Programma di cooperazione transfrontaliera Italia-Svizzera 2007-2013
Manuale RENDICONTAZIONE Front Office
PREMESSA: La procedura di rendicontazione è effettuata solamente dal
Soggetto Capofila del partenariato. Ogni operazione di rendicontazione è a cura
del Soggetto Capofila ed ogni documento che il Soggetto Capofila deve caricare
a sistema deve essergli fornito dai singoli soggetti beneficiari.
1. Accedere a Gefo https://gefo.servizirl.it/interreg/
Figura 1
2. Accedere
all’Area Rendicontazione, il sistema presenta la seguente
maschera:
Figura 2
Il sistema, all’interno dell’Area Rendicontazione, mette a disposizione due
funzioni distinte:
-
RENDICONTAZIONE PROGETTI
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Figura 3
Il soggetto Capofila attraverso questa funzione può accedere alla fase di
rendicontazione e imputare le spese al progetto.
-
UTILITY
Figura 4
Attraverso il primo “Accedi” in corrispondenza della voce “Utility Soggetto
Richiedente” i soggetti coinvolti in un progetto (partner e capofila) possono
inserire a sistema nuove fatture, pagamenti e fornitori oppure modificare i dati
esistenti relativi a documenti contabili senza imputati ad alcuna
rendicontazione (vedi punto 6 del presente manuale).
Attraverso il secondo “Accedi” in corrispondenza della voce “Utility Soggetti
Partner” solo il soggetto Capofila potrà prendere visione di tutte le fatture
inserite dai sui partner di progetto con la possibilità di modificarle, inserire
nuovi pagamenti o cancellare fatture non imputate ad alcun progetto.
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3. Per
accedere alla fase di RENDICONTAZIONE occorre
selezionare la funzione RENDICONTAZIONE PROGETTI :
pertanto
Figura 5
Per accedere alla rendicontazione selezionare il tasto € posto accanto al singolo
progetto.
Il sistema visualizza la seguente maschera:
Figura 6
4.
Per inserire una nuova rendicontazione selezionare la funzione “Inserisci
nuova rendicontazione”. Il sistema visualizza la seguente schermata:
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Il sistema consente l’inserimento di una nuova rendicontazione solo nel caso in cui
non ci siano precedenti rendicontazioni nello stato di Bozza.
Qualora si desiderasse selezionare una rendicontazione precedentemente inserita
occorre selezionarla nella colonna “Tipo”, come visualizzato nella precedente
figura.
Figura 7
5.
Selezionare il tipo di rendicontazione che
successivamente selezionare il tasto CONTINUA.
si
desidera
inserire
e
Il sistema accede alla fase di RENDICONTAZIONE, mostrando la seguente
maschera:
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Figura 8
Selezionare il soggetto per il quale si intendono rendicontare le spese attraverso il
tasto €.
Il sistema presenta la maschera di selezione della Voce di Costo per la quale
rendicontare le spese:
Figura 9
In questa maschera sono riepilogate tutte le voci di costo relative al progetto
dell’operatore in questione e per ciascuna sono indicati i seguenti valori:
AMMESSO:
E’ l’ultimo importo ammesso dal back office come preventivo di
spesa.
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IMPUTATO: E’ l’importo imputato nel corso della presente rendicontazione. Per
inserire un valore in questa colonna è necessario cliccare sulla
relativa voce di costo e seguire le istruzioni descritte nel paragrafo
successivo (6).
APPROVATO: E’ l’approvato riferito alle voci di costo inserite nell’attuale
rendicontazione. In questa fase è sempre uguale a zero.
IMPUTATO TOTALE: E’ la somma di tutti gli importi imputati, per questa voce di
costo, nel corso di tutte le rendicontazioni presentate fino a
oggi, compresa quella attualmente in corso.
APPROVATO TOTALE: E’ la somma di tutti gli importi approvati, per questa voce
di costo, nel corso di tutte le rendicontazioni presentate
fino a oggi.
L’unico importo sul quale si può agire, nel corso della rendicontazione front office,
è quello indicato nella colonna IMPUTATO, le altre colonne riportano dei valori in
sola lettura.
Selezionando la singola Voce di Costo è possibile visualizzare la seguente
maschera, che consente di caricare il dettaglio delle spese sostenute.
Figura 10
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6.
Per inserire una nuova fattura selezionare la funzione INSERISCI FATTURA,
come evidenziato in figura 10. Il sistema visualizzerà la seguente maschera:
Figura 11
Il sistema presenta tutte le fatture già inserite per quel soggetto.
E’ possibile effettuare tre operazioni distinte:
-
Associare la fattura già registrata alla voce di costo, attraverso l’icona
; in
questo caso si può decidere e inserire quale frazione di importo di quella fattura
è imputabile alla voce di costo in questione.
-
Inserire un nuovo pagamento, attraverso l’icona
; in questo caso si può
inserire un nuovo pagamento relativo a quella fattura valorizzando i campi
obbligatori richiesti (importo pagamento, importo IVA pagamento, data
pagamento, modalità pagamento, importo imputabile alla voce di costo).
-
Inserire una nuova fattura,selezionando la dicitura INSERISCI NUOVA FATTURA.
Selezionando la dicitura INSERISCI NUOVA FATTURA il sistema visualizza una finestra
pup-up, attraverso la quale è possibile inserire tutti i dati della nuova fattura (tipo
documento, descrizione, numero documento, data documento, importo documento,
importo IVA documento, nominativo fornitore, importo pagamento ecc.) (figura 12).
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Figura 12
Questa maschera permette di inserire:
- I dati della fattura:
Tipo documento, numero documento, data documento, Iva recuperabile, importo
documento, importo iva su documento e fornitore.
- I dati dei pagamenti:
Importo del pagamento, iva sul pagamento, data del pagamento, modalità di
pagamento.
- Il valore da imputare alla voce di costo:
importo imputabile alla voce di costo dell’operazione del progetto.
- Il Campo Note (da utilizzare per inserire note sulla fattura - pagamento imputazione alla voce di costo).
Per selezionare il fornitore occorre selezionare l’icona
; il sistema visualizza una
finestra pop-up, attraverso la quale è possibile associare al documento un
fornitore già inserito in precedenza, oppure registrarne uno nuovo (figura 13).
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Figura 13
In caso si voglia inserire un fornitore straniero (con sede fuori dal territorio
italiano) non è necessario inserire i dati relativi alla Partita IVA e Codice Fiscale, è
sufficiente inserire nel campo indirizzo, il recapito compreso di Città e Provincia;
mentre è necessario ricercare attraverso l’apposita icona
la nazione di appartenenza del fornitore straniero.
del campo “comune”
Figura 14
Dopo aver completato l’inserimento dei
CONTINUA.
dati
richiesti selezionare il
tasto
Il sistema ritorna alla schermata visualizzata in figura 10, riportando l’inserimento
della nuova fattura.
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Figura 15
Per ogni fattura è possibile inserire uno o più pagamenti distinti. E’ inoltre
possibile, con riferimento alle singole fatture, effettuare associazioni parziali a voci
di costo differenti.
Per eseguire queste operazioni è sufficiente, dopo aver inserito una fattura,
selezionare l’icona
.
A questo punto ripetere le operazioni effettuate al punto 6. La maschera sarà già
compilata per i dati relativi alla fattura e richiederà di inserire le seguenti
informazioni:
-
Importo del pagamento,
Iva sul pagamento
Data del pagamento
Modalità di pagamento.
Importo imputabile alla voce di costo.
Note (eventuali)
Il sistema controllerà che la somma di tutti i pagamenti inseriti per la fattura non
ecceda l’importo della fattura stessa. Controllerà inoltre che la somma degli
importi imputati alla voce di costo, per la singola fattura, non ecceda l’importo
della stessa.
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Per ciascuna fattura inserita sono disponibili alcune funzioni, attivabili attraverso le
seguenti icone:
.
: Modifica dati
: Inserisci nuovo pagamento, per la fattura inserita
: cancella la riga caricata
: genera un report con l’elenco delle fatture caricate in fase di
rendicontazione
Tutte le fatture caricate per la voce di costo selezionata, alimentano in automatico
il campo “imputato” nella sezione A) VOCI DI COSTO in “Ripartizione spese per il
soggetto ….”
E’ importante ricordare di ripetere questa operazione per ogni voce di
costo e per ogni operatore che partecipa al progetto.
ATTENZIONE! Riportiamo di seguito alcune precisazioni circa le modalità
di gestione delle fatture caricate in rendicontazione e della relativa
imputazione ad una o più voci di spesa.
Per ogni fattura caricata in fase di rendicontazione si possono effettuare le
seguenti operazioni:
-
Possono essere inserite più quietanze per la stessa fattura.
-
Una fattura può essere associata a più voci di spesa, per esempio:
 Caricare la fattura e dichiarare che l’intero importo è a carico di un’unica
voce di spesa.
 Caricare la fattura e dichiarare che quota parte è a carico di una voce di
spesa e quota parte è a carico di un’altra voce di spesa.
 Caricare la fattura e dichiarare che quota parte a carico di una voce di
spesa e quota parte invece non viene imputata a nessuna voce di spesa.
Dopo aver inserito tutte le fatture, per singola voce di spesa e per ogni operatore,
occorre ritornare a livello di progetto nella sezione B) RIPARTIZIONE PER
OPERAZIONI;
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Selezionare il tasto CONTINUA in basso a destra per passare alla maschera
successiva, come evidenziato in figura 16.
Figura 16
7. Sezione RIEPILOGO VOCI DI COSTO
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Figura 17
La sezione RIEPILOGO VOCI DI COSTO riepiloga i dati di tutte le operazioni
inserite nella sezione “B) RIPARTIZIONE PER OPERAZIONI.
Selezionare il tasto CONTINUA per accedere alla sezione successiva D)
FIRMATARIO RENDICONTAZIONE.
Figura 18
La sezione visualizzata in figura 18 consente di visualizzare ed eventualmente
modificare i dati relativi al firmatario della rendicontazione.
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Selezionando il tasto CONTINUA è possibile accedere alla sezione successiva E)
DOCUMENTI, da utilizzare nel casso occorresse allegare, a livello di progetto,
ulteriori documenti.
Selezionando il tasto CONTINUA si accede
ELETTRONICO, come visualizzato in figura 19.
all’ultima
sezione
G)
INVIO
Figura 19
La sezione F) INVIO ELETTRONICO consente di effettuare due operazioni distinte:


Continuo senza inviare elettronicamente
Invio elettronicamente i dati
Selezionando la prima opzione è possibile salvare la rendicontazione in stato di
bozza; tale operazione consente di riprendere e modificare i dati inseriti in un
secondo momento.
Selezionando l’opzione INVIO ELETTRONICAMENTE I DATI la rendicontazione viene
inviata al Back Office e non può più essere modificata dal Beneficiario.
Per inviare elettronicamente i dati selezionare l’opzione corrispondente e il tasto
CONTINUA, come evidenziato in figura 19.
Dopo aver effettuato l’invio elettronico, il sistema torna automaticamente alla
schermata iniziale RENDICONTO PROGETTO, come evidenziato nella seguente
figura.
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Figura 20
Tale
sezione
presenta
la
rendicontazione
elettronicamente con lo stato Presentato.
precedentemente
inviata
Nella colonna AZIONI, selezionando l’icona
, è possibile scaricare il modulo
Rendicontazione – Dichiarazione, come evidenziato in figura 21.
Figura 21
Per scaricare il modulo selezionare il tasto
dell’operazione (figura 22).
; il sistema chiederà conferma
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Figura 22
Il modulo di rendicontazione visualizzato è il seguente (figura 23):
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Figura 23
Stampare il modulo ed inviarlo a Regione Lombardia nelle modalità indicate.
Sempre nella colonna AZIONI, per scaricare il report relativo all’elenco delle
fatture imputate alla singola rendicontazione inviata, cliccare sull’icona
selezionare dalla finestra relativa all’area report e statistiche la voce “Elenco
fatture associate alla rendicontazione (analitico per voci di costo)”
Figura 34
- tramite il tasto “visualizza” comparirà in una pagina web l’elenco stampabile
delle fatture
- tramite il tasto “esporta” è possibile scaricare lo stesso elenco in un file Excel
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