LE NOTIFICHE DIGITALI NEL
PROCESSO PENALE
A cura di Giovanni Maria Staiano
Cancelliere Tribunale di Torino
Responsabile tecnico SNT – coordinatore ufficio deposito
notifiche PPT
LO STRUMENTO PER LE
NOTIFICHE: S.N.T.
S.N.T,
acronimo
di
Sistema
delle
notificazioni e comunicazioni telematiche, è
un sistema centralizzato web based per la
gestione, monitoraggio e controllo di
informazioni e documenti legato al processo
di notificazione di un atto giudiziario verso
destinatari, esclusi imputati, che afferiscono
ad un procedimento penale.
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PRINCIPI BASE DEL SISTEMA
S.N.T. è strutturato come un database, in
cui le notifiche inviate sono raccolte e
classificate in base al numero del
procedimento penale a cui si riferisce la
notifica.
Attraverso una ricerca per numero di
procedimento è possibile risalire a tutte le
notifiche inviate.
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P.E.C.
La posta elettronica certificata è lo strumento
elettronico attraverso il quale S.N.T. invia i
documenti da notificare.
È analoga alla posta elettronica ordinaria, con in
più alcuni elementi di sicurezza e certificazione
che rendono i messaggi di ricevuta opponibili a
terzi.
Le caratteristiche della PEC sono state definite nel
DPR n. 68 del 11/2/2005 e nei collegati documenti
tecnici (DM del 2/11/05)
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FIRMA DIGITALE
S.N.T. prevede che gli atti, per poter essere
inviati, devono essere firmati digitalmente.
La firma digitale è una firma elettronica
qualificata, basata su un sistema di chiavi
crittografiche che garantisce la provenienza e
l’integrità del documento.
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Fasi della notifica
•
•
•
•
Acquisizione documento
Firma digitale
Invio
Verifica dell’esito.
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LOGIN
Per poter effettuare una notifica occorre preliminarmente
connettersi all’indirizzo http://10.8.224.76/liferay/
una volta connessi appare la seguente finestra che permette
all’utente già abilitato di effettuare il login.
Per il login è necessario immettere come nome utente la propria
casella di posta elettronica e come password la stessa che viene
immessa quando si accende il PC.
Una volta immessi i due dati occorre premere sul pulsante
“entra”.
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Una volta effettuato il login occorre scegliere dal menù a destra
l’ufficio dal quale si intende operare (per gli utenti abilitati per più
uffici).
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PRIMA FASE: ACQUISIZIONE DI UN DOCUMENTO
Il passo successivo è cliccare sul menù “gestione documenti” e
poi su “acquisizione documenti”.
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Apparirà un menù da cui scegliere la categoria di atto da
notificare. Occorre scegliere il tipo di atto e cliccare su
“seleziona”.
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Occorre poi scegliere il tipo di atto cliccando sul pulsante relativo
all’atto corrispondente.
Premere poi sul tasto “seleziona”.
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Una volta selezionato il tipo di atto occorre scegliere i dati relativi
al fascicolo processuale per il quale si intende notificare l’atto.
Scegliere prima il tipo di registro. Nell’esempio si sta
selezionando il registro mod. 16 (registro generale del Tribunale)
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Selezionare poi l’anno
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Quindi digitare il numero di procedimento
Immettere la data di deposito dell’atto.
È possibile utilizzare la tabella che appare quando si clicca nel
campo “Data documento” oppure immettere la data
manualmente digitando le singole cifre.
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Il passo successivo è scegliere il documento da notificare
prelevandolo dalla cartella dove è stato salvato al momento
della scansione.
È possibile firmare un documento con estensione «doc»,
«docx», pfd.
La dimensione massima è documento è di 20 Mbyte
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Una volta individuato il file (nell’esempio si intende notificare il
documento con nome “ordine liberazione.doc”) selezionarlo e
premere sul pulsante “apri”.
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Infine poi premere sul pulsante “Acquisizione”.
In questo modo viene caricato l’atto da notificare dal sistema,
associandolo al fascicolo con i dati immessi in precedenza.
Tutti i documenti, una volta acquisiti, sono poi convertiti dal
sistema in formato «pdf».
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SECONDA FASE: FIRMA DIGITALE
La fase successiva è quella della firma digitale.
Occorre cliccare sul menù “firma digitale”, apparirà la schermata
che segue.
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Occorre richiamare il fascicolo che è stato creato in precedenza.
Scegliere quindi prima il tipo di registro.
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Successivamente occorre scegliere l’anno.
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Quindi immettere il numero di procedimento.
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Cliccando sul tasto “ricerca” apparirà la schermata che segue.
Apparirà il fascicolo creato in precedenza, riportante tra
l’altro la data di creazione e il nome dell’utente creatore.
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Occorre a questo punto spuntare il fascicolo e premere il tasto
“seleziona”.
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Dopo aver selezionato il fascicolo appare l’atto da firmare
digitalmente.
Notare che l’atto da firmare presenta il simbolo della chiave di
colore grigio, che sta a significare che l’atto non è ancora firmato
digitalmente.
Si precisa che in questa schermata appaiono solo gli atti non
firmati.
Spuntando l’atto e cliccando sul tasto “seleziona” appare un
menù con due voci. Selezionare la prima voce.
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Immettere quindi il codice per la firma digitale.
Se l’utente utilizza la smart card dal Ministero apparirà una ulteriore
schermata in cui si deve immettere il codice di firma.
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TERZA FASE: INVIO DELL’ATTO
Occorre selezionare il menù “gestione Notifiche” e poi “invio
notifica”.
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Si sottolinea che in fase di notifica non è necessario digitare
nuovamente i dati del fascicolo, in quanto il sistema restituisce i
dati utilizzati nella fase di firma digitale.
Per richiamare il fascicolo occorre premere il tasto “ricerca”.
Apparirà il fascicolo e il o i documenti presenti firmati
digitalmente.
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Selezionare a questo punto il documento da inviare per via
telematica e premere il tasto “invio notifica”.
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Apparirà il quadro “invio notifica”. Occorre immettere la pec del
difensore e compilare i campi “annotazione” e “nome” e
“cognome” interessato (imputato, indagato, parte civile, persona
offesa ecc.”
Il campo annotazione è libero e può riportare due tipi di
annotazione, come stabilito in sede di progettazione del sistema:
“Notifica al difensore in proprio”
“Notifica al difensore quale domiciliatario ex art. ……”
Spuntando la voce “aggiungi corpo mail” l’annotazione apparirà
anche nella mail che riceverà il difensore.
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Il passo successivo è scrivere nelle rispettive caselle cognome e
nome dell’interessato.
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Se la notifica deve essere effettuata a più interessati occorre
cliccare sul simbolo
come indicato nella figura seguente.
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Occorre infine selezionare l’avvocato a cui inviare la mail.
È possibile selezionare due avvocati per ogni atto da inviare.
Nel riquadro a destra digitare Cognome e nome del
difensore.
Si precisa che la ricerca può anche essere effettuata
digitando solo il cognome o parte di esso e facendo seguire
il carattere “*”.
Sul punto si precisa che digitando, a titolo di esempio, nel
campo il cognome “Rossi *”
Il sistema restituisce tutti gli avvocati che hanno il cognome
Rossi.
Digitando invece “Rossi*” (senza lo spazio)
Il sistema restituisce tutti gli avvocati il cui cognome inizia
con Rossi.
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Il campo successivo è l’indicazione dell’ordine di appartenenza,
si segnala che è possibile fare la ricerca anche su tutti i fori.
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Cliccando sul tasto “ricerca” apparirà il nominativo dell’avvocato.
A questo punto occorre cliccare su per caricare la PEC
dell’avvocato
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La PEC del difensore appare ora nei dati mail.
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A questo punto occorre premere il tasto
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Apparirà la schermata seguente:
È stato evidenziato parte del testo della mail che riporta
quanto scritto nel campo annotazione.
Per inviare la mail basta a questo punto premere sul tasto
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QUARTA FASE: MONITORAGGIO
Scegliere la voce “monitoraggio”, sempre del menù
“Gestione notifiche”.
Nella schermata si vede l’esito della notifica. Se appare sul
lato sinistro il simbolo
vuol dire che è andata a buon fine e
l’atto inviato è nella disponibilità del destinatario.
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Per avere i dati della notifica occorre cliccare sul simbolo
”genera artefatto”.
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Cliccando apparirà l’artefatto con i dati della notifica.
Il documento è stampabile e viene allegato, firmato dall’utente
notificatore, all’atto notificato.
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Il sistema permette, sempre dal menù “monitoraggio” eventuali
ricerche di notifiche precedenti sia per data di invio che per ricerca
fascicolo.
Nell’esempio che segue si è effettuata una ricerca per fascicolo,
dopo aver “svuotato” i campi delle date invio.
Per svuotare i campi occorre andare con il cursore nel campo data e
cliccare su
della finestra calendario che appare cliccando nel
campo data.
Premuto il tasto
il sistema restituirà tutte le notifiche
effettuate per quel fascicolo.
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Nel caso mostrato sono state effettuate numerose notifiche che si
sviluppano su due pagine, per consultare le notifiche precedenti
occorre cliccare su
che appare in alto a destra.
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Per controllare una notifica è possibile avere tutti i dati cliccando
sul simbolo
Apparirà in basso a destra un cruscotto di controllo riportante i
dettagli della mail.
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Cliccando sul simbolo
è possibile scaricare la mail inviata
al destinatario.
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Cliccando si aprirà il gestore di posta elettronica (es. outlook)
che permetterà la sua visualizzazione.
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Cliccando due volte su «datacert.xlm» si otterranno data e orario
di avvenuta consegna della mail.
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Cliccando invece due volte su «postacert.eml» apparirà la
seguente schermata:
Il file «image 5423,pdf» è il file che è stato materialmente ricevuto
dal destinatario. Cliccando due volte si aprirà il documento in pdf
firmato digitalmente. In questo modo si può accertare che sia stato
inviato il file giusto.
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LA MANCATA NOTIFICA
Se una mail non viene consegnata per
cause imputabili al destinatario, la normativa
prevede che l’atto venga notificato mediante
deposito.
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CAUSE MANCATA CONSEGNA
•
•
•
•
Nominativo non reperito in rubrica
Mancanza pec
Pec non più funzionante
Casella di posta elettronica del
destinatario piena.
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ESEMPIO MANCATA CONSEGNA
Il simbolo
nella colonna «stato» informa l’utente che la
notifica non è andata a buon fine.
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L’artefatto relativo è il seguente:
Si noti la dicitura «mancata consegna» nel campo «esito
consegna».
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IL DEPOSITO DEGLI ATTI NON
NOTIFICATI
Una volta depositato l’atto non notificato
digitalmente, occorre gestire il documento al
fine di poterlo consegnare al difensore in
caso di sua richiesta.
La soluzione operativa più pratica è
identificare un ufficio unico e incaricarlo
della ricezione, gestione e consegna degli
atti depositati.
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UFFICO DEPOSITO ATTI
È l’ufficio preposto alla archiviazione, gestione e
consegna degli atti che non sono stati inviati dal
sistema delle notifiche telematiche per cause
imputabili al difensore.
L’incaricato al servizio deve altresì verificare la
correttezza del deposito, accertando la fondatezza
delle sue cause, soprattutto nel caso di mancato
reperimento del destinatario nella rubrica.
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PROCEDURA DI DEPOSITO
La procedura che viene descritta è quella in
uso al Palazzo di Giustizia di Torino, in
quanto S.N.T. non prevede una gestione
degli atti depositati.
Le fasi di deposito sono:
- Ricezione documento depositato
- controllo
- archiviazione
Giovanni Maria Staiano
RICEZIONE ATTI DEPOSITATI
L’invio degli atti depositati avviene mediante
salvataggio in una area di transito del server
visibile a tutti.
Il file deve essere denominato seguendo il
criterio:
Cognome e nome difensore – foro - numero di procedimento
Giovanni Maria Staiano
CONTROLLO
Per il controllo degli atti depositati è
necessario che l’operatore che ha effettuato
il deposito invii all’ufficio deposito atti anche
l’artefatto, così da permettere al funzionario
addetto al deposito di controllare le cause
che hanno portato al deposito.
L’invio dell’artefatto avviene attraverso il fax.
Giovanni Maria Staiano
ARCHIVIAZIONE
Verificata la correttezza del deposito si
procede all’archiviazione, ossia allo
spostamento del file in una area visibile al
solo ufficio deposito atti.
Giovanni Maria Staiano
CONSEGNA ATTI DEPOSITATI
In caso di richiesta degli atti depositati non notificati da
parte del destinatario, con il criterio di denominazione
indicato in precedenza, è agevole risalire ai documenti
da consegnare.
I documenti consegnati vanno poi spostati in una ulteriore
cartella denominata «atti consegnati»
Giovanni Maria Staiano