LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI
GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
06 DICEMBRE 2006
COMPETENZE – ORGANIZZAZIONE E PROGETTUALITA’
dott. Alberto Bobbo
Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it
Nuove Tecnologie e Qualità del Software
Tel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. 0415084981
[email protected]
www.conservazione-sostitutiva.it
Banca di Monastier e del Sile
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06 dicembre 2006
KNOWLEDGE MANAGEMENT
L’informazione: è una risorsa essenziale per
il funzionamento di una organizzazione.
La gestione dell’informazione nelle organizzazioni è
di importanza strategica e fattore/leva della competitività aziendale
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INFORMAZIONI E COMPETITIVITA’
•
Necessità di gestire in modo efficace, efficiente ed integrato tutte le
informazioni disponibili.
•
Necessità di informazioni corrette (e dei documenti che le contengono) per
prendere le decisioni tempestivamente imposte dal mercato.
•
Tali decisioni hanno un impatto su:
1. Profitto
2. Qualità dei servizi offerti
3. Efficienza
4. Immagine.
In definitiva, la disponibilità delle informazioni e una gestione efficiente delle
stesse può portare a un grande vantaggio competitivo su due direttrici:
1. Processi: Ottimizzazione delle risorse e incremento della produttività
2. Costi della gestione documentale
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CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
Conservare i documenti cartacei significa sostenere:
•
•
•
•
•
•
•
•
Costi dei locali adibiti ad archivi nonché problemi connessi alla
localizzazione degli archivi.
Costi di archiviazione e di gestione degli archivi.
Tempi di ricerca (difficoltà nel reperimento del documento).
Rischi di errore (documenti obsoleti o non aggiornati)
Rischi di deperimento per cause accidentali (incendi, allagamento, ecc.).
Costi di per sicurezza degli ambienti (Legge 626).
Costi per la vigilanza degli ambienti.
Costi concernenti la disciplina della Privacy (Trattamento dati sensibili).
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L’INNOVAZIONE DIGITALE DEL BUSINESS
Il motore del processo di cambiamento delle organizzazioni è
La dematerializzazione e digitalizzazione delle informazioni
In tale contesto il documento informatico occupa un ruolo di
fondamentale importanza essendo la base normativa della
digitalizzazione degli archivi aziendali…..e conservazione in
modalità sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali…
Pensate a:
•
Quanti documenti cartacei vengono conservati nei vostri
uffici?
•
Quanti documenti deve conservare la vostra amministrazione?
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IL DOCUMENTO “CLASSICO”
IL Documento ANALOGICO
È un oggetto materiale.
È in originale ed eventualmente in copia.
Documento analogico:
È un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori
continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come la
magnetizzazione su nastro. Si distingue in “documento originale” e “copia”.
Documento analogico originale:
Il documento analogico che può essere unico o non unico.
Documento analogico originale NON unico:
E il documento per cui è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre
scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi.
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Il Documento moderno…… quello Informatico
Legge N° 59 del 1997 – Art. 15 stabilisce che:
“gli atti, dati e documenti, formati dalla PUBBLICA AMMINISTRAZIONE e dai
PRIVATI con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle
medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti
informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”
Il DPR 445 del 28/12/2000 (Art. 8 TUDA) – modificato poi dal ART. 20
CAD (Codice Amministrazione Digitale) D. Lgs 07/03/2005 - ha fissato i
requisiti che il documento informatico inteso come “la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” deve rispettare per
avere pieno valore legale.
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Quindi: dal Documento cartaceo…
• Per documento cartaceo si intende sia il supporto che il contenuto che in esso
viene rappresentato
• La sottoscrizione autografa sancisce l’ autenticità ed il sottoscrittore si assume
la paternità del contenuto del documento
Al Documento informatico
• Un documento informatico, per sua natura, può essere modificato e riprodotto
infinite volte, ottenendo copie identiche all’originale.
• Il suo contenuto è svincolato dal supporto.
• Per renderlo simile al documento cartaceo occorre “autenticarlo”, cioè
modificare gli attributi di volatilità tramite l’apposizione di una firma digitale per:
garantire la segretezza dei contenuti del documento
dichiarare la paternità del sottoscrittore
assicurare l’integrità dei contenuti del documento
garantire il non ripudio quindi assicurare la validità legale del documento
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Firma digitale di un documento informatico
La firma digitale GARANTISCE, in un documento
informatico, la stessa valenza della firma autografa nei
documenti cartacei.
La tecnologia a “chiavi pubbliche” garantisce inoltre:
• l’integrità del contenuto del documento
• la certezza della provenienza del documento
I formati dei documenti informatici
• La firma digitale deve essere applicata a documenti
informatici STATICI ovvero redatti in modo tale per cui il
contenuto non risulti alterabile durante le funzioni di accesso
e di conservazione, generalmente documenti informatici in
formato PDF o TIFF ….. con beneficio di inventario..
• Gli elementi dinamici (macro, funzioni, script) possono
provocare la visualizzazione di contenuti differenti al momento
della sottoscrizione e della successiva verifica
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ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: DEFINIZIONE
•
Per archiviazione elettronica s’intende il processo di catalogazione di documenti
(informatici ed analogici), l’assegnazione di opportune chiavi distintive (a seconda
elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed
ordinata
•
I documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazione
•
Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di
archiviazione elettronica ed è da questi tenuto distinto
•
Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell’adottare sistemi di
archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione
SISTEMI DMS
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
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ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: ESEMPIO
CICLO ATTIVO
SW GESTIONALE
ARCHIVIO CARTACEO
COMPOSIZIONE LAYOUT DI STAMPA
STAMPA
DMS
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
SPOOL DI STAMPA
SIA
INDICI
RICERCA E CONSULTAZIONE
CICLO PASSIVO
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CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE
•
Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione
cartacea su cui vi è obbligo di conservazione nel tempo
•
La documentazione dovrà essere archiviata, secondo le norme previste
dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle richieste da parte
delle Autorità competenti
•
Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia di
documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi
vigenti
•
I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto
di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,…..pensiamo
alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs 196/03)
•
Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione
sono “normalmente” gestite tramite procedure informatiche che consentano
l’individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservato
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CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE
•
La conservazione deve quindi garantire:
•
un approccio che tenga conto del rapporto costi-benefici dei
processi di supporto per il reperimento sia della documentazione
amministrativa sia di quella storico-culturale.
•
minimi rischi di deperimento o non accessibilità alle informazioni
a fronte di una seria analisi dei rischi derivanti da perdita di
informazioni (Sicurezza Sistemi informativi, BS 17799,….).
•
livelli adeguati di sicurezza a garanzia dell’autenticità e la validità
giuridica delle informazioni conservate (D.Lgs. 196/03,…).
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: DEFINIZIONE
•
Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della
documentazione in formato digitale nel tempo
•
La Delibera CNIPA n° 11/2004 autorizza l’ utilizzazione di un qualsiasi tipo
di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante
tecnologia Laser (dischi ottici Worm, CD-R, magneto ottici, DVD,…)
•
La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto di
memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari
motivazioni (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili, ..)
•
La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure
tecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitale
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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: ELEMENTI CHIAVE
Sottoscrizione elettronica: apposizione della firma elettronica qualificata
ovvero basata su un certificato qualificato e creata attraverso un
dispositivo sicuro per la sua creazione. (smart card + certificato
rilasciato da una CA)
Marca Temporale: evidenza informatica che consente di rendere
opponibile a terzi un riferimento temporale
Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in
modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di
accesso e di conservazione
Supporto di memorizzazione: qualsiasi tipo di supporto di
memorizzazione con tecnologia laser e non, purchè conforme alle
regole tecniche previste dalla delibera (ampia libertà del Responsabile
della Conservazione)
Modalità operative: libertà d’ iniziativa per l’adozione delle modalità
operative per la conservazione sostitutiva. (Change Management)
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TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE:
• Un sistema di Conservazione Sostitutiva è costituito da:
• Sistemi software
• Sistemi hardware
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TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE:
• Sistemi Hardware: configurazione di esempio
DATABASE DELLA CONSERVAZIONE
SISTEMA MASTERIZZAZIONE
SERVER RICHIESTE
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STORAGE
TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE:
• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione
• Hard DISK ON-LINE: garantisce le performance di un disco
tradizionale, garantendo il rispetto della normativa con accessi di
tipo WORM.
• Punti di forza: performance
• Punti di debolezza: costi elevati soprattutto per piccoli volumi
• CD: sistema di memorizzazione consolidato
• Punti di forza: basso costo/facilità di duplicazione, sicurezza del
mantenimento dei dati nel tempo
• Punti di debolezza: performance non elevate/limitata capacità
• Facilità e convenienza di utilizzo rispetto ai dischi magneto-ottici
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TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE:
• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione
• MAGNETO-OTTICI: Scrittura magnetica/Lettura ottica. Capacità
di memorizzazione da 100 a parecchi Gbyte
• Punti di forza: relativamente economici
• Punti di debolezza: notevolmente più lenti rispetto al dispositivo magnetico
• DVD: sistema di memorizzazione consolidato
• Punti di forza: più veloci dei CD/ROM, maggiore capacità di memorizzazione
• Punti di debolezza: performance non elevate
• Facilità e convenienza di utilizzo
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TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE:
• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione
• Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente
questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio)
• Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una vita più
lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione
e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD)
• Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware ed
essere indipendente da S.O.
• Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà, bensì
standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM)
• Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura di
controllo periodica e all’eventuale riversamento sostitutivo
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FORMATI ADOTTATI PER LA CONSERVAZIONE:
• Come accennato in precedenza i formati ammessi dalla
normativa sono quelli che non contengono macroistruzioni, codice
eseguibile, etc…
• I formati ammessi e portati in conservazione sono a discrezione dell’utente
finale
• XML
• PDF
• TIFF
• JPEG
• Normalmente lo standard universalmente riconosciuto è il formato
PDF
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TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Software
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CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: L’EVOLUZIONE VERSO IL DIGITALE
Fattori determinanti di tipo:
•
•
•
Tecnologico (aumentano i volumi dei documenti digitali nelle aziende)
Business (spinta alla riduzione ei costi e ottimizzazione dei processi)
Legislativo (disciplina giuridica sempre più matura e completa)
Spingono il passaggio all’era del “paperless”….ma nonostante la spinta:
•
•
La gestione documentale nel Sistema Italia (pubblico e privato) soffre
ancora enormi costi ed inefficienze relative alla gestione del
documento cartaceo, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5 % del PIL per
un costo stimabile tra i 42 e i 70 miliardi di €uro!!
I risparmi ottenibili, per tipologia di documento vanno dal 50 % al 90 %
del costo di gestione del documento!
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LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA’ PER IL DIGITALE:
Processi di Back-office:
•
Acquisti/vendite
•
Finanza
•
Personale
•
Ect..
Processi di Core-Business:
•
Come opportunità per rapido reengineering dei processi e come
strumento di gestione del cambiamento
•
Potenziale recupero di produttività e risorse = incremento di
competitività (tempi di ricerca, persone dedicate, tempi di gestione e
costi diretti di stampa e gestione del cartaceo
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LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA’ PER IL DIGITALE:
70%
62,1%
60%
50%
Complessità
3,8
3,5
4
Propensione investimento
3,4
3,5
55,2%
3
3,2
2,7
2,5
40%
2,5
34,5%
2,3
2
31,0%
30%
24,1%
1,5
17,2%
20%
1,0
6,9%
10%
3,4%
0%
1
0,5
0
Processi
core
Acquisti
Fonte: NetConsulting, 2006
Amm.ne
Personale
Customer
Care
Marketing/
vendite
Legale
Logistica
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ESIGENZE DI GESTIONE DOCUMENTALE ESPRESSI
Valori da 1: poco importante a 5: molto importante
Totale campione
PA
4,9
4,3 4,6
4
3,6
3,5
2,9
3,1
2,4
Riduzione
documenti
cartacei
Gestione documenti digitali
Acquisizione di
documenti da
formato cartaceo
a formato digitale
a norma e non
3,1
2,9
Gestione del
workflow
documentale in
azienda
Fonte: NetConsulting, 2006
Protocollo
Sicurezza/
elettronico con
protezione del
conservazione a documento (firma
norma (ottica
digitale)
sostitutiva)
Gestione
documenti
cartacei
e digitali
Gestione flussi
documentali in
uscita
2,6
2,3 2,1
Gestione
documenti
cartacei
Archiviazione dei
documenti
cartacei residui
Gestione
documenti
digitali
Pubblicazione
documenti e
contenuti su
Internet
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AREE DI RIDUZIONE FLUSSI CARTACEI
NEI PROGETTI AVVIATI
Non
prevista
51,8%
Già fatta
31,0%
Non
sa/non
risponde
3,4%
Fonte: NetConsulting, 2006
In corso
13,8%
Potenziali aree di riduzione flussi cartacei
69,2%
Ciclo passivo
Ciclo attivo
30,8%
Gestione HR
30,8%
Gestione delle attività degli
informatori scientifici
7,7%
Acquisizione doc. da clienti
7,7%
Erogazione di circolari
7,7%
Gestione sinistri
7,7%
Comunicazioni ai clienti
7,7%
Gestione negozi associati
7,7%
Gestione documenti tecnici
7,7%
Controllo Qualità
7,7%
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Obiettivi dichiarati dei progetti
69,0%71,4%
Totale campione
PA
51,7%
42,9%
37,9%
28,6%
42,9%
31,0%
27,6%
27,6%28,6%
28,6%
28,6%
17,2%
14,3%
10,3%
14,3%
3,4%
Riduzione
tempi
svolgimento
processo
Riduzione costi
processo
Migliore
condivisione
informazioni in
azienda
Fonte: NetConsulting, 2006
Riduzione
personale
addetto a
gestione
processo
Riduzione
complessità
processo
Sicurezza/
protezione del
documento
Migliore
servizio al
cliente
Riduzione
difettosità
processo
Riduzione
spazio fisico di
archiviazione
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Aree interessate (progetti conclusi)
Progetti di adozione documento
Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
informatico
64,3%
28,6%
Processi core
Concluso
48,3%
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo
14,3%
Personale
7,1%
Marketing/ vendite
7,1%
Logistica
7,1%
Customer Care/gestione reclami
7,1%
Legale
7,1%
Aree interessate (progetti in corso)
Previsto
(entro 1
anno)
3,4%
50,0%
Processi core
In corso
48,3%
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo
passivo
42,9%
14,3%
Personale
Marketing/ vendite
7,1%
Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
7,1%
Customer Care/gestione reclami
7,1%
Fonte: NetConsulting, 2006
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IL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT O WORKFLOW MANAGEMENT A
SUPPORTO DEL CAMBIAMENTO:
Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E
Initial
situation
Ottimizzazione organigramma
Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E
Optimization
as a
permanent
process
Result
Ottimizzazione processo
Rinnovo/aggiornamento strutture IT
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BPR COME INTEGRAZIONE DI PROCESSI
Diventare efficienti ed
efficaci nella gestione
delle conoscenze è fonte
di economie di costo e di
miglioramento delle
prestazioni della
organizzazione, rapidità
nel reperimento dei dati,
creazione di nuove
opportunità, risposte alle
esigenze dei clienti/utenti
Organizzazione
Gerarchica
Organizzazione “Hyperlinked”
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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI
I due approcci di conservazione
Archiviazione
cartacea
Costi
(funzioni di accesso
standard e livelli di
servizio costanti)
Archiviazione
informatica
Volumi
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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI
I due approcci di conservazione
Archiviazione
cartacea
Costi
(funzioni di accesso
evolute e livelli di
servizio costanti)
Archiviazione
informatica
Volumi
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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI
DEPERIMENTO E NON ACCESSIBILITA’
Il rischio connesso al supporto utilizzato
• cartaceo
=
• informatico
=
Il rischio connesso ad accadimenti accidentali
• cartaceo
>
• informatico
<
Il rischio connesso alla obsolescenza della tecnologia
• cartaceo
<
• informatico
>
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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:
LA GESTIONE DELLA OBSOLESCENZA TECNOLOGICA
Preservare la tecnologia originale usata per creare ed
archiviare i documenti
Emulare la tecnologia originale sulle nuove piattaforme
Migrare il software necessario per accedere, trasmettere e
visualizzare i documenti
Migrare i documenti ed i dati associati verso formati aggiornati
Convertire i documenti ed i dati verso formati standard
Istituzione di processi di controllo e di specifiche responsabilità
Procedure di riversamento su nuovi supporti
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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:CONSIDERAZIONI
Le informazioni all’interno di una organizzazione sono di importanza
vitale per la buona conduzione del Business
Le informazioni circolanti in azienda sono sempre più numerose e
necessitano di strumenti sofisticati per la loro fruizione
L’ accesso alle informazioni strutturate è ampiamente gestito, mentre
per informazioni diverse le aziende debbano confrontarsi con:
• disservizi
• inefficienze
• ritardi
• perdite di opportunità
La gestione delle informazioni strutturate e non è di importanza
strategica per una azienda
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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:
VANTAGGI COMPETITIVI
Nasce l’esigenza di gestire in modo integrato tutte le informazioni
necessarie alla generazione del profitto dell’impresa
L’immediatezza della presa di decisione è oggi imposta dal
mercato
La presa di decisione influenza:
• profitto
• bontà e qualità dei servizi offerti
• efficienza
• immagine aziendale
La corretta gestione e la tempestività di accesso alle informazioni
determina il vantaggio competitivo dell’organizzazione
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VALUTARE I VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE
DIGITALE: COSTI-BENEFICI
COSTI TOTALI
Costi di spazio ufficio/magazzino
1.
2.
3.
4.
___ mq. X € ___
___ mq. X € ___
Spazio Ufficio
Spazio Magazz.
Scaffali, materiale per attività
Materiale di consumo
=€
=€
=€
=€
€
Costo del lavoro
1.
2.
3.
____ x €/h.
____ x €/h.
____ x €/h.
Addetto magazzino
Amministrazione
Gestione
=€
=€
=€
€
Costi per la perdita di informazioni
1.
Costo statistico per perdita info
N° files x € 200
=€
€
Customer Service
1.
2.
3.
Chiamate al richiedente dopo ricerca
# chiamate/anno
Costi telefonici
# chiamate/anno x € = €
Ritardi nel processo di ricerca docs
=€
COSTI CORRENTI TOTALI ANNUI
€
€
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ANALISI COSTI-BENEFICI:PROVIAMO A FARCI QUALCHE DOMANDA
Dati generali di Sistema
Unità di
misura
Numero di persone/PDL coinvolte nell'organizzazione "senza carta" (utenti del sistema)
n.
Numero di persone coinvolte nell'analisi (process owner)
n.
Numero di persone/PDL dell'organizzazione con accesso ad Internet
n.
Numero di persone a cui occorre un nuovo PC (non rispondente ai requisiti minimi)
n.
Numero di persone/PDL attualmente senza un collegamento in rete
n.
Stipendio annuo medio lordo (comprensivo di eventuali benefit) delle persone coinvolte
euro
Ore lavorative per giornata (in media)
ore
Giorni lavorativi per anno (in media)
giorni
Rate
Tasso di indebitamento (di mercato o applicabile nell’organizzazione)
%
Numero delle Persone coinvolte nel progetto Intranet di gestione documentale e business process
management sul totale impiegati nell’organizzazione
%
Q.tà
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ANALISI COSTI-BENEFICI:PROVIAMO A FARCI QUALCHE DOMANDA……
L’analisi deve essere comunque personalizzata rispetto all’organizzazione
e quindi ai seguenti fattori:
•
Tipologia di tutti i documenti presenti in azienda
•
Tipologia di documenti da processare in Conservazione Sostitutiva
•
Tipologia e struttura dei processi
•
Opportunità di rivedere i processi ed ottimizzarli
…………
ogni organizzazione deve perseguire i propri obiettivi e priorità progettuali
E quindi commisurare gli investimenti in funzione di questi:
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Compilate il questionario che vi hanno consegnato e saro lieto di
coaudivarVi nell’analisi del Ritorno dell’Investimento…….
COSTI TOTALI
Costi Hardware
1.
2.
3.
4.
Scanner
Pc
Server
Stampanti Barcode
___ q.tà X € ___
___ q.tà X € ___
___ q.tà X € ___
___ q.tà X € ___
=€
=€
=€
=€
€
Costi Software
1.
2.
3.
Gestione Documentale
Conservazione sostitutiva
Workflow Management
=€
=€
=€
€
=€
€
=€
=€
€
Costi Servizi Professionali
1.
Consulenze professionali
____ x €/h.
Costi di Manutenzione ed Assistenza
1.
2.
Canoni di manutenzione HW e SW
Canoni di assistenza HW e SW
COSTI CORRENTI TOTALI PROGETTO
€
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In ogni caso alcuni dati di riferimento da indagine Conservazione-sostitutiva.it:
Fascie di investimento riguardanti tutta l’infrastruttura di impianto (componenti HW-SW-SV) e
quindi, nel caso sia opportuno l’aggiornamento di tutto l’impianto informatico (escluse le
applicazioni – licenze- già presenti in azienda per scopi di gestione del business):
Obiettivo Progetti: Gestione Documentale, Workflow Management e Conservazione Sostitutiva
di tutti i documenti con valenza fiscale
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 1 PDL a 5 PDL ………….…..Costo: da 10.000,00 € a 20.000,00 €
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 6 PDL a 10 PDL……………..Costo: da 20.000,00 € a 30.000,00 €
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 11 PDL a 20 PDL……….….Costo: da 30.000,00 € a 40.000,00 €
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 21 PDL a 50 PDL…………..Costo: da 40.000,00 € a 100.000,00 €
N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 51 PDL a 100 PDL……….Costo: da 100.000,00 € a 150.000,00 €
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VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE:
Miglioramento e snellimento dei processi aziendali
•
Diminuzione della % di perdita di documenti
•
Recupero veloce dell’informazione
•
Riduzione drastica della circolazione cartacea
•
Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei clienti
•
Maggiore controllo sui costi di gestione
Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Italia Research
2006):
•
mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni immagazzinate
negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni
impiegato
•
il 5% di tutti i documenti viene perso
•
l’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manuale
di ciascun documento
•
in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si spendono
circa 120 € per ricercare documenti archiviati in modo errato
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VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE:
Miglioramento e snellimento dei processi aziendali
•
Diminuzione della % di perdita di documenti
•
Recupero veloce dell’informazione
•
Riduzione drastica della circolazione cartacea
•
Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei clienti
•
Maggiore controllo sui costi di gestione
Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Italia Research
2006):
•
mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni immagazzinate
negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni
impiegato
•
il 5% di tutti i documenti viene perso
•
l’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manuale
di ciascun documento
•
in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si spendono
circa 120 € per ricercare documenti archiviati in modo errato
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SE CIO’ NON BASTA UNA PREVISIONE:
DOMANI….CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OBBLIGATORIA PER TUTTI!
Al di là dell’intensa attività di legislazione sui temi dell’innovazione digitale iniziata sin
dagli anni ‘90, la volontà del legislatore di ridurre l’evasione fiscale, percorrendo la
strada dell’innovazione tecnologica, emerge recentemente e chiaramente nel D.L.
223/2006, dove vengono introdotte alcune importanti novità……………con una
importante affermazione di premessa circa queste novità “in attesa
dell’introduzione della Fatturazione Elettronica”, ovvero in attesa dell’introduzione
della normativa cogente sulla fatturazione elettronica che renderà poi obbligatoria
anche la conservazione sostitutiva secondo quanto già previsto dal Codice della
Pubblica Amministrazione Digitale.
Sulla base di queste considerazioni la previsione è che se non è domani è dopodomani
ma la normativa sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica e conservazione
sostitutiva verrà promulgata!
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VI RICORDO LE PROSSIME INIZIATIVE DI CONSERVAZIONESOSTITUTIVA.IT:
1. Seminari e Corsi ogni mese nel 2007 (il questionario di val…)
2. Incontri personalizzati per valutare il Roi di
un’implementazione di un DMS nella Vostra azienda o
supportarVi nelle gestione del processo di conservazione
3. Continueremo a essere un punto di riferimento con
Conservazione-sostitutiva.it………….osservatorio del mercato
GRAZIE PER L’ATTENZIONE!
dott. Alberto Bobbo
Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it
Nuove Tecnologie e Qualità del Software
Tel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. 0415084981
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