Ricerca MPI Foundation con EIBTM ed MCI, condotta
da The European Institute of Purchasing Management
Sintesi a cura di Rodolfo Musco, CMM, CMP emeritus
Panelists
Brigitte Lindlbauer
Linda Pereira
ESGAR, European Society of
Gastrointestinal and Abdominal Radiology
CPL events
Arianna Caldon
Maurizia Laurati
Key Congress &
Communication
Global Family Banker di
Banca Mediolanum
Cesare Businelli
European Institute of
Purchasing Management”
Raffaele La Monica
Aedus
Rodolfo Musco, CMM, CMP
Scopi della ricerca
Analizzare le pratiche commerciali
della meeting industry (processi
•
d’acquisto, aspettative di chi compra e delle
agenzie, gap)
•
Scegliere le pratiche migliori
•
Fornire raccomandazioni per il futuro
3-3
1° tema di ricerca: Contesto
Definire e mettere in evidenza
le diverse tipologie di convegni
e il loro “peso” in ciascun
segmento industriale
3-4
Tipologia degli eventi di
comunicazione aggregata
Congressi
Incentive travel
Perofftarget group
Kick
Simposiesterni
Seminari
Spettacoli sponsorizzati
Trade show
Etc.
3-5
Convention
Seminari
Per
target
group
Viaggi incentive
interni
Advisory
board
Kick off
Retreat
Etc.
2° tema di ricerca: Struttura
delle
funzioni acquisto
Ottenere una descrizione del
processo di acquisto di meeting
ed eventi e fare un confronto
tra i punti di vista dei buyer e
delle agenzie
3-6
3° tema di ricerca: Fasi
del processo
d’acquisto
Comprendere meglio il
processo generale di acquisto e
le strategie dei buyer e delle
agenzie
3-7
4° tema di ricerca: Analisi
del processo
d’acquisto
Analizzare lo sviluppo del
processo d’acquisto e le
richieste delle aziende e delle
agenzie per ogni sua fase
3-8
Lato tecnico: 10 fasi del processo
normale d’acquisto
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
3-9
Comprendere i bisogni interni
Analizzare il mercato
Definire la strategia d’acquisto per segmento
Ricercare i fornitori potenziali
Selezionare un gruppo di fornitori
Definire il piano d’azione e sviluppare le strategie
Riassumere i punti qualificanti e inviare la RFQ
Negoziare e definire il contratto
Valutare il fornitore
Evolvere il processo d’acquisto
Lato tecnico: 9 fasi del processo
d’acquisto di un meeting
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
3 - 10
Analisi dei bisogni e delle specifiche
Richiesta della proposta (RFP invece che RFQ)
Proposta schematica dell’agenzia
Approfondimento della proposta e definizione dei punti
qualificanti
Presentazione del progetto da parte dell’agenzia
Negoziazione
Stesura del contratto
Esecuzione del contratto
Valutazione dei risultati
Lato “relazionale”
A) Commitment
E’ la variabile più usata negli studi sui
rapporti tra venditore ed acquirente
E’ percepito come il desiderio di
continuare la relazione e di lavorare
per fare in modo che essa continui
3 - 11
Lato “relazionale”
B) Trust
E’ una variabile fondamentale quando si
analizza la relazione tra le parti =
ciascuna agirà nell’interesse dell’altra
“Desiderio di potersi affidare al partner nel
quale si ha fiducia”
3 - 12
Lato “relazionale”
C) Interdipendenza
E’ strettamente connessa alla
suddivisione del “potere” tra le parti
“Il potere di chi acquista o di chi vende è
strettamente connesso alla loro
interdipendenza nella relazione”
3 - 13
Punti principali emersi
1) Difficoltà a comprendersi
“Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra”
“Gli uffici acquisti non conoscono il valore della
progettazione del convegno”
Le AGENZIE NON conoscono il processo
d’acquisto delle aziende clienti, non
conoscono chi lo esegue
Ogni AZIENDA ha modalità operative e
opinioni diverse
3 - 14
Punti principali emersi
1) Difficoltà a comprendersi
“Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra”
“Gli uffici acquisti non conoscono il valore della
progettazione del convegno”
L’UFFICIO ACQUISTI NON comprende il ruolo delle agenzie
e, soprattutto, come si svolge il loro lavoro
Questo dipende dal “cost model” delle agenzie che appare
confuso. I PURCHASER hanno bisogno di dati chiari,
determinati e precisi
Le AGENZIE hanno difficoltà, e, per rispondere alle RFP, si
devono concentrare sui costi invece che sul VALORE
AGGIUNTO
3 - 15
Punti principali emersi
2) Proposte poco trasparenti
”Gli uffici acquisti vogliono essere certi che le
agenzie spuntino ai provider il miglior prezzo
possibile”
L’UFFICIO ACQUISTI ha dubbi su come le agenzie
conducono la negoziazione, per cui pongono
paletti
Le AGENZIE dovrebbero sviluppare strategie diverse
per progetti “piccoli” e progetti “grandi”
Le AGENZIE dovrebbero essere più chiare
Le AGENZIE dovrebbero mettere in evidenza il valore
aggiunto che apportano al progetto.
3 - 16
Punti principali emersi
3) Maggiore frustrazione per le
agenzie
”Le agenzie trovano frustrante il modo
in cui i buyer valutano il loro lavoro”
a) I buyer
non li considerano
Piu’ agenzie
in gara – NON
“professionisti”
e
vedono
soltanto
gli
PAGATE - allo scopo di trarre
aspetti finanziari e non quelli creativi
vantaggio da una pluralità di
b) I buyer non rispettano il lavoro delle
opzioni
agenzie.
3 - 17
Punti principali emersi
4) Rapporti col Corporate Meeting
Planner
”La presenza di un meeting planner aziendale
cambia i rapporti tra buyer e agenzia”
a) Il meeting planner aziendale funge da
COORDINATORE ponendosi come ponte
tra il committente interno e il purchasing
b) Funge anche da COLLEGAMENTO tra
agenzia e reparti aziendali e aiuta le
parti a comprendere e rispettare i ruoli
reciproci
3 - 18
Servizi richiesti all’agenzia
La strategia d’acquisto
Sembra che gli uffici acquisti non
hanno schemi precisi e strumenti per
“leggere” i bisogni del mercato e le
tendenze
Solo il 50% dei buyer affermano di
avere strategie di acquisto di meeting
& eventi
La strategia d’acquisto
Chi guida il progetto?
La presenza di un meeting planner
influenza la strategia d’acquisto?
Sì, perché:
1) Aiuta a definire la strategia d’acquisto
2) Segmenta gli elementi dell’accordo
3) Pone l’attenzione sulla tipologia specifica del
meeting
4) Sviluppa la ricerca delle agenzie che possono
lavorare sul convegno con maggiore
competenza
Le relazioni (3 “virtu’ etiche”)
Giustizia
“Rispettare gli accordi sottoscritti”
“Assumersi le responsabilità”
“Non diffondere informazioni confidenziali”
Equità
“Dare priorità agli interessi del partner”
“Rispettare gli interessi in fase di negoziazione”
Fiducia
“Sviluppare relazioni forti e durature”
Le aspettative
Acquisti / Corporate Meeting Planner
“Le agenzie dovrebbero avere una buona
conoscenza del settore di attività dell’azienda”
“Le agenzie dovrebbero capire meglio le
necessità ed essere più precise nelle proposte”
“Le proposte devono essere originali e creative”
Agenzie
“I buyer dovrebbero conoscere meglio i meeting”
“Dovrebbero dare più valore alla consulenza e alla
gestione”
“Dovrebbero essere precisi sui criteri per evitare
lavoro inutile
PRATICHE
Step 1 = Definizione dei bisogni e specifiche
1
Briefing generico e orale
2
Specifiche tecniche generiche e scritte
3
Obiettivi chiari, precisi, ben definiti.
Definizione delle funzioni
PRATICHE
Step 2 = Richiesta di proposta (RFP)
1
Nessuna RFP
2
L’invito alla gara è spedito via email o posta
3
L’invito alla gara è reso disponibile su eprocurement
PRATICHE
Step 3 = Proposta
1
Budget basato su cifra unica
2
Viene prodotto un suddivisione parziale del
costo
3
Specifica dei costi voce per voce. Il fee
d’agenzia è indicato in maniera specifica
PRATICHE
Step 4 = Valutazione delle proposte
1
Fatta in base a sensazioni
2
Fatta in base a analisi comparative generali
delle proposte
3
Fatta in base a una griglia per più fattori e
specifica
PRATICHE
Step 5 = Presentazione del progetto
1
Progetto standard e generalizzato
2
Progetto analitico di buona qualità
espositiva
3
Progetto personalizzato con ipotesi
alternative ed esempi di casi analoghi
PRATICHE
Step 6 = Negoziazione
1
Sempre condotta sul prezzo,
indipendentemente dai contenuti
2
Condotta sul prezzo e sulla qualità dei
contenuti della proposta
3
Condotta sul valore della proposta
PRATICHE
Step 7 = Redazione del contratto
1
Ordine confermato verbalmente
2
Ordine scritto (“proposta accettata”)
3
Ordine confermato con contratto stipulato
tra le parti
PRATICHE
Step 8 = Esecuzione del contratto
1
Valutato soltanto al termine dell’evento
2
Meeting periodici per valutare l’andamento
del progetto
3
L’accordo prevede le tappe e gli strumenti
di valutazione congiunta
PRATICHE
Step 9 = Valutazione
1
A sensazione, senza alcun elemento
quantitativo
2
Fatta con una indagine di gradimento
presso i partecipanti
3
Fatta in base a strumenti concordati , come
ROI e ROO
Step con il maggior impatto sui criteri di
successo
Pratiche per ciascun “livello di
maturità”
Panelists
Brigitte Lindlbauer
Linda Pereira
ESGAR, European Society of
Gastrointestinal and Abdominal Radiology
CPL events
Arianna Caldon
Maurizia Laurati
Key Congress &
Communication
Global Family Banker di
Banca Mediolanum
Cesare Businelli
European Institute of
Purchasing Management”
Raffaele La Monica
Aedus
Rodolfo Musco, CMM, CMP