi dovranno essere compilati solo per completezza di informazioni e se di interesse del
fornitore: codice cliente (codice assegnato dal fornitore alla Provincia di Brescia), luogo di destinazione
(dove è stata consegnata la fornitura, magari se diversa dal settore di assegnazione), condizioni di
pagamento (condizioni richieste dal fornitore - ovviamente non potranno discordare da quelle previste
nel contratto sottoscritto), codice agente (codice interno al fornitore), valuta (il valore proposto è l’euro)
e note (campo libero – può essere utilizzato per indicare il referente all’interno del settore che ha
seguito l’esecuzione della fornitura, nel caso in cui fosse diverso dal Responsabile del procedimento).
ATTENZIONE
Compilare i campi con la massima precisione e completezza è anche nell’interesse del fornitore.
L’errata assegnazione al settore o l’omissione del responsabile del procedimento potrebbero
generare ritardi nella liquidazione della fattura stessa.
La mancata indicazione del numero del buono d’ordine (se emesso dal settore) renderà
impossibile la liquidazione della fattura che verrà respinta al fornitore.
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Figura 21
L’inserimento del campo “settore di riferimento” può essere agevolato selezionando, dal Menu Dati
Utente – Amministrazione dati, i settori dai quali si riceve prevalentemente gli ordini. All’apertura del
menu a tendina infatti appariranno prima i “settori preferiti” e poi tutti gli altri settori della Provincia, in
ordine alfabetico.
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Figura 22
Per completare l’inserimento del documento è necessario poi allegare l’immagine in formato elettronico
non modificabile (pdf , tif oppure p7m). Per allegare il file cliccare su “Browse...” del campo
“Documento pdf” e selezionare il file corrispondente al documento da allegare.
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Figura 23
Selezionare il documento memorizzato sul proprio PC e confermare su Apri: il nome del documento
appare in corrispondenza del campo Documento pdf.
Per completare l’operazione cliccare infine su “Crea fattura” nel caso in cui il documento sia una fattura
oppure su “Crea nota d’accredito”, nel caso in cui si tratti di una nota d’accredito.
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Comparirà una schermata riassuntiva dei dati inseriti. Nel caso in cui non siano stati inseriti dei campi
obbligatori sarà invece segnalato l’errore e non si potrà procedere finché non saranno compilati tutti i
campi obbligatori.
Figura 24
Se i dati inseriti sono corretti cliccare su “Fine modifiche”.
In questa fase è possibile:
•
modificare i dati precedentemente inseriti, cliccando su “Modifica testata” (vedi oltre nel
paragrafo relativo alla modifica del documento par. 5);
•
nel caso in cui non sia stato inserito il file in formato elettronico sarà possibile generarlo da
programma compilando manualmente la fattura, inserendo tutti i campi del documento e
quindi creare anche le righe (vedi modalità alternativa per la creazione del documento –
creazione manuale par. 4.2) ;
•
terminare la composizione del documento, cliccando su “Fine modifiche”.
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Avendo confermato la conclusione e la correttezza dell’inserimento (tasto Fine Modifiche) appare la
seguente videata:
Figura 25
E’ ancora possibile eseguire alcune operazioni sul documento, quali:
•
modificare nuovamente i dati disponibili – tasto Modifica;
•
eliminare l’intero documento – tasto Elimina;
•
cambiare il file allegato – tasto Elimina Scansione.
Per confermare definitivamente l’inserimento e inviare il documento alla Provincia di Brescia cliccare su
“Spedisci”.
Ora il documento sarà visibile nella schermata iniziale e avrà come stato “Da protocollare”. Da questo
punto in poi non sarà più possibile apportare alcuna modifica al documento inserito. Per cancellare il
documento dal Portale di fatturazione passiva è necessario presentare richiesta alla Provincia tramite il
portale (vedi par. 7.3).
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Figura 26
4.2. Inserimento nuovo documento (creazione manuale)
Per inserire un nuovo documento cliccare su “Nuovo” dal menù documenti.
Figura 27
Ai fini di generare un documento valido fiscalmente bisogna compilare tutti i campi presenti in una
qualsiasi fattura. La generazione del documento si compone quindi di due parti:
•
compilazione dei dati di testata: sono i dati che si trovano normalmente nella testata del
documento (gli stessi compilati nella modalità descritta al par. 4.1);
•
compilazione delle righe: aggiungere il numero di righe necessarie per la fattura e compilare i
campi che compongono una riga (sostituisce la scansione del documento predisposto con altri
strumenti in uso presso il fornitore).
4.2.1. Testata
Cliccando su “Nuovo” da menù documenti si apre la pagina contenente i campi della testata (vedi fig.
21).
Compilare accuratamente tutti i campi necessari così come indicato al par. 4.1, ad eccezione
dell’importo e dell’allegato. Infatti, in questo caso, il valore dell’importo sarà ricalcolato di volta in volta,
quando verranno inseriti i valori di prezzo e quantità nelle righe.
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Figura 28
Cliccando su “Crea fattura” si apre la schermata riportata in fig. 24, contenente il riepilogo di tutte le
informazioni digitate.
Se i dati inseriti sono corretti si può precedere all’inserimento delle righe, altrimenti cliccando su
“Modifica testata” è possibile modificare i dati finora inseriti.
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Figura 29
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4.2.2. Righe di dettaglio
Una volta creata la testata della fattura (vedi par. 4.2.1) cliccando su “Aggiungi riga” è invece possibile
inserire i dati che compongono le righe (il corpo) della fattura.
Figura 30
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Compilare tutti i campi necessari per creare una riga di fattura, secondo le specifiche esigenze del
fornitore (fig. 30).
Figura 31
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Cliccare su “Crea” per completare la composizione della prima riga.
Figura 32
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A questo punto è possibile modificare la riga inserita cliccando su “Modifica” (fig. 32).
Oppure è possibile aggiungere altre righe cliccando su “Aggiungi riga” (fig. 33). In tal caso infatti, nella
parte destra, apparirà il numero di riga 2.
Figura 33
Al termine confermare l’inserimento sempre con il tasto Crea.
La videata che appare risulterà aggiornata con due righe e l’importo (in alto, nel riquadro Documento Fattura) sarà ricalcolato in modo automatico (fig. 34).
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Figura 34
E’ sempre possibile eliminare la riga inserita per errore cliccare su “Elimina”. Verrà richiesta la
conferma.
Figura 35
La fattura verrà automaticamente aggiornata (fig. 36).
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Figura 36
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Per terminare le modifiche cliccare su “Fine modifiche”. Appare una nuova maschera:
Figura 37
Cliccare su “Crea pdf”: l’applicativo genera automaticamente un file in formato .pdf che conterrà i dati
inseriti. Verrà pertanto presentato a video il documento generato in formato simile a quello di una
fattura.
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Figura 38
Stampare la fattura e archiviarla (ai fini fiscali avrà valore solo questa copia).
Salvare il file generato sul disco del proprio PC.
Allegare infine il file salvato (pulsante Allega – Fig. 37).
Cliccare infine sul tasto “Spedisci” (vedi fig. 37) per inviare la fattura alla Provincia di Brescia.
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Come evidenziato nella precedente modalità di invio (par. 4.1.1) il documento sarà ora visibile nella
schermata iniziale e avrà come stato “Da protocollare”. Da questo punto in poi non sarà più possibile
apportare alcuna modifica al documento inserito.
Figura 39
4.3. Inserimento nuovo documento da XML (con invio fattura cartacea)
Per inserire un nuovo documento cliccare su “Nuovo da XML” dal menù documenti.
Figura 40
A questo punto si apre una maschera in cui è possibile allegare il file XML, secondo il tracciato definito
dalla Provincia di Brescia.
Figura 41
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Il codice fornitore appare in modo automatico.
Sulla riga “documento xml” cliccare su “Browse...” per selezionare il file xml da allegare.
Figura 42
Selezionare il file e cliccare su apri nella finestra di selezione.
Figura 43
Cliccare su “Invia”.
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Se il file inserito non è del formato corretto comparirà il messaggio di errore.
Altrimenti comparirà una schermata riassuntiva con i dati inseriti.
Figura 44
A questo punto è possibile sia modificare i dati precedentemente inseriti, cliccando su “Modifica
testata” sia modificare le righe che compongono il “corpo” del documento.
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Se i dati inseriti sono corretti cliccare su “Fine modifiche”. Come evidenziato nelle altre modalità di
inserimento (descritte al par. 4.1.1 e 4.1.2) appare la maschera seguente:
Figura 45
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5. Variazione dei documenti
Fintanto che non si conferma l’invio del documento (Tasto Spedisci) si possono apportare modifiche.
Dalla home page oppure dal Menu Documenti – Ricerca selezionare il documento da variare (cliccando
sulla riga corrispondente).
Figura 46
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Figura 47
5.1. Modifica dei dati
Cliccando sul tasto “Modifica” (vedi fig. 47) si apre la seguente schermata.
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Figura 48
E’ possibile modificare la testata (vedi par 4.2.1), aggiungere le righe (vedi par 4.2.2) o terminare le
modifiche.
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5.1.1. Modifica Testata
Per modificare i dati inseriti in testata cliccare su “Modifica testata” (vedi fig. 48).
Figura 49
Per confermare le variazioni inserite cliccare su “Modifica” nella finestra “Testata” (nell’area a destra
della pagina).
5.1.2. Modifica Righe
Per aggiungere le righe della fattura occorre cliccare su “Aggiungi riga”.
Figura 50
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Compilare i campi relativi alla riga.
Figura 51
Cliccare su “Conferma modifiche” nella finestra “Riga” nell’area destra della pagina.
N.B. l’importo del documento sarà ricalcolato in base ai dati inseriti nella riga per cui occorre
compilare correttamente tutte le righe per avere l’importo esatto.
Cliccando su “Aggiungi riga è possibile aggiungere altre righe.
Cliccando infine sul tasto “Modifica” di fianco alla riga è possibile modificare i dati della riga.
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Figura 52
5.2. Elimina documento
Per eliminare l’intero documento cliccare su “Elimina documento” (vedi anche fig. 47). Alla richiesta di
conferma cliccare su OK.
Figura 53
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5.3. Visualizza l’allegato
Per visualizzare l’allegato cliccare sul link “Apri file” (vedi anche fig. 47).
Figura 54
Si aprirà una finestra con il file allegato.
Figura 55
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5.4. Cambia l’allegato
Per poter allegare un nuovo file al documento occorre eliminare il file allegato al momento e inserire un
nuovo allegato.
Per eliminare l’allegato cliccare su “Elimina scansione” (vedi anche fig. 47).
Figura 56
Alla richiesta di conferma cliccare su “Ok”.
Figura 57
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Per allegare un nuovo file cliccare su “Allega”.
Figura 58
Selezionare il file che si vuole allegare.
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Figura 59
Cliccare su “Apri” nella finestra di selezione del file.
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Figura 60
Cliccare su “Salva”
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6. Ricerca e monitoraggio dello stato di avanzamento della
liquidazione delle fatture
Nella Home è presente un elenco di documenti (gli ultimi 20) non ancora pagati.
Figura 61
E’ possibile seguire per ogni fattura il ciclo interno alla Provincia di Brescia e conoscere i dettagli.
Per i documenti che sono stati protocollati è possibile conoscere i dettagli del documento, quali ultima
liquidazione, mandato, importo pagato, ecc..., cliccando sul pulsante “Dettaglio stato”.
Figura 62
Le informazioni che vengono presentate a video sono allineate (in tempo reale) con quelle contenute
nel programma di Contabilità Finanziaria in uso presso gli uffici della Provincia.
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Figura 63
Si ricorda che il campo Inventariabilità e Stato dettagliato sono ad uso interno dei singoli settori della
Provincia.
6.1. Ricerca
Ogni fornitore vede solo ed esclusivamente le proprie fatture. Mentre nella home page può visualizzare
solo le ultime 20 inserite e non ancora pagate, cliccando su “Ricerca”, dal menù Documenti, potrà
ricercare le fatture secondo i seguenti parametri, singoli o combinati:
•
data (intervallo di emissione fattura dal …. Al …..);
•
numero del documento (numero interno al fornitore);
•
tipo documento (fattura, nota d’accredito).
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Figura 64
Compilare i campi di ricerca desiderati e confermare sul pulsante Cerca per avviare la ricerca.
Completata la ricerca viene visualizzato un elenco di fatture con le caratteristiche definite nella ricerca.
Figura 65
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Cliccando sulla riga corrispondente al documento cercato è possibile visualizzare i dati di dettaglio
inseriti sul portale.
Figura 66
Cliccando su “Dettagli stato” è possibile visualizzare i dettagli dello stato del documento inseriti dalla
Provincia di Brescia.
Figura 67
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7. Variazioni dei dati personali e comunicazioni
L’utente potrà inviare dei messaggi alla Provincia di Brescia per comunicare variazioni di quietanze, di
dati anagrafici (indirizzo, telefono, fax, ecc) e richieste di cancellazione di documenti inseriti e spediti
erroneamente tramite il portale di fatturazione passiva.
Cliccare dal menù “Dati utente” su “Messaggi”.
Figura 68
Si apre una pagina in cui è possibile scegliere se inviare un nuovo messaggio alla Provincia di Brescia
(per cambio quietanza, dati anagrafici o cancellazione fatture) oppure visualizzare i messaggi fino ad ora
inseriti tramite il portale.
Nella parte inferiore della schermata vengono presentati i messaggi non ancora evasi.
Figura 69
E’ possibile visualizzare i dettagli del messaggio inserito cliccando su “Visualizza” (fig. 70), oppure
eliminarlo cliccando su “Elimina”.
Figura 70
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7.1. Visualizza tutti i messaggi
Dalla fig. 69, cliccando sul pulsante Mostra tutti i messaggi, verranno presentati tutti i messaggi inseriti.
Figura 71
Premendo sul tasto Visualizza, in corrispondenza del messaggio di interesse, sarà possibile visualizzarne
il dettaglio.
Con il tasto Torna ai messaggi inevasi verranno invece presentati i messaggi che la Provincia non ha
ancora elaborato.
7.2. Messaggi quietanza
Dalla fig. 69, cliccando su “Quietanza” , è possibile inserire una richiesta di variazione di quietanza alla
Provincia di Brescia.
Figura 72
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Compilare i campi con valori validi e cliccare su invia.
Figura 73
Il messaggio comparirà nell’elenco dei messaggi inevasi. Il responsabile dell’ufficio Economato della
Provincia di Brescia riceverà automaticamente un messaggio contenente la richiesta.
Quando la Provincia provvederà a modificare l’anagrafica del fornitore aggiungendo la nuova quietanza,
il messaggio risulterà come “evaso” e sarà spostato nell’elenco “Mostra tutti i messaggi”.
7.3. Messaggio Cambio dati anagrafici
Dalla fig. 69, cliccando su “Cambio dati anagrafici” è possibile richiedere un aggiornamento dei propri
dati anagrafici quali telefono, fax, via, ecc.
Figura 74
Inserire nel campo di testo la modifica desiderata e cliccare su invia.
Anche in questo caso il messaggio comparirà nell’elenco dei messaggi inevasi e verrà inviato un
messaggio alla Provincia contenente la richiesta. Quando la Provincia di Brescia provvederà a
modificare l’anagrafica del fornitore, il messaggio sarà spostato nell’elenco “Mostra tutti i messaggi”.
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7.4. Messaggi cancellazione fatture
Dalla fig. 69, cliccando su “Cancellazione fatture”, è possibile inserire una richiesta di eliminazione di
una fattura inserita sul portale alla Provincia di Brescia e già “spedita”.
Figura 75
Compilare il campo con la motivazione, selezionare dall’elenco presentato la fattura che si desidera
eliminare e cliccare su Invia.
Nel menu a tendina del campo Fattura appariranno ovviamente solo le fatture del fornitore, già
protocollate nell’archivio della Provincia di Brescia.
Anche in questo caso, confermando l’invio del messaggio, questo apparirà nell’elenco dei messaggi
inevasi e verrà inviato un messaggio alla Provincia contenente la richiesta. Quando la Provincia di
Brescia provvederà a eliminare la fattura, il messaggio sarà spostato nell’elenco “Mostra tutti i
messaggi”.
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8. Dati utente
Cliccando su “Amministrazione dati” dal menù “Dati utente” è possibile visualizzare i dati dell’utente
che sta accedendo alla piattaforma.
Figura 76
E’ possibile modificare dati di accesso, quali e-mail, username e password.
Inoltre è possibile selezionare un elenco di settori preferiti, in modo che nei menù a tendina in cui si
deve scegliere il settore di riferimento, i preferiti compaiano in alto alla lista.
Per fare ciò cliccare su “Modifica elenco” nella tabella “Settori preferiti”.
Selezionare i settori preferiti, inserendo il flag nell’apposito campo.
Scorrere tutto l’elenco e cliccare su “Salva”.
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Figura 77
Alla richiesta di conferma “Procedere con l’operazione?” cliccare su “Ok” per la conferma.
Figura 78
In tal modo, in fase di inserimento nuovo documento, nel menù a tendina del campo “Settore di
riferimento” comparirà un elenco con i settori preferiti ai primi posti e a seguire, in ordine alfabetico, gli
altri (vedi fig. 22).
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